Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4018/4019

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1 Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4018/4019

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3 Manuel utilisateur Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4018/4019, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une plus performante. Décrocher. Touche d appel. Raccrocher. Touche spécifique du clavier numérique. Clavier numérique. Vue partielle de l afficheur. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Réglage moins. Réglage plus. Écoute amplifiée, mains libres. Touche fixe. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas.. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso,...) et de revenir aux écrans de téléphonie. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

4 How

5 Sommaire Toc Découvrir votre téléphone p. 1. Téléphoner p Etablir un appel p Recevoir un appel p Téléphoner en mode "Mains libres" p Mettre le haut-parleur en cours de (combiné décroché) p Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise) p Appeler par le répertoire personnel p Filtrage d appel via la messagerie vocale p Rappeler p Faire une demande de rappel sur poste occupé p Recevoir un appel interne en interphonie p Émettre en fréquences vocales p Vous isoler de votre correspondant (secret) p. 9. En cours de p Appeler un second correspondant en cours de p. 10. Recevoir un second appel en cours de p. 10. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) p Transférer un appel p. 11. Transférer un appel sur la boîte vocale d un correspondant absent p. 11. Converser simultanément avec correspondants (conférence) p Mettre votre correspondant en attente (garde) p Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p. 1.9 Entrer en tiers dans une interne p Mémoriser un numéro p Régler le niveau sonore p. 1. L Esprit d Entreprise p. 1.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés p. 1. Répondre à la sonnerie générale p. 1. Filtrage patron/secrétaire p. 1.4 Intercepter un appel p. 1. Répondre momentanément à la place de l opératrice p. 1. Groupement de postes p Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) p Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif p Appeler un correspondant sur son haut-parleur p Envoyer un message écrit à un correspondant interne p Envoyer une copie d un message vocal p. 1.1 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion p. 1.1 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes p Modifier à distance le message d accueil du standard automatique p Rester en contact p Choix des appels à renvoyer p Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) p Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale p A votre retour, consulter votre messagerie vocale p Activer/désactiver l assistant personnel p L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre p Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne p Faire suivre vos appels à partir d un autre poste p Effectuer un renvoi sélectif p Renvoyer les appels de votre groupement p Annuler tous les renvois p Renvoyer les appels dès que (renvoi sur occupation).... p Ne pas être dérangé p Laisser un message d absence à vos appelants internes p Consulter les messages écrits laissés en votre absence p Notification des messages p. 1. Gérer vos coûts p..1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients p.. Connaître le coût d une externe établie pour un usager interne depuis votre poste p.. Votre poste s ajuste à vos besoins p..1 Initialiser votre messagerie vocale p.. Personnaliser votre accueil vocal p.. Modifier votre mot de passe p..4 Configurer votre sonnerie p.. Régler le contraste de votre écran p. 4. Choisir la langue p. 4.7 Appeler par le répertoire personnel p. 4.8 Programmer les touches d appel direct p. 4.9 Programmer un rappel de rendez-vous p..10 Connaître le numéro de votre téléphone p..11 Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur p..1 Verrouiller / Déverrouiller votre poste p..1 Activer/désactiver le mode "casque forcé" p. 7. ACD : Poste agent p. 7.1 Poste agent p. 7. Ouvrir une session agent (login) p. 7. Les quatre états d exploitation du poste agent p. 7.4 Changer l'état d exploitation du poste p. Garantie et clauses p. 7

6 Découvrir votre téléphone Navigation Telephone Combiné téléphonique Clavier alphanumérique Quisuis-je Verrou Réglages Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone de texte lors de la saisie de caractères. La page d accueil se compose de : Informations sur l état du poste (poste verrouillé, renvoi,...) Date et heure Fonctions de programmation et de configuration du poste Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de : Quisuis-je Connaître le numéro de votre téléphone. Attente Mettre votre correspondant en attente (garde). Listedebis Rappeler l'un des 10 derniers numéros. Fréqvocale Émettre en fréquences vocales. Verrou Verrouiller / Déverrouiller votre poste. Versrepert Enregistrer le numéro dans le répertoire personnel. Rendez-vous Programmer un rappel de rendez-vous. Transf.MV Transférer un appel sur la boîte vocale d un correspondant absent. Renvoi Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip). Réglages Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale,...). Annuaire Appeler votre correspondant par son nom.. D autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système. Alcatel 4018 Touche : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Touches audios Touches de fonction Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher (Alcatel 4018). Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touche Interphonie/Secret : En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis (appui court) rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet également de corriger la saisie d un caractère. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : permet d obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d accéder à la programmation ou à la configuration du poste. Touche Répertoire : touche répertoire pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long ou double appui). Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. Le bloc de touches est composé de : deux touches de ligne, une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi', une touche 'conférence', une touche 'transfert', une touche d appel direct à programmer.

