NOTE DE SERVICE DGER/SDPOFE/N Date: 24 avril 2012

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1 MINISTÈRE DE L AGRICULTURE, DE L ALIMENTATION, DE LA PÊCHE, DE LA RURALITÉ ET DE L AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE Direction générale de l'enseignement et de la recherche Service de l enseignement technique Sous-direction des politiques de formation et d éducation Mission des examens 1 ter avenue de Lowendal PARIS Suivi par : Denis LACHIA NOTE DE SERVICE DGER/SDPOFE/N Date: 24 avril 2012 Tél Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexes : 3 Le Ministre de l'agriculture, de l alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l aménagement du territoire à Mesdames et Messieurs les Directeurs Régionaux de l Alimentation, de l'agriculture et de la Forêt les Directeurs de l Agriculture et de la Forêt les Chefs de Services Régionaux de la Formation et du Développement les Chefs des Services de la Formation et du Développement les Directeurs des Etablissements Publics Locaux d Enseignement et de Formation Professionnelle Agricole Objet : Déploiement du portail d identification de l outil Indexa2 dans les établissements publics et privés MOTS-CLES : EXAMENS, INDEXA2 Pour exécution : Destinataires Pour information : Administration centrale Directions régionales de l alimentation, de l'agriculture et de la forêt Directions de l'agriculture et de la forêt des D.O.M. Hauts commissariats de la République des COM Établissements publics nationaux et locaux d'enseignement agricole Unions nationales fédératives d'établissements privés sous contrat - Inspection de l'enseignement agricole - Inspection générale de l'agriculture - Conseil général de l agriculture, de l alimentation et des espaces ruraux

2 SOMMAIRE Un nouvel accès sécurisé p.2 Les modalités d identification des acteurs p.3 L échéancier p.5 Annexe 1 : procédure de référencement des usagers dans la BDNU p.6 Annexe 2 : activation du compte de l usager sur le portail mesdemarches p.10 Annexe 3 : attribuer les droits dans l application Indexa2 p.15 Indexa2 (Informatisation des examens de l enseignement technique agricole) est le logiciel qui permet la gestion de la délivrance des diplômes. Il est utilisé par les établissements et centres de formation, les DRAAF-SRFD et les CIRSE. Les établissements d enseignement agricole sous contrat avec le Ministère chargé de l agriculture bénéficient d un accès web à cette application Indexa2. Cet accès web leur permet les opérations suivantes : inscription des candidats aux examens ; saisie des notes de CCF ; consultation des résultats. Le renforcement de la sécurité d accès à tout le système informatique du ministère impacte cette année le logiciel Indexa2 : la connexion à Indexa2Web se fera désormais par un nouveau portail d identification personnalisé. La présente note de service a pour objet de préciser les modalités de mise en place de ce nouveau portail d identification sécurisé pour l accès à Indexa2web. 1 En raison de l importance de cette nouvelle procédure dans le cadre des inscriptions aux examens, les DRAAF-SRFD veilleront particulièrement à la diffusion de cette note de service auprès des établissements et centres de formation publics et privés. Un nouvel accès sécurisé Actuellement l accès à Indexa2 par le biais du web est possible grâce à un seul identifiant (login) et un mot de passe communiqué par le CIRSE à chaque établissement au début de la session. Toute personne qui a connaissance de cet identifiant peut accéder à l application avec le seul mot de passe. Le déploiement du portail d identification répond à deux objectifs : le renforcement de la sécurité d accès par une authentification individuelle de l utilisateur ; la mise en conformité avec les évolutions technologiques 1 Pour rappel, cette note de service ne concerne pas le logiciel Indexa2-UC qui bénéficie déjà de cet accès sécurisé.

