Contenu. N Pages. Formavision: Une approche pratique de la formation 2. Objectifs de la séance 3

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1 REUNIONS: LES REGLES D'OR GUIDE DE L'ANIMATEUR LA BOITE A OUTILS D U M A N A G E R Contenu Formavision: Une approche pratique de la formation 2 Objectifs de la séance 3 La formule en sept étapes pour mieux gérer les réunions 3-4 Descriptif du vidéofilm 5 Programme de la séance 6-7 Auto-Evaluation: Feuille de travail Comment améliorer vos réunions? Feuille de travail Autres vidéofilms de la série 9 La vidéothèque d'entreprise 10 N Pages

2 FORMAVISION Une approche vraiment efficace de la formation FORMAVISION SARL constituée en 1977, est une société française, pionnière dans la vidéocommunication. Elle a été créée par des professionnels de la formation continue pour distribuer des outils multimédia de formation, qui dès l origine ont su allier le professionnalisme et l impact pédagogique maximal à partir d une idée simple : «un vidéofilm de formation n a nullement besoin d être ennuyeux pour être efficace «. Aujourd hui, Formavision dispose d un vidéo-catalogue de 75 films de formation en français, et d un catalogue de 180 films de formation en anglais. Ces films sont distribués dans 32 pays et utilisés par sociétés. Chacun de ces films utilise des techniques variées pour transmettre un large éventail de messages de formation à des auditeurs différents. Formavision est membre fondateur de European Training Media Association. Avec le marché unique ETMA offre à ses clients la possibilité d intégrer et de standardiser la formation interne à l ensemble des sites d entreprise implanté en Europe, tout en respectant les langues et cultures locales. Quant à la démarche commerciale de Formavision, elle tient au respect de ces 3 points: 1. distribuer les meilleures vidéo-cassettes disponibles dans le domaine de la formation. 2. fournir des vidéo-cassettes d excellente qualité, toujours accompagnées de documents qui faciliteront leur exploitation. 3. faciliter l utilisation et le choix des formateurs et animateurs par des présentations et des journées régulièrement organisées dans toute la France et les pays voisins. 2

3 Objectifs de la séance Cette séance est conçue pour aider les participants à mieux gérer leurs réunions. A la fin de la séance, les participants sauront: Décrire les sept étapes pour mieux gérer une réunion Evaluer l efficacité de leurs réunions actuellement Planifier et noter au moins cinq idées spécifiques pour améliorer l efficacité de leurs réunions La formule en sept étapes pour mieux gérer les réunions Le temps que passe la plupart des gens dans des réunions est phénoménale! Et plus on monte dans les niveaux hiérarchiques, plus le temps passé en réunions augmente. Beaucoup de gens se plaignent de cette perte de temps, mais se sentent néanmoins obligés d y assister et souffrent en silence. Ce programme de formation fournit une occasion de modifier définitivement la façon dont vos réunions sont gérées. Il reconnaît que le problème fondamental dans les réunions est comment les contrôler. Le mot contrôle peut faire penser à l autoritarisme; mais le contrôle est néanmoins essentiel si l on veut que les réunions soient un moyen efficace et économique d atteindre des objectifs précis. Quels sont les principaux éléments de ce contrôle? être CONVAINCU qu une réunion est nécessaire avoir des OBJECTIFS très précis commencer TOUT DE SUITE assurer une bonne GESTION DU TEMPS résoudre LES CONFLITS obtenir des RESULTATS faire une LISTE DE SUIVI 3