7 1 Téléphoner Other En cours de : 1.1 Etablir un appel appui court numéroter directement décrocher nº de votre correspondant mains libres (Alcatel 4018 uniquement) nº de votre correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l appel. 1.4 Mettre le haut-parleur en cours de (combiné décroché) - Écoute amplifiée touche d appel programmée Pour un appel à l extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. activer le haut-parleur (appui long) la touche Haut-Parleur clignote Pour le standard, composer le '9' (par défaut). La touche s'éteint 1. Recevoir un appel régler le volume (9 niveaux) désactiver le hautparleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). décrocher mains libres (Alcatel 4018 uniquement) appuyer sur la touche de ligne dont le voyant associé est allumé 1. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise) 1. Téléphoner en mode 'Mains libres' (Alcatel 4018 uniquement) Poste au repos : position mains libres appui long ou double appui premières lettres du nom de votre correspondant La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui sur la touche du clavier contenant cette lettre. sélectionner le nom dans la liste proposée appui court 7

8 1 Téléphoner 1. Appeler par le répertoire personnel 1.8 Rappeler Rappeler le dernier numéro composé (bis) : appui court 1.7 appuyer directement sur la touche programmée (0 à 9) sélectionner le correspondant à appeler lancer l appel Filtrage d appel via la messagerie vocale (Alcatel 4018 uniquement) touche 'Bis' (appui court) Rappeler l'un des 10 derniers numéros : rappel du dernier numéro Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en avec elle. Activer le filtrage : touche 'Bis' (appui long) Listedebis sélectionner le n parmi les 10 derniers émis lancer l appel entrer votre mot 'filtrage de passe messagerie vocale' A la réception d un appel : même touche pour arrêter l écoute et désactiver le filtrage 1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé votre correspondant est occupé Rappeler appel nom ou nº de l appelant vous entendez la personne déposer son message 1.10 Recevoir un appel interne en interphonie (Alcatel 4018 uniquement) Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L afficheur indique l identité de l appelant. Pour activer - Poste au repos : pour prendre l'appel pour arrêter l écoute seulement la diode associée s allume Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. 8

9 1 Téléphoner Pour désactiver - Poste au repos : La diode associée s'éteint 1.11 Émettre en fréquences vocales En cours de, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d un serveur vocal, d un standard automatique ou d un répondeur consulté à distance. Fréqvocale activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l arrêt de la. 1.1 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : La touche s'allume désactiver le micro La touche s'éteint reprendre la conversation 9

10 En cours de Other.1 Appeler un second correspondant en cours de. Recevoir un second appel en cours de Un second correspondant cherche à vous joindre : nº du second rappeler le correspondant dernier numéro composé. (appui court) Autres méthodes pour appeler un second correspondant le premier correspondant est mis en attente Répondre à l appel affiché :: appel nom ou n de l'appelant pendant secondes le voyant lumineux clignote appui long ou double appui Annuaire Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou double appui sur la touche répertoire).appeler votre correspondant par son nom. le premier correspondant est mis en attente touche d appel dont l icone clignote Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : Touche d appel programmée. Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : touche associée à l'icone 'appel en attente' touche de ligne dont le voyant clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant.. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) En, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : votre premier correspondant est mis en attente le voyant lumineux clignote 10

11 En cours de Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) :.4 Transférer un appel Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : n du ème poste Si le destinataire du transfert répond : le premier correspondant est mis en attente 'conférence' Raccrocher avec tous vos correspondants : Si à l issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : 'transfert' Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. annuler la conférence 'transfert' Le transfert entre deux correspondants externes n est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système)..7 Mettre votre correspondant en attente (garde). Transférer un appel sur la boîte vocale d un correspondant absent Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. En cours de, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d un autre correspondant. Transf.MV. Converser simultanément avec correspondants (conférence) En avec un correspondant, un deuxième est en attente : nº du second correspondant Attente Reprendre le correspondant en garde : touche de ligne dont le voyant clignote votre correspondant est mis en attente 'conférence' 11

