TERMES DE REFERENCE SUR LE RECRUTEMENT D UN RESPONSABLE EN PASSATION DE MARCHES AU SEIN DU PGDI AMI n

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1 TERME DE REFERENCE UR LE RECRUTEMENT D UN REPONABLE EN PAATION DE MARCHE AU EIN DU PGDI AMI n Composante 4 : Objectif A : Activité 4A.02 : Type de contrat Catégorie de consultant Gestion du projet Appui au bureau du projet Consultant du bureau de projet Contrat à temps passé Consultant Individuel A. CONTEXTE Depuis plus de 10 ans, le Gouvernement de la République de Madagascar a mis en œuvre plusieurs projets d amélioration de la gestion publique. Venant à la suite du PAAGE et du PAIGEP et dans le prolongement du PGDI, le econd Projet pour la Gouvernance et le Développement Institutionnel (PGDI2) a été négocié en La mise en œuvre de ce projet a été interrompue par la crise en 2009 et ses activités ont été suspendues pendant un peu plus de deux années, le portefeuille de la Banque Mondiale étant, dès lors, régi par la directive OP/BP (gouvernement de facto). Toutefois, depuis mai 2011, la Banque Mondiale a assoupli cette directive et a repris le décaissement de son portefeuille sous certaines conditions. Une de ces conditions est la restructuration du PGDI qui vise à l adapter au nouveau contexte. Par ailleurs, le Gouvernement, à travers la Primature, a confirmé son engagement à poursuivre, à renforcer et à accélérer les actions et les réformes entreprises depuis. Ainsi, la tutelle du PREA, par décret n du 28 juin 2012, a été transférée à la Primature. Celle-ci, dans la continuité de ses actions en faveur du renforcement de la bonne gouvernance au niveau de l administration, envisage de poursuivre la conception et la mise en œuvre du volet «efficacité» du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). Par décret n du 28 juin 2012, le PGDI2 a également été placé sous tutelle de la Primature et sous la supervision de la Coordination Générale du PREA. Il continuera à apporter son appui dans la conception et la mise en œuvre du Programme National de Bonne Gouvernance (PNBG). La restructuration proposée du projet a considérablement revu le cadre logique de ce dernier tout en maintenant la gestion des finances publiques et la redevabilité sociale, tant au niveau local que national comme des enjeux prioritaires. Avec cette restructuration, la durée de vie du projet, est proposée pour être étendue de deux ans, soit jusqu au 31 août 2014 afin de pouvoir décaisser le reliquat estimé aux environs de 19 millions UD et de mettre en œuvre les activités du projet. La restructuration vise également à recadrer les activités du projet avec la stratégie de la Banque Mondiale pour Madagascar pour la période (IN). 1

2 Ainsi, la restructuration a retenu pour objectif du projet le renforcement de la gestion des finances publiques et de la redevabilité sociale tant au niveau central que communal. La restructuration a retenu trois composantes : Composante 1 : Amélioration de l efficacité et de la transparence de la gestion des finances publiques Composante 2 : Amélioration de la gouvernance locale Composante 3 : Renforcement institutionnel et gestion des connaissances Les présents TDR concernent le rôle du responsable en passation de Marchés au sein du PGDI. Le recrutement d un Responsable Passation de marché est, au même titre que le Responsable financier, une des conditions de l Accord de Crédit. B. MIION ous la supervision du Directeur du PGDI (le Directeur) : Assurer l administration et la gestion de passation de marchés, conformément aux réglementations en vigueur, aux termes de l accord de crédit et aux directives applicables aux fonds gérés par le projet Contribuer aux activités relatives aux réformes des codes de marchés publics C. OBJECTIF L'objectif de la mission est d'assurer, conformément aux directives applicables aux fonds du projet (Banque mondiale, ou tout autre bailleurs de fonds futur du projet, et aux manuels de procédures projet en matière de passation de marché, le bon déroulement de toutes les activités d'acquisition de fournitures, de travaux, de services non intellectuels et de services de consultants. D. DECRIPTION DE TACHE a. Rôles et tâches spécifiques Le rôle du Responsable de Passation de Marché (RPM) consistera à assurer, entre autres, les tâches suivantes : 1. En ce qui concerne la Programmation: - Ouvrir et tenir à jour un répertoire de fournisseurs et des entreprises capables de fournir les biens et services nécessaires à l'exécution du Projet en utilisant les procédures de sélection prévues dans les conventions de financement ; - Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels ; - Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur les financements du Projet pour toutes les composantes, et 2

