REPUBLIQUE DU BENIN ********* MINISTERE DE LA SANTE ********* Mars 2010

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1 REPUBLIQUE DU BENIN ********* MINISTERE DE LA SANTE ********* DIRECTIVES NATIONALES EN MATIERE DE MONITORING DES INTERVENTIONS DE SANTE Mars

2 Sommaire Liste des tableaux et figures... 4 Abréviations, acronymes et sigles... 6 Glossaire... 8 Préface Introduction I- Contexte et justification II- Cadre normatif Définition Autres concepts Objectifs du monitoring Objectif général Objectifs spécifiques III. Conditions de mise en œuvre La performance La gestion axée sur les résultats Décentralisation Renforcement du système de santé et revitalisation des SSP Participation communautaire IV. Modalités de mise en œuvre du monitoring Périodicité du monitoring Interventions à monitorer et indicateurs Description des outils Différentes phases du monitoring Phase préparatoire Préparation des outils Constitution des équipes

3 Briefing des moniteurs Information des acteurs des structures à monitorer Conduite du monitoring Comment identifier et lever les goulots d étranglement? Exploitation des résultats du monitoring V- Rôles et responsabilités des différents acteurs Conclusion VI. Documents consultés VII. Annexes Tableaux des indicateurs de monitoring des intervenntions aux niveaux communautaire centres de sante et hopitaux Niveau communautaire Niveaux centres de sante et hôpitaux ANALYSE DES GOULOTS D ETRANGLEMENT ET MICROPLANIFICATION DES ACTIONS CORRECTRICES Canevas type de rapport de monitoring Comité de rédaction... Erreur! Signet non défini. 3

4 Liste des tableaux et figures Tableau 2 : Dates limites de transmission des résultats du monitoring Tableau 3: Rôles des différents acteurs selon les étapes du monitorage Tableau 4 : Indicateurs pour le monitoring du PEV (Vaccination anti rougeoleuse) Tableau 5: Indicateurs pour le monitoring des activités de vaccinations infantileserreur! Signet non défini. Tableau 6 : Indicateurs pour la consultation prénatale (CPN) Tableau 7: Indicateurs pour le monitoring de la consultation prénatale (CPN)Erreur! non défini. Signet Tableau 8: Indicateurs pour la planification familiale (PF) Tableau 9 : Indicateurs pour le monitoring des accouchements assistés par personnel qualifié Tableau 10: Indicateurs pour le monitoring de la Prise en charge de la pneumonie chez l enfant de moins de cinq ans Tableau 11: Indicateurs pour le monitoring des SONUC Tableau 12: Indicateurs pour le monitoring des SONUB Tableau 13: INDICATEURS POUR LE MONITORING DU PAQUET PTME Tableau 14 : Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge présomptive du paludisme... Erreur! Signet non défini. Tableau 15 : Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge de la diarrhéeerreur! non défini. Signet Tableau 16: Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge des IRAErreur! Signet non défini. Tableau 17 : Indicateurs pour le monitoring de la protection des enfants de 0-5 ans par la MIILD... Erreur! Signet non défini. Tableau 18 : Indicateurs pour le monitoring de l allaitement maternel exclusiferreur! non défini. Signet Tableau 19: Indicateurs pour le monitoring de la prise en charge la malnutrition aiguë modérée... Erreur! Signet non défini. 4

5 Tableau 20: INDICATEURS POUR LE MONITORING DES ACTIVITES DE COGEA N Tableau 21 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des activités de soins Tableau 22 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des références et contre références Tableau 23: Fiche de dépouillement pour le calcul du coût des médicaments carnets et outils de gestion utilises au cours du semestre Tableau 24 : DEPOUILLEMENT DES RECETTES EFFECTUEES Tableau 25 : DEPOUILLEMENT DES DEPENSES EFFECTUEES Tableau 26 : DEPOUILLEMENT DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Tableau 27: SYNTHESE DE L'ANALYSE DES RESULTATS DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Tableau 28 : Critères à utiliser pour l'évaluation de la performance des Centres de Santé (CS) Tableau 29 : EVALUATION DU CS LE PLUS PERFORMANT ( A finaliser après consensus) Tableau 30 : Evaluation de la performance des COGECS Tableau 31 : EVALUATION DU COGECS LE PLUS PERFORMANT Tableau 32 : MICROPLANIFICATION DES STRATEGIES APRES MONITORING Tableau 33 : Liste des OMS... Erreur! Signet non défini. 5

6 Abréviations, acronymes et sigles AME : Allaitement Maternel Exclusif ANJE : Alimentation du Nourrisson et du Jeune Enfant CHD : Centre Hospitalier Départemental COGECS : Comité de Gestion du Centre de Santé CPN : Consultation Prénatale CPNR : Consultation Prénatale Recentrée CPoN : Consultation post Natale CS : Centre de Santé EEZS : Equipe d'encadrement de la Zone Sanitaire GAR : Gestion Axée sur les Résultats GATPA : Gestion Active de la troisième Période de l Accouchement GPEC : Gestion Prévisionnelle des Effectifs et des Compétences GTA : Groupe Technique d Appui IEC/CCC : Information, Education et Communication/ Communication pour le Changement de Comportements IHP+ : International Health Partnership IRA : Infection Respiratoire Aigue IRSP : Institut Régional de Santé Publique MPE : Maladies à Potentiel Epidémique PEV : Programme Elargi de Vaccination PEV+ : Programme Elargi de Vaccination plus distribution des moustiquaires imprégnées à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants PIHI : Paquet d Interventions à Haut Impact PPA : Parité du Pouvoir d Achat PVVIH : Personnes Vivant avec le Virus de l Immunodéficience Humaine. 6

7 RC : Relais Communautaire SDTS : Service Départemental de Transfusion Sanguine SIMR : Surveillance Intégrée des Maladies et Riposte SMI : Santé Maternelle et Infantile SONU : Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence SOUB : Soins Obstétricaux d Urgence de Base SOUC : Soins Obstétricaux d Urgence Complets SRO : Sel de Réhydratation Orale SSP : Soins de Santé Primaires TPI : Traitement Préventif Intermittent du paludisme UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l Enfance ZS : Zone Sanitaire 7

8 Glossaire Allaitement Maternel Exclusif C est le fait de nourrir l enfant au sein les six premiers mois de vie sans ajout d'autre liquide ou solide, même pas de l eau ou de la tisane. Consultation Prénatale Recentrée C est une activité préventive qui permet de : Rechercher les facteurs de risque de la grossesse Surveiller l évolution de la grossesse Administrer les soins préventifs et les conseils adéquats Prendre en charge les facteurs de risque d une complication et les complications éventuelles Gestion Active de la Troisième Période de l Accouchement Elle consiste en : utilisation systématique d utero toniques en l occurrence l ocytocine dans la minute qui suit la sortie du bébé associée à une traction contrôlée du cordon, massage utérin à la sortie du placenta jusqu à l obtention du globe utérin Sa pratique est systématique pour toute femme qui accouche. Infection Respiratoire Aiguë Maladies à Potentiel Epidémique Prise en Charge Intégrée des Maladies de l Enfant Ensemble de maladies respiratoires se caractérisant par une toux, au moins un signe fonctionnel ou physique orientant vers une atteinte respiratoire basse (dyspnée, douleur thoracique, sifflement, signes auscultatoires récents en foyer ou diffus), au moins un signe général suggérant une infection (fièvre, sueurs, céphalées, myalgies, arthralgies, mal de gorge ou "rhume") Ce sont des maladies qui sont sous surveillance avec des seuils épidémiques bien définis comme la méningite, le choléra, la rougeole, le tétanos, la shigellose, etc) La stratégie relative à la prise en charge intégrée des maladies de l enfant (PCIME) vise à réduire la morbidité et la mortalité de l enfant dans les pays en développement. Elle se base sur une approche intégrée qui aborde la santé de l enfant de façon globale y inclus la composante familiale et communautaire. En effet la PCIME est une stratégie qui contribue à la réduction de la mortalité et de la morbidité des enfants de 0 à 5 ans, en se focalisant sur les principales causes de mortalité chez l enfant. C est une approche qui couvre les aspects curatifs, préventifs et promotionnels et qui permet la rationalisation des coûts liés à la santé. 8

9 Programme Elargi de Vaccination plus distribution des moustiquaires imprégnées d insecticide à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants, En plus des activités de vaccination, le PEV+ prend en compte la distribution des moustiquaires imprégnées d insecticide à longue durée d action, de la vitamine A et des déparasitants ; ces activités se mènent généralement de façon intégrée à l occasion des vaccinations Paquet d Interventions à Haut Impact de Base Ensemble d interventions dont l impact sur la mortalité maternelle, néonatale et infanto- juvénile est scientifiquement prouvé et qui est actuellement mis en œuvre dans les formations sanitaires Paquet d Interventions à Haut Impact Complémentaire Ensemble d interventions dont l impact sur la mortalité maternelle, néonatale et infanto-juvénile est scientifiquement prouvé mais qui n est pas actuellement développé ou alors à petite échelle dans les formations sanitaires. Ces interventions, en fonction des ressources disponibles, doivent être mises à l échelle pour l atteinte des résultats. Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence de Base Soins Obstétricaux et Néonatals d Urgence Complets Ensemble de soins administrés en situation d urgence obstétricale et néonatale comportant : Pour la mère : Administration d antibiotiques par voie IV/IM Administration de produits ocytociques par voie IV/IM Administration d anticonvulsifs par voie IV/IM Extraction manuelle du placenta Accouchement par voie basse instrumental Évacuation manuelle des produits résiduels de l utérus Pour le nouveau-né : Réchauffement Séchage et stimulation Désobstruction des voies aériennes Ventilation Oxygénation Administration de médicaments Tous les services de soins obstétricaux et néonatals d urgence de base plus : La césarienne La transfusion sanguine Soins de Santé Primaires Il est recommandé pour habitants au moins quatre établissements fournissant des soins obstétricaux et néonatals d urgence de base, (bien répartis géographiquement), et au moins un établissement fournissant les soins obstétricaux d urgence complets. Soins essentiels fondés sur des méthodes et des techniques pratiques, scientifiquement valables et socialement acceptables, rendus universellement accessibles à tous les individus et à toutes les familles de la communauté avec leur pleine participation et à un coût que la communauté et le pays puissent assumer à tous les stades de leur développement dans un esprit d auto responsabilité et 9

10 d autodétermination. (Conférence d Alma Ata, 1978) Traitement Préventif Intermittent du paludisme Méthode utilisée pour prévenir le paludisme chez les femmes enceintes. Il consiste à administrer deux doses de trois comprimés de Sulfadoxine Pyriméthamine à la gestante, la première à 4 mois révolu et la deuxième un mois après la première et cela avant 36 semaines (8 mois) 10

11 Préface Dans le souci d'améliorer en permanence la qualité des prestations dans les structures décentralisées du Ministère de la Santé, le Bénin a introduit le monitorage comme activité de soutien au niveau des formations sanitaires. En effet, le monitorage reste avant tout un outil incontournable d amélioration continue de la performance du système de santé et de la capacité managériale en facilitant la résolution en temps réel des problèmes rencontrés. C est dans ce cadre que le pays s est doté dans les années 80 d un premier document de référence sur le monitoring. Par la suite, l utilisation de cet outil a connu d importantes modifications pour des raisons variées. Parmi ces raisons, on peut citer la réorganisation du système de santé, l adoption des Objectifs du Millénaire pour le Développement, le choix des interventions sanitaires à haut impact et, enfin, l adoption d une nouvelle vision pour le secteur de la santé issue des recommandations des Etats généraux en La révision du «document des stratégies nationales en matière de supervision et de monitoring» fait suite aux exigences citées plus haut et est dictée par des dysfonctionnements révélés par une récente analyse conduite par mon département. L actuelle édition est le fruit de consensus obtenus lors des différentes rencontres des acteurs à tous les niveaux de la pyramide sanitaire. Le présent document 'est un précieux outil de travail à l'usage des cadres et des équipes du niveau central, des Directions Départementales de la Santé et des Zones Sanitaires. J'exhorte alors tous les acteurs concernés à divers niveaux du système à faire de ces Directives la référence en matière de monitoring. Au nom du Gouvernement de la République du Bénin, j exprime ma gratitude à l endroit des partenaires techniques et financiers qui ont contribué à la réalisation de ce travail. Mes sincères félicitations vont à l endroit du Groupe Technique d Appui à la relance de supervision et du monitoring qui a piloté le processus d élaboration du présent document et à tous ceux qui ont œuvré à sa réalisation. Professeur Issifou TAKPARA Ministre de la Santé 11

