Sommaire. Le module Planning. 1- Agents.. p.3 à Sites p. 11 à Clients/Prospects.. p.10

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2 2 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Sommaire Le module Planning 1- Agents.. p.3 à Sites p. 11 à Clients/Prospects.. p Plannings 4.1 Planning site Affecter un agent Affecter un agent préféré Planification évènementielle p Planning agent 5- Prises de services. Prises de services journalières Prises de services sites mensuelles Prises de service agents mensuelles 6- Editions de plannings. Edition de plannings sites Edition de plannings agents 7- Décomptes Décompte mensuel heures sites Décompte mensuel heures agents p.16 p.17 p.18 p.20 p.24 p.26 p.27 p.28 p.28 p Préparation de la paie. p.35 p.36 p.40

3 3 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Le module Planning C est le module principal du logiciel With Time. Les boutons à font partie du module planning.

4 4 Guide Utilisateur Withtime Module Planning 1- Agents La 1 ère étape est de savoir saisir vos agents en contrat dans votre entreprise Cliquez sur le bouton présent sur l ordinogramme de départ. La liste des Agents présents s affiche. Cliquez sur pour saisir un nouvel agent.

5 5 Guide Utilisateur Withtime Module Planning La page suivante s affiche :

6 6 Guide Utilisateur Withtime Module Planning La date de fin de période d essai se calcule par défaut pour 2 mois de période d essai, cette date est modifiable. Les autres champs seront modifiables a posteriori. Cliquez ensuite sur en haut à droite pour accédez au menu de la fiche de l agent. Le menu suivant se déploie : Saisie des informations administratives de l agent Saisie des qualifications pour lesquelles l agent peut être affecté en clientèle Liste des langues étrangères connues de l agent Liste des tenues et accessoires remis à l agent Acomptes versés à l agent (date +montant) Dates de CDD de l agent Planning des prestations de l agent Liste des observations saisies dans les prises de services Page de saisie des arrêts maladie, de travail ou de trajet Saisie des jours de repos Saisie des indisponibilités Eléments de calculs de la feuille de paie (primes, niveaux, échelon ) Dates et suivi des visites médicales Eléments de calculs du coût horaire de l agent Liste des sites où l agent a travaillé, liste de ses retards et absences Sites pour lesquels l agent est préféré Sites pour lesquels l agent est interdit Saisie des différents congés de l agent Saisie des mises à pied Saisie des dates de stage Saisie des formations acquises en dehors de la société Informations complémentaires (texte libre) Suivi des changements de bases mensuelles de l agent (date et nombre d heures mensuel) Saisie des dates et horaires des réunions des agents délégués

7 7 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Sélectionnez le menu pour afficher Cochez les différentes qualifications pour lesquelles cet agent peut être affecté en clientèle. Validez votre saisie avec la coche verte sinon annulez avec la croix

8 8 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Vous revenez alors à la liste de vos agents. Un clic sur permet d effectuer diverses recherches comme par exemple afficher vos agents dont la qualification est Maitre chien Cliquez sur départ. une fois la saisie de vos agents terminée, pour revenir à l ordinogramme de

9 9 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Dans la liste des Agents, pour afficher et saisir les sous traitants procédez comme suit : Dans le menu S affiche alors la liste suivante : cliquez sur Cliquez sur pour saisir un sous-traitant.

10 10 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Vous accédez alors au masque de saisie de la société sous-traitante : Saisissez le nom du sous - traitant et éventuellement les rubriques tél, portable, fax, , adresse Saisissez ici les agents du sous-traitant pour une planification nominative et contrôlée 2 cas sont possibles : - vous ne saisissez aucun nom d agent du sous traitant et seule la société sous traitante pourra être planifiée sans aucune contrainte de disponibilité. - vous saisissez les agents du sous traitant pour les affecter nominativement sur les vacations en contrôlant qu ils sont bien disponibles sur ce créneau horaire. Validez la fiche avec la coche ou annulez votre saisie avec la croix Vous retournez à votre liste de sous traitants augmentée de ceux qui ont été saisis Le bouton Le bouton rafraichit la liste. vous permet de revenir à l organigramme d accueil.

