Trousse de base pour l organisation d un. Tour du silence

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1 Trousse de base pour l organisation d un Tour du silence

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 3 I. ORGANISATION D UN TOUR DU SILENCE 4 A. CONSTITUER UN COMITE ORGANISATEUR 4 COORDONATEUR 4 BENEVOLES 4 PARTENAIRES (CLUBS CYCLISTES DE LA REGION) 4 COMMANDITAIRES 4 B. ORGANISATION TECHNIQUE 4 COUVERTURE D ASSURANCE 4 PRÉVOIR UN BUDGET 4 LE PARCOURS 5 LIEU DE DÉPART ET D ARRIVÉE 5 C. COMMUNICATIONS ET MEDIAS 5 PROMOTION DE L EVENEMENT 5 MATERIEL PROMOTIONNEL 5 II. LE DÉROULEMENT DU TOUR DU SILENCE 6 A. AVANT LA RANDONNÉE 6 B. APRÈS LA MANIFESTATION 7 2

3 Introduction Le Ride of Silence a été initié à Dallas au Texas en 2003, par Chris Phelan, souhaitant réagir face à la mort de son ami, frappé par un autobus, alors qu'il roulait à vélo. Il désira sensibiliser les automobilistes et les cyclistes au partage de la route et rappeler les nombreux décès cyclistes. Dès la première édition, l événement réunissait déjà 1000 cyclistes, prévenus par le bouche à oreille, sans frais ni inscriptions. Depuis, The Ride of Silence, a été repris et a franchi de nombreuses frontières et est maintenant représenté dans une trentaine d'états aux États-Unis, en Europe, en Australie, au Canada, au Mexique, au Brésil, etc.) Chaque année, plus de 400 tours sont organisés mondialement, de manière spontanée, sur 4 continents. L événement a lieu à tous les ans, le 3 e mercredi du mois de mai, simultanément partout dans le monde. Au Québec, la prochaine édition du Tour du silence aura donc lieu le 19 mai 2010, à 18h30. Pour la FQSC, le Tour du silence constitue une occasion unique de sensibiliser la population à la sécurité routière et c est la raison pour laquelle elle souhaite faire la promotion et soutenir les organisateurs, dans la réalisation de Tours du Silence à l échelle provinciale. Grâce à un partenariat avec la Société de l assurance automobile du Québec, il sera maintenant possible pour la fédération de soutenir techniquement et financièrement les organisateurs de tours du silence à travers le Québec. Agissons, pour que le plus tôt possible, le Tour du Silence n ait plus de raison d être au Québec. À qui l événement s'adresse t'il L événement est ouvert à tous les cyclistes et à tous les usagers de la route. Il s adresse également à tous ceux qui désireraient rouler sur la route, mais qui par crainte, s abstiennent peut être encore de le faire. Déroulement Tous les cyclistes réunis roulent en silence, à une vitesse moyenne d environ 18 km/h et ils sont encadrés par une escorte policière, à l'avant et à l'arrière. Des arrêts sont effectués à certains endroits où des cyclistes ont mortellement été happés et on y dépose une gerbe de fleurs. Des brassards sont portés en mémoire de ceux et celles qui ont été mortellement happés sur la route ou encore blessés euxmêmes. Les participants sont donc encouragés à se rendre visibles et à sensibiliser les gens de leur entourage. Messages de sécurité à véhiculer lors de l'événement Rappel des trop nombreux accidents que subissent les cyclistes et commémoration des décès cyclistes ou blessés sur les routes. Sensibilisation au respect mutuel des utilisateurs de la route et au partage de la route (courtoisie et principe de vulnérabilité) Sensibilisation des cyclistes à l importance d agir en citoyens responsables sur les routes Impératif : Port du casque obligatoire pour tous les cyclistes 3

