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1 Conférence Salon ELUCEO 30 septembre 2015 Animée par Francis MARQUANT EXPERT COMPTABLE et COMMISSAIRE AUX COMPTES FDE FDE / FEPC / FEPC RUE RUE BEAUREPAIRE PARIS 1

2 SOMMAIRE 1. Un rappel évolutif 2. Les rôles et fonctions des responsables du CE 3. La responsabilité des membres du CE 4. Les rôles spécifiues du trésorier 5. Les actions à mener pour réduire les risues et sécuriser le trésorier FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 2

3 1. UN RAPPEL EVOLUTIF (1) Le comité d entreprise a 70 ans et il est devenu un pivot du dialogue social Ses deux champs d action restent toujours d actualité: l action économiue et les activités sociales et culturelles Ses deux champs budgétaires sont préservés et doivent rester étanches: 1. Les activités économiues et professionnelles avec un budget de fonctionnement maintenu à 0,2% des salaires 2. Les activités sociales et culturelles, avec un ensemble de prérogatives et d activités possibles, financées par l entreprise (dotation) et les salariés (participation) FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 3

4 1. UN RAPPEL EVOLUTIF (2) Une absence de personnalité morale et donc de statuts Désormais une double dépendance au Code du Travail et au Code du Commerce Une volonté du législateur et des partenaires sociaux de jouer la transparence des comptes, dans le prolongement des obligations des syndicats Une loi très récente (mars 2014) et ui ne prévoit pas tous les cas possibles, c est un cadre (le Règlement intérieur et le Rapport d activité ) a préciser en interne Une évolution ui modifie les rôles des élus de CE et particulièrement le trésorier Un cadre comptable ui reste non fiscalisé avec des règles d exonération complexes en matière d URSSAF FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 4

5 1. RAPPEL ÉVOLUTIF : LA LOI DU 5 MARS 2014 Une obligation d avoir un secrétaire et un trésorier titulaires Une obligation de disposer d une comptabilité au sens du Code de Commerce Trois niveaux d obligations comptables: 1. Un niveau ultra simplifié 2. Un niveau simplifié 3. Un niveau dit normal Prise en compte des entités jointes (associations sportives ) Obligation d établir un règlement intérieur plus complet u avant Obligation d arrêter les comptes FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 5

6 1. RAPPEL ÉVOLUTIF : LA LOI DU 5 MARS 2014 Communication préalable des comptes au CE obligatoire Approbation des comptes obligatoire (dans les six mois) Établissement d un rapport annuel d activité du CE Recours à l attestation par un expert comptable obligatoire sous certaines conditions Recours au commissaire aux comptes obligatoire sous certaines conditions Création sous certaines conditions d une commission des marchés (Les grands CE et au-delà de 30 K ) FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 6

7 2. LES RÔLES ET FONCTIONS DES RESPONSABLES DU CE Organisation interne et fonctionnement Ø Le secrétaire Ø Le bureau Ø Les commissions Ø Le règlement intérieur FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 7

8 LE SECRÉTAIRE DU CE Le secrétaire est désigné par le comité d entreprise et choisi parmi ses membres titulaires Il est le véritable dirigeant du CE, à l inverse du Président ui n a aucun rôle opérationnel Il dispose des moyens attribués par la loi ou négociés (heures, frais, assistance ) Il peut embaucher et engager des actions Il est révocable à tout moment et peut être réélu FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 8

9 LE BUREAU DU CE C est un collectif de plusieurs membres du CE dont le secrétaire et le trésorier Désignés par un vote Le fonctionnement est déterminé par le règlement intérieur du CE La gouvernance doit être éuilibrée pour permettre de répartir les tâches et les responsabilités FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 9

10 LES COMMISSIONS DU CE Les commissions obligatoires et les commissions facultatives Les uatre commissions obligatoires sont: 1. La commission économiue (plus de 1000 salariés) 2. La commission formation (plus de 200 salariés) 3. La commission aide au logement (plus de 300 salariés) 4. La commission égalité professionnelle (plus de 200 salariés) Les commissions facultatives concernent les deux champs fondamentaux du CE: 1. Les attributions économiues 2. Les attributions sociales (La gestion des ASC) 3. Attention, ces commissions ne sont pas obligatoirement constituées d élus du CE et elles ne sont pas indépendantes, le secrétaire reste responsable FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 10

