Gagner 30 minutes par jour? aeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

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1 Gagner 30 minutes par jour? aeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

2 Qui suis-je? Alex Huart IT depuis l âge de 12 ans Dirigeant de PME depuis 1993

3 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique, Situation Courrier électronique dominant Information Action Communication Lié à notre réseau de contacts Professionnel Personnel Social Lié à notre agenda Lié à notre liste de tâches Pense-bête

4 Tous droits réservés. Contenu créé en 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 par Alex Huart Kaeon sa Belvédère 40 CH Chez le Bart Suisse Circulation et distribution limitées aux personnes inscrites aux Business Transformation Workshop de Microsoft Belgium & Luxembourg Questions:

5 Combien d s par jour (in-out)? Temps de traitement moyen = 2 minutes 20 s = 40 minutes: acceptable 120 s = 240 minutes = 4 heures!!! Outlook 2003: basé sur un modèle créé en 1996 Kaeon sa,2011 Switzerland

6 Outlook 2003 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

7 Outlook 2007 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

8 Outlook 2010 Nouvelle Interface

9 Interface évolue Simultanéité Ecran principal plus complet en 2010 Pas d aller retour pour l essentiel Ergonomie Menus plus lisibles Organisation plus logique Personnalisation

10 Le temps = ressource rare Perdu Procrastination Manque de maîtrise technologique Manque de méthode et d organisation Habitude, Peur du changement RE: Refaire, relire, reprendre Paresse

11 Méthode Minimiser les interruptions Agenda astucieux Discussions focalisées Ne pas superviser Faire valoir vos objectifs Réunion = exception Remplacer par du collaboratif écrit Agenda clair, orienté action Limite de temps

12 Outlook = un outil Pas une méthode de gestion du temps! Outil créé pour fonctionner avec: Un PC et Un Serveur (Exchange) Un SmartPhone (Windows Phone+ Office Mobile, ) Internet (Outlook Web Access) Un serveur de fichiers (SharePoint) Peut vous aider à gérer votre temps

13 Horreur technologique Gratuit Avec un nom de domaine Avec un abonnement Internet Facile Client d un service POP Technologie archaïque (198x)

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15 2 écrans = 100% des ennuis Synchronisation imparfaite entre le client (Outlook) et LES serveurs (pop + smtp) Multiples versions de la vérité s envoyés stockés uniquement sur le PC d origine Mot de passe = EN CLAIR Capturé facilement par les robots SPAM Confidentialité = aucune Fichier PST «en balade»

16 Outlook + POP Contacts non partageables Agendas non partageables Tâches non partageables Notes non partageables

17 Pertes de temps ENORMES 1. Les fichiers PST sont différents ordinateur par ordinateur 2. Pas de réconciliation des données entre plusieurs PST 3. Pas de synchronisation à 2 voies avec un SmartPhone ou un Webmail 4. Fichiers de grande taille = instables 5. Pas de partage d information

18 Exchange? Serveur évolué qui CENTRALISE mail, contacts, agenda, tâches, notes Acheter Serveurs Windows Louer «Exchange» -> Office365 Payer à l usage «le cloud» Abonnement annuel par utilisateur payable par mois

19 Outlook + serveur Exchange Une seule version de la vérité sur le serveur Plusieurs façons de la consulter Outlook sur PC Outlook Web Access (Internet) SmartPhone

20 Une seule version de la vérité: plusieurs visualisations. DEMO: OUTLOOK, OUTLOOK WEB ACCESS, SMARTPHONE

21 Règle d Or

22 Ce que nous avons appris 1. Tous les Outlook ne sont pas les mêmes en terme de fonctionnalités et d ergonomie 2. Outlook s utilise avec un serveur Exchange (plusieurs si version 2010) 3. Outlook est un outil pour organiser son courrier électronique, ses contacts, son agenda, ses tâches et ses petites notes volantes 4. Outlook n est pas une méthode de gestion du temps!

