SOMMAIRE. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables

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1 H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES SOMMAIRE H MODULE H PROCEDURES COMPTABLES... 1 H.1 ORGANISATION COMPTABLE... 2 H.1.1 REFERENTIEL COMPTABLE... 2 H.1.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE... 3 H.1.3 CAS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION... 5 H.1.4 PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES... 6 H.1.5 DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME... 8 H.1.6 SUPPORTS COMPTABLES... 9 H.1.7 PERSONNEL COMPTABLE H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES H.2.1 DOSSIERS COMPTABLES H.2.2 REGISTRES COMPTABLES H.2.3 COMPTES GENERAUX H.2.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES H.2.5 CODIFICATIONS ANALYTIQUES H.2.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES H.2.7 CODIFICATIONS FINANCIERES H.2.8 CODIFICATIONS GEOGRAPHIQUES H.3 SCHEMAS COMPTABLES H.3.1 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE L AGENCE H.3.2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES H.3.3 OPERATIONS DE FIN D EXERCICE H.3.4 MOUVEMENTS DE FONDS H.4 CONSERVATION DES DOCUMENTS H.4.1 NATURE DES DOCUMENTS H.4.2 DELAIS DE CONSERVATION H.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT ET D ARCHIVAGE H.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET D ARCHIVAGE H.4.5 PLAN D ARCHIVAGE H.5 TRAVAUX DE FIN D EXERCICE H.5.1 EDITIONS PERIODIQUES H.5.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES H.5.3 ECRITURES DE REGULARISATION H.6 ETATS FINANCIERS H.6.1 ETATS FINANCIERS DE L AGENCE H.6.2 ETATS FINANCIERS DE PROJETS EXECUTES H.7 ANNEXES DU MODULE Procédures Comptables 1

2 H.1 ORGANISATION COMPTABLE H.1.1 REFERENTIEL COMPTABLE La comptabilité de l Agence est tenue selon les règles du plan comptable applicable dans le pays siège de l Agence : c est le référentiel comptable. Ce référentiel est adapté au secteur d activité de l Agence et à la normalisation comptable internationale. Exemples de référentiels comptables : SYSCOA, Système Comptable de l OHADA, etc. Procédures Comptables 2

3 H.1.2 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers de l'agence. Il enregistre les flux financiers, les classe et, périodiquement, en fait la synthèse sous forme de tableaux qu'il présente aux responsables et aux partenaires de l'agence pour les renseigner sur les résultats des activités exécutées et leur permettre de prendre les décisions qui conviennent. Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de : fournir aux périodes convenues les situations financières requises, répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'agence. Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires de l'agence pour les aider à planifier, contrôler et évaluer l exécution et les résultats des opérations. Pour assurer une information fiable sur ses activités, l Agence tient : une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par le SYSCOA ; une comptabilité analytique comportant l'imputation des transactions selon le découpage analytique de ses activités (projets, composantes, sites géographiques, etc.), leur traitement et la production des états analytiques d'activité ; une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des dépenses, le suivi, la révision des crédits; et la production des états budgétaires ; une comptabilité financière traitant des opérations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reçus dans le cadre des conventions de financement ; une comptabilité des marchés permettant de suivre l'exécution des engagements (bons de commande, contrat) pris par l Agence dans le cadre de l'acquisition des biens et services pour elle-même ou pour ses mandants (facultatif). La comptabilité de l'agence est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après : un module de comptabilité générale et auxiliaire, un module de comptabilité analytique un module de suivi budgétaire, un module de suivi des marchés, un module de suivi des conventions financières, un module de suivi des immobilisations. Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables et leur consolidation. Chaque progiciel répond, au moins, aux sept (7) conditions suivantes : tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de l'imputation de l'opération ; l'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ; la chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure ; les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de valeur comptable des opérations ; les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ; l'organisation comptable informatisée garantit les contrôles a posteriori ; les éditions du système sont datées et numérotées. Procédures Comptables 3