12 Introduction Ce nouveau document de monitorage offre l avantage d être exhaustif sur les directives nationales pour standardiser la pratique du monitoring par tous les acteurs du secteur de la santé en vue d atteindre les résultats escomptés. De plus, il fournit des réponses pratiques aux questions que l on peut se poser à savoir : pourquoi, quand, où, comment, par qui et avec quoi doit-on faire le monitoring des activités des formations sanitaires. Un deuxième avantage de ce document est de fournir des informations pratiques sur la phase de préparation du monitoring, l exécution du monitorage et l'exploitation des rapports ainsi que la conduite des actions correctrices d amélioration de la situation non satisfaisante. Le document s articule autour des points ci-après : - La définition d un cadre normatif, - Les conditions de mise en œuvre, et - Les rôles et responsabilités des différents acteurs. I- Contexte et justification Les Etats Généraux de la Santé de Novembre 2007, précisent la vision du secteur susceptible de mobiliser les énergies et ressources pour le renforcement de la performance du système national de santé: «Le Bénin dispose en 2025 d un système de santé performant basé sur des Initiatives publiques et privées, individuelles et collectives, pour l offre et la disponibilité permanentes de soins de qualité, équitables et accessibles aux populations de toutes catégories, fondées sur les valeurs de solidarité et de partage de risques pour répondre à l ensemble des besoins de santé du peuple béninois». Pour contribuer à la réalisation de cette vision le Ministère de la Santé se fixe comme mission «d améliorer les conditions socio-sanitaires des familles sur la base d un système intégrant les populations pauvres et indigentes». L un des objectifs globaux définis par le Ministère de la Santé en rapport avec sa mission est «d Assurer un accès universel aux services de santé et une meilleure qualité des soins pour l atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD)». 12

13 En vue d atteindre ces objectifs, le Plan National de Développement Sanitaire a retenu les cinq (05) principaux domaines stratégiques suivants : la prévention et la lutte contre les principales maladies et l amélioration de la qualité des soins ; la valorisation des ressources humaines le renforcement du partenariat dans le secteur, la promotion de l éthique et de la responsabilité médicale ; l amélioration du mécanisme de financement du secteur et ; le renforcement de la gestion du secteur. Le Plan Triennal de Développement (PTD) décrit les interventions prioritaires à mettre en œuvre pour l atteinte des OMD. Ce Plan met l accent sur les interventions à haut impact en vue de la réduction de la mortalité maternelle, néonatale et infantile. L analyse de la situation actuelle révèle une insuffisance de la performance du système malgré les efforts fournis et les ressources mobilisées et des dysfonctionnements au niveau du monitorage. Au nombre des difficultés et insuffisances identifiées dans le monitorage, on peut citer : - la non utilisation du monitorage en tant qu outil de résolution des insuffisances relevées - la non prise en compte des outils des nouvelles interventions - l absence de fiabilité des données issues de monitorage En outre dans la perspective de l atteinte des OMD, il est important que le monitorage s oriente davantage sur les interventions à haut impact sur la réduction de la mortalité maternelle, néo-natale et infanto-juvénile. Pour pallier ces insuffisances, le MS a décidé d une relance du système de supervision et de monitorage/microplanification. Ce processus doit aboutir à l élaboration et la validation des documents suivants : - Documents des paquets d interventions à haut impact - Directives nationales en matière de supervision et du monitorage - Plan de remise à niveau des prestataires de service. Après la mise à disposition de ces documents, le défi majeur reste l opérationnalisation et la mise en œuvre de ces directives et orientations stratégiques. 13

14 II- Cadre normatif 2.1. Définition Le monitoring est défini comme une technique de surveillance continue qui permet de suivre l'évolution d'un programme pendant l'action, d'identifier des problèmes au fur et à mesure qu'ils se posent, de choisir et de mettre en œuvre des stratégies correctives afin d'assurer le bon déroulement des activités. Comme la formation et la supervision, le monitoring est une activité de soutien aux services offerts à la communauté Autres concepts Il convient de différencier le monitoring de: - Suivi : c est la mesure continue des progrès réalisés par la collecte et l analyse systématiques de données, et l utilisation de l information générée en vue du contrôle de gestion et de la prise de décisions pour améliorer le travail. - Contrôle : c est la vérification de ce qui est réalisé en le comparant aux objectifs, normes et directives fixés préalablement. - Inspection : elle a pour but d'examiner, en vertu de l'autorité que l'on détient, si les normes établies sont respectées sans que l'inspecteur puisse prendre des décisions - Evaluation : c est un processus consistant à mesurer les progrès accomplis, à les comparer aux objectifs de départ et à juger de l atteinte ou non des objectifs afin de prendre des décisions. Elle peut être initiale, intermédiaire (exécutée en cours) ou finale (en fin d action). - Supervision : c est un processus destiné à guider, appuyer et aider les prestataires de service à remplir leur devoir et tâche assignés en vue d atteindre les objectifs organisationnels planifiés. La supervision s effectue à l aide d une liste de contrôle de supervision ou d un questionnaire qui aident le superviseur à évaluer la situation par rapport aux différents aspects du programme ou projet Objectifs du monitoring Objectif général Le monitoring vise à améliorer la performance du système de santé 14

15 2.3.2.Objectifs spécifiques Plus spécifiquement, il s agit de : - Mesurer les indicateurs par déterminant de couverture en fonction de la population cible; - Identifier les goulots d étranglement et leurs causes; - Assurer la micro-planification et la mise en œuvre des actions correctrices; - Motiver les acteurs du système; - Assurer la retro-information aux prestataires et aux populations. III. Conditions de mise en œuvre L utilité et l efficacité du monitorage exigent les conditions minimales suivantes: 3.1. La performance La quête permanente de la performance reste le premier principe du monitorage. En effet, la performance au sein du système de santé se traduit par une amélioration continue de la couverture sanitaire et de la capacité managériale. Un bon monitorage permet d y arriver. Si au terme de plusieurs monitorages successifs, il n y a pas de changement notable au niveau des indicateurs de santé, le monitorage n est pas efficace et perd sa raison d être La gestion axée sur les résultats La gestion axée sur les résultats (GAR) est un processus dans lequel toutes les interventions planifiées et les ressources disponibles sont orientées vers l atteinte de résultat précis sur la base d un contrat de performance. La GAR est ainsi à la fois un principe et un préalable à la réalisation du monitorage. Pour que le monitorage puisse faciliter l atteinte des objectifs visés par un programme ou une intervention, l approche de la gestion axée sur les résultats (GAR) est une condition majeure. En d autres termes, le monitorage et la GAR sont deux outils indissociables pour produire des résultats positifs au sein du système de santé Décentralisation Le troisième impératif à satisfaire en matière de monitorage repose sur le principe de la décentralisation. Il s agit non seulement de la décentralisation des tâches, des rôles et des ressources, mais aussi de la décentralisation du pouvoir de décision. Tous les acteurs impliqués dans un exercice de monitorage jouent des rôles spécifiques à leur niveau tels que définis dans les normes et standards du système de santé Renforcement du système de santé et revitalisation des SSP Un système de santé peu performant n arrive pas à remplir les fonctions à la fois cliniques et managériales. Seul un système de santé revitalisé à tous les niveaux, c est-à-dire disposant du 15

16 maximum de ressources requises en quantité et en qualité, est compatible avec son fonctionnement optimum Participation communautaire Les résultats visés par le système de santé sont maximalisés lorsque toutes les parties prenantes y adhérent en particulier les populations bénéficiaires. Les expériences passées du monitorage montrent qu une participation communautaire effective contribue à améliorer la qualité de l exécution du monitorage, de l identification des goulots d étranglement voire de la mise en œuvre des actions correctrices. Au regard de ces expériences positives, l amélioration de la performance au sein du système de santé repose sur la capacité à impliquer la communauté en tant que bénéficiaire, acteur et décideur. IV. Modalités de mise en œuvre du monitoring Etant donné que le monitorage vise à évaluer la qualité des prestations offertes, à apprécier la fonctionnalité des structures de gestion et la participation de la communauté dans la gestion des formations sanitaires et à proposer des actions correctrices aux goulots d étranglements identifiés, il est important de coordonner les initiatives et de les harmoniser sur toute l'étendue du territoire national. Pour y parvenir toutes les étapes du processus doivent être bien comprises par les acteurs Périodicité du monitoring Elle est semestrielle : - première quinzaine des mois de janvier, et - première quinzaine du mois de juillet. Il importe donc que les plans d actions annuels des différents niveaux de la pyramide, notamment des zones sanitaires en tiennent rigoureusement compte Interventions à monitorer et indicateurs Les interventions à monitorer sont de deux catégories : 1- celles identifiées comme interventions traceurs dans le document «Paquets d Interventions à Haut Impact (PIHI) par niveau de soins au Bénin». Il s agit de: Utilisation de moustiquaire imprégnée d'insecticide à longue durée d action par les enfants de moins de 5 ans Accouchement propre et soins du cordon ombilical 16

17 Alimentation du nourrisson et du jeune enfant dont l allaitement maternel exclusif de 0 a 6 mois Dépistage et prise en charge de la malnutrition aigue Lutte contre les carences en micronutriments Planification familiale Consultation prénatale recentrée Prévention de la transmission du VIH de la Mère à l Enfant Vaccination infantile Accouchement normal assisté par personnel qualifié Prise en Charge Intégrée des Maladies de l Enfant PCIME Soins Obstétricaux et Néonatals d'urgence de Base Soins Obstétricaux et Néonataux d'urgence Complets 2- Autres activités : Financement communautaire Activités des relais communautaires Activités des organes de gestion (COGECS) Pour chacune de ces interventions traceuses, des indicateurs ont été identifiés par déterminant de couverture (disponibilité d intrants et de ressources, accessibilité géographiques, utilisation, couverture adéquate et couverture effective). La liste de ces indicateurs se trouve en annexe du présent document Description des outils Les principaux outils de monitoring sont des: - supports de collectes de données 17

18 - fiches de dépouillement - fiches d analyse des résultats - fiches de micro-planification L ensemble de ces outils se trouve en annexe Différentes phases du monitoring Le processus se résume en quatre grandes étapes que sont : - La phase préparatoire - La phase de déroulement - La phase de restitution - La phase d exploitation des résultats Phase préparatoire Elaboration d'un calendrier de monitoring L élaboration du calendrier de monitoring tient compte des disponibilités en ressources humaines, matérielles et financières. La périodicité étant semestrielle, il est important de respecter scrupuleusement la période retenue pour la réalisation du monitoring à savoir la première quinzaine de janvier et celle de juillet. Le calendrier doit également tenir compte de la restitution des résultats aux acteurs. Cette restitution est utile lorsqu elle intervient au plus tard un mois après la réalisation du monitoring. 18