4 I. Organisation d un Tour du silence Considérant qu un Tour du silence à un rayonnement de 50 à 100 km, il importe de déterminer s il est préférable de collaborer à l organisation d un Tour déjà existant dans la région où d en organiser un nouveau (si la population avoisinante est assez importante). Dans le cas où l option d organiser un nouveau Tour sera retenue, il importera de respecter les obligations de l'organisateur: - Approbation du matériel promotionnel par la FQSC (si autres initiatives que le matériel fourni); - Port obligatoire du casque pour tous les participants et respect de la charte éthique proposée par la FQSC ( - Rapport après l'événement (nombre de personnes, distance, présence d'escortes policières); - Justificatifs des dépenses à envoyer à la FQSC pour remboursement. Veuillez vous référer aux étapes ici suggérées pour l organisation d un tour : A. Constituer un comité organisateur Coordonateur Ce sera l interlocuteur privilégié des coordonnateurs FQSC, commanditaires, médias et porte-parole. Bénévoles Certains bénévoles pourraient seconder le coordonateur avant l événement. Il sera important qu un certain nombre de bénévoles soient cependant assignés au moment de la randonnée, afin d assurer un encadrement sécuritaire. Partenaires (clubs cyclistes de la région) Afin d assurer un rayonnement optimal et de transmettre un message fort, il faudra compter sur la présence d un nombre maximal de personnes (évaluer la possibilité d impliquer les clubs cyclistes, les associations, les jeunes de la région etc.) Commanditaires Malgré le support financier de la FQSC, il est possible d approcher des commanditaires qui pourraient couvrir des dépenses additionnelles ou offrir certains services durant l événement. B. Organisation technique Couverture d assurance Les participants devront remplir un formulaire, avant le départ du Tour, afin d être proprement assurés. Le coût de cette assurance ne sera pas chargé aux participants par la FQSC. Prévoir un budget La FQSC vous apportera un support financier jusqu à concurrence de 1700$. La somme sera remboursée aux organisateurs après réception des pièces justificatives des dépenses enregistrées. Les dépenses excédentaires seront aux frais de l organisateur et/ou de ses commanditaires. (Voir modèle de 4

5 budget fourni à titre indicatif à la fin du document). L objectif est bien sur de donner la plus grande visibilité possible au Tour et à sa cause. Aussi, toute utilisation judicieuse et justifiable du budget qui vise cet objectif serait soutenue. Le parcours Le parcours devrait être d une distance d environ 20 kilomètres. Prévoir un parcours alternatif à proposer aux autorités policières. Privilégier un parcours accessible (niveau de difficulté) pour les cyclistes moins expérimentés (dénivelé, état des routes empruntées, sécurité du parcours). Identifier des points de passage symboliques pour la population locale. Soumettre le parcours aux autorités policières (MTQ) Cette démarche devra être effectuée prioritairement puisqu il faut prévoir un certain délai pour l obtention des autorisations. Obtenir les autorisations des autorités policières locales et/ou du Ministère des transports du Québec, si le tracé emprunte le réseau routier provincial. Si le tracé passe dans un territoire urbain, adresser une demande de passage dans les rues à la Division des Sports et Loisirs de la Ville qui fera approuver la demande par le Conseil Municipal. Vous trouverez l ensemble des indications sur le site internet du MTQ à l adresse suivante : utier/routes/tenue_evenements_speciaux Lieu de départ et d arrivée Identifier un point de rencontre où les espaces de stationnement sont en nombre suffisant pour la participation visée (200 personnes minimum). Il s agit de créer un endroit propice au rassemblement et à la diffusion d informations. C. Communications et médias Promotion de l événement Objectif minimal de 200 participants Organisation d une conférence de Presse : Pour solliciter la présence d un nombre maximal de personnes lors de l événement et pour s assurer une diffusion adéquate du message, la tenue d une conférence de presse spécifique à l événement est fortement suggérée dans la semaine du 4 au 9 mai Miser sur le fait que le Tour du silence est accessible à tous (vitesse, distance, parcours) et que c est en quelque sorte une manière se s impliquer activement pour les cyclistes ou autres usagers de la route. Autrement, il faudrait minimalement envoyer un communiqué de presse aux médias de la région (un modèle de communiqué vous sera fourni par la FQSC, lequel vous pourrez modifier au besoin). Matériel promotionnel 5

