Manuel d utilisation.

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1 Manuel d utilisation Version Novembre 2010

2 SOMMAIRE SOMMAIRE LA «FICHE ENTREPRISE» Données générales (page 1/3) Organismes sociaux et données liées avec la paye (page 2/3) Télé déclaration et conditions générales du contrat de prestation (page 3/3) La «LISTE SALARIES» Ajouter un salarié Reprise des données REALISATION DE LA PAYE (PAYE DU MOIS) Ajouter un salarié Autres heures Jours d absence Autres montants Prévisualisation de la paie Validation de la paie Paiement Bulletin de paie EXPORTS Ecritures Comptables Historique des payes Déclarations sociales / 16

3 1. LA «FICHE ENTREPRISE» Important Cette partie est à renseigner la 1 ère fois, lors de votre inscription. Veuillez bien lire la notice. Toute donnée erronée ou non complète peut avoir un impact sur vos bulletins de paie ou sur les déclarations des données auprès des organismes sociaux. 1.1 Données générales (page 1/3) Raison sociale Bien indiquer le nom complet de la société qui figure sur le K-Bis (ne pas renseigner celui de l enseigne commerciale). Date de création de l entreprise Indiquer la date de création telle qu indiquée sur le K-Bis. Adresse Indiquer l adresse de la société. Code postal Indiquez le code postal, la commune de votre entreprise s affichera automatiquement. Attention : si plusieurs villes existent pour un même code postal, il vous faudra sélectionner votre ville en cliquant sur le bouton «choix CP». Téléphone Saisir un numéro de téléphone valide, où nous pourrons vous joindre en cas de nécessité. Numéro Siret Indiquer le numéro Siret figurant sur le K-Bis. En cas de changement de SIRET en cours d exercice (ex : déménagement ), il est nécessaire de nous informer afin que nous puissions effectuer le changement du numéro. Cette modification ne peut être effectuée par vos soins. Code APE NAF Le code APE est composé de 4 chiffres et une lettre. Vous pouvez le retrouver sur le site de l INSEE : 3 / 16

4 Convention collective Tapez l activité de votre entreprise. Une liste déroulante vous propose les conventions collectives adaptées. Si vous n adhérez à aucune convention collective ou si vous ne trouvez pas votre convention collective dans la liste, choisissez «Autre». Adresse Indiquer votre adresse de correspondance. Elle va servir, par exemple, à : 1) vous communiquer votre identifiant, 2) vous envoyer la confirmation d inscription avec votre identifiant et mot de passe, des factures lors de la validation des bulletins paies, des informations relatives aux déclarations sociales. Attention! Cette adresse sert à communiquer avec vous. Il est très important d indiquer une adresse valide ou une adresse que vous consultez régulièrement. Nom utilisateur / Mot de passe Le mot de passe et le nom utilisateur peuvent être en majuscules ou en minuscules, à votre choix, mais mémorisez les, ils sont indispensables pour que vous puissiez re-accéder à vos données, une fois le premier enregistrement terminé. Ces informations vous sont envoyées par après la validation de votre inscription. Pour information, le système vous attribue automatiquement un identifiant sur la base de la 1 ère lettre du prénom du dirigeant et le nom du dirigeant. (Exemple : M. DUPOND Serge, le login sera sdupond) 1.2 Organismes sociaux et données liées avec la paye (page 2/3) URSSAF Indiquer votre numéro d affiliation à l URSSAF composé des 15 chiffres comme suit : Exemple : Cette information est obligatoire sur les bulletins de paies. Ce numéro est nécessaire pour établir les déclarations sociales mensuelles/trimestrielles/annuelles. En l absence des numéros d affiliations, FrancePaye.fr ne peut effectuer les télédéclarations. Attention! FrancePaye.fr identifie automatiquement votre Code URSSAF. Nous vous recommandons de bien vérifier que ce code est correct. Il correspond aux 3 premiers chiffres de votre numéro d affiliation. Dans l exemple ci-dessus, le code est 756. Assedic Indiquer votre numéro d affiliation au Pôle Emploi (Assedic/Garp) composé des 8 chiffres et 1 lettre : 4 / 16

