MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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1 " % % A MODULE A ORGANISATION DE L AGENCE A MODULE A ORGANISATION DE L AGENCE... 1 A.1 PRESENTATION DE L AGENCE... 2 A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX... 2 A.1.2 ADRESSES UTILES... 3 A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE... 4 A.1.4 ACTIVITES DE L AGENCE... 5 A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L AGENCE... 6 A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE... 7 A.2 ORGANISATION DE L AGENCE... 8 A.2.1 ORGANIGRAMME DE L AGENCE... 8 A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES !"# ##$ $#"...9 % #!$#"...10 & ' #!!...10 (!"##"!# #...10 A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES % #!$)...12 % #!$) $!*#+)...14 % % #!$) ##$ $#,$,#!#...15 % &!"$ " ) $#"-.!"$ " ) #$ /...17 % (!"# 0) ##+)...18 % 1!"#!")#!$#"-!!/...19 % 2 #$$#!$#"...20 % 3!"$...21 % 4 #$$,#!#...22 % 5 #$$##$ $#,...23 %! $# #!$#""),...24 %!*, "0$...25 % %! $# #!$#"") $...27 % & $ #$!$#"#$...28 % (!*),,)...29 % 1 $"...30 A.2.4 POUVOIRS A.3 GESTION DE L INFORMATION A.3.1 CODIFICATION DE L INFORMATION %!"#,#!$#" ' #!...32 %!"#,#!$#""$...32 % %!"#,#!$#"!$#' #$...33 % &!"#,#!$#"# #...33 % ( ) "$$#""!)$...33 % 1 $$#""!)$...34 A.3.2 TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE %!") # *6 #+)...35 %!") #!$ "#+)...38 A.3.3 CIRCULATION DE L INFORMATION INTERNE A.4 ANNEXES DU MODULE A /2002 & & & & & & & & & & & & & '

2 "!! # $! ( A.1 PRESENTATION DE L AGENCE A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX Dénomination Sigle <insérer la dénomination de l agence> <insérer le sigle de l agence> Statut <préciser le statut juridique de l agence> : (Association à but non lucratif régie par la loi du 1 er juillet 1901 ou Société de capitaux. Pour les associations, rappeler les références du récépissé de reconnaissance par l autorité publique ; pour les sociétés, mentionner les références de l immatriculation au registre du commerce). Sige Adresse Durée de vie Régime fiscal Sécurité sociale <insérer le nom d e la ville du sige de l agence> <insérer l adresse du sige de l agence> (rue : N boîte postale : N téléphone : N télécopie : ) illimitée. Il est important de rappeler que la durée de vie de l'agence n est pas limitée à l exécution d un projet. Sa durée de vie est, en réalité, indéterminée. <insérer le régime fiscal auquel sont assujettis l agence et son personnel> (vis-à-vis des droits et taxes d importation, de la taxe de consommation intérieure, des impôts sur les revenus, droits d enregistrement et de timbres de l impôt sur les traitements et salaires du personnel, etc.). <insérer le régime sécurité sociale auquel sont assujettis l agence et son personnel> (vis-à-vis de la retraite, des prestations familiales, de l assurance maladie et accident de travail, etc.). 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )

3 "!! # $! A.1.2 ADRESSES UTILES Ministre chargé des finances <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service public chargé de la gestion des financements extérieurs > Services des impôts <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service des impôts dont relve l agence > Organisme de sécurité sociale <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service de sécurité sociale dont relve l agence > Service de l'emploi <insérer le nom et les contacts de l interlocuteur du service public chargé des questions de l emploi dont relve l agence > Expert comptable <insérer le nom et les contacts du cabinet d expert comptable qui apporte son assistance à l agence > Auditeur <insérer le nom et les contacts du cabinet d audit chargé du contrôle des comptes de l agence > Commissaire aux comptes (cas des sociétés anonymes) <insérer le nom et les contacts du cabinet du commissaire aux comptes de l agence > Informaticien <insérer le nom et les contacts du bureau de prestations informatiques de l agence > Le CG doit compléter et actualiser régulirement la présente rubrique 12/2002 & & & & & & & & & & & & & *

4 "!! # $! ( + +, - A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE Les statuts prévoient habituellement que le sige de l Agence est fixé dans la capitale administrative du pays d origine. Toutefois, les mêmes statuts précisent que selon les besoins, l Assemblée Générale est habilitée à transférer le sige de l Agence dans toute autre localité du territoire national. De même, cette Assemblée est habilitée à créer des antennes locales dans toute autre localité du territoire national. 12/2002 & & & & & & & & & & & & &.

