Examen du processus d approvisionnement collaboratif de Services partagés Canada

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1 Examen du processus d approvisionnement collaboratif de Services partagés Canada Exposé présenté à la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information Mai 2015 Yves Genest, dirigeant principal de la vérification et de l évaluation Bureau de la vérification et de l évaluation

2 Programme Survol de l examen Aperçu du processus d approvisionnement collaboratif (PAC) Résumé des constatations : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (TRITI) Examen des dossiers du PAC Rétroaction des fournisseurs du PAC Recension des écrits Conclusions Annexe 2

3 Survol de l examen Objectif de l examen : Définir les possibilités d amélioration Étape de l examen : décembre 2014 à mars 2015 Méthodes utilisées : Entretiens avec des membres de la TRITI Examen des dossiers de projets de PAC Analyse des commentaires des fournisseurs Recension des écrits [D autres détails sur ces méthodes ainsi que les limites de l examen et les stratégies d atténuation figurent en annexe.] Il ne s agit pas d une vérification ni d une évaluation 3

4 Aperçu du processus d approvisionnement collaboratif Élaboré à Services partagés Canada (SPC), misant sur la Stratégie nationale d approvisionnement en matière de construction navale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et utilisé pour les projets d approvisionnement complexes de SPC. Amélioré par des consultations initiales avec le secteur des technologies de l information et des communications TIC (2011 à 2012). Harmonisé avec la vision de SPC qui est d appuyer l optimisation des ressources par une collaboration plus étroite et des discussions continues avec le secteur TIC. Caractérisé par : consultation rapide de l industrie dans le processus d approvisionnement (avant la demande de proposition (DP) pour élaborer conjointement la définition des besoins; les échéances du processus d approvisionnement sont en général plus courtes (du lancement à l octroi du marché). 4

5 Aperçu du processus d approvisionnement collaboratif (suite) La chronologie type du PAC : Étape de consultation de l industrie Étape de la demande de réponses pour l évaluation (DRPE) et l invitation à se qualifier (IQ) Étape de l examen et de l amélioration des exigences (EAE) Étape de l appel d offres Journée de consultation de l industrie Rencontres individuelles lors de la journée de consultation de l industrie Atelier de demande de renseignements (DR) pour l industrie Réponses à la DR Clarifications concernant la DR et rencontres individuelles Rencontres individuelles à l EAE Attribution du marché Étape de la mise en œuvre 5

6 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information Sujets principaux : Consultation des fournisseurs Capacité de SPC Innovation Petites et moyennes entreprises Pratiques exemplaires suggérées 6

7 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (suite) Consultation des fournisseurs : Dans l ensemble, le PAC est perçu de façon positive et considéré comme une amélioration de la consultation avec les fournisseurs, comparé à l approche d approvisionnement conventionnelle. Les rencontres individuelles sont perçues comme le mécanisme de consultation des fournisseurs le plus utile du PAC. Les journées de consultation de l industrie et les demandes de renseignements sont perçues davantage comme des plateformes de communication de SPC. Les membres de la TRITI ont indiqué qu il n y a pas de commentaires sur les suggestions faites tout au long des étapes du PAC. Quelques membres de la TRITI ont remarqué que la collectivité des fournisseurs bénéficierait d un meilleur accès aux documents de planification stratégique et d approvisionnement de SPC pour harmoniser leur capacité aux besoins de SPC. 7

8 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (suite) Capacité de SPC : Les membres de la TRITI ont recommandé que SPC augmente sa participation à des événements liés à l innovation et à l industrie. Certains membres ont recommandé de conserver et de développer une expertise de pointe à l interne pour piloter les approvisionnements. Les membres de la TRITI voudraient que SPC examine des occasions de tirer parti de la capacité existante hors de SPC pour tous les aspects du processus d approvisionnement avec d autres gouvernements ou ministères, fournisseurs (par des partenariats). Le modèle d approvisionnement de SPC est perçu comme conservateur, rigide et prudent face aux risques (comme c est le cas avec les approvisionnements du gouvernement en général). 8