5 Exemple : F Ce numéro est nécessaire pour établir les déclarations sociales mensuelles/trimestrielles/annuelles. Retraite complémentaire ARRCO /AGIRC / Prévoyance Indiquer le nom de votre caisse de retraite et de Prévoyance (le cas échéant), ainsi que votre numéro d affiliation. Code risque Accident du Travail / Date taux AT Ce code dépend de l activité principale de l entreprise, de son code NAF(APE). Il vous est communiqué par la CRAM (Caisse Régionale de l Assurance Maladie) chaque année, au début du mois de Janvier ou lors de la création de votre entreprise. Vous pouvez le saisir dans la case correspondante ou choisir dans la liste déroulante en tapant le premier chiffre de votre code. Ce code est nécessaire pour établir la DADS en fin d année. Si vous n avez pas ce code, n hésitez pas à relancer la CRAM. Taux d accident du travail Ce taux vous est fourni par la CRAM (Caisse Régionale de l Assurance Maladie). Il se trouve également sur les bordereaux de déclarations reçues par l URSSAF. Cette cotisation (part patronale) est obligatoire. Versement transport Cette cotisation concerne les employeurs des secteurs public et privé qui emploient plus de 9 salariés en région parisienne ou dans le périmètre d une Autorité Organisatrice de Transport (AOT). Titres restaurant Si vous distribuez des titres de restaurant, indiquez le montant du titre restaurant, ainsi que sa part salariale. Nombre d heures de travail de l entreprise C est le nombre d heures hebdomadaire de l entreprise. Le nombre d heures hebdomadaire est de 35H sauf pour les sociétés dont la convention collective ou le règlement intérieur prévoit un nombre d heures différent. Attention! Ne saisissez pas le nombre d heures effectuées par vos salariés à cette étape, cette information vous sera demandée dans la fiche salarié. 5 / 16

6 Jours de fermeture de l entreprise Par défaut, FrancePaye.fr indique comme jours de fermeture le samedi, le dimanche et les jours fériés. Si les jours de fermeture de votre entreprise sont différents, vous pouvez modifier ce paramétrage en cliquant sur «Ouvrir votre calendrier», puis en cliquant sur les jours considérés comme jour de repos, et enregistrer avant de quitter la page. Nombre de salarié dans l entreprise Indiquer le nombre de salarié existant dans votre entreprise au 31 décembre dernier. Si votre société a été créée en cours d année, ce nombre est de 0. Retraite prévoyance Si vos employés bénéficient d une retraite conventionnelle supplémentaire et/ou d une prévoyance complémentaire en plus des retraites et prévoyance légales et obligatoires ; il faudra alors remplir cette partie. Attention! Les taux de cotisation de retraite obligatoire sont déjà paramétrés par FrancePaye.fr. Il ne faudra pas les saisir à cet endroit. Pour rappel, ces taux sont pour : - ARRCO 7,50% (3% à la charge du salarié et 4,50% à la charge de l entreprise) sauf pour certaines conventions telles que la coiffure (taux de 50% part patronale et 50% part salariée) - AGIRC 20,00% (7,50% à la charge du salarié cadre et 12,50% à la charge de l entreprise) sauf pour certaines conventions telles que la coiffure (taux de 50% part patronale et 50% part salariée). Pour remplir les taux de cotisations supplémentaires ou si vous avez souscrit à une prévoyance complémentaire, il faudra cliquez sur ou, un tableau va s ouvrir. Vous trouverez les renseignements à indiquer dans le contrat que vous avez signé pour ces prestations. Vous avez la possibilité, d affilier chaque catégorie professionnelle à deux caisses différentes Si vous avez opté pour une charge fixe, tant patronale que salariale, remplissez seulement les deux colonnes «montant fixe mensuel» Si ces charges sont basées sur pourcentage des plafonds de la Sécurité Sociale, il faudra remplir les autres colonnes. Nous vous rappelons que : - la tranche A, correspond au salaire qui est égal ou inférieur à 1 fois le plafond mensuel de la Sécurité Sociale ; pour 2010 il est de 2885 euros mensuel, - la tranche B, correspond au salaire supérieur à un plafond de la SS et inférieur à 4 fois à celui-ci (compris entre 2885 et ) 6 / 16

