TERMES DE REFERENCE RECRUTEMENT D UNE AGENCE FIDUCIAIRE POUR LE PROJET PIC

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1 TERMES DE REFERENCE RECRUTEMENT D UNE AGENCE FIDUCIAIRE POUR LE PROJET PIC 1. Contexte et objet de la mission 1.1. Objectif et activités du Projet «Pôles Intégrés de Croissance» (PIC) Le Projet PIC, ci-après dénommé «le Projet» est une des actions du Gouvernement de la République de Madagascar (GOM) qui a pour objectif de promouvoir une «croissance économique à base sociale élargie» visant à réduire de moitié la pauvreté sur une période de dix ans. Dans ce cadre, le Projet a pour objectif de soutenir «la dynamisation de pôles de développement pour tirer le meilleur parti des régions à fort potentiel de croissance, en dynamisant le secteur privé et en développant les secteurs économiques porteurs». Les trois pôles retenus ont été choisis pour soutenir le développement de (i) leurs filières agricoles et (ii) de leurs principaux avantages compétitifs sectoriels respectifs : Nosy Be : tourisme Antananarivo / Antsirabe : industrie textile, NTIC 1 et agroalimentaire Tolagnaro : mine & tourisme Pour atteindre le maximum d effet d entraînement économique, le Projet intègre : l aménagement du territoire, par la réhabilitation d équipements et de services urbains, et d infrastructures routières et portuaires ; la décentralisation par le renforcement de la gouvernance locale ; l amélioration du cadre d activité des entreprises pour stimuler l investissement privé. Un Accord de Crédit de Développement a été signé par le GOM et la Banque Mondiale (BM) en Juillet 2005 pour un crédit initial d environ US$ 120 millions. Un financement additionnel de US$ 40 millions a été obtenu signé en Avril A fin février 2012, le Projet dispose encore d environ US$ 30 millions de fonds non décaissés et disponibles pour sa mise en œuvre. Les activités du Projet ont été considérablement ralenties voire suspendues depuis mars 2009 en raison de la crise politique à Madagascar. Le Projet a néanmoins bénéficié de quelques mesures exceptionnelles dans le cadre de la politique OP.7.30 mise en place par la Banque Mondiale. Une reprise progressive des activités s est opérée depuis Septembre Une restructuration est en cours qui devrait permettre de prolonger le projet jusqu à fin 2014, sous le crédit additionnel. Toutefois le crédit initial du projet sera quant à lui clôturé en Octobre Administration et financement du Projet La mise en œuvre du Projet est assurée par une unité d implémentation de projet (PIU) dénommée le Secrétariat National du Projet (SNP) et dirigée par un Secrétaire National (SN). Dans sa conception initiale le projet est placé sous la tutelle technique et financière du Ministère en charge de l Economie, des Finances et du Budget (MEFB). Le Secrétaire National est représenté dans les Pôles par un Délégué. Il est à noter que, suite à la crise, le Pôle d Antsirabe n est plus opérationnel et aucune activité n y est plus prévue dans le cadre de la restructuration en cours. Seuls donc demeurent les pôles de Nosy Be et de Tolagnaro. 1 NTIC : Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication

2 Le SNP a la responsabilité (i) de coordonner l ensemble de la mise en oeuvre du Projet, (ii) de gérer les ressources mises à sa disposition par les Bailleurs, (iii) d assurer le contrôle de la qualité de toutes les réalisations et prestations livrées par les prestataires de travaux et les consultants chargés d apporter leur assistance technique au projet (iv) de faire produire tous rapports de suivi et d évaluation technique, budgétaire, financier et comptable, et tous documents nécessaires aux audits du Projet. Le SN représente de Gouvernement auprès des Bailleurs de fonds, des collectivités territoriales décentralisées des Pôles, et du secteur privé. Outre les Délégués dans les Pôles, le Secrétariat National dispose de responsables techniques locaux ou délocalisés dans les pôles, qui sont chargés de suivre et contrôler la réalisation des activités du Projet. La gestion des fonds doit être assurée d une manière transparente et efficace, selon les normes comptables internationalement reconnues et répondant aux procédures requises par la Banque Modiale et aux dispositions du Manuel de Procédures administratives, budgétaires, financières et comptables du Projet, ci-après désigné par «le Manuel des procédures». Le Manuel des procédures décrit (i) les relations fonctionnelles entre les différents services du Secrétariat National et ses partenaires externes, (ii) les règles de passation des marchés de travaux et fournitures et de contrats pour l emploi de consultants, (iii) les normes et les règles comptables, (iv) les procédures de décaissements et de réapprovisionnements des