5 "!! # $! A.1.4 ACTIVITES DE L AGENCE Aux termes des dispositions des statuts, toute Agence poursuit des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques dépendent de la particularité de chaque agence. Par contre, les objectifs généraux de l Agence sont les suivants : exécuter les projets de développement dans les délais et selon des principes d économie, d impartialité, de transparence et d efficacité ; introduire et appliquer des procédures simplifiées efficaces et contrôlables, et qui puissent servir plus tard de référence d efficacité pour l Administration et les Collectivités dans la gestion des marchés publics ; encourager l usage des méthodes à haute intensité de main d œuvre, chaque fois qu elles présentent une efficacité économique, pour contribuer ainsi à la création d emplois et à la lutte contre la pauvreté ; inciter, favoriser le développement du secteur privé national, notamment des bureaux d études et des petites et moyennes entreprises (PME) en général et du secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) en particulier, et faciliter le renforcement de leur capacité à étudier, réaliser et superviser un large éventail de travaux d infrastructure. Le mode opératoire principal de l Agence est la MAITRISE D OUVRAGE DELEGUEE (MOD). Cette activité est régie sur le plan juridique par le mandat qui est un contrat par lequel le mandataire (l Agence : Maître d ouvrage délégué) représente le mandant (Maître d Ouvrage) dans l exécution d opérations réalisées pour le compte de celui-ci. Elle agit en qualité de mandataire pour le compte de mandants qui peuvent être : le gouvernement, les collectivités territoriales, les projets et programmes de développement, les communautés de base et même les intervenants privés. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & /

6 "!! # $! ( ' 0 A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L AGENCE <insérer ici un résumé descriptif sur la 1 re activité déléguée à l Agence> (il est possible de transférer cette partie du manuel dans les annexes du présent module). Les objectifs du projet ou du programme, Les bénéficiaires du projet ou du programme, Les composantes ou parties du projet ou du programme, La durée du projet ou du programme, La zone géographique d intervention, Le coût du projet, La méthode d intervention de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 1

7 "!! # $! # ( 2 - A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE Les documents obligatoires nécessaires à la gestion de l Agence sont classés en 4 catégories : REGISTRES JURIDIQUES : REGISTRES SOCIAUX : REGISTRES COMPTABLES : DOCUMENTS INSTITUTIONNELS : Registres des P.V. d assemblées Registres des P.V. de conseils (pour les SA) Registre de l employeur Registre de la paie Registre médical Livre d inventaire Livre-journal Grand-livre Conventions de financement Conventions de maîtrise d ouvrage déléguée Conventions de projet Manuel de procédures administratives, financires et comptables Manuel de procédures techniques Guides de référence des PTF pour la passation des marchés, les décaissements, la présentation des rapports Tout autre document juridique indispensable 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 3

8 ( ( A.2 ORGANISATION DE L AGENCE A.2.1 ORGANIGRAMME DE L AGENCE ASSEMBLEE GENERALE CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA) DIRECTEUR GENERAL #$$ #!$#"!"$ " ) $#"8!#!"# 0) ##+)!"#!")#!$#" #!$) $!*#+) #!$) ##$ $#, 7,#!#!*,-/ "0$! $# #!$#"!"$ #$$ ##$ $#, #$$,#!#!*),,) $" $#$!$#"#$! $# #!$#" < > : liaison fonctionnelle > : liaison hiérarchique 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 4