23 Pas d interruption Fichiers->Options Hygiène Outlook

24 Mieux visualiser

25 Une méthode pour gérer LE COURRIER ELECTRONIQUE Kaeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

26 Règle d or

27 Méthode FAST Faire Archiver Supprimer Transférer Kaeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

28 Un Action pour vous = maintenant ou tâche Impact business important ( ) relationnel (service) Information Classement automatique Newsletters Copie pour info Supprimer (si on peut la retrouver facilement ailleurs ) Ne vous concerne pas = Supprimer Pas maintenant = Tâche

29 AGIR TOUT DE SUITE Faire (maintenant ou plus tard) Archiver (hors de ma vue, pas de ma recherche) Déléguer (-> suivre une tâche) Supprimer (pas de valeur)

30 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique, Réduire au maximum le nombre d s actifs

31 On perd un temps fou A relire du mail que l on a déjà lu Dans une grande boîte mail A (re)trouver son information

32 Un mauvais génie Le drapeau!!! Pour faire plus tard ce que l on aurait pu faire maintenant? Pour se rappeler qu il faudra le faire un jour? (mais qu on a pas envie)

33 Remplacer le drapeau par une TACHE Drapeau avec bouton droit = Tâche Echéance Archiver l

34 Tâches liées à l agenda

35 Utiliser les catégories Code couleur automatique Projets Personnes Permet de filtrer le mail Permet de ne pas être interrompu sauf par une catégorie particulière

36 Identifier les priorités Affichage paramètres d affichage- mise en forme conditionnelle

37 Faire Archiver Supprimer Transférer

38 Archiver automatiquement Information, newsletters etc Copies pour info Listes de distribution Purge automatique des s non traités après 30 jours vers le dossier «Archives»

39 Deux outils Règles automatiques Règles à déclencheur (Actions Rapides)

40 Interface en 2010 Vue par conversation Ignorer, nettoyer Menus très lisibles et paramétrables Recherches performantes

41 Outlook: tri par conversation Un -> 4 personnes 4 réponses dissociées en 2003/2007 Une conversation en 2010! Bonus: Supprimer les conversations inutiles Supprimer les messages sans valeur Règles Quick Steps / Actions Rapides

42 Miracle Vue très claire des projets (couleurs) Vue très claire des actions à faire Volume Radar de votre courrier est limité Retrouver dans les archives outil de recherche

43 Travailler mieux: pas plus!

44 Le SPAM SPAM = viagra, casino Se doter d un bon filtre (pas gratuit) Faire confiance au filtre On ne relit pas son SPAM dans la crainte d un faux positif! (Si c est important, il téléphonera très vite!) Faire régler son filtre anti-spam ( ) Liste blanche ;-)

45 Le courrier indésirable Pas du SPAM, donc passera le filtre (SCL) Publicité sollicitée directement ou indirectement Amis spécial humour Newsletters Facebook, LinkedIn REGLE + Folder = hors radar

46 La poubelle Se gère toute seule pour minimaliser l espace disque Utile pour retrouver ce que l on a effacé par erreur, mégarde, urgence INUTILE et INEFFICACE de la vider!!!

47 Aligner les technologies Ne pas perdre du temps avec les logiciels Outlook Exchange SharePoint Windows 7 Phone 7 Serveur version 2010 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

48 La valeur d une version Pas les fonctionnalités La VITESSE avec laquelle vous effectuez votre travail Homogénéité

49 Le prix du temps 99 % d efficacité 38*(52-10)= % = 16 heures 24 minutes par semaine 5 minutes par jour Le prix du temps Employé: 53 / heure 16*53 = 848 Le prix de la tranquilité absolue Microsoft en PME

50 Si vous envoyez un avec PJ à 5 personnes qui vous le renvoient modifié, le document final est réalisé en un A/R. Combien y a-t-il de documents au total? MATHEMATIQUES

51 Comprendre et compter 1: original dans Documents 1: vers les 5 dans Envoyés 5: dans Réception 5: détacher la PJ -> Documents 5: créer la réponse -> Documents 5: dans Envoyés 5: dans Réception 5: détacher les PJ -> Documents 1: créer le document final Documents 1: final -> 5 dans Envoyés 5: dans Réception 5: détacher la PJ -> Documents C est pourquoi Microsoft a inventé SharePoint

52 Outlook & SharePoint Principe: pas d avec pièce jointe si on peut faire autrement Espace de travail collaboratif Alerte sur modification

53 SharePoint Workspace Les nouveaux dossiers partagés qui se synchronisent automatiquement Kaeon sa,2011 Switzerland

54 Les contacts Employés & ouvriers Global Address List Exchange Fournisseurs, clients, etc = en commun Liste SharePoint (synch automatique Outlook) Responsable identifié Privé, restreint Contacts d Outlook Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

55 Les tâches Liées aux s Permet de suivre la délégation de travail Permet de gérer l utile mais pas urgent Assigner une date d échéance Les faire sortir des oubliettes Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

