COMITÉ DE VÉRIFICATION DE VOLLEYBALL CANADA MANDAT

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1 COMITÉ DE VÉRIFICATION DE VOLLEYBALL CANADA MANDAT 16 NOVEMBRE 2008

2 I. OBJECTIF A. La principale fonction du Comité de vérification (le «Comité») est d'aider le Conseil d administration à s acquitter de ses fonctions de surveillance en examinant les aspects suivants: i) l'information financière qui sera fournie à ses partenaires et au public; ii) iii) les processus de contrôle interne et le niveau acceptable de risque financier que la direction et le Conseil d administration ont établis; tous les processus de vérification internes et externes, et iv) le respect des lois, règlements et politiques qui peuvent s'appliquer. B. La responsabilité principale au niveau des rapports financiers, des systèmes d informations, de la gestion des risques et des contrôles internes de Volleyball Canada (VC) est acquis par la gestion et est supervisée par le Conseil d administration. II. COMPOSITION ET OPERATIONS A. Le Comité sera composé d au moins 3 administrateurs et d au plus 5 administrateurs. B. Chaque membre du Comité doit être un administrateur indépendant et doit présenter une littératie financière ou acquérir une littératie financière dans un délai de temps raisonnable après sa nomination au sein du Comité. 1 Au moins un administrateur doit avoir une expertise comptable ou financière. 2 C. Les vérificateurs des comptes de Volleyball Canada devront être informés des noms des membres du Conseil de vérification et recevront un avis en plus d être invités à assister aux réunions du 1 Un membre du Comité de vérification est indépendant s'il n'a pas de relation importante, directe ou indirecte avec l'émetteur, c'est-à une relation qui, selon l'avis du conseil d'administration, pourrait raisonnablement s ingérer dans l'exercice du jugement indépendant du membre. 2 Le Conseil a défini «littératie financière» comme la capacité de lire et de comprendre un bilan, un état des résultats et un tableau des flux de trésorerie conformément aux PCGR du Canada. Lorsqu il est nécessaire qu un administrateur ait une expertise comptable ou une expérience financière, cela signifie que l administrateur doit avoir la capacité d'analyser et de comprendre une variété d'états financiers, y compris les notes afférentes, conformément aux PCGR du Canada.

3 Comité. Ils pourront également être entendus lors de ces réunions sur des questions relatives aux fonctions de vérificateur. D. Le Comité devra tenir des réunions avec les vérificateurs externes s il juge pertinent de le faire afin d examiner toutes questions qui devraient être portées à l'attention du Conseil. E. Le Comité devra se réunir au moins quatre fois par année. F. Le Comité dispose d'un accès à la haute direction de VC et aux documents requis pour s'acquitter de ses responsabilités. Le Comité devrait obtenir des ressources suffisantes pour s acquitter de ses fonctions. G. Le Comité fournit des moyens de communication entre la direction, les employés, les vérificateurs interne et externe et le Conseil d'administration. III. FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS La direction est responsable de l'adoption et de l'application des principes comptables sensés; pour la conception, la mise en œuvre et le maintien des processus efficaces en matière de contrôle interne sur la comptabilisation financière et la préparation des états financiers annuels et intermédiaires ainsi que pour d autres documents d'information continue. Le vérificateur externe est responsable de la tenue d une vérification indépendante et de se former une opinion sur les états financiers annuels. Le Comité de vérification est chargé de superviser ces processus de comptabilisation financière. Les membres du Comité de vérification doivent se conduire d'une manière avertie et efficace. Les membres du Comité de vérification doivent s'appuyer sur des informations qui leur sont fournies par d'autres seulement s ils croient que cette information est fiable dans le but de prendre leurs décisions. Ils doivent agir en conformité avec leurs propres connaissances et leur formation. Sous réserve du pouvoir et des fonctions du Conseil, le Comité accomplira les fonctions spécifiques suivantes: RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE VÉRIFICATION