3 Le renforcement de la sécurité Afin de sécuriser l accès à toutes les applications web d indexa2, chaque agent utilisateur devra désormais passer par un nouveau portail d identification personnalisé. Son identification sera faite soit à partir des éléments de son compte AGRICOLL pour les agents des établissements publics, soit à partir des éléments saisis dans la BDNU et de son NUMAGRIN pour les agents des établissements privés. Les évolutions technologiques Aujourd hui le module Indexa2-UC est développé dans la nouvelle technologie ORION. A terme, tous les modules de gestion des examens seront développés avec cette nouvelle technologie. Celle-ci va concerner dans les prochaines années les modules d Indexa2 déjà en place puis les nouveaux modules, qui seront déployés progressivement. Le portail d identification permettra un accès unique et sécurisé à l ensemble des applications. L accès web aux différents modules d Indexa2 par le nouveau portail d identification sera possible dès juillet 2012 pour la consultation des résultats des examens. Il sera obligatoire dès octobre 2012 pour l inscription des candidats aux examens. L accès au portail d identification des agents désignés au sein de chaque établissement doit donc être impérativement fonctionnel avant le 1er octobre 2012, puisque les inscriptions ne pourront se réaliser que par ce portail. Les modalités d identification des acteurs Dans un premier temps, la DGER déclare les acteurs des DRAAF-SRFD chargés de l instruction des comptes utilisateurs. Dans un deuxième temps, dès la parution de la présente note de service, un travail de recensement doit être réalisé sous l autorité du chef d établissement : des agents seront désignés, dans chaque établissement ou centre de formation, en fonction de leurs responsabilités dans les activités suivantes : consultation des résultats, gestion des inscriptions, saisies des notes CCF. Ces agents devront posséder un identifiant : soit un compte et certificat AGRICOLL, soit un compte BDNU (voir annexes 1 et 2). Dans un troisième temps, les DRAAF-SRFD sont chargés de déclarer dans le logiciel portail les comptes utilisateur des agents désignés par les chefs d établissement (voir annexe 3). L accès au portail web sera réalisé sur deux profils d identification différents suivant que l agent possède un compte AGRICOLL ou pas.

4 Compte et Certificat AGRICOLL La gestion des comptes AGRICOLL en EPLEFPA est assurée par les Gestionnaires Locaux AGRICOLL (GLA) qui ont pour fonction : La création du compte AGRICOLL de l agent, permettant le droit à l obtention du certificat AGRICOLL et la création de sa boite Educagri pour recevoir son certificat ; La mise à jour de la structure d appartenance de l agent ; La gestion du mot de passe annuaire de l agent, notamment sa réinitialisation en cas de perte ou de verrouillage. Le certificat AGRICOLL de l agent est obligatoire pour lui ouvrir des droits d accès aux applications faisant partie du système d information de l enseignement agricole (SIEA), luimême intégré au schéma directeur des systèmes d information du ministère. Ce certificat ne peut être délivré que par l autorité d enregistrement local (AEL). La délivrance du certificat AGRICOLL pour un agent en EPLEFPA est gérée par le DRTIC, AEL (Autorité d Enregistrement Local) des établissements de sa région. Celui-ci sera à même d indiquer l organisation qu'il a mise en place dans sa région, soit par des mandataires de certification, soit par des AEL nommés dans l'epl. En cas de difficulté lors de l accès au portail ou de difficulté lors de l installation du certificat, une assistance nationale est accessible par l utilisateur à l adresse suivante : Compte BDNU Pour tous les agents qui ne peuvent détenir un compte AGRICOLL, notamment les agents des établissements et des centres de formation privés, une procédure particulière d identification est mise en place permettant l accès au portail sécurisé et à Indexa2 par le biais du web. Cette procédure se déroule en deux étapes : 1 Saisie de l usager dans la BDNU (Base de Données Nationale des Usagers) (voir annexe 1) En principe, il existe déjà au sein de chaque DRAAF un compte gestionnaire pour le responsable des examens UC. Il appartiendra à chaque DRAAF de désigner éventuellement un autre agent pour la gestion de ces comptes. Le gestionnaire disposera des droits pour créer dans la BDNU les usagers correspondant aux agents des centres de formation privés utilisateurs de l application Indexa2. Pour éviter les risques de création de doublons, cette saisie dans la BDNU ne devra s effectuer qu à partir d un document officiel prouvant l identité de l usager : photocopie de la carte d identité, extrait d acte de naissance... L usager ainsi créé se verra attribuer un NUMAGRIN (numéro spécifique à la BDNU). 2 Inscription de l usager sur le portail «Mes démarches» (voir annexe 2) Le NUMAGRIN permettra à l usager de s inscrire sur le portail des usagers du Ministère accessible à l adresse Il pourra alors activer son compte et gérer son mot de passe lui permettant d accéder à l application. Une attention doit être apportée sur le délai nécessaire permettant à l usager de se connecter, qui peut être de quelques jours, dans la mesure où l usager reçoit son code d activation par courrier à l adresse indiquée dans la BDNU. Une notice détaillant l ensemble de la procédure d inscription est accessible sur le site à l adresse 4/16

