GESTION DES PLACEMENTS TRANSNATIONAUX. Fonctions du stagiaire. Instructions 10/09/99

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1 Projet Pilote PEGASE Page 1 / 12 SOMMAIRE 1/ Objet 2/ But de l instruction 3/ Intérêts d un stage européen pour le stagiaire 4/ Documents de référence 5/ Documents opérationnels 6/ Description des fonctions 1 / OBJET Ce document décrit les activités que doit entreprendre un stagiaire qui va suivre un placement dans une entreprise transnationale dans le cadre d une formation professionnelle. 2 / BUT DE L INSTRUCTION Améliorer la qualité du stage en définissant précisément le rôle du stagiaire depuis la définition de son projet européen jusqu au bilan du placement. 3 / INTERETS D UN STAGE EUROPEEN POUR LE STAGIAIRE - Acquérir une véritable expérience professionnelle au travers d un stage qualifiant, - Appliquer les concepts enseignés lors de la formation théorique, - Améliorer la transition vers la vie active, - Approfondir ses compétences linguistiques, - Découvrir les différences culturelles de futurs partenaires professionnels, - Développer ses capacités d adaptation et d intégration,

2 Projet Pilote PEGASE Page 2 / 12 - Renforcer son sens des responsabilités et son autonomie, - Stimuler son ouverture d esprit et sa curiosité, - Favoriser un épanouissement personnel et un enrichissement culturel construits sur un projet professionnel individuel. 4 / DOCUMENTS DE REFERENCE - Procédure «Gestion des placements transnationaux» PR-F / DOCUMENTS OPERATIONNELS - Les documents opérationnels sont listés au bas de chaque activité décrite au chapitre 6, - Ils sont constitués d enregistrements, de listes ou de modes opératoires, - Ils peuvent être génériques ou spécifiques. 5.1 ) Documents génériques Exemple : Fiche de visite d un stagiaire intitulé RE-FA-50 code - Les documents opérationnels génériques sont partie intégrante du projet pilote PEGASE, - Leur intitulé est écrit en style «normal», - L intitulé est suivi de son code. 5.2 ) Documents spécifiques Exemple : Fiche descriptive du programme de formation - Les documents opérationnels spécifiques sont hors projet PEGASE car particuliers à un organisme donné, - Leur intitulé est écrit en style «italique», - Ils ne portent pas de code.

3 Projet Pilote PEGASE Page 3 / 12 6 / DESCRIPTION DES FONCTIONS 25 Définir les projets de stage Faire le point sur ses compétences professionnelles : - formation en cours - diplômes obtenus et stages effectués précédemment - autres expériences professionnelles Choisir le secteur d activité des entreprises à contacter selon : - ses compétences, ses goûts et ses expériences passées - le réseau européen auquel est intégré l organisme de formation - les vœux des autres stagiaires - le bénéfice potentiel pour l entreprise d accueil - la taille de l entreprise recherchée - le type d activités souhaitées pendant le stage - son projet professionnel pour l avenir proche - l utilité potentielle du stage pour une entreprise régionale porteuse d un projet européen Faire le point sur ses compétences linguistiques - langue(s) maîtrisée(s) (oral, écrit) - souhaits d approfondissement d une langue particulière Choisir un pays de destination en fonction : - des compétences linguistiques à exploiter ou à développer - de la motivation pour ce pays, de ses goûts personnels Présenter son projet européen à un parrain régional potentiel ou rechercher celui-ci : - examiner avec lui la possibilité de faire profiter son entreprise du séjour européen - le motiver en lui montrant l intérêt qu il peut y trouver - signer une charte de parrainage, le cas échéant - Fiche «Mon projet de stage transnational» RE-FA-05 - Liste des entreprises et partenaires transnationaux de l organisme de formation - Charte de parrainage

4 Projet Pilote PEGASE Page 4 / Préparer un dossier de demande de stage Essayer de se mettre à la place de l entreprise d accueil Imaginer ce qui pourrait l inciter à répondre positivement à la demande de stage Rédiger les lettres de motivation et le C.V. en fonction de la formation reçue à ce sujet Constituer les dossiers contenant chacun : - une lettre de motivation (manuscrite ou dactylographiée selon les pays) - un curriculum vitae (accompagné d une photo d identité pour certains pays) - une fiche descriptive des formations en cours et précédente - une lettre de recommandation émanant de l organisme de formation Traduire le dossier dans la langue du pays choisi ou en anglais Fournir au correspondant local les informations nécessaires à l organisation de la vie en dehors de l entreprise (logement, préparation linguistique ) - Lettre de motivation - Curriculum vitae - Fiche descriptive des formations suivies - Lettre de recommandation - Fiche de candidature à un stage auprès du correspondant local RE-FA Compléter le dossier de demande de stage Compléter ou corriger les documents non conformes Rédiger ou fournir les documents manquants - Lettre de motivation - Curriculum vitae - Fiche descriptive des formations suivies - Lettre de recommandation

