Initiation à Powerpoint

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1 Initiation à Powerpoint Powerpoint est un logiciel de PréAO, c est à dire de Présentation Assistée par Ordinateur. Il vous permet de créer et de mettre en page des présentations susceptibles d être projetées sur un écran ou d être publiées sur le Web. Au même titre que des transparents rétro projetés, il vous permet d apporter à vos soutenances ou exposés, un aspect convivial et professionnel qui ne pourra jouer qu en votre faveur. Attention cependant! Une présentation powerpoint n est qu un support, il ne faut surtout pas négliger le contenu de votre discours. Une belle présentation avec un discours creux ne vous servira à rien! Points importants à retenir : une présentation powerpoint n est qu un support, il ne faut surtout pas négliger le fond de votre discours les diapositives ne se lisent pas, il ne faut y faire figurer que les mots clefs la présentation doit être aérée et claire, si elle est trop surchargée, votre public se lassera vite! bien équilibrer vos diapositives, ne pas utiliser des polices trop grandes ni trop petites, faites des présentations agréables à regarder Avant de vous lancer dans votre présentation, pensez : A la durée de votre présentation (on préconise de l ordre de 1 diapositives par minutes, en moyenne) Au public visé Au plan Enfin, un dernier conseil : si vous ne savez pas à quoi correspond une icône, laissez votre curseur sur cet icône quelques instants et une aide «info-bulle» apparaîtra. Sinon, n hésitez pas à aller consulter l aide : Menu «?» / Aide sur Microsoft Powerpoint, ou bien utilisez le raccourci F1. Jérémy Fix 1

2 1- Présentation de Powerpoint Microsoft Powerpoint est un outil de la suite bureautique Microsoft Office. Pour le lancer, il suffit de cliquer sur l icône Powerpoint dans le menu Démarrer ou bien de cliquer directement sur une présentation powerpoint (fichier avec l extension.ppt) 1.1- Présentation de l interface Lorsque vous créez une nouvelle présentation ou que vous en ouvrez une existante, vous observez toujours les mêmes composants, présentés sur l image suivante Il y a beaucoup d éléments communs avec les autres logiciels de la suite Microsoft Office, comme la barre de titre, la barre des menus et la barre d outils. La barre des titres : On y voit le nom du logiciel utilisé ainsi que le nom de la présentation La barre des menus : On y retrouve toutes les options de Powerpoint La barre d outils : On y retrouve toutes les raccourcis classiques de création, d ouverture, d enregistrement, de mail, d impression, de vérificateur orthographique, etc Les options disponibles sur cette barre sont aussi disponible dans la barre des menus (mais pas l inverse) Jérémy Fix 2

3 La liste des diapositives : Cette liste est la liste des diapositives de votre présentation, elle est disponible dans le mode d affichage Normal et Plan Espace de travail : c est là que vous créez votre diapositive! Vous pouvez y insérer du texte formaté, des images, des sons, des transistions, des animations Zone de commentaires : C est ici que vous pouvez ajouter des commentaires à vos diapositives, ces commentaires ne seront visibles que lorsqu on ouvrira le fichier avec powerpoint, mais pas lorsque vous projetterez la présentation sur un écran Modes d affichage : Normal et plan : vous y voyez la liste des diapositives, la diapositive courante que vous pouvez éditer, ainsi que les commentaires associés Trieuse : Vous voyez l ensemble des diapositives Diaporama : Vous voyez la projection de votre présentation N oubliez pas que comme dans toutes les applications Windows, vous pouvez utiliser les outils pour Copier/Couper/Coller avec les raccourcis respectifs : Ctrl + C pour copier Ctrl + X pour couper Ctrl + V pour coller Vous pouvez utiliser ces raccourcis que ce soit pour copier/couper/coller une diapositive, un objet dans une diapositive (du texte, une image, des flèches, des titres, enfin bref, tout objet d une diapositive) Créer une nouvelle présentation Pour créer une nouvelle présentation, il faut cliquer sur Fichier/Nouveau. Ensuite vous avez principalement deux possibilités : Soit vous créez une présentation à partir de rien Soit vous créez une présentation à partir d un modèle de conception Jérémy Fix 3

