DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES SECTEUR SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL ET PRÉSENCE AU TRAVAIL

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1 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES SECTEUR SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL ET PRÉSENCE AU TRAVAIL PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME D ASSURANCE SALAIRE À L INTENTION DES ÉTABLISSEMENTS DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX AVRIL 2013 o

2 Distribution Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux Direction des ressources humaines et des affaires juridiques 505, boul. De Maisonneuve Ouest Bureau 400 Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : Site internet :

3 PROGRAMME DE SOUTIEN ET MAINTIEN DE L EXPERTISE EN GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL Contexte Les établissements revoient constamment leurs pratiques de gestion en vue d une meilleure performance organisationnelle pour continuer à offrir des services de qualité. Pour répondre à ce défi colossal, notre réseau est actuellement en plein déploiement de projets d optimisation tant au niveau clinique qu administratif. Les services administratifs sont visés, notamment les services de la paye et de la santé et sécurité du travail. Pour ce dernier, entre autres en matière d assurance salaire, on assiste actuellement à une forte augmentation des coûts du régime, et ce, dans plusieurs établissements au Québec. Soucieuse de soutenir les établissements dans un exercice d optimisation de la gestion des activités liées au régime d assurance salaire, l Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) propose différentes stratégies d action permettant de répondre aux exigences organisationnelles. En partenariat avec le MSSS qui soutient l AQESSS au moyen d une subvention annuelle sur une période de (3) ans, l Association se dote d un plan d action dont les objectifs sont notamment : Développer les meilleures pratiques; Développer l autonomie des équipes SST; Développer les pratiques en réseau. Un des éléments majeurs du plan d action, le développement de l autonomie des équipes SST, passe par une offre de service à l ensemble des établissements du réseau de la santé et des services sociaux au moyen du Programme de développement de l expertise sur le régime de l assurance salaire, s ajoutant ainsi aux services déjà offerts par l AQESSS en matière de gestion de la présence au travail. Le document présente les différents volets de ce programme. 3

4 PROGRAMME DE SOUTIEN ET MAINTIEN DE L EXPERTISE EN GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL Objectifs généraux du programme Répondre aux besoins particuliers des établissements au niveau des différentes activités reliées à la gestion du régime de l assurance salaire; Faire bénéficier l établissement de l expertise d une ou plusieurs personnesressources par un accompagnement ponctuel sur la gestion du régime de l assurance salaire; Faciliter l intégration de connaissances, d habiletés et de compétences par le biais d un soutien personnalisé. Différents volets du programme Le programme comprend quatre volets distincts qui sont offerts à la suite d une démarche préalable conduisant à une analyse préliminaire sur la gestion du régime d assurance salaire; Cette analyse préliminaire sert de base à une recommandation d utilisation de l un ou de l autre ou de plus d un des quatre volets proposés. Dans les pages suivantes, chacun des éléments du programme est expliqué. Positionnement des établissements Nous avons utilisé les plus récentes données du rapport du MSSS sur la gestion de la présence au travail, volet assurance salaire (décembre 2012). Nous avons utilisé le ratio provincial d assurance salaire , soit 5,88 % pour subdiviser par la suite les établissements en trois groupes. Pour ceux-ci, nous avons utilisé la moyenne de leur ratio des trois dernières années pour mieux refléter les fluctuations hors de leur contrôle et les efforts réalisés : Les établissements avec un ratio de 7,1 et plus; Les établissements avec un ratio entre 6 et 7; Les établissements avec un ratio de 5,9 et moins. Sélection des demandes des établissements L AQESSS priorisera les établissements dont le ratio est de 7,1 et plus au moins pour la première année du programme. À défaut de demandes d établissements de ce groupe, celui des établissements dont le ratio est entre 6 et 7 sera priorisé et ainsi de suite; Les demandes seront acceptées selon l ordre d entrée et la disponibilité des ressources dont dispose l AQESSS. 4

5 PROGRAMME DE SOUTIEN ET MAINTIEN DE L EXPERTISE EN GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL Ressources disponibles L AQESSS constitue une banque de ressources pour réaliser les interventions suggérées. Elle a l intention d utiliser les ressources du réseau (actuelles ou retraitées) qui ont l expertise en la matière et qui connaissent de bons résultats; Après discussion avec l établissement, l AQESSS affecte la ou les ressources les plus susceptibles de soutenir l établissement dans le volet du programme faisant l objet de l entente de service. Coûts et modalités de fonctionnement Les coûts de base d une journée d intervention ont été établis à $ par personne-ressource, pour les volets 1 à 3 et $ pour le volet 4 de l intervention; Ces coûts sont assumés, en parts égales, par l établissement et la subvention du MSSS, à l exception de l étape de l analyse préliminaire qui est prise en charge entièrement par la subvention; Une entente de service est signée entre l établissement et l AQESSS. Cette entente fixe les services offerts, leur durée, le coût de l intervention et les personnes-ressources affectées; Le programme vise les établissements individuellement, mais il est possible de concevoir certaines démarches au niveau régional. Si une entente est prise avec une région ou sous-région, les modalités et les coûts seront ajustés en conséquence et feront l objet de l entente de service. Coordination du programme M me Mona Landry de l Association coordonne les activités du programme et peut, à l occasion, agir comme personne-ressource; Les demandes sont formulées à M me Aurore Dobbeleer, à l adresse suivante aurore.dobbeleer@aqesss.qc.ca ou au

