Quels types de documents puis-je inclure dans un DCE ou un DAC?

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1 Quels types de documents puis-je inclure dans un DCE ou un DAC? La plateforme Achatpublic.com n impose aucune contrainte, elle vous permet d inclure tout format de document pour constituer vos dossiers. Ceci dit, il faut que ces fichiers puissent être lus par les entreprises à qui votre dossier est destiné. C est pourquoi il est préférable de constituer votre dossier avec des documents d un type courant (par exemple :.doc,.pdf,.xls,.txt,.rtf,.jpg,.gif etc.) dans une version relativement ancienne afin que les entreprises puissent les lire mêmes si elles n'ont pas la toute dernière version des logiciels des éditeurs. Ceci se fait au moment de l'enregistrement d'un fichier.doc par exemple, moment où vous pouvez choisir de l'enregistrer dans un format plus ancien. Quelles précautions dois-je prendre avant de mettre en ligne les documents constitutifs du DCE? Si possible passez un antivirus avant chargement pour vous assurer que vous ne contaminerez pas les entreprises. Quels formats de fichiers les entreprises peuvent elles m envoyer? La plateforme Achatpublic.com n impose aucune contrainte, elle permet aux entreprises d inclure tout format de document pour constituer leurs réponses. Pur éviter des désagréments, nous vous recommandons de préciser dans l'avis les formats de document que vous acceptez. De même dans le RC, précisez bien les formats que vous saurez lire en CAO. Vous pouvez aussi utiliser les formats dit ouverts tels que les formats ".pdf" ou ".txt". La suite bureautique libre OpenOffice (V1.1 et plus), vous permet de générer ce type de fichiers sans acquisition de nouveaux outils. Elle libre d'accès et gratuite pour tout utilisateur public ou privé. Faut-il «zipper» les fichiers constituant un DCE? Non, achatpublic.com le fait automatiquement. De cette façon les candidats ne téléchargent qu un seul fichier compressé. Un fichier compressé est moins volumineux (économie moyenne 50% ) et donc se télécharge plus rapidement. Les éléments proposés ont-ils été évalués et certifiés par la DCSSI? Pour les logiciels de sécurité applicative (appl@too de France Telecom), le processus est en cours auprès de la DCSSI, nous en sommes à la définition des tests. Le processus devrait être bouclé pour début Pour la partie certificat, les autorités que nous agréons sont également celles agréées par le MINEFI, toutefois leurs habilitations sont en attente de la sortie d'un arrêté qui est attendu pour début Si le DCE est en cours de modification pendant un téléchargement, que se passe-t-il? Le téléchargement sera celui de l ancienne version. L entreprise sera ensuite avertie de la présence d une nouvelle version du DCE Comment est géré l'horodatage? L'horodatage est réalisé par la plate-forme achatpublic.com, au format standard TSP (Time-Stamp Protocol) correspondant à la RFC 3161 de l'ietf. Page 1

