MINISTERE DE L ENVIRONNEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE

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1 MINISTERE DE L ENVIRONNEMENT ET DU DEVELOPPEMENT DURABLE BURKINA FASO Unité Progrès - Justice SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE DU SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE (SP-CONEDD) Décembre 2012

2 SOMMAIRE INTRODUCTION... 1 PARTIE I : organigramme et FICHES de poste DES AGENTS... 2 CHAPITRE I : ORGANIGRAMME ET FONCTIONNEMENTDU SP/CONEDD ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT LA CONFERENCE DU CONEDD LE SECRETARIAT PERMANENT LES COMMISSIONS SPECIALISEES ANALYSE DES POSTES... 5 PARTIE II : PROCEDURES OPERATIONNELLES OU ADMINISTRATIVES CHAPITRE I : GESTION DU PERSONNEL LE PERSONNEL DU SP-CONEDD Personnel affecté Personnel recruté La sélection du personnel La définition du profil L avis de recrutement La sélection proprement dite L embauche La Négociation et la signature du contrat L accueil du travailleur La création du dossier travailleur Collecte des documents Ouverture de la fiche individuelle La mise à jour du registre de l employeur LA GESTION COURANTE DU PERSONNEL La Paie Le Personnel de l Etat Personnel recruté Etablissement du bulletin de paie Tenue du livre de paie Règlement de la paie... 49

3 Gestion des comptes retraites-impôts CongéS Personnel de l Etat Personnel recruté Le congé annuel Les congés pour évènements familiaux Les congés maladies Le congé de maternité la Formation le Personnel de l Etat Personnel recruté Reclassement Détachement Disponibilité Retraite Personnel de l Etat Personnel recruté Motivations Personnel de l Etat Personnel recruté Sanctions Personnel de l Etat Personnel recruté LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL La démission Le licenciement Le décès du travailleur ANNEXES CHAPITRE II : GESTION DES IMMOBILISATIONS GENERALITES PROCEDURES DE GESTION DES BIENS Entrée des biens Gestion administrative des biens... 78

4 2.2.1 Création du dossier d immobilisation Registre des immobilisations Fiche d immobilisation UTILISATION DES BIENS Principes fondamentaux Gestion du parc automobile les déplacements hors du lieu de travail Responsabilité de la gestion du matériel de transport Utilisation du matériel et mobilier de bureau Utilisation du matériel informatique Equipement collectif Equipement individuel Utilisation des équipements communs ENTRETIEN DU PATRIMOINE L entretien périodique Le matériel de transport Le matériel informatique Les autres biens d équipements Les réparations Gestion Technique des biens La codification des immobilisations Le code INVENTAIRE DES BIENS Objet de l inventaire des immobilisations Procédure d inventaire SORTIE DES BIENS ANNEXES CHAPITRE III : GESTION DES STOCKS GENERALITES Définition Rôle de la gestion des stocks Catégories de stocks Gestion des fournitures... 95

5 Gestion du carburant LES SUPPORTS LES ENTREES EN STOCKS La procédure de réception Les mentions obligatoires du bon d entrée L entrée en stocks LES SORTIES DE STOCKS Les transferts des stocks Les autres sorties LES INVENTAIRES PHYSIQUES La périodicité des inventaires La préparation des inventaires Le décompte physique ANNEXES CHAPITRE IV : LES PROCEDURES DE GESTION DES MISSIONS CADRE DES MISSIONS MENTIONS DE L ORDRE DE MISSION SIGNATURE DE L ORDRE DE MISSION INDEMNITES DE MISSIONS Paiement des frais de missions Justification des avances de frais de mission Compte rendu de mission Procédures détaillées de la gestion des missions CHAPITRE V : PROCEDURES DE GESTION COURRIER SERVICE SECRETARIAT DE DIRECTION COURRIER «ARRIVEE» Apposition de cachet où sont indiqués : Enregistrement au registre d arrivée Fiche de transmission : LE COURRIER «DEPART» Courrier du Secrétaire Permanent Courrier des Services, Divisions et Projets du SP-CONEDD