4 A. États financiers et autres informations financières i) Le Comité examinera et, là où applicable, approuvera ou recommandera l'approbation du Conseil en ce qui concerne les renseignements financiers qui seront mis à la disposition des actionnaires. Cela comprend: a) examiner et approuver les états financiers annuels vérifiés de VC et faire un rapport au Conseil avant que les états soient approuvés par le Conseil; b) examiner et faire des recommandations au Conseil pour l approbation des états financiers trimestriels de Volleyball Canada; c) examiner et faire des recommandations au Conseil pour l approbation du contenu financier du rapport annuel; d) examiner et recommander au Conseil d approuver le plan d affaires annuel ainsi que les budgets opérationnels et de capital, et e) examiner et approuver la présentation du budget de VC au gouvernement et faire un rapport au Conseil avant que les états soient approuvés par le Conseil. ii) Le Comité révisera et discutera des items suivants : a) la pertinence des politiques comptables et les pratiques de rapport de l information financière; b) tout changement important proposé dans les rapports financiers et les politiques et les pratiques comptables à adopter par VC; c) nouveaux développements en matière de comptabilité ou développements en cours et normes de production de rapports qui peuvent avoir un impact sur VC, et d) évaluations et jugements clés venant de la direction qui peuvent servir a l information financière.

5 B. Gestion des risques, du contrôle interne et des systèmes d'information Le Comité examinera la gestion des risques, le contrôle interne et les systèmes d'information afin de s assurer qu ils opèrent de manière efficace afin de produire une gestion précise, appropriée et en temps opportun. Il s assurera également qu ils produisent de l'information financière. Cela comprend: i) révision des contrôles de gestion des risques et politiques de l organisation; ii) iii) iv) révision du concept et de l'efficacité des systèmes d'information et des systèmes de contrôles internes par l entremise de discussions avec des rapports de la direction, du vérificateur interne et du vérificateur externe; révision par la direction des mesures pour mettre en œuvre et maintenir des mécanismes de contrôle interne appropriés, y compris un examen des politiques financières importantes; révision en ce qui concerne la sécurité de l information, l information des systèmes et les plans de rétablissement pour voir à ce qu ils soient adéquats; v) surveillance du respect des obligations légales et réglementaires; vi) vii) révision de la nomination du Gestionnaire / Coordonateur des finances, et / ou de l Agent principal des finances (le cas échéant), et révision du caractère adéquat des ressources comptables et financières. C. Vérification externe Le vérificateur externe est ultimement responsable auprès du Comité et, en tant que représentant de l'organisation, auprès du Conseil d administration (voir Annexe A Mandat des vérificateurs externes). Le Comité examinera la planification et les résultats de la vérification externe et de la relation déjà existante avec le vérificateur externe. Ceci comprend :

6 i) examiner et recommander la mission du vérificateur externe au Conseil; ii) examiner le plan de vérification externe annuel, incluant mais ne se limitant pas aux points suivants : a) la lettre de mission; b) les objectifs et l étendu de la vérification externe; c) les changements dans les normes de comptabilité indépendante et de vérification; d) le seuil d importance relative; e) les disciplines à risque en vérification; f) la dotation en personnel; g) le calendrier; et h) les frais proposés. iii) iv) Rencontrer le vérificateur externe pour discuter des états financiers annuels de l'organisation ainsi que du rapport du vérificateur, y compris le caractère approprié des politiques comptables et des estimations sous-jacentes; examiner et conseiller le Conseil au niveau de la planification, de la conduite et des rapports de la vérification annuelle, incluant mais ne se limitant pas à : a) toutes difficultés rencontrées ou restriction imposée par la gestion au cours de la vérification annuelle, et b) toutes questions significatives au niveau de la comptabilité ou des informations financières; v) l évaluation du vérificateur au niveau des systèmes de contrôle interne, des procédures et des documents de VC; vi) la lettre post-vérification ou gestion contenant toutes conclusions importantes ou recommandations du vérificateur externe, y compris la réponse de la direction et le suivi ultérieur de toutes faiblesses de contrôle interne identifiées ;

7 vii) viii) ix) toutes autres questions que le vérificateur externe apporte à l attention du Comité; évaluer le rendement et envisager la nomination annuelle des vérificateurs externes pour recommandation au Conseil; examiner le rapport du vérificateur sur tout matériel auxiliaire; x) examiner et recevoir l assurance de l'indépendance du vérificateur externe; xi) xii) examiner les services de non vérification devant être fournis par le cabinet du vérificateur externe ou de ses filiales (y compris les frais estimés), et envisager l'impact de l'indépendance de la vérification externe, et se rencontrer périodiquement et au moins une fois par année, tenir une réunion avec le vérificateur externe sans la présence de la direction. D. Autre i) examiner la couverture d assurances des risques commerciaux importants ainsi que celle des incertitudes; ii) iii) iv) examiner le matériel litigieux ainsi que son impact sur l'information financière et tenir une réunion au moins une fois pas année avec le l avocat général de la compagnie pour examiner les questions juridiques non encore réglées de VC; s assurer que VC a établi des procédures pour la réception et le traitement des plaintes reçues par l'organisation en ce qui concerne les questions de comptabilité ou de vérification ainsi que les préoccupations soumises de façons anonymes par les employés en lien avec une comptabilité ou une vérification douteuses; conserver la possibilité de mener des entrevue de départ avec les employés séniors des finances; v) examiner les politiques et procédures pour l'examen et l'approbation des dépenses des dirigeants et des avantages indirects;

