SOLUTIONS POUR LE PILOTAGE INTELLIGENT DU PATRIMOINE IMMOBILIER

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1 Planon Site Alpha est une société du groupe Planon au capital de euros - RCS Bobigny Photos non contractuelles, crédits photos : Istock, Fotolia SOLUTIONS POUR LE PILOTAGE INTELLIGENT DU PATRIMOINE IMMOBILIER PLANON SITE ALPHA rue du Rempart 996 Noisy-le-Grand Cedex - France T F info-fr@planonsoftware.com PLANON INTERNATIONAL Wijchenseweg 8 67 TL Nijmegen - Pays-Bas T

2 Depuis 98, Planon a su établir une relation de confiance avec ses clients. La performance ainsi que la fiabilité de nos solutions nous permettent de les aider à relever leurs défis au quotidien. LOGICIELS ADAPTÉS POUR RÉPONDRE AUX ENJEUX DE LA IMMOBILIÈRE Pierre Guelen Fondateur & Président Directeur Général Fort de 800 clients opérant dans 0 pays et d une présence internationale dominante, le groupe Planon est le partenaire idéal des multinationales comme des PME-PMI et des organisations publiques, qui sont soucieuses d adopter les meilleures pratiques du leader sur le marché des solutions de gestion intégrée de l environnement de travail (IWMS Integrated Workplace Management System) et de gestion du patrimoine. Grâce à nos solutions, nos clients, quel que soit leur secteur d activité, réduisent leurs coûts d exploitation, améliorent leur profil en matière de développement durable et créent de la valeur en centralisant et en automatisant leurs opérations de gestion du patrimoine immobilier et des installations. Fondé aux Pays-Bas, le groupe Planon dispose de bureaux dans le monde entier. En France, Planon combine les savoir-faire du leader européen de l édition de solutions de gestion immobilière (Planon) et du spécialiste des logiciels de gestion technique des bâtiments (Site Alpha). Planon permet aux professionnels du secteur de gérer l ensemble des problématiques relatives au facility management, à la gestion des espaces de travail, à la gestion de la maintenance, aux services aux occupants et à la gestion des portefeuilles immobiliers, et de mener une démarche environnementale durable. Ses solutions s adressent à tous les secteurs d activités et à tous types d entreprises, petites ou grandes, françaises ou internationales, monosites ou multisites. Solution de GMAO tertiaire, 00% web, SamFM est un outil unique regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires aux gestionnaires bâtiments et responsables des services généraux. Planon Accelerator tm met à votre disposition les meilleures pratiques de votre secteur d activité, vous permettant la mise en place de processus homogènes pour la gestion et l exploitation de votre patrimoine immobilier. +0 ans d expérience 0 millions de m gérés en maintenance 000 clients dans 0 pays utilisateurs 00 collaborateurs M. de chiffre d affaires Monde 0,6 M. de chiffre d affaires France 0 9 M. investis en R&D LE GROUPE EN BREF Filiales Partenaires années de croissance positive GÉRER ET VALORISER LE PATRIMOINE IMMOBILIER PILOTER INTELLIGEMMENT L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL GMAO «Clé en main» 00 % SaaS GARANTIR LA MAINTENANCE TECHNIQUE DES BÂTIMENTS ORGANISER LES SERVICES AUX OCCUPANTS Solution de Gestion Intégrée de l Environnement de Travail 00% métier (IWMS) OPTIMISER LES PERFORMANCES DURABLES LEADER DU MAGIC QUADRANT DE GARTNER EN

3 GÉRER ET VALORISER LE PATRIMOINE IMMOBILIER PATRIMOINE IMMOBILIER DISPOSER D UN RÉFÉRENTIEL FIABLE ET ACCESSIBLE RAPIDEMENT DU PORTEFEUILLE IMMOBILIER OPTIMISER LES COÛTS IMMOBILIERS ARBITRER RAPIDEMENT SUR LES OPÉRATIONS PRÉVOIR ET MAÎTRISER LES BUDGETS GARANTIR LA CONSERVATION DE LA VALEUR FINANCIÈRE ET TECHNIQUE DU PATRIMOINE Directeurs immobiliers Directeurs de l environnement de travail Portfolio managers Property managers Gestionnaires de patrimoine Foncières DE PROJETS DE PORTEFEUILLE STRATEGIC SPACE PLANNING DES LOTS LOCATIFS DES TRANSACTIONS FINANCE VALORISATION DES ACTIFS CONTRATS, BAUX BUDGETS Les coûts liés à la gestion du patrimoine immobilier et des installations dépassent de 0% ceux liés aux revenus et représentent plus de % des actifs immobilisés dans les bilans des entreprises. Des économies immédiates peuvent être effectuées en identifiant les points de rationalisation de l exploitation et en agissant en conséquence. Il est crucial