4 On vous propose alors ensuite le format de la première diapositive (cf figure suivante). Cette même figure apparaît chaque fois que vous voulez ajouter une diapositive en passant par le menu Insertion/Nouvelle Diapositive, ou bien en utilisant le raccourci Ctrl+M. Un modèle de conception est un ensemble de caractéristiques de styles (couleur et police de caractère) et d arrière plan pré-définis. Dans le même principe que les différents modèles de conception, on vous propose différents modèles de diapositive pré-formatées : une diapositive de titre une diapositive avec une liste à puces une diapositive avec deux colonnes une diapositive avec un tableau une diapositive avec un histogramme et du texte une diapositive avec un diagramme une diapositive avec des images Jérémy Fix 4

5 Tous ces exemples de diapositives pré-formatées sont là pour vous simplifier la vie, alors utilisez les à bon escient! Vous pouvez toujours partir d une diapositive vierge et la construire comme bon vous semble à partir des outils qui sont à votre disposition Editer du texte (menu Format) Lorsque vous éditez une diapositive, vous pouvez y ajouter des zones de texte : A partir du menu Insertion / Zone de texte A partir du raccourci dans la barre de dessin Une fois que vous avez mis une zone de texte sur votre diapositive, vous pouvez l éditer en cliquant dessus. Un certain nombre d outils sont à votre disposition pour effectuer la mise en page de votre texte : Vous pouvez : Changer le style de police Changer la taille de la police Mettre le texte en gras, italique, souligné, ombré Aligner le texte à gauche, au centre ou à droite Créer des listes numérotées ou à puces Changer l indentation lorsqu il y a des listes (numérotées ou à puces) Jérémy Fix 5

6 1.4- Utiliser du texte WordArt WordArt est une fonctionnalité sympathique pratique pour faire du texte qui peut avoir une forme 1.5- Insérer des dessins ou les construire vous mêmes Pour illustrer vos propos à l aide de schémas ou bien pour agrémenter votre présentation (préférer la première utilisation à la deuxième ou vous seriez tenter de faire dans la caricature de présentation), vous pouvez : Insérer des images existantes à partir : o de la bibliothèque de ClipArt fournie (menu Insertion/Images/Images de la bibliothèque) o d une image que vous avez choisie ou téléchargée sur Internet (menu Insertion/Images/A partir du fichier) Créer vos propres schémas en utilisant les outils proposés : Si cette barre d outils ne figure pas en dessous de votre diapositive, cliquez dans le menu Affichage / Barre d outils / Dessin Souvenez vous de la partie «Formes automatiques»!!! Vous pouvez faire absolument n importe quel diagramme, organigramme ou schéma divers et varié. C est une mine de formes allant des boites aux flèches que je vous conseille fortement d utiliser! Vous y trouverez essentiellement : Des flèches pleines Des bulles et légendes Des connecteurs de toutes les formes Des lignes Jérémy Fix 6

7 1.6- Insérer des tableaux, des diagrammes (menu Insertion) Pour insérer des tableaux ou des diagrammes dans une diapositive, vous avez deux possibilités : Importer un graphique ou une feuille de calcul excel à partir du menu : Insertion / Objet puis choisir dans la liste déroulante ce que vous désirez insérer : une feuille de calcul excel par exemple ou bien un graphique excel. Créer de toute pièce un tableau ou un diagramme à partir du menu : Insertion / Tableau et Insertion / Diagramme Si vous choisissez de créer des diagrammes de toute pièce, vous pouvez modifier à chaque instant les valeurs du diagramme en double cliquant sur le diagramme. A ce moment, si jamais la feuille de donnée ne s ouvre pas automatiquement, cliquez avec le bouton droit sur le diagramme et choisissez «Feuille de donnée». Jérémy Fix 7