6 PROGRAMME DE SOUTIEN ET MAINTIEN DE L EXPERTISE EN GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL TABLEAU SYNTHÈSE DES ACTIVITÉS OFFERTES DANS LE CADRE DU PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE 1 PRÉALABLE ANALYSE PRÉLIMINAIRE SUR LA GESTION DU RÉGIME D ASSURANCE SALAIRE NOMBRE D ÉTABLISSEMENTS CONCERNÉS Volet 1 Volet 2 Volet 3 Volet 4 NIVEAU DE PERFORMANCE Évaluation médicoadministrative des dossiers actifs en assurance salaire Accompagnement personnalisé Approche «Lean» en assurance salaire Formation générale ou adaptée selon les résultats de l analyse Ratio 7,1 et + fortement fortement recommandé fortement fortement 38 Ratio entre 6 et 7 recommandé 41 Ratio 5,9 et - Si pertinent Si pertinent Si pertinent Si pertinent D autres moyens pourront aussi être envisagés selon les résultats globaux des analyses réalisées : communautés de pratique, webinaires sur thématiques, etc. 6

7 PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE ANALYSE PRÉLIMINAIRE SUR LA GESTION DU RÉGIME D ASSURANCE SALAIRE CONTENU Analyse préliminaire faite avec l'établissement sur la gestion du régime d'assurance salaire. OBJECTIF Situer l'établissement par rapport à ses résultats, identifier ses forces et ses faiblesses et les zones d'amélioration possibles. MODÈLE D'INTERVENTION Présentation du portrait de l'établissement; Collecte d'informations et de données sur la gestion du régime d'assurance salaire; Rencontre avec la Direction des ressources humaines; Rencontre avec le chef de service SST ou la personne responsable de la gestion des dossiers médico-administratifs; Analyse des résultats par l'équipe de l'aqesss. LIVRABLE Présentation des conclusions de l'analyse réalisée; Recommandations de l AQESSS selon les volets de l'offre de service; Évaluation de la durée et des coûts de l intervention; Présentation d'une offre de service personnalisée. DURÉE ET COÛTS DURÉE : Une demi à une journée; COÛTS : Les honoraires sont de $ par jour par personne-ressource. L'établissement n'assume pas le coût de cette activité. 7

8 PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE VOLET 1 ÉVALUATION MÉDICO-ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS D ASSURANCE SALAIRE CONTENU Évaluation médico-administrative des dossiers actifs en assurance salaire; Évaluation médico-administrative des dossiers complexes; Évaluation médico-administrative des dossiers d'absentéisme excessif. OBJECTIFS Ce volet consiste à faire l'analyse diagnostic des actions médico-administratives en assurance salaire; Permet à l'établissement de s'assurer d'une gestion saine et rigoureuse du régime d'assurance salaire. MODÈLE D'INTERVENTION La personne-ressource se rend sur place; L'éblissement confie l'ensemble des dossiers ou un certain nombre de dossiers représentatifs à la personne-ressource chargée de l'analyse des dossiers; La personne-ressource peut ou non être accompagnée du porteur du dossier. Toutefois, dans le cas où les dossiers sont étudiés sans le porteur du dossier, ce dernier doit être en mesure de répondre aux questions de la personne-ressource à un moment convenu avec la personne-ressource. LIVRABLE Fiches d'actions et stratégies à poser pour chacun des dossiers à l'étude; Rapport final avec recommandations générales sur les constats rencontrés lors de l'étude des dossiers en fonction des processus de gestion à améliorer. DURÉE ET COÛTS DURÉE : la durée varie selon le nombre de dossiers à l'étude (prévoir de 25 à 35 dossiers par jour selon la complexité des dossiers étudiés et la formule choisie); COÛTS : les honoraires sont de $ par jour par personne-ressource. L'établissement assume la moitié du coût total. 8

