Le responsable doit être présent du début à la fin de l événement et joignable par cellulaire en tout temps lors de l événement

Transcription

1 Guide de planification d'événements Service des événements spéciaux Annexe a FICHE DESCRIPTIVE DE L ÉVÉNEMENT La fice descriptive permet de rassembler les détails importants de votre événement afin d en assurer le bon déroulement et le succès. Veuillez compléter et aceminer cette fice au Service des événements spéciaux au plus tard 21 jours avant votre événement. Un retard dans l envoi de cette fice peut avoir des impacts sur notre prestation de service pouvant aller jusqu l annulation de l événement sans possibilité de remboursement du dépôt. Service des événements spéciaux Courriel : evenements@vieuxportdemontreal.com Responsable de l événement Le responsable doit être présent du début la fin de l événement et joignable par cellulaire en tout temps lors de l événement Nom : Cellulaire : Organisation : Nom de l organisation utilisant les lieux : Nom officiel de l événement pour la signalisation Date de l événement : Nombre d invités : Heure d arrivée des invités : Heure approximative de fin d'événement : Brève description de l événement

2 Guide de planification d'événements Service des événements spéciaux INVITÉS VIP Veuillez nous informer si votre événement compte la présence de personnes VIP qui nécessitent un encadrement particulier (auts dirigeants, politiciens, artistes, etc.) MÉDIAS Veuillez nous aviser si votre événement compte la présence de médias en spécifiant le nombre approximatif attendus. Des espaces de stationnement peuvent être réservés pour les unités mobiles. LISTE DES FOURNISSEURS Traiteur (Compagnie, nom du contact, télépone) Location de matériel (Compagnie, nom du contact, télépone)

3 LISTE DES FOURNISSEURS (suite) Audiovisuel et éclairage (Compagnie, nom du contact, télépone) Décorateur, fleuriste (Compagnie, nom du contact, télépone) Autres (Compagnie, nom du contact, télépone) Autres (Compagnie, nom du contact, télépone) SERVICES DE LA SOCIÉTÉ DU VIEUX-PORT DE MONTRÉAL Stationnement Le stationnement s inscrit comme frais supplémentaires au montant prévu au contrat initial Commande de billets de stationnement au tarif préférentiel en prévente (une seule facture) Utilisation du stationnement régulier avec paiement par les invités Notre groupe arrivera par bus Service de navette aux stationnements (des frais s'appliquent) Nombre de véicules : (16 personnes / véicule) Heure de début : Heure de fin : (Par bloc de 4 eures)

4 Prêt d équipement et mobilier Audiovisuel et multimédia Besoins électriques Besoins en vestiaire Un frais minimum de base de 300 $ est exigé Nombre d invités : Heure de début : Heure de fin : Besoins en agent de sécurité Autre matériel être fourni par le Vieux-Port de Montréal Autres informations importantes

5 DÉTAILS EN REGARD DE VOTRE ÉVÉNEMENT Utilisation de macines fumée Veuillez nous aviser si vous compter utiliser une macine fumée lors de votre événement. Programme de récupération alimentaire de La Tablée des Cefs Nos cuisines sont équipées de contenants, couvercles et étiquettes pour récupérer vos surplus alimentaires afin de les redistribuer des gens dans le besoin. Veuillez indiquer si vous souaitez participer au programme de La Tablée des Cefs. Cuisson l extérieur des bâtiments Est-ce que votre traiteur compte faire de la cuisson l extérieur des bâtiments? Utilisation de marquise, tente et capiteau Veuillez nous informer si vous comptez faire l utilisation de marquise, tente ou capiteau lors de votre événement. Cette utilisation doit obtenir l approbation de la SVPM et du service des incendies de la Ville de Montréal au moins 15 jours avant votre événement. Nous utiliserons une marquise, tente ou capiteau : RAPPELS Fice descriptive et scénario de l événement Veuillez compléter toutes les pages de la fice descriptive incluant le scénario de l événement qui doit détailler le déroulement d eure en eure incluant la portion montage et démontage. Produits exclusifs des commanditaires Assurez-vous de servir les produits et les grandeurs autorisées des commanditaires exclusifs du Vieux-Port de Montréal pour les boissons alcoolisées et non alcoolisées, incluant les bouteilles d eau et les boissons énergisantes. Police d assurance Tel que convenu votre contrat, veuillez fournir votre conseiller une copie de votre preuve d assurance. Plan d aménagement Pour fins d approbation, veuillez inclure cette fice votre plan d aménagement. Permis d alcool Votre demande de permis d alcool doit être effectuée auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux au moins 15 jours ouvrables avant votre événement (si applicable votre événement). Récupération du matériel après l événement Il est impératif d aviser vos fournisseurs que tout leur équipement doit être récupéré le soir même de l événement ( moins d entente contraire auprès de la SVPM).

6 SCÉNARIO DE L ÉVÉNEMENT Veuillez détailler le déroulement de votre événement en incluant la portion montage et démontage de la salle. Veuillez enregistrer le formulaire complété et le retourner par courriel l attention de votre conseiller en événements : evenements@vieuxportdemontreal.com