11 LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CE Le CE détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l entreprise, pour l exercice de ses missions Une adoption obligatoire dès cette année Des contenus différents selon les entreprises Un engagement u il convient de respecter Un socle ui s impose aux différentes parties prenantes FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 11

12 3. LA RESPONSABILITÉ DES MEMBRES DU CE Le secrétaire du CE est le représentant légal désigné Il engage sa responsabilité en cas de problème, celle-ci est présumée Il n est pas soumis aux risues de délits des dirigeants de sociétés Il est soumis aux risues de l abus de confiance et de l escrouerie ui sont des délits Les autres membres du CE sont soumis aux mêmes contraintes, en fonction de leurs rôles effectifs Le Président du CE ne participant pas à la gestion, il n est théoriuement pas exposé FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 12

13 3. LA RESPONSABILITÉ DES MEMBRES DU CE Exemples concrets de dysfonctionnements applicables au secrétaire et au trésorier : 1. Absence de comptabilité 2. Absence de présentation des comptes 3. Rétention ou perte d archives 4. Déficit avec cessation de paiements 5. Irrégularité sur les payes des salariés du CE 6. Détournement de fonds Le fait générateur du déclenchement: l employeur, un salarié, un élu du CE, l expert comptable, le commissaire aux comptes FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 13

14 4. LES RÔLES SPÉCIFIQUES DU TRÉSORIER (1) Désormais membre titulaire (mais avec un dispositif transitoire) il est élu et révocable comme le secrétaire Il assiste le secrétaire et est chargé particulièrement de toute la partie financière et comptable Il reçoit délégation du CE et agit en son nom et sous son contrôle Le règlement intérieur doit définir son rôleprécis et ses pouvoirs: engagement, signature Le trésorier est responsable de ses actes et doit répondre en cas de désordre, devant le CE, en premier lieu Il doit également établir un rapport annuel sur les conventions passées entre le CE et l un de ses membres Il est le garant de la bonne réalisation de la comptabilité et de l archivage des pièces Il est tenu de procéder en fin de mandat à un transfert correct des pièces et doit établir un compte rendu de mandat FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 14

15 4. LES RÔLES SPÉCIFIQUES DU TRÉSORIER (2) Le trésorier n a pas obligation de tenir la comptabilité, cela peut être fait par un autre élu ou untiers extérieur. Par contre, ilse doitde valider le travail réalisé Le trésorier n est pas obligatoirement le détenteur de la signature bancaire, cela peut-être partagé ou délégué Le trésorier n est pas tenu d établir le bilan et le compte de résultat, cela peut être sous-traité. L expert comptable à cette mission dans le cadre de la «mission de présentation» Afin d éviter les difficultés, il convient de séparer l ordonnancement des dépenses et le règlementde celles-ci. Le trésorier doit s assurer u un budget est fait et ue celui-ci est respecté. Il doit gérer la trésorerie disponible FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 15

16 5. LES ACTIONS A MENER POUR SECURISER LE TRESORIER Les principes généraux à adopter par le secrétaire et le trésorier 1. Se former pour comprendre 2. Constituer une éuipe volontaire et responsable 3. Etre réactif et agir en toute circonstance 4. Anticiper pour ne pas être surpris 5. Adopter les deux principes de délégation et de contrôle 6. Rechercher des compétences externes FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 16

17 5. LES ACTIONS PRÉVENTIVES À METTRE EN ŒUVRE 1. Formation des élus du CE aux nouvelles obligations 2. Choisir un expert comptable 3. Choisir un avocat 4. Constituer et mettre en place un règlement intérieur 5. Mettre en place une organisation administrative et comptable 6. Disposer d un logiciel comptable 7. Constituer un budget 8. Connaitre et apprécier les règles Urssaf 9. Comparer et connaitre les prestataires FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 17