7 - la tranche C, correspond au salaire compris entre la limite supérieure de la tranche B et 8 fois le plafond SS (compris entre et ) 1.3 Télé déclaration et conditions générales du contrat de prestation (page 3/3) Télé-déclaration : FrancePaye.fr vous propose de télédéclarer vos données auprès de l URSSAF, des Assedics et des Caisses de retraite et prévoyance, et /ou de télépayer les montants à déclarer (prélèvement directement par les organismes sociaux). Si vous optez pour l option de télédéclaration, il vous est demandé de choisir si vous souhaitez également le télépaiement ou si vous souhaitez régler par chèque. Attention! Si vous optez pour cette option, il vous faudra remplir et retourner le plus rapidement possible en 2 exemplaires, le mandat qui vous sera envoyé par lors de la confirmation de votre inscription (accompagné de votre RIB, si l option télépaiement est choisie) à l adresse suivante : 33 rue de Miromesnil PARIS Quoi qu il en soit, que vous ayez opté ou non pour cette option, vous recevrez à chaque échéance un tableau récapitulatif vous permettant, soit : - de vérifier les données avant la télédéclaration/télépaiement, - de compléter vos bordereaux manuellement. Contrat de prestation de services. Lisez le contrat attentivement. Ce contrat définit les prestations proposées par FrancePaye.fr ainsi que les obligations mutuelles. N oubliez pas de valider en cliquant sur Une fois validée, vous recevrez un mail de confirmation avec votre identifiant et votre mot de passe. 7 / 16

8 2. La «LISTE SALARIES» Tous les salariés saisis apparaissent dans cette fenêtre. Pour accéder au détail de la fiche du salarié : cliquez Pour visualiser l historique des bulletins du salarié : cliquez Pour supprimer le dossier d un salarié : cliquez A tout moment vous pouvez ajouter un salarié en cliquant sur le bouton 2.1 Ajouter un salarié Une fiche salarié va s ouvrir et vous permettra d enregistrer le salarié concerné. Important Vous avez 2 possibilités : 1/ Vous embauchez un nouveau salarié Cochez «Saisie d un nouveau salarié» Attention! N oubliez pas de déclarer l embauche de votre salarié à l URSSAF via le site Cette déclaration est obligatoire et doit être effectuée avant le début du contrat de travail du salarié. 2/ Vous souhaitez migrer la gestion de vos paies sur et vous souhaitez reprendre les données de vos salariés Vous devez impérativement cocher «Reprise d un salarié existant dans l entreprise» Cette étape vous permettra, après avoir saisi les informations relatives au salarié, d intégrer les informations relatives à la reprise des données des paies issues de votre ancien logiciel (information disponible sur les bulletins de paie) : données sur le nombre de jours de droits à congés et sur les cumuls annuels. Ces données sont nécessaires pour l établissement de futures fiches de paie. Etat civil du salarié Remplir tous les champs suivis d un astérisque. Ces informations correspondent à toutes les mentions obligatoires des fiches de paye de vos salariés. Informations concernant le contrat de travail Après avoir indiqué toutes les données concernant l état civil de votre salarié, vous devez renseigner les champs concernant son contrat de travail, soit : 8 / 16

9 Le type de contrat : CDI «Contrat à durée indéterminée» ou CDD «contrat à durée déterminée» Pour les CDD, nous vous recommandons d indiquer la date de fin de contrat prévu. Le statut général Indiquer son statut : Cadre, Employé, Ouvrier, Agent de Maîtrise, Mandataire Social, Stagiaire. Le statut particulier Le statut particulier permet d appliquer les taux de cotisations sociales et les éventuelles exonérations. Le coefficient et la qualification Ces informations sont nécessaires et doivent être indiquées dans le contrat de travail. Si vous hésitez suer le coefficient et la qualification de votre salarié, regardez dans votre convention collective ou interrogez votre syndicat professionnel, sachant que chaque coefficient correspond à un salaire de base minimum à respecter, ce qui doit guider votre choix. Le nombre d heures Indiquer le nombre d heures travaillées. Le temps plein est égal à 151,67 H par mois. Si votre salarié est à temps partiel, indiquez le nombre d heures mensuelles. Il se calcule sur la base du nombre d heures hebdomadaires * 4,33. Si votre salarié est au forfait jour, indiquez le nombre de jours. Un cadre au forfait est normalement à 218 jours. Le salaire Vous pouvez calculer soit sur la base du salaire mensuel, soit sur la base du salaire horaire. Si vous optez pour le SMIC, il sera automatiquement à jour à chaque modification du taux du SMIC. Apprenti Si votre salarié est un apprenti, il faudra indiquer le salaire minimum de l apprenti en pourcentage du SMIC. Exemple : 61, s il est payé à hauteur de 61% du SMIC. Taux AT Attention, le taux AT (Accident du Travail) va s afficher automatiquement puisque vous venez de l indiquer dans votre Fiche Entreprise. Certaines entreprises peuvent avoir plusieurs taux (exemple : un pour les administratifs, un autre pour les ouvriers). Cette fenêtre vous permet de personnaliser ce taux si besoin. 9 / 16