19 Tableau 1 : Dates limites de transmission des résultats du monitoring Niveaux Opérationnel Intermédiaire Central Périodes concernées Transmission des résultats Coordination Analyse, feed back et transmission des données Coordination Analyse et feed back 1 er semestre 15 août 15 septembre 15 octobre 2 ème semestre 15 février 15 mars 15 avril Mobilisation des ressources Il faudra tenir compte des compétences déjà disponibles au niveau de la zone sanitaire et au besoin faire appel à des personnes ressources. L idéal est que chaque EEZS dispose de son autonomie pour la réalisation de l activité, sous la coordination du Directeur Départemental de la Santé (DDS). Les ressources financières sont celles disponibles par structure. Les gestionnaires des ressources par niveau doivent participer aux séances de travail pour l élaboration des termes de référence de l activité. Les prévisions doivent prendre en compte toutes les étapes du processus y compris le traitement et l analyse des données et la restitution par niveau. Les ressources matérielles disponibles par niveau serviront également pour la réalisation de l activité. Les instructions nécessaires doivent être données aux personnes qui doivent libérer les ressources si ces dernières n ont pas participé à l élaboration des termes de référence Préparation des outils Il s agit des dispositions à prendre en vue de rendre disponibles les outils de collecte de données. Les supports étant proposés par le niveau central, la tâche revient à l EEZS de multiplier les outils de collecte de données. Il faut en prévoir deux exemplaires par formation sanitaire. Après la collecte des données, un exemplaire sera laissé à la disposition des acteurs du centre. La préparation des outils prend également en compte la mise au point d un plan de synthèse. L élaboration d une base de données informatisée est l idéal. Lorsqu elle existe déjà, elle doit faire l objet de mise à jour. 19

20 Constitution des équipes La constitution des équipes doit prendre en compte la disponibilité des compétences locales. Un maximum de trois personnes est requis pour un bon déroulement des activités sur le terrain. Dans tous les cas, les acteurs de terrain (membres des structures de gestion, les membres de l équipe de santé) doivent prendre une part active dans la réalisation du monitoring. Ils vont participer aux tâches de dépouillement, de décompte des cartes, de restitution des résultats, de la microplanification et de mise en œuvre des recommandations Briefing des moniteurs La formation des agents qui vont participer à la réalisation du monitoring est d une importance capitale. Il faut briefer tous les acteurs formés ou non en technique de monitoring 24 à 48 heures avant le démarrage de l activité. Le chef d équipe de monitoring doit avoir été formé en technique de monitoring et doit avoir participé au moins deux fois à la réalisation de l activité. L effectif de l équipe du monitorage ne doit pas excéder quatre (04) personnes familiarisées avec les différents volets du monitoring Information des acteurs des structures à monitorer Tous les acteurs (agents de santé, membres des organes de gestion, relais communautaires ) doivent recevoir le programme de déroulement du monitoring. Il est conseillé de leur envoyer le calendrier de monitoring et les outils au moins quinze jours à l avance Conduite du monitoring Elle fait suite aux étapes antérieures et concerne la phase pratique de terrain. En dehors des formalités d usage en direction des autorités locales, l exécution consiste à : Briefer les acteurs et expliquer les objectifs de l activité ; Procéder au tri et à l exploitation des cartes, fiches, registres et autres supports nécessaires ; Calculer les indicateurs et comparer les résultats obtenus aux normes ; Tracer les courbes ; Dégager les écarts ; Identifier les goulots d étranglement ; Procéder à l analyse des goulots et de leurs causes ; Faire la micro planification pour lever les goulots d étranglement Discuter des approches de solution avec les acteurs lors de la restitution locale. Les points d accord doivent faire l objet de recommandations qui seront précises en terme de responsabilité et de période de mise en œuvre ; 20

21 Transmettre les résultats au point focal de l EEZS qui est chargé du traitement des données ; Faire la synthèse et le rapport final du monitoring au niveau de la Zone Sanitaire selon le canevas en annexe Comment identifier et lever les goulots d étranglement? Un goulot d étranglement est un gradient de couverture entre deux déterminants qui se suivent. Tous les déterminants peuvent ne pas être au même niveau de couverture mais dès qu un gradient de 5 % ou plus est constaté entre deux déterminants consécutifs, on parle de goulot d étranglement. On peut distinguer 6 différents types de goulot d étranglement : - Faible qualité des prestations ; - Discontinuité des prestations ; - Faible utilisation des services ; - Faible accessibilité des services ; - Faible disponibilité des ressources humaines - Faible disponibilité des ressources matérielles Pour une question d efficacité, il est recommandé de retenir en priorité le goulot d étranglement lié à la faible qualité des prestations. Ensuite, il faut attaquer les autres goulots dans le sens de la continuité des services vers la disponibilité des intrants. La recherche des causes des goulots de cette faible qualité se fera à partir des items contenus dans la couverture effective. La mise en œuvre des actions correctrices se fera par phase. On mettre en place dans la première phase les mesures correctrices pour lever le goulot lié à la faible qualité des prestations. 21

22 Stock Médic Dispo SFE Acces CPN CPN1 CPN3 CPN3+ Basline coverage Sens d identification des goulots 2.2 Soins préventifs pendant la grossesse 100% 75% 90 % 50% 75 % 75 % 70 % 25% 30% 15% 0% Sens pour lever les goulots d étranglement Exploitation des résultats du monitoring Restitution des résultats du monitoring Elle se fera en trois étapes - Première étape : restitution locale à l équipe de santé et aux membres des comités de gestion - Deuxième étape : restitution au niveau des zones - Troisième étape : restitution départementale 22

23 Elle se fera en présence d un représentant de chaque organe de gestion, des maires ou de leurs représentants et du point focal de la DDS au sein du Comité de Santé. Il est souhaitable que les partenaires présents dans la Zone ou le Département ainsi qu un représentant du niveau central (DDZS, DPP, DNPEV/SSP, DSF, DNPS) participent aux restitutions départementales Structures et personnes impliquées dans l'exploitation des résultats du monitoring Les personnes et structures varient en fonction des niveaux. Dans tous les cas, il faut tenir compte des membres des équipes de santé et des membres des organes de gestion Diffusion des résultats La diffusion des résultats doit prendre en compte tous les niveaux concernés par les résultats du monitoring : les centres de santé, les bureaux de coordination des Zones Sanitaires, les Directions Départementales de la Santé et le Ministère de la Santé. Une documentation des résultats doit être faite à tous les niveaux. L existence de bases de données informatisées favorise la diffusion des documents. Au niveau central, le Secrétariat Général du Ministère doivent procéder annuellement à un feedback sur la performance des deux monitorages qui se sont déroulés et au besoin demander des explications sur les contre-performances et féliciter les structures qui ont enregistré de bonnes performances Suivi des recommandations C est l étape fondamentale mais qui est souvent négligée. La restitution des résultats du monitoring doit prévoir les actions pertinentes regroupées dans un plan de résolution des problèmes identifiés qui doit être élaboré par l équipe locale, préalablement formée aux techniques de microplanification, pour une meilleure appropriation. Ce plan doit être annexé aux résultats du monitoring et partagé à tous les niveaux. Toutes les occasions de supervision dans ces formations sanitaires seront exploitées pour suivre la mise en œuvre des recommandations. V- Rôles et responsabilités des différents acteurs Le monitorage implique les acteurs suivants : - La communauté - Les prestataires - Les équipes de monitorage 23

24 - Les partenaires Tableau 2: Rôles des différents acteurs selon les étapes du monitorage Etapes du monitorage Acteurs Préparation Exécution, identification des goulots, des causes et des actions correctives Microplanification Diffusion Retour d information Communauté Prestataires des services Equipe de monitorage Secrétariat Général du MS Partenaires Légende : Très important : +++ Moyen : ++ Conclusion Le Bénin dispose d'un document de directives nationales en matière de monitoring des activités au niveau des formations sanitaires. Le présent document est l'expression vivante et tangible de : - la volonté politique qui anime les autorités sanitaires du pays ; - la préoccupation des partenaires au développement et des acteurs de terrain à tous les niveaux de la pyramide sanitaire pour l atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement et l amélioration qualitative de la santé des populations. 24

25 Ce document a eu le mérite de se focaliser sur le monitoring des paquets d interventions à haut impact susceptibles de faciliter l atteinte des OMD. Il fournit également l ensemble des outils nécessaires pour conduire le monitorage et pour mettre en œuvre les actions correctrices des goulots d étranglement identifiés. Il importe donc aux acteurs sur le terrain de mettre en œuvre rigoureusement les directives contenues dans le présent document. 25

26 VI. Documents consultés 1. ETUDES NATIONALES DE PERSPECTIVES A LONG TERME BENIN I. DIALLO; E. BERACOCHEO; A. UTSHUDI - MONITORING ET AMELIORATION DE LA PERFORMANCE 3. MANUEL ET GUIDE DE FORMATION 4. MDEF - CNLS MANUEL OPERATIONNEL DU SYSTEME NATIONAL DE SUIVI ET D'EVALUATION JUI N MS - PLAN DE RELANCE DE LA SUPERVISION ET DU MONITORING AU BENIN, OCTOBRE MS PLAN NATIONAL DE DEVELOPPEMENT SANITAIRE ; JUIN MS - PNLP PLAN DE SUIVI ET D'EVALUATION DE LA LUTTE CONTRE LE PALUDISME AU BENIN ; DECEMBRE UNICEF; BM - MARGINAL BUDGETING FOR BOTTLENECKS - MBB GUIDE POUR L'UTILISATEUR, DRAFT

27 VII. Annexes 27

28 6.1. Tableaux des indicateurs de monitoring des interventions aux niveaux communautaire centres de sante et hôpitaux Tableau 3 : Services à base communautaire et familiale INTERVENTIONS A HAUT IMPACT 1 Protection des enfants de moins de 5ans par l utilisation de Moustiquaires imprégnées d'insecticide à longue durée d action - Utilisation des MIILD chez les femmes enceintes - l Utilisation de l'eau potable par les ménages DETERMINANTS INDICATEURS DE SUIVI Population cible - Effectif des enfants de 0 à 59 mois. Disponibilité des intrants Pourcentage de temps sans rupture de stock de MIILD Disponibilité des RH Couverture effective Couverture effective Utilisation Pourcentage de villages/quartiers disposant de relais communautaires Pourcentage des enfants de 0-5ans ayant dormi sous MIILD non déchirée % de femmes enceintes ayant dormis sous MIILD non déchirée la nuit précédant l enquête % ménages utilisant de l'eau de boisson potable La consommation de sel iodé Couverture effective % ménages utilisant du sel adéquatement iodé - l Utilisation des latrines par les ménages Utilisation % de ménage disposant de latrines % ménages utilisant de latrines - Lavage des mains avec de l eau potable et du savon aux moments critiques Utilisation % mères se lavant les mains après les toilettes et avant de nourrir son enfant % de ménage disposant d un dispositif - La Vaccination Antitétanique (VAT) chez la femme enceinte la Vaccination des enfants contre les maladies cibles du PEV+ utilisation des services Consultation Prénatale et préparation du plan d accouchement l utilisation des services de Consultation post natale Couverture adéquate Couverture adéquate Couverture adéquate de lavage des mains % de femmes enceintes ayant reçu le VAT 2+ % d enfant ayant reçu tous les vaccins du PEV avant leur 1 er anniversaire % de femmes enceintes ayant suivi au moins quatre CPN Ouverture adéquate % de femmes accouchées ayant suivi au moins deux consultations post natales la planification familiale Accessibilité % de femmes de 15 à 49 ans ayant Reconnaissance des signes de danger/gravité chez la femme enceinte et référence Equipements d eau de boisson pour les ménages Utilisation Accessibilité accès aux méthodes contraceptifs % de femmes enceintes connaissant les signes de danger/gravité et référence % ménages ayant accès à l'eau potable 28