4 Le schéma général du système se présente comme suit : Supports SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS Budgets Traitements manuels et automatisés Journaux et grand-livre des budgets DRF-SOE, DRF-REC, DRF-PMD Vérifications des auditeurs Alimentation des comptes bancaires Traitements manuels et automatisés Journaux et grand-livre bancaires ETATS FINANCIERS DES PROJETS EXECUTES Vérifications des corps de contrôle de l'etat et des Bailleurs de fonds Engagements de dépenses Traitements manuels et automatisés Journaux des achats, opérations diverses,jpmd et grand-livre des comptes de tiers Paiements des engagements Traitements manuels et automatisés Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers ETATS FINANCIERS DE L'Agence Vérifications des commissaires aux comptes (cas des SA) Moyens dossiers comptables, plans comptables,etc. logiciels comptables et financiers journaux comptables et codifications Procédures Comptables 4

5 H.1.3 CAS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE DE GESTION Chaque Agence est encouragée à développer et à mettre en place une comptabilité analytique de gestion (CAGE). Bien que d énormes efforts soient nécessaires pour mettre en œuvre une CAGE opérationnelle, elle reste dans certains cas, une conditionnalité. La CAGE doit permettre de répondre à l interrogation suivante : «quel sera le taux de participation aux frais que l'agence est en droit de demander pour espérer couvrir l'ensemble de ses charges?» Le système de CAGE devra être simple et fiable. En particulier, la CAGE doit permettre de : 1. connaître le coût des prestations d'une convention de financement 2. connaître le coût de gestion de chaque projet réalisé dans le cadre d'une convention de financement 3. combien coûtent à l'agence, les catégories de travaux (projets de réhabilitation, projets de constructions neuves, projets de travaux de drainage, etc...) 4. les taux de prestations facturés aux maîtres d'ouvrages sont-ils en rapport avec les charges occasionnées par la gestion des projets de la MOD? La méthode, en ce cas, la plus appropriée est la méthode des coûts complets. La procédure paracomptable est plus indiquée car elle ne nécessite pas une écriture en partie double mais elle utilise directement les mêmes renseignements en comptabilité générale. Cela suppose que le logiciel comptable propose une codification analytique complémentaire aux comptes généraux : codification des conventions de maîtrise d'ouvrage déléguée, codification des établissements de l'agence y compris le siège, codification des sous-projets et des catégories de sous-projets. 1. Procédures : les pièces comptables comprendront l'imputation générale et l'imputation analytique de sorte que la saisie se fasse en une seule fois ; l'imputation analytique comporte un code d'affectation à une convention ou un code d'imputation à des charges indirectes ; les charges indirectes seront ensuite réparties aux conventions suivant les clés de répartition associées aux comptes généraux concernés ; ce calcul sera lancé au moyen d'un menu de commandes intégrées au logiciel ; le calcul pouvant être fait à tout moment, il importe que le problème des charges globales annuelles soit traité afin d'obtenir des résultats pertinents : loyers, primes d'assurances, amortissements, consommables comptabilisées globalement, dépenses de services annuels. 2. Comment résoudre le problème des charges globales? La solution la plus appropriée est celle de l'abonnement des charges. L'abonnement des charges consiste à incorporer aux coûts calculés périodiquement la quotité de ces charges qui revient à la période : pour les charges dont le montant est connu au début de l'exercice, il suffira de comptabiliser chaque mois, un douzième de ce montant ; pour les autres charges dont le montant n'est pas connu au début de l'exercice, il faut : o d'abord, faire une estimation du montant à payer sur la base de l'exercice précédent ; o ensuite, comptabiliser chaque mois, un douzième de ce montant prévisionnel ; o dès que le montant réel est connu, on régularise les écarts. Procédures Comptables 5

6 H.1.4 PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES Chaque système comptable observe tout au moins les principes comptables suivants : le principe de spécialisation des exercices comptables le principe de continuité d'exploitation le principe du coût historique le principe de prudence le principe de permanence des méthodes le principe de transparence le principe d'importance significative le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clôture le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence. H SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES Ce principe dispose qu il faut rattacher à chaque exercice budgétaire l ensemble des produits et des charges relevant de cet exercice et cela même si certaines de ces recettes ou dépenses ne sont pas encore encaissées ou réglées lors de la clôture de l exercice. L application de ce principe conduit, par exemple, à : répartir l amortissement des biens durables en tranches annuelles ; inscrire, dans les charges de l exercice, les charges et les pertes probables ; répartir à la clôture de l exercice les charges et les produits constatés d avance ; inscrire dans le résultat de l exercice les produits à recevoir et les charges à payer. H CONTINUITE DE L EXPLOITATION Ce principe repose sur le fait que l entreprise est considérée comme étant en activité et devant continuer à l être dans un futur raisonnablement prévisible. La définition du plan d amortissement des biens durables découle de l application de ce principe. H COUT HISTORIQUE La comptabilité est tenue suivant le principe du coût ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilité à leur date d'entrée dans le patrimoine et à leur coût d'acquisition exprimés en unités monétaires courantes. Les biens de l Agence sont ainsi comptabilisés à leur coût historique d acquisition qui est composé du prix d achat augmentés des frais accessoires d achat. H PRUDENCE Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires à l appréciation raisonnable des conséquences prévisibles des événements et des opérations marquant la vie de la structure. Ce principe vise à éviter de transférer sur les exercices ultérieurs des risques nés durant un exercice donnés et susceptibles d entraîner des pertes futures (par exemple on provisionnera dès l année en cours les dommages et intérêts que l Agence pourrait être amenée à payer à la suite d un accident de la circulation dont l un de ses chauffeurs serait responsable). La comptabilisation des écarts de change à la clôture de l exercice est également une illustration de ce principe. Procédures Comptables 6