12 En cours de.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage).10 Mémoriser un numéro Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d un autre poste : En cours de, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : Parquercom. Versrepert Pour retrouver votre correspondant parqué : sélectionner la touche à programmer (0 à 9) Intercepter Repriseparc affichage du numéro nº du poste à l origine du parcage Si la mise en parcage n est pas reprise dans un temps donné (1mn 0 par défaut), elle est aiguillée vers l opératrice. saisir le nom de valider votre correspondant* * Saisir le nom de votre correspondant : Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. valider.9 Entrer en tiers dans une interne Positionner le curseur dans le champ de saisie. Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n est pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Effacer le dernier caractère tapé. 'Entrée en tiers' Se protéger contre l entrée en tiers : # Saisir un chiffre (touches 0 à 9)..11 Régler le niveau sonore En, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: 'protection d'une ' entrer le numéro La protection disparaît lorsque vous raccrochez. régler le niveau sonore 1

13 L Esprit d Entreprise Other.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés.4 Intercepter un appel Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d interception que vous : Sonnerie d appel supervisé même touche pour annuler. Répondre à la sonnerie générale 'interception d'appel de groupe' Si le poste n appartient pas au même groupement que vous : En l absence de l opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Intercepter Poste Intercepter AppelGénéral nº du poste qui sonne. Filtrage patron/secrétaire La programmation du système permet de constituer des groupes patron/secrétaire permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. A partir du poste patron ou secrétaire : 'interception d'appel de poste' nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l interception. vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire, ) touche programmée Filtrage. Répondre momentanément à la place de l opératrice A chaque externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l appel : votre poste sonnera en même temps que le standard même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l afficheur du poste patron et par l icone associée à la touche programmée filtrage. touche programmée Aide opératrice même touche pour annuler 1

14 L Esprit d Entreprise A chaque appel pour le standard : un appel pour le standard sonne sur votre poste. Groupement de postes Aide opératrice Appel de postes d un groupement : Certains postes peuvent faire partie d un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement..8 Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au bip sonore en utilisant n importe quel poste de l entreprise. votre récepteur portatif sonne 'réponse à la recherche de personne' nº de votre groupement.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur n du groupement à appeler Sortir temporairement de votre groupement de poste/réintégrer votre groupement : Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, décrocher son poste à distance : libre RéponsForc touche programmée 'sortie de groupement' nº de votre groupement L appartenance d un poste à un groupement n a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. votre correspondant ne répond pas vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s il possède la fonction mains libres).7 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip).10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu il dispose d un récepteur portatif : EnvoyerTxt libre votre correspondant ne répond pas 'recherche de personne' affichage de la recherche en cours Message prédéfini : nº du poste destinataire Alleràmsg Votre correspondant peut répondre à partir de n importe quel poste de l entreprise. sélectionner le message à envoyer (01 à 7) entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre choix 14

15 L Esprit d Entreprise Langue.11 Envoyer une copie d un message vocal Message personnel : changer la langue du message envoyer le message Voix affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages Créer mot de passe * Créer un message personnel temporaire : créer un message personnel temporaire* Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. envoyer le message Consulter Envoicopie choisir le message à copier par appuis successifs Positionner le curseur dans le champ de saisie. # Enregistrer Effacer le dernier caractère tapé. nº du poste destinataire envoyer le message enregistrer un commentaire* Ajouter Envoicopie # Saisir un chiffre (touches 0 à 9). ajouter un destinataire envoyer le message Les 7 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique * Pour enregistrer un commentaire : démarrer l enregistrement du commentaire fin de l enregistrement Enregistrer enregistrement enregistrement en cours # Ecouter réécouter le commentaire Enregistrer réenregistrer un commentaire envoyer le message 1

16 L Esprit d Entreprise.1 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion.14 Modifier à distance le message d accueil du standard automatique Voix Envoyermsg Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d accueil de nuit ou de jour du standard automatique. mot de passe Ajouter numéro d appel de la messagerie vocale numéro de votre boîte vocale mot de passe nº du poste destinataire autres destinataires si nécessaire 9 suivre les instructions du guide vocal Enregistrer enregistrement démarrer l enregistrement du message enregistrement en cours accéder au menu 'options personnelles' accéder au menu 'personnalisation des messages d accueil' Stop Ecouter fin de l enregistrement; réécouter le message Enregistrer réenregistrer un message valider.1 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 0 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 1