5 L échéancier Le nouveau portail permettra l accès aux acteurs désignés par les établissements pour les modules suivants : * juillet 2012 : Module résultats : l accès à ce nouveau module site sera possible dès juillet Les résultats des examens resteront également accessibles via le site web actuel. * octobre 2012 Module inscription : l accès au site habituel (indexa2web) permettant les inscriptions à la session d examens 2013 passera obligatoirement par le nouveau portail. * mai 2013 Module CCF : un nouveau module remplacera le module existant pour la saisie des notes de CCF. Il ne sera accessible que par le nouveau portail. * mai 2013 Module «notes terminales» : un nouveau logiciel permettra la saisie des notes terminales dans les centres d examens. L accès à ce module sera temporaire et réservé exclusivement aux agents missionnés par les DRAAF-SRFD-RRO pour ces saisies. * septembre 2013 Module «CENACLE» : un nouveau logiciel permettra la consultation dans les établissements des présidents-adjoints de jury qui suivent l établissement. * septembre 2013 Module «Acteurs» : un nouveau logiciel permettra la consultation des acteurs de l établissement engagés dans les examens. Signé : Philippe VINCENT Sous-directeur Politiques de formation et d éducation 5/16

6 Annexe 1 : Procédure de référencement des usagers dans la BDNU La BDNU (Base de Données Nationale des Usagers) sert à référencer tous les usagers hors Ministère qui ont besoin d accéder aux applications du Ministère de l Agriculture. Pour l application Indexa2, cela va concerner tous les utilisateurs non référencés dans l annuaire AGRICOLL (utilisateurs des établissements et centres de formation privés essentiellement). Etape 1 : Enregistrement d un usager dans la BDNU Cette opération doit être réalisée par l agent du SRFD qui a des droits de «gestionnaire principal dans la BDNU». Ces droits lui sont donnés par un agent ayant des droits «administrateur» (un agent au moins dans la DRAAF). Dans un premier temps, il est nécessaire de disposer d une photocopie d une pièce administrative où figurent le nom, le prénom et la date de naissance de l usager à créer. Ces informations sont indispensables, car il n est pas possible de les modifier ultérieurement dans la BDNU dès qu elles ont été saisies. L accès à la BDNU s effectue à l adresse : L accès à la BDNU s effectue après authentification à partir du certificat de l agent ou de son compte AGRICOLL. Il est possible alors de vérifier l existence d un usager ou d en créer un nouveau : il est fortement conseillé de vérifier par le menu «recherche», si l usager n est pas déjà présent dans la base avant de faire une création. S il n est pas présent, ou s il est présent mais n a pas de NUMAGRIN (cas d un agriculteur qui pourrait avoir une numéro de SIRET), le créer en tant que personne physique avec attribution d un NUMAGRIN. 6/16

