COURS EXCEL LEA 3. Ruban Onglets Zone de formules Groupe commandes. Tableau de 15 colonnes et 8 lignes

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1 COURS EXCEL LEA 3 Ruban Onglets Zone de formules Groupe commandes Tableau de 15 colonnes et 8 lignes cellule Définition : une cellule en Excel c est la coordonnée (colonne, ligne) dans une feuille Excel. Dans l exemple ci-dessus la cellule est représentée par la zone de coordonnée (G,3) et se note G3 Un document pour Excel est un classeur. C'est l équivalent d un classeur à anneaux, il se compose d une ou de plusieurs feuilles, dont les noms apparaissent en bas de la fenêtre dans un onglet. Feuille Cours Excel LEA 3 Page 1

2 A. Les feuilles 1 - Ajout de feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille et Inserer 2 - Renommer une feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille Renommer Double clic sur l onglet. Faire la touche entrée pour valider (ou un clic sur une cellule). 3 - Déplacer une feuille Sélectionner l onglet puis clic avec maintien. 4 - Dupliquer une feuille Sélectionner l onglet puis clic avec maintien (et touche CTRL). 5 - Supprimer une feuille Bouton droit sur l onglet d une feuille, puis Supprimer 6 - Sélectionner plusieurs feuilles Sélectionner le premier onglet, tenir la touche Majuscule, puis sélectionner le dernier onglet. Sélectionner le premier onglet, tenir la touche CTRL, puis sélectionner chacun des onglets 7 - Désélectionner une série de feuilles Sélectionner une autre feuille Si l ensemble des feuilles est sélectionné, cliquer sur l une d elles qui n est pas au premier plan. 8 - Modifier plusieurs feuilles Sélectionner les diverses feuilles (les onglets apparaissent en blanc), les modifications s appliqueront à toutes les feuilles sélectionnées Chaque feuille est constituée de lignes et 256 colonnes. Une colonne a pour référence une lettre et couvre cellules. Une ligne a pour référence un numéro et couvre 256 cellules. Cours Excel LEA 3 Page 2

3 Une cellule a pour référence la lettre de la colonne et le numéro de la ligne. Elle peut contenir jusqu'à caractères (texte, valeur numérique ou formule de calcul). Par défaut, 3 feuilles sont proposées dans le classeur standard, mais il est possible d'en ajouter ou supprimer. (256 feuilles maximum). Cellule : clic dans la cellule Ligne : clic sur la tête de ligne Colonne : clic sur la tête de colonne B. Manipulations de base (rappels ou compléments) 1 - But de la sélection Pour Effacer, Pour Supprimer, Pour modifier les attributs du format (taille, police, couleur ) Pour déplacer Pour insérer 2 - Sélection de cellules : a ) Sélection simple : Faire un clic sur la cellule. b ) Sélection de plusieurs cellules contiguës : Faire un clic avec maintien pour encadrer les diverses cellules choisies. c ) Sélection de plusieurs cellules contiguës (avec Majuscule) : Faire un clic sur la première, appuyer sur la touche majuscule1 en la maintenant, puis faire un clic sur la dernière. Cette option est particulièrement utile si les cellules sont sur plusieurs pages d affichage. Remarque : les cellules peuvent être dans des colonnes différentes. Cours Excel LEA 3 Page 3

4 d ) Sélection de plusieurs cellules non contiguës (avec Ctrl) : Cliquer sur la première cellule, appuyer sur la touche contrôle en la maintenant appuyée, puis cliquer sur chacune des autres cellules choisies. e ) Tout sélectionner Sélectionner toute la feuille (intégralement) (Ou Ctrl + a) si dans une cellule hors d une liste. (Ou Ctrl+a deux fois) f ) Sélectionner la zone en cours Toutes les colonnes et lignes dans lesquelles au moins un élément est garni Ctrl + * (pavé numérique) Ctrl + a Remarque : Il ne faut pas de lignes (ou colonnes) totalement vides. 3 - Effacement de cellules : Sélectionner la (ou les) cellule puis appuyer sur la touche SUPPR. (Remarque : la touche SUPPR permet d effacer et non pas de supprimer). Sélectionner la (ou les) cellule puis clic droit Effacer le contenu. 4 - Suppression de cellules : Sélectionner la (ou les) cellule puis clic droit Supprimer. 5 - Déplacement de cellules : On peut déplacer des cellules à l aide de la fonction "glisser déplacer" : Pour une cellule : Sélectionner la cellule, puis glisser la cellule (lorsque la flèche apparaît, faire clic avec maintien) vers l endroit ou l on souhaite poser cette cellule. Pour plusieurs cellules : Sélectionner les cellules (voir plus haut), puis glisser les cellules (clic avec maintien sur le bord de la sélection) vers l endroit où l on souhaite poser ces cellules. Remarque : Le déplacement n est pas utilisable si les cellules ne sont pas contiguës. Cours Excel LEA 3 Page 4