17 4 Rester en contact Other 4.1 Choix des appels à renvoyer 4. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Lors de l activation d un renvoi, vous pouvez choisir le type d appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous,... Renvoi Ext/Int sélectionner la fonction 'Renvoi' si le type d'appel renvoyé ne convient pas selectionner le type d'appel Ext/Int Toutappel tous les appels le type d appel renvoyé s affiche Renvoi Immédiat»MV sélectionner la fonction 'Renvoi' 4.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. l acceptation du renvoi s affiche Internes Externes appels internes ou externes valider le nouveau type d appel renvoyé s affiche Voix mot de passe affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages 4. Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d un domicile, d un portable, d un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d un poste interne (opératrice, etc.). Consulter sélectionner le message de votre choix affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message Renvoi Immédiat Ecouter Effacer sélectionner la fonction 'Renvoi' nº du destinataire écouter le message effacer le message sélectionner le n de votre choix l acceptation du renvoi s affiche Appeler Envoicopie rappeler l auteur du message envoyer une copie de message Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 17

18 4 Rester en contact 4. Activer/désactiver l assistant personnel 4.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Réglages Assistant Affichage de l état de l assistant personnel Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l entreprise : Renvoi Surbip ON/OFF Activer Désactiver sélectionner la fonction 'Renvoi' l acceptation du renvoi s affiche 4. L assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre Réglages Assistant Menu choisir le type de renvoi N Interne N externe 'renvoi sur la recherche de personne' 4.8 Faire suivre vos appels à partir d un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. saisir le nº d un collègue ou de votre assistante ou autre saisir un numéro externe Renvoi Suivez-moi sélectionner la fonction 'Renvoi' nº de votre poste N mobile Opérateur saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT activer / désactiver le transfert vers le standard 'faire suivre ses appels' nº de votre poste l acceptation du renvoi s affiche 18

19 4 Rester en contact 4.9 Effectuer un renvoi sélectif 4.1 Ne pas être dérangé Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l identité de l appelant : Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. 'renvoi sélectif' l acceptation du renvoi s affiche Renvoi Pasdéranger sélectionner la fonction 'Renvoi' l acceptation du renvoi s affiche 4.10 Renvoyer les appels de votre groupement Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : l acceptation du renvoi s affiche 4.14 Laisser un message d absence à vos appelants internes 'Renvoi des appels de groupement' nº du destinataire du renvoi Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l écran-afficheur du poste qui vous appelle. Renvoi Texte 4.11 Annuler tous les renvois sélectionner la fonction 'Renvoi' Message prédéfini Renvoi Annulrenvoi Alleràmsg appuyer sur la touche de fonction 'renvoi d'appel' 4.1 sélectionner la fonction 'Renvoi' Renvoyer les appels dès que (renvoi sur occupation) sélectionner le message à envoyer (01 à 7) entrer le n du message à envoyer (01 à 7) valider votre choix Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. Langue Renvoi Sioccupé changer la langue du message envoyer le message sélectionner la fonction 'Renvoi' nº destinataire du renvoi l acceptation du renvoi s affiche 19

20 4 Rester en contact Message personnel : Créer 4.1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence * créer un message personnel temporaire : créer un message personnel temporaire* envoyer le message Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nombre de messages reçus Texte Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. Positionner le curseur dans le champ de saisie. affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message Effacer le dernier caractère tapé. Pendant l affichage des informations : Rappeler l émetteur du message (le message s efface automatiquement après l appel). # Saisir un chiffre (touches 0 à 9). Les 7 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*) RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER; 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique Message suivant. Message précédent. Pendant la consultation d un message, l appui sur la touche 'i' permet d accéder aux fonctionnalités suivantes ( ) : Effacer Effacer le message. Appeler Rappeler l auteur du message. Envoyermsg Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Versrepert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. Quitter la consultation. 0

21 4 Rester en contact 4.1 Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. Réglages Notification Activer/désactiver la notification des messages : ON/OFF Activer Désactiver Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification : Numéro entrer le numéro valider Modifier la plage horaire : il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires modifier les horaires valider 1

22 Gérer vos coûts.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Other En fin de, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1. Lire les informations relatives à la (coût, durée, nombre de taxes...). Vous pouvez imputer le coût de vos s externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. nom de l usager interne et coût de la touche entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro programmée du destinataire poste interne du correspondant 'code affaire' Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de :. Imprimer un ticket de taxation.. Terminer la consultation. Imprimer Code affaire en cours de. Connaître le coût d une externe établie pour un usager interne depuis votre poste votre correspondant est mis en attente 'Rappel de taxation' Transfert nº externe demandé transfert de l appel à votre correspondant en attente