d avoir une vision complète pour gérer de manière optimale le portefeuille immobilier d une entreprise. Dans quelle mesure les bâtiments répondent-ils aux attentes de leurs usagers? A quelle fréquence les salles sont-elles réservées? Comment les demandes des usagers et les besoins de l entreprise évolueront-ils sur le long terme? Les réponses à ces questions façonneront les stratégies immobilières. Thomas Papperger Head of Construction, FM & Property Administration UniCredit Global Business Services 8 sites (,M. de m ) dont 6% en propriété 000 employés En 009, la division Real Estate de UniCredit Bank AG, a décidé d externaliser la plupart de ses services auprès d un seul prestataire multi technique tout en gardant le contrôle et la gestion de la qualité au sein de la société. Cet énorme changement n était possible qu après la mise en place d une nouvelle organisation, et le déploiement d une solution IT adéquate : Selon nous, notre nouvelle stratégie devait s appuyer sur une solution intégrée de gestion de l immobilier complète. Nous devions disposer d une source unique d information et d un processus cohérent pour piloter les SLA, les coûts, la qualité et la productivité et nous devions aussi disposer des résultats, des rapports et des KPIs dont nous avions besoin ; pour ces raisons, nous avons choisi la solution Planon. Les rapports automatiques et les analyses fournis par la solution Planon délivrent des informations-clés de gestion et des indicateurs de performance pour chaque région et chaque service, ce qui nous permet de nous améliorer en permanence. Nous sommes à présent totalement autonomes et capables de piloter l ensemble des aspects pertinents de notre activité. Après avoir considéré cette solution comme un nouveau «moyen de contrôler», notre prestataire en reconnait les multiples avantages, notamment celui d avoir la solution Planon connectée à son système SAP, ce qui fluidifie les process et garantit la qualité des données. 0 0

4 PILOTER INTELLIGEMMENT L ENVIRONNEMMENT DE TRAVAIL ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DISPOSER D UNE VUE FIABLE ET CONSOLIDÉE DE L ORGANISATION ET DE L OCCUPATION DES ESPACES OPTIMISER LES COÛTS D OCCUPATION PILOTER LES OPÉRATIONS DE MOBILITÉ DES COLLABORATEURS (ARRIVÉES-DÉPARTS, DÉMÉNAGEMENTS, TRANSFERTS) GARANTIR UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL OPÉRATIONNEL ET ADAPTÉ À L ACTIVITÉ DES COLLABORATEURS DIRIGER UNE ORGANISATION FLEXIBLE ET RATIONALISÉE Directeurs de l environnement de travail Facility managers Space planners Directeurs des services généraux Départements des services aux occupants Bureaux d études ANALYSE ET PLANIFICATION DES ESPACES ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL INTÉGRATION CAO DE L OCCUPATION MOBILITÉ DES COLLABORATEURS DES ACCÈS Une mutation rapide - réductions des effectifs, fusions, acquisitions, évolution constante des technologies de l information - change la façon dont nous travaillons. Votre entreprise a besoin de systèmes et de processus à même de l aider à gérer les environnements de travail évolutifs. Le nombre de collaborateurs Philippe Deljurie Chargé de projet 0 personnes veillant au bon fonctionnement de l établissement m répartis sur 8 bâtiments qui travaillent en dehors de l environnement de travail traditionnel augmente : beaucoup d entre eux passent moins de 0% de leur temps au bureau. Planon vous fournit les outils pour transformer les défis de l environnement de travail évolutif en opportunités de réaliser des économies, tout en améliorant la qualité des services aux collaborateurs et autres acteurs. En tant qu établissement d enseignement supérieur, le Ministère de l Enseignement Supérieur et de la Recherche nous demande une meilleure connaissance du patrimoine immobilier, ce qui nous impose l utilisation d un outil de gestion du patrimoine. Nous avons testé plusieurs solutions disponibles sur le marché et sélectionné la solution Planon que nous avons jugée la plus conviviale et la plus avancée, en particulier pour l intégration et l exploitation des plans. Planon nous permet de piloter la gestion des espaces grâce à l intégration de nos plans au format AutoCAD. Un module associé et développé spécifiquement pour nous est la gestion des demandes d interventions qui nous permet de centraliser toutes les demandes de services et dont nous sommes pleinement satisfaits. Nous sommes aujourd hui le premier site universitaire français à utiliser la solution de Planon et nous espérons que de nombreuses universités profiteront de notre expérience