29 Cession des produits contraceptifs Mise au sein précoce dans l heure qui suit la naissance Utilisation Utilisation % de produits contraceptifs cédés % nouveau-né allaités dans l'heure qui suit la naissance Réchauffement du nouveauné Prise en charge des faibles poids de naissance Couverture adéquate Couverture effective % de femmes accouchées ayant pratiqué les consignes de réchauffement du Nouveau Né % nouveau né avec de faibles poids de naissance et correctement pris en charge Vaccination VPO et BCG couverture adéquate % nouveau né ayant reçu leurs doses de VPO et BCG à la naissance Reconnaissance des signes de danger/gravité et référence chez le nouveau né(ictère Saignement du cordon Septicémie néonatale Malformation Détresse respiratoire Convulsion ) Utilisation % de mères d enfants connaissant les signes de danger/gravité et référence du nouveau né % d agents communautaires sont capables de reconnaître et de référer les nouveaux nés ayant présenté des signes de danger/gravité Reconnaissance des signes de danger/gravité et référence chez la nouvelle accouchée Allaitement maternel exclusif (0-6 mois Promotion de l allaitement maternel prolongé (6-24mois au moins) Promotion de l initiation de l alimentation de complément à partir de l âge de 6 mois et allaitement prolongé jusqu'à l âge de 24 mois au moins Utilisation Disponibilité des RH Utilisation Couverture adéquate Couverture effective Couverture adéquate Utilisation % de s accouchées ayant eu des signes de danger/gravité et référées % de villages dont relais disposent de Boites à image % de village/quartiers disposant de relais communautaires Formés sur l Alimentation du Nourrisson et du Jeune Enfant Pourcentage des enfants mis au sein dans l heure qui suit la naissance Pourcentage des enfants mis au sein dans l heure qui suit la naissance, et nourri au sein jusqu à 6 mois Pourcentage des enfants mis au sein dans l heure qui suit la naissance, et nourri au sein jusqu à 6 mois sans adjonction d eau ou autre boisson % d enfant âgés de 6 à 24 mois nourri au sein jusqu à 24 mois Pourcentage des enfants âgés de 6 à 8.9 mois (c'est-à-dire du jour de leur sixième mois jusqu'à la veille de leur 9 ème mois) qui sont allaités ET ont reçu des aliments solides ou semi-solides dans les dernières 24 heures. proportion des enfants de mois qui reçoivent 4 ou plus des groupes d aliments prédéfinis proportion des enfants allaités et non allaité de mois qui reçoive un aliment solide 29

30 Dépistage et Prise en charge de la malnutrition aigue sévère et modérée supplémentation en vit A tous les six mois chez les enfants de 6 à 59 mois Promotion du déparasitage systématique tous les six mois chez les enfants de 12 à 59 mois PEC de la diarrhée Couverture adéquate Couverture adéquate Couverture adéquate Disponibilité des intrants Disponibilité des RH Couverture adéquate Couverture effective Population cible Disponibilité des intrants Disponibilité des RH Utilisation Couverture adéquate Couverture effective Disponibilité des intrants ou semi-solide un nombre minimal de fois ou plus. proportion des enfants mois qui reçoive une alimentation minimum acceptable % d enfant malnutris dépistés et pris en charge selon le protocole de prise en charge (et indicateurs du protocole national de prise en charge de la malnutrition aigue) % d enfants de moins de cinq ans ayant reçu la vitamine A 2 fois par an % d enfants de de12 à 59 mois ayant été déparasités au moins 2 fois par an Disponibilité des bandelettes tricolores, guide de prise en charge de la malnutrition et équipements anthropométriques, aliments thérapeutiques Pourcentage de villages/quartiers disposant de relais communautaires Pourcentage des enfants malnutris dépistés et pris en charge selon le protocile de PEC Pourcentage des enfants malnutris dépistés et pris en charge et guéris dans les délais recommandés (selon le protocole national de prise en charge de la malnutrition aigue) - Effectif des enfants résidents dans l aire sanitaire et ayant eu entre 0 et 59 mois révolus au cours du semestre monitoré. Pourcentage de temps sans rupture de stock SRO et Zinc Pourcentage de temps de présence du RC dans le village ou quartier de ville Pourcentage des cibles pris en charge pour diarrhée au cours de la période Pourcentage des cibles pris en charge pour diarrhée selon le protocole PCIME (SRO-Zinc, conseils, contrôle hygiène assainissement) Pourcentage des cibles pris en charge pour diarrhée selon le protocole PCIME avec suivi des soins Pourcentage de temps sans rupture de stock de CTA 30

31 Reconnaissance des signes de danger/gravité et référence pour le paludisme, la diarrhée, les IRA Disponibilité des RH Utilisation Couverture adéquate Couverture effective Disponibilité des intrants Disponibilité des RH Utilisation Couverture adéquate Couverture effective Utilisation Pourcentage de villages/quartiers disposant de relais communautaires formé sur la PEC du paludisme. Pourcentage des cibles pris en charge pour paludisme au cours de la période Pourcentage des cibles pris en charge pour paludisme selon le protocole PCIME (CTA contrôle MIILD et conseils) Pourcentage des cibles pris en charge pour paludisme selon le protocole PCIME avec suivi des soins Pourcentage de temps sans rupture de stock de CTM480 mg Pourcentage de villages/quartiers disposant de relais communautaires formé sur la PEC des IRA Pourcentage des cibles pris en charge pour IRA au cours de la période Pourcentage des cibles pris en charge pour IRA selon le protocole PCIME (référence pneumonie grave, CTM480 pour pneumonie, conseils et miel pour toux simple). Pourcentage des cibles pris en charge pour IRA selon le protocole PCIME (référence pneumonie grave, CTM480 pour pneumonie, conseils et miel pour toux simple) avec suivi des soins pour pneumonie et toux simple % des enfants ayant eu des signes de danger/gravité pour le paludisme, la diarrhée, les IRA et référés La plupart de ces indicateurs seront collectés par enquête périodique au niveau des ménages. En effet, il est difficile de déterminer les populations cible couvertes par les relais et aussi d avoir certaines informations par la routine 31

32 Niveaux centres de sante et hôpitaux Tableau 4 : INDICATEURS POUR LE MONITORING DU PEV (VACCINATION ANTI ROUGEOLEUSE). DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible * Source d'information: SNIGS/INSAE. * Mode de calcul: Effectif des enfants résidant dans l'aire sanitaire et ayant atteint leur premier Pop. cible = PT X a/2 anniversaire au cours du semestre monitoré PT = population de la zone à charge pour l'année antérieure a = proportion des enfants de 0 à 11 mois (4%) * Source d information : Disponibilité en resources humaines Pour personnel : Registre de décompte journalier SMI/PF/Nut, Cahier de pointage. Pourcentage de temps de présence Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus ; appliquer la fonctionnelle de personnels qualifiés pour formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. assurer les services de vaccination au Mode de calcul cours du semestre monitoré Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) 32

33 Pour Vaccins : Différentes fiches de stock Disponibilité en intrants * Mode de calcul: Pourcentage de temps sans rupture de stock de vaccins infantiles au cours du Disponibilité du vaccin antirougeoleux = N/180 x 100 semestre monitoré - N = nombre de jours de disponibilité des vaccins N = 180 jours - nombre de jours de rupture de stock en vaccin. Accessibilité Utilisation * Source d'information: carte géographique de la zone, données démographiques, programme de PEV en stratégie avancée * Mode de calcul: - à partir de la carte géographique de la zone, délimiter les villages situés dans un rayon de 5 km du centre fixe et les villages situés à 2 km autour d'un poste avancé. Pourcentage d'enfants de 0 à 11 mois - pour chaque aire de poste avancé ainsi délimitée, calculer la population accessible = résidant à moins de 2km d'un poste fixe Population totale de l'aire / 6 X b ou avancé de vaccination b = Nombre de mois du semestre où il y a eu au moins une stratégie avancée dans l'aire; 6 = Nombre de mois du semestre. - le taux d'accessibilité = (Somme pop. accessibles en stratégie fixe et en stratégie avancée / Population cible de la zone) x 100 * Source d'information: cartes infantiles Pourcentage d'enfants de 0 à 11 mois * Mode de calcul: trier les cartes infantiles des enfants résidant dans la zone à charge ayant reçu au moins un vaccin, quelle que et ayant atteint leur premier anniversaire au cours du semestre monitoré. Par soit la date d'administration de ce vaccin exemple, pour le premier semestre 2009, trier les cartes des enfants nés au cours du au cours du semestre monitoré premier semestre Retenir parmi ces cartes celles qui portent la date d'au moins une vaccination infantile faite. Le nombre de ces cartes est N1 33

34 Taux d'utilisation = (N1 / Population cible) X 100 Couverture adéquate * Source d'information: cartes infantiles * Mode de calcul: - poursuivre le tri à partir des cartes retenues pour l'utilisation et retenir celles des Pourcentage de la population cible ayant enfants ayant reçu tous les vaccins infantiles avant l'âge de 1 an avec : reçu tous les vaccins infantiles du PEV PENTA 1 après l'âge de 6 semaines (42j), PENTA 2 à 10 semaines, PENTA 3 à 14 avec respect des intervalles et des âges semaines et VAR et VAA après l'âge de 9 mois d'administration Un intervalle minimum de 4 semaines (28 jours) entre l'administration de 2 antigènes quels que soient les antigènes Le nombre de ces cartes est N2. Taux de C A = (N2 / Pop. cible) X 100 * Source d'information: Feuille de température de réfrigérateur pour les vaccins. * Mode de calcul: Couverture effective Taux de C. E. = C. A. X score de qualité Pourcentage d enfants de 0 à 11 mois avec couverture adéquate X score de qualité des vaccins -Score de qualité pour les vaccins = (R / 180) R = Nombre de jours où les vaccins ont été exposés à des températures anormales (en dehors de la fourchette de +2 à+8 C). Score de qualité = somme de critères d'emmagasinage N.B. : 0.1 par critère 34

35 Tableau 5 : INDICATEURS POUR LE MONITORING DE LA CONSULTATION PRENATALE RECENTREE (CPN+). DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible Disponibilité en intrants Effectif des femmes âgées de 15 à 49 ans * Source d'information: SNIGS / INSAE résidant dans l'aire sanitaire et devant * Mode de calcul: Pop cible = PT X a/2 accoucher au cours du semestre monitoré PT = Pop. de la zone à charge pour l'année en cours a = Proportion des grossesses attendues * Source d'information: REMECAR (registre des médicaments, carnets, actes et Pourcentage de temps sans rupture de recettes) stock en Sulfadoxine Pyriméthamine, en * Mode de calcul: fer et acide folique, VAT et moustiquaire Disponibilité = N / 180 x 100 pour chaque intrant pris séparément. imprégnée à insecticide à longue durée N = 180 jours - Nombre de jours de rupture de stock pour chaque intrant (SP, Fer d action (MIILD) au cours du semestre et acide folique, VAT et MIILD) monitoré Nombre: La disponibilité de chaque intrant sera calculée séparément. * Source d information : Disponibilité en resources humaines Pour personnel : Registre de consultation prénatale, Registre de décompte Pourcentage de temps de présence journalier SMI/PF/Nut, Cahier de pointage, cahier de présence au poste. fonctionnelle de personnels qualifiés Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus ; appliquer formé pour assurer les services de CPN la formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. au cours du semestre monitoré Mode de calcul Disponibilité du personnel = N/180 x

36 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) Accessibilité Utilisation * Source d'information: carte géographique de la zone, données démographiques, programme de vaccination en stratégie avancée. * Mode de calcul: à partir de la carte géographique de la zone, délimiter les villages situés dans un Pourcentage de femmes de 15 à 49 ans rayon de 5 km de la maternité et les villages situés dans un rayon de 2 km autour résidant à moins de 2 km d'un centre fixe d un poste de stratégie avancée- - pour chaque aire de poste avancé ainsi délimitée, ou avancé pour qui la consultation calculer la population accessible = (Pop. cible de l'aire / 6) X b prénatale est organisée b = Nombre de mois du semestre,où il y a eu au moins une stratégie avancée dans l'aire; 6 = Nombre de mois du semestre. - le taux d'accessibilité = (somme pop. accessibles en stratégie fixe et en stratégie avancée / pop. cible de la zone) X 100 * Source d'information: Cartes maternelles * Mode de calcul : - trier les cartes maternelles des femmes résidant dans l'aire sanitaire et qui ont Pourcentage de femmes enceintes ayant effectivement accouché au cours du semestre monitoré ou dont le terme probable fait au moins une consultation prénatale de l'accouchement est situé dans le semestre monitoré. au cours du semestre monitoré - trier celles de ces cartes qui portent au moins une consultation prénatale. Le nombre de ces cartes est N1 Taux d'utilisation = (N1 / Pop. cible) X