9 PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE VOLET 2 ACCOMPAGNEMENT PERSONNALISÉ CONTENU Accompagnement personnalisé des dossiers actifs en assurance salaire; Accompagnement personnalisé des dossiers complexes; Accompagnement personnalisé des dossiers d'absentéisme excessif. OBJECTIF Ce volet consiste à accompagner le responsable dans le suivi des recommandations du volet 1 ou dans les futurs dossiers médico-administratifs sur une période donnée. Il s agit d un soutien personnalisé qui lui permettra de poser des actions précises et de régler les situations problématiques tout en utilisant des outils de gestion pratiques. MODÈLE D'INTERVENTION La personne-ressource se rend sur place; Amène la personne responsable du dossier à nommer les actions déjà entreprises et celles à poser. Elle guide les actions de cette personne en l'amenant à réfléchir sur les meilleures stratégies à adopter pour maintenir ou favoriser le retour au travail. LIVRABLE Aucun livrable; La personne du service de SST consigne les actions à poser dans chacun des dossiers, soit par le biais du logiciel de gestion ou par des notes administratives au dossier. DURÉE ET COÛTS DURÉE : la durée varie selon l'ampleur des recommandations du volet 1 et/ou selon le besoin exprimé par l'établissement; COÛTS : Les honoraires sont de $ par jour par personne-ressource. L'établissement assume la moitié du coût total. 9

10 PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE VOLET 3 APPROCHE LEAN (KAIZEN) EN ASSURANCE SALAIRE CONTENU Révision des processus : Absence maladie de plus de trois jours - Délai de carence; Certificat d'analyse d'une réclamation d'assurance salaire; Suivi et prolongation d'une invalidité; Évaluation médicale; Retour au travail (sans limitation) - Retour progressif (la période de réadaptation); Retour en assignation temporaire (FIQ/APTS) (si ces accréditations sont présentes dans l'établissement) - Retour en assignation temporaire (autres conventions collectives); Accommodement; Procédure de litige relatif à une invalidité; Absence après la 105e semaine d'invalidité; Rencontre partenaires / employés; Analyse des problématiques et solutions; Élaboration du plan d'action avec l'équipe de SST. OBJECTIF Fournir à l'ensemble de l'équipe SST de l'établissement l'opportunité d'optimiser leurs modes de fonctionnement et leurs pratiques de gestion du régime d'assurance salaire, et ce, afin de s'assurer de l'application optimale des règles de gestion. MODÈLE D'INTERVENTION Intervention individuelle avec l'équipe du service de SST. L'approche de l'aqesss permet à l'équipe de SST, avec l'aide de deux animateurs, de déterminer les problématiques rencontrées dans les différents processus liés au régime d'assurance salaire actuel, les questionner, les analyser, et d'échanger afin de trouver des solutions innovantes tout en s'assurant de la capacité de changer du milieu. L'animation sera faite en mettant en pratique les principes d'analyse du «Lean» et de la cartographie des processus. LIVRABLE Nouveaux processus; Un plan d'action. DURÉE ET COÛTS DURÉE : 7 jours et plus selon la taille de l'équipe; COÛTS : Les honoraires sont de $ par jour par personne-ressource. L'établissement assume la moitié du coût total. 10

11 PROGRAMME DE DÉVELOPPEMENT DE L EXPERTISE SUR LA GESTION DU RÉGIME DE L ASSURANCE SALAIRE VOLET 4 FORMATION GÉNÉRALE ADAPTÉE SELON LES RÉSULTATS DE L ANALYSE CONTENU Développement des connaissances : Programme de formation et d'information disponible : Gestion des dossiers d'invalidité; Gestion des retours au travail; Gestion d'un service de SST; Optimisation du logiciel PRASAT et développement des tableaux de bord. OBJECTIFS Ce volet consiste à offrir un service personnalisé de formation sur la gestion des dossiers médico-administratifs aux gestionnaires de dossiers à partir du Guide de gestion des régimes d'assurance salaire de l'aqesss; Cette approche est basée sur l'apprentissage individuel, le développement et le maintien des bonnes pratiques tout en approfondissant les notions plus problématiques rencontrées dans la gestion des dossiers et des audits. Une attention particulière sera portée sur l'application pratique des procédures, des outils de gestion disponibles (grilles, fiches, lettres-types, etc.) ainsi que les recherches dans les différentes conventions collectives et les lois applicables. MODÈLE D'INTERVENTION Programme de formation ciblée pour une personne ou pour un groupe de personnes du service de SST; Animation de la journée de formation aux moyens d'aspects théoriques et pratiques à l'aide des outils de gestion développés par l'aqesss; Cahier du participant disponible. LIVRABLE Dispensation de la journée de formation; Attestation de participation au programme de formation. DURÉE ET COÛTS DURÉE : une demi à une journée de formation par programme de formation; COÛTS : Les honoraires sont de $ pour une journée de formation. L'établissement assume la moitié du coût total. 11