GUIDE DES AIDES AUX ASSOCIATIONS

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1 GUIDE DES AIDES AUX ASSOCIATIONS CULTURELLES ET DE LOISIRS La commune de Thorigné-Fouillard souhaite apporter son soutien à la vie associative et offre aux associations des aides sous différentes formes : -La mise à disposition de locaux, de mobiliers et de matériels, aides en vue de l organisation de manifestations ; -Les subventions de fonctionnement, subventions exceptionnelles, aides à l emploi, participations aux frais de déplacement et à la formation de bénévoles, participations à l acquisition de matériel de valeur importante nécessaire à la pratique de l activité. La commune souhaite également valoriser la pratique associative des jeunes ; pour cela elle augmente le montant de la subvention accordée en fonction du nombre d adhérents de moins de 18 ans permettant ainsi de réduire le montant global des cotisations pour les familles. De même, la commune de Thorigné-Fouillard favorise les associations qui accueillent majoritairement des habitants de la commune. Pour cette raison, une association où il y a plus de 25% d adhérents non Thoréfoléens bénéficie d un abattement. Un effort est également fait en direction des bénévoles puisque la commune participe financièrement aux formations organisées pour les encadrants bénévoles Enfin, consciente que les bénévoles ne peuvent pas toujours assurer seuls, l ensemble de l encadrement des activités, la commune aide les associations qui emploient des animateurs salariés. Les associations peuvent également solliciter le Conseil général, le Conseil régional, la direction départementale de la jeunesse et des sports, la direction régionale des affaires culturelles, le fonds national de développement de la vie associative, le centre national de développement du sport. Page 1 sur 8

2 I) LES SUBVENTIONS 1) LA PROCEDURE D ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS (calendrier indicatif) Septembre Octobre Novembre Demande des justificatifs pour les déplacements et les emplois pour un retour début septembre pour la saison qui vient de se terminer. Mise à disposition des dossiers de subventions pour la saison qui vient de débuter. Délibération du conseil municipal pour le solde des frais de déplacement et emplois de la saison qui vient de se terminer. Dépôt du dossier de subvention complet avec pièces justificatives en mairie Examen des demandes par la commission vie associative. Février / Mars Vote du budget communal et octroi des subventions Avril Notification et versement des subventions aux associations. 2) LE CLASSEMENT ASSOCIATIF Les associations sont réparties en 3 catégories : -groupe A : associations sportives. -groupe B : associations culturelles et de loisirs. -groupe C : associations humanitaires et sociales et autres associations. Le terme d association regroupe les associations et les sections d association Afin de lutter contre la dispersion et pour favoriser les regroupements et les synergies, aucune subvention ne sera versée aux associations de moins de 10 adhérents hormis durant les 2 premières années et sauf s il s agit de sections d association. Ce classement permet d attribuer des subventions qui correspondent au mieux au type d activité de l association. Ainsi pour les associations sportives, l accent est mis sur l aspect compétition (notamment avec un doublement des points des adhérents compétiteurs pour l attribution de la subvention au point). De même, pour les associations culturelles et de loisirs, un forfait pondéré en fonction du nombre de moins de 18 ans et du nombre d adhérents est mis en place. La spécificité des associations culturelles créatrices de spectacles est également prise en compte avec l attribution d un forfait spécifique (production). Page 2 sur 8

3 3) LA COMPOSITION DES DOSSIERS DE SUBVENTION Le dossier de subvention contient le dossier général reprenant l ensemble des informations concernant l association et les annexes composées des fiches : informations générales, demande de remboursement de stages, attestation de stage, souhaits d investissements, participations aux frais kilométriques. LE DOSSIER GENERAL doit être complété et retourné en y joignant les documents suivants : -RIB, statuts de l association, règlement intérieur pour les associations nouvelles et les associations pour lesquelles il y a eu des modifications depuis la dernière demande de subvention -Le compte rendu de la dernière assemblée générale -La liste des adhérents avec la commune de résidence -Le budget réalisé pour les associations dont la manifestation a été subventionnée l année précédente et le budget prévisionnel pour les demandes concernant l année à venir. -Devis pour les demandes d investissement LES ANNEXES : La fiche informations générales est à retourner dûment remplie La fiche de demande de remboursement de stage s accompagne de la fiche attestation de stage et sont à remplir uniquement pour les associations concernées par les stages. La fiche souhaits d investissement est à remplir par l association qui a des investissements à réaliser (descriptif, coût). Les investissements sont à classer par ordre de priorité. Pour les associations non sportives : La fiche des salaires versés par l association reprend le type de contrat, le nombre d heures et le salaire annuel de chaque salariée. Elle doit être remplie par les associations qui disposent de salariés. Pour les associations sportives : La fiche participation aux frais kilométriques détaille chaque déplacement. Elle doit être accompagnée, le cas échéant, des calendriers des championnats concernés de l année à venir, des factures d arbitrage et des justificatifs des frais d engagement de la saison précédente (faire figurer la différence entre le coût des compétitions départementales d une part et régionales et nationales d autre pas.) Page 3 sur 8