37 Couverture adéquate Couverture effective * Source d'information: Cartes maternelles * Mode de calcul: on considère qu'une femme est couverte de façon adéquate Pourcentage de femmes enceintes ayant lorsqu'elle bénéficie d'au moins 4 CPN dont obligatoirement une au premier fait au moins 4 CPN avec un rythme trimestre, une au 2 ème trimestre, deux au 3 ème trimestre dont une au 9 ème mois. requis et un plan d accouchement mis en - Trier les cartes maternelles retenues pour l'utilisation et retenir celles qui place remplissent ces critères. Le nombre de ces cartes est N2. Taux de couverture adéquate = (N2 / Pop. cible) X 100 * Source d'information: Cartes maternelles * Mode de calcul: Poursuivre le tri à partir des cartes retenues pour la couverture Pourcentage de femmes enceintes ayant adéquate et retenir les cartes remplies systématiquement à chacune des quatre une couverture adéquate en CPN avec les consultations clés avec TA, SP Fer acide folique, mébendazole, plan consultations clés de bonne qualité et d accouchement en prise supervisée, VAT2 15 jours avant l accouchement/date ayant accouché en période d immunité probable d accouchement et dormant toutes les nuits sous MIILD. antitétanique et dormant sous MIILD Le nombre de cartes de ce dernier tri est N3. Taux de couverture effective = (N3 / Pop. cible) X

38 Tableau 6: INDICATEURS POUR LE MONITORING DE LA PLANIFICATION FAMILIALE (PF). DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible * Source d'information : Données démographiques (SNIGS, INSAE). Total des femmes en âge de procréer (15 à 49 * Mode de calcul : ans) dont on soustrait les grossesses attendues au Pop. Cible = PT/2 X a a =% (FAP - Grossesses attendues) cours du semestre monitoré PT = population de la zone à charge pour l'année en cours. * Source d'information : Fiches de stock des dits produits dans la formation sanitaire. Disponibilité en intrants Pourcentage de temps sans rupture de stock de toute la gamme de produits contraceptifs par niveau de soins au cours du semestre monitoré * Mode de calcul: Disponibilité = N / 180 x 100 pour chaque contraceptif pris séparément. N = 180 jours - Nombre de jours de rupture de stock pour chaque intrant NOMBRE: La disponibilité de chaque contraceptif sera calculée séparément. * Source d information : Disponibilité en resources humaines Pour le personnel : Registre de décompte journalier SMI/PF/Nut, Cahier de présence Pourcentage de temps de présence fonctionnelle au poste. Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus ; de personnels qualifiés pour assurer les services appliquer la formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. de PF au cours du semestre monitoré Mode de calcul Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) Accessibilité * Source d'information: carte géographique de la zone, données démographiques, Pourcentage de femmes âgées de 15 à 49 ans programme de vaccination en stratégie avancée. résidant à moins de 2 kms d'un centre fixe ou * Mode de calcul: d'un poste avancé pour qui le service de PF a été - à partir de la carte géographique de la zone, délimiter les villages situés dans un rayon 38

39 organisé au cours du semestre monitoré. de 5 km du centre fixe ou et les villages situés à 2 km autour d un poste de stratégie avancée - pour chaque aire de poste avancé ainsi délimitée, calculer la population accessible = (Pop. cible de l'aire / 6) X b b = Nombre de mois du semestre,où il y a eu au moins une stratégie avancée dans l'aire; 6 = Nombre de mois du semestre. - le taux d'accessibilité = (somme pop. accessibles en stratégie fixe et en stratégie avancée / pop. cible de la zone) X 100 Utilisation Couverture adéquate * Source d'information :Cartes de planification familiale Pourcentage de femmes âgées de 15 à 49 ans * Mode de calcul : Trier les cartes de PF de toutes les clientes qui ont pris contact avec ayant consulté pour recevoir conseils, adopter la formation au cours du semestre monitoré même si elles n'ont pas utilisé le service au une méthode au cours d'une période de temps cours de la période = N1 donnée ré Taux d'utilisation = (N1 / Pop. cible) X 100 Pourcentage de femmes âgées de 15 à 49 ans ayant suivi une méthode selon le rythme requis :. Noristérat injectable toutes les 8 semaines. Contraceptifs oraux 06 cycles au moins par semestre. * Source d'information : Cartes de PF * Mode de calcul : Poursuivre le tri à partir des cartes retenues pour l'utilisation et retenir celles des femmes qui ont suivi une méthode selon le rythme requis. Couverture effective Pourcentage de femmes âgées de 15 à 49 ans qui ont utilisé de manière continue les méthodes avec des produits contraceptifs conservés de façon adéquate Source d'information : cartes de PF, Fiches de règle d'emmagasinage, calcul : CE = CA x score de qualité. Score de qualité=somme de critères d'emmagasinage N.B. : 0.1 par critère de couverture effective = (N3 / Pop. cible) X 100 mode Taux 39

40 Tableau 7 : INDICATEURS POUR LE MONITORING DES ACCOUCHEMENTS ASSISTES PAR PERSONNEL QUALIFIE DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible * Source d'information: SNIGS/INSAE Effectif des femmes résidant dans l'aire * Mode de calcul : Population cible = PT X a / 2 sanitaire devant accoucher au cours du PT = population totale de l'aire sanitaire pour l'année en cours. semestre monitoré. a = taux de natalité.(naissances attendues) Disponibilité en intrants Pourcentage de temps sans rupture en ocytocine, * Source d'information: Fiche de stock pour l ocytocine * Mode de calcul: Disponibilité = (180 - Nombre de jrs avec rupture de stock)/180 X 100 * Source d information : Cahier de garde,.registre de décompte journalier SMI/PF/Nut,, Cahier de présence au poste. Disponibilité en RH Pourcentage de temps de présence fonctionnelle de personnels qualifiés (sage-femme ou infirmière) pour assurer les accouchements au cours du semestre monitoré Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus ; appliquer la formule ci_dessous pour avoir la disponibilité. Mode de calcul : Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) Accessibilité Pourcentage de la population cible vivant * Source d'information: Carte géographique de la zone, SNIGS / INSAE * Mode de calcul: - A partir de la carte géographique de la zone, délimiter les villages situés 40

41 à moins de 5 km d'une maternité dans un rayon de 5 km de la maternité et les villages situés dans un rayon de 2 km autour d un poste de stratégie avancée. La somme des populations de ces villages est la population accessible. Taux d'accessibilité = (Pop. accessible/pop. cible) X 100 Utilisation Couverture adéquate Couverture effective * Source d'information: Cartes maternelles * Mode de calcul: - Trier les cartes maternelles des femmes résidant dans l'aire sanitaire et qui Pourcentage de la population cible ayant ont accouché à la maternité au cours du semestre monitoré (voir le lieu accouché à la maternité. d'accouchement sur la carte maternelle). le nombre de ces cartes est N1. Taux d'utilisation = (N1/ Pop. cible) X 100 * Source d'information: Cartes maternelles Pourcentage de la population cible ayant * Mode de calcul : Poursuivre le tri à partir des cartes retenues pour accouché à la maternité et bénéficié de l'utilisation et retenir celles sur lesquelles l'examen général à l'entrée est fait, le l'examen général à l'entrée, du tracé du partogramme entièrement tracé, les 3 gestes de la GATPA et la surveillance partogramme, des trois gestes de la du post-partum immédiat documentés ainsi que les soins usuels au nouveauné notés. GATPA, de la surveillance du postpartum, et des soins usuels au nouveauné Le nombre de ces cartes est N2. Taux de couverture adéquate = (N2 / Pop. cible) X 100. * Source d'information: Cartes maternelles. Pourcentage de la population cible ayant * Mode de calcul: poursuivre le tri à partir des cartes retenues pour la accouché à la maternité et bénéficié de couverture adéquate et retenir celles sur lesquelles une injection d ocytocine l'examen général à l'entrée, du tracé du dans la première minute après l expulsion a été notée. Ce nombre est égal à N3. partogramme, des trois gestes de la Taux de couverture effective = (N3/population cible) X 100 GATPA, de la surveillance du post- Score de qualité pour l ocytocine = (R / 180) 41

42 partum, et des soins usuels au nouveauné, multiplié par le score de qualité de anormales (en dehors de la fourchette de +2 à+8 C). R = Nombre de jours où l ocytocine a été exposée à des températures l ocytocine 42

43 Tableau 8 : INDICATEURS POUR LE MONITORING DE LA PRISE EN CHARGE DE LA PNEUMONIE CHEZ L ENFANT DE MOINS DE CINQ ANS DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible Sources: INSAE, SNIGS Effectif des enfants de moins de 5 ans susceptibles de souffrir d une pneumonie Mode de calcul : pendant le semestre monitoré N=Population totale x Taux spécifique de la cible (enfants de moins de 5 ans)x 2épisodes par an/2 * Source d'information: REMECAR Disponibilité en intrants Pourcentage de temps sans rupture en Cotrimoxazole et Ampicilline injectable. * Mode de calcul: Disponibilité = (180 - Nombre de jrs avec rupture de stock de Cotrimoxazole ou d Ampicilline injectable)/180 X 100 Nombre : Calculer le nombre de jours de rupture de stock pour chaque médicament à part et considérer le plus grand nombre de jours de rupture de stock de l un de ces médicaments pour le calcul de cet indicateur Disponibilité en RH Pourcentage de temps de présence fonctionnelle au cours du semestre monitoré de personnels qualifiés formés en PCIME * Source d information : Registre PCIME, Cahier de présence au poste. Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus ; appliquer la formule ci_dessous pour avoir la disponibilité. Mode de calcul : 43

44 Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) Accessibilité Utilisation Pourcentage de la population Sources :-Cartes géographiques / sanitaires, -INSAE/SNIGS Mode de calcul:- à partir de la carte géographique de la zone, délimiter les villages cible situés dans un rayon de 5 km de la formation sanitaire et les villages situés dans un résidant à moins de 5 km de la formation rayon de 2 km autour d un poste avancé sanitaire - population accessible = Somme des Populations des villages situés à moins de 5km de la formation sanitaire/2 Taux=(Population accessible/population cible de la période )*100 Pourcentage d'enfants de moins de 5 ans traités pour pneumonie avec antibiotique Sources : Registres PCIME Mode de calcul : Taux d'utilisation = (nombre d enfants pris en charge au cours de la période/population cible) X 100 Couverture adéquate Pourcentage d'enfants de moins de 5 ans traités pour pneumonie avec CTM ou Ampicilline avec respect des doses requises Sources : -Registres de soins curatifs PCIME -Fiches PCIME Mode de calcul: Prendre tous les cas de pneumonie traités avec CTM ou Ampicilline et vérifier si la prise en charge est correcte selon procédures PCIME. Taux de couverture adéquate = (nombre de cas traités pour pneumonie avec CTM ou Ampicilline avec respect des doses requises /population cible) X100 44

45 Couverture effective Pourcentage d'enfants de moins de 5 ans traités pour pneumonie avec CTM ou Ampicilline avec respect des doses requises et du protocole de suivi des soins/référence (PCIME) Sources : -Registres de soins curatifs PCIME -Fiches PCIME Mode de calcul: Prendre tous les cas de pneumonie traités avec CTM ou Ampicilline et vérifier si la prise en charge est correcte selon procédures PCIME avec référence au besoin ou suivi des soins selon les normes. Taux de couverture effective = (nombre de cas traités pour pneumonie avec CTM ou Ampicilline avec respect des doses requises et du protocole de suivi des soins/référence (PCIME)/population cible) X100 45

