Rapport d Evaluation Interne Service d Education Spéciale et de Soins A Domicile (SESSAD) SESSAD Autisme l Estuaire

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1 Rapport d Evaluation Interne 2014 Service d Education Spéciale et de Soins A Domicile (SESSAD) SESSAD Autisme l Estuaire

2 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 1 sur 76 SOMMAIRE Introduction 2 Partie 1 : Présentation générale du service 3 Partie 2 : Présentation du cadre méthodologique 7 Partie 3 : Les résultats de l évaluation interne 10 Accueil 13 Admission 17 Environnement et cadre de vie 22 Accompagnement 26 Vie sociale 34 Logistique 40 Sécurisation 44 Sortie de l établissement 47 Ressources Humaines 52 Pilotage 65 Conclusion 76 Validation du Directeur 76

3 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 2 sur 76 INTRODUCTION La loi n du 2 janvier 2002 ayant pour objet la rénovation de l'action sociale et médico-sociale inscrit la promotion de l'amélioration de la qualité des services rendus et le droit des usagers comme cadre de l'évolution des établissements. Elle prévoit pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux, l obligation de procéder à «l évaluation de leurs activités et de la qualité des prestations qu ils délivrent au regard notamment de procédures, de références et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées ( )». Les résultats sont communiqués tous les 5 ans à l autorité ayant délivré l autorisation. Le SESSAD s engage dans une démarche qualité, visant à garantir à l usager (enfant et sa famille) un accompagnement de qualité, adapté à ses besoins. Cette démarche constitue le point de départ d une démarche plus globale d amélioration continue de la qualité des prestations au bénéfice des usagers. La démarche qualité est pilotée dans le service par la Direction, avec l aide d une responsable qualité présente depuis décembre La volonté de l établissement est que cette démarche soit partagée par tous. Il doit en résulter une véritable culture qualité commune à tous. L évaluation interne du service a été réalisée au cours du premier semestre de l année Une équipe d autoévaluation a été constituée pour l ensemble des thèmes évalués. L évaluation invite les professionnels à réfléchir sur leurs pratiques et donc de les améliorer dans une démarche participative. L évaluation externe a été fixée en novembre Ce rapport reprend les différentes étapes mises en place pour l évaluation interne et s organise de la façon suivante : Présentation générale du service Présentation du cadre méthodologique Les résultats de l évaluation interne Conclusion

4 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 3 sur 76 PARTIE 1 : PRESENTATION GENERALE DU SERVICE SESSAD 1.1. Situation géographique Le SESSAD Autisme l Estuaire est situé dans l enceinte de l école Paul Fort, au 77 avenue de la Hautière, SAINT BREVIN LES PINS. Le SESSAD intervient sur le secteur de Saint Nazaire et du Pays de Retz dans un rayon de 45 km autour de Saint Brévin Agrément actuel du SESSAD L arrêté du 12 juillet 2012 notifie l autorisation d extension de capacité du SESSAD, faisant suite à l arrêté du 11 mai 2007 pour la création du SESSAD. La capacité actuelle est de 15 places Mission du SESSAD Le SESSAD s adresse à des enfants et adolescents de 0 à 18 ans, ayant un diagnostic de Troubles Envahissants du Développement (TED) dont l autisme. Le service propose un accompagnement personnalisé et spécifique aux enfants autistes s appuyant sur une approche neuro-développementale de l autisme. La mission du SESSAD s organise autour de 3 axes interdépendants : Le travail avec l enfant (aide au développement global en mettant en place un environnement adapté, aide à la scolarité, préparation des orientations ultérieures). L accompagnement de sa famille (soutien, guidance, rencontre entre familles). Le soutien du milieu scolaire ou d accueil (aide à la compréhension de la personne autiste et proposition de moyens spécifiques d intervention). L intervention consiste à donner au jeune les moyens de comprendre, de s exprimer et d être le plus indépendant possible. Pour cela un travail en partenariat avec les parents est indispensable afin de généraliser les acquisitions, proposer des prises en charge adaptées et cohérentes avec le projet de vie de l enfant et de sa famille. Elle visera les objectifs suivants : Améliorer l autonomie dans les gestes de la vie quotidienne en décomposant les tâches, étape par étape. Favoriser la communication verbale et non-verbale, notamment à l aide de supports visuels (objets, photos, dessins ) Favoriser l aisance psychologique et corporelle en aidant à réguler les états émotionnels et sensoriels. Acquérir des habiletés sociales (reconnaissance et expression des sentiments, apprentissage de comportements adaptés, jeux de société, scénarios sociaux, etc.) Assurer les apprentissages en développant les acquisitions dans un cadre individualisé puis en les généralisant dans diverses situations.