3 finaliser en collaboration étroite avec les composantes les caractéristiques et spécifications techniques ; Elaborer et tenir à jour les calendriers de passation des marchés suivant un modèle jugé acceptable par l'ida pour le Projet, comportant l'estimation prévisionnelle, la procédure de passation de marché acceptable selon les termes de(s) Accord(s) de Financements, la préparation et l'approbation des appels d'offre, les consultations, l'évaluation des offres, l'approbation des propositions d'attribution des marchés, la signature et la notification des marchés, la fabrication et la livraison et la réception des marchés. 2. En ce qui concerne la préparation des dossiers d'appel d'offre/demandes de proposition: - Elaborer les dossiers standards d'appels d'offre pour les divers types de fournitures et les lettres d'invitation et contrats pour les services conformément aux directives de des bailleurs de fonds et veiller à ce que ces modèles reçoivent les approbations nécessaires du bailleur de fonds et de l'administration malgache (Exemple : Demande d avis de non objection/demande de proposition,, Appel d offres (AO), Dossier d appel d offre,.); - Préparer et/ou organiser et superviser la préparation des dossiers d'appels d'offres et des lettres d'invitation comprenant les procédures et les critères de sélection des offres ; - 'assurer que les dossiers ont reçu les approbations nécessaires (au niveau national et auprès du bailleur de fonds). 3. En ce qui concerne la passation des marchés: - assurer que les avis d appels d offres soient préparés selon les normes de qualité et qu ils soient publiés. Représenter le Directeur à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés ; - Evaluer et faire valider les grilles d évaluation technico-financières par le CAO ; - Veiller à l'établissement des rapports d'évaluation des offres et s'assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires du bailleur de fonds et des membres compétents de l'administration ; - Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient approuvés, signés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ; - 'assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d'attribution des marchés ; - Assurer la publicité et la divulgation de toutes les étapes du processus de passation des marchés conformément à la législation en vigueur et du manuel des manuels de procédures 4. En ce qui concerne l'exécution des marchés: - Veiller à ce que les engagements sur les marchés soient systématiquement présentés au CO et au Responsable Administratif et Financier ; - Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l'exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ; 3

4 - Organiser en association avec les responsables des composantes et le responsable suivi évaluation, les séances de validations des rapports des consultants ; - Organiser les commissions de réception des fournitures, et s'assurer que les articles, biens et services reçus soient corrects pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu'ils sont conformes aux spécifications : - Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et dates précisés ; -.Développer et mettre en place, en association avec le responsable des systèmes d information et le responsable de l E-Gouvernance, un outil de suivi participatif, et par mobile du suivi de l exécution des marchés, notamment en ce qui concerne les dons à la société civile et aux communes. 5. En ce qui concerne le respect des accords avec le (s) bailleur (s) de fonds: - Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec le(s) bailleur(s) soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens et de services, - Veiller à ce que les montants cumulés des prestations acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds et seuils fixés dans les Accords de Financement, - Préparer les dossiers de la passation de marchés en vue de la mission de supervision. 6. Redevabilité. - Etablir les rapports périodiques de passation de marché ; - Organiser et animer les séances de présentation trimestriel du rapport de passation de marchés devant les parties prenantes du projet, en séance plénière ; - Participer avec son équipe aux séances trimestrielles de CC sur la passation des marchés organisés avec les parties prenantes du projet. 7. Assistance aux parties prenantes Gestion des contrats des consultants internes et contrôle du respect de terme de référence avant tout paiement (Rapport mensuel, Renouvellement ou avenant des contrats internes de PGDI). Participation à la réforme des marchés publics, au besoin, participer aux commentaires des rapports et activités relatives à la réforme de marchés publics ; Encadrement, renforcement de capacités des parties prenantes du projet en matière de passation des marchés, en particulier les OCs et communes bénéficiers des dons. b. Modalités de travail Placé sous la supervision du Directeur, il/elle est en relation permanente de coordination avec le Responsable Administratif et Financier du Projet. Il rend compte au Directeur de toutes les activités soumises à sa responsabilité, relatives à la Programmation, à l Acquisition et au uivi de l utilisation des biens et des services fournis par le Projet. Il/elle est assistée d au moins un assistant sénior en passation des marchés. 4

5 E. DUREE La prestation du Responsable de Passation de Marché (RPM) débutera à la date de signature du contrat pour un contrat allant jusqu au 31 août 2014 ou tout autre période agrée avec le projet.. Pour l exécution de son mandat, le projet mettra à disposition du consultant : martphone ou Tablette Ordinateur portable connecté à une station d accueil installé dans une Bureau équipé d un accès à internet et aux télécommunications F. LIVRABLE ET EVALUATION DE LA PERFORMANCE Le/la RPM et son produira, pour le PGDI les rapports trimestriels sur la situation de la passation de marchés en complémentarité avec le RF (Rapport de uivi Financier). Le/la Responsable de Passation de Marché sera évalué selon les critères ci-dessous : Respect des calendriers prévisionnels dans le Plan de Passation de Marché Rapport de réalisation du PPM indiquant le taux de réalisation du PPM, ainsi les responsabilités de blocages éventuels Délai de traitement des documents et des demandes du Directeur Organisation des dossiers Taux de satisfaction des bénéficiaires (selon le CC) Mise en opération d un plate forme de suivi participatif des marchés du projet G. QUALIFICATION Le Responsable de Passation de Marché doit présenter les qualifications suivantes : Critères Critères de pré sélection - Liste restreinte Titulaire d un diplôme d Ingénieur ou de Maîtrise en gestion, en droit ou équivalent Formation certifiée en Passation de Marchés Publics Au moins sept (7) années d expérience professionnelle dans le domaine de la Passation de Marché de la Banque Mondiale 5