7 H PERMANENCE DES METHODES La permanence des méthodes est le principe selon lequel les états financiers doivent être préparés, présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes méthodes d un exercice à l autre. La méthode de comptabilisation utilisée (la comptabilité d'engagements) est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. Les changements de méthodes sont fortement déconseillés. Tout changement éventuel doit être justifié et approuvé avant d être mis en oeuvre. H TRANSPARENCE Le principe de transparence exige la présentation d une information loyale, complète et claire des états financiers de l Agence. Il correspond à l application correcte et permanente de l ensemble des règles et principes comptables énoncés. H IMPORTANCE SIGNIFICATIVE La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers tous les éléments susceptibles d avoir une influence sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l Agence. Ce principe vise à donner aux destinataires des états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivé sur la situation exacte de l Agence. H CORRESPONDANCE DES BILANS Selon ce principe, les soldes d ouverture du bilan de l exercice N+1 sont identiques aux soldes de clôture de l exercice N. H PREEMINENCE DE LA REALITE SUR L APPARENCE Ce principe revient à donner dans les états financiers la priorité à la réalité économique sur la forme ou l apparence juridique. Son application conduit à inscrire à l actif des bilans de l Agence la valeur des biens mis à sa disposition comme s ils lui appartenaient alors qu elle n en est juridiquement pas le véritable propriétaire. Procédures Comptables 7

8 H.1.5 DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME Le système de comptabilité de l Agence est l une des composantes de son système général de gestion intégrée qui comprend le suivi financier mais aussi le suivi physique des activités exécutées. Ce système général repose sur les principes suivants : toute information d ordre comptable ou physique n est saisie qu en une seule fois à partir d une seule et même pièce justificative ; les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire, engagements, comptes généraux et auxiliaires, financier, analytique) ; toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies. H RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES Lors de la réception du courrier externe par la STR, les pièces justificatives de nature comptable reçoivent les références de réception (date, n d ordre) puis sont enregistrées dans un registre particulier puis transmises au CPT après visa du DG et du DAF. Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au CPT pour traitement. H IMPUTATION DES PIECES Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d imputation permettant d apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées par le CPT par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et classées. Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires éventuellement, les comptes budgétaires, les codes analytiques et financiers. Les imputations sont approuvées par le DAF (ou un chef comptable) soit a priori, soit a posteriori selon les difficultés comptables que les pièces comportent. L approbation est matérialisée par un visa apposé dans la fiche d imputation. H SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES Les pièces imputées sont saisies au jour le jour par l ASF et/ou le CPT dans le module correspondant du progiciel. L opération de saisie est matérialisée dans la fiche d écriture afin d éliminer les risques de double saisie. Les saisies donnent lieu à l édition de brouillards d écritures qui sont approuvés par le CPT avant la validation. L approbation de l écriture est matérialisée dans le brouillard d écritures par l apposition d un visa ou d un cachet de contrôle. H TRAITEMENT DES ECRITURES Le progiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus propres à chaque module. Les opérations sont traitées dans la monnaie locale et dans les devises utilisées. H EDITION DES ETATS A l issue des traitements tous les états sont imprimables (balances, grands livres, journaux, états financiers formalisés). Ces éditions sont soumises au visa du DAF pour certifier leur conformité aux écritures. Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le CPT. Procédures Comptables 8