5 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 4 sur Population accueillie Le SESSAD s adresse à des enfants et adolescents de 0 à 18 ans, ayant un diagnostic de Troubles Envahissants du Développement (TED) dont l autisme. L autisme et les troubles qui lui sont apparentés constituent un ensemble de syndromes regroupés dans la classification internationale des maladies (CIM10) sous le terme de troubles envahissants du développement (TED - cf. annexe). Ces syndromes sont variés, en ce qui concerne les manifestations cliniques, les déficiences associées, l âge du début des troubles ou l évolution. Ils sont caractérisés par un déficit des interactions sociales et de la communication, et des perturbations des intérêts et des activités, qui entravent le développement de l enfant et engendrent, sa vie durant, des handicaps sévères et lourds de conséquences pour lui-même et la vie familiale. (...) A ces caractéristiques communes, se rajoute une grande variabilité interindividuelle. Dans 75% des cas, on retrouve un retard mental associé mais à des degrés divers. Dans certains cas, on peut aussi retrouver un déficit attentionnel, une hyperactivité, des comportements d automutilation et des crises de colère chez les plus jeunes. La moitié des personnes autistes ne développe pas ou n utilise pas le langage verbal, ce qui n exclut pas un langage interne. Les réponses aux stimuli sensoriels peuvent être inhabituelles (seuil élevé à la douleur, hypersensibilité aux bruits, réactions spéciales aux odeurs, à la lumière..). On observera parfois des anomalies du comportement alimentaire ou des troubles du sommeil. Les perturbations des affects et de l humeur sont à noter, comme l absence apparente de réactions émotionnelles ou des crises de rire ou de larmes difficilement explicables A l adolescence, un quart des enfants autistes développe une épilepsie. Parfois, dans un petit nombre de cas, l épilepsie est présente dès la petite enfance. Ce sont ces caractéristiques de l autisme qui nécessite une prise en charge spécifique, individualisée et adaptée à la personne autiste, c'est-à-dire guidée par les repères que sont l âge de l enfant, ses caractéristiques individuelles et celles de son environnement.

6 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 5 sur Organisation du service L Organigramme Le service est constitué d une équipe pluridisciplinaire (éducateurs spécialisés, éducateur jeunes enfants, ergothérapeute, psychologue, orthophoniste, psychomotricien). *ETP : Equivalent Temps Plein Les conditions de prise en charge Le service est ouvert 210 jours par an. Un calendrier est transmis aux parents chaque année scolaire. Les professionnels interviennent dans les lieux habituels de vie de l enfant (domicile, école, crèche ) et le cas échéant dans les locaux du SESSAD. Des regroupements d enfants et des sorties peuvent être proposés suivant le projet personnalisé de l enfant (groupe d habiletés sociales le mercredi). Le transport est assuré par les personnels du service. Des trajets peuvent être réalisés par la famille, sous réserve de leur accord (notamment lors des séances collectives) Le partenariat La famille est le premier partenaire du SESSAD. Elle participe pleinement à ce qui lui revient de droit : l éducation de son enfant. Ceci signifie que les familles sont partenaires à part entière du projet de leur enfant dans son élaboration, dans la définition des objectifs et dans sa réalisation. Toutes les actions du SESSAD sont déterminées avec son accord. Le service échange régulièrement avec la famille lors de contacts : informels (échanges téléphoniques, mails, raccompagnement ou séance à domicile ) formels : préparation de l équipe de suivi de scolarité, réunion pour l élaboration du projet, points occasionnels, groupes de parole, réunion des familles ). Le service assure aussi une guidance parentale en vue d apporter un soutien aux parents et à la fratrie et de permettre une appropriation des adaptations utilisées.