6 La diffusion de matériel promotionnel sera très importante pour s assurer d une participation maximale lors de l événement. Une affiche personnalisée (point de rassemblement, distance, autres informations particulières) vous sera remise. La création de matériel promotionnel additionnel pourrait être envisagée (ex : impression de chandails aux couleurs du Tour du silence logo, image). Le matériel promotionnel pourra être diffusé par exemple : aux clubs cyclosportifs de la région, aux clubs compétitifs, aux journaux locaux, aux professeurs de spinning, dans les magasins de vélos, écoles, etc. Brassards portés par tous les participants : Il est fortement suggéré que tous les participants portent le brassard noir symbolisant l événement (brassards rouges pour les proches de cyclistes ayant survécu à un accident cycliste). Il est possible de les fournir aux participants (dans ce cas, ils peuvent être fabriqués avec du tissu ou encore une bande élastique) Sinon, il est possible de demander aux participants d apporter leur propre brassard. Porte-parole Le soutien d un porte-parole peut être d une grande autant pour la promotion de l événement autant que pour attirer les gens lors du jour J. La FQSC pourra vous soutenir dans la recherche d un porteparole, notamment en vous mettant en lien avec des personnalités connues dans le milieu du vélo au Québec ou du grand public. Selon le budget restant, vous pouvez faire des chandails avec le logo du Tour du silence pour les bénévoles Promotion de l événement par la FQSC : La FQSC sera en mesure de faire la promotion des Tours du silence régionaux par les médiums suivants : Site internet de la fédération (section dédiée) Envoi courriel à tous les membres usagers de la route Conférence de presse de lancement de saison FQSC Annonce de la provincialisation des Tours du silence au moment de la conférence de presse du Tour du silence de la Rive-Sud (Tour pionnier au Québec) II. Le déroulement du Tour du Silence A. Avant la randonnée Il est conseillé de demander aux participants de se rassembler une demi-heure avant le départ. Ce peut-être une bonne occasion de parler à la population et de proposer documentation et informations à transmettre sur le thème de la sécurité cycliste (code de la sécurité routière, partage de la route, port du casque). Ce sera également le moment idéal pour faire une estimation du nombre de personnes prenant part au Tour du Silence. 6

7 Ce sera également le moment pour expliquer le déroulement de l événement : Une minute de silence est de mise avant le départ Conseils aux cyclistes qui n ont pas l habitude de rouler en peloton Annonce des arrêts (aux endroits où des cyclistes ont perdu la vie) Le départ est donné par le service de police présent. Circulation en silence durant tout le parcours, à environ 18km/h et sur la voie de droite 2 à 3 cyclistes de front maximum (éviter les dépassements dans le peloton) B. Après la manifestation Un retour sur l événement permettra de mesurer l impact de sa tenue et ainsi permettre de diffuser un message fort à tous les usagers de la route. Vous serez tenus donc : o De prendre le temps d effectuer les remerciements d usage aux différentes personnes impliquées (policiers, municipalité, partenaires, commanditaires, etc.) o Rendre un court rapport sur le déroulement de l événement à la FQSC (cyclosportif@fqsc.net) et en remettre une copie au Ride of Silence (Ville, parcours, durée, nombre de participants, etc.) o Remettre les pièces justificatives correspondant aux dépenses effectuées pour l organisation de l événement (factures, relevés). La FQSC, sur approbation du budget d organisation, remboursera alors jusqu à 1700$ à l organisateur. Modèle d un budget pour l organisation d un Tour du silence Support financier jusqu à concurrence de 1700$ Postes budgétaires Dépenses Impression et diffusion du matériel promotionnel Affiches (51cm 71.5cm) 800$ Organisation d une conférence de presse (location salle et collation, etc.) 300$ Dépenses relatives à l organisation (fournitures, recherche de commandites, dépenses courantes, impressions de chandails ) 200$ Brassards 400$ Total 1700$ 7