10 Mutuelle Si votre salarié bénéficie d une mutuelle, cliquez sur. Un tableau va s ouvrir vous permettant de saisir le nom de la mutuelle, le montant de la part salariale et le montant de la part patronale. Vous avez le choix de saisie d un montant fixe ou d un pourcentage. Congés restant Ce sont le nombre de jours de congés restant à prendre par le salarié. Vous pouvez à tout moment lui rajouter des droits. Cette manipulation est définitive et irréversible. Par contre, vous ne pouvez lui soustraire des droits, conformément à la législation. Vous pouvez également gérer à cet endroit le suivi des congés payés ou absence de votre salarié. Il suffit de cliquer sur et remplir les jours d absence. Générer le contrat de travail FrancePaye vous propose un projet de contrat de travail sur la base des informations que vous avez saisies. En cliquant sur «Oui», un projet vous est envoyé à votre adresse . Cliquer sur pour valider vos données. L enregistrement d un nouveau salarié est terminé. Attention! Si vous avez cliqué sur «ajout d un salarié existant», la page «Reprise des données» s ouvre. Sinon, cliquez sur le bouton «Reprise des données». 2.2 Reprise des données Important Se munir du : - Dernier bulletin de paie existant - Avant dernier bulletin de paie existant - Le bulletin de paie du mois de Mai (s il existe) Exemple : Si nous sommes entre Juin 2009 et Mai 2010, prendre le bulletin de Mai Le bulletin de paie du mois de Décembre (s il existe) Exemple : Si nous sommes entre Janvier 2010 et Décembre 2009, prendre le bulletin de Décembre Dernière paye traitée Indiquer le dernier bulletin de paie que vous possédez pour ce client. 10 / 16

11 Reprise des montants cumulés depuis le 1er janvier Dans cette partie, il faudra indiquer le montant des cumuls tels qu ils sont indiqués sur le dernier bulletin de paie que vous possédez : - Plafond de Sécurité Sociale - Salaire brut total - Heures travaillées - Heures supplémentaires - Charges salariales - Charges patronales - Salaire net imposable Jours de congés payés acquis et restants en jours ouvrables Ces informations permettront de calculer le nombre de jours de congés payés restant et surtout, elles permettront d évaluer correctement les jours de congés payés. Pour le calcul des congés payés, FrancePaye.fr applique la règle du meilleur du 1/10 ème du salaire ou le maintien du salaire. Jours de congés acquis au 31 mai dernier Reprendre le nombre de jours de congés payés restant sur le dernier bulletin du mois de Mai. Jours de congés acquis depuis le 1er juin dernier Reprendre le nombre de jours acquis depuis Juin. En général, un salarié acquiert pour un mois de travail 2,5 jours (ou 2,08 jours - FrancePaye utilise la méthode des jours ouvrables, soit 2,5 jours par mois). Soit, si vous reprenez le salarié en date de Février 2009, il aura acquis 2,5 jours * 8 mois = 20 jours (de Juin 2008 à Janvier 2009) Total des jours de congés payés restants Il faudra indiquer le nombre de jours de congés payés restant à prendre sur le dernier bulletin. Informations permettant de calculer les futures indemnités de congés payés Total des salaires brut versés depuis le 1er juin dernier (hors montants exceptionnels non récurrents) Exemple : si la dernière paye traitée est le mois de Janvier 2010, alors, il faudra indiquer dans cette case, le montant des salaires bruts versés du 1er juin 2009 au 31 janvier Total des salaires brut versés du 1er juin au 31 mai dernier (hors montants exceptionnels non récurrents) Exemple : si la dernière paye traitée est le mois de Janvier 2010, alors, il faudra indiquer dans cette case, le montant des salaires bruts versés du 1er juin 2008 au 31 mai / 16