7 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 6 sur 76 L école : Le soutien à la scolarité fait partie intégrante du projet du service, c est la raison pour laquelle une attention toute particulière est apportée au travail d échange et de relation avec les enseignants et l école. Une convention est signée entre l école, le SESSAD et la famille qui précise les modalités d intervention des membres de l équipe SESSAD au sein de l école. Les intervenants du Service auprès de l enfant collaborent au Projet Personnalisé de Scolarisation et participent aux Equipes de Suivi de Scolarité (E.S.S.) Les autres partenaires : D autre part, de par sa vocation à assurer la coordination et la cohérence des interventions autour de prise en charge globale, le Service a pour mission de collaborer avec des partenaires de différents secteurs selon les nécessités. Des rencontres régulières sont organisées et les partenaires invités à la synthèse de l enfant.

8 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 7 sur 76 PARTIE 2 : PRESENTATION DU CADRE METHODOLOGIQUE 3.1. Acteurs de l évaluation interne Les professionnels : rôle et composition de l équipe La méthodologie d évaluation est pilotée dans l établissement par la Direction, avec l aide d une Responsable Qualité présente depuis décembre Un comité de pilotage Qualité a été constitué. Celui-ci est composé du Directeur, de la Directrice-Adjointe, des Cadres Socio-Educatifs, des Coordinateurs du SSAD et SESSAD et de la Responsable Qualité. Il est chargé de : Déployer la stratégie qualité au sein de l établissement ; Choisir le prestataire pour l évaluation externe ; Valider les résultats de l auto-évaluation et le plan d actions d amélioration ; Évaluer les résultats obtenus en matière d amélioration de la qualité. Après avoir informé l ensemble des personnels du service sur le sens, les objectifs et l organisation de la démarche d évaluation interne (lors d une rencontre du service au cours du mois de janvier 2014), la responsable Qualité a sollicité l ensemble des professionnels du SESSAD pour participer, en tant qu équipe d auto-évaluation. Tous les professionnels du SESSAD ont accepté. L équipe d auto-évaluation a été chargée : d évaluer le niveau de satisfaction du service au regard des exigences de chaque thème ; de mettre en évidence les points forts et points à améliorer ; de définir les actions à entreprendre et de participer à la rédaction du plan d actions d amélioration. En acceptant de participer aux réunions de l équipe d auto-évaluation, chaque professionnel apporte sa vision du terrain, il contribue à la réalisation d un projet important pour le service, qui constitue l'étape initiale d'une démarche Qualité. Pour l ensemble des 10 thèmes à évaluer, l équipe d auto-évaluation s est réunie sept fois. Toutes les réunions ont été animées par la Responsable Qualité. Ces 7 réunions ont eu lieu entre le 13 février et le 24 avril 2014, soit sur une période d environ deux mois et demi. En tout, 8 professionnels se sont mobilisés pour participer à cette évaluation interne. Chaque réunion a duré de 2 à 4 heures par séance, soit un total d environ 21 heures de temps passé en réunion. A cela s ajoute tout le travail de préparation, de rédaction de la grille et de recherche des éléments de preuve Les usagers (enfants et leurs familles) : Compte tenu du jeune âge (pour certains) et des pathologies des enfants accueillis au sein du SESSAD, il paraît difficile de les faire participer à l évaluation du fonctionnement du service. Il a été décidé d élaborer et de diffuser une enquête de satisfaction auprès de l ensemble des familles. Cette enquête sera construite par la responsable Qualité et retravaillée par l ensemble de l équipe du SESSAD et le comité de pilotage Qualité de l établissement.