5 GARANTIR LA MAINTENANCE TECHNIQUE DES BÂTIMENTS MAINTENANCE TECHNIQUE DISPOSER D UNE BASE EXHAUSTIVE ET MISE À JOUR DES ÉQUIPEMENTS, DES OUVRAGES ET DES INSTALLATIONS RÉDUIRE LES COÛTS DES OPÉRATIONS DE MAINTENANCE GARANTIR LE BON ÉTAT DE FONCTIONNEMENT DES ÉQUIPEMENTS POUR LE BIEN-ÊTRE DES OCCUPANTS ASSURER LA SÉCURITÉ DES PERSONNES ET DES BIENS MAÎTRISER LES DÉPENSES ÉNERGÉTIQUES RESPECTER LES OBLIGATIONS RÉGLEMENTAIRES PILOTER LES PLANS D INVESTISSEMENTS PLURIANNUELS DE TRAVAUX CONTRÔLER LES INTERVENANTS ET SOUS-TRAITANTS Directeurs techniques Facility managers Mainteneurs Directeurs des services généraux Directeurs hygiène et sécurité Services travaux Bureaux d études MAINTENANCE RÉACTIVE MAINTENANCE PRÉVENTIVE MAINTENANCE CONDITIONNELLE CARNET DE SANTÉ DES STOCKS OUVRAGES ET ÉQUIPEMENTS SANTÉ ET SÉCURITÉ CONTRATS ET SLA RÉGLEMENTAIRE SOLUTIONS MOBILES Une gestion efficace de la maintenance n est pas seulement une question d entretien et de budget, il s agit également de trouver le bon équilibre entre la réduction des coûts liés à la maintenance réactive et la prévention de risques inutiles ou d interruptions susceptibles de compromettre la valeur de vos actifs. Thierry Drai Directeur du Pôle Outils et Méthodes d Exploitation M. m de bâtiments exploités +70 data centers exploités sur plus de 000 m Cependant, les opérations techniques permettant d assurer la sécurité des personnes et des biens, ainsi que la préservation financière des actifs, sont de plus en plus complexes ; elles répondent en outre à des exigences croissantes du point de vue des différentes réglementations. Avec une GMAO adéquate, l organisation de la maintenance est optimisée. La planification maîtrisée de la maintenance et des travaux permet à votre entreprise de garantir la continuité de vos activités et de réduire les coûts opérationnels et d investissements de 0 à %. Nous sommes utilisateurs d une solution de GMAO depuis 999 et plus particulièrement de SAM FM depuis son lancement en 00. Notre objectif était de disposer d un outil métier permettant d organiser, suivre et tracer les opérations de maintenance pour l ensemble de nos clients. SAM FM a été retenu car nous étions à la recherche d une GMAO qui corresponde à notre métier et qui soit à la fois conviviale et évolutive. Cette solution devait en outre pouvoir être mise en œuvre efficacement dans un délai raisonnable et sans personnalisation supplémentaire

6 ORGANISER LES SERVICES AUX OCCUPANTS SERVICES AUX OCCUPANTS AUGMENTER LA QUALITÉ DES SERVICES ET SURVEILLER LA SATISFACTION CLIENT DIMINUER LES COÛTS ISSUS DE LA NON QUALITÉ POUR UNE MEILLEURE OPTIMISATION DES RESSOURCES DISPOSER D UNE PLATEFORME RELATIONNELLE D ÉCHANGES RESPONSABILISER LES COLLABORATEURS AUX BONNES PRATIQUES AUGMENTER LA FLEXIBILITÉ ET LA CAPACITÉ D ADAPTATION ET D INNOVATION DES SERVICES AUX OCCUPANTS Directeurs de l environnement de travail Directeurs des services généraux Facility managers Sous-traitants et exécutants externes Exécutants internes DEMANDE CURATIVE SALLES DE RÉUNION ACCUEIL VISITEURS, PARKING DEMANDES DE DÉMÉNAGEMENTS CATALOGUE DE PRODUITS ET SERVICES RESSOURCES HUMAINES HELPDESK KIOSQUE RÉSERVATION D ESPACES TRANSPORTS, HÔTELS SERVICES IT SURVEILLANCE SATISFACTION CLIENT SÉCURITÉ ET SANTÉ En tant que Facility manager ou Real Estate manager, votre principal objectif est de générer de la valeur complémentaire à l activité de votre entreprise. Répondre aux besoins de vos occupants et leur fournir Christelle Ranguin Gestionnaire des services PricewatherhouseCooper 00 collaborateurs en France réservations de salles depuis juillet 00 des services de qualité sont vos principales préoccupations. Avec la solution de gestion des services de Planon, vous pouvez - en toute sérénité - orchestrer les services dédiés aux occupants et à l environnement de travail et ainsi accroître la productivité, réduire les coûts, ouvrir les services à tous les occupants et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs. Nous avons fait appel à Planon pour développer My meeting parce que