Comptes, (v) la gestion des immobilisations et du personnel et (vi) les procédures de suivi évaluation. Les dispositions du Manuel des procédures répondent aux besoins spécifiques de mise en oeuvre du Projet et sont conformes aux prescriptions requises par la BM. Des audits externes seront périodiquement menés par un cabinet indépendant pour contrôler l exécution budgétaire, financière et comptable du Projet. Dans ce cadre, le Secrétariat National dispose des pouvoirs et des capacités nécessaires pour : Programmer l exécution du Projet conformément au calendrier d objectifs prévus dans l Accord de Crédit en établissant le Programme de Travail Pluriannuel Budgétisé (PTPB) ; Établir le Programme de Travail Annuel (PTA), le Plan de Passation de Marchés (PPM) et le Plan de Décaissements (PDD), et maintenir à jour ces documents à mesure de l avancement du Projet ; Assurer la gestion administrative, budgétaire, financière et comptable conformément au Manuel des procédures et au moyen du Système Informatisé de Gestion (SIG) ; Mettre à jour la charte des comptes et codes selon l évolution du contexte du Projet ; Passer les marchés pour la réalisation des travaux et les contrats pour l assistance technique nécessaire, tels que prévus dans le Rapport d évaluation du Projet et l Accord de Crédit, et ce conformément aux procédures requises par la BM et aux dispositions du Manuel des procédures ; Assurer le suivi et l évaluation de l exécution du Projet pour : le contrôle interne de la gestion administrative, financière, budgétaire, comptable et technique ; la mise en oeuvre de toutes les mesures appropriées pour maîtriser les écarts constatés entre les réalisations et les prévisions ou les risques d écarts ; l établissement de tous les rapports nécessaires selon les périodicités requises dans l Accord de Crédit et dans le Manuel des procédures ; Organiser toute réunion de coordination avec les institutions publiques et privées concernés par le Projet pour faire adopter les mesures appropriées en vue de résoudre les difficultés et les problèmes qui viendraient freiner son exécution ; Produire et mettre à disposition des auditeurs externes tous états et rapports financiers, documents comptables et pièces justificatives correspondantes, ainsi que préparer tous états jugés nécessaires par les auditeurs pour la bonne exécution de leur mission. Les Délégués dans les Pôles disposent d une petite caisse pour les dépenses courantes (essence, etc.), ainsi que d un compte bancaire pour payer certaines dépenses locales (loyer, téléphone, ateliers...). La saisie comptable de toutes les opérations se fait au sein du Secrétariat National.

3 Le financement du Projet est assuré par un Crédit de l IDA. Les ressources sont utilisées à travers des «Comptes Spéciaux» ouverts au nom du Projet dans une banque commerciale à Antananarivo. Ces Comptes, qui sont gérés par le SNP, financent : les dépenses d équipements et de fonctionnement du Secrétariat National ; les travaux et les acquisitions de matériels et équipement; les services de consultants et d assistance technique. 2. Missions de l Agence 2.1. Contexte Au démarrage du Projet, le GOM et la BM avaient convenu de mobiliser une firme privée de réputation internationale, ci-après dénommée «l Agence» pour une mission de gestion administrative, budgétaire, financière et comptable, ainsi que la passation des marchés du Projet. L Agence doit être retenue à la suite d une sélection compétitive organisée à cet effet. Une première firme avait été ainsi sélectionnée en 2005 qui assurera cette mission jus au 31 mai Il a été convenu de rouvrir cette prestation à la concurrence dans le cadre d un appel ouvert à manifestation d intérêt. Il a été également convenu de réviser les Termes de Références de la prestation Mandat Le mandat de l Agence couvre les champs suivants : Diriger et superviser une équipe de consultants individuels recrutée directement par le projet PIC et chargée de la gestion budgétaire, financière et comptable du Projet et des entités qui lui sont rattachés, conformément au Manuel de procédures ; Garantir la mise en œuvre de toutes les procédures administratives et de contrôles décrites dans le Manuel de procédures ; Superviser le traitement en temps requis des requêtes de paiements des travaux réalisés et des prestations des consultants et des conducteurs d opérations à soumettre au SN pour approbation ; Préparer et soumettre, en temps requis par les bailleurs de fonds, tous les rapports financiers du Projet et des entités qui lui sont rattachées; Préparer les dossiers pour l audit externe ; Préparer et suivre la clôture des crédits selon leurs dates de clôture respectives. L Agence affectera un Responsable Administratif et Financier pour assurer son mandat pendant toute la durée du contrat. Une assistance technique d expert international ponctuelle pourra être fournie par l Agence tout au long du mandat selon les besoins. 