9 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 8 sur L outil choisi : La grille d aide à l évaluation interne Dès le mois de décembre 2013, lors du cadrage de la démarche, il a été choisi d utiliser la grille d aide à l évaluation interne réalisée par le Réseau QualiSanté 44. Cet outil s appuie sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l ANESM, qui préconisent de porter l évaluation en s appuyant sur 4 thèmes : 1. La promotion de la qualité de vie, de l autonomie, de la santé et de la participation sociale ; 2. La personnalisation de l accompagnement ; 3. La garantie des droits et la participation des usagers ; 4. La protection des personnes et la prévention des facteurs de risques liés à la vulnérabilité. Plusieurs structures médico-sociales du département ont participé à l élaboration de cette grille. Cette grille se compose de 10 thèmes : 1. Accueil (communication externe, modalités d accueil de l usager) 2. Admission (modalités d admission et d intégration de l usager) 3. Environnement et cadre de vie (espaces privatifs et collectifs, espaces d activité et de prise en charge, espaces extérieurs et cadre de vie) 4. Accompagnement (projet personnalisé, soins d hygiène, soins médicaux et paramédicaux, respect de la vie privée) 5. Vie sociale (citoyenneté liens sociaux et activités, vie institutionnelle) 6. Logistique (repas, entretien des locaux, transport de l usager) 7. Sécurisation (sécurisation des soins, du circuit du médicament, des personnes et des locaux) 8. Sortie de l établissement (préparation et formalisation de la sortie de l usager) 9. Ressources Humaines (management, qualité et sécurité au travail) 10. Pilotage (projet d établissement, management qualité/risques, promotion de la bientraitance, lutte maltraitance). Cet outil permet d aborder la démarche d évaluation interne par une approche processus. Il permet de recueillir des informations relatives à l ensemble des processus de la structure et ainsi réaliser l état des lieux global du service.

10 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 9 sur Le calendrier de la démarche d évaluation interne et externe Un calendrier détaillé de l ensemble de la démarche a été défini au cours du mois de décembre 2013 (voir le calendrier général ci-dessous et le calendrier détaillé en annexe 1). Grandes étapes de la démarche d évaluation Cadrage de la démarche d évaluation : Détermination de la méthodologie d évaluation, Elaboration du cahier des charges pour l évaluation externe et lancement de l appel d offres Lancement de la démarche d évaluation interne : Information à l ensemble des personnels sur le sens, les objectifs et l organisation de la démarche ; Constitution d un comité de pilotage Qualité et de l équipe d auto-évaluation Réalisation de l Auto-évaluation, en complétant la grille élaborée par le Réseau QualiSanté 44, pour chacun des 10 thèmes et en regroupant l ensemble des éléments de preuve Sélection du candidat évaluateur : Classement des candidatures, sélection et audition des candidats, choix d un prestataire Rédaction du rapport d auto-évaluation, définition des actions à entreprendre dans un plan d actions d amélioration, élaboration d une enquête de satisfaction auprès des usagers, transmission du rapport d évaluation interne à l ARS, diffusion d un courrier d information à l ensemble du personnel sur l état d avancement de la démarche, présentation des résultats de l auto-évaluation et du plan d actions d amélioration au personnel Lancement de la démarche d évaluation externe : validation du projet de calendrier de visite et diffusion au personnel Evaluation par le prestataire sur site Rédaction éventuelle des observations au pré-rapport d évaluation externe, rédigé par le prestataire Transmission du rapport définitif d évaluation externe à l ARS, diffusion des résultats du rapport au personnel et aux instances Mise en œuvre d une démarche d amélioration continue : suivi des recommandations formulées lors de l évaluation externe Dates Du 9 décembre 2013 au 14 janvier 2014 Du 19 décembre à mi-mars 2014 Du 13 février au 24 avril 2014 Du 14 mars au 6 mai 2014 De juillet à octobre 2014 Avant mi-octobre 2014 Le 27 novembre 2014 Après réception des pré-rapports, semaine du 15 janvier 2015 Du 5 au 26 février 2015 Jusqu à la prochaine évaluation interne, pendant 5 ans Dans le calendrier détaillé (voir annexe 1), ont été coloriées (en vert) toutes les étapes de communication auprès du personnel de l établissement, afin d insister sur leur importance. Des réunions ont eu lieu pour informer les professionnels sur le sens de la démarche, et des courriers d information ont été diffusés avec le bulletin de paie. Le pré-rapport de l évaluation interne a été soumis au personnel à l issue des réunions d auto-évaluation. L évaluation interne de l établissement a été réalisée au cours du premier semestre de l année L état des lieux réalisé permet de dégager des pistes d amélioration, qui vont ensuite intégrer un plan d actions d amélioration.

11 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 10 sur 76 PARTIE 3 : LES RESULTATS DE L EVALUATION INTERNE 3.1. Synthèse générale du niveau d appréciation du SESSAD par thème L auto-évaluation réalisée a permis d établir un niveau d appréciation du service SESSAD au regard des exigences/engagements de chacun des 10 thèmes évalués. Onglet Appréciation /5 Accueil 2,1 Admission 4,7 Environnement et cadre de vie 2,9 Accompagnement 4,0 Vie sociale 3,7 Logistique 4,4 Sécurisation 3,3 Sortie établissement 4,2 Ressources Humaines 1,7 Pilotage 1,9 Cette synthèse générale permet de mettre en évidence les points forts et les points à améliorer.