5 Projet Pilote PEGASE Page 5 / Transmettre le dossier à l entreprise ou au correspondant local Si l envoi n est pas pris en charge par l organisme de formation : Ne pas oublier d indiquer le pays de destination sur l enveloppe Mentionner les nom et adresse de l expéditeur Affranchir au tarif en vigueur selon le pays destinataire - Lettre de motivation - Curriculum vitae - Fiche descriptive des formations suivies - Lettre de recommandation 45 Relancer l entreprise ou le correspondant local Si la relance n est pas prise en charge par l organisme de formation : Privilégier le contact téléphonique, le courrier électronique ou le fax Affiner son argumentation afin d augmenter les chances d obtenir une réponse positive - Courrier ou fax de relance 50 Définir le programme du stage Lors d un entretien téléphonique ou au travers d un courrier, faire part à l interlocuteur dans l entreprise de ses attentes, de sa motivation, des missions souhaitées, des projets pour lesquels sa participation est possible S informer sur l entreprise (taille, activité...) Définir avec le maître de stage : - un programme d action pour la durée du stage - les modalités de l encadrement et du suivi S informer des obligations dans l entreprise (horaires, confidentialité...) - Courrier

6 Projet Pilote PEGASE Page 6 / Signer les conventions de stage Remplir et signer les 3 exemplaires originaux de la convention de stage (stagiaire, entreprise, organisme de formation) ainsi que le programme de stage annexé : - les signer en premier lieu puis faire signer par le chef d entreprise et enfin par la direction de l organisme de formation Vérifier que l entreprise a bien apposé son cachet (obligatoire) avec mention de l adresse et que la convention contient les dates de début et de fin de stage (jour, mois, année) Photocopier 2 exemplaires de la convention de stage à destination de l organisme gestionnaire des bourses de mobilité et de la Sécurité Sociale Ecrire aux autres entreprises qui ont répondu favorablement à la demande de stage pour les informer de son choix et les remercier S il est validé par l organisme de formation, signer le programme de stage proposé par l entreprise - Convention de stage - Programme de stage RE-FA Renforcer la préparation du séjour sur les plans linguistique et culturel Etre assidu et participatif aux cours de langues Suivre quotidiennement des émissions de radio ou de télévision Lire chaque semaine un journal S informer sur le pays, la région, la ville, les modes de vie - Journaux, revues - Livres touristiques, guides

7 Projet Pilote PEGASE Page 7 / Préparer le dossier de demande de bourses S informer auprès du responsable des stages des possibilités d obtention de bourses régionales, nationales, européennes... Lire attentivement le dossier Remplir le dossier en suivant scrupuleusement les indications fournies afin de faciliter son traitement S assurer que les documents fournis comportent toutes les informations demandées Respecter les délais prescrits - Dossier de demande de bourses 70 Compléter le dossier de demande de bourses Compléter ou corriger les rubriques non conformes du dossier Fournir les pièces manquantes - Dossier de demande de bourses 90 Préparer le départ du stagiaire et organiser l arrivée dans l entreprise Se mettre en règle sur le plan administratif : - pièces d identité - carte de séjour (si séjour supérieur à 3 mois), visa - protection sociale (formulaires E111 et S3124) Autres formalités : - assurance responsabilité civile - contrat d assistance rapatriement - démarches à suivre en cas d accident - allocation chômage - permis de conduire - impôts - douanes - retraite

8 Projet Pilote PEGASE Page 8 / 12 Préparer la vie quotidienne sur place (si possible avec l appui du correspondant local) : - hébergement (type, adresse, montant du loyer, signature du bail) - transport (distance, fréquence, durée, coût) - repas (lieu, distance entre les lieux de travail et de vie, coût) - argent (ouvrir un compte bancaire dès l arrivée) - santé (fiche médicale indiquant les allergies, incompatibilités médicales...) - loisirs, culture, sport Rencontrer un ancien stagiaire afin de profiter de son expérience et de ses conseils Fournir au responsable des stages de l organisme de formation toutes les informations dont il aura besoin pour assurer le suivi du stage (adresse, téléphone ) Négocier avec vos hôtes (entreprise, correspondant local et logeur), au moins une semaine avant le départ, les modalités de votre accueil (date, heure et lieu) Eviter d arriver le week-end afin de respecter leur repos hebdomadaire - Carnet de bord RE-FA-35 - Fiche stage professionnel RE-FA-30 - Démarche à suivre en cas d accident MO-FA Partir en stage / accueillir le stagiaire Veiller à ne pas partir sans : - les documents officiels (passeport ) - les adresses utiles (entreprise, hébergement) - les numéros de téléphone importants (organismes de formation, assurances, banque ) - les codes indispensables (carte bancaire, sécurité sociale, responsabilité civile ) - les titres de transport Envoyer dès l arrivée, au responsable des stages, les informations manquantes sur : - l entreprise (nom du maître de stage, numéros de téléphone et de fax) - l hébergement sur place (adresse, numéro de téléphone) Suivre une préparation linguistique complémentaire auprès du correspondant local le cas échéant - Carnet de bord RE-FA-35