23 Votre poste s ajuste à vos besoins Other. Modifier votre mot de passe.1 Initialiser votre messagerie vocale Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. le voyant lumineux clignote entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Réglages Options Motdepasse Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) l afficheur vous demande de confirmer le nouveau code. Personnaliser votre accueil vocal Tant que votre messagerie vocale n a pas été initialisée, le mot de passe est 11. Vous pouvez remplacer l annonce d accueil par défaut par une annonce personnelle : Réglages Boîtevocale Messagepers.4 Configurer votre sonnerie enregistrement Réglages Poste Sonnerie enregistrement en cours Pendant la consultation d un message, l appui sur la touche 'i' permet d accéder aux fonctionnalités suivantes : ( ) Choisir la mélodie : Stop Pour arrêter l enregistrement. Mélodie Pause Pour interrompre momentanément l'enregistrement. sélectionner la mélodie de votre choix (1 mélodies) valider votre choix Enregistrer Pour enregistrer à nouveau le message. Régler le volume de la sonnerie : Volume sélectionner le volume de votre choix (1 niveaux) valider votre choix

24 Votre poste s ajuste à vos besoins Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Langue Progressive Activer Désactiver Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : pour activer pour désactiver valider votre choix sélectionner la langue de votre choix valider votre choix.7 Appeler par le répertoire personnel Bips Activer Désactiver pour activer pour désactiver valider votre choix Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : appui court saisir le nom* saisir le numéro * Saisir le nom : appel votre poste sonne régler le volume de la sonnerie Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. Positionner le curseur dans le champ de saisie.. Régler le contraste de votre écran Effacer le dernier caractère tapé. Réglages Poste Contraste # Saisir un chiffre (touches 0 à 9)..8 Programmer les touches d appel direct régler le contraste de votre écran. Choisir la langue une touche d appel direct à programmer saisir le numéro Réglages Options 4

25 Votre poste s ajuste à vos besoins.9 Programmer un rappel de rendez-vous.11 Diffuser une musique d ambiance sur votre haut-parleur Vous pouvez définir l heure d un rappel temporaire (une fois dans les 4 heures) ou d un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Programmer un rappel de rendez-vous Rendez-vous Temporaire Permanent Vous pouvez bénéficier de la diffusion d une musique d ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : (appui long) poste au repos, vous entendez la musique sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) A l heure programmée votre poste sonne : valider l'heure de rendez-vous même touche pour annuler (appui long) La diffusion de musique s arrête dès que et reprend dès que vous avez raccroché. Si ligne, l afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi..1 Verrouiller / Déverrouiller votre poste Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous Verrou votre poste est verrouillé/déverrouillé Rendez-vous Temporaire Permanent entrer votre mot de passe Effacer effacer l heure du rendez-vous sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent).1 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné. Réglages Poste Casqueforcé.10 Connaître le numéro de votre téléphone Activer Désactiver Quisuis-je activer/désactiver le mode 'casque forcé' double appui

26 7 ACD : Poste agent Other 7.1 Poste agent 7.4 Changer l'état d exploitation du poste Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. 7. Ouvrir une session agent (login) entrer le code de la fonction 'Login' sélectionner l agent et valider suivant les instructions affichées à l écran, entrer votre mot de passe ou valider Les codes de changement d état d exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du système pour connaître ces codes. Etats Codes en service en retrait entrer le code d exploitation à activer Une mélodie retentit : activation acceptée, le changement d'état est effectué en travail complémentaire en absence momentanée Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée, le poste n'est probablement pas pris en compte par le centre d'appels, contacter votre administrateur affichage de l écran d accueil de l application ACD Écran d accueil de l application ACD nom du poste agent [A] [01] état des files d attente 7. Les quatre états d exploitation du poste agent La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont : En service, l'agent est prêt à recevoir des appels. En retrait, l'agent s est retiré de l application ACD. En travail complémentaire, l agent ne reçoit plus d appels, le temps d effectuer une tâche liée à un appel. En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels.

27 Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s applique pas : en cas d utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d une cause extérieure à l appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l activation d une clé logicielle. Déclaration de conformité CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel 4018/4019 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999//CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Informations relatives à l'environnement Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et d'un traitement séparés dans les pays membres de l'union Européenne, ainsi qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le fournisseur qui vous l'a vendu. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright Alcatel Business Systems 00. Tous droits réservés. 7 MU19007AAAA-O00ed01-100

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