12 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 11 sur Synthèse générale du niveau d appréciation du service SESSAD par axe d évaluation recommandé par l ANESM L auto-évaluation réalisée a permis d établir un niveau d appréciation du service au regard des axes d évaluation recommandés par l ANESM : 1. La promotion de la qualité de vie, de l autonomie, de la santé et de la participation sociale ; 2. La personnalisation de l accompagnement ; 3. La garantie des droits et la participation des usagers ; 4. La protection des personnes et la prévention des facteurs de risques liés à la vulnérabilité. Axes d'évaluation Appréciation / 5 La promotion de la qualité de vie, de l'autonomie, de la santé et de la participation sociale La personnalisation de l'accompagnement La garantie des droits et la participation des usagers La protection des personnes et la prévention des facteurs de risques liés à la vulnérabilité 3,5 4,6 3,2 4,1 Cette synthèse générale permet de visualiser les axes à travailler.

13 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 12 sur Résultat détaillé de l évaluation interne réalisée par thème La grille d auto-évaluation complétée détaille, pour chaque exigence/engagement du service : Le lien entre l exigence/engagement et l axe d évaluation recommandé par l ANESM ; Le niveau de respect de l engagement ; Le diagnostic/l état des lieux réalisé (avec les éléments de preuve soulignés) ; Les points d amélioration identifiés à partir du diagnostic. Pour chacun des 10 thèmes évalués, sont présentées (ci-après) la grille d auto-évaluation complétée. L état des lieux des huit premiers thèmes est spécifique au service SESSAD : 1. Accueil ; 2. Admission ; 3. Environnement et cadre de vie ; 4. Accompagnement ; 5. Vie sociale ; 6. Logistique ; 7. Sécurisation ; 8. Sortie de l établissement. Concernant les deux derniers thèmes «Ressources Humaines» et «Pilotage», l état des lieux réalisé est commun à l ensemble de l institution.

14 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 13 sur Thème n 1 : Accueil Exigence/ engagement du service Les 4 axes de recommandations de Bonnes pratiques professionnelles de l ANESM Informations relatives au service Le service communique des informations sur son offre. X Respect de l'exigence/ engagement EN GRANDE PARTIE Diagnostic/Etat des lieux (Eléments de preuves de l établissement) Les informations relatives aux activités et au type de population accueillie au SESSAD figurent dans plusieurs documents : - une plaquette de présentation du SESSAD (élaborée au cours de l été 2013). Lorsqu'elle sera réactualisée, la plaquette de présentation du SESSAD sera diffusée aux Médecins, aux associations, aux écoles, au centre hospitalier de saint Nazaire, à la MDPH. - un livret d accueil spécifique au SESSAD (élaboré début 2013). Le livret d'accueil est remis aux parents, dès leur première rencontre avec le Responsable Fonctionnel du SESSAD, suite à la notification de décision d'orientation de la MDPH (Maison Départementale de la Personne Handicapée) ou après prise de contact de la famille. Les informations relatives aux activités et au type de population accueillie sont également connues de l'association de parents "Autisme 44". Le SESSAD est répertorié dans le guide annuaire départemental du Centre Régional d Etudes et d Actions sur les Handicaps et les Inadaptations (CREAHI) de la Loire Atlantique (2014). Par contre, la capacité d accueil n est pas exacte (10 places au lieu de 15). Points d'amélioration (pour le détail des actions d'améliorations à mettre en œuvre, se référer au plan d'actions d'amélioration) -Associer l équipe du SESSAD au choix de la nouvelle identité visuelle de l établissement (logo commun à toute l institution avec une déclinaison pour le SESSAD) -Réactualiser la plaquette de présentation du SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte depuis été 2013) et définir les règles de mise à jour et de diffusion de la plaquette ; -Réactualiser le livret d'accueil spécifique au SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte depuis début 2013) ;