7 Pour vérifier l existence d un usager Pour créer un usager Choisir cette fonctionnalité Saisir les informations demandées dans l écran suivant. Saisir «autre» dans cette rubrique Attention, les noms, prénoms, date de naissance et nationalité ne sont pas modifiables. Il convient donc avant de saisir un usager de bien vérifier ces informations à l aide d une pièce justificative. Au cas où un usager existe dans la base avec les mêmes informations, le logiciel signale les doublons. 7/16

8 Renseigner l adresse sur l écran suivant. Attention, l adresse est importante, elle sera utilisée pour l envoi par courrier du code d activation à l usager. Privilégier les lignes correspondant au nom de la voie et au lieu dit. Si le nom du centre de formation doit figurer dans l adresse, indiquer le dans la zone «point de remise» ou «complément de localisation». Un récapitulatif de la saisie est donné. L adresse figurant au bas de l écran correspond à l adresse d envoi du courrier. 8/16

9 L enregistrement de l usager attribue un NUMAGRIN. Ce NUMAGRIN doit être noté et sera communiqué à l usager ; il sera utilisé par celui-ci pour s identifier dans le nouveau portail et accéder à l application Indexa2. En cas de difficultés dans l utilisation de la BDNU, une assistance est accessible à l adresse : 9/16

10 Annexe 2 : Activation du compte de l usager sur le portail Mes démarches Le NUMAGRIN attribué doit être communiqué à l utilisateur. Il permettra à celui-ci : - d activer son compte sur le portail mesdemarches (attention, le code d activation est envoyé par courrier : prévoir 3 jours minimum de délai), - de gérer son mot de passe, - d accéder à l application Indexa2. Activation du compte de l usager sur le portail mesdémarches L opération doit être effectuée par l usager (ou un utilisateur agissant en son nom) à partir de son NUMAGRIN à l adresse : Une fois sur le site, aller à la rubrique : «créer ou activer mon compte» Choisir cette rubrique Effectuer une demande d inscription 10/16

11 Saisir le NUMAGRIN avec les informations personnelles. Après vérification de l identité, Un code d activation va être envoyé par courrier (délai minimum de 3 jours). Vérifier l adresse affichée. Si elle est incorrecte, la modifier dans la BDNU et refaire l opération précédente. 11/16

12 Cocher la case si l adresse est correcte, sinon faire modifier celle-ci par le gestionnaire de la BDNU L adresse mail indiquée est facultative Un courrier va parvenir à l usager avec un code d activation. Création du mot de passe de l usager sur le portail Mes démarches Une fois le code d activation reçu, l usager doit initialiser son mot de passe, sur ce même site. 12/16

13 puis, saisir le NUMAGRIN et le code d activation reçu. Saisir le NUMAGRIN Saisir le code d activation Créer le mot de passe : ce mot de passe sera utilisé pour accéder à l application Indexa2 Après création de son mot de passe, le compte est activé. 13/16

14 Accéder à l application Indexa2 Sur le portail mesdemarches, dans la rubrique thématique Choisir cette rubrique Puis : Sur le portail d authentification, l utilisateur saisit son NUMAGRIN et son mot de passe pour rentrer dans l application. 14/16

15 L utilisateur peut aussi saisir directement l adresse suivante sur son navigateur sans passer par le portail mesdemarches: 15/16

16 Annexe 3 : Attribuer les droits dans l application Indexa2 (voir guide Indexa2 web à destination du SRFD) Le DRAAF-SRFD est chargé d ouvrir les droit d accès aux agents des établissements désignés pour l accès à Indexa2web. Pour les agents disposant d un certificat AGRICOLL ou pour les autres utilisateurs dès attribution du NUMAGRIN, les droits d accès peuvent être créés dans l application Indexa2. Dans la gestion des utilisateurs : Choisir «agent BDNU Indexa2» puis le rechercher avec son NUMAGRIN Indiquer le rôle de l utilisateur : Ainsi que la communauté et le ou les service(s) ou établissement dans lequel il intervient : Dès que l utilisateur aura activé son inscription sur le portail mesdemarches et géré son mot de passe, l accès sera actif. 16/16

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