5 6 - Copie de cellule(s) : Faire comme pour un déplacement, mais en maintenant la touche CTRL appuyée durant le déplacement (un + apparaît à coté de la flèche). Lâcher le clic avant de lâcher la touche CTRL. 7 - Sélectionner les cellules vides d un tableau Sélectionner un ensemble de cellules, Onglet Accueil, Bouton Recherche et sélectionner, Sélectionner les cellules, Cellules vides 8 - Remplissage d une série de cellules sélectionnées Sélectionner une série de cellules (voir avant), la première reste blanche et les suivantes sont en inverse vidéo (noires ou bleues). Taper la valeur souhaitée dans la cellule blanche, puis valider avec CTRL+Entrée. Toutes les cellules seront remplies avec la même valeur. Remarque : ceci fonctionne avec des cellules contiguës ou indépendantes. 9 - Recherche la dernière ligne d un tableau Appuyer sur CTRL+ touche «Fin» (ou touche «flèche vers le bas»2). En fait la cellule sélectionnée est la dernière utilisée, celle qui est le plus en bas à droite de toutes celles qui ont été utilisées. Cette technique permet éventuellement de retrouver des cellules qui ont été utilisées et qui sont devenues inutiles. (Remarque : on peut aussi revenir à la première cellule avec Ctrl + Flèche Début) 10 - Elargissement de colonnes (ou de lignes) On peut régler la largeur d une colonne. Entre deux colonnes, faire un clic avec maintien pour élargir ou réduire la colonne. Autre solution : Se positionner entre deux colonnes et faire un double clic la largeur sera adaptée à l élément le plus large. Même chose pour les lignes Double clic sur cellule Pour modifier directement le contenu de la cellule. En particulier dans le cas de correction d un libellé assez long. Cours Excel LEA 3 Page 5

6 Exemple : il y a une faute sur stocks (écrit «stockks») Faire un double clic sur le k. Corriger 12 - Deux double clic sur une cellule Sélectionne un mot. Exemple : pour remplacer «Désignation» par «Référence» Ne pas valider un changement Faire la touche Echap au lieu de la Touche Entrée Copie d une cellule (avec la croix) Choisir le coin en bas à droite de la cellule sélectionnée (croix noire), puis faire un clic avec maintien, la cellule se recopie. (Verticalement ou horizontalement) Si la cellule contient une date (ou si l on a sélectionné deux cellules numériques) les valeurs sont incrémentées Remplissage jusqu à la dernière ligne utilisée Dans une colonne à droite d une colonne remplie. Double clic sur la croix noire dans le coin en bas à droite. Reproduit le contenu jusqu à la dernière ligne utilisée Sélection d une colonne (ou ligne) Cours Excel LEA 3 Page 6

7 Cliquer sur l entête grisé 23 - Sélection de plusieurs colonnes (ou lignes) Clic sur la première, maintenir le clic et glisser sur les diverses entêtes de colonnes. Clic sur la première, puis touche majuscule et clic sur la dernière. Clic sur la première, puis touche CTRL et clic sur chacune des autres colonnes Sélection combinée de lignes et colonnes En maintenant la touche Ctrl et cliquez dans les diverses entêtes Sélection de toute la feuille Faire un clic dans la case en haut à gauche (ou faire Ctrl + a) (vu précédement) 26 - Masquer et afficher les colonnes (ou lignes) Sélectionner les colonnes (les lignes), bouton droit, masquer Sélectionner les colonnes entourant les colonnes masquées, bouton droit afficher. Remarque : si la colonne A est masquée il faut sélectionner la colonne B, glisser sur la gauche en maintenant la sélection, puis Clic droit, Afficher. Remarque : si les colonnes sont masquées, elles ne seront pas imprimées Affichage de ### Cours Excel LEA 3 Page 7