15 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 14 sur 76 Par ailleurs, un autre problème a été identifié : les informations données par la MDPH (Maison Départementale de la Personne Handicapée) ne sont probablement pas exactes car peu de jeunes sont orientés par la MDPH. Une réunion aura lieu prochainement entre la MDPH et le SESSAD, pour que celui-ci puisse se présenter et donner toutes les informations le concernant (activité, capacité d accueil, coordonnées ) Un site internet existe pour le SESSAD. L'adresse du site est la suivante : -Suite à la réunion organisée entre la MDPH et le SESSAD (le 18 février), identifier clairement un interlocuteur à la MDPH afin de créer un lien avec eux et permettre ainsi de poursuivre la connaissance des activités du SESSAD à court, moyen et long terme. - Réactualiser le site internet du SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte) -Indiquer l adresse du site internet du SESSAD sur les différents supports remis aux usagers : le livret d accueil et la plaquette de présentation du SESSAD. -Lors de la «Journée mondiale de sensibilisation de l'autisme» qui se déroulera le 2 avril 2014, organiser un événement avec une association équestre afin de se faire connaître par la presse locale et régionale. 2. Modalités d'accueil Le service est clairement identifié X PARTIELLEMENT Le SESSAD est identifié par une petite pancarte à côté du portail de l entrée, qui indique "SESSAD". Mais cette signalétique n est pas suffisante pour que les locaux soient clairement identifiés de l extérieur. Il faudrait envisager : -Une indication, aux autres entrées de l école, qui indiquent qu un SESSAD se trouve dans l enceinte de l école, à une autre entrée. -Un panneau de taille plus importante «SESSAD Autisme», qui indique, dès le passage en voiture dans la rue, qu un SESSAD se trouve ici (à voir avec la mairie). -Mettre une signalétique aux autres entrées de l école, qui indiquent qu un SESSAD se trouve dans l enceinte de l école, à une autre entrée. -Apposer un panneau de taille plus importante «SESSAD Autisme», qui indique, dès le passage en voiture dans la rue, qu un SESSAD se trouve ici (à voir avec la mairie)

16 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 15 sur 76 Les coordonnées du service SESSAD (77, avenue de la Hautière, SAINT BREVIN L OCEAN) sont présentes sur : -la plaquette de présentation du SESSAD ; -le livret d accueil spécifique au SESSAD ; -les pages jaunes de la commune. Sur le site internet Hopital.fr, du profil.action-sociale.fr et de la Fédération Hospitalière de France, les coordonnées du SESSAD ne sont pas exactes. Il est indiqué que le SESSAD Autisme se trouve «Avenue de Bodon, à Saint Brévin les Pins», ce qui n est pas le cas. Il y a confusion avec l'adresse administrative de l'ime (dont fait partie le SESSAD). -Actualiser sur l ensemble des documents et supports de présentations les coordonnées du SESSAD modifiées (77, avenue de la Hautière, SAINT BREVIN L OCEAN). Exigence/ engagement de l'établissement Les 4 axes de recommandations de Bonnes pratiques professionnelles de l ANESM Respect de l'exigence/ engagement Diagnostic/Etat des lieux (Eléments de preuves de l établissement) Points d'amélioration (pour le détail des actions d'améliorations à mettre en œuvre, se référer au plan d'actions d'amélioration) Modalités d'accueil L'accueil est identifié et accessible X X PARTIELLEMENT En externe : Pas de parking et donc, aucune place réservée, ni aux personnels, ni aux familles. Les personnels, comme les familles, stationnent dans la rue. A l intérieur des locaux du SESSAD : Il y a un espace d'accueil aménagé, cohérent avec le flux des jeunes/familles : il s agit d un service d une capacité de 15 places. Des sièges et des magazines pour les jeunes sont disponibles. Les locaux (bâtiment modulaire préfabriqué) ne favorisent -Réactualiser le livret d accueil et le règlement de fonctionnement du SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte depuis début 2013) ; -Intégrer dans le règlement de fonctionnement, les modalités de prise en charge à domicile, en cas d absence des parents -Envisager de déménager le SESSAD dans de nouveaux locaux