nous estimions que la gestion de l accueil pour notre siège central n était plus à la hauteur de nos attentes. Nous souhaitions offrir à chacun de nos clients un accueil personnalisé, tout en éliminant l imprévu et le temps d attente. Les exigences de notre cahier des charges? Un outil suffisamment performant pour améliorer la qualité de l accueil et optimiser la disponibilité de nos salles de réunion, mais aussi la traçabilité de toutes les opérations liées à l accueil, à la réservation de salles de réunion et de ses services associés (restauration, techniques, etc.) ; par exemple en termes de facturation, d occupation effective des salles réservées ou encore de taux d occupation. Ces indicateurs devaient aussi nous permettre de piloter et de mesurer avec précision l activité de nos prestataires extérieurs. Traçabilité, facturation, utilisation de l outil par nos prestataires externes, solution unique pour gérer nos périmètres d accueil sur le siège, sans oublier un élément important, un logiciel unique de réservation de salles de réunion pour tous les sites de PwC France : le projet de Planon était le seul à intégrer toutes ces exigences. Nous avons aussi apprécié la richesse de la palette de services additionnels proposés par Planon ; nous avons investi dans une solution évolutive qui n est pas figée sur notre besoin actuel. 0

7 OPTIMISER LES PERFORMANCES DURABLES PERFORMANCES DURABLES RÉDUIRE LES COÛTS LIÉS À LA CONSOMMATION ÉNERGÉTIQUE AMÉLIORER LA QUALITÉ DE L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET LA SATISFACTION DES COLLABORATEURS COMPARER ET ALIGNER VOS PERFORMANCES DURABLES AUX MEILLEURES PRATIQUES INTERNES ET EXTERNES GÉNÉRER DES RAPPORTS SUR VOS PERFORMANCES DURABLES ET PARTAGER L INFORMATION DÉVELOPPER LA RESPONSABILITÉ SOCIALE (RSE) DE VOTRE ENTREPRISE 6 7 DIMINUER L EMPREINTE ÉCOLOGIQUE DE VOTRE ACTIVITÉ VOUS CONFORMER AUX CERTIFICATIONS ET OBJECTIFS ENVIRONNEMENTAUX (GRENELLE, LEED, BREEAM, HQE EXPLOITATION ) Directeurs de l immobilier Directeurs de l environnement de travail Facility managers Responsables méthodes et qualité Responsables du développement durable Directeurs techniques ÉVALUATION DU PROFIL DURABLE AUDIT PILOTAGE ÉNERGIES ET DÉCHETS BENCHMARKING DE PROJETS AMÉLIORATION DE L EMPREINTE CARBONE REPORTING ANALYSE DE LA SATISFACTION CLIENTS Plusieurs études ont démontré que les bâtiments étaient responsables de 0% à 0% des émissions de CO mondiales. Les coûts énergétiques continuent de grimper et les matières premières commencent à se raréfier. Dans le même temps, les organisations ayant opté pour une démarche active en matière de développement durable ont gagné en attractivité auprès de leurs clients, collaborateurs et actionnaires. Cependant, une telle démarche nécessite des études solides tant d un point de vue financier que de la gestion opérationnelle ou stratégique qui vous permettront de traduire parfaitement votre vision du développement durable en objectifs quantifiés et en améliorations mesurables. Avec l aide des solutions Planon, mesurez, pilotez et améliorez les performances durables. Ville d Anvers (Belgique) Direction du développement commercial du service d entretien du patrimoine biens immobiliers gérés par la ville d Anvers 000 tonnes de CO en 008 Dans le but de servir d exemple, la ville d Anvers a signé "l Engagement des Maires", destiné à réduire les émissions de CO de la ville d un pourcentage supérieur à la norme européenne de 0%. Pour atteindre les objectifs donnés, il était nécessaire d obtenir des informations actualisées et fiables concernant les consommations d énergie et les émissions de carbone des bâtiments de la ville. Faute de qualité et d informations fiables, un projet comme celui-ci serait impossible à réaliser. La solution Planon nous apporte une aide non seulement pour faire les bons choix, mais également pour intégrer la gestion du parc immobilier et des processus d inspiration écologique comme la gestion des contrats et la programmation de l entretien préventif. Planon nous permet en outre d analyser en permanence le taux d occupation des biens immobiliers en corrélation avec la consommation d énergie. L optimisation et la détection de l espace non utilisé a un impact positif direct sur les émissions de carbone, la consommation d énergie et les coûts.