8 1.7- Les masques ou comment vous faciliter la vie Les masques de diapositives et les masques de titre Avec Powerpoint, on peu utiliser des styles à appliquer aux différents éléments d une diapositive. Pour cela, on va utiliser un masque des diapositives qui correspond à une diapositive de référence contenant les espaces réservés mis en forme, pour les titres, le texte principal et les éléments d arrière plan à afficher sur TOUTES les diapositives de la présentation. Le masque des diapositives contrôle ainsi certaines caractéristiques de texte (type, couleur de la police, ), ainsi que la couleur d arrière plan et certains effets spéciaux, par exemple l ombre et le style des puces. Si vous avez déjà appliqué un modèle de conception à votre présentation, le masque va s appliquer sur ce modèle. En modifiant le masque de diapositive, la modification va affecter toutes les diapositives de la présentation. Pour générer un tel masque sur des diapositives, il faut : Faire Affichage / Masque / Masque de diapositives Pour générer un tel masque sur le titre, il faut : Faire Affichage / Masque / Masque de titre Pour modifier un des éléments de ce masque, il suffit de cliquer sur l élément concerné, puis de lui appliquer les effets souhaités. Par exemple, pour modifier la police, taille et la couleur de texte, il suffit de cliquer sur la zone de texte puis de faire Format/Police ou d utiliser les raccourcis de la barre d outils pour modifier les attributs. Jérémy Fix 8

9 1-7.2 Les en-têtes et pieds de pages Il est possible d utiliser des en-têtes et pieds de pages, comme avec les autres logiciels de la suite bureautique. Pour ce faire : Faire Affichage / En-tête et pied de page Choisir les diverses options telles que Insérer date et heure, Numéroter les diapositives, Insérer un texte en pied de page, etc 1.8- Les modes d affichage Powerpoint vous propose plusieurs modes d affichages pour visualiser ou travailler sur vos diapositives, nous allons voir les principaux modes d affichage que vous serez amenés à utiliser. Pour changer de mode d affichage, vous avez deux possibilités, comme c est en général le cas : Passer par le menu Affichage puis cliquer sur le mode désiré Cliquer sur le raccourci dans les barres d outils Jérémy Fix 9

10 Les différents icônes proposés sont les suivants : Mode normal et mode Plan (important!) Mode Diapositive Mode Trieuse (important!) Mode Diaporama (important!) 1. Mode Normal et mode Plan Dans ces modes, vous visualisez la structure de votre présentation, ainsi que la diapositive courante que vous pouvez modifier. C est une façon agréable d avoir un aperçu du plan de votre présentation, c est dans l un de ces deux modes que vous éditez vos diapositives Dans ces modes, vous pouvez : Ajouter des diapositives (par le menu ou le raccourci Ctrl+M) Supprimer des diapositives (vous la sélectionnez et appuyez sur la touche Suppr du clavier) Déplacer des diapositives (en sélectionnant la diapositive puis en la copiant et la collant à l endroit désiré, soit par l intermédiaire du menu Edition, soit en utilisant les raccourcis Ctrl+C (copier), Ctrl+X (couper), Ctrl+V (coller). Vous pouvez aussi déplacer une diapositive en faisant un cliquer-glisser dans la fenêtre de plan Jérémy Fix 10

11 Editer une diapositive Etc L image précédente est un exemple d affichage en mode Normal 2. Mode Trieuse Si vous pouvez réorganiser facilement votre présentation à partir du mode Normal et du mode Plan, ces deux modes ne vous permettent cependant pas de voir la manière dont s enchainent vos différentes vues. Pour avoir un aperçu global de toutes vos diapositives, passez en mode Trieuse! Voici un exemple d affichage en mode Trieuse : 3. Mode Diaporama (raccourci : touche F5 du clavier) Le mode Diaporama est le dernier mode d affichage essentiel que vous devez connaître pour la simple et bonne raison que c est le mode à utiliser pour projeter une présentation à l écran. Vous y accéder par l intermédiaire du menu Affichage/Diaporama, par le raccourci dans la barre d outils en bas à gauche, ou bien encore, et c est particulier pour ce mode d affichage, par l intermédiaire du menu diaporama! C est ce mode que j utilise en cours pour vous projeter le cours et c est ce mode que vous utiliserez pour projeter vos supports d exposés, de mémoire, etc Jérémy Fix 11

