Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique

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1 Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique Adopté par le Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique à sa réunion du 31 janvier I Préambule Le Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique agit à titre de fiduciaire du régime de retraite. Par conséquent, il apparaît opportun aux membres du Comité de retraite de se doter de règles de conduite en vue de maintenir et de promouvoir l intégrité, l objectivité et la transparence de leurs fonctions, de façon à préserver leur capacité d agir dans le meilleur intérêt du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique, et donc dans les intérêts des participants et des bénéficiaires. Ces règles s appliquent également lorsque le membre du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique siège sur l un de ses comités. II Définitions Dans le présent code, les termes suivants signifient : «membre» désigne un membre du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique; «code» désigne le présent code d éthique et de déontologie; «comité de gouvernance» désigne le Comité de gouvernance de la Corporation de l École Polytechnique constitué conformément aux statuts adoptés par le Conseil d administration de l École Polytechnique le 21 septembre 2005; «comité de retraite» désigne le Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique formé conformément à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite, L.R.Q., c. R-15.1 et au Règlement du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique. Selon le contexte, le Comité de retraite comprend ses différents comités; Selon le contexte, le masculin inclut le féminin et le singulier comprend le pluriel.

2 III Champ d application Chaque membre est tenu aux devoirs et obligations prescrits par les lois et règlements qui régissent le régime de retraite. Il est, en outre, tenu de se conformer aux règles de conduite prescrites par le présent code. Tous les membres s assurent du respect et de l application du présent code. IV Devoirs généraux Le membre doit, dans l exercice de ses fonctions, agir avec honnêteté et loyauté et dans le meilleur des intérêts des bénéficiaires et des participants du régime de retraite. Il doit agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. V Connaissances ou aptitudes particulières Le membre qui a ou qui devrait avoir, compte tenu de sa profession et de son entreprise, des connaissances ou aptitudes utiles en l occurrence, est tenu de les mettre en œuvre dans l administration du régime de retraite. VI Respect des autres membres Le membre doit s abstenir de discréditer ou de ternir la réputation ou la crédibilité d un autre membre du Comité de retraite ou de toute personne intervenant dans l administration du régime de retraite. VII Règles relatives à l utilisation des biens et ressources du Comité de retraite Le membre ne doit pas confondre les biens du Comité de retraite avec les siens. Il ne peut utiliser les biens et les ressources du Comité de retraite à son profit ou au profit de tiers, à moins d avoir obtenu une autorisation préalable. VIII Règles relatives à l information Le membre est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l exercice ou à l occasion de l exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de toute information de nature nominative ou toute information déclarée confidentielle sauf exception prévue par la loi. Dans le cadre de ses responsabilités en tant que membre du comité, toute information qu il juge nécessaire de divulguer doit l être dans l intérêt de l ensemble des participants et des bénéficiaires du Régime

3 Le membre ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l information obtenue dans l exercice ou à l occasion de l exercice de ses fonctions. IX Règles de conduite sur les conflits d intérêts a) Règles de conduite générales Le membre ne peut exercer ses fonctions dans son propre intérêt ou celui d un tiers. Il doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses fonctions au sein du Comité de retraite. Un conflit peut être réel, potentiel ou apparent, que le membre en retire ou non un avantage financier. b) Situations de conflit d intérêts Sans restreindre la généralité de la notion de conflit d intérêts, et à seule fin d illustration, constituent un conflit d intérêts les situations où un membre : i) est un participant ou bénéficiaire du régime de retraite et omet ou néglige d exercer ses pouvoirs dans l intérêt commun, c est-à-dire en considérant son intérêt au même titre que celui des autres participants ou bénéficiaires; ii) iii) iv) possède ou a déjà possédé, de manière significative et suffisamment importante, des intérêts directs ou indirects, de nature pécuniaire ou autre, dans une entreprise, association ou organisme qui transige ou qui est susceptible de transiger avec le Comité de retraite; a un droit d action à faire valoir auprès du régime de retraite, excluant le droit au versement de prestations; a, directement ou indirectement, un intérêt personnel et distinct dans une délibération ou une décision du Comité de retraite; v) accepte un cadeau, une marque d hospitalité ou un autre avantage qui est de valeur de plus de 100$ ou qui peut influencer son jugement ou son indépendance; vi) vii) sollicite une faveur ou un avantage indu pour lui-même ou pour un tiers; est influencé par une perspective d emploi. Le membre qui se fait offrir un cadeau, une marque d hospitalité ou un avantage en contravention du paragraphe v) doit le divulguer au Comité de - 3 -