6 3.3- Expédition Système d archivage COURRIER INTERNE AUTRES TACHES DE LA SECRETAIRE CHAPITREVI : PROCEDURES DU SUIVI EVALUATION LE SYSTEME DE SUIVI EVALUATION LE DISPOSITIF DE SUIVI-EVALUATION : ROLES ET RESPONSABILITES DES AUTEURS EN MATIERE DE COLLECTE, GESTION DE L INFORMATION LES OUTILS DE SUIVI EVALUATION : SYSTEME DE REPORTING : CONTENU ET PERIODICITE Etat d avancement trimestriel L état d avancement semestriel LE RAPPORT ANNUEL PRODUCTION DE TABLEAUX DE BORD LES DIFFERENTS TYPES DE TABLEAUX DE BORD A GENERER Tableau de réalisation technique chronogramme Situation du programme Etat d avancement Tableau de réalisation technique MISSION D EVALUATION (EXTERNE) PARTIE III : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES Chapitre I : Les procédures de passation des marchés GENERALITES Cadre réglementaire (Directives et textes applicables) Cadre institutionnel Les principes de la commande publique La classification des contrats d achat public Les autorités d approbation des contrats PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Formulation des besoins (Plan de passation des marchés) Le plan de passation des marchés

7 Avis général de passation de marchés Mécanismes de consultation des fournisseurs et prestataires L Appel d offres Appel d offres international (AOI) Appel d Offres National (AON) La demande de prix La demande de cotation La demande de propositions ou sélection de consultants La procédure de gré à gré Réception des biens, services ou travaux commandés Réception suite à l exécution de marchés ou lettres de commande Réception suite à l exécution de bon de commande Réception des prestations issues des contrats à ordres de commande Réception des prestations intellectuelles PRINCIPALES ETAPES DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Sélection des fournisseurs et prestataires de service Procédures de sélection des consultants Pré Sélection des consultants Sélection des consultants Procédures de sélection des individuels et des Maitrise d Ouvrage Déléguée(MOD) Sélection des consultants individuels Sélection des MOD DEROULEMENT DE LA PROCEDURE DE PASSATION DES MARCHES élaboration du plan de passation des marches (ppm) EXPRESSION DES BESOINS MISE EN ŒUVRE DES PROCEDURES CAS DES APPELS D OFFRES ET DES DEMANDES DE PRIX cas des demandes de cotations ANNEXES CHAPITRE II : PROCEDURES COMPTABLES INTRODUCTION SYSTEME COMPTABLE

8 1.1- Objectifs Selon les besoins d information du Gouvernement et des bailleurs de fonds, le système comptable applicable à la gestion des fonds du SP-CONEDD, doit permettre d obtenir : Les outils de gestion des fonds du SP-CONEDD Description du système comptable (SP-CONEDD) ORGANISATION COMPTABLE (SP-CONEDD) Supports comptables Aperçu Contenu le journal auxiliaire de banque le brouillard des comptes banque le journal de caisse menues dépense le brouillard de caisses menues dépenses le journal auxiliaire des opérations diverses le grand livre la balance générale Organisations des traitements comptables (SP-CONEDD) Traitement quotidiens Traitements mensuels et semestriels Traitements annuels Organisation matérielle (SP-CONEDD) Organisation matérielle des travaux Principes et méthodes comptables Répartition des tâches comptables Chef Services Administratif et Financier/gestionnaires Comptable Schémas d écriture Avance initiale Remboursement des DRF Paiements direct (DPD) DRF à établir (écriture de fin d exercice) Comptabilisation des fonds reçus Alimentation Caisse Menues Dépenses Les supports financiers

9 Contenu des rapports Les rapports financiers intermédiaires Les rapports financiers annuels Destinataires des rapports COMPTABILITE BUDGETAIRE Suivi budgétaire Contrôle budgétaire COMPTABILITE ANALYTIQUE CHAPITRE III : GESTION DE LA TRESORERIE GESTION DES CONVENTIONS DE FINANCEMENT Principes Informations relatives à la convention DOSSIERS APPROVISIONNEMENT DES COMPTES DES PROGRAMMES/PROJETS Approvisionnement des comptes Réapprovisionnement des comptes FONCTIONNEMENT DES COMPTES DU SP-CONEDD Définition Conditions d ouverture Fonctionnement des comptes du SP-CONEDD proprement- dit Alimentation des comptes Retrait des comptes Vérification des comptes bancaires GESTION DE LA CAISSE MENUES- DEPENSES Description des pièces justificatives Les recettes des Caisses Menues Dépenses Les dépenses des Caisses Menue Dépenses Principe de fonctionnement des caisses menues dépenses Règlement par les Caisses de menues dépenses Fonctionnement des Caisses de Menues Dépenses Contrôle des Caisses Menues Dépenses CLASSEMENT DES PIECES JUSTIFICATIVES AU NIVEAU DES STRUCTURES PARTENAIRES/PROGRAMMES

