Information sur le projet de bulletin de paie électronique

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1 CCUES 1er juillet 2015 Information sur le projet de bulletin de paie électronique Christine Petit / Didier Ducos, DRH/DSPF 1 Interne Orange

2 Sommaire 1. Pourquoi cette démarche? 2. Bulletin de paie électronique 3. Coffre-fort numérique 4. Cadre juridique 5. Etude d opportunité 6. Consultation du marché 7. Principes de fonctionnement 8. Prochaines étapes 2 Interne Orange

3 Pourquoi un bulletin de paie électronique? Au travers du plan stratégique Essentiels2020, Orange a pour ambition d offrir une expérience client incomparable. Pour ce faire, nous allons créer les conditions pour faire de nos salariés les acteurs de cette nouvelle expérience client. Ainsi, nous accompagnerons nos salariés par des outils, des équipements et des modes de fonctionnement plus digitaux. C est dans ce cadre qu une des actions du programme Orange Digital Leadership Inside consiste à offrir à ses salariés la possibilité de recevoir leurs bulletins de paie sous forme électronique à la place de la version papier. 3 Interne Orange

4 Qu est-ce qu un bulletin de paie électronique? Il s agit d un fichier électronique avec un contenu identique à la version papier. Il a une valeur de document original, il se substitue à la version papier. Il est scellé avec une signature électronique d Orange garantissant sa valeur probante. L accès et la conservation du document s effectue au moyen d un coffre-fort numérique. 4 Interne Orange

5 Qu est-ce qu un coffre-fort numérique? Il s agit d un espace numérique hautement sécurisé mis à disposition par un tiers de confiance. Il est la propriété exclusive du salarié en tant que personne privée : l employeur n a aucun accès, aucun droit de regard. L employeur dépose le bulletin de paie électronique dans le coffre-fort numérique via le tiers de confiance. Le modèle économique choisi par Orange garantit un accès pendant 50 ans au coffre-fort, y compris après le départ de l entreprise. 5 Interne Orange

6 Principes de fonctionnement Périmètre Orange SI PAIE Editique Coffre-fort numérique duplicata électronique flux papier flux numérique flux papier + numérique Archives Employeur Salarié 6 Interne Orange

7 Enjeux pour le salarié - Pour l ensemble des salariés d Orange : Le service est entièrement gratuit pour le salarié. Le coffre-fort propose également un espace de stockage réservé aux documents personnels et indépendant de l espace dédié aux bulletins. L accessibilité des bulletins est garantie 24h/24-7j/7 depuis n importe où et depuis n importe quel terminal relié à internet. La mise en sécurité des bulletins de paie : pas de perte ou de dégradation. La possibilité de revenir en version papier. - Pour les salariés qui travaillent sur la paie : aucun impact sur l activité 7 Interne Orange

8 Eléments de contexte Depuis 2009, les entreprises ont la possibilité de remettre aux salariés qui le souhaitent des bulletins de paie sous forme électronique. Article 26 de la loi du 12 mai 2009 Article L du Code du travail Depuis la parution de cette loi, des salariés et des représentants du personnel sollicitent régulièrement Orange sur la date de disponibilité de ce service. En 2014, les CSRH ont répondu à 5000 demandes de duplicata de bulletins de paie. La mise en œuvre d un tel service nécessite de disposer de solutions matures, en capacité d assurer un service de grande qualité garantissant intégrité, sécurité et pérennité des informations. 8 Interne Orange

9 Etude d opportunité L année dernière, nous avons considéré que le marché offrait des solutions suffisamment matures pour mener une étude d opportunité durant le second semestre Cette étude a démontré : qu il existe désormais des offres pertinentes sur le marché, que des normes NF spécifient clairement les conditions techniques et les règles de sécurité, d accès et de conservation NF Z42-013, NF Z42-020, NF Z42-025, ISO que d autres entreprises proposent avec succès un service de bulletin de paie électronique à leurs salariés. 9 Interne Orange

10 Consultation du marché Depuis début 2015, nous menons une phase de consultation auprès de prestataires réputés sur le marché du bulletin de paie électronique. A ce jour, ce travail nous a conduit à présélectionner deux prestataires avec qui nous examinons désormais le cadre contractuel. L objectif est de lancer avec l un des prestataires, dans le courant du S2-2015, une phase de test de 6 mois auprès d un panel de 1500 salariés d Orange SA. 10 Interne Orange

11 Prochaines étapes 1. Finalisation du cadre contractuel et choix du prestataire. 2. Mise au point des solutions techniques permettant le transfert sécurisé des informations entre le SI Orange et le SI du prestataire. 3. Informations auprès des IRP relevant du périmètre du panel des utilisateurs. 4. Campagne d information et de sensibilisation auprès du panel. 5. Envoi d une invitation aux salariés du panel pour s inscrire au service s ils le souhaitent. 6. Démarrage du test. 11 Interne Orange