9 # + 5 ( A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES La composition, les pouvoirs et le fonctionnement des organes principaux sont décrits dans les statuts et le rglement intérieur de l Agence. Il ressort clairement de ces documents institutionnels que l Agence ne peut être assimilée à un projet. L Agence est une structure autonome à laquelle l Etat confie l exécution de projets publics. Les relations qui existent entre elle et les autorités de l Etat sont fonctionnelles mais non de subordination. C est même la condition essentielle qui préside à la signature des conventions avec les PTF. Les organes de gestion l Agence comprennent : l Assemblée Générale des sociétaires, le Conseil d Administration, pour les sociétés anonymes, la Direction Générale, les services techniques, financiers et administratifs, les Commissions spécialisées. 7)7)7' $ " " % 8 $! $ L Assemblée Générale (AG) est l organe d approbation des actes de l Agence. C est l organe suprême de l Agence. C est elle qui : définit les grandes orientations des activités de l Agence, approuve le programme annuel d activités de l Agence, approuve le budget annuel, et les états financiers annuels de l Agence, approuve le MPACF et ses mises à jour ultérieures. Les décisions de l Assemblée sont prises sous forme de résolutions annexées au procsverbal (P.V.) de la réunion au cours de laquelle ces décisions ont été prises. L AG se réunit au moins une fois par an en session ordinaire pour examiner toutes les questions habituelles liées au fonctionnement normal de l Agence et, en particulier, le projet de budget établi pour l exercice suivant. Elle se réunit en session extraordinaire dans les conditions fixées par les statuts pour examiner les questions relevant de ce type de réunions. Les décisions prises par les organes spécifiques institués dans le cadre de la mise en œuvre des projets ne doivent entamer en rien l autonomie de l Agence. Ces décisions doivent être préalablement ratifiées par l Assemblée générale pour être exécutoires. 7)7)7) $! " $ # # %! "! Dans le cas des sociétés anonymes, le Conseil d Administration (C.A.) est l organe de gestion de l Agence. Sa composition, ses pouvoirs et ses modalités de fonctionnement sont arrêtés par les statuts. Le C.A. reçoit de l AG les pouvoirs les plus étendus pour représenter l Agence vis-à-vis des tiers et autoriser les actes accomplis dans le respect son objet social. Les administrateurs sont nommés par l AG. Le C.A. est notamment chargé : d arrêter les états financiers annuels de l Agence ; d établir le rapport annuel d activités, de proposer le programme annuel d activités, d arrêter le projet de budget annuel de l Agence, d examiner et d entériner les sous-projets et les opérations proposés par les mandats, de proposer la nomination du DG et du Commissaire aux Comptes, de proposer les modifications à inclure dans le MPACF. Le C.A. délgue au DG ses pouvoirs afin de représenter au mieux l Agence et assurer le fonctionnement optimal de l Agence. Le C.A. reste responsable des actes de gestion du DG. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & 6

10 # + 5 ( 7)7)7* $ #!! $ La Direction générale est l organe de direction de l Agence. Le DG (DG) est nommé par l AG sur proposition du C.A. aprs avis du Gouvernement. Le DG reçoit ses pouvoirs, par délégation, du C.A. En conséquence, il agit sous le contrôle du C.A. Pour la mise en œuvre des activités de l Agence, il se fait assister par un Directeur technique (DT) et un Directeur administratif et financier (DAF). 7)7)7. $ " " : " # $! 1. La Direction technique La Direction technique assure la gestion technique de toutes les activités de l Agence. 2. La Direction administrative et financire La Direction administrative et financire assure la gestion administrative et financire des activités de l Agence. 7)7)7/ $ " % % " "! " " $ " " Les commissions spécialisées sont des organes institués pour la prise rapide et collective de décisions de gestion efficaces et transparentes : La Commission des Marchés (CM), La Commission d Analyse, Le Comité hebdomadaire de direction. 1. La Commission des Marchés La Commission des marchés (CM) comprend les membres suivants : DG, Président de la commission DAF ou son représentant, DT ou son représentant, Un observateur désigné par le maître d ouvrage. La CM est chargée de prendre les décisions de qualification et de classement des entreprises et d attribuer les marchés. Elle se réunit autant de fois qu il est nécessaire. La CM est présidée par le DG. Le CA en assure le secrétariat. Les décisions de la CM sont mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions. 2. La Commission des Marchés Les membres de la CA sont désignés par la CM. Le DT préside la CA, s il n est pas membre de la CM. La CA assure le secrétariat de la CM. Elle est chargée de faire les travaux préliminaires d analyse et de proposition pour la prise de décision de la CM. Les décisions de la CA sont mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions. 3. Le Comité hebdomadaire de direction Le comité hebdomadaire de direction (CHD) se compose du staff de l Agence (DG, DT, DAF, Conseillers et de l ASD). Le CHD se réunit une fois par semaine pour examiner le planning des travaux à délivrer au cours de la semaine. Le CHD est présidé par le DG ou son représentant. L ASD assure le secrétariat. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '9