12 Si vous avez des difficultés pour saisir les éléments de reprise, vous pouvez nous contacter à l adresse suivante : contact@francepaye.fr Valider les informations de reprise. Cocher cette case puis cliquer sur pour valider vos données. L enregistrement de la reprise du salarié est terminé. Important A partir de ces étapes, vous n aurez plus à saisir les informations précédentes, sauf quelques modifications en cours de votre activité, par exemple : - entrée de nouveaux salariés - départ de personnel - augmentation de salaire - majoration du ticket restaurant - changement de Mutuelle et/ou de Prévoyance - changement de taux pour l apprenti ou les contrats de qualification - changement d adresse de l entreprise et/ou du salarié En cas de modification des données de l entreprise ou du salarié, veuillez les saisir dans les fiches correspondantes avant de commencer le traitement de la Paye du mois. 12 / 16

13 3. REALISATION DE LA PAYE (PAYE DU MOIS) Dans l onglet PAYE DU MOIS s affiche la liste de vos salariés pour le mois en cours avec le rappel de leurs heures contractuelles et de leur salaire de base. 3.1 Ajouter un salarié Vous pouvez à tout moment rajouter un salarié en cliquant sur. 3.2 Autres heures Si votre salarié a effectué des heures supplémentaires ou complémentaires, cliquez sur l icône remplissez les cases concernées. et Rappel : les heures complémentaires concernent les salariés à temps partiel. Ce sont les heures effectuées au-delà des heures prévues dans leur contrat, elles sont payées sans majoration, mais elles ne doivent pas excéder 10% du temps de base hebdomadaire. Exemple : le contrat prévoit 20 heures par semaine, vous pouvez demander à travailler 2 heures de plus par semaine (à indiquer à la ligne heures complémentaires). Ce seuil peut être porté à 1/3 du temps hebdomadaire de travail prévu par le contrat, sans toutefois atteindre le temps complet. Les heures entre 1/10 et 1/3 doivent être payées avec 25% de majoration et vous les inscrirez à la ligne Nombre d heures complémentaires, autre taux. Exemple : salarié à 25h hebdo, a effectué 5 heures complémentaires sur la semaine N, on saisit 2,5H au taux normal et 2,5H avec une majoration de 25%. Nombre d heures d absences non payées Si votre salarié est absent quelques heures, le total des heures d absences doit être inscrit dans cette case. 3.3 Jours d absence La gestion des absences s effectue dans un tableau accessible par l icône d absence ou par l icône de la colonne Jours Ce tableau représente le calendrier du mois en cours. Différentes couleurs distinguent les jours travaillés des jours chômés. Vous n avez plus qu à remplir les jours d absences en choisissant dans les déroulants le motif de l absence qui apparaîtra sur la feuille de paye. Les couleurs se mettront en place suivant vos indications. En dessous, le tableau des congés restants vous aidera à suivre les droits à congés de vos salariés, acquis et en cours d acquisition. Par contre, sur sa feuille de paye, votre salarié aura le cumul de ses droits à congés restants en jours ouvrables (jours acquis diminués des jours pris et augmentés des jours en cours d acquisition) 13 / 16