17 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 16 sur 76 pas la confidentialité du fait du manque d insonorisation entres les différentes pièces. Les modalités d'accueil sont décrites dans le livret d accueil spécifique au SESSAD. Les règles de fonctionnement du SESSAD sont décrites dans un règlement de fonctionnement, finalisé au début de l année La charte des droits et libertés de la personne accueillie est affichée au sein du SESSAD (sur un panneau d affichage dans l entrée) et se trouve également dans le règlement de fonctionnement du SESSAD. -Afficher la dernière version (janvier 2014) de la charte des droits et libertés de la personne accueillie L'accueil est adapté X PARTIELLEMENT Il n y a pas réellement d'accueil au SESSAD, mais des rencontres programmées et organisées ont lieu avec le jeune et sa famille au sein des locaux. Concernant la réception des appels téléphoniques, les demandes de renseignement des familles sont tracées dans le «cahier de transmission». Par ailleurs, il n y a pas de répondeur téléphonique. -Installer et personnaliser un répondeur téléphonique au SESSAD (y rappeler les moyens pour joindre l équipe : mail, appel à tels horaires ), redonner également les consignes à suivre aux familles pour joindre l équipe par écrit

18 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 17 sur Thème n 2 : Admission Exigence/ engagement de l'établissement Les 4 axes de recommandations de Bonnes pratiques professionnelles de l ANESM Respect de l'exigence/ engagement Diagnostic/Etat des lieux (Eléments de preuves de l établissement) Points d'amélioration (pour le détail des actions d'améliorations à mettre en œuvre, se référer au plan d'actions d'amélioration) Modalités d'admission Un entretien structuré et personnalisé est organisé avec l'usager et ses proches, en vue de son admission. X X X OUI Les modalités de pré-admission et admission sont décrites dans un document (voir schéma A). Ce sont les parents qui prennent contact avec le SESSAD, parfois suite à la réception de la notification de décision d orientation de la MDPH (Maison Départementale de la Personne Handicapée) et souvent, pour obtenir des renseignements pour une éventuelle prise en charge, après avoir été orienté par des partenaires (Autisme Ouest, Psychiatre, autres SESSAD..). Ces derniers font l objet d une traçabilité dans un tableau de suivi («liste d attente»). Un entretien structuré et personnalisé est alors, la plupart du temps, organisé par le Responsable fonctionnel et/ou la Psychologue du SESSAD avec le jeune (pas toujours présent) et sa famille en vue de son éventuelle admission. Cet entretien n est pas systématique et ses modalités d organisation ne sont pas toujours les mêmes. Pour les parents, il s agit, lors de cet entretien, de présenter leur enfant et de formuler leurs attentes. Pour le responsable, il s agit de présenter le service, et son mode d intervention et de recueillir les éléments nécessaires à l examen du dossier par la commission d admission. Le livret d accueil spécifique au SESSAD est remis aux parents, ainsi que le règlement de fonctionnement du SESSAD. -Rédiger la procédure d'admission du jeune au SESSAD (à partir du document «Schéma A»), y intégrer les modalités d organisation de l entretien structuré et personnalisé avec le jeune et ses parents -Etablir un document spécifique pour l ensemble des prises de contact/appels dans une fiche «Prises de contact/appel» afin de le différencier de la liste d attente -Réactualiser le livret d'accueil spécifique au SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte depuis début 2013) -Réactualiser le règlement de fonctionnement du SESSAD (avec le nouveau logo et les éventuelles modifications à prendre en compte depuis début 2013)