4 retraite. Le Comité de retraite peut alors demander au membre de le rendre au donateur en lui mentionnant par écrit la référence au présent code. c) Divulgation des intérêts Un membre doit, dans les trente jours de l entrée en vigueur du présent code ou dans les trente jours de sa nomination, et annuellement par la suite, divulguer tout intérêt direct ou indirect qu il détient dans une entreprise, une association, un organisme, un contrat, une transaction, ou un projet de contrat ou de transaction susceptible de créer un conflit réel, potentiel ou apparent entre son intérêt personnel et ses fonctions de membre du Comité de retraite. Cette divulgation est faite au secrétaire du Comité de retraite dans la forme prescrite à l annexe I. Un membre doit également déclarer toute infraction pénale ou criminelle dont il a été reconnu coupable et qui a un lien avec l exercice de ses fonctions de membre sauf s il en a obtenu le pardon. d) Registre des déclarations des intérêts Le Comité de retraite tient à son bureau un registre dans lequel sont conservées les déclarations qui lui sont transmises par les membres conformément au paragraphe c). e) Retrait de la séance Le membre qui est en situation de conflit d intérêts à l égard d une matière soumise à la délibération du Comité de retraite doit s abstenir de participer à la délibération et au vote se rapportant à cette matière, en se retirant de la séance. Le membre tenu de se retirer peut néanmoins demander d être présent durant les discussions afin de présenter ses observations. X Règles applicables après la cessation des fonctions Le membre qui cesse d exercer ses fonctions au sein du Comité de retraite doit se comporter de façon à ne pas tirer d avantages indus de ses fonctions antérieures. Il doit également continuer à respecter les membres et intervenants du Comité de retraite ainsi que le caractère confidentiel de toute information qui a été portée à sa connaissance dans l exercice de ses fonctions. Dans l année qui suit la fin de sa charge, un membre qui détient de l information non disponible au public au sujet d une procédure, d une négociation ou d une autre opération à laquelle le Comité de retraite est partie ne peut donner des - 4 -

5 conseils, ni agir au nom ou pour le compte d autrui relativement à cette procédure, cette négociation ou cette autre opération. XI Mise en oeuvre a) Examen de la conduite d un membre Toute personne peut, lorsqu il y a des motifs sérieux de croire qu une contravention au présent code a été commise, en saisir par écrit le président, ou à défaut, le secrétaire du Comité de retraite, et lui remettre tous les documents pertinents. Le président, ou à défaut, le secrétaire du Comité de retraite, s assure de la mise en œuvre de la procédure d examen. Le nom de la personne qui a porté plainte doit demeurer confidentiel. Il appartient au Comité de retraite, après discussion de ses membres, de prendre les mesures qui s imposent dans les circonstances, dont celle de référer la plainte au Comité de gouvernance. b) Examen de la conduite par le Comité de gouvernance Après examen de la plainte et après avoir entendu le membre du Comité de retraite, le cas échéant, le Comité de gouvernance peut rendre l une ou l autre des sanctions suivantes : - donner un avertissement ou une réprimande; - demander la démission du membre; - demander à l instance qui a nommé ou élu le membre la révocation de son mandat; - demander au Conseil d'administration de l École Polytechnique de prendre les mesures disciplinaires qui s imposent selon la gravité de la faute commise; - prendre toute autre sanction justifiée selon les circonstances. XII Dispositions finales a) Attestation du membre Au moment de son entrée en fonction, le membre atteste dans la forme prescrite à l annexe II qu il a pris connaissance du présent code et qu il se déclare lié par ses dispositions

6 b) Entrée en vigueur Le présent code entre en vigueur à compter de la séance de son adoption par le Comité de retraite. Ses dispositions sont d application immédiate

7 Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique ANNEXE I DÉCLARATION DES INTÉRÊTS Remplir, selon le cas, la partie A ou la partie B Partie A Je, soussigné(e),, membre du Comité de retraite, dénonce ci-dessous tout intérêt direct ou indirect, actuel ou potentiel que je détiens dans une entreprise, une association, un contrat ou une acquisition de droits dans un bien qui est susceptible de me placer dans une situation de conflit entre mon intérêt personnel et mes fonctions de membre du Comité de retraite. De plus, je dénonce ci-dessous les droits d action que je peux faire valoir contre le régime de retraite en spécifiant leur nature et leur valeur. Nature: Valeur : Autres commentaires : Date Signature

8 Partie B Je, soussigné(e),, membre du Comité de retraite, déclare que je ne détiens aucun intérêt direct ou indirect, actuel ou potentiel, dans une entreprise, une association, un contrat ou une acquisition de droits dans un bien qui est susceptible de me placer dans une situation de conflit entre mon intérêt personnel et mes fonctions de membre du Comité de retraite, ni aucun droit que je peux faire valoir contre le régime de retraite. Date Signature - 8 -

9 Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique ANNEXE II ATTESTATION Je, soussigné, membre du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique, atteste avoir pris connaissance du Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique et me déclare lié par ses dispositions. En foi de quoi je signe, Date Signature - 9 -

10 Code d éthique et de déontologie des membres du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique ANNEXE III DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ Je, soussigné(e),, membre du Comité de retraite du Régime de retraite de la Corporation de l École Polytechnique, affirme que je m engage à respecter le caractère confidentiel de l information portée à ma connaissance dans l exercice ou à l occasion de l exercice de mes fonctions, notamment toute information de nature nominative ou toute information déclarée confidentielle sauf exception prévue par la loi. En foi de quoi je signe, Signature du membre du comité Date