Indicateurs de performance. P. Noreau A. Ruiz G. St-Laurent - J. Vallerand

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1 Indicateurs de performance P. Noreau A. Ruiz G. St-Laurent - J. Vallerand

2 Plan Pourquoi se pencher sur la performance? La mesure, instrument de pilotage La notion de performance Les indicateurs Les tableaux de bord Benchmarking Problèmes liés à l évaluation 2

3 Pourquoi se pencher sur la Performance? Quelle est la place de la fonction approvisionnement dans votre organisation? Pourquoi n occupe-t-elle pas une meilleure place? Réponse partielle : La valeur ajoutée de la contribution de l approvisionnement (mesure de la performance) n est pas bien connue 3

4 Raisons pour évaluer Pour obtenir la reconnaissance, il faut : Être capable de démontrer le fruit de notre efficacité, efficience et économie. Planifier Répartir les ressources Mesurer et suivre les résultats Coordonner Contrôler Se comparer 4

5 La mesure, outil d amélioration permanente Objectifs d un système de mesure en gestion : Améliorer les performances de l entreprise Optimiser la gestion et le pilotage Motiver les collaborateurs Mesurer c est déterminer la valeur de certaines grandeurs par comparaison avec une grandeur de même espèce. 5

6 La notion de performance Dimensions : Efficacité: Capacité à produire un résultat désiré Efficience: Capacité à produire le maximum de résultats avec le minimum de ressources (syn: rendement) Utilité en gestion : Interne: Mesurer les résultats de l utilisation des ressources disponibles Externe: Rendre compte auprès des partenaires des résultats de l utilisation des ressources allouées 6

7 Éléments d un système de mesure : L indicateur Un indicateur est une donnée qui décrit une situation du point de vue quantitatif, qui constate un résultat : Progression du chiffre d affaires = +20% Taux de rebuts : 2,3% Dégrée de satisfaction du client : 75% Mais l indicateur n a de réelle signification que s il «indique» où il faut agir : Carter huile Jauge Temoin Ainsi l utilisateur saura quelle est la cible des actions à mettre en œuvre. 7

8 Indicateurs (suite) Chaque indicateur doit contenir trois éléments : OBJECTIF : Donne l intention, l engagement INDICATEUR : Mesure de l atteinte de l objectif CIBLE: Résultat attendu par rapport au niveau de référence 8

9 Caracteristiques d un bon indicateur La pertinence : Corresponds à une préoccupation, une attente. La validité : mesure-t-il vraiment ce qui doit être mesuré? La faisabilité : l indicateur, est-il économiquement viable? La convivialité : simplicité et facile à comprendre. Son interprétation doit être la même pour tous. La fiabilité : La mesure se fait de la même façon d une fois à l autre La comparabilité : Essayer de choisir un indicateur «standard» afin de pouvoir se comparer 9

10 Fonctions d un Tableau de bord Monitoring, constat d écart et d alerte Déclencheur d enquête et de guide d analyse Rapport de gestion Communication 10

11 Pour créer un système de mesure Trouver de bons indicateurs. Présenter les indicateurs (tableau de bord). Conserver l historique des indicateurs. Tenir un registre de stratégies, objectifs, indicateurs et cibles. Formaliser la stratégie de l entreprise dans un modèle cohérent, dynamique et évolutif. Favoriser la mise à disposition et le partage de l information entre les diverses entités de l entreprise 11

12 Approches pour réaliser un TB Avantages : Trois approches : L identification des indicateurs se fait sur l analyse des systèmes et des préoccupations de gestion Identifier les indicateurs à partir de l inventaire de données disponibles ou qui seront disponibles Assure la pertinence des indicateurs Assure la faisabilité des indicateurs S inspirer d une liste d indicateurs génériques pour enrichir notre analyse 12

13 Indicateurs génériques Gestion des Ressources Matérielles, des Fournisseurs et des Impartiteurs Responsabilités / Composants Acquisitions Préoccupations de gestion Gestion efficiente des commandes (QEC), respect des délais de paiement Indicateurs # de fournisseurs Volume (# et %) de commandes Montant ($ et %) de commandes Écart de la QEC Volume (# et %) de factures payées à temps Impartition Gestion d inventaire Partenariat Suivi de base : immeubles, matériel locaux etéquipement. Accesibilité des intervenants aux ressources % des activités imparties Montants ($) impartis Niveau de inventaire disponible volume (# et %) et montant ($ et %) Taux de disponibilité Ratio # d usagers / # d équipements % de demandes satisfaites Délai d obtention des ressources requis Maintenance Maintenance, entretien préventif et protection Ages des inventaires par catégorie Taux d obsolescence Taux de remplacement Fréquence de réparation 13

14 Tableau de bord «équilibré» Le «tableau de bord»devrait avoir des indicateurs pouvant mesurer 4 aspects (perspectives) de l approvisionnement: Perspective clientèle: Que pensent les clients de nous? Perspective affaires internes: Quelle est notre compétence distinctive? Perspective financière: Que pensent les banquiers ou les actionneurs? Perspective innovation et apprentissage: Comment peut-on améliorer les choses et créer de la valeur? 14

15 Tableau de bord Perspective gestion interne # d'employés aux achats vs le # d'employés dans l organisation Montant investit en formation pour le personnel des achats Charge de travail par acheteur (nombre et valeur des dossiers) Taux d absentéisme Perspective Finances Dépenses de fonctionnement mensuelles du service Valeur des immobilisations achetées Valeur des commandes (# total de commandes) Valeur de la disposition d actifs Perspective Client # total de réquisitions Date requise sur la réquisition date de livraison réelle # d interventions du client (urgences) # de relances Temps passé à former les clients Perspective Fournisseurs # total de fournisseurs contactés Valeur des achats regroupés Livraisons conformes/livraisons totales Date de livraison prévu - Date de livraison réelle 15

16 Benchmarking Méthode d évaluation consistant à comparer les processus et réalisations des unités d une même organisation ou avec d autres organisations Finalités Identifier les points forts et faibles Identifier les leaders et les pratiques d excellence S informer des pratiques développées ailleurs Justifier les besoins d amélioration Forces Comparaison des réalisations à celles d organisations similaires. Limites Comparabilité des données Non disponibilité au accéss aux données Source: Balm G Evaluer et améliorer ses performances: Le benchmarking 16

17 Problèmes liés à l évaluation L'absence d'objectifs précis pour le service de l'approvisionnement et son personnel L absence de standards sur la performance dans le domaine Le manque d informations accessibles par les systèmes de gestion informatisés (informations parcellaires, biaisées) Les facteurs externes (inflation, concurrence plus agressive), facteur interne (expérience des acheteurs) Une mesure peut favoriser un objectif et nuire à l autre (commande urgente = évite pénurie mais coûts additionnels) Les différences organisationnelles des services d approvisionnement (rôle opérationnel vs stratégique) 17