9 H.1.6 SUPPORTS COMPTABLES Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières et donc des enregistrements comptables qui en découlent. Elles servent à établir la vérité des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procès à caractère commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les références des pièces justificatives. La durée de conservation recommandée pour les pièces justificatives ordinaires est de 10 ans. Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables. On dénombre trois catégories de pièces justificatives : (i) les pièces émanant des tiers, (ii) les pièces internes et, (iii) les imprimés comptables. H PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS Les pièces justificatives émanant des tiers comprennent, par exemple : les décomptes des entreprises et maîtres d'œuvres, les factures des fournisseurs, des assureurs, les factures de consommation d'eau, d'électricité, de télécommunications, les avis et bordereaux de banque. Les pièces externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les références des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération (marché, contrat, commande, abonnement, etc...). Les pièces externes sont toujours des originaux et il en va de même des justificatifs qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non légalisées) de pièces justificatives sont prohibées et peuvent tout au plus servir à constituer des copies de dossiers comptables. H PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES Les pièces justificatives internes sont revêtues des visas prévus pour avoir force probante ; elles comprennent, par exemple : les bulletins de paie, les reçus, chèques et ordre de virement, les contrats et bons de commande initiés par l Agence, les relevés de frais, états de paiement, états de rapprochement. H IMPRIMES COMPTABLES Une liste des imprimés ayant une utilisation comptable doit être dressée en mentionnant les références de normalisation pour éviter les confusions de documents. Un exemple d une liste de ce type est donné ci-après : Nature de l'imprimé Référence Date d entrée en vigueur Fiche d'imputation comptable FIC Bon de commande BDC Pièce de caisse PIC Etat de rapprochement bancaire ERB Etat de rapprochement de compte spécial ERC Etat de salaires ESA Bulletin de paie BUP Ordre de virement de banque OVB Demande de retrait de fonds DRF Fiche d'élaboration budgétaire FEB Procédures Comptables 9

10 H REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES L Agence tient les livres comptables suivants : Le livre-journal, Le grand-livre, La balance générale des comptes, Le livre d'inventaire, Le livre de paie. Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cotés, paraphés par l'autorité judiciaire compétente (Tribunal de commerce et Inspection du travail). Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altération d'aucune sorte. Les corrections dans les livres comptables sont effectuées par contre-passation ou en négatif des éléments erronés. Les livres comptables sont conservés pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'établissement du livre journal, les journaux auxiliaires suivants sont ouverts : Journaux de banques Journaux de caisses Journaux des achats Journaux de paie Journaux des opérations diverses Journaux des DRF. Il en est de même du grand-livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut être facilitée par la tenue des comptes auxiliaires des : Fournisseurs ordinaires Fournisseurs d'investissements Clients Personnel Maîtres d'ouvrages Bureaux d'études (maîtres d'œuvre) Entreprises Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire, le registre des immobilisations qui concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des factures d achat de biens durables, les comptes d immobilisations sont mouvementés. Cette opération se traduit par la création d une fiche d immobilisation reprenant les renseignements suivants : Numéro du compte Numéro d identification de l immobilisation Valeur Date d acquisition Fournisseur Localisation Financement Composante Poste budgétaire Taux d amortissement. L'ASA prépare une étiquette portant le code d'identification de l immobilisation pour l'apposer sur le bien concerné. Au 31 Décembre de chaque année, un inventaire des immobilisations est recoupé avec le fichier d'immobilisations. Procédures Comptables 10

11 H.1.7 PERSONNEL COMPTABLE Dans l'organigramme type présenté au module A, le personnel affecté aux tâches comptables de l Agence se compose : du DAF, du CPT, de l ASF. Les tâches générales de ce personnel sont détaillées dans le module susvisé. Sur le plan comptable, la répartition des tâches du personnel peut être résumée comme suit : le DAF assure la supervision et la coordination des tâches du personnel comptable ; le CPT assure les imputations comptables, le contrôle, l analyse et la justification des comptes ; l ASF assure les saisies d écritures et participe à la justification des comptes. Cet effectif peut être renforcé avec la création d un poste de chef comptable lorsque l Agence le volume d activités le justifie. Procédures Comptables 11