10 6.1. Procédures comptables Fonctionnement des comptes bancaires L ouverture du compte Décaissement sur le compte Etablissement des chèques ou des ordres de virement Enregistrement et classement des factures réglées Modalités de paiement du compte Chronologie de l exécution du travail comptable Chapitre VI : PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE DEFINITIONS LES PRINCIPES DU CONTROLE INTERNE le principe d organisation le principe d intégration le principe de permanence le principe d universalité le principe d indépendance le principe d information le principe d harmonie ou d adéquation le principe de prévision la qualité du personnel LES COMPOSANTES DU CONTROLE INTERNE OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE PROCEDURES Activités d appui Activités de contrôles RAPPORT

11 SIGLES ET ABREVIATIONS AGPM AN ANPE AOI AON AOO AOR ARMP CAM CARFO CMD CNSS CRD CSAF CV DAC DCIME DCMEF DD DDP DDPr DF DG DG-CMEF DGMP DMP/MEDD DP DPAO DPCIE DPD DPE DRF DRH Avis Général de Passation des Marchés Assemblée Nationale Agence Nationale pour la Promotion de l Emploi Appel d Offres International Appel d Offres National Appel d Offres Ouvert Appel d Offres Restreint Autorité de Régulation des Marchés Publics Commission d Attribution des Marchés Caisse Autonome de Retraite des Fonctionnaires Caisse de Menues Dépenses Caisse Nationale de Sécurité Sociale Comité de Règlement des Différends Chef du Service Administratif et Financier Curriculum Vitae Dossier d Appel à Concurrence Division de la Communication et du Monitoring de l Environnement Direction du Contrôle des Marchés Publics et des Engagements Financiers Demande de Déplacement Demande de Prix Demande de propositions Demande de Fonds Direction Générale Direction Générale du Contrôle des Marchés et des Engagements Financiers Direction Générale des Marchés Publics Direction des Marchés Publics du Ministère de l Environnement et du Développement Durable Demande de propositions Données Particulières de l Appel d Offres Division du Partenariat et de Coordination des Conventions Internationales en matière d Environnement Demande de Paiement Direct Division des Politiques Environnementale Demande de Remboursement de Fonds Direction des Ressources Humaines

12 EMOFA-B FCFA FDF FEM ITS IUTS MEDD MEF MOD NF NG NIC NT ONG PANA PNGIM PNUD PPM PTA PTF PV RAF REEB RIB SAF SCT SG SP SP-CONEDD SPM SYSCOA TDR TTC UEMOA Entité Nationale de Mise en Œuvre des Fonds d Adaptation du Burkina Faso Franc de la Communauté Financière Africaine Fiche de Demande de Fonds Fonds Mondial pour l Environnement Inspection Technique des Services Impôt Unique sur les Traitements et Salaires Ministère de l Environnement et du Développement Durable Ministère de l Economie et des Finances Maitrise d Ouvrage Déléguée Note Financière Note Globale Note d Information aux Consultants Note Technique Organisation Non Gouvernementale Programme d Action National d Adaptation à la variabilité et aux changements climatiques Programme National de Gestion de l Information sur le Milieu Programme des Nations Unies pour le Développement Plan de Passation des Marchés Programme de Travail Annuel Partenaires Techniques et Financiers Procès-verbal Responsable Administratif et Financier Rapport sur l Etat de l Environnement au Burkina Faso Relevé d Identité Bancaire Service Administratif et Financier Sous-commission Technique Secrétariat Général Secrétaire Permanent Secrétaire Permanent du Conseil National pour l Environnement et le Développement Durable Spécialiste en Passation de Marchés Système Comptable Ouest Africain Termes de Références Toute Taxe Comprise Union Economique et Monétaire Ouest Africain