4 CONVAINCU Soyez convaincu que la réunion est absolument nécessaire. Posez-vous des questions du genre Avons-nous réellement besoin de cette réunion?, N'y-a-t-il pas un moyen plus économique et efficace d atteindre notre objectif? OBJECTIFS Sachez ce que vous voulez obtenir de la réunion, quels sont vos objectifs précis. Pour chaque point de votre agenda, déterminez l'objectif (prise de décision, résolution d un problème, partage d informations) et combien de temps vous souhaitez y consacrer. TOUT DE SUITE Commencez votre réunions tout de suite! A l heure! Et finissez-la à l heure! Eliminez les bavardages et les échanges - faites avancer l agenda. GESTION DU TEMPS Collez à votre horaire pré-établi pour chaque point de l agenda. Variez votre style pour diriger la réunion - soyez plus autoritaire et stricte s il le faut pour atteindre les objectifs de la réunion tout en respectant l horaire. RESOUDRE LES CONFLITS Voyez les conflits comme une occasion, et non pas comme une menace. Maîtrisez les conflits dans le groupe et servez-vous en pour élargir, explorer la gamme d idées et de solutions nouvelles que peuvent proposer les participants. RESULTATS Faites en sorte que vos réunions se soldent par des résultats. Servez-vous de questions et de résumés pour guider la réunion à travers la résolution des problèmes. Vérifiez que le groupe a compris le problème à résoudre et encouragez-le à rechercher les solutions possibles. LISTE DE SUIVI A l issue de la réunion, ou peu de temps après, faîtes circuler une liste d actions nécessaires pour le suivi. Mentionnez spécifiquement qui doit faire quoi et à quelle date. Pensez à informer les personnes n'ayant pu assister à la réunion. Chaque groupe qui se réunit de façon régulière devra trouver parmi ces sept étapes les terrains où il pourra intervenir pour améliorer sa façon de gérer les réunions. 4

5 Descriptif du vidéofilm Ce vidéofilm dure 15 minutes. Il présente le concept de contrôler davantage ses réunions pour les rendre plus économiques et plus efficaces. Chacune des sept étapes est illustrée par des séquences dramatisées. Programme de la séance Cette séance est conçue pour un groupe habitué à se réunir régulièrement, ainsi que pour tout autre groupe désirant se réunir. 1. Introduction - 10 minutes Expliquer les objectifs de la séance (voir page 2) Expliquer que pendant la séance, le groupe va effectivement tenir une réunion et identifier les points à améliorer. (Il peut être utile de demander au groupe de préparer cette réunion avant la séance). 2. Réunions - auto-évaluation et discussion - 30 minutes Pour aider les participants à évaluer à quel point leurs réunions courantes sont bien gérées, demander à chaque participant de remplir la Feuille d autoévaluation (Feuille de travail page 6). Après avoir rempli la Feuille, demander aux participants de discuter leurs réponses. Quelle phrase a reçu le plus de réponses Vrai? Faux? Que pensent-ils des autres phrases? Bâtir à partir de la discussion, un concensus du groupe sur les aspects de leurs réunions courantes qui méritent une amélioration. Laisser le temps pour discuter de tout autre aspect concernant leurs réunions courantes qui ne sont pas inclus dans la Feuille de travail - 1 (Phrase N 9 - Autres? ) 3. Regarder le vidéofilm et discuter - 30 minutes Présenter le vidéofilm Réunions: les règles d or en précisant qu il contient sept étapes pour mieux gérer une réunion. D après les résultats de la discussion précédente et le visionnage du vidéofilm, demander aux participants maintenant d identifier cinq idées spécifiques pour améliorer l efficacité de leurs réunions. Ils devront arriver à un concensus sur les cinq idées les plus importantes. Distribuer la Feuille de travail - 2 Comment améliorer vos réunions (page 7) et demander aux participants de noter les cinq idées en se servant uniquement de la colonne de gauche. 5

6 4. La réunion - 50 minutes Demander au groupe de tenir maintenant une véritable réunion de travail. Demander aux participants de noter, pendant la réunion, leur progrès dans la mise en application des cinq idées pour améliorer leurs réunions. Ils devront noter leurs commentaires sur la Feuille de travail - 2, dans la colonne de droite. La réunion de travail devra durer 20 minutes. Demander aux participants de compléter la colonne de droite sur leur Feuille de travail. Ils peuvent ainsi juger de façon structurée à quel point ils ont réussi à intégrer les cinq idées pour améliorer leurs réunions. Encourager la discussion sur les résultats du groupe. Quelles idées ont bien réussi? Quelles idées n ont pas réussi? Pourquoi? Demander au groupe d identifier et de noter des idées pour améliorer leur prochaine réunion. 6