2.3 Activités Sans être exhaustives, les activités suivantes couvrent les champs d intervention du Cabinet Gestion du personnel chargé de la gestion financière et comptable du Secrétariat National ; Gestion du personnel administratif chargé de l organisation administrative du Secrétariat National : courriers, circuits de traitement et diffusion des informations, archivage des pièces justificatives des dépenses engagées et des paiements, suivi des stocks et des approvisionnements de fournitures, affectation, entretien et conservation des immobilisations, etc ; Mise en place et maintien de la performance du système d information budgétaire, financière et comptable du Projet ; Elaboration et la mise à jour annuelle du plan de travail annuel budgétisé et du plan de décaissements adossé au plan de passation de marchés ;

4 Plan de suivi des engagements et des décaissements ; Suivi des décaissements conformément aux clauses de paiement figurant dans les marchés de travaux et les contrats de conducteurs d opérations et de consultants ; Contrôle des chèques émis en paiement et des états de rapprochements bancaires ; Gestion de la trésorerie et des réapprovisionnements du Compte du Projet ; Tenue de la comptabilité et vérifications des livres et registres comptables et contrôle de leur fiabilité ; Etablissement des rapports de suivi financier (RSF) trimestriel, semestriel et annuel ; Etablissement de l inventaire physique annuel des immobilisations et des stocks et leur traitement comptable ; Etablissement des dossiers budgétaires, financiers et comptables, et de tous documents et pièces justificatives nécessaires aux auditeurs externes ; Constitution des dossiers pour le paiement des taxes ; Suivi de tous dossiers financiers auprès de l Administration (taxes.) La formation comptable des délégués du SN dans les Pôles ; L appui, le suivi et l évaluation des conducteurs d opérations pour les travaux et autres prestations en matière de gestion comptable et de passation de marchés. Mise à jour du Manuel des procédures en cas de besoin ; En cas de besoin, mise à jour du Système Informatisé de gestion (SIG) en collaboration avec le consultant spécialisé qui l a conçu. Supervision des opérations et procédure de clôture du crédit initial et du crédit additionnel En début de mission, l Agence prendra toutes les dispositions nécessaires pour s assurer d une passation complète avec la précédente Agence et d une parfaite continuité des opérations. 2.4 Personnel à mettre à disposition par l Agence Pour exécuter sa mission et ses activités, l Agence fournira le personnel répondant aux qualifications définies ci-après. 1. Un Responsable Administratif et Financier (RAF) - Senior répondant aux prescriptions suivantes : Titulaire d un diplôme supérieur (Université ou grande école) de niveau Bac + 5 dans les domaines de la comptabilité, finances, audit ou en gestion (option Finances & Comptabilité) ; Au minimum 10 ans d expériences professionnelles dans les domaines financiers et comptables dans un cabinet comptable / audit, une banque ou une entreprise, dont 5 ans en poste de responsabilité comportant la supervision de personnels comptables et financiers dans un Projet de développement similaire au PIC ; La maîtrise des procédures de la Banque Mondiale ou des autres bailleurs de fonds, et celle des rouages de la comptabilité publique de Madagascar sont absolument requises ; Connaissance et maîtrise des logiciels comptables usuels - la connaissance de Système Informatisé de Gestion constituerait un avantage ; Fortes capacités d analyse, de rédaction et de communication pour l établissement et la présentation de rapports financiers et de formation de personnel comptable et financier. Le RAF sera basé à plein temps au sein du Projet. Tous les matériels, équipements et logiciels dont il aura besoin sont fournis par le projet. Il en est de même de ses dépenses de fonctionnement ou de missions éventuelles dans les Pôles. Ces coûts ne doivent donc être en aucun cas budgétés ou répercutés par l Agence. 2. Un Superviseur :

