Manuel Utilisateur : Examinateurs de TP

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1 Manuel Utilisateur : Examinateurs GERONIMO 1.1 <<version V1.0>> Résumé Décrit comment utiliser la fonctionnalité de saisie des disponibilités dans l application GERONIMO 1 sur 16

2 Validation Nom Service/Société Date Auteur Chantal LEDUC 23/02/2010 Vérificateur Christian BERDAL CRITERES Validation MOA Richard MELIS Service du CCMP Historique des mises à jour Version Date Auteur Objet V0.1 23/02/2010 Chantal LEDUC Reprise du document de la V1.0 de Géronimo (R1 : GER_MUT_1029_1.0) Christian BERDAL Corrections V1.0 17/03/2010 Chantal LEDUC Validation pour GER V1.1 Documents de Référence associés Code Titre Référence R1 MUT «Saisie des dispos» Géronimo 1.0 GER_MUT_1029 R2 MUT «Description générale» Géronimo 1.1 GER_MUT_2022 R3 MUT «Gestion du concours» Géronimo 1.1 GER_MUT_2008 R4 MUT «Boite à outils» Géronimo 1.1 GER_MUT_2011 Mots clés Utilisateur ; MUT; GERONIMO ; Oral ; disponibilités ; S0159 ; S0170, S0249, TP 2 sur 16

3 SOMMAIRE I Introduction...4 II III I.1 Rappel du contexte... 4 I.2 Pre-requis... 4 I.3 Terminologie... 4 Accès à l application : généralités...5 II.1 Authentification... 5 II.2 Page d accueil... 5 II.3 Menu de gauche... 6 II.4 Barre de navigation rapide... 7 II.5 Accès à une fonctionnalité... 7 Description des fonctionnalités...9 III.1 Saisie des disponibilités (S0159)... 9 III.1.1 Marche à suivre... 9 III.1.2 Contrôles effectués III.2 Planning des examinateurs (S0170) III.3 Gestion des lancements rapides (S0249) sur 16

4 I INTRODUCTION I.1 Rappel du contexte Une nouvelle version de l application de gestion du Concours Commun Mines Ponts a été mise en place en 2009, application qu on appelle GERONIMO. Ce manuel utilisateur (MUT) est destiné aux examinateurs qui doivent saisir leurs disponibilités pour les différentes séries d oral. Chaque année le secrétariat fixera les dates d ouvertures de ce service. I.2 Pre-requis Cette nouvelle application a été développée et testée pour les environnements suivants : - poste de type PC sous windows (2003 ou XP) - navigateur FireFox 3 ou InternetExplorer 6 Elle pas été testée dans d autres environnements (MAC, Linux, autres navigateurs ou version de système/navigateur) et nous ne garantissons pas qu elle fonctionnera correctement dans d autres environnements que ceux testés. Aussi nous vous conseillons fortement d utiliser un de ces environnements pour effectuer vos saisies. En cas de problème pour utiliser Géronimo ou en cas de besoin d information complémentaire, il convient de s adresser au secrétariat du CCMP (qui transmettra si besoin à l exploitant). I.3 Terminologie Terme, abréviation Signification CCMP Concours Commun Mines Ponts CCP Concours communs Polytechniques (Toulouse) DSI Division des Systèmes d Information (Nouvelle dénomination du SIAV). Service qui gère, entre autre, le SI du CCMP Exploitant La personne qui a en charge l exploitation de l application GERONIMO GEstion de l écrit et de l Oral pour la banque de Notes et les admissions du concours Mines-pOnt MOA Maîtrise d Ouvrage. Correspond au service du CCMP sur le présent projet MOE Maîtrise d œuvre. Correspond à la DSI pour la partie «Oral» MUT Manuel UTilisateur SCEI Service des concours aux Ecoles d Ingénieur dont le système informatique repose sur celui du CCP SIAV Ancienne dénomination du Service Informatique et Audio- Visuel (aujourd hui DSI). 4 sur 16

5 II ACCES A L APPLICATION :: GENERALITES L examinateur doit se connecter avec son navigateur sur l adresse suivante : II.1 Authentification Il doit ensuite s authentifier (saisie de son identifiant et mot de passe) : L identifiant est celui communiqué par le CCMP (par défaut il s agit du nom de famille) Cas particulier : A la toute première connexion, le mot de passe à utiliser est le même que l identifiant. Si l identifiant est Dupont le mot de passe est aussi Dupont (respecter majuscules et minuscules). L application force ensuite l utilisateur à changer son mot de passe : le nouveau doit faire au minimum 8 caractères, avec au moins 2 lettres et 2 chiffres : Une fois le mot de passe changé, l utilisateur doit se reconnecter avec son nouveau mot de passe. Une fois connecté, il peut accéder aux fonctions qui ont été définies par le secrétariat du CCMP. II.2 Page d accueil La version 1.1 de Géronimo comporte une page d accueil avec : - éventuellement un message lié au «profil» (message géré par le gestionnaire) 5 sur 16

6 - une partie «Pense-bête» et une partie «actions à faire» qui sont personnelles : l utilisateur peut les renseigner, les modifier à sa guise. Pour enregistrer les modifications, ne pas oublier d appuyer sur le bouton «Modifier accueil». II.3 Menu de gauche C est le secrétariat du CCMP qui définit les fonctionnalités accessibles. Celles-ci peuvent se répartir dans différentes parties du menu. Le menu de gauche comporte trois niveaux. Premier niveau de menu On peut ouvrir (développer) un menu en cliquant dessus. En cliquant sur un autre menu, ce dernier s ouvre (et le précédent se ferme). En cliquant sur «Accueil», on revient au premier niveau des menus. L accès à une fonctionnalité se fait en cliquant le niveau le plus bas du menu : la coloration de la fonctionnalité change dans le menu. 6 sur 16

7 Exemple de menu entièrement développé, avec une fonctionnalité ouverte (Plannings des examinateurs) II.4 Barre de navigation rapide Une autre façon d accéder à une fonctionnalité, est d utiliser la «barre de navigation rapide» qui consiste en une série de raccourcis, placés sous le bandeau «Géronimo». Cette barre (facultative) peut être définie soit par le secrétariat du CCMP, soit par l utilisateur lui-même si le secrétariat lui a donné les droits. Exemple de barre de navigation rapide. Remarque : en cliquant sur un raccourci de la barre de navigation, le menu se développe comme si on l avait utilisé. II.5 Accès à une fonctionnalité Pour accéder à une fonctionnalité, il faut - soit cliquer la fonctionnalité correspondante dans le menu de gauche - soit utiliser le raccourci s il a été défini dans la barre de lancement rapide A l appel d une fonctionnalité, celle-ci s ouvre dans la partie droite de l écran avec un texte explicatif : 7 sur 16

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9 III DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES Les fonctionnalités décrites ci-dessous ne sont accessibles que si : - le gestionnaire du secrétariat du CCMP a défini les droits pour le profil rattaché à l utilisateur - le service est ouvert (plages d ouvertures définies par le secrétariat du CCMP) III.1 Saisie des disponibilités (S0159) III.1.1 Marche à suivre Sélectionnez la série à traiter dans la liste déroulante. Puis cliquez sur «Rechercher» : Un bandeau bleu/violet rappelle vos informations : nom, série, équipes, et discipline qui vous concerne. En dessous du bandeau une phrase vous indique combien de candidats vous aurez à interroger pour cette série, ainsi que le pourcentage de supplément à indiquer. Pour les TP de physique le bandeau indique également la répartition des candidats par filière. 9 sur 16

10 Le nombre d admissibles n est connu qu après le jury d écrit. Il est possible qu au moment où vous saisirez la série 1, le nombre indiqué soit zéro car les admissibles ne seront pas encore connus. En dessous, un tableau s affiche, avec en colonne les examinateurs du groupe, et en ligne les demi-journées possibles. La colonne «Filière» ne s affiche que pour les TP de Physique (qui sont multi-filière). Pour les TP de physique, sous le tableau est indiqué un récapitulatif du nombre de disponibilités saisies pour chaque filière, en fonction des filières que vous aurez affectées à chaque ½ journée. Seuls les jours permis par le secrétariat du CC sont affichés sur ce tableau. Pour chaque ½ journée pour lesquelles vous souhaitez des candidats vous devez cocher les examinateurs qui seront présents cette ½ journée, et saisir dans la colonne «Total» le nombre de candidats que vous souhaitez, et dans la colonne «Supplément» le nombre de candidats supplémentaires possible. Pour les TP de physique, vous devez également affecter la ½ journée à une filière. Pour calculer les totaux des saisies, cliquer sur «Recalculer». Pour valider vos saisies (les valider dans la base de données) cliquez sur «Valider». Pour remettre à zéro vos saisies (donc vider le tableau) cliquez sur «Effacer», puis sur «Valider» (pour valider la remise à zéro). Si vous souhaitez imprimer vos disponibilités, cliquez sur «Imprimer», mais uniquement après avoir validé vos saisies. Si vous cherchez à imprimer sans avoir validé vos saisies, un message d erreur s affiche : Après validation, si vous cliquez sur «Imprimer», un tableau au format pdf (donc Acrobat-Reader) s ouvre dans un nouvel onglet ou dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur : 10 sur 16

11 Vous pouvez imprimer ce document en cliquant, dans le menu de votre navigateur, sur «Fichier/Imprimer». Vous pouvez également l enregistrer sur votre ordinateur en faisant «Fichier/Enregistrez sous» puis en saisissant un nom de fichier et en choisissant le répertoire dans lequel vous voulez stocker ce fichier pdf. III.1.2 Contrôles effectués Lors de la validation, si vous n avez pas saisi suffisamment de disponibilité, un message d erreur s affiche. Cliquer alors sur la petite flèche pour fermer ce message : Après validation ou re-calcul, si vous avez saisi des valeurs incorrectes (nombre négatifs, alpha) un message d erreur s affiche, et les cellules erronées sont en rouge : 11 sur 16

12 Si vous avez saisi un supplément sans total, ou une filière sans total, un message d erreur s affiche, et la cellule de total correspondant s affiche en rouge : Si vous avez saisi un total sans cocher d examinateur, un message d erreur s affiche, et la cellule de total correspondant s affiche en rouge : 12 sur 16

13 III.2 Planning des examinateurs (S0170) Le planning d une série n est disponible qu à une certaine date (en principe en même temps que la publication des emplois du temps pour les candidats). C est le secrétariat du CCMP qui gère les dates d ouverture de ce service. Il faut choisir une série d oral, et éventuellement une filière : la filière n a de sens que pour les examinateurs interrogeant plusieurs filières comme certains examinateurs de langue ou les TP de physique. Par défaut, seules les disponibilités de priorités 1 sont affichées (qu elles soient servies ou non), mais si on veut également les priorités 2, il suffit de cocher la case «Avec Priorité 2». Une priorité 2 utilisée apparaîtra de toute façon. Exemple de planning multi-équipes et multi-filières : Quelque soit l épreuve, la présentation de l état est identique (certaines données peuvent ne pas être pertinentes dans certains cas). La série, l examinateur et la discipline sont rappelés en haut du tableau. 13 sur 16

14 On trouve ensuite un bloc pour chaque journée : le jour, le lieu de passage et la salle sont indiqués. Pour chaque jour, tous les horaires disponibles (pour l examinateur) sont listés. On voit s il s agit d une priorité 1 ou 2, combien l examinateur a demandé de candidats et combien ont été servis. La filière, l équipe, l épreuve (utile pour distinguer les langues facultatives des obligatoires) et les candidats convoqués. Il y a un total du nombre de «demandé» et de «servi» par jour. 14 sur 16

15 III.3 Gestion des lancements rapides (S0249) Cette fonctionnalité permet de gérer les boutons de raccourcis qui restent affichés sous le bandeau : supprimer des raccourcis ou en ajouter. Ces raccourcis évitent de passer par le menu. En utilisant un raccourci, le menu se déploie comme si on l avait utilisé. Les raccourcis sont définis pour chaque utilisateur mais ne sont pas obligatoires (si aucun raccourci n est défini, la «barre» n apparaît pas). Pour une meilleure lisibilité de la barre de lancement, il faut limiter le nombre de raccourcis (5 ou 6 est un maximum). Dans la barre de raccourcis, seuls les boutons plus foncés sont accessibles. Les boutons plus clairs sont inhibés. Les boutons son inhibés lorsque les fonctions associées ne sont pas dans le(s) profil(s) de l utilisateur, ou bien parce que le service est en dehors des plages d ouverture. Si c est un utilisateur qui n a pas de droit «administrateur» qui est connecté, il n a pas de cartouche de recherche et obtient directement la liste des fonctionnalités : il ne peut agir que sur son propre compte. TOUTES les fonctionnalités existantes sous Géronimo sont listées : Les fonctionnalités sont triées sur leur code service. Il n y a aucun contrôle (et aucune synchronisation) entre la barre de raccourci et les droits du profil de l utilisateur (l un et l autre peuvent évoluer séparément) : - Les services auxquels l utilisateur traité a accès sont sur un fond plus foncé (le bouton de raccourci sera vert foncé) - A l inverse, les services auxquels l utilisateur n a pas accès apparaissent sur un fond plus clair et en italique (le bouton de raccourci sera vert clair et sera inhibé). Un service non accessible correspond soit à un service non autorisé de part le profil de l utilisateur, soit à un service en dehors des plages d ouverture. 15 sur 16

16 Cependant n importe quelle fonctionnalité peut être cochée : si elle est cochée, elle apparaîtra dans la barre de lancement rapide. Par exemple pour avoir le raccourci «barre de lancement rapide» dans la barre, il faut cocher le service. Rappel : pour pouvoir utiliser le raccourci «barre de lancement rapide» situé dans la barre, il faut que la fonctionnalité soit définie dans le profil auquel est rattaché l utilisateur! Il faut bien sûr «Valider» sa mise à jour, mais il faut également rafraichir l écran pour que la nouvelle barre de lancement rapide apparaisse (par exemple en revenant sur la page d accueil, grâce au menu). La barre de lancement rapide peut être modifiée à tout moment, on peut donc la faire varier dans le temps selon ses besoins. 16 sur 16