13 INTRODUCTION Le présent manuel de l organisation présente les procédures de gestion administrative, comptable et financière du Secrétariat Permanent du Conseil National pour l Environnement et le Développement Durable. La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après : - fournir un cadre formel d exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme : aux principes d organisation et de gestion généralement admis ; aux dispositions des conventions de financement ; à la législation en vigueur au Burkina Faso (décrets, loi, arrêtés etc.). - responsabiliser davantage le personnel dans l accomplissement des tâches respectives ; - rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par l optimisation des circuits d information (circulation des documents). Le respect et l application effective de ces procédures conditionnent l efficacité du système de gestion qui doit se traduire pour le Secrétariat Permanent par des contrôles systématiques hiérarchiques d une part, et d autre part par des contrôles réguliers du service de contrôle interne et des audits externes pour minimiser les différents risques qui peuvent résulter d irrégularités ou de malversations, mais surtout de négligences, d erreurs d exécution, de jugement ou de compréhension. Le présent manuel consacre la séparation des fonctions d ordonnateurs et de comptables et s articule comme suit : - organigramme et analyse des postes ; - procédures opérationnelles ou administratives, - procédures comptables et financières. Le présent document sera progressivement révisé ou complété dans le cadre de l évolution de la structure. De façon générale, la comptabilité du SP-CONEDD et ses programmes est soumise à l application du plan comptable SYSCOA. Ce manuel de procédures administratives, comptables et financières n exclut pas l utilisation des manuels de gestion exigés par les partenaires techniques et financiers. En cas de contradiction entre les procédures, celles décrites dans le document de projet s appliquent prioritairement. 1

14 PARTIE I : ORGANIGRAMME ET FICHES DE POSTE DES AGENTS 2

15 CHAPITRE I : ORGANIGRAMME ET FONCTIONNEMENTDU SP/CONEDD 1- ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT Le Conseil National pour l Environnement et le Développement Durable est constitué des organes ci-après : - La Conférence du CONEDD ; - Le Secrétariat Permanent ; - Les Commissions Spécialisées. 1.1-LA CONFERENCE DU CONEDD La Conférence est l organe suprême du CONEDD. Elle comprend un bureau et des membres. Le bureau de la Conférence est composé des membres ci-après : Président : Premier Ministre Premier vice-président : Ministre chargé de l Environnement Deuxième vice-président : Ministre chargé de l Economie Troisième vice- Président : Ministre chargé de la Recherche Scientifique Quatrième vice- Président : Ministre chargé de l Agriculture Cinquième vice- Président : Ministre chargé de l Industrie Secrétaire : Secrétaire Permanent du CONEDD Premier rapporteur : Directeur (trice) national (e) chargé (e) de la Décentralisation Deuxième rapporteur : Directeur (trice) national (e) chargé (e) de l Urbanisme Troisième rapporteur : Directeur (trice) national (e) chargé des aménagements pastoraux et du foncier Quatrième rapporteur : Directeur (trice) national (e) chargé (e) des Mines Cinquième rapporteur : Un (e) représentant (e) de la Société Civile. Les membres de la Conférence sont les représentants des structures ci-après : - les représentants des départements ministériels et des institutions publiques impliquées dans la gestion de l environnement et du développement durable ; - les représentants des élus locaux ; - les représentants du secteur privé ; - les représentants de la société civile notamment les ONG, les associations et organisations communautaires de base et les associations professionnelles de producteurs ruraux ; - les représentants des autorités religieuses et coutumières ; - toutes autres personnes désignées en fonction de leurs compétences. Les partenaires techniques et financiers participent aux sessions de la Conférence, à titre d observateurs. La Conférence se réunit en session ordinaire une fois tous les deux ans, sur convocation de son président. Elle peut également se réunir en session extraordinaire chaque fois que de besoin. 3

16 Le budget de la Conférence fait l objet d une inscription annuelle au Budget de l Etat. Les sessions de la Conférence sont placées sous la présidence effective du Premier Ministre. Au cours de sa session ordinaire, la Conférence : - examine l état de mise en œuvre des recommandations de la session précédente ; - examine le rapport et le programme d activités proposé par le Secrétaire Permanent ; - examine et adopte le Rapport sur l Etat de l Environnement du Burkina Faso (REEB) ; - apprécie et valide les orientations en matière de développement durable ; - délibère sur toutes autres questions jugées d intérêt majeur dans le domaine de l environnement et du développement durable LE SECRETARIAT PERMANENT Le Secrétariat Permanent est l organe d exécution et de mise en œuvre des missions du CONEDD. Il est chargé des attributions ci-après : - assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et directives de la Conférence ; - assurer le suivi de la mise en œuvre des engagements du Burkina en matière d environnement ; - conduire l élaboration périodique du Rapport sur l Etat de l Environnement ; - élaborer les outils nécessaires à la coordination et à l harmonisation des politiques sectorielles dans le domaine de l environnement ; - mettre en place les mécanismes d implication de la société civile, des collectivités et du secteur privé dans la définition et la mise en œuvre de la politique nationale en matière d environnement et la politique nationale de développement durable ; - assurer la collecte, la gestion, la circulation et la diffusion des informations relatives à l environnement et au développement durable et veiller à leur mise à jour régulière ; - appuyer les pouvoirs publics dans l orientation, le suivi et l évaluation des politiques, stratégies et législation en matière d environnement et de développement durable ; - contribuer au renforcement des capacités des acteurs en matière d environnement et de développement durable ; - assurer la coordination des travaux des commissions spécialisées et veiller à la valorisation des résultats de ces travaux. Le SP-CONEDD est une structure rattachée au Cabinet du Ministre de l Environnement et du Développement Durable. Il est dirigé par un Secrétaire Permanent nommé en Conseil des Ministres. Le Secrétaire Permanent a rang de Conseiller technique de département ministériel. 1.3-LES COMMISSIONS SPECIALISEES Les Commissions Spécialisées sont des organes consultatifs régulièrement mis à jour par les sessions de la Conférence. Elles sont créées à l initiative du président de 4

17 la Conférence sur proposition du Secrétaire Permanent ou des membres de la Conférence. Les Commissions Spécialisées ont pour mission globale de réfléchir sur les préoccupations majeures d environnement et de développement durable, y compris celles nécessitant des activités scientifiques et techniques et cela, sur leur propre initiative ou à la demande de la Conférence ou du Secrétaire Permanent. Les Commissions Spécialisées sont chargées notamment des tâches ci-après : - faire des réflexions sur les questions environnementales et de développement durable et soumettre les rapports au Secrétariat Permanent à l intention des autorités nationales ; - mener des réflexions prospectives sur les problèmes environnementaux et de développement durable et formuler des propositions de mesures politique ou législative. Les Commissions Spécialisées se réunissent en session ordinaire au moins deux fois par an et en session extraordinaire en cas de besoin. 2-ANALYSE DES POSTES Liste des fiches de postes : - Secrétaire Permanent, - Coordonnateur Technique des Programmes, - Secrétaire particulier du SP/CONEDD, - service courrier, - chef de service administratif et financier, - Directeur des Politiques Environnementales, - Chef de service élaboration et coordination des politiques environnementales, - Chef de service de suivi des politiques environnementales, - Directeur du Développement des Compétences, de l Information et du Monitoring en Environnement, - Chef de service éducation environnementale, - Chef de service information et monitoring en environnement, - Directeur du Partenariat et de la Coordination des Conventions Internationales en matière d Environnement, - Chef de service partenariat et mobilisation des ressources, - Chef de service coordination et suivi des conventions, - Chauffeur, - Gardien, - Reprographe/agent de liaison, - Chef de service contrôle interne, - Gestionnaire administratif et financier, - Spécialiste en passation des marchés, - Chef de service projets/programmes et suivi-évaluation, - Coordonnateur technique de l EMOFA-B, - Chargé de programme ou projet, - Comptable. 5

18 SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE FICHE DE POSTE SERVICE/PROGRAMME Intitulé du poste Classification Direction Supérieur hiérarchique Mission du poste DESCRIPTION DES TACHES SECRETARIAT PERMANENT SECRETAIRE PERMANENT Cadre de catégorie A ou assimilés Secrétariat permanent Ministre de l Environnement et du Développement Durable Assurer la coordination, le suivi de la planification, l exécution, la supervision générale de l ensemble des activités de la structure et de tous ses démembrements ACTIVITES, MISSIONS ET RESPONSABILITES Assurer la responsabilité de l administration de la gestion quotidienne et de l animation de l action du CONEDD ; Assurer la mise en œuvre des décisions et directives de la Conférence ; Assurer le suivi et la mise en œuvre des engagements du Burkina Faso en matière d environnement ; Conduire l élaboration périodique du Rapport sur l Etat de l Environnement ; Elaborer les outils nécessaires à la coordination et à l harmonisation des politiques sectorielles dans le domaine de l environnement ; Mettre en place les mécanismes d implication de la société civile et du secteur privé dans la définition et la mise en œuvre de la politique environnementale et de développement durable ; Assurer la collecte, la gestion, la circulation et la diffusion des informations relatives à l environnement et veiller à leur mise à jour régulière ; Identifier, initier et superviser les études en matière environnementale ; Appuyer les pouvoirs publics dans l orientation, le suivi et l évaluation des politiques, stratégies et législation en matière d environnement et de développement durable ; Assurer la coordination des travaux des 6

19 Moyens de contrôle commissions spécialisées et veiller à la valorisation des résultats de ces travaux ; Veiller à ce que les responsables des diverses structures impliquées assument efficacement leurs fonctions ; Superviser l activité de ses services ; Veiller à la régularité des procédures de passation des marchés ; Veiller à ce que le comptes soient tenus selon les règles et procédures comptables ; Cosigner les chèques ; Approuver les lettres de commande qui matérialisent les engagements de dépenses ; Cosigner les contrats ; Signer tout document sortant du SP- CONEDD. Contrôle direct : le bon fonctionnement du SP- CONEDD, le taux d exécution budgétaire Contrôle indirect : qualité et délais de production des différents rapports 7

20 SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE FICHE DE POSTE Titre : SERVICE/PROGRAMME Supérieur hiérarchique direct : Intitulé du poste Coordonnateur Technique des Programmes Classification Cadre de catégorie A ou assimilés Direction SECRETARIAT PERMANENT Supérieur hiérarchique Secrétaire Permanent Mission du poste Le Coordinateur Technique des Programmes a la responsabilité de la bonne gestion de l ensemble des programmes et entretient des relations fonctionnelles avec les Chefs de Divisions et des Projets et Programmes du SP- CONEDD Il assure l intérim du SP-CONEDD en cas d absence DESCRIPTION DES TACHES ACTIVITES, MISSIONS ET RESPONSABILITES Veiller à l élaboration et à l exécution des programmes d activités du Secrétariat Permanent, à l harmonie et à la synergie des activités des divisions et des programmes ; Approuver les propositions de mission à l intérieur du Burkina Faso ; Préparer les programmes et rapports d activités techniques ; Faire toute proposition ou suggestion visant l amélioration de l efficience de l exécution des activités ; Assurer l étude et la synthèse des dossiers. Moyens de contrôle Contrôle direct : le bon fonctionnement des Divisons et des Projets et Programmes du SP- CONEDD Contrôle indirect : qualité et délais de production des différents rapports 8

21 SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE FICHE DE POSTE SERVICE/PROGRAMME Intitulé du poste Classification/Niveau Direction Supérieur hiérarchique Mission du poste DESCRIPTION DES TACHES Moyens de contrôle SECRETARIAT PERMANENT Secrétaire Particulier du SP-CONEDD NIVEAU DE FORMATION : BAC+2 minimum dans les domaines suivants : administration, gestion des ressources humaines, secrétariat SECRETARIAT PERMANENT Secrétaire Permanent La secrétaire est responsable de la gestion du secrétariat du SP-CONEDD ACTIVITES, MISSIONS ET RESPONSABILITES Organiser et tenir le secrétariat de Direction ; Organiser les audiences du Secrétaire Permanent ; Assurer les services de secrétariat : traitement de textes, gestion du courrier, télécopie, classement des documents, la réception, le dépouillement et l expédition du courrier confidentiel et réservé au Secrétaire Permanent ; Archiver suivant des normes conventionnelles et performantes les documents ; Tenir le courrier confidentiel ; Tenir à jour les registres ; Préparer les réunions ; Exécuter toutes autres tâches de ses compétences confiées par le SP-CONEDD. Contrôle direct : rapidité dans le traitement du courrier, qualité et présentation des documents Contrôle indirect : qualité et délais de production des différents rapports de travail 9

22 SECRETARIAT PERMANENT DU CONSEIL NATIONAL POUR L ENVIRONNEMENT ET LE DEVELOPPEMENT DURABLE FICHE DE POSTE SERVICE/PROGRAMME Intitulé du poste Classification/Niveau Direction Supérieur hiérarchique Mission du poste DESCRIPTION DES TACHES Moyens de contrôle SECRETARIAT PERMANENT Service courrier du SP-CONEDD NIVEAU DE FORMATION : BEPC minimum Secrétariat permanent Secrétaire Particulier du SP-CONEDD Exécuter les travaux de traitement des correspondances ACTIVITES, MISSIONS ET RESPONSABILITES Assurer la réception, l enregistrement et l introduction du courrier arrivée; Préparer et expédier le courrier départ ; Assurer le classement des documents destinés à cet effet ; Assurer la saisie, la reprographie et la gestion des communications téléphoniques et électroniques ; Exécuter toutes autres taches de ses compétences confiées par ses supérieurs. Contrôle direct : rapidité dans le traitement du courrier, qualité et présentation des documents Contrôle indirect : qualité et délais de production des différents rapports de travail 10