7 Instructions: Réfléchir sur les réunions courantes de votre groupe. Lire les 8 phrases ci-dessous et décider pour chacune si elle donne une description vraie ou fausse de vos réunions. (Cocher la case correspondante) VRAI FAUX 1. Quand nous nous réunissons, nous savons tous pourquoi. Nous avons des objectifs clairs et précis. 2. Quand nous nous réunissons, je suis toujours convaincu que c est le meilleur moyen d atteindre nos objectifs. AUTO-EVALUATION FEUILLE DE TRAVAIL Nous commençons nos réunions à l heure, pour terminer à l heure, et nous respectons les limites de temps consacrées à chaque point de l agenda. 4. Les dérapages ou hors sujets pendant nos réunions sont rapidement et poliment supprimés. 5. Nous nous sentons tous libres d exprimer nos opinions et nos divergences qui sont explorées de façon productive. 6. La personne qui dirige nos réunions varie son style quand il le faut - calme et encourageante lorsque le groupe travaille bien, plus autoritaire quand le groupe est divisé ou distrait. 7. D habitude, nous atteignons les objectifs de la réunion que ce soit pour, prendre une décision, résoudre un problème, ou partager des informations. 8. A la fin de nos réunions ou peu de temps après, une liste d actions (qui fera quoi et à quelle date) est dressée et circulée. 9. Autres? 7

8 Instructions: Avant de tenir votre réunion de travail, compléter la liste de cinq idées dans la colonne de gauche. Après la réunion, compléter la colonne de droite. Liste d idées pour améliorer votre prochaine réunion (Soyez spécifique) Avec quel succès votre groupe a-t-il mis en application chaque idée? (Notez votre score sur 10 et expliquez vos raisons) IDEE SCORE = sur 10 Commentaires: IDEE SCORE = sur 10 Commentaires: COMMENT AMELIORER VOS REUNIONS? FEUILLE DE TRAVAIL - 2 IDEE SCORE = sur 10 Commentaires: IDEE SCORE = sur 10 Commentaires: IDEE SCORE = sur 10 Commentaires: 8

9 Autres vidéofilms Dans la série "Boîte à Outils du Manager", il existe 6 vidéofilms que vous pouvez utiliser individuellement ou ensemble. Objectif de formation Mise en place d une nouvelle politique ou organisation (Qualité, Service) qui nécessitent l adhésion du personnel Former des facilitateurs, des animateurs occasionnels pour des équipes, cercles de qualités, etc... Former des vendeurs, du personnel d accueil, des formateurs. Formation aux techniques de communication pour superviseurs, managers Vidéofilm à utiliser 1. L équipe: mythe ou réalité 2. L empowerment ou la délégation de pouvoir 3. Résoudre les conflits 1. L équipe: mythe ou réalité 2. Réunions: les règles d or 3. Face à l audience 4. Résoudre les conflits 1. Face à l audience 2. Quand le Manager devient coach L équipe: mythe ou réalité 2. Réunions: les règles d or 3. Face à l audience 4. Quand le Manager devient coach Résoudre les conflits 6. L empowerment ou la délégation de pouvoir Formavision Rue des Rosiers Le Mont Valérien, Rueil Malmaison Tel: Fax:

10 VOTRE VIDÉOTHÈQUE D'ENTREPRISE une ressource permanente à portée de vos mains Une vidéothèque installée au sein de votre entreprise est un concept pratique, économique et complet pour tous vos besoins de formation permanente et continu, stages, séminaires ou réunions. Votre vidéothèque est bâtie autour de cinq thèmes clés fournissant ainsi un tronc commun à toutes vos actions de formation. Les manuels accompagnant chaque film permettent une flexibilité d utilisation : en stage, en réunion d équipe et en accès individuelle avant ou après les stages. Les cinq thèmes clés de la vidéothèque d'entreprise avec suggestion de titres S'organiser et organiser les autres Mieux vendre... Bonne Question! Ce n'est pas qu'une question d'intuition Les centres de profit Le piège du temps Bâtir une équipe Le "Coaching" Encadrer pour servir Comment décrocher un marché et comment le conserver (8 K7) Vendre les services Comment faire face aux objections de prix La négociation dans la vente L'avantage caché Mieux Communiquer La guerre des couleurs La pensée de groupe INTERcommuniquer (2 K7) L'effet pygmalion L'histoire de SID A la découverte du futur : les paradigmes La qualité Assurer un service excellent Qui a sauvé l'entreprise? TQM La courtoisie au téléphone... Halte au ping-pong téléphonique Vous vous souvenez de moi! Les clients mécontents Service et fatigue Les cinq phrases interdites Pour toutes informations concernant le concept de la "Vidéothèque d'entreprise", contacter FORMAVISION au : Fax: