Présentation générale Questions fréquentes

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1 Questions fréquentes Q : A quoi sert e-dentitas? R : e-dentitas sert à : gérer votre identité numérique avec une clé ou un login/mot de passe et code d accès unique reçu sur votre téléphone portable personnel.. créer votre adresse de messagerie dans le Cloud privé gérer vos délégations Q : Est-ce que l'accès au Cloud Privé des avocats est payant? R : Le coût du service Cloud est pris en charge par le Conseil national des barreaux, hors options payantes (exemple : extension de l espace disque au-delà de 50 Go, Editeur de texte et tableur en ligne). R : La messagerie est prise en charge par le CNB pour chaque avocat inscrit à un barreau français et en exercice. Une messagerie par avocat. Chaque messagerie supplémentaire (x@domainedu cabinet.fr) sera payante dans le cadre d une offre «cabinet» contractualisée entre SFR et le cabinet (donc sans l intermédiaire du CNB). Cette offre sera mise à disposition ultérieurement. Q : Quelles démarches faudra-t-il effectuer pour obtenir cette adresse si l avocat n a pas de clé? R : Si vous n avez jamais eu de une vérification de votre statut d avocat en exercice est impérative. Dans la section 1ère inscription, charger les pièces administratives. L identifiant et le code d activation vous seront adressés par lettre recommandée électronique. Vous recevrez par courrier votre identifiant et un code d activation. Connectez-vous sur puis sur la page d accueil et cliquez sur «j ai reçu un courrier pour activer mon compte Cloud» puis suivez les instructions reçues dans le courrier. Pour information : un téléphone portable est obligatoire pour recevoir le code unique à la connexion. Q : Que faire si je n ai pas de clé et que je n arrive pas à réinitialiser mon compte Cloud? R : Le support ne peut vous aider à réinitialiser vos identifiants (mot de passe, de secours, numéro de mobile). Ces opérations doivent être effectuées par vos soins depuis la section «des problèmes de connexion» de la page d accueil.

2 Toutefois, si vous êtes dans l incapacité de réinitialiser vos identifiants, une procédure exceptionnelle en heures ouvrées est possible. Elle nécessitera une vérification par le support de votre identité et de votre statut. L avocat en personne doit contacter le support et sa collaboration est requise. Nous conseillons donc de toujours préférer la clé pour gérer le compte. Q : Lors de la migration comment gérer l absence de messagerie pendant 4 jours? R : La messagerie change d hébergeur, mais aussi de solution de messagerie. La migration est complexe et nécessite cet arrêt. Vos correspondants seront informés automatiquement de la non distribution. Ils seront invités à renvoyer le message. Il est important d anticiper et d informer vos clients dès que la date de migration vous sera communiquée. Q : Le téléphone portable est-il obligatoire? R : Nous vous rappelons que le téléphone portable est nécessaire pour recevoir par sms un code d accès unique lors de la connexion (dit code OTP). Il faut donc vous procurer un téléphone portable personnel si vous avez l intention d utiliser la messagerie du Cloud. Un simple portable peut suffire. Il existe même des offres gratuites avec certains opérateurs. Q : Il était question d une application OTP qui permettait de faire un push sur le téléphone mobile. Comment l utiliser? R : L application Push OTP est en cours de développement. Vous pourrez donc choisir entre le sms et le mode Push. Ainsi en cas d absence de réseau GSM, vous pourrez toujours obtenir un code OTP. Q : Je n ai pas de téléphone et je refuse d en acheter un pour le code OTP. Comment me connecter. R : L OTP est obligatoire. Sans téléphone portable vous ne pourrez donc pas vous connecter. En login/mot de passe. Dans ce cas, vous devez utiliser la clé «ebarreau». Pour information, sachez qu il existe des offres de certains opérateurs qui proposent dans leur forfait Box un téléphone gratuit basique qui conviendra tout à fait pour recevoir le code OTP.

3 Q : Je ne veux pas de cette messagerie Cloud. Comment faire? R : L activation de la messagerie est à l initiative de l avocat. Il suffit donc de ne pas la faire. Vous pourrez l activer ultérieurement si vous le souhaitez. Q : Pouvez-vous me dire si le Cloud Privé des Avocats est opérationnel et sinon à quelle échéance il le sera? R : Le Cloud privé des Avocats est en cours de test. La date officielle sera annoncée 8 jours avant la mise en place du service. Q : Cette migration nécessitera des manipulations et/ou installation spéciale de ma part? Il faudra effectuer quelques manipulations car : L authentification change (login/mot de passe et code unique à la connexion OTP) Les adresses de serveurs changent aussi. Ceci a une importance si vous utilisez une application de messagerie telle qu Outlook. Il faudra simplement changer les adresses des serveurs SMTP dans l application (notice explicative prévue). Veuillez-vous rapprocher de votre prestataire ou support informatique. Vous aurez à activer votre boite aux lettres pour migrer les données ou créer une nouvelle boite aux lettres vierge de tout message. Q : Pourrai-je continuer à utiliser mon adresse «@avocat-conseil.fr» depuis mon logiciel de messagerie habituel (Outlook), même après le déploiement du «cloud privé»? R : La messagerie du Cloud Privé est à l intérieur d une sphère de confiance. Vous devez donc lancer un client VPN pour que votre logiciel de messagerie se connecte sur la nouvelle messagerie. Ce client VPN est téléchargeable en ligne et bien entendu gratuit. Seul un avocat inscrit et en exercice peut accéder à cet espace sécurisé avec son logiciel de messagerie (ex : Outlook). Notez que certaines fonctionnalités ne sont disponibles qu en version Web (exemple : sécurisation d un message avec un tiers avec l envoi d un chiffré). Q : Mon logiciel Editeur doit s interfacer avec ma messagerie du Cloud. Comment

4 faire? Présentation générale R : Vous devez lancer le client VPN et vous rapprocher de votre éditeur avec les paramètres de configuration de logiciels de messagerie (pop, smtp, imap). Q : Comment me déconnecter? R : Si possible, il est recommandé de ne pas installer le pilote de la clé sur un poste en libre service. Dans ce cas, préférez la connexion avec login/mot de passe /otp. Pour vous déconnecter, cliquer sur déconnexion et confirmez. Fermez impérativement votre navigateur. Q : La migration est-elle obligatoire? R : La migration de votre messagerie n est en rien obligatoire. Si vous ne voulez pas utiliser cette adresse de messagerie, vous pouvez ignorer nos différents messages. Dans le cas contraire, vous pourrez la créer lors de votre première connexion sur le site sécurisé. Cependant, les adresses qui ne seront pas migrées deviendront inaccessibles, les correspondants recevront systématiquement un message d erreur indiquant que leur envoi n a pu aboutir, pour cause de boite inexistante. Pensez à modifier l adresse d alerte dans «ebarreau» en renseignant une autre adresse de votre choix si vous souhaitez être averti de l arrivée d un message des juridictions! Q : Si vous ne migrez pas votre messagerie, que devient votre adresse mail avocatconseil.fr? R : Les données sont conservées dans un format spécial. Q : A quoi sert la clé? Dois-je l avoir tout le temps avec moi? R : 1. La clé ne sert qu à vous identifier une fois de façon sûre afin de vous permettre de créer votre compte Cloud sans procédure administrative particulière.en effet, elle a déjà été délivrée en suivant une procédure stricte (RGS) qui impose une remise en face à face. Une fois le compte créé, vous n aurez plus nécessairement besoin de la clé au quotidien.

5 2. Si vous avez créé votre compte CLOUD, vous pourrez accéder sans clé, via login/mot de passe/otp. 3. La clé vous donnera toujours plus de droits que le login/mot de passe/otp pour effectuer des actions sensibles (ex : Délégation) Q : Mon adresse mail prenom.nom@avocat-conseil.fr va-t-elle devenir nom.xyz@avocat-conseil.fr? R : Votre adresse mail prenom.nom@avocat-conseil.fr ne changera pas. Seules les adresses mails créés après la migration seront sous la forme nom.xyz@avocat-conseil.fr. Q : Je souhaite accéder à l ancienne plateforme. Comment faire? R : Votre ancienne plateforme est toujours joignable pendant une durée de 6 mois après la migration. Le lien n a pas changé : Vous devez utiliser vos anciens identifiant/mot de passe. Notez que le support en a pas connaissance. Si votre logiciel de messagerie a toujours conservé sa configuration, vous pouvez lancer une synchronisation pour récupérer les anciens messages. Q : J ai demandé la migration mais je constate que des mails récents ne sont pas accessible. R : Dans ce cas, sachez que l ancienne plateforme est toujours disponibles. Votre ancienne plateforme est toujours joignable pendant une durée de 6 mois après la migration. Le lien n a pas changé : Vous devez utiliser vos anciens identifiant/mot de passe. Notez que le support en a pas connaissance. Si votre logiciel de messagerie a toujours conservé sa configuration, vous pouvez lancer une synchronisation pour récupérer les anciens messages. Q : Quid des adresses mail administratif? R : Les adresses s des personnels administratifs (c est-à-dire les boites aux lettres des secrétaires, de l accueil, du cabinet ) ne seront pas migrées dans le Cloud. Aucune des boites aux lettres des administratifs ne pourra émettre ou recevoir de message à partir de la date migration. Seuls les avocats inscrits et en exercice bénéficieront d une adresse dans le Cloud privé des avocats.

6 Le Conseil national des barreaux a adressé de multiples messages à ces adresses pour avertir de ces changements. Si ce n est pas déjà fait, nous vous recommandons de récupérer vos messages avec votre logiciel de messagerie (ex : Outlook). Il est primordial de créer de nouvelles adresses de messagerie de votre choix et d informer vos correspondants de ces changements d adresse. Nous vous invitons dès maintenant à mettre en place sur ces boites une réponse automatique indiquant vos nouvelles coordonnées, ainsi qu à en récupérer le contenu résiduel. Q : Est-il possible de pouvoir migrer des données d'une adresse mail type Gmail ou orange via (Messagerie et agenda) R : Non. Q : Qu'est-ce que les actes en ligne? Est-ce déjà disponible? R : Il s agit de l acte d avocat électronique et les conventions d honoraires accessible depuis la page d accueil. Pour réaliser un acte électronique, vous devez être équipé d une clé de certification ebarreau de type RGS**/qualifié. Ce service est dès à présent disponible. Q : Comment se connecter avec une clé e-barreau via une tablette ou smartphone? R : On ne peut pas connecter avec une clé à un téléphone ou tablette. Il faut utiliser l identifiant / mot de passe + code OTP. Q : Quelle est la durée de validité de l OTP? R : L OTP est valide 10 minutes. Au-delà vous devez à nouveau saisir le login/mot de passe. Le nombre de tentative du même OTP est limité pour des raisons de sécurité. Q : Si je n'ai plus d'abonnement e-barreau, comment puis-je me connecter au Cloud? R : La messagerie prenom.nom@avocat-conseil.fr n a strictement aucun lien avec le

7 RPVA ebarreau. e-barreau continuera à fonctionner comme d habitude. N ayez aucune crainte concernant la gestion de la communication électronique avec les greffes, les deux services sont indépendants. La messagerie concernée est la messagerie publique professionnelle que vous utilisez peut-être pour recevoir des alertes quand un message arrive sur ebarreau ou pour communiquer avec des tiers comme toute messagerie du marché. Q : Faut-il un boitier pour accéder à Cloud? R : Non, le boitier n est plus nécessaire. Une connexion Internet suffit. Q : Est-ce que les clients VPN sont déjà disponibles? R : Oui, ils sont prêts et sont téléchargeables sur le portail (version Windows et Mac). Q : Quand sera t-il possible de créer une boite aux lettres générique? R : Après la migration des adresses mails prenom.nom@avocat-conseil.fr. Le projet ne concerne d abord que les boites aux lettres (BAL) d avocats. Les autres BAL sont à la charge du cabinet dans le cadre d une contractualisation directe avec SFR. Cette offre sera disponible ultérieurement. Q : Est-ce que l'on peut faire un partage de document (ou dossiers) vers un confrère ou client? Peut-on attribuer un niveau d'autorisation? (affichage / modification). R : Oui vers un confrère inscrit et en exercice, NON vers un client. Car l accès à la plateforme exige une authentification sûre. Les fichiers échangés entre confrères ne peuvent faire l objet d une attribution fine de droits (lecture /modification/écriture). Q : Peut-on synchroniser les données du drive vers le poste de travail sans mettre en place d'actions complémentaires? R : Oui, vous avez un plugin sur la page d accueil du Cloud à télécharger pour cela. Vous devrez lancer le client VPN pour que la synchronisation démarre. Q : Mon client VPN a été fermé et la synchronisation de mon drive ne reprend pas automatiquement. Que faire?

8 R : Dans votre barre de tâche, faites bouton droit et cliquer sur «Reprendre la synchronisation» Q : Avec un client lourd, pourra t'on comme One drive accéder au Drive depuis le menu démarrer de notre ordinateur? R : Oui vous aurez le protocole webdav qui permet de créer un lecteur virtuel que vous gérez comme vos lecteurs C :, D :, directement dans l explorer Windows. Q : Si on a deux ordinateurs (un professionnel, un personnel), doit-on paramétrer son ordinateur personnel comme le professionnel? R : Oui en effet, il faut configurer de la même façon. Q : Concernant Télérecours, y a-t-il un paramétrage particulier? R : Non, il n y a pas de paramétrage requis pour Télérecours. L accès se fera par ebarreau comme actuellement. Q : Sera-t-il possible d utiliser un protocole IMAP pour interroger la boite aux lettre (aujourd hui uniquement pop)? R : Oui, IMAP et POP sont disponibles. Plus d information ici : Q : Peut-on accéder à sa messagerie sur son téléphone (via une application)? R : Oui. Vous pourrez paramétrer les terminaux ios, Android, Windows Phone. En cas de difficulté, merci de vous rapprocher de votre prestataire ou service informatique. Q : Au cas où une assistante est connectée sur le compte de l'avocat, l'avocat peutil se connecter simultanément? R : Oui il peut se connecter pour accéder à sa messagerie. Le nombre d accès est limité à deux. La contrainte est en cas de modification de la même donnée. C est le dernier connecté qui impose ses modifications.

9 Q : Quelle est la capacité des PJ que nous pouvons envoyer de la messagerie du Cloud? R : 10Mo par pièce mais la réception dépend aussi de la capacité des serveurs de votre destinataire à recevoir les fichiers. Q : Pour quelle catégorie d avocats a été mis en place ce Cloud (les moyens et grands cabinets ont déjà les mêmes possibilités sur d'autres plateformes)? R : Le cloud est mis à disposition de «tous» les avocats de France inscrits et en exercice. C est la messagerie de l avocat indépendamment de son cabinet. Q : Est-ce que le nom de domaine actuel du cabinet peut être migré sur le cloud? R : Non. Il s agit d une autre offre cabinet qui sera proposée ultérieurement et facturé au Cabinet qui le souhaite, sans intervention du CNB. Q : e-acte : est-il obligatoire d'activer la messagerie pour l'utiliser? R : Non L adresse de votre choix et la clé e-barreau (RGS) suffisent pour accéder à l acte d avocat. La signature d acte nécessite toutefois une clé RGS / qualifiée. Q : Quelle sera l'interaction possible entre la boite mail du cabinet et la boite de l'avocat? R : L adresse cabinet est une adresse séparée prise par le cabinet dans le cadre d une contractualisation directe avec SFR. Elle est du type x.y@votrenomdedomaine.fr. L adresse du Cloud privé est offerte par le CNB à chaque avocat inscrit et en exercice. Elle est forcément en X.Y@avocat-conseil.fr. Q : A quoi sert le chiffrement de courriels? R : Le chiffrement de courriel vous permet de rendre illisible le message et ses pièces s il devait être intercepté. Seul celui qui a la clé de déchiffrement peut lire le message.