2 Achatpublic.com s'engage sur la validité de l'heure contenue dans les jetons d'horodatage. La vérification de l'horodatage est réalisée automatiquement par les outils fournis par achatpublic.com. Comment vérifier les heures de dépôt de pli? Pour vérifier les heures de dépôt de plis, deux éléments sont fournis : les jetons d'horodatage au sens technique du terme (pouvant servir de preuve en cas de contentieux) un outil permettant d'en vérifier et d'en afficher le contenu ; l'extraction des informations portées par ces preuves, dans le registre des dépôts, directement exploitable en CAO. Cet outil est disponible au cours de la consultation (option «vérifier les preuves») ou à tout moment (outils autonomes). Comment configurer mon navigateur Internet pour accéder aux services en ligne Achatpublic.com? Votre navigateur doit accepter les cookies. Pour ce faire vous devez fixer un niveau de confidentialité inférieur à «Bloquer tous les cookies». Ouvrez une fenêtre de votre navigateur Internet Cliquez sur l onglet «Confidentialité» Sélectionnez à l aide du curseur votre niveau de confidentialité (De «Accepter tous les cookies à «Haute» Cliquez sur le bouton «Appliquer» Vous devez désactiver le débogueur de script. Ouvrez une fenêtre de votre navigateur Cliquez sur l onglet «Avancé» Dans la liste qui s affiche, repérer la ligne «Désactiver le débogueur de script» (sous «Navigation»). Sélectionner «Désactiver le débogueur de script» en cochant la case associée. Cliquez sur le bouton «Appliquer» Mes certificats sont-ils correctement installés? Pour pouvoir signer des documents et pour garantir un horodatage sûr, vous avez besoin des bons certificats installés sur votre poste de travail. Pour vérifier l installation des certificats : Ouvrez une fenêtre de votre navigateur Internet Cliquez sur l onglet «Contenu» Cliquez sur le bouton «Certificats» Cliquez sur l onglet «Personnel» Dans la liste des certificats personnels vous devez avoir un certificat délivré au nom de votre collectivité et délivré par ACHATPUBLIC.COM Dans «Autorités intermédiaires» vous devez avoir un certificat délivré à «CA 1 Achatpublic.com» délivré par «CA Racine achat public» et un certificat délivré à «Chiffrement Achatpublic.com» délivré par «CA Racine achat public». Dans «Autorités principales de confiance» vous devez avoir un certificat délivré à «ACHATPUBLIC.» par «ACHATPUBLIC.COM», un certificat délivré à «CA racine Achatpublic.com» par «CA racine Achatpublic.com» Si ces certificats n apparaissent pas, vous devez les installer. Mes certificats sont manquants ou plus à jour, que dois-je faire? Vous devez installer ou réinstaller les certificats Achatpublic.com Page 2

3 Ouvrez une session Internet Téléchargez les certificats achatpublic.com à l adresse suivante : Retrouvez le fichier «CertificatsAPC.p7b» à l endroit où vous l avez enregistré. Positionnez votre curseur sur CertificatsAPC.p7b et faites un clic droit. Choisissez «Installer le certificat» Poursuivez la procédure d installation en choisissant les options par défaut. J ai mis en ligne mon DCE mais je veux le rectifier, que dois-je faire? Tant que votre salle est ouverte, vous avez la possibilité d ajouter un DCE (dont le numéro de version sera incrémenté), de supprimer votre DCE ou de mettre en ligne une annexe. La procédure est similaire à celle de la constitution initiale du DCE. Vous pouvez accéder à l espace de constitution/modification du DCE en cliquant sur «DCE» dans la fiche de votre consultation. Dans une procédure à accès restreint, je souhaite publier un rectificatif à mon DCE, comment le faire et tenir au courant les entreprises admises? Accédez à l espace d échanges sécurisés (bouton «communication» de la fiche de la consultation). Dans le menu «Nouvel envoi» sélectionnez «Rectificatifs et compléments d information» Ajoutez les documents que vous souhaitez mettre en ligne Ajoutez les destinataires concernés et complétez le mail à votre convenance. Les entreprises que vous avez sélectionnées recevront un mail contenant les instructions, l identifiant et le mot de passe nécessaire pour télécharger ce nouveau document. Comment obtenir une clé de chiffrement et le matériel pour pouvoir l'utiliser Nous vous fournissons la clé de chiffrement/déchiffrement. Elle se présente sous la forme d'une clé USB (format USB disponible sur tous les nouveaux PC depuis 2 ans). Vous n'avez aucun matériel à acquérir. Au moment de la CAO quand il faudra déchiffrer/desceller les plis candidatures ou offres, il sera nécessaire au Président de CAO d'introduire la clé USB dans un des ports USB du PC de CAO et d'entrer le Pin code pour déclencher le déchiffrement. Une notice d'utilisation vous est envoyée avec la clé USB. La personne publique doit-elle disposer d'un certificat électronique pour le président de la CAO dès la mise en ligne du DCE? Le certificat du suppléant est-il indispensable? si oui pourquoi? Nous pouvons préciser que nous allons vous fournir la clef de chiffrement. Il s'agit d'un petit matériel qui s'installe sur le port USB de l'ordinateur de la CAO. Il est fourni avec un CD permettant d'installer le logiciel adéquat pour son utilisation. Une fois ce logiciel installé sur l'ordinateur, la Salle des Marchés vous permettra de l'utiliser en toute simplicité. Quelle différence existe-t-il entre le rôle de rapporteur-acheteur et le contact fonctionnel? Qui peut jouer le rôle de contact technique? Le contact fonctionnel : personne en charge du projet «initiation» aux services en ligne d'achatpublic.com au sein de votre collectivité Le contact technique : personne au profil technique assistant les utilisateurs de la collectivité pour la mise en place des pré requis techniques sur les postes de travail Le rapporteur / acheteur : personne chargée de la mise en ligne de la consultation Page 3