8 Si la colonne est trop réduite pour un montant : Remarque : pour être certain de supprimer tous les ###, la solution la plus simple consiste à sélectionner toute la feuille, et faire un double clic entre deux colonnes C. Saisie des calculs Un calcul commence nécessairement par le signe = et n a jamais d espace. Vous disposez de plusieurs éléments pour créer un calcul : Les fonctions intégrées d Excel (plus de 250 fonctions de calcul sont à votre disposition) : Exemples : =Somme(A1:A25) : addition de la cellule A1 à la cellule A25. Les opérateurs arithmétiques + Addition - Soustraction * Multiplication / Division Les opérateurs de comparaison = Égal > Supérieur < Inférieur >= Supérieur ou égal <= Inférieur ou égal <> Différent de =Moyenne (A1:A25) : Additionne et divise par le nombre de valeurs détectées dans la plage. =Si(test logique;valeur si vrai;valeur si faux) : fonction de condition Erreur! Signet non défini. Cours Excel LEA 3 Page 8

9 Pour saisir une formule de calcul avec opérateurs : Tapez = ou cliquer sur le signe = dans la barre de formule Cliquer sur la première cellule pour afficher sa référence Taper l opérateur : +, -, * ou / Cliquer sur une autre cellule. Et ainsi de suite, puis validez. L opérateur * est prioritaire sur tous les autres opérateurs. Vous devez donc gérer par les ( ) les priorités de calcul : Exemple : 1er résultat : résultat de la multiplication (2*2) additionné à 5 2ème résultat : résultat de l addition (5+2) multiplié par 2 Autres opérateurs : % (divisé par 100).et ^ (élévation à la puissance : =10^2) La somme étant le calcul le plus fréquent, vous avez à votre disposition l outil somme automatique Sélectionnez la plage de cellules à additionner ainsi que la cellule dans laquelle le résultat doit s inscrire. Cliquer sur Exemple : =somme(a2:a7) D. Les Fonctions Simples Onglet formule puis insérer une fonction Cours Excel LEA 3 Page 9

10 Nous avons vu, dans la première partie, la notion de Fonction, en particulier la fonction =SOMME() Excel met à votre disposition de nombreuses fonctions programmées auxquelles on accède par l'icône dans la zone de saisie. Un assistant fonction vous propose la liste classée des fonctions existantes et en particulier une liste des dernières fonctions utilisées. Deux types de fonctions Les fonctions qui demandent une simple sélection de plage de cellules dans leurs parenthèses =SOMME(A1:A100) ; =MOYENNE(A1:A1OO); =MAX(A1:A100) La syntaxe des fonctions : NomDeFonction(Argument1 ; Argument2 ; Argument3 ) Une fonction est placée dans une cellule et permet par transformation d obtenir un résultat. La majorité des fonctions consiste en la transformation de valeur(s) venant d autres cellules. Quelques fonctions : 1 - Aujourd hui 2 - Concaténer Cours Excel LEA 3 Page 10

11 3 Somme Les fonctions qui demandent des arguments plus précis =VPM(Taux;Durée;Montant). Dans le cas d'une plage de cellules, les références sont séparées par " : " ; dans l'autre cas les arguments sont séparés par des " ; ". Seule la fonction SOMME dispose d'un bouton dans la barre d'outils. La fonction si =SI(condition;alors;sinon) Elle permet d'afficher un résultat qui varie en fonction de conditions à remplir. Exemple 1: Si le nombre d'entrées à Paris est supérieur à alors afficher Bon score sinon afficher Score insuffisant. La syntaxe de la formule sera :=SI(B15>50000;"Bon score"; "Score insuffisant") Toujours le signe =suivi du nom de la fonction et de parenthèses, jamais d'espace excepté entre des " ". On peut utiliser >, <, <=,>=, <> comme opérateurs de comparaison. Les " " signifient qu'il s'agit d'un message de type texte, il serait possible de remplacer ces textes par des formules de calcul ou des valeurs numériques. Exemple 2: Si les ventes sont supérieures à F alors on calcule une commission de 5% sur le montant des ventes, sinon on affiche une commission forfaitaire de 2000 F. Cours Excel LEA 3 Page 11

12 =SI(ventes>100000;ventes*5%;2000) L L assistant fonction, disponible à tout moment, permet d insérer une formule de calcul en respectant les arguments. 6- Insérer une colonne près de la colonne TOTAL MOIS et En utilisant la formule conditionnée =SI(condition;alors;sinon) remplissez cette colonne par Bon ou Mauvais si le montant du mois depasse le somme de 2100 Cours Excel LEA 3 Page 12