4 4) LES MODALITES DE CALCUL ET D OCTROI DES SUBVENTIONS Les subventions accordées sont composées de plusieurs parties : A) LA SUBVENTION AU POINT La subvention au point est attribuée en fonction du nombre d adhérents d une association. Le montant de la subvention est égal au nombre de points multiplié par la valeur du point. La valeur du point 2013 est de 3,43. Ce montant peut être revalorisé annuellement. A chaque adhérent correspond un nombre de points attribué en fonction de son âge. La répartition est la suivante : - Un adhérent de plus de 18 ans correspond à 1 point ; - Un adhérent de moins de 18 ans correspond à 2 points. Le nombre des adhérents pris en compte pour le calcul de la subvention est différent suivant le cas : -Si le nombre d adhérents extérieurs représente plus de 25% du nombre total d adhérents, la collectivité ne retient pour les calculs qu un nombre d adhérents égal au nombre d adhérents du secteur (membres issus des communes d Acigné, Brécé, Noya l-sur-vilaine, Thorigné- Fouillard) divisé par 0,75. La répartition des adhérents entre les différentes catégories (jeunes ou adultes, compétiteurs ou non compétiteurs) est alors calculée et respecte les proportions initiales. Exception : Pour le club de l amitié, les adhérents de plus de 65 ans correspondent à 2 points. Exemple 1 : Une association comporte 100 adhérents dont 31 sont extérieurs au secteur. La répartition des adhérents est la suivante : 50 adhérents ont moins de 18 ans et 50 ont plus de 18 ans. Le nombre des adhérents extérieurs représente 31% du nombre total des adhérents. Dans ce cas, le nombre des adhérents pris en compte pour le calcul est le suivant : nombre d adhérents du secteur soit 69 = 92 0,75 0,75 Le nombre d adhérents de chaque catégorie est multiplié par un coefficient égal au rapport suivant : nombre d adhérents calculés nombre total d adhérents Moins de 18 ans Plus de 18 ans 50x92 = x92 = Page 4 sur 8

5 Le calcul du nombre de points est le suivant : Adhérents de moins de 18 ans : 46 adhérents x 2 points Adhérents de plus de 18 ans : 46 adhérents x 1 point Soit, au total 138 points. Le montant de la subvention est alors de 138 points x 3,43 = 473,34. Exemple 2 : Une association compte 100 adhérents dont 20 sont extérieurs au secteur. La répartition est la suivante : 50 adhérents ont moins de 18 ans et 50 ont plus de 18 ans. Dans ce cas, comme le nombre d adhérents extérieurs est inférieur à 25%, le calcul du nombre de points est le suivant : Adhérents de moins de 18 ans : 50 adhérents x 2 points Adhérents de plus de 18 ans : 50 adhérents x 1 point Soit, au total 150 points. Le montant de la subvention est alors de 150 points x 3,43 = 514,50. Liste des adhérents faisant apparaître l année de naissance et la commune de résidence à fournir avec le dossier de subvention. B) LA SUBVENTION AU FORFAIT Cette subvention tient compte du nombre réel d adhérents de l association et de la part des moins de 18 ans dans le total des adhérents. Les montants peuvent être revalorisés annuellement. Nombre Adhérents % de jeunes 10 à à à à à à à 150 Moins de 30% 128,52 160,65 192,78 221,70 243,78 256,02 268,77 282,23 De 30% à 60% 171,36 214,20 257,04 295,60 325,07 341,29 358,33 375,36 Plus de 60% 214,20 267,75 321,30 369,50 406,47 426,87 448,29 470,73 Exemple : Une association compte 45 adhérents dont 25 ont moins de 18 ans. Dans ce cas, le pourcentage de jeunes est de 55,55%. On peut lire à partir du tableau que le montant de la subvention correspondante est de 295,60. C) LES PRODUCTIONS Cette aide est destinée à favoriser les créations (concert, théâtre, vidéo, ). Une somme est accordée par création et non par représentation. La valeur 2006 d une production théâtre est de 146. La valeur 2006 d une production vidéo ou concert est de 53. Ces montants peuvent être revalorisés annuellement. Les montants accordés peuvent être révisés en fonction des réalisations. D) LES AIDES A L EMPLOI -L association doit organiser ou co-organiser au moins une fois par an une manifestation ouverte au public. + de 150 Page 5 sur 8