56 Les Notes Equivalent au Post-It Equivalent au bloc note Outil de recherche en plus Information déstructurée à retrouver rapidement Prise de note à la volée Enregistreur (dictaphone) sur téléphone portable Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

57 FIXER LES PRIORITES Kaeon sa, Suisse & CT-Interactive sprl, Belgique,

58 Règles simples Fixer les objectifs (QUOI et POURQUOI) Court, Moyen, Long Terme Projets Fixer les priorités (COMMENT) A: (facturable) B: (aide à facturer) C: (tout le reste) Commencer par (A) le plus important (QUAND) Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

59 Décider = Choisir Ne pas décider = aussi un choix => procrastination (demain) Etre réaliste STOP: conditionnel, passé, si alors FOCUS: maintenant Besoins Professionnels Emotionnels Physiques Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

60 Vos objectifs Travail individuel Feuille blanche Imprimez-la et affichez-la Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

61 Votre meilleur ennemi Socialisation (au mauvais moment) Indulgence personnifiée Etre occupé (mais ne pas produire) Focalisé sur les détails (et les choses sans importance ) Rêve Si, alors Google Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

62 Priorité A Pas drôle (préfèrerais faire autre chose) JEU: Commencer la journée Abattre un maximum de A1 en 20 minutes Pause 10 Abattre un maximum de A1 en 20 minutes Bénéfice: de bonne humeur après 1 heure! Fonctionne aussi avec l admin ;-) Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

63 Planifier: agenda Objectifs: court, moyen, long Fixer: mes 3 objectifs importants sont Assigner du temps dans l agenda = assigner une couleur à des plages de temps stratégiques Ex: réservé à l étude, à la santé, à l administration Ex: identifier le lieu de travail Ex: identifier le type de projet Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

64 Ajouter tous les rendez-vous structurels dans le calendrier Définir sa journée de travail Définir son mode de planification Jour / Semaine 5 / Semaine 7 / Mois Rendez-vous périodiques Afficher les congés légaux Afficher le numéro des semaines Découverte des options d Outlook Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

65 Ajuster son environnement Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

66 Rendez-vous périodiques Santé: marcher 30 minutes par jour Planifier automatiquement dans le calendrier Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

67 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique, Découverte du menu «calendrier»

68 Régler son échelle de temps «précision» de l agenda 15 minutes 30 minutes (défaut) Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

69 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique, Déléguer Donner des droits sur son calendrier

70 Calendrier des ressources Salles de réunion Projecteurs Navettes Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

71 Ce que nous avons appris 1. Régler notre calendrier en fonction de notre organisation du temps 2. Inclure le structurel planifié 3. Inclure les ressources planifiables 4. Déléguer & Partager Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

72 Kaeon sa,2011 Switzerland Mise en Place Logiciels Infrastructure Données s Agendas Conseils Employés Clients Fournisseurs Accès, confidentialité, antivirus / malware, antispam, catastrophes & accidents, erreurs humaines Accessibilité 24h sur 24, de n importe où Vitesse des échanges up & down

73 Outlook = outil, pas une méthode FAST = une méthode FAIRE: maintenant ARCHIVER: quand c est fait SUPPRIMER: pas critique TRANSFERER: pas pour moi ou pas maintenant Kaeon sa,2011 Switzerland FAST est une méthode de Kaeon sa, Neuchâtel

74 Prix de l immobilisme Kaeon sa,2011 Switzerland

75 Kaeon sa,2011 Switzerland L importance du PC de production! Un cordonnier mal chaussé a mal aux pieds.

76 Logiciels Windows 7 Entreprise MS Office 2010 Professionnal + CALs (connexions serveurs) Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

77 Vous préférez que 1. Logiciels soient liés aux PC 2. Logiciels soient liés aux Employés 3. Logiciels soient liés à l Entreprise Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

78 Avantages Entreprise Multi-langue Sécurisation avancée (PC portables) Software Assurance (Option) MS Office sur 5 postes par utilisateur Toutes les virtualisations supportées Masterisation Contrat 3 ans payable selon l usage annuel et mensualisable Prix par PC et par mois Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

79 Le prix de la performance PC/mois Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

80 Prochaine Etape Logique Voir un partenaire Microsoft CERTIFIE Quand Combien Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique,

81 Kaeon sa, Suisse & CT- Interactive sprl, Belgique, Mille mercis Alex Huart