9 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (suite) Innovation : L approvisionnement au moyen de l innovation a été reconnu comme un défi pour SPC et le PAC. Il existe certains programmes au gouvernement pour tester des technologies novatrices (Programme d innovation Construire au Canada de TPSGC). Cependant, aucun instrument d approvisionnement n est disponible pour s approvisionner en services et produits innovants. Comme moyen de soutenir l innovation, SPC pourrait intégrer des exigences en matière d innovation dans les demandes de proposition. D autres possibilités pourraient comprendre un programme de mise à l essai des innovations à SPC, qui pourrait: Servir de «banc d essai» pour des PAC potentiels avant leur lancement; Mettre l accent sur les besoins opérationnels finaux. 9

10 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (suite) Petites et moyennes entreprises (PME) : Les PME sont une part importante du secteur des TIC au Canada. Les PME canadiennes ont démontré qu elles peuvent innover dans divers domaines liés aux TI. SPC pourrait tirer avantage : de plus d intégration de PME dans ses approvisionnements. d une répartition des risques des projets plus équitablement sur tous les volets des projets. Ceci pourrait être atteint par : le morcellement d importants approvisionnements en volets intégrés et étagés; l inclusion de clauses exigeant que les fournisseurs indiquent comment tirer parti des PME. 10

11 Résumé : Entretiens avec les membres de la Table ronde sur l infrastructure de la technologie de l information (suite) Pratiques exemplaires suggérées : Améliorer la clarté des besoins finaux pour d importants approvisionnements en TI et morceler possiblement l approvisionnement en volets gérables. Insister sur la valeur globale et le mérite au lieu du plus bas coût. Le fait de favoriser les soumissions basses ne garantit pas toujours des coûts plus bas, car les soumissions basses pourraient refléter le niveau de risque que le fournisseur est prêt à prendre. Les fournisseurs pourraient récupérer de l argent par d autres moyens comme «la gestion des ordres de modification». Intégrer des solutions d approvisionnement novatrices qui ont donné des résultats positifs pour d autres gouvernements (gouvernements provinciaux, gouvernement des États-Unis) y compris : des impartitions réservées pour des projets pilotes novateurs et des PME; des capitaux de démarrage aux fournisseurs pour la préparation de la soumission; l inclusion d une étape de mise à l épreuve de la solution préalable à l attribution du marché. Mesure et communication des résultats de l approvisionnement. 11

12 Résumé : Examen des dossiers Le Bureau de la vérification et de l évaluation (BVE) a obtenu des dossiers d approvisionnement de SPC. Sélection de six projets de PAC les plus avancés selon les étapes du PAC. Examen des dossiers selon les pratiques exemplaires de Gartner. Validation des résultats auprès des agents d approvisionnement. Projet PAC Initiative de transformation des services de courriel Services de regroupement des centres de données Services du réseau étendu du réseau du gouvernement du Canada Services de renouvellement du calcul de haute performance Infrastructure de serveur et de stockage pour les centres de données Services de centres de contact hébergés État Octroyé / mise en œuvre Octroyé / mise en œuvre Octroyé DP DP DP 12

13 Résumé : Examen des dossiers (suite) Le PAC a évolué et s est adapté au fil des projets. Il y a une variabilité dans la manière dont les PAC sont conçus et gérés qui tient compte de la souplesse et de l adaptabilité du processus d approvisionnement face aux observations des fournisseurs et aux besoins des projets au fil du temps. On note de plus de la variabilité dans les approches d évaluation des soumissions (p. ex. un partage % comparé à % entre les critères financiers et techniques dans l ensemble des projets de PAC). Les critères d évaluation et la méthode de pondération des projets de PAC sont très complexes. 13

14 Résumé : Observations consignées des fournisseurs Dans l ensemble, les fournisseurs ont trouvé que les projets du PAC suivaient les étapes de l approvisionnement. Certains fournisseurs ont noté que les rencontres individuelles étaient efficaces. SPC pourrait apporter certaines améliorations en informant les fournisseurs des changements apportés aux documents ainsi qu en faisant les annonces en temps opportun. La plupart des fournisseurs ont exprimé une inquiétude à propos du poids important accordé au volet financier des critères d évaluation comparé au volet technique. Ils ont aussi exprimé des inquiétudes quant à la méthode de l évaluation financière elle-même. Certains fournisseurs ont remarqué que le processus était long et onéreux. De plus, des fournisseurs ont relevé le temps insuffisant alloué à certaines étapes du processus pour faire part de leurs commentaires à SPC et préparer des propositions. 14