11 11 Guide Utilisateur Withtime Module Planning 2 Sites Après avoir renseigné tous vos agents (et sous-traitants) saisissez les sites où ont lieu vos prestations de gardiennage et interventions. Cliquez sur le bouton depuis l organigramme d accueil. La fenêtre ci-dessous apparait qui affiche les sites en cours d exploitation. Cliquez sur pour créer un nouveau site. La page suivante apparaît.

12 12 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Renseignez le nom du site, le code site, l adresse site Si Le client n a jamais été saisi, renseignez le nom du client, puis tabuler. Si le client a déjà été saisi, entrez la 1 ère lette du client et tabulez. Ici vous pouvez créer des contacts en cliquant sur

13 13 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Par exemple si on tape «p» pour le client «PISCINE MUNICIPALE» s afficherait une fenêtre qui Liste tous les clients qui commencent par p Double cliquez sur le client concerné. Les informations rattachées à ce client s inscrivent directement dans les champs de la fiche site. Si le client saisi n existe pas encore, le message suivant apparait : Cliquez sur Oui, vous pouvez alors compléter les informations client dans la fiche client.

14 14 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Saisissez lez zones code client et adresse de facturation puis valider avec la coche Vous allez maintenant pourvoir accéder au menu de la fiche d un site qui se trouve en haut à gauche de la fiche site. Cliquez sur Pour accéder au menu de la fiche site Grille tarifaire propre au site Abonnement des interventions sur site Agents préférés et interdits sur sites Historiques de travail effectué par agent sur ce site. Saisie des coordonnées des principaux interlocuteurs du site Consultation du planning du site Paramétrages de facturation, d éditions propres à ce site. Définition des jours fériés de ce site Module Devis Note : des lignes menues peuvent être inactives (en grisé) si vous ne disposez pas du module qui leur correspond ou bien si votre statut utilisateur ne vous autorise pas à les utiliser. Contactez le support With si vous désirez des renseignements complémentaires à ce sujet.

15 15 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Vous allez saisir le Contrat c'est-à-dire les besoins de votre client pour le site. A partir de la fiche du site, sélectionnez le menu Le contrat est la définition de la demande de prestations du client - Si vous avez au préalable saisi un devis, il s affichera sur la première partie de la fenêtre. Si ses lignes et tarifs vous conviennent, transformez d un clic votre devis en contrat : sélectionnez le devis et cliquer sur. Toutes les lignes du devis deviennent des lignes de contrat. Attention : la copie d un devis en contrat n est possible que si vous disposez du module devis With Time - Vous pouvez aussi créer directement votre contrat. Sélectionnez sur les 2 calendriers début et fin de contrat la période du contrat : exemple 01 février 2010 (début) au 31 janvier 2011 (fin) Cliquez sur pour ajouter une ligne supplémentaire. Dans cette page, sera définie la demande du client pour ce site. Par exemple : pour une couverture annuelle du lundi au vendredi de 07h00 à 19h00 par un agent de sécurité et le reste du temps par un maître chien, on saisira : Cliquez sur pour supprimer une ligne de contrat. Validez ensuite la fiche avec la coche. Pour revenir à l organigramme de départ, cliquez sur Note : La validation de votre contrat vient de rendre votre site planifiable.

16 16 Guide Utilisateur Withtime Module Planning 3 Clients/Prospects Nous avons déjà vu la notion de Client au paragraphe 3) quand nous avons du rattaché un site à un client. Lorsque vous cliquez sur, la liste des clients qui ont déjà été saisis s affiche. Ce menu permet d afficher les prospects ou télésurveilleurs Note : Les prospects ici sont les sociétés pour lesquelles vous émettez des devis et qui n ont pas encore accepté leurs devis. Un prospect passe automatiquement au statut de client une fois un devis accepté.

17 17 Guide Utilisateur Withtime Module Planning Modifier un Client Modifiez un client si son adresse de facturation a changé ou pour paramétrer ses tarifs et modalités de facturation. Pour modifier un Client double cliquez sur sa ligne. Vous retrouvez dans la première partie les informations propres à votre client : Nom, Code client, code facture et adresse de facturation. La deuxième partie recense vos contacts en clientèle. La troisième partie regroupe les éléments de facturation du client qui sont étudiés en détail Dans la brochure concernant le module facturation La dernière zone liste le(s) site(s) rattaché(s) à ce client.