9 Projet Pilote PEGASE Page 9 / Suivre le déroulement du stage Se conformer aux règles de vie de l entreprise (horaires, visites médicales, tenues de travail, accessoires de protection individuelle) telles que décrites dans le livret d accueil Etre attentif aux usages du pays d accueil en matière de mode de vie, de tenue vestimentaire, de politesse, de courtoisie, de tolérance, etc. Aller au contact des gens et essayer de leur parler le plus souvent possible Etre conscient que la pérennité du stage repose en grande partie sur le comportement du stagiaire Effectuer votre activité professionnelle conformément aux instructions du maître de stage (décrites dans une fiche de tâche). Ne pas se limiter cependant à celles-ci. Questionner, émettre des propositions, prendre des initiatives Rédiger un journal de bord quotidiennement Commencer à recueillir les informations qui permettront de construire le rapport de stage Faire le point périodiquement avec le maître de stage et remplir avec lui la fiche de suivi Rechercher les contacts avec les autres stagiaires Préparer la visite de suivi de stage effectuée par le responsable des stages et/ou le correspondant local (questions à poser, résultats à montrer ) - Livrets d accueil de l entreprise et du correspondant local - Carnet de bord RE-FA-35 - Fiche de tâche RE-FA-40 - Fiche de suivi du stagiaire RE-FA Valider l ébauche du rapport de stage Rédiger un plan Rassembler et faire accepter par le maître de stage les informations et documents à insérer dans le rapport - Plan du rapport de stage - Liste des documents utiles

10 Projet Pilote PEGASE Page 10 / Préparer l évaluation et le bilan de stage Remplir complètement : - la fiche de bilan de stage envoyée par le responsable des stages - la fiche de remboursement des frais de stage, le cas échéant - Fiche de bilan de stage professionnel RE-FF-55 - Fiche de remboursement de frais 115 Rédiger le rapport de stage Rédiger le rapport de stage (dans la langue du pays d accueil ou en anglais) à partir de l activité menée, des informations recueillies et du journal du bord Le donner à lire au maître de stage afin de vérifier l exactitude du contenu et d expurger les informations confidentielles Dactylographier la version mise à jour Traduire le rapport dans la langue nationale (ou en anglais) Dactylographier les 2 versions du rapport de stage (langue nationale et langue du pays d accueil ou anglais) Effectuer une soutenance «à blanc» devant un auditoire de l entreprise - Carnet de bord RE-FA-35 - Rapport de stage

11 Projet Pilote PEGASE Page 11 / Envoyer le rapport de stage et les fiches de bilan Envoyer au responsable des stages avant la date limite fixée : - le rapport de stage en 2 exemplaires rédigés dans la langue nationale et un exemplaire rédigé dans la langue du pays d accueil ou en anglais - la fiche de remboursement de frais accompagnée des justificatifs - la fiche de bilan du stage remplie - une attestation de fin de séjour datée de moins de dix jours avant la fin du séjour Remettre un exemplaire du rapport au maître de stage - Rapports de stage - Fiche de bilan de stage professionnel RE-FF-55 - Fiche de remboursement de frais - Attestation de fin de séjour 125 Préparer le retour Faire un bilan du stage avec le maître de stage Effectuer toutes les formalités de départ : - résiliation du bail, paiement du dernier loyer - clôture du compte bancaire - etc. Faire ses adieux et remercier toutes les personnes qui ont facilité le déroulement du stage (entreprise, correspondant local, logeur ) - Lettres de remerciements le cas échéant 130 Préparer la soutenance du stage Inviter le maître de stage et le parrain régional à la soutenance Préparer les documents d aide à la soutenance (transparents...) - Rapports de stage, Documents d aide à la soutenance

12 Projet Pilote PEGASE Page 12 / Procéder à la soutenance du stage Arriver à l heure Etre habillé correctement Présenter son exposé conformément au règlement de la formation - Rapports de stage - Documents d aide à la soutenance 145 Organiser une rencontre entre anciens et futurs stagiaires Faire part de son expérience à de futurs stagiaires transnationaux Témoigner des bénéfices sur les plans personnel, professionnel, linguistique, etc. mais également des difficultés d une expérience de vie transnationale Montrer que l entreprise n est pas insurmontable mais le plus souvent très enrichissante Donner confiance aux futurs stagiaires - Néant 150 Effectuer un bilan des stages Examiner les possibilités qui s offrent (poursuite d études, recherche d emploi en relation avec la qualification obtenue ) Faire le point sur ses nouvelles compétences personnelles, professionnelles, linguistiques Repérer les travaux effectués, les objectifs atteints, les compétences développées, les méthodes utilisées susceptibles d être valorisés dans un entretien de recrutement Remplir les documents de suivi de carrière professionnelle émanant de l organisme de formation Faire part au maître de stage et au correspondant local de ses résultats et de son devenir Revoir le parrain régional afin d évaluer le degré de réalisation des objectifs fixés - Fiche de suivi de carrière professionnelle RE-FF-70