5 Pour garantir la qualité de la prestation de l Agence et son endossement des risques encourus par le Projet sur les aspects fiduciaires, l Agence pourra prévoir l intervention ponctuelle d un assistant technique de niveau international pour superviser l ensemble de ses prestations et apporter quand de besoin un appui stratégique au projet. L expert devrait pouvoir justifier de : 15 ans d expérience professionnelle, dont au moins 10 ans en poste de haute responsabilité, dans un cabinet comptable avec des interventions sur des projets similaires au Projet PIC - une expérience en cabinet d expertise comptable constituerait un plus ; Parfaite connaissance des procédures de la Banque Mondiale ou des bailleurs de fonds Maîtrise des rouages de la comptabilité publique de la République de Madagascar ; Excellentes capacités de management et rédactionnelle. 2.5 Personnel mis à disposition par le PIC Le PIC recrutera directement une petite équipe qui sera placé sous la supervision de l Agence et plus particulièrement du RAF. Cette équipe comprendra notamment : - Un chef comptable - Un comptable senior - Du petit personnel administratif (2 secrétaires, 1 logisticien) 2.6 Profil attendu de l Agence L Agence recherchée doit être un cabinet d audit, d expertise comptable ou de conseil en gestion financière de renommée internationale et disposant d une représentation permanente à Antananarivo soit directe soit en association. Elle doit pouvoir attester d une expérience dans la gestion de fonds délégués par des Bailleurs internationaux et maîtriser parfaitement les règles de gestion financière requises par la Banque Mondiale. L Agence doit également avoir une excellente maîtrise des applications informatiques de gestion administrative, comptable et financière, ainsi qu une expérience avérée en matière de formation. Une bonne connaissance de l organisation administrative et des finances publiques de la République de Madagascar est requise. Il est bien entendu que l Agence, de par sa mission et son expérience, sera garante à part entière de la conformité des opérations financières, comptables et budgétaires aux normes, procédures et règlementations tant du bailleur de fonds que de la République de Madagascar. 2.7 Durée de la mission et conditions de travail La mission de l Agence débutera en juin 2012 et durera environ 30 mois. Le Secrétariat National fournira les locaux, les équipements de bureau, le matériel de travail et les consommables nécessaires aux activités de l Agence. Le personnel de l Agence travaillera dans les mêmes locaux que ceux du Secrétariat National à Antananarivo. Restrictions : La firme qui sera recrutée pour fournir les services de l Agence ne pourra soumissionner sur d autres appels d offres du Projet PIC.

6 ANNEXE : DESCRIPTION SYNTHETIQUE DU PROJET PIC Objectif et composantes du Projet Le Gouvernement de Madagascar a lancé en 2005 la mise en place de trois premiers «Pôles Intégrés de Croissance» (Nosy Be, Antananarivo - Antsirabe, et Fort Dauphin) pour développer leurs avantages compétitifs sectoriels (tourisme, manufactures en zones franches, NTIC et mines) et ainsi contribuer au développement économique national. Cet objectif sera atteint en incitant l investissement privé. En s appuyant sur la décentralisation par le renforcement des capacités des collectivités territoriales décentralisées, le Projet (i) créera un ensemble d infrastructures publiques stratégiques dans chaque Pôle et (ii) développera un programme (1) d appuis aux filières et PME dans chaque Pôle et (2) d amélioration de l environnement des affaires. La mise en œuvre du Projet PIC s appuiera sur le Partenariat Public Privé. Outre le financement pour la gestion de la mise en œuvre du Projet et les aspects liés aux mesures de sauvegarde sociales et environnementales, celui-ci comporte les quatre composantes suivantes : «A» : Appuis au secteur privé dans les Pôles et amélioration de l environnement des affaires ; «B» : Soutien du développement de l industrie manufacturière et agro-industrie, et des Nouvelles Technologies et de l Information et des Communications (NTIC) à Antananarivo et Antsirabe ; «C» : Soutien du développement du tourisme à Nosy Be ; «D» : Soutien du développement minier (Ilménite) et du tourisme à Tolagnaro. Principales activités par composantes Composante «A» Amélioration de l accès au crédit des PME ; Développement touristique : Appuis aux Offices du Tourisme Appuis à la formation professionnelle. Appuis aux aux filières (agricoles, pêche, tourisme ) ; Amélioration de l environnement des affaires : Appui à l EDBM et à ses antennes régionales,. Composante «B» : Cette composante est abandonnée dans le cadre de la restructuration du projet Composante «C» : Routes urbaines et routes de desserte Réhabilitation de bâtiments publics Approvisionnement électrique Adduction d eau potable et assainissement Construction du nouveau port minéralier d Ehoala (partenariat public / privé). Appuis aux collectivités territoriales décentralisées Composante «D» : Routes urbaines et pistes rurales Réhabilitation de bâtiments publics Approvisionnement électrique Adduction d eau potable et assainissement Construction du nouveau port minéralier d Ehoala (partenariat public / privé). Appuis aux collectivités territoriales décentralisées