Formulaire de présélection des fournisseurs/sous-traitants

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1 Nous vous remercions de votre intérêt en tant que fournisseur potentiel d'. Afin de mieux connaître votre entreprise et de favoriser l'instauration de bons rapports avec vous, nous vous demandons de bien vouloir nous fournir les renseignements demandés dans le présent formulaire. Grâce à cette information, nous pourrons avoir une meilleure connaissance de votre organisation et disposer de l'information nécessaire pour créer un profil de fournisseur pour votre entreprise dans nos systèmes. Toute entreprise (quel qu en soit le type) qui souhaite devenir fournisseur d' doit OBLIGATOIREMENT remplir le présent formulaire, et peut demander plus d'informations si elle le juge nécessaire. Sachez qu'un formulaire incomplet peut entraîner le rejet de la demande ou en retarder l'approbation. Au besoin, joindre des feuilles supplémentaires. Veuillez retourner votre formulaire dûment rempli à : ISO@oceanex.com. Si vous avez besoin d'aide pour remplir le questionnaire, communiquez avec le coordonnateur ISO d', à : iso@oceanex.com. Table des matières Directives pour remplir le formulaire... 2 Section A : Renseignements généraux... Error! Bookmark not defined. Section B : Gestion de la qualité... Error! Bookmark not defined. Section C : Santé, sécurité et environnement... Error! Bookmark not defined. Section D : Information relative au rôle de transporteur... 7 Commentaires :... 7 Section E : Approbation et signature Page 1 of 8

2 Directives pour remplir le formulaire N o Étape Responsable Déterminer quelles parties du formulaire qui doivent être remplies par le fournisseur. (Communiquer avec le coordonnateur ISO pour obtenir de l'aide.) 1 A Obligatoire pour tous, y compris les fournisseurs ponctuels. B Pour les fournisseurs offrant des biens ou des services qui ont un lien direct avec les services fournis aux clients d C Pour les fournisseurs offrant des services sur place (c.-à-d. à un terminal ou à bord d'un navire). D Pour les fournisseurs qui sont des transporteurs (entreprise de camionnage/chauffeur) E Approbation et signatures par (demandeur) 2 Déterminer si le compte fournisseur sera utilisé dans AMOS. (demandeur) 3 Inscrire le numéro de fournisseur si ce dernier figure déjà dans la base de données d' (c.-à-d. si n'a jamais fait de paiement au transporteur auparavant). (demandeur) 4 Remplir le formulaire (au besoin, joindre des feuilles supplémentaires). Fournisseur 5 Vérifier l exactitude de tous les renseignements. Fournisseur 6 Joindre les documents nécessaires, s il y en a. Fournisseur 7 Retourner le formulaire dûment rempli à : ISO@oceanex.com. Fournisseur 8 S assurer que les renseignements sont complets. 9 Apposer sa signature dans la section E Obtenir la signature du demandeur. Acheminer le formulaire aux services responsables de la sécurité (s il y a lieu) afin qu il soit signé. 12 Obtenir la signature des responsables de la sécurité. 13 Retourner au coordonnateur ISO le formulaire portant toutes les signatures requises. 14 Approuver le formulaire. 15 Envoyer le formulaire au service des finances afin qu un dossier soit créé. 16 Créer dans le système un compte fournisseur pour l entrepreneur et indiquer si ce compte doit être utilisé dans Coda ou dans AMOS (s il y a lieu) Responsables de la sécurité en mer et à terre Responsables de la sécurité en mer et à terre Service des finances Page 2 de 8

3 Réservé à l'usage d' Veuillez remplir les sections suivantes du présent formulaire : Section A Section B Section C Section D Section E N o de fournisseur chez Le compte du fournisseur sera-t-il utilisé dans AMOS? OUI NON Biens ou service fournis par le fournisseur (détails) Section A : Renseignements généraux Dénomination sociale (nom officiel de l entreprise) : Division/filiale (s il y a lieu) Personneressource Adresse N o de téléphone N o de télécopieur Adresse courriel Confirmation du fournisseur Je confirme que les renseignements ci-dessus sont, autant que je sache, exacts et véridiques. Principal responsable : Page 3 de 8