11 # + + A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES On trouvera ci-aprs des fiches décrivant chacun des postes de l Agence. Une fiche a été élaborée pour chaque poste. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques : Titre du poste, Supérieur hiérarchique, Subordonnés, Rôle, Tâches. Il faut noter que dans la présente version du manuel, certains des postes décrits ne sont pas encore pourvus. Sur ces bases, les postes faisant l objet de fiches descriptives concernent : 1. Directeur Général 2. Directeur Technique 3. Directeur Administratif et Financier 4. Contrôleur de gestion 5. Conseiller juridique 6. Conseiller en communication 7. Assistante de Direction 8. Comptable 9. Assistant financier 10. Assistant administratif 11. Secrétaire de Direction pour la DAF 12. Chef de projets 13. Secrétaire de Direction pour la DT 14. Standardiste-réceptionniste 15. Chauffeur 16. Planton Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l Agent occupant le poste concerné afin qu il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ''

12 # + + 7)7*7' # ;! $ Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches Assemblée Générale (ou Président du CA pour les SA) DT, DAF, Conseillers, ASD Le DG est responsable de la bonne marche de l'agence tant sur le plan technique que financier et administratif vis à vis de l Assemblée Générale de l Agence, du Gouvernement et des PTF. Le DG a autorité directe sur tous les organes de gestion de l Agence. Il dispose de tous les pouvoirs les plus étendus pour administrer l'agence. Administration générale il assure la gestion quotidienne de l'agence en accord avec la politique générale et les rglements régissant l'activité de l'agence ; il collabore avec les institutions nationales et internationales, PTF y compris, pouvant aider à la réalisation des objectifs de l'agence ; il prépare et exécute les délibérations de l AG; il préside toutes les commissions spécialisées de l Agence ; il signe les actes concernant l Agence et représente celle-ci vis à vis des tiers et le cas échéant en justice; il est assisté sur le plan opérationnel par un directeur technique et un directeur administratif et financier ; il propose l'organigramme et son actualisation à l AG ; il coordonne toutes les activités de l'agence. il prend, dans les cas d'urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales, toutes les mesures conservatoires nécessaires, à charge pour lui d'en rendre compte à l AG. dans les plus brefs délais. Gestion financire il présente à l AG (et au PTF) les budgets prévisionnels, les états financiers annuels de l'agence et ceux des projets exécutés ainsi que les rapports d'activité trimestriels et annuels ; il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes spéciaux ouverts dans les banques commerciales ; il co-signe les chques tirés sur les comptes bancaires qui ont été préparés par le comptable ; Acquisitions de biens et services il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement de l'agence en biens et services requis ; il approuve les bons de commande de biens et de service; il passe les contrats avec les bénéficiaires, maîtres d'œuvre, ONG et entrepreneurs pour l'exécution des sous-projets. Gestion technique il valide les propositions de sous-projets soumises par les bénéficiaires afin de s'assurer que ceux-ci répondent parfaitement aux critres d'éligibilités définis ; il veille au respect du cahier de charges des maîtres d œuvres, ONG, entreprises, fournisseurs engagés dans les contrats avec l Agence ; il veille également à s assurer que les bénéficiaires de sous-projets respectent bien leurs engagements ; il prononce les réceptions provisoires et définitives des ouvrages ; il prononce la remise des ouvrages au maîtres d ouvrages. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & ')