18 FORMATION C est un droit et c est un devoir pour tous Vous disposez d un budget sur le 0,2% Quelues exemples : 1. Principes comptables 2. Comprendre un bilan et un compte de résultat 3. Le règlement intérieur 4. Le budget FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 18

19 CHOISIR SON EXPERT COMPTABLE Il faut privilégier un EC ui dispose d une expérience dans le monde des CE Il faut détecter la réactivité et la disponibilité de l expert ou de ses proches collaborateurs Il faut disposer d une lettre de mission conforme et détaillée Il faut intégrer la dimension conseil Il est important ue l EC s impliue sur le logiciel et le comprenne pour être en interface Il convient de fixer les rôles respectifs du trésorier et de l EC Il n existe pas de barème pour la mission d expertise FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 19

20 CHOISIR SON AVOCAT Il faut privilégier un avocat ui dispose d une expérience dans le domaine social et des CE Il faut détecter la réactivité et la disponibilité de l avocat Il faut comprendre ses modes de facturation Il faut intégrer la dimension conseil FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 20

21 CONSTITUER ET METTRE EN PLACE UN RÈGLEMENT INTÉRIEUR : UN CADRE PROTECTEUR Une nouvelle obligation Un document validé en réunion de CE Un document interne ui s impose aux membres du CE L employeur a son mot à dire Le contenu doit être précis, mais pas trop A. Fonctionnement, réunion, délégation, budget B. Organisation et gouvernance C. Commissions, délégation D. Règles comptables E. Activités gérés et modalités vis-à-vis des salariés FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 21

22 METTRE EN PLACE UNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE La prise en compte d un principe de réalité, selon la dimension et les moyens du CE, tant pour le logiciel ue pour temps à consacrer par le trésorier Il y a un budget disponible La naissance d une obligation comptable ui induit des principes parfois inconnus du trésorier Le principe de transparence comptable Le principe de continuité (permanence) Le principe d image fidèle des comptes Les principes de séparation des fonctions (contrôle interne) FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 22

23 DISPOSER D UN LOGICIEL Au-delà d un certain volume d écritures comptables il n est plus possible de se passer d un logiciel adapté: Aux besoins de respect des obligations comptables ui impliuent la nécessité d un logiciel permettant de présenter un grand livre, une balance, des états de rapprochement Aux besoins de disposer d indicateurs de gestion ui induisent de choisir un logiciel spécifiue CE 1. Les ouvrant droits et ayant droits 2. Les différentes activités en volume et en coûts pour préparer le rapport annuel d activité du CE FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 23

24 CONSTITUER UN BUDGET Le budget c est l anticipation Le premier acte est le choix des orientations Le second acte est la procédure d élaboration Le troisième acte est la collecte des informations Le uatrième acte est le projet Le cinuième acte est l arbitrage pour rester à l éuilibre Et enfin, c est l adoption Sans oublier le contrôle et le suivi FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 24

25 CONNAITRE ET APPRÉCIER LES RÈGLES URSSAF Le principe général est la non exonération des activités sociales et culturelles, sauf exceptions! Les URSSAF sont autonomes et les redressements sont à géométrie variable Il faut donc bien connaitre les règles essentielles avant de mettre en place une nouvelle activité Se connecter sur le site URSSAF Demander à son expert comptable Demander au service RH de l entreprise Attention aux redressements! FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 25

26 COMPRENDRE ET CONNAITRE SES PRESTATAIRES Les membres du CE ne sont pas des professionnels de l achat de prestations Ils ont peu de temps et peu de moyens Les prestataires sont bien rodés aux pratiues commerciales Il faut donc comparer et faire des recherches Il faut disposer de contrats Il faut prendre des décisions collectives et ne pas laisser le choix et l opérationnalité à une seule personne Il faut régulièrement remettre en cause et s informer Pour bien se préparer à la commission des marchés FDE / FEPC 19 RUE BEAUREPAIRE PARIS 26