8 CHAQUE JOUR, À VOS CÔTÉS Quelle que soit l envergure de votre projet, Planon vous apporte la solution adaptée à vos besoins et vous accompagne au quotidien. CONSEIL AUX ENTREPRISES Que vous souhaitiez déterminer la meilleure structure organisationnelle, élaborer des scénarios personnalisés de retour sur investissement ou réaliser une étude de cas en vue d automatiser la gestion des installations ou de l immobilier d entreprise, les consultants de Planon vous accompagnent dans le déploiement en interne. Ils vous aident à perfectionner vos processus métiers et s assurent que les projets répondent aux critères prédéfinis. 6 SERVICES D IMPLÉMENTATION Avec son équipe de 0 consultants dédiés, Planon vous propose l implémentation qui correspond à la solution que vous souhaitez déployer : déploiement simple avec paramétrage ou méthodologie projet AIM basée sur un standard européen (Prince ) et qui a fait ses preuves auprès de plusieurs centaines d entreprises. Cette méthodologie itérative va au-delà de la simple implémentation technique de logiciels en mettant l accent sur les aspects fonctionnels et organisationnels. Vos processus et procédures de travail sont soigneusement appliqués, voire améliorés, et vos besoins en informations sont analysés en détail afin que le logiciel soit configuré pour répondre à toutes vos exigences. FORMATION Notre service Formation a mis au point un éventail exhaustif de programmes de formations destinés à toutes les personnes concernées par l implémentation et l utilisation des solutions Planon Accelerator TM et SamFM : membres des équipes de projet, administrateurs d applications, techniciens de maintenance, analystes ou gestionnaires de maintenance et utilisateurs finaux Des formations multilangues en ligne et sur site vous sont proposées pour répondre aux besoins de votre entreprise. ASSISTANCE Grâce à nos services d assistance, profitez de notre expérience, de notre expertise et de notre implantation internationale pour apporter des réponses et des solutions à vos questions. L équipe d assistance technique de Planon s engage à vous fournir à tout moment un service de qualité. Une équipe franco-française par produit (possibilité d un support dédié pour projets internationaux) Accès direct par ligne téléphonique dédiée Portail de communication performant HÉBERGEMENT Les services d hébergement de Planon fournissent une infrastructure informatique ultra-performante, fiable, évolutive et sécurisée. Nous vous proposons des services techniques ainsi que l installation de mises à jour ou à niveau. Devenez rapidement opérationnels et concentrez-vous sur votre activité principale, sans avoir à vous préoccuper de votre infrastructure informatique. SAAS Le SaaS permet l accès immédiat à distance à votre solution Planon et vous offre de nombreux avantages : souplesse, sécurité, maîtrise des coûts. Sans investissement initial, vous évitez la mise en place et l administration de solutions matérielles et logicielles complexes. Vous simplifiez et rationalisez votre gestion multisite et vous bénéficiez de solutions souples et évolutives qui s interfacent totalement à votre système d information. L abonnement mensuel comprend le droit d utilisation du logiciel, les mises à jour assurées par nos soins et le support technique. ILS NOUS FONT CONFIANCE EN FRANCE ADP ALSTOM BANQUE POPULAIRE BNPP SÉCURITÉ SERVICES BNPP REPM BOUYGUES ENERGIES ET SERVICES CENTRE NATIONAL GEORGES POMPIDOU CHÂTEAU DE VERSAILLES CONSEILS RÉGIONAUX DU NORD-PAS-DE-CALAIS ET DE BRETAGNE CRÉDIT AGRICOLE IMMOBILIER COFELY SERVICES GDF SUEZ DALKIA DERICHEBOURG ÉCOLE DES PONTS ET CHAUSSÉES EDF EIFFAGE FACEO HÔPITAL FOCH HÔPITAL GEORGES POMPIDOU KORUS PWC ROUGNON SODEXO STEAM O UNIVERSITÉ D EVRY VINCI FACILITIES...