4 Date : Nom et coordonnées de la seconde personneressource (comme ci-dessus) Devise privilégiée Modalités de paiement Paiement par TEF : Offert seulement aux entreprises qui sont canadiennes ou ont un compte bancaire dans une banque canadienne. Prière de joindre un spécimen de chèque portant la mention ANNULÉ. N o de TPS N O de TVH N O de TVQ Section B : Gestion de la qualité Votre entreprise a-t-elle un programme ou système de gestion de la qualité (SGQ)? S'agit-il d'un programme/système enregistré? Dans l'affirmative, répondre aux questions qui suivent. Nom du programme/système : OUI NON Numéro d'enregistrement : Page 4 de 8

5 Date d'expiration : Nom de l'organisme d'enregistrement : Si vous avez coché NON, veuillez résumer la façon dont votre entreprise assure la conformité de ses biens ou services aux exigences d' ou à d'autres exigences et remplir le reste de la présente section. Prenez note que vous pouvez faire l'objet d'un audit en tant que fournisseur. Si votre entreprise a plusieurs installations ou sites d'exploitation, est-ce que tous ont la certification ISO? Conservez-vous des dossiers de certification et de formation pour vos employés en guise de preuve de compétence? Avez-vous un système de signalement des non-conformités? Veuillez décrire en quelques mots la façon dont vous assurez la qualité de vos produits ou services. (Joindre une feuille supplémentaire.) Votre entreprise a-t-elle un processus pour traiter les cas de non-conformité de produits ou de services? Y a-t-il au sein de votre entreprise un mécanisme de présélection des sous-traitants? Si vous avez coché NON, tout sous-traitant auquel vous ferez appel pour la prestation de services à devra remplir le présent formulaire et être approuvé par. Veuillez fournir en guise de références les noms et coordonnées de deux entreprises auxquelles vous avez fourni des biens ou des services au cours des 12 derniers mois Page 5 de 8

6 Section C : Santé, sécurité et environnement (Pour les fournisseurs de services uniquement) OUI NON Votre entreprise est-elle dotée des plans suivants et des documents afférents : Plan en matière de santé et de sécurité Plan de gestion environnementale Y a-t-il eu au cours des cinq dernières années des décès liés au travail au sein de votre personnel? Dans l'affirmative, veuillez joindre un résumé indiquant la date, la nature de l'incident (accident industriel, accident automobile, etc.) et toute autre information pertinente. Au cours des trois dernières années, votre entreprise a-t-elle fait l'objet d'accusations ou d'une citation à comparaître dans le cadre de poursuites en vertu d'une loi ou d'une réglementation fédérale ou provinciale en matière de santé et sécurité au travail? Veuillez fournir un rapport contenant les statistiques de votre entreprise en matière de santé et de sécurité ainsi que d'environnement pour l'année en cours et les deux années précédentes [accidents avec perte de temps (PT), cas de traitement médical (TM) et cote attribuée par la CAT] TM PT Cote CAT Année en cours Année précédente Il y a deux ans Autorisation de la CSSIAT Page 6 de 8

7 Montant de l'assurance responsabilité civile d'entreprise Date d expiration : Section D : Information relative au transporteur Veuillez fournir les renseignements suivants (joindre les documents afférents) Attestation de conformité d'une commission des accidents du travail (provinciale/territoriale) Profil détaillé du fournisseur («Long Profile») en tant que transporteur (pour Terre-Neuve uniquement) Certificats d'assurance pour les polices suivantes : Assurance automobile responsabilité civile protection minimale de $ Assurance responsabilité civile de non-propriétaire (remorques) Assurance responsabilité civile générale minimum de $ par sinistre Assurance cargaison (responsabilité légale) pour camionneurs Inc. doit être désignée comme assuré additionnel dans la police d'assurance responsabilité civile générale et dans la police d'assurance visant les marchandises transportées par camion. Commentaires : Page 7 de 8

8 Section E : Approbation et signature Je déclare avoir lu les renseignements fournis dans le présent formulaire et estimer que l'entreprise en question peut devenir un fournisseur d'. C oordonateur ISO Da te Demandeur Da te Directeur, Sureté et sécurité Da te Directeur, Sûreté, qualité et env. maritimes Da te Page 8 de 8