15 Résumé : Recension des écrits La consultation rapide des fournisseurs offre d importantes occasions de collaborer et appuie des approvisionnements qui optimisent les ressources. Les approvisionnements complexes à solution unique sont avantagés par un poids prépondérant accordé au volet technique par rapport au volet financier, et par l utilisation d un test initial pour valider la solution et les coûts. Une approche à prix fixe ou à prix plafonné a tendance à favoriser l optimisation des ressources et donne l occasion aux fournisseurs d innover. Le morcellement de gros approvisionnements en volets intégrés permet de gérer plus efficacement les risques. Dans cette approche, l utilisation d un gestionnaire de marchés a donné des résultats positifs. Des solutions d approvisionnement ouvertes et souples sont requises pour soutenir l innovation et les PME. La clarté de la gouvernance, de l appropriation et de la responsabilité quant aux processus d approvisionnement et la production de rapports sur la valeur obtenue sont des composantes essentielles d un approvisionnement équitable, ouvert et transparent. 15

16 Conclusions : êtes-vous d'accord? Dans l ensemble, le PAC est perçu comme un pas dans la bonne direction pour favoriser la collaboration efficace avec l industrie. Le processus est ouvert et inclusif. La réciprocité dans les rapports et la communication a été signalée par les membres de la TRITI et les fournisseurs comme un point à améliorer. Le potentiel du PAC était perçu comme étant incomplètement réalisé dans les projets de PAC antérieurs parce que l aspect collaboratif dans la définition des exigences de la demande de proposition, de concert avec les fournisseurs potentiels était, en fin de compte, secondaire au rôle joué par les évaluations financières des soumissions. Parmi les suggestions pour renforcer la capacité d approvisionnement, on trouve la participation à des forums professionnels et d innovation, l utilisation d une capacité externe, l appui à l innovation, y compris une étape de validation de la solution dans le processus d approvisionnement, et l attention portée au meilleur rapport qualité/prix. 16

17 Annexe : Examen de la méthode Méthodes utilisées par le BVE : Entretiens avec des membres anciens et actuels, internes et externes, de la TRITI (n=11); Examen des dossiers de projets de SPC qui ont utilisé le PAC* (n=6); L analyse des commentaires des fournisseurs lors de séances d information après l octroi et d enquêtes après l EAE est disponible au dossier (n=7); Recension des écrits pour déterminer les pratiques exemplaires en approvisionnement. Le BVE n a pas mené d entretiens avec les responsables techniques et d approvisionnement associés aux projets de PAC. Des rencontres avec le personnel de l approvisionnement ont eu lieu pour valider les observations concernant l examen des dossiers. *Les projets les plus avancés selon les étapes du PAC ont été choisis. 17

18 Limites de l examen et stratégies d atténuation Limite Le PAC est un processus nouveau en évolution constante. Le petit nombre de projets de PAC et le caractère unique de chaque PAC ont rendu difficile la comparaison entre les projets et la généralisation à l ensemble des projets. Chaque membre de la TRITI représente un groupe distinct du secteur des TIC et possède une expérience différente du PAC, ce qui crée une perspective unique. Certains membres de la TRITI ont fait part non seulement de leur opinion personnelle, mais aussi des commentaires de fournisseurs ou d associations de l industrie. Certains fournisseurs ont choisi de ne pas répondre à SPC. Une partie des commentaires des fournisseurs disponible au dossier a été confirmée par l approvisionnement de SPC au lieu d être consignée mot pour mot. Stratégie d atténuation Les résultats ont été analysés selon des sujets de haut niveau et corroborés pour l ensemble des méthodes afin d en assurer la cohérence. Les commentaires ont été regroupés par sujets larges (p. ex. consultation des fournisseurs, innovation) et rapportés sous forme de résumés. Des références secondaires (p. ex. opinions des fournisseurs) ont été relevées. Tous les commentaires des fournisseurs disponibles au dossier ont été intégrés à l analyse. Le BVE pourrait mener une enquête auprès des fournisseurs pour actualiser les constatations de cet examen à l avenir. 18