13 # + + Tâches (suite) Administration du personnel il nomme les cadres, conformément à la procédure de recrutement en vigueur ; il recrute et licencie le personnel conformément aux textes en vigueur; il veille à l application des rglements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels, directives, circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel ; il détermine les niveaux de rémunérations du personnel; il autorise les augmentations de salaires, le versement des primes, et autres gratifications de même que les retenues sur salaires ; il autorise les acomptes et avances sur salaires ; il informe le personnel de toutes les conditions d'emploi ; il signe les états de salaires (état de virement et billettage) ; il veille à ce que tous les registres obligatoires en matire de gestion du personnel soient tenus à jour ; il arrête les horaires de travail conformément aux textes en vigueur ; il autorise les absences du personnel. il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le cadre de l'agence; il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque au respect du rglement intérieur. Gestion du patrimoine de l'agence il est responsable du patrimoine de l Agence et des biens acquis dans le cadre de l exécution des projets confiés à l Agence ; il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont régulirement protégés contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...) il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements acquis sur les fonds propres de l Agence et sur les fonds des PTF ; il veille à ce que le personnel de l'agence utilise les biens raisonnablement. Rapports Les statuts de l Agence, les conventions de financement, les conventions de projets et les conventions de maîtrise d ouvrage déléguée ; la convention-cadre entre le Gouvernement et l Agence prévoient l établissement de rapports pour rendre compte de l exécution des activités confiées. Le DG veille à la production régulire de ces rapports qui couvrent aussi bien les données techniques que financires. Les rapports financiers sont regroupés en deux (2) catégories : les états financiers produits par l Agence en sa qualité de personne morale ; les états financiers produits par l Agence en sa qualité de mandataire chargé d exécuter les activités qui lui ont été déléguées. Pour lui permettre de répondre à ces obligations : il contrôle et approuve les rapports financiers avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l AG ; il contrôle et approuve les rapports d'activités avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l AG. Suivi et contrôle Le DG supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées au sein de l Agence. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs à l Agence (ci-aprs) exercent leur mission sans entraves : Commissaire aux comptes (pour les SA), Inspection du Ministre chargé des finances (pour la gestion des fonds publics), Brigade de vérification fiscale, Inspection du Travail, auditeurs indépendants recrutés pour conduire l audit des états financiers des projets dont l Agence exécute les activités, missions de revue à mi-parcours, etc... 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '*

14 # + + 7)7*7) # ; <! = ; Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches! DG CP, SD Sous la responsabilité du DG de l'agence, le Directeur Technique a pour missions principales la supervision et le contrôle du processus technique de préparation, de sélection, de l exécution, du suivi et de la remise des projets aux maîtres d ouvrages et aux bénéficiaires. Gestion technique il veille à l'application des dispositions du manuel de procédures techniques de l Agence ; il constitue et gre les banques de projets relevant de sa compétence technique ; il veille à la mise à jour le registre des entreprises qualifiées et des maîtres d'œuvre ; il coordonne et supervise les études confiées par l'agence aux maîtres d'œuvre ; il contrôle, a posteriori, les DAO réalisés par les maîtres d'œuvre pour s'assurer de leur conformité aux dispositions du manuel de procédures techniques ; il préside les travaux de la CA s il n est pas membre de la CM ; il s'assure que les maîtres d'œuvre exécutent leur mission de supervision et de contrôle des travaux dans les rgles de l'art ; il programme l'exécution des activités ; il prépare les programmes annuels ; il supervise les activités des chefs de projets travaillant sous son autorité ; il valide les décomptes et veille à la tenue à jour de la situation des travaux ; il facilite matériellement les missions techniques (supervision, audit technique), et fournit toutes les informations et documents nécessaires, il fait préparer la réception des travaux exécutés par les entrepreneurs au profit des bénéficiaires ; il tient à jour la documentation technique répondant aux besoins de l'agence ; il propose au DG des thmes d'études tendant à améliorer la performance des entreprises locales et la qualité des projets soumis par les bénéficiaires et maîtres d'ouvrage ; il s'acquitte de toutes les autres tâches qui pourraient lui être confiées par le DG. Gestion administrative et financire des marchés de travaux il vérifie les décomptes et situations établis par les entreprises et certifiées par le maîtres d œuvre ; il certifie les services faits par les maîtres d œuvre ; il veille à une bonne gestion documentaire des marchés ; Activités de formation et d information il identifie les entrepreneurs et les maîtres d œuvre ayant besoin d une formation dans le domaine de la gestion de leur entreprise ; il prépare le plan de formation de ces partenaires ; il identifie les formateurs et les centres susceptibles d être consultés. Rapports il prépare avec le CG/CI les rapports d'activités trimestriels et annuels sur l avancement et la réalisation des projets exécutés par l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '.