6 Critères de élection finale. Très bonne capacité de négociation au niveau national et international. Connaissance du code d éthique de la gestion des marchés publics à Madagascar Bonnes connaissances des procédures de la Banque Mondiale en matière de passation des marchés Bonne capacité en analyse des besoins pour la planification des opérations de la passation des marchés Capacité de percevoir globalement les situations ou les problèmes Bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation de marchés publics Bonne connaissance des systèmes d information appliqués à la gestion des projets Excellente capacité rédactionnelle et aisance à l oral en Malagasy, Français Capacité à lire, écrire et à s exprimer oralement en Anglais Bonne culture générale Bonne maîtrise des outils bureautiques Aisance relationnelle, grande capacité à travailler en équipe Bonne aptitude à travailler sous pression ens de l organisation ens de la délégation ens de la rigueur ens de l honnêteté et de l intégrité Disponibilité immédiate 6

7 INFORMATION ADDITTIONNELLE UR LA MIION ET LE MODALITE DE DEPOT DE CANDIDATURE; i le candidat retenu appartient à la fonction publique, la régularisation de sa position d agent de l Etat pour être conforme aux directives de la Banque sera une condition de mise en vigueur de son contrat (le modèle de contrat est annexé au présent TDR). La présentation par le candidat retenu d un récépissé de sa Déclaration du patrimoine remise au BIANCO sera une condition de mise en vigueur de son contrat. Il/elle sera tenu de fournir une déclaration de patrimoine chaque année. Les éléments à fournir pour le dossier de candidatures sont les suivants : CV : une version dans un format libre et une version dans le format recommandé - AN PHOTO et avec mention d au moins trois références, avec si possible une une références internationale. Note de motivation (maximum 2 pages, caractère times new roman 12, simple interligne) Les candidats devront être en mesure de présenter une copie de leur diplôme à la demande. Les candidatures féminines sont fortement encouragées. Les dossiers de candidatures sont à envoyer au plus tard le 23 novembre 2012 à 10 heures, aux adresses suivantes : csca@primature.gov.mg, rjck@moov.mg pgdi@moov.mg ou par courrier postal, à l adresse suivante : «B.P. 248 Monsieur le Président du Conseil d Orientation et du uivi (CO) - Primature Mahazoarivo ANTANANARIVO 101» 7

8 1. Titre REPONABLE DE PAATION DE MARCHE 2. Nom du consultant 3. Nom de l employé 4. Date de naissance 5. Education ANNEE DIPLOME INTITUTION, PAY, VILLE 6. Affiliation à des associations professionnelles 7. Autres formations (depuis 5) ORGANIME, INTITULE DE LA FORMATION 8A. Pays où le consultant a travaillé (liste 10 dernières années, par ordre alphabétique) 8B. Régions de Madagascar où le consultnat a vécu et travaillé au cours des 10 dernières années 9. Langues (0 : mauvais - 5 : Excellent) Malagasy Anglais Français Autre1 : Autre 2 PARLEE LUE ECRITE 10. Expérience Professionnelle :[En commençant par son poste actuel, donner la liste par ordre chronologique inverse de tous les emplois exercés par l employé depuis la fin de ses études. Pour chaque emploi (voir le formulaire ci-dessous), donner les dates, le nom de l employeur et le poste occupé.] DEPUI JUQU A EMPLOYEUR (DONNER LA 8

9 REFERENCE ET CONTACT) 11. Détail des prestations exécutées[indiquer toutes les prestations exécutées pour chaque mission 12. Expérience qui illustre le mieux sa compétence Donner notamment les informations suivantes qui illustrent au mieux la compétence professionnelle de l employé pour les prestations mentionnées au point 11] NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION 9

10 NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION 10

11 NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION 11

12 NOM DU PROJET/MIION NOM DU PROJET/MIION Références Autres Elements pertinents en matière de systèmes d information Attestation Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. J accepte que toute déclaration volontairement erronée puisse entraîner mon exclusion, ou mon renvoi si j ai été engagé 12