12 1.9- Les animations Vous avez la possibilité d animer l apparition des objets d une diapositive, quels qu ils soient : du texte, des images, etc Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l objet à animer et sélectionnez «Personnaliser l animation». Sur la figure suivante, je cherche à animer une zone de texte. Une nouvelle fenêtre s ouvre et vous permet de configurer l animation Les transition entre les diapositives Enregistrer et imprimer votre travail Jérémy Fix 12

13 L animation est configurée dans l onglet «Effets». Si vous cliquez sur l onglet «Ordre et minutage», vous pouvez configurer l ordre d apparition des effets. Voici ce que l on vous propose dans l onglet «Ordre et minutage» : Le «Texte2» (dans mon cas, le texte «Premier exemple d animation») apparaîtra avant le «Texte4» (dans mon cas, le texte «Mais comment ça marche?»), qui apparaîtra avant le «Groupe 3» (dans mon cas, l image) Les transitions Les animations sont des effets que vous pouvez ajouter sur des éléments d une diapositive. Vous pouvez également ajouter des effets sur l affichage des diapositives, c est ce qu on appelle les transitions. Pour ajouter une transition, allez dans le menu Diaporam/ Transition, la fenêtre suivante s ouvre : Jérémy Fix 13

14 Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir un type de transition (chaque fois que vous changez de type de transition, vous avez un aperçu du résultat) et vous pouvez Appliquer cette transition soit à la diapositive courante («Appliquer»), soit à l ensemble de vos diapositives («Appliquer partout») Si jamais vous voulez supprimer des transitions, sélectionnez et appliquez la transition «Sans transition» Enregistrer et imprimer votre document Pour enregistrer votre présentation, vous avez deux possibilités : Dans le menu Fichier, cliquer sur «Enregistrer» Utiliser le raccourci Ctrl+S Si c est la première fois que vous enregistrez votre présentation, ou si vous avez cliqué sur «Enregistrer Sous», la fenêtre suivante s affiche Il vous suffit alors de naviguer jusqu au répertoire ou vous souhaitez sauvegarder votre présentation à l aide des boutons classiques puis de remplir devant «Nom du Fichier» le nom que vous souhaitez donner à votre présentation et enfin de cliquer sur Enregistrer. Pour imprimer votre présentation, vous avez de nouveau deux possibilités : Dans le menu Fichier, cliquer sur Imprimer Utiliser le raccourci Ctrl+P Jérémy Fix 14

15 Une chose importante à retenir (lire les explications qui suivent et regarder la figure suivante!) Pour faire des économies de papier, dans le champ «Imprimer», sélectionnez «Documents», puis dans le champ «Diapositives par pages», sélectionner le nombre de diapositives par pages que vous souhaitez imprimer. Ca ne sert à rien d imprimer une seule diapositive par page, sélectionnez plutôt 3 ou 6!! Petit récapitulatif des raccourcis utiles : Ctrl + N : Créer une nouvelle présentation Ctrl + O : Ouvrir une présentation existante Ctrl + S : Sauvegarder la présentation courante Ctrl + P : Imprimer votre présentation Ctrl + M : Insérer une nouvelle diapositive Ctrl + C : Copier une diapositive ou un objet d une diapositive Ctrl + X : Couper une diapositive ou un objet d une diapositive Ctrl + V : Coller une diapositive ou un objet d une diapositive Ctrl + D : Dupliquer une diapositive Touche F5 : Lancer le diaporama Jérémy Fix 15