15 # + + 7)7*7* # ; # %! "!! Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches """ """ DG SD, CPT, ASF, ASA, CHF, STR, PLT Sous la responsabilité du DG de l'agence, le Directeur Administratif et Financier assure des fonctions de direction administrative, financire et comptable de l'agence. Supervision il est chargé de superviser et contrôler les services financiers et comptables de l'agence ainsi que l ensemble des tâches à incidence financire ou ayant trait à la gestion financire. Gestion financire il s'assure que les procédures financires mises en œuvre sont conformes aux dispositions du manuel de procédures techniques ; il responsable de la préparation du projet de budget de l'agence ; il fait préparer les demandes de réallocation de fonds adressées aux PTF ; il contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ; il co-signe les chques, virements de paiement et les engagements de dépenses. Acquisitions de biens et services il veille au respect des procédures d acquisitions de biens et de services ; il assure un contrôle rigoureux des dépenses en veillant au respect du budget ; il procde au contrôle du respect des clauses contractuelles à l'occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ; Gestion comptable il contrôle et veille à l'établissement des états financiers ; il contrôle les pices pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation ; il vérifie périodiquement les livres et registres comptables pour s'assurer de leur bonne tenue ; il contrôle les états de rapprochement de comptes bancaires ; il s'assure régulirement que les pices justificatives des transactions de l'agence et tous documents financiers ou d'ordre comptable sont classés ou archivés suivant des principes efficaces ; il contrôle les opérations de décaissements, en particulier le paiement des décomptes et des factures et maintient des relations d'ordre comptable avec les fournisseurs et l'administration ; Suivi du fonctionnement du SIG il veille au bon fonctionnement du SIG (Systme Intégré de Gestion) mis en place pour la gestion des activités de l Agence ; il prend toute mesure appropriée pour résoudre les dysfonctionnements constatés et/ou pour faire introduire par des techniciens habilités les modifications et améliorations souhaitables. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '/

16 # + + Tâches (suite) Gestion administrative il est chargé de l'organisation générale des services administratifs et financiers de l'agence ; il veille au bon fonctionnement des structures administratives de l'agence ; il veille à l'application des procédures administratives, financires et comptables de l'agence et à leur mise à jour régulire ; il s'assure que les conventions avec les PTF et le Gouvernement sont respectées; il procde à la description des tâches des postes administratifs; il supervise le recrutement du personnel de l'agence, gre sa promotion et sa formation ; il accorde une attention particulire à l'application de la législation du travail ; il veille à une bonne circulation de l information de portée générale au sein de l Agence. Gestion des stocks et des équipements il veille à ce que les stocks et les équipements acquis soient régulirement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) ; il veille à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d outils adéquats ; il prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements ; il veille à ce que le personnel de l'agence utilise raisonnablement les biens. Rapports Le DAF a la responsabilité de produire les états financiers suivants : les états financiers produits par l Agence en sa qualité de personne morale ; les états financiers produits par l Agence en sa qualité de mandataire chargé d exécuter les activités qui lui ont été déléguées. Le DAF tient les états financiers ci-dessus à la disposition des organes de contrôle : Commissaire aux comptes (pour les SA), Gouvernement (pour les fonds publics), services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants ; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '1

17 # + + 7)7*7.! $ ; # "! >! $ ;!!? Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches # # DG néant Sous la responsabilité du DG, le Contrôleur de Gestion (CG) assure une fonction de contrôle et de surveillance de la réalisation des objectifs d activité. <Cette fonction peut être également assurée par un contrôleur (ou auditeur) interne (CI). La différence fondamentale entre ces deux fonctions est que les tâches du CG si situent en aval des tâches des autres agents alors que les fonctions du CI sont en amont>. Systme d information de gestion il informe la Direction Générale sur les faits d ordre interne et externe dont la connaissance est utile pour ajuster la politique générale de l Agence ; il appui la Direction Générale dans son rôle de formulation des hypothses et des directives susceptibles de maximiser les chances de réalisation des objectifs généraux de l Agence ; il rend compte, au moyen de tableaux de bord, des écarts entre les prévisions et les réalisations, donne une explication des causes et indique les mesures correctrices adéquates ; il veille à la mise en œuvre d une comptabilité analytique de gestion adaptée aux besoins de l Agence. Gestion de l organisation il propose toute suggestion permettant une meilleure répartition des tâches et des responsabilités en vue de l atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de moyens et temps ; il signale toute inadéquation actuelle des procédures en vigueur et propose les solutions d amélioration. Gestion budgétaire il appui la DAF pour la préparation du projet de budget adapté aux objectifs généraux et aux prévisions globales de la Direction Générale. Gestion du patrimoine il organise et supervise les travaux d inventaire physique de biens, fournitures et caisse de l Agence. Rapports il veille au respect des délais de remise des rapports de chaque direction ; il dresse lui-même trimestriellement un rapport de contrôle de gestion ; il participe à la rédaction des rapports d activités de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '3