14 Sauf en ce qui concerne les salariés en CDD, le droit à congés payés* n'est ouvert que si le salarié a travaillé chez le même employeur pendant un temps équivalent, depuis le 22 août 2008, à un minimum de 10 jours de travail effectif (c. trav. art. L , al. 1 ; n. c. trav. art. L ). Rappel : les salariés ont un droit à 2,5 jours ouvrables de congés. Selon la législation, le nombre de jours de congés payés acquis à la fin du mois doit être arrondi à l unité supérieure. Les absences non assimilées par la loi à du travail effectif suppriment des droits à congés. Vous pouvez inscrire d avance les congés posés pour les mois suivants en cliquant sur la flèche en haut à droite du calendrier et vous pouvez également augmenter les droits à congés dans la fiche du salarié. Pour que vos données soient prises en compte sur le bulletin, pensez à cliquer sur le bouton Si vous n avez aucune information à fournir dans les rubriques Autres heures et Jours d absences, allez directement à la colonne suivante. 3.4 Autres montants Cette rubrique doit obligatoirement être validée pour que vous puissiez éditer la paye, même si il n y a pas d éléments à renseigner En cliquant sur vous accédez à un tableau avec des menus déroulants, vous permettant de saisir les différents montants présents sur une fiche de paye. Dans cette page, la première information demandée est le nombre de tickets restaurant (si votre entreprise en distribue) que vous avez à déduire de la paye. Indiquez seulement le nombre de tickets et le calcul se fera automatiquement en fonction du montant unitaire renseigné dans la Fiche entreprise. Les menus déroulants vous permettront d ajouter ou de retrancher des compléments ou des trop perçus de salaire, des remboursements de frais, primes diverses, etc. Sélectionnez et remplissez les rubriques qui vous concernent. Une fois les montants saisis, contrôlez votre choix en vérifiant à droite si la somme que vous venez d inscrire est comptabilisée en plus ou en moins. Nous ne gérons pas la subrogation lors des absences pour maladie, accident de travail ou de trajet. Si vous voulez compléter la rémunération de votre salarié, vous pouvez ajouter la différence entre son salaire et ces indemnités à la ligne «complément de salaires /IJSS» dès que celui-ci reçoit le relevé de ses IJSS (indemnité journalière de sécurité sociale). 14 / 16

15 Pour que vos données soient prises en compte sur le bulletin, pensez à cliquer sur le bouton La paye étant maintenant en mémoire, vous revenez automatiquement sur la page PAYE DU MOIS où sont listés vos salariés. 3.5 Prévisualisation de la paie Important Cette étape est obligatoire. La prévisualisation s effectuer en cliquant sur le bouton. C est l occasion de vérifier une dernière fois que votre bulletin de paie est exact. Si les informations saisies sont correctes cochez les cases dans la colonne Bon à traiter. En cas de modifications, vous pouvez revenir à la rubrique concernée pour la compléter ou modifier. 3.6 Validation de la paie Important et Attention! Cette étape est définitive et irréversible. Nous vous recommandons de bien s assurer que la prévisualisation vous convient. La paie définitive sera le reflet de la prévisualisation sans la mention Projet. Pour valider la paie, il vous suffit de cocher la case «bon à traiter», puis les conditions générales et cliquer sur. Attention vous ne pourrez plus modifier vos informations une fois la paye définitive lancée. 3.7 Paiement Après avoir validé, vous allez arriver sur le site de la Société Générale afin d effectuer votre règlement par CB sur ce site sécurisé. Dès lors que vous avez validé le règlement, vous recevrez par la confirmation du paiement ainsi que votre facture. Votre facture est également sauvegardée dans l onglet «mon compte». 3.8 Bulletin de paie Vous pouvez maintenant visualiser et imprimer vos bulletins en cliquant sur Bulletin. sous la rubrique 15 / 16

16 4. EXPORTS Dans cet onglet, vous trouverez les elements suivants : 4.1 Ecritures Comptables Lorsque vos opérations de la paye d un mois sont terminées, vous pouvez cliquer sur l onglet ECRITURES COMPTABLES et les montants à comptabiliser pour le mois en question : n de compte, libellés, débit ou crédit Historique des payes Cet onglet permet la visualisation des payes sur une période précise. Vous pouvez choisir comme période celle précédant le moment de la dernière paye (option mois de paye ou mois de traitement). A tout moment vous pouvez accéder au détail des payes du mois en cliquant sur Déclarations sociales Cet onglet vous permet de visualiser les données sociales à déclarer ou celles qui seront télédéclarées par FrancePaye. Important et Attention! Quelques principes à connaître : FrancePaye.fr considère que la date de paiement au salarié est la date à laquelle vous validez votre bulletin de paie sur le site. Par ailleurs, cette date de validation est très importante. C est cette date qui déclenchera la période de déclaration des données sociales. Exemple : Si le bulletin de Paie de Mars 2010 est validé avant le 31 mars 2010, cette paie sera intégrée dans le calcul des déclarations sociales au titre du 1 er trimestre Si le bulletin de Paie de Mars 2010 est validé à partir du 1 er avril 2010, cette paie sera intégrée dans le calcul des déclarations sociales au titre du trimestre suivant. 16 / 16