4 Si la consultation est modifiée pendant que quelqu un la consulte, y-a-t-il risque de conflits? Il n y a pas de conflit. A un instant «t», il a accès à la version N, à «t+1», il a accès à la version N+1 Dès que l avis est mis en ligne, les entreprises peuvent le consulter. La réglementation nous impose d avoir le dossier prêt dès que l avis paraît. Il nous semble que l accès en consultation de l avis ne devrait pouvoir se faire que lorsque la salle est ouverte, garantissant ainsi que le DCE est en ligne Dès aujourd hui, la publication peut être réalisée après l envoi du DCE sur le serveur d achatpublic.com. L ouverture de la salle correspond à la mise à disposition pour les soumissionnaires du DCE. C est une action volontaire de la part de la personne publique. Elle peut la réaliser à tout moment, concomitamment à l envoi en publication ou ultérieurement Doit-on fermer la salle manuellement ou est-ce automatique? La fermeture de la salle est manuelle. Faut-il utiliser le même poste pendant toute la consultation? ou peut-on prendre un poste pour mettre en ligne le DCE et un autre poste pour ouvrir les plis? Le DCE et les plis sont complètement indépendants. Néanmoins, il est obligatoire de rester pour tout le DCE sur le même poste. De même, à partir du téléchargement des plis, conserver le même poste. Les publications sont-elle immédiatement " mises en ligne", c'est-à-dire accessibles côté entreprises? OUI! Lors de la création d une consultation, quelle est la longueur maximum de la référence? La longueur du champ «référence de la consultation» est actuellement limitée à 30 caractères Un rapporteur accède à certaines consultations et pas à d autres. Est-ce normal? Les personnes d une même collectivité, qui ne sont pas déclarées pour une consultation, n ont qu un droit de consultation sur celle-ci. Est-il possible de préparer une consultation, d imprimer les renseignements saisis, puis éventuellement le lendemain (la consultation est enregistrée mais non validée) valider cette consultation? Oui, la consultation est modifiable en totalité tant que la salle n est pas ouverte. Les droits de chacun sont finement administrables, tâche par tâche, de façon à ce que la collectivité puisse avoir un outil adapté à son organisation Comment savoir si les signatures apposées aux documents fournis par les entreprises sont valides? Page 4

5 A chaque réalisation de signature par une société, achatpublic.com réalise un horodatage de la signature ainsi qu'une vérification de la validité du certificat du signataire à l'heure de réalisation de la signature. Ainsi, si le certificat est révoqué, achatpublic.com, qui dispose systématiquement des dernières listes de certificats révoqués des AC, le saura et ne validera pas la signature. De cette manière, la charge de la vérification des signatures incombe à achatpublic.com, et la Personne Publique, lors de l'ouverture des plis ou d'une vérification ultérieure, n'a aucune action à mener pour vérifier la révocation, tous les éléments étant automatiquement inclus dans la signature par la plateforme achatpublic.com. Page 5