46 Tableau 9: INDICATEURS POUR LE MONITORING DES SONUC DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL * Source d'information: SNIGS/INSAE Population cible Disponibilité en intrants Disponibilité en RH Mode de calcul : Population cible = PT X a X0,15/ 2 PT = population totale de l'aire sanitaire pour l'année en cours. Effectif des femmes résidant dans l'aire a = taux de natalité.(naissances attendues) sanitaire susceptibles de présenter des (0,15 =15% de complications attendues) complications nécessitant une intervention obstétricale d urgence au cours du semestre monitoré. Source d information (fiches de stock, registre de stock de sang, registre du bloc opératoire, fiches de produits au niveau du bloc opératoire) Pourcentage de temps sans rupture * Mode de calcul: d intrants (ocytocine, antibiotique Disponibilité = (180 - Nombre de jrs avec rupture de stock de (ocytocine, injectable, anticonvulsivants injectables, antibiotique injectable, anticonvulsivants injectables, gants stériles, oxygène, gants stériles, oxygène, solutés, produits solutés, produits sanguins, ventouse)/180 X 100 sanguins, ventouse) à l hôpital au cours du semestre monitoré NOMBRE : Calculer le nombre de jours de rupture de stock pour chaque intrant à part et considérer le plus grand nombre de jours de rupture de stock de l un de ces intrants pour le calcul de cet indicateur * Source d information (registre de présence au poste, registre 46

47 Pourcentage de temps de présence d accouchement, registre du bloc opératoire,) fonctionnelle à l hôpital au cours du semestre monitoré d équipe médicale Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus de qualifiée (à compétences chirurgicale, l équipe médicale qualifiée ; pédiatrique et anesthésique) Appliquer la formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. Mode de calcul : Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste (180 jours - nombre de jours d absence) Utilisation Couverture adéquate * Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, Pourcentage de la population cible registres du bloc opératoire) ayant bénéficié d une intervention * Mode de calcul : obstétricale d urgence au cours du semestre monitoré Taux d utilisation=nombre femmes ayant bénéficié d une intervention obstétricale d urgence/population cible x 100 * Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, Pourcentage de la population cible registres du bloc opératoire) ayant bénéficié d une intervention * Mode de calcul : obstétricale d urgence au cours du semestre monitoré avec prise en charge Taux de CA= Nombre de femmes ayant bénéficié d une intervention correcte du nouveau-né obstétricale d urgence au cours du semestre monitoré avec prise en charge correcte du nouveau-né/population cible X100 47

48 Couverture effective Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, registres du bloc opératoire) * Mode de calcul : Pourcentage de la population cible ayant bénéficié d une intervention Taux de CE= CA X score de qualité obstétricale d urgence au cours du Score de qualité= 1 si Durée entre arrivée et le début de l intervention semestre monitoré avec prise en charge inférieure ou égale à 45mn et si réanimation immédiate du nouveau-né (si correcte du nouveau-né X score de nécessaire) qualité Score de qualité= 0 si Durée entre arrivée et le début de l intervention supérieure à 45mn et si réanimation non immédiate du nouveau-né (si nécessaire) 48

49 Tableau 30: INDICATEURS POUR LE MONITORING DES SONUB DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible * Source d'information: SNIGS/INSAE Effectif des femmes résidant dans l'aire Mode de calcul : Population cible = PT X a X 0,15/ 2 sanitaire susceptibles de présenter des PT = population totale de l'aire sanitaire pour l'année en cours. complications nécessitant une a = taux de natalité (= taux de naissances attendues) intervention obstétricale d urgence au cours du semestre monitoré. (0,15 =15% de complications attendues) Source d information (fiches de stock, registre de stock de sang, registre du bloc opératoire, fiches de produits au niveau du bloc opératoire) Disponibilité en intrants Disponibilité en RH Pourcentage de temps sans rupture * Mode de calcul: d intrants (ocytocine, antibiotique Disponibilité = (180 - Nombre de jours avec rupture de stock de (ocytocine, injectable, anticonvulsivants injectables, antibiotique injectable, anticonvulsivants injectables, gants stériles, solutés, gants stériles, solutés, ventouse) à ventouse)/180 X 100 l hôpital au cours du semestre monitoré Nombre : Calculer le nombre de jours de rupture de stock pour chaque intrant à part et considérer le plus grand nombre de jours de rupture de stock de l un de ces intrants pour le calcul de cet indicateur * Source d information (registre de présence au poste, registre d accouchement, cahier de garde) Pourcentage de temps de présence fonctionnelle au Centre de santé durant Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus du le semestre monitoré de personnels personnel qualifié formé en SONUB qualifiés (sage-femme et infirmière) formés en SONUB Appliquer la formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. 49

50 Mode de calcul : Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste = (180 jours - nombre de jours d absence) Utilisation Couverture adéquate Pourcentage de la population cible ayant bénéficié d au moins une intervention du paquet SONUB (délivrance artificielle, manœuvre d évacuation de l utérus, manœuvre d accouchement instrumental, administration parentérale d antibiotiques, d anticonvulsivants, d ocytocine) au cours du semestre monitoré * Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, cahier de garde) * Mode de calcul : Taux d utilisation= (Nombre femmes ayant bénéficié d au moins une intervention du paquet SONUB/Population cible) x 100 * Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, registres Pourcentage de la population cible ayant du bloc opératoire) bénéficié d au moins une intervention du * Mode de calcul : paquet SONUB au cours du semestre monitoré avec prise en charge du Taux de CA= (Nombre de femmes ayant bénéficié d au moins une intervention nouveau-né du paquet SONUB au cours du semestre monitoré avec prise en charge du nouveau-né/population cible) X

51 Couverture effective Source d'information: (Dossiers médicaux, registre d accouchement, registres du Pourcentage de la population cible ayant bloc opératoire) bénéficié d au moins une intervention du * Mode de calcul : paquet SONUB au cours du semestre monitoré avec prise en charge du Taux de CE= CA X score de qualité nouveau-né X score de qualité Score de qualité= 1 si respect procédures SONUB 51

52 Tableau 11: INDICATEURS POUR LE MONITORING DU PAQUET PTME DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Population cible Effectif des femmes enceintes séropositives attendues résidant dans l'aire sanitaire et devant accoucher au cours du semestre monitoré. Source d'information: SNIGS / INSAE/rapport de séro surveillance nationale et EDS Mode de calcul: Pop cible = PT x a/2 x Prévalence du VIH PT = Pop. de la zone à charge pour l'année en cours a = Proportion des grossesses attendues Disponibilité en intrants Pourcentage de temps sans rupture de stock en réactif de dépistage, médicaments ARV (Kit Névirapine mère-enfant ou combinaison multiple ARV) et chlorhexidrine dans la Formation Sanitaire au cours du Semestre monitoré Source d'information: Fiches de stock des réactifs, du Kit de Névirapine et des combinaisons ARV multiple et de la chlorhexidrine * Mode de calcul: Taux de disponibilité = N / 180 x 100 N = 180 jours - Nombre de jours de rupture de stock en réactif ou kit NVP ou ARV Nombre : Calculer le nombre de jours de rupture de stock pour chaque entrant à part et considérer le plus grand nombre de jours de rupture de stock de l un de ces médicaments pour le calcul de cet indicateur Disponibilité en RH Pourcentage de temps de présence de Source d information : cahier de présence au poste, registres de consultation et personnel qualifié et formé à la PTME d accouchement dans la Formation Sanitaire au cours du Compter le nombre de jours de présence à partir des sources ci-dessus du Semestre monitoré personnel qualifié formé en PTME 52

53 Appliquer la formule ci-dessous pour avoir la disponibilité. Mode de calcul : Disponibilité du personnel = N/180 x 100 N = nombre de jours de présence au poste = (180 jours - nombre de jours d absence) Accessibilité * Source d'information: carte géographique de la zone, carte sanitaire, données démographiques, * Mode de calcul: Pourcentage de la population cible - à partir de la carte géographique de la zone, déterminer la population cible résidant à moins de 2 km d'une maternité située à moins 5 km d un centre fixe et les villages situés dans un rayon de 2 km site de PTME autour d un poste avancé de PTME - taux d'accessibilité = (pop. accessible au centre de santé / pop. cible de la zone) X 100 Utilisation *Source d'information: registre PTME 1 et PTME 2, registre de suivi clinique Pourcentage de la population cible PTME admises au site PTME et ayant été mis * Mode de calcul : sous protocole PTME au cours du - faire le décompte à partir des registres PTME 1 et 2 des femmes enceintes semestre monitoré séropositives qui ont été mises sous protocole PTME=N1 Taux d'utilisation = (N1 / Pop. cible) X

54 Couverture adéquate Source d'information: registre de PTME 1 et PTME 2, registre de suivi clinique PTME registre de suivi biologique Pourcentage de la population cible qui ont accouché sous protocole PTME * Mode de calcul: à partir des femmes enceintes mises sous protocole PTME, complet (ARV à la mère, soins filière faire le décompte qui ont reçu leur ARV avant l accouchement, qui ont génitale, soins à l enfant, ARV à l enfant, bénéficié de soins de la filière génitale, dont les enfants ont reçu les soins et choix du mode d allaitement) l ARV et qui ont choisi un mode d allaitement (ce nombre est dénommé N) Taux de couverture adéquate = (N / Pop. cible) X 100. Couverture effective Source d'information: registre PTME 1 et PTME 2, registre de suivi clinique PTME registre de suivi biologique Pourcentage de la population cible qui ont accouché sous protocole PTME complet (ARV à la mère, soins filière * Mode de calcul: Poursuivre le décompte dans les registres pour les femmes génitale, soins à l enfant, ARV à l enfant, retenues pour la couverture adéquate. choix du mode d allaitement) avec qualité requise (ARV non périmé, ARV Retenir celles qui ont reçu des ARV non périmés et dont les enfants ont reçu administré à l enfant dans les 48 heures) des ARV non périmés dans les 48 heures qui suivent l accouchement. Soit N ce nombre Taux de couverture effective = (N / Pop. cible) X

55 Tableau 12: INDICATEURS POUR LE MONITORING DES ACTIVITES DU COGECS DETERMINANTS INDICATEURS PROPOSES SOURCES D'INFORMATION ET MODE DE CALCUL Inventaire des médicaments Recouvrement des créances Pourcentage d'inventaires réalisés Taux de recouvrement des créances Source d'information -ReMeCA -Rapport d'inventaire Mode de calcul P= (Nombre d'inventaires avec participation COGEA / Inventaires réalisés)*100 Source d'information -Pièces comptables (Bons Pour, Reçus, livrets CLCAM et décharges) -Livres de caisse Mode de calcul Tx = (Créances recouvrées / Créances dues)*100 Réunions mensuelles Pourcentage de réunions mensuelles tenues Source d'information -Programmation -Rapport de réunions mensuelles Mode de calcul Tx = (Réunions mensuelles effectuées / Réunions programmées)*100 Réception des médicaments Source d'information Pourcentage des réceptions de -PV de réception médicaments auxquelles le COGEA a participé Mode de calcul Tx = (Nombre de réceptions avec la participation du COGEA / Nombre total de 55

56 réceptions)*100 Reconditionnement des médicaments Source d'information -Cahier de reconditionnement Pourcentage de séances des reconditionnement de médicaments auxquels le COGEA a participé Mode de calcul Tx = (Nombre séances de reconditionnement avec la participation COGEA/ Nombre total de séances de reconditionnements)*100 56

57 a. FICHE DE RESULTATS DES ACTIVITES DE SOINS N 1 Tableau 13 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des activités de soins INTERVENTIONS INDICATEURS Dis Acc Uti CA CE PRINCIPAUX GOULOTS D'ETRANGLEMENT ET LEURS CAUSES PRINCIPALES ACTIONS CORRECTIVES ENVISAGEES PEV + CONSULTATION PRENATALE RECENTREE ACCOUCHEMENTS ASSISTES/GATPA SONU ALIMENTATION DU NOURRISSON ET DU JEUNE ENFANT DEPISTAGE ET PRISE EN CHARGE DE LA 57

58 MALNUTRITION GESTION DES FAIBLES POIS DE NAISSANCE PCIME PLANIFICATION FAMILIALE PHA 58

59 FICHE DE RESULTATS DES ACTIVITES DE SOINS N 2 Tableau 14 : Synthèse de l'analyse des résultats du monitoring des références et contre références INTERVENTIONS Références obstétricales % de référence % de références justifiées INDICATEURS Références médico-chirurgicales % de référence % de références justifiées PRINCIPAUX GOULOTS D'ETRANGLEMENT ET LEURS CAUSES PRINCIPALES ACTIONS CORRECTIVES ENVISAGEES REFERENCE ET CONTRE REFERENCE 59