19 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 18 sur 76 A l issu de cet entretien, deux documents sont renseignés : -la fiche «1 ère rencontre pré-admission» (faisant également office de compte-rendu de l entretien avec la famille); -et le tableau comportant la liste des enfants en attente (voir fichier «liste d attente»). Une visite d'établissement (ou un stage) est réalisée pour une optimisation de l'intégration de l'usager X X OUI Une visite du SESSAD est réalisée lors du premier entretien avec le jeune et sa famille, mais cela n est pas systématique. Cette visite n est pas tracée dans la fiche «1ère rencontre pré-admission». -Indiquer ce temps de visite (c est-à-dire le fait qu il y a eu une visite, lors de la rencontre effective) dans la fiche «1 ère rencontre de pré-admission», donc rajouter un item «date de rencontre» à la fiche -Intégrer dans la future procédure d'admission du jeune au SESSAD la traçabilité de cette rencontre/visite Une inscription sur la liste d'attente est enregistrée et actualisée X OUI Dès qu il y a une demande d admission, celle-ci fait l objet d une inscription sur liste d attente (voir fichier «liste d attente»), également lorsqu il n'y a pas encore de notification MDPH. Cette liste est actualisée régulièrement par le Responsable Fonctionnel (notification MDPH pour un an, deux ans ou plus). -Indiquer cette étape dans la procédure d'admission du jeune au SESSAD : l enfant inscrit sur liste d attente, doit au préalable avoir fait l objet d un entretien structuré et organisé de ses parents avec le SESSAD L'admission est validée et formalisée X EN GRANDE PARTIE Les modalités de formalisation d admission sont décrites dans les documents «Schéma A» et le début du «Schéma B». Ces modalités ne sont pas formalisées dans une procédure. Si une place se libère, il est organisé une «Commission d admission» avec le responsable fonctionnel du SESSAD et l ensemble des professionnels du SESSAD, en équipe pluridisciplinaire. Par contre, le délai d organisation de cette commission est extrêmement long (12 mois d attente sur la période actuelle), ce qui est dommageable pour les familles en attente de prise en charge. Par ailleurs, la commission d admission n a pas systématiquement lieu, avant d admettre un nouvel enfant. -Rédiger la procédure d'admission du jeune au SESSAD (à partir du document «Schéma A» et le début du document «Schéma B») -Revoir la constitution de la commission d admission (quels sont les professionnels compétents pour y participer? Y intégrer le Directeur ou Directrice Adjointe, Quels sont les critères d admission de l enfant (dont le critère géographique)? et les modalités d organisation de cette commission).

20 Date de mise à jour : 09/09/2014 Rapport Evaluation Interne Page 19 sur 76 Avant la réunion «Commission d admission», il serait souhaitable que les professionnels consultent le dossier constitué (fiche 1 ère rencontre, bilans médicaux, paramédicaux, éducatifs ), mais il n y a pas toujours de dossier constitué. Ils émettent un avis quant à la candidature de l enfant et à la réponse qui sera proposée aux parents. La décision d admission doit être prise par la Direction. Une réponse écrite est faite aux parents par le Directeur, ainsi qu à la MDPH. Dès que l admission est possible, la Responsable Fonctionnel du SESSAD envoie un courrier aux parents en leur proposant une date de rendez-vous et la liste des documents à fournir. Une rencontre a lieu entre le jeune et ses parents, le Directeur et le Responsable fonctionnel du SESSAD afin de poursuivre la constitution du dossier de l enfant et d élaborer conjointement le DIPEC (Document Individuel de Prise En Charge). C est le Responsable Fonctionnel qui rédige le DIPEC (voir modalités décrites dans le Document «Schéma B»). Ce DIPEC permet de formaliser l admission. Suite à cette rencontre, le Responsable Fonctionnel du SESSAD envoie aux parents le DIPEC pour signature. Ils doivent le retourner signé dans les 15 jours (respect du temps de réflexion), suite à la réception (c est-à-dire un mois maximum après admission). A tout moment, ils peuvent manifester leurs éventuels désaccords. Cela n est pas toujours respecté : parfois la signature du DIPEC a lieu 3 mois après l admission effective. Le Responsable Fonctionnel transmet alors le DIPEC au Directeur, pour signature. -Etablir systématiquement un compte-rendu de la commission d admission -Envisager d harmoniser le DIPEC aux deux services à domicile de l établissement : SSAD et SESSAD -Etablir systématiquement un compte-rendu de la rencontre avec les parents -Respecter systématiquement les délais fixés pour la remise du DIPEC à la famille -Quantifier les DIPEC archivés signés par la famille (par rapport au nombre de jeunes pris en charge actuellement au SESSAD) : au niveau de l Administration + Classeurs du SESSAD, sur les 13 jeunes actuellement pris en charge : 5 DIPEC archivés signés des familles. -Envisager plutôt un envoi du DIPEC 15 jours avant la rencontre avec la famille (pour respecter le temps de réflexion), puis une rencontre en présence du jeune, ses parents, le Directeur, le Responsable fonctionnel du SESSAD, et le Référent de l enfant afin d échanger et de signer ensemble le DIPEC. Il faut clarifier les modalités de rencontre et, notamment de participation des référents -Dorénavant, scanner l exemplaire papier signé du DIPEC et le classer dans le fichier prévu à cet effet, classé par jeune pris en charge au SESSAD