12 H.2 CODIFICATIONS COMPTABLES Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir et traiter les opérations de l Agence. Les principales tables comprennent : la liste des dossiers comptables, la liste des journaux comptables, la liste des comptes généraux, la liste des codifications auxiliaires, le plan comptable analytique, la liste des comptes financiers, la liste des comptes budgétaires, la liste des codifications géographiques des opérations. Pour chacune des tables susvisées, il est créé une codification comportant un code de caractères alphanumériques et un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au fur et à mesure des besoins de codifications. Pour chaque activité confiée à l Agence, le CPT crée un dossier comptable dans lequel sont traitées les opérations relevant de cette activité. Les journaux comptables, les comptes généraux et auxiliaires, les comptes analytiques, les comptes financiers, les comptes budgétaires et les codifications géographiques sont mises à jour si la nouvelle activité le justifie. La liste des codifications comptables figurera dans les annexes du manuel de chaque Agence. H.2.1 DOSSIERS COMPTABLES Les dossiers comptables sont codifiés au moyen de caractères alphanumériques, par exemple : le code 00 est réservé à la consolidation de tous les dossiers comptables. le code 01 est réservé au dossier comptable de l Agence. les codes 02 à 99 sont réservés aux dossiers des projets exécutés. H.2.2 REGISTRES COMPTABLES Les codifications des registres comptables comportent des caractères alphanumériques. Il est créé un code par journal comptable. H.2.3 COMPTES GENERAUX Les codifications des comptes généraux sont conformes aux dispositions du référentiel comptable applicable. Chaque compte général comprend au moins : Le code de la classe de comptes ; Le code du chapitre du compte ; Les codes de subdivisions du chapitre de comptes ; Le code le compte de mouvement. H.2.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES A certains comptes de tiers sont associés des codes auxiliaires permettant d individualiser les opérations traitées avec eux. Les comptes généraux qui font l objet d un suivi auxiliaire sont repérés par la mention d une référence représentant la catégorie de tiers. Quelques exemples figurent ci-après : F, pour Fournisseurs, Procédures Comptables 12

13 C, pour Clients, P, pour Personnel, T, autres Tiers, S, pour Sources de financement, E, pour Entreprises, Chaque code auxiliaire peut reprendre la référence correspondant à la catégorie de tiers suivie de caractères numériques. Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P010 pour le 10ème employé. H.2.5 CODIFICATIONS ANALYTIQUES Chaque activité à exécuter est décrite. Les activités sont codifiées au moyen de caractères alphanumériques comprenant la référence du projet, du sous-projet, etc. H.2.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES Le plan budgétaire comporte des postes budgétaires alphanumériques représentant au moins ; la section budgétaire (Investissement ou Fonctionnement) ; le chapitre budgétaire ; le poste budgétaire. H.2.7 CODIFICATIONS FINANCIERES Les codifications financières comprennent au moins : le code du PTF ; le code de la convention de financement ; le code de la ligne de financement dans la convention. H.2.8 CODIFICATIONS GEOGRAPHIQUES Les codifications géographiques comprennent au moins : le code de la localité ; le code de la subdivision de la localité. Procédures Comptables 13

14 H.3 SCHEMAS COMPTABLES H.3.1 OPERATIONS SUR RESSOURCES PROPRES DE L AGENCE H ACHATS Le CPT impute la facture selon le schéma ci-après : Immobilisations, stocks ou charges Cpte auxiliaire "Fournisseurs, net à payer" Cpte auxiliaire "Fournisseur, retenues de garantie" L'écriture est passée dans le journal des achats sur fonds propres. L'ASF classe les pièces dans le classeur des pièces d'achat H REMUNERATION DE L AGENCE (cas ADETIP) Présentation du décompte Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Dépenses (47321 Opérations ou sous-projet) Produit (706xx Rémunération de la MOD) Encaissement du décompte Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE DE L AGENCE Trésorerie (52112 BCI ADETIP) 585xx (Virement de fonds) ET (voir page suivante opération connexe) : Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE DU COMPTE SPECIAL DU PROJET 585xx (Virement de fonds) Trésorerie (cpte BCI CPTE SPECIAL) H COMPTABILISATION DES SALAIRES La réglementation prévoit le paiement des salaires après retenue à la source au titre de : l'assurance vieillesse (x% du salaire brut plafonné à xxx /mois). l'impôt sur les traitements et salaires (selon le barème). L'employeur participe aux cotisations sociales pour xx%. Pour le paiement des salaires, il convient de préparer les états de salaires les faire approuver préparer les règlements enregistrer en comptabilité les dépenses (net, retenue et charges sociales, retenues fiscales). Procédures Comptables 14