18 # + + 7)7*7/! " $ ; # = ; Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches $!$ $ DG néant Sous la responsabilité du DG, le Conseiller Juridique (CJ) assure une fonction de contrôle du respect de la légalité des actes impliquant l Agence et de protection de l Agence vis-à-vis des tiers. <Cette fonction peut être sous traitée auprs d un cabinet juridique indépendant suivant les besoins de l Agence>. Rédaction des actes il rédige ou vérifie tous les projets d actes impliquant l Agence avant sa signature par le DG ; il assure la fonction d huissier à la CM lors de l ouverture des plis à l occasion des appels d offres ; il rédige les PV de l AG ; il vérifie la conformité juridique des PV des commissions de l Agence ; Déclaration des actes il veille au respect des délais légaux de communication à l Administration des déclarations juridiques, fiscales et sociales ; il s assure du respect des délais de dépôts des états financiers, des rapports d activités, des PV des AG ; Conservation il tient à jour tous les registres légaux de l Agence ; il conserve les garanties reçues des tiers de même que les garanties données ; il assure la main levée des cautions reçues ; il assure la gestion des baux, polices d assurances, cautionnements ; il assure le suivi des conventions signées par l Agence ; il gre les risques liés aux engagements pris par l Agence. Contentieux il assure le suivi des dossiers de contentieux de l Agence avec les tiers en liaisons avec les cabinets d avocat. Rapports il dresse annuellement un rapport sur le respect des dispositions juridiques par les services de l Agence. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '4

19 # + + 7)7*71! " $ $! % % ;!! >? Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches DG néant Sous la responsabilité du DG, le Conseiller en Communication (CC) assure une fonction de conception, d exécution et de contrôle des actions en communication de l Agence avec les bénéficiaires, les PTF et les médias. <Cette fonction peut être sous traitée auprs d une agence de communication suivant les besoins de l Agence>. Rédaction des messages il conçoit les messages adressés au public cible ; il participe à la préparation de campagnes médiatiques ; il prépare les dépliants et autres documents d informations sur les activités de l Agence ; il exécute les reportages lors de cérémonies de remises d ouvrages ; Tâches de protocole il appui la Direction Générale dans l organisation des rencontres d information avec les populations bénéficiaires des activités et les autorités administratives ; il organise les émissions télévisuelles ou radiophoniques de l Agence ; il prépare les visites de chantiers pour les PTF ; Suivi de l impact des actions en communication il collecte toutes informations susceptibles de mesurer l impact des actions en communication dans le public cible ; Rapports il dresse trimestriellement un rapport sur les actions en communication exécutées au cours du trimestre écoulé. 12/2002 & & & & & & & & & & & & & '6

20 # + + 7)7*73 " " "! # #! Titre du poste Supérieur hiérarchique Subordonnés Rôle Tâches DG néant Sous la supervision du DG, l Assistante de Direction (ASD) assure les tâches administratives ci-aprs. Traitement de textes elle assure le traitement des textes rédigés par le DG, au moyen d un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les correspondances avec l administration fiscale et douanire (demandes d'exonérations) et avec l administration du travail et de la sécurité sociale et divers autres organismes, les notes de service, les rapports, les procs-verbaux, les comptes-rendus, les contrats, etc. ; elle soumet ces documents au DG pour signature. Gestion du courrier elle reçoit le courrier du DG pour traitement ; elle veille à ce que le STR tienne à jour les registres pour le suivi du courrier "départ" et "arrivée" ; elle s assure de l enregistrement et de la ventilation du courrier et ces documents en provenance ou à destination des autres services ; elle contrôle et s'assure de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ; elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ; elle s assure de la distribution régulire du courrier destiné à l extérieur par le planton (ou le service privé de courrier) ; elle utilise un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l archiver. Classement des documents elle procde au classement des documents destinés aux différentes directions selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ; elle classe le courrier par nature de pices : rglements reçus, documents émanant des banques et chques postaux, factures et relevés des fournisseurs, soumissions ou offres relatives aux marchés, courriers divers. Gestion des rendez-vous et visites elle prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DG ; elle rappelle en temps opportun au DG les réunions et obligations prévues; elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du DG. Missions, voyages elle prépare les missions du DG, elle prépare les ordres de missions du staff de l Agence ; Communications téléphoniques elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DG ; elle note les messages téléphoniques destinés au DG. ; 12/2002 & & & & & & & & & & & & & )9