8 vi) vii) viii) examiner les dépenses du Conseil, du Président et du Directeur général (PDG); examiner le mandat du Comité sur une base annuelle et formuler des recommandations au Conseil d administration lorsque nécessaire, et examiner périodiquement le processus de décision pour les projets d envergure. IV. RESPONSABILITÉ Le Comité doit déclarer ses discussions auprès du Conseil de façon orale ou écrite lors de la prochaine réunion du conseil.

9 ANNEXE A MANDAT POUR LES VÉRIFICATEURS EXTERNES A. Responsabilité auprès du Conseil Les vérificateurs externes, en tant que représentants de l'organisation, sont tenus responsables auprès du Conseil d'administration par l entremise du Comité de vérification. B. Nomination des vérificateurs Le Comité de vérification a la responsabilité de sélectionner des vérificateurs externes et il les recommandera au Conseil pour approbation. C. Indépendance du vérificateur Le vérificateur externe doit être indépendant de fait et d apparence. a) Pour y parvenir, il est interdit pour les vérificateurs externes de la société de s adonner aux points suivants : i) Embauchage de membres de la famille des vérificateurs aux comptes dans un poste de cadres avec la société ii) iii) iv) Relation d'affaires avec la société autre que des services professionnels. Tenue des livres ou autres services liés aux documents comptables de l'entreprise ou préparation des états financiers Conception et mise en œuvre des systèmes financiers, à l'exception des services fournis dans le cadre de l'évaluation, la conception et la mise en œuvre de contrôles comptables internes et des contrôles de gestion des risques. v) Services d évaluation ou de valorisation ou des options d'équité où les résultats de toute évaluation ou valorisation serait importantes sur les états financiers, ou lorsque le comptable vérifierait les résultats. vi) Services d actuariat

10 vii) viii) ix) Service de vérification interne Fonctions de gestion Ressources humaines le vérificateur ne sera pas en mesure de recruter, d'agir en tant que négociateur au nom de l'entreprise, de développer des tests pour les employés ou des programmes d'évaluation ou de conseiller à la société d embaucher un candidat en particulier pour un travail spécifique. Il pourrait, cependant, mener l'entrevue des candidats et conseiller l'entreprise sur les compétences des candidats pour les postes comptables et connexes. x) Service juridiques xi) Être employé de la compagnie pour les gestionnaires de vérification et ses partenaires à l intérieur d une période de 3 ans d exécution de vérification ou de services connexes. b) Les vérificateurs externes fourniront des détails sur tous les facteurs qui pourraient avoir un impact sur leur indépendance et objectivité, y compris tous les services fournis et les frais qu ils facturent. Le Comité de vérification s'assurera de l indépendance des vérificateurs externes et rapportera ses conclusions au Conseil. D. Portée du travail Avec l'approbation du Comité de vérification, les vérificateurs externes peuvent effectuer les services suivants pour l'entreprise: a) Vérification externe b) Examens trimestriels. c) Conseil fiscal et révision d) Autres services professionnels qui ne sont pas expressément interdits et qui permettent au vérificateur externe de maintenir une indépendance de fait et d apparence. E. Examen du Comité de vérification a) Le Comité de vérification examinera la performance des vérificateurs externes sur une base annuelle, examinera les résultats de leurs travaux et approuvera leur frais de vérification annuelle. De plus, le

11 Comité examinera tous les services reliés à la vérification effectués lors du trimestre précédent. b) Les vérificateurs en place seront appelés à établir une politique pour permuter le partenaire principal en charge de la vérification à tous les cinq ans. De plus, le Comité de vérification peut périodiquement émettre une demande de proposition auprès d autres cabinets de vérification externe, habituellement tous les cinq ans F. Retrait des vérificateurs Lorsque nécessaire, le Comité de vérification recommandera le retrait de du vérificateur externe au conseil d'administration.