15 A partir du fichier personnel et du registre des absences, et éventuellement de l échéancier de remboursement des avances et des prêts consentis au personnel, l ASA prépare l état de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL (édition des bulletins et de l'état récapitulatif des salaires). Les états de salaires sont édités en autant d'exemplaires que nécessaire. Les chèques et les états de virement sont établis par l ASF au vu de l état de salaires. L'ensemble de ces documents est soumis à la signature du DG. Trois exemplaires de ces états sont transmis au CPT pour la comptabilisation des salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires sont payés immédiatement alors que les charges sociales sont payées selon un échéancier fixé par les caisses concernées. Les dépenses de charges sociales ne peuvent donc pas être inclues dans les DRF tant que leur montant n a pas été débité sur le compte bancaire. La paie doit être centralisée. A cet effet, le CPT agrafe à chaque exemplaire conservé une fiche d imputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires nets, (ii) des retenues et des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le schéma comptable est le suivant : Charge xx Rémunérations directes versées au personnel national Charge xx Indemnités forfaitaires versées au personnel Tiers Personnel ; rémunérations dues Tiers auxiliaire xx P Personnel ; avances, acomptes Schéma d'imputation des retenues et charges sociales Charge xx Rémunérations directes versées au personnel national Charge Charges sociales sur rémunération du personnel national Tiers Prestations familiales Tiers Accidents du travail Tiers Caisse de retraite Schéma d'imputation des retenues fiscales Charge xx Rémunérations directes versées au personnel national Tiers Impôts sur les traitements et salaires Tiers Contribution patriotique L'ASF enregistre ces opérations dans le journal des opérations diverses JOPD à l'occasion de la centralisation de la paie et classe les pièces dans le classeur des opérations diverses. Registre à utiliser : JOURNAL DE PAIE 66xxx (Frais de personnel) Tiers xxx (rémunérations dues, avances) Tiers xxx (retenues et cotisations sociales) Tiers xxx (retenues fiscales) Pour le paiement des salaires il est rappelé que les salaires sont payables en espèces, par chèque ou par virement bancaire. Les salariés payés en espèces se présentent chez l'aaf pour encaisser leur paie. Pour le personnel payé par chèque, l ASD remet à chaque agent son chèque de paiement après avoir pris copie. Procédures Comptables 15

16 Pour le personnel payé par virement bancaire, l ASD établit une lettre d'ordre de virement signée par le DG et le DAF et adressée à la banque qui tient le compte sur lequel les sommes sont payées en indiquant le nom, le numéro du compte, la domiciliation, le montant à percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est classé au Secrétariat du DG. Le CPT agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chèque ou de la lettre de virement correspondant avec une fiche d imputation comptable. Les schémas d'imputations se présentent comme suit : Paiement en espèces des salaires Tiers Personnel ; rémunérations dues Trésorerie Caisse de menues dépenses Paiement par chèque ou par virement des salaires Tiers Personnel ; rémunérations dues Trésorerie xx banque locale Les opérations sont enregistrées dans le journal de trésorerie approprié CAI1, Bxx. Les pièces sont classées dans le classeur correspondant (caisse ou banque). Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE ou JOURNAL DE CAISSE Tiersxxx (Rémunérations dues au personnel) Tiersxx (Banque X) Tiersxx (Caisse X) Le versement des retenues à la source s opère selon le schéma suivant : Paiement par chèque des retenues et charges sociales Tiers Prestations familiales Tiers Accidents du travail Tiers Caisse de retraite Trésorerie xx banque locale Paiement par chèque des retenues fiscales Tiers Impôts sur les traitements et salaires Tiers autres retenues fiscales Trésorerie xx banque locale Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE Tiers xxx (retenues et cotisations sociales) Tiersxxx (retenues fiscales) Trésorerie xx (Banque X) Procédures Comptables 16

17 H.3.2 OPERATIONS DE PROJETS CONFIES H AVANCES DES PTF Réception des avances Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE Trésorerie (compte spécial) ou Trésorerie (compte de projet) Trésorerie (compte don japonais) Financement S (Avances de fonds bailleur X) Justification des avances Registre à utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Financement S (Avances de fonds bailleur X) Tiers S (Mémoire de reconstitution bailleur X) H OPERATIONS (ORDINAIRES) DE FONCTIONNEMENT Comptabilisation des factures - fournisseurs Registre à utiliser : JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux ou ACH2-devises) Dépenses (Investissements) (avec suivi analytique) OU Tiers (Fonctionnement) (avec suivi analytique) Tiers E (Entrepreneurs, net à payer) Comptabilisation du paiement des factures - fournisseurs Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation Compte Tiers E (Entrepreneurs, net à payer) (compte spécial) OU (compte de projet) (compte don japonais) H OPERATIONS (DE SOUS-PROJETS) D INVESTISSEMENT Avances de démarrage aux entreprises Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation Décomptes des entreprises Compte Tiers E (Avances sur marchés) (compte spécial) OU (compte de projet) (compte don japonais) Procédures Comptables 17