60 Tableau15: Fiche de dépouillement pour le calcul du coût des médicaments carnets et outils de gestion utilises au cours du semestre (Mettre en conformité avec la liste en vigueur) Médicaments AAS 100 mg cp AAS 500 mg ing (Aspégic) AAS 300 mg cp AAS 500 mg cp AAS 900 MG inj (Aspégic) Aiguille épicrânienne Aiguille hypodermique Aiguille pour PL. Alcool éthylique 95 Allopurinol 100 mg cp Allopurinol 300 mg cp Alluminium hydroxyde cp Aminophyline 100 mg cp Aminophyline 25 mg/ml inj Amoxicilline 125 mg susp Amoxicilline 250 mg susp Amoxicilline 500 mg cp Ampicilline 1 g FL Ampicilline 250 mg susp Ampicilline 500 mg cp Ampicilline 500 FL Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 60

61 Médicaments Anti-hémorroïdaire suppo Atropine inj Bande de gaze 17 fils Bande de gaze 5 cm Bande de gaze 7,5 cm Bande elastique Bande plâtrée de 20 cm Benzoate de Benzyl 25 % Benzoïque et sal. Pde 30 g Benzyl Benzat péni 2,4 M Bissacodyl cp Butyl hyoxine Bromide inj Butyl hyoxine 10 mg cp Butyl hyoxine 50 mg Calcium gluconate inj Carnet de santé Carnet de soins Carte infantile Carte maternelle Cathéter Charbon actif 500 mg cp Chloramphénicol 1 g ing Chloramphénicol 1 %p.o. Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 61

62 Médicaments Chloramphénicol 250 mg cp Chloramphénicol 500 mg susp Chloramphénicol goutte oph. Chloroquine 100 mg Cimétidine 200 mg cp Ciprofloxacine 250 mg cp Cloxacilline 500 mg inj Co-trimoxazole 240 mg cp Co trimoxazole 480 mg cp Co-trimoxazole susp Colchicine 0,5 mg cp Condoms Coton hydrophile 100 g Coton hydrophile 500 g DIU Dexamethazone 4 mg inj Dextran 70 FL 500 cc Diazepam 5 mg 2cc inj Diazepam 5 mg cp Digoxine 0,25 mg cp Digoxine inj Doxicycline 100 mg cp Eau distillée 10 cc inj Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 62

63 Médicaments Eau distillée 5 cc inj Epinéphrine inj Ergométrine inj Ergométrine cp Ergométrine cp Ergométrine mal. 0,5 mg inj Erytromycine 250 mg cp Fer fumarate cp Fer / acide lolique cp Fil de suture non résorbable Fil de suture résorbable Folique acide cp Furosemide 10 mg inj Furosemide 40 mg cp Gants chirurgicaux Gentamicine 10 mg inj Gentamicine 80 mg inj Glibenclamide cp Glucosé10 % 500 ml Glucosé 5 % 1 l Glucosé 5 % 250 ml Glucosé 5 % 500 ml Griséofulvine cp Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 63

64 Médicaments Hydrochlorothiazide 50 mg cp Hydroxocobalamine vit B 12 Br inj Ibuprofen 400 mg cp Indomethacine 25 mg cp Lait therapeutique F75 et F100 Lame de Bistouri Lidocaine inj fl 50 ml Livres de caisse Mébendazole 100 mg cp Méthyldopa 250 mg cp Metoclopramide 100 mg cp Metoclopramide inj Métronidazile 500 mg cp vag Métronidazole 100 mg cp vag Métronidazole 100 inj Métronidazole 250 mg cp Néomycine-bacitracine Niclosamide Nitrate d'argent 1 % oph Nystatine Nitrofurantoine 100 mg cp Noristérat Noscapine 15 mg cp Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 64

65 Médicaments Nystatine mg pde Nystatine UI ovule Nystatine cp Octytocine 10 UI inj Orasel zinc Ordonnancier Paracetamol 500 mg cp Paracetamol suppositoire Plumpy Nut Péni G 1 M FI Péni G 5 M Fl Péni Procaine 4 M Fl Péni V 250 mg cp Pentazocine Micolut Perfuseur Permaganate de potassium Pethidine Euggynon Phénobarbital 50 mg cp Phénobarbital inj Pilules contraceptives Poche d'urine Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 65

66 Médicaments Pomade goudron 50 g(ichtyol) Praziquantel 600 mg cp Probénecide 500 mg cp Prométhazine 25 mg cp Prométhazine 25 mg inj Pyridoxine B6 2ml inj Pyridoxine B6 50 mg Quinine 300 mg cp Quinine 300 mg inj Quinine 600 mg inj Regitre de soins curatifs Resomal REMECAR Ringer lactate 500 ml Sachet plastique minigrip Salbutamol 0,5 mg 1 mg Salbutamol 4 mg cp SAT 1500 inj SAV 10 ML inj Seringue 10 cc Seringue 5 cc Seringue 2 cc Sodium chlorure 0,9 % FL 500 ml Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 66

67 Médicaments Sonde naso-gastrique enfant Sonde naso-gastrique Sonde urétrale Spradrap 18 cm x 5 m Sparadrap 5 cm Spectinomycine inj 2 g SRO Sulphadoxine P 525 MG Tétracycline 250 mg cp Tétracycline pde oph Thermomètre Thiabendazole 500 mg cp Transfuseur Violet de gentiane 25 g Vitamine K1 10 mg/ml Quantités mensuelles Juillet Aout Sept Oct. Nov Déc Total Coût Unit Coût Stock 67

68 Tableau 16: FICHE DE DEPOUILLEMENT DES RECETTES EFFECTUEES DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Recettes Médicaments et Carnets et consommables cartes Consultations Accouchements Hospitalisation Petite chirurgie Laboratoire Autres recettes Autres prestations Total Mois TOTAL 68

69 Tableau 17 : FICHE DE DEPOUILLEMENT DES DEPENSES EFFECTUEES DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE R U B R I Q U E S Mois Médicaments Carnets Outils de gestion Contribution au Contribution fonctionnement Amortissement Investissement Motivation décaissée Rémunération personnel occasionnel/ Agent FC Autres Total TOTAL 69

70 Tableau 18 : FICHE DE DEPOUILLEMENT DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE Département de : Zone sanitaire de : Période. CS de : A - RECUEIL D'INFORMATIONS 1 - Coûts de fonctionnement N RUBRIQUES Montant % (1) Coût des médicaments, carnets 1, outils 2 utilisés pendant le semestre.. (2) Contribution réellement décaissé pour le fonctionnement des structures de recours - ZS.. (3) Contribution à l'amortissement.. 5% des recettes mensuelles 70

71 (4) Autres dépenses :.. - Eau, énergie et combustibles. - Fournitures de bureau, produits entretien, pièces. - Transport et déplacement. - Autres services et entretien. - Primes et gratifications. - Rémunération personnel occasionnel/agent FC. - Autres dépenses de fonctionnement. (5) - Motivation décaissée pendant la période après monitoring.. (6) TOTAL DES COUTS DE FONCTIONNEMENT. 100% II - Dépenses réelles en médicaments et outils (cf factures d'achat). (7) III - Dépenses en investissement (Acquisition de biens ou de service dont le coût dépasse 10% des recettes totales du semestre antérieur ou dont la durée de vie excède un an). (8) IV - Recettes totales encaissées dans le semestre. (9) 71

72 V - Dépenses totales effectuées au cours du semestre. ( ) 1: Il s'agit du coût global des médicaments utilisés au cours du semestre monitoré 2: Il s'agit des outils de gestion gardés dans la formation sanitaire (REMECAR, Livre de caisse, Registre de Soins Curatifs, Registre de décompte SMI, cartes infantiles, maternelles de PF etc.). Un outil entamé au cours du semestre monitoré est compté comme utilisé même s'il n'est pas terminé (calculé avec la fiche du ) coût des médicaments. 1 - Niveau de recouvrement 1.1 des coûts de fonctionnement local Report des coûts de fonctionnement local (6) Report des recettes totales (9) Niveau de recouvrement des coûts de fonctionnement : (9) / (6) (10) Si (10) est inférieur à 1 envisager possibilité de réduire les coût (ne pas envisager les investissements pour le budget suivant) possibilité d'augmenter les recettes Commentaires et recommandations :

73 . 1.2 des coûts en tenant compte des investissements Calcul des coûts (6) + (8) Report des recettes totales Niveau de recouvrement des coûts : (9) / (11).. (11).. (9).. (12) Si (12) inférieur à 1, envisager de réduire tous les autres coûts en priorité les investissements Commentaires et recommandations : Marge bénéficiaire Report coûts des médicaments et outils (1) 73

74 .. Report des recettes totales Marge bénéficiaire = (9)/(1).. (9).. (13) Si (13) inférieur à 1,5, rechercher les causes CS incomplet (dispensaire ou maternité isolé) Plus de traitements subventionnés Beaucoup de traitements impayés Vente illicite des médicaments Autres causes Commentaires et recommandations : Si (13) supérieur à 2,5 rechercher Surprescription Tarification élevée 74

75 Autres causes 3. Coût moyen par nouveau consultant traité - Calculer le nombre total d'actes effectués pendant le semestre - Nombre de nouveaux consultants en soins curatifs enregistrés dans B1 - Nombre de nouvelles consultantes prénatales - Nombre d'accouchements - Nombre d'acceptrices de méthodes de Planification Familiale Nombre total d'actes = (a) + (b) + (c)+ (d) Report coût des médicaments et outils Coût moyen par nouveau consultant traité = (1) / (14) (a) (b) (c) (d) (14) (1) (15) Si dans un centre de santé, ce rapport est supérieur à la moyenne définie par la zone sanitaire 75

76 soit l'agent fait une surprescription (non respect des ordinogrammes/livrets de tableaux PCIME soit l'agent traite beaucoup de cas graves ou nécessitant des médicaments chers Si par contre ce rapport est inférieur à la moyenne de zone sanitaire c'est que soit l'agent n'utilise pas des médicaments du financement communautaire (vente illicite de médicaments, rupture de stock de longue durée de plusieurs produits) soit qu'il n'enregistre pas tous les malades reçus soit qu'il reçoit beaucoup de malades dont les traitements ne coûtent pas chers. Commentaires et recommandations : Recette moyenne par nouveau consultant traité Report recettes totales Report du nombre total d'actes Recette moyenne par cas traité = (9) / (14) (9 ).. (14 ).. (16 76

77 ) Si (16) est supérieur à la moyenne retenue par la zone sanitaire c'est que : soit le centre fait beaucoup d'accouchements ou vend beaucoup de médicaments (surprescription), soit l'agent n'enregistre pas tous les cas Si (16) est inférieur à la moyenne de la zone sanitaire c'est que : soit l'agent ne verse pas toutes les recettes, soit qu'il délivre des ordonnances à beaucoup de malades ou vend parallèlement des médicaments. Commentaires et recommandations : Niveau de gestion des stocks de médicaments Report coûts des médicaments et outils (1) Report dépenses réelles en médicaments et outils (7) Niveau de gestion des stocks de médicaments = (7) / (1) (17) Si (17) est supérieur à 1, il y a surcommande avec risque d'accumulation des médicaments, carnets et outils et risque de péremption des médicaments 77

78 Si (17) est inférieur à 1, il y a risque de rupture de stock POUR LES SOINS CURATIFS 6. Disponibilité des médicaments d'utilisation courante (A actualiser ) Temps total de la période monitorée 180 jours (18) CTA Temps de rupture (19) Taux de disponibilité : 18-19/18 (20) Acide acétyl salicylique ou Paracétamol Temps de rupture (21) Taux de disponibilité : 18-21/18 (22) Co-trimoxazole ou Péni V Temps de rupture (23) Taux de disponibilité : 18-23/18 (24) Fer/Foldine Temps de rupture (25) Taux de disponibilité : 18-25/18 (26) SRO 78