10 Q : Y a-t-il une sauvegarde automatique de mes messages? R : Il n y a pas de système de sauvegarde. Toutefois, notez que vous avez toujours accès au dossier Archives qui conservent tous les messages reçus et envoyés de moins de 3 mois. Q : Comment faire si j ai perdu le mot de passe qui a servi à chiffrer le message avec Ox Guard? R : Une seule solution : le récupérer via l adresse de secours qui a été obligatoirement renseignée. Si vous n avez plus accès à cette messagerie, rien ne sera possible. Votre message restera crypté. Le support du CNB n a aucune possibilité de le récupérer. Vous devez donc faire très attention avant d utiliser cette fonctionnalité. Q : Quelles précautions à prendre avant d utiliser le chiffrement de mails avec Ox Guard? R : Mémoriser le mot de passe que vous avez choisi Assurez-vous que votre correspondant ait bien compris qu il doit lui aussi créer un mot de passe. Il doit le faire immédiatement au premier en envoi de message chiffré pour éviter toute interception. Nous vous conseillons de doubler le premier envoi par un appel téléphonique. Précisez-lui qu il est seul responsable de son mot de passe et qu aucune aide ne pourra lui être apportée s il ne peut le récupérer après un oubli. Sans mot de passe ses s seront indéchiffrables. Lisez bien les conditions générales d utilisation Q : Quelle est la différence entre courriel archivé chiffré et message chiffré par l avocat avec OxGuard? R : Tout archivé de moins de 3 mois est chiffré automatiquement. La clé de déchiffrement est sous la responsabilité du président élu du CNB. En cas de perquisition des données archivées, cette clé est nécessaire. Voir la charte de bonnes pratiques annexées au CGU. Le chiffrement avec Ox Guard, lui, est à l initiative de l avocat et peut concerner tout mail et tout fichier du Drive. Le CNB ne peut déchiffrer ces messages avec sa clé. Q : A quoi sert le drive?

11 R : Il s agit d un espace de stockage de fichiers. Ces fichiers peuvent être synchronisés automatiquement avec votre ordinateur à travers le VPN, grâce à une application de synchronisation. Q : Mon drive ne synchronise plus. Que dois-je faire? R : Vérifiez que vous avez bien le client VPN lancé. Si c est le cas, faites bouton droit Quitter sur lox drive puis relancer l application Ox drive. La synchronisation devrait se relancer. Q : Qu est-ce que le Webdav? R : Le protocole informatique«webdav» permet d enregistrer et de synchroniser des données via le Web, il offre un accès aux données en écriture depuis des applications qui supportent ce protocole. Avec webdav, vous sécurisez et respectez la confidentialité des données stockées et vous restez propriétaire de vos données. Pour paramétrer un lecteur Webdav, cliquer sur Ox updater (application affichée sur l onglet Portail du Cloud à télécharger)> paramètres> Drive. Choisissez lalettre de votre choix et cliquer sur Connecter. La lettre apparaitra dans vos lecteurs disponibles, à l intérieur de l explorer Windows. Q : Comment synchroniser une architecture de dossiers? R : Il est préférable de faire appel au lecteur virtuel WebDav qui apparait avec une lettre comme un de vos lecteurs de votre ordinateur. Dans ce lecteur, créer votre organisation de sous-dossiers. La structure de sous dossiers sera automatiquement synchronisé avec le Cloud. Q : Pourquoi le partage de fichiers n est-il possible qu entre avocats? J aurais voulu faire une dataroom. R : L espace de confiance est réservé aux avocats dûment identifiés. Les parties non avocats ne peuvent être identifiés donc n auront pas accès à cet espace de partage. Ce n est pas non plus une dataroom. Ce besoin a été identifié et est à l étude sans date de réalisation. Q : Comment augmenter la capacité de ma boite aux lettres? R : Vous avez 50 Go par défaut. Pour augmenter sa taille vous devez vous rendre sur le portail et cliquer sur Option+. Il s agit d un achat qui fait l objet d une contractualisation entre SFR et l avocat. Le CNB ne peut vous venir en aide. Un numéro de téléphone spécifique est prévu sur ce site de commande.

12 Powered by TCPDF ( Présentation générale Q : Comment ajouter les options Editeurs de texte et tableur? R : Pour ajouter ces options, vous devez vous rendre sur l accueil du portail et cliquer sur Option+. Il s agit d un achat qui fait l objet d une contractualisation entre SFR et l avocat. Le CNB ne peut vous venir en aide. Un numéro de téléphone spécifique est prévu sur ce site de commande. Q : Pourquoi n y a-t-il pas de manuel utilisateur Cloud édité par le CNB? R : Le manuel utilisateur est celui de l éditeur et fait 180 pages. Il est surtout intéressant pour un public averti. Il ne prend pas en compte l implémentation spécifique à destination des avocats que le CNB a mis en place. Vous le trouverez ici. Q : Ou trouver la vidéo de présentation du Cloud privé des avocats? R : Vous la trouverez ici. Q : Peut-on rediriger l adresse mail du Cloud vers une adresse externe? R : Vous ne pourrez plus rediriger votre adresse mail vers une autre adresse après la migration.