6 -Le montant des salaires à prendre en compte est le montant des salaires bruts versés plus les charges patronales. Toutefois, ce montant est plafonné à par an et par association. Le montant de l aide est égal au montant des salaires multiplié par le taux de prise en charge modulé en fonction du pourcentage de jeunes, de la part de bénévolat et du nombre d adhérents. -Le taux de prise en charge est fixé à 15 %. Il est modulé par les coefficients suivants : a le pourcentage de jeunes. C est le rapport entre le nombre d adhérents de moins de 18 ans et le nombre total d adhérents. % de jeunes Taux de modulation Moins de 33% De 33% à 44,99% De 45% à 55,99% De 56% à 66,99% De 67% à 77,99% De 78% à 88,99% De 89% à 100% 0 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1 b la part du bénévolat. C est le rapport entre les heures bénévoles et le total des heures consacrées à l activité (total des heures bénévoles et des heures professionnelles payées). Part bénévolat Taux de modulation Moins de 33% De 33% à 44,99% De 45% à 55,99% De 56% à 66,99% De 67% à 77,99% De 78% à 88,99% De 89% à 100% 0 0,75 1 1,25 1,50 1,75 2 c le nombre d adhérents. On applique un coefficient égal au nombre d adhérents de l association divisé par 150. Exemple de calcul : Une association verse annuellement pour ses salariés un montant de salaires bruts et de charges patronales de Cette association comporte 100 adhérents dont 50 de moins de 18 ans. Le nombre d heures bénévoles est de 700 tandis que le nombre d heures salariées est de 500. Le montant maximum des salaires pris en compte pour le calcul est fixé à par an et par association. On retient donc un montant de Le calcul du taux de modulation de la prise en charge est le suivant : - le pourcentage jeunes. Il est égal au nombre d adhérents de moins de 18 ans divisé par le nombre total d adhérents soit 50%. D après le tableau ci-dessus, le taux de modulation correspondant est de 0,80. - la part du bénévolat. On effectue le calcul suivant : nombre d heures bénévoles = 700 = 58,33% nombre d heures bénévoles+nombre d heures professionnelles ( ) En se référant au tableau ci-dessus, on en déduit un taux de modulation de1,25. - le nombre d adhérents. On fait le calcul suivant : nombre d adhérents de l association = Page 6 sur 8

7 Le taux de modulation correspondant est donc de 0,66. Au final, le taux de prise en charge modulé est calculé comme suit : Taux de prise en charge x coefficient «jeune» x coefficient ««adhérents» soit : 15% x 0,80 x 1,25 x 0,66 = 9,9%. bénévolat» x coefficient Pour cette association, le montant de la subvention serait donc de : x 9,9% = Fiches de salaires de la saison associative précédente. E) LES FRAIS DE FORMATION -Leur prise en charge se fait sur 2 années : la 1 ère année, un versement est effectué sur la base de 50% du coût prévisionnel du stage. la 2 ème année, le complément est versé. Il est égal au coût réel du stage moins le 1 er versement. Si le coût réel du stage s avère être inférieur au 1 er versement, la différence est déduite soit d un stage ultérieur soit directement de la subvention à verser. Les frais d hébergement ou de déplacement ne sont pas pris en charge. Le bénévole doit toujours être actif la 2 ème année pour que l association bénéficie du 2 ème versement (attestation du président), la facture du stage doit être jointe. F) LES SUBVENTIONS D INVESTISSEMENT -Les investissements ayant un intérêt pour la commune ou pouvant servir aux services communaux sont acquis par la commune et ne font donc pas l objet d une subvention. -En revanche, certaines acquisitions de matériel ou autres investissements nécessaires à la pratique de l activité peuvent faire l objet d une subvention. -Un coefficient de prise en charge est appliqué au montant de l investissement. Ce coefficient est variable suivant la nature de l investissement et la situation financière de l association. Facture au nom de l association. G) SUBVENTIONS EXCEPTIONNELLES ET AUTRES -Certaines associations culturelles peuvent être subventionnées suivant un mode de calcul ne rentrant pas dans le cadre des subventions décrites ci-dessus. Dans ce cas, la subvention est inscrite dans la catégorie des autres subventions. - Les subventions de démarrage. Elles sont destinées aux associations qui débutent leur activité. Page 7 sur 8

8 - Les subventions à l occasion de manifestations. Cette aide peut être accordée pour des manifestations de grande envergure. Elle est limitée à une seule manifestation par an sauf cas exceptionnel. Les évènements qui ne sont pas aidés par d autres fonds publics seront privilégiés. Présentation d un budget prévisionnel et du dernier budget réalisé si la manifestation a déjà eu lieu. II) LA MISE A DISPOSITION DE LOCAUX La commune met différents locaux à la disposition des associations. Les temps d utilisation des locaux sont le plus souvent partagés mais il y a quelques mises à disposition exclusives. Dans toutes les hypothèses, les responsables des associations doivent veiller au respect du règlement intérieur des salles et à l utilisation conforme des locaux. Pour la location de l ECLAT, il existe des règles de priorité : - 1 er groupe : manifestations communales ou associatives animant régulièrement la commune ou ayant un caractère exceptionnel (salon de peinture, manimagine, cabaret celtique ) - 2 ème groupe : manifestations ponctuant la vie interne des associations. - 3 ème groupe : autres manifestations et notamment animations publiques à but financier ouvertes aux non thoréfoléens. Toutes les réservations s effectuent auprès de la Maison des associations. III) LA MISE A DISPOSITION DU PERSONNEL COMMUNAL Pour l installation de manifestations associatives importantes les associations peuvent recevoir l aide du personnel communal, en complément de la participation des bénévoles. IV) LA MISE A DISPOSITION DE VEHICULES : Annexe n 1 V) LA DEMANDE DE BUVETTE : Annexe n 2 Page 8 sur 8