18 Registre à utiliser : JOURNAL DES ACHATS (ACH1-locaux) Imputation Compte Dépenses (montants bruts des décomptes) avec suivi analytique Tiers E (montant net à payer) Tiers E (montant des retenues de garantie Tiers E (montant des avances remboursées) Paiement des décomptes Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1 Imputation Compte Tiers E (montant net à payer) (compte spécial) OU (compte de projet) (compte don japonais Libération des retenues de garantie Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE (BCI1, BCI2 ou BND1) Imputation H PRESENTATION DES DRF AUX PTF Compte Tiers E (montant de la retenue de garantie prélevée) (compte spécial) OU (compte de projet) (compte don japonais Reconstitution des comptes spéciaux Registre à utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Imputation Compte Tiers S (montant de la DRF) Financement S (montant de DRF pour reconstitution du CS) Paiement direct aux entreprises Registre à utiliser : JOURNAL DES DRF (JDRF) Imputation Compte Tiers S (montant de la DRF) Financement S (montant de DRF pour paiement direct H PAIEMENT DES DRF PAR LES PTF Reconstitution des comptes spéciaux Registre à utiliser : JOURNAL DE BANQUE Procédures Comptables 18

19 Imputation Compte (compte spécial) OU (compte de projet) (compte don japonais) Tiers S (montant du DRF réglé) Paiement direct aux entreprises Registre à utiliser : JOURNAL DES PDM (JDPD) Imputation Compte Tiers E (Entrepreneurs, net à payer) Tiers S (montant du DRF réglé) H RECEPTION DES TRAVAUX Lorsque l'opération ou le sous-projet est réceptionné le schéma de l'écriture de régularisation se présente comme suit : Dépenses "Opérations ou sous-projets réceptionnés" Dépenses "Opérations ou sous-projets non réceptionnés Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Dépenses (sous projets réceptionnés) Dépenses (sous projets en cours) H REMISE DES SOUS-PROJETS AU MAITRE D OUVRAGE La remise d'ouvrage au maître d'ouvrage se traduit dans les écritures comme suit : Financement S "Reconstitution des comptes spéciaux Financement S "Paiement directs" Dépenses "Opérations ou sous-projets réceptionnés" Pour solde. Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Financement compte de reconstitution SOE Financement compte de reconstitution Etat Récapitulatif Financement compte de paiements directs Dépenses (sous projets ou opérations) Procédures Comptables 19

20 H.3.3 OPERATIONS DE FIN D EXERCICE H AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS Les amortissements Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte 68xxx (comptes de dotation aux amortissements) 28xxx (cpte d'amortissements des immobilisations) Les provisions Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte 69xxx (cptes de dotation aux provisions) 29xxx (cpte provision pour dépréciation des immobilisations) 49xxx (cpte provision pour dépréciation des tiers) Constatation des subventions octroyées à l Agence par les projets Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Tiers compte de reconstitution SOE Tiers compte de reconstitution Etat Récapitulatif Tiers compte de paiements directs 14xxx (Subventions d'investissement bailleur X) et/ou 71xxx (Subvention de fonctionnement) du montant des dépenses de l'agence financées par le projet Dépenses non encore présentées aux bailleurs Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Tiers (Mémoire à établir bailleur X) Financement (Compte de financement à recevoir) 14xxx (Subventions d'investissement bailleur X) et/ou 71xxx (Subvention de fonctionnement) Cette écriture est contrepassée à l'ouverture de l'exercice suivant. H CONTRIBUTIONS DU GOUVERNEMENT SOUS FORME D EXONERATIONS Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES Imputation Compte 2, 3, 6 ou 8 (comptes de dépenses) compte 1411x : "exonération fiscales et douanières" Comptabilisation du montant des droits et des taxes non payés. Pièce justificative de l'opération : fiche de décompte de contribution de l'etat Procédures Comptables 20