79 Temps de rupture (27) Taux de disponibilité : 18-27/18 (28) Ciprofloxacine Temps de rupture (29) Taux de disponibilité : 18-29/18 (30) Doxycycline Temps de rupture (31) Taux de disponibilité : 18-31/18 (32) Vitamine A Temps de rupture (33) Taux de disponibilité : 18-33/18 (34) Produits contraceptifs Temps de rupture (35) Taux de disponibilité : 18-35/18 (36) Somme des disponibilités Taux de disponibilité des médicaments : (37) 9 79

80 7. Utilisation des prestations de services POPULATIONS CIBLES Populations cible des soins curatifs = 1/2 Population Totale Population cible de femmes enceintes attendues = Population cible PF = FAP - Grossesses attendues Population cible pour PEV (p1 ) (p2 ) (p3 ) (p4 ) Utilisation des soins curatifs Nombre de nouveaux consultants en soins curatifs enregistrés dans le B1. (a) Taux d'utilisation : a/p1. Utilisation des soins prénataux 80

81 Report du nombre des utilisatrices en CPNR selon les cartes figurant sur la fiche de dépouillement du monitoring des activités. (b) Taux d'utilisation de CPNR : b/p2. Utilisation des soins préventifs Nombre de cartes retenues pour l'utilisation des PEV + (dépouillement). (c) Nombre de cartes maternelles retenues pour utilisation de la CPN R(dépouillement) Report du nombre de femmes retenues pour utilisation des services de la Planification Familiale (dépouillement).. (d) (e) Population cible des soins préventifs : p2 + p3 + p4. (f) c + d + e Taux d'utilisation des soins préventifs

82 Commentaires et recommandations : f 8. Calcul du montant de la motivation Prime de Bilan Report des recettes totales (B1) B1 * 40 Réserve pour le fonctionnement = (B2) '100 B2 * 5 Prime de Bilan = (B3) '100 Prime de rendement 82

83 Dépenses totales (R1) Solde de la période = B1 - R1 (R2) R2 * 10 Prime de rendement = (R3) '100 PRIMES TOTALES B3 + R3 (R4) N.B : Si la prime de rendement inférieure ou égale à 0 il faudrait attribuer 20% de prime de bilan aux membres COGECS 83

84 Tableau 19: FICHE DE SYNTHESE DE L'ANALYSE DES RESULTATS DU MONITORING DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE INDICATEURS VALEURS CAUSES DES PROBLEMES EVENTUELS ACTIONS CORRECTIVES ENVISAGEES Niveau de recouvrement fonctionnement Niveau de recouvrement avec investissement Marge bénéficiaire Coût moyen par nouveau consultant traité Recette moyenne par nouveau consultant traité 84

85 Tableau 20 : FICHE D'EVALUATION DE LA PERFORMANCE DES CENTRES DE SANTE (CS) Evaluation de la performance des CS (A finaliser après consensus ) Critères Appréciation Etat de propreté ( tenue=1/2, cours et alentours=1/2, entretien matériels=1/2 et bâtiments=1/2) Mauvais = 0 Acceptable=1 Bon = 2 Disponibilité en médicaments d'utilisation courante Inférieur à 80%=0 Compris entre 80% et 100% = 1 100% = 2 PEV + Inférieur à 15%=0 Compris entre 15% et 30% = 1 supérieur à 30% = 2 CE en CONSULTATION PRENATALE RECENTREE CE en ACCOUCHEMENTS ASSISTES/GATPA CE en SONU CE en ALIMENTATION DU NOURRISSON ET DU JEUNE ENFANT CE en DEPISTAGE ET PRISE EN CHARGE DE LA MALNUTRITION CE en GESTION DES FAIBLES POIS DE NAISSANCE CE en PCIME CE en PLANIFICATION FAMILIALE 85

86 CE en PEV + CE en CONSULTATION PRENATALE RECENTREE CE en ACCOUCHEMENTS ASSISTES/GATPA CE en SONU CE en ALIMENTATION DU NOURRISSON ET DU JEUNE ENFANT CE en PHA Classification des CSA selon leur mérite Inférieur à 10: Faible Entre 10 et 12 : Passable Entre 12 et 14 : Assez bien Entre 14 et 16 : Bien Entre 16 et 18 : Très bien Entre 18 et 20 : Excellent 86

87 Tableau 21 : FICHE D EVALUATION DU CS LE PLUS PERFORMANT ( A finaliser après consensus) Etat de propreté (2) Disponibilité médicaments d'utilisation courante (2) CARACTERISTIQUES RECHERCHEES CE en soins curatifs (2) CE en Vaccination infantile (4) CE en CPN (4) Niveau de recouvrement (2) CE en consultation enfants sains (0-35 mois) (2) CE en planification familiale (2) Formations sanitaires Point % Point % Point % Point % Point % Point % Point % Point TOTAL Points (20) % Rang 87

88 FICHE DE DEPOUILLEMENT EVALUATION COGECS N 1 Tableau 22 : FICHE D EVALUATION DE LA PERFORMANCE DES COGECS Critères Normes Score Nbre de sensibilisations par semestre 2 par semestre 0 séance =0 1 séance =1 2 séances = 2 AG de CR à la population 1 séance par semestre 0 AG de CR =0 1AG de CR =2 Séance de reconditionnement Nbre: 6 séances Inférieur à 3=0 Entre 3 et 5 =1 Supérieur à 5 = 4 Participation à réception médicaments avec signature PV par COGECS 100% Inférieur à 100%=0 100% =2 Inventaires des médicaments 100% Inférieur à 75% = 0 entre 75% et 100% 100% = 2 Recouvrement des créances 100% Inférieur à 50%=0 Entre 50% et 80%=1 Supérieur à 80% = 3 Réunion mensuelle avec rapport Nbre : 6 séances Inférieur à 3=0 Entre 3 et 5 =1 Supérieure ou égale à 6 = 3 Utilisation des services 100% Inférieur à 30% = 0 Compris entre 30% et 50%= 1 Supérieur à 50%= 2 Classification des COGECS Inférieur à 10: Mauvais Entre 10 et 15: Bon Supérieur à 16: Excellent 88

89 FICHE DE RESULTATS EVALUATION COGECS N 1 Tableau 23 : EVALUATION DU COGECS LE PLUS PERFORMANT CARACTERISTIQUES RECHERCHEES TOTAL Nbre de sensibilisation par semestre (2) AG de CR à la population (2) Séance de reconditionnement (4) Participation à réception médicaments avec signature PV par COGEA (2) Inventaire des médicaments (2) Recouvrement des séances (3) Réunion mensuelle avec rapport (3) Utilisation des services (2) Points (20) % Rang COGECS Point % Point % Point % Point % Point % Point % Point % Point 89

90 Tableau 24 : MICROPLANIFICATION DES STRATEGIES APRES MONITORING MICROPLANIFICATION DES STRATEGIES APRES MONITORING ACTIVITE :. STRATEGIES COMMENT? OÙ? QUAND? QUI? AVEC QUOI? 90

91 ANALYSE DES GOULOTS D ETRANGLEMENT ET MICROPLANIFICATION DES ACTIONS CORRECTRICES Tableau 25 : Pour dessiner le Monitoring de la Courbe Taux de Couverture Effective Taux de Couverture Adéquate Taux d Utilisation Taux d Accessibilité Taux de Disponibilité Population Cible 0% 20% 40% 60% 80% 100% N.B. (1) Tracer en pointillé la courbe du monitoring précédent. (2) Tracer en trait plein, la courbe du monitoring actuel 91

92 Tableau 26 : Analyse de la Courbe & Résultats de Monitoring Activité: GOULOT D ÉTRANGEMENT ENTR Population E cible et disponibilité Disponibilité et accessibilité (à 100%) Accessibilité et utilisation Utilisation et couverture adéquate Couverture adéquate et couverture effective Oui ou No n CAUSES PRINCIPALES 92

93 Tableau 27 : Suivi de la Microplanification Activité: DÉTERMINANT Disponibilité % au Monitoring précédent Stratégies envisagées au précédent monitoring % au Monitoring Actuel Analyse et Comparaison des résultats Stratégies Correctrices envisagées pour la prochaine période Accessibilité Utilisation Couverture Adéquate Couverture Effective 93

94 Tableau 28 : Micro Planification des Stratégies Correctrices Envisagées Activité: Déterminants % au Monitoring Stratégie à Actuel Objectif Développer Disponibilité Lieu (application) Date (durée) Ressources Humaines Responsables Estimation coût de Ressources Matérielles et Financières Contraintes Accessibilité Utilisation Couverture Adéquate Couverture Effective 94

95 Canevas type de rapport de monitoring Le rapport de monitoring sera présenté en cinq (5) points 1. Introduction Elle portera sur: - la date du dernier monitoring - la période d'exécution du monitoring - la composition de l'équipe de monitoring - les structures monitorées. - les objectifs du monitoring - Le point de la mise en œuvre des recommandations du monitoring précédent - le déroulement du monitoring - la méthode de travail de l'équipe de monitoring - les conditions de travail de l'équipe de monitoring - les incidents éventuels. 2. Résultats Observations générales Sur la base des fiches de synthèse des goulots d étranglement par intervention, on fait ressortir les points saillants positifs et les points saillants à améliorer, de la structure monitorée. Les résultats sont présentés sous forme de diagramme de barres. Problèmes identifiés et actions correctrices Pour chaque intervention, énumérer les problèmes identifiés et les actions correctrices nécessaires. Un plan de résolution des problèmes élaboré prend en compte de façon prioritaire la/les cause(s) du goulot d étranglement lié à la faible qualité des prestations. 3. Recommandations - en direction de l'équipe de la structure monitorée - en direction du niveau hiérarchique supérieur 95

96 - en direction des organes de gestion et d'autres structures (chef de village, chef d arrondissement, maire, préfet, partenaires au développement). 4. Conclusion Donner une appréciation générale de l équipe de monitorage sur la performance de la structure monitorée. 5. Annexes Afin de donner au lecteur du rapport une idée du niveau d'atteinte des résultats dans les structures monitorées, il sera annexé au rapport les diagrammes des goulots d étranglement et une fiche de synthèse des mesures correctrices. 96

97 Liste des membres du Groupe Technique d Appui (GTA) à la relance de la supervision. Chef de file : Dr TOSSOU P. Jacques : Direction de la Recherche en Santé ; Membres - Dr HOUNSA Assomption : Direction Nationale de la Protection Sanitaire ; - Dr HOUNDJREBO Armand, Direction Nationale de la Protection Sanitaire ; - Dr SAGBO Pierre : Direction du Développement des Zones Sanitaires ; - Dr AFFEDJOU Bertin : Programme National de Lutte contre le SIDA ; - Dr OKE Mariam, Programme National de Lutte contre le Paludisme ; - Dr KASSA Ferdinand, Programme National de Lutte contre la Tuberculose ; - Dr DJIGBENOUDE Oscar : Programme National de Lutte contre les Maladies Non Transmissibles ; - Dr SAYI Gabriel : Zone Sanitaire Djidja/Abomey/Agbangnizoun ; - Dr SODJINOU Vincent : Direction Départementale de la Santé Ouémé/Plateau ; - Dr GUEZO MEVO Blaise, Zone sanitaire Comé/Bopa/Houéyogbé/ Grand- Popo ; - Dr ONIKPO Faustin : Direction Départementale de la Santé Ouémé/Plateau ; - Mme AKOGBETO Marthe : Projet Intégré de Santé Familiale (PISAF); - Dr SAIZONOU Jacques : IRSP ; - Dr KOSSOU Hortense : UNICEF BENIN; - Dr KIFOULY Edmond : Projet Intégré d Appui à la Santé Familiale et à la Prévention du VIH/SIDA : «IMPACT» ; - Dr SOGBOHOSSOU Paulin : Coopération Technique Belge ; - Dr GBENOU Dina : OMS. 97