INVOIC D 96.A V2. Guide utilisateur Message Facture/Avoir. Version juin / 108

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1 Guide utilisateur Message Facture/Avoir INVOI D 96.A V2 Version juin / 108

2 Sommaire 1 hapitre I : Introduction Statut Définition Signe des zones Evolutions Règles générales Analyse des données Les numéros de référence Les intervenants Les intervenants dans la Facture Les intervenants dans l'avoir Les prix et les montants Les prix Les montants Longueurs de zones pour les prix et montants (valable pour la Facture EDI ou papier) Les taxes parafiscales et assimilées, les droits et les contributions Les types de taxes parafiscales et assimilées et de droits dans la Facture Récapitulatif de taxes parafiscales et assimilées et de droits L'escompte L'escompte négocié L escompte conditionnel La date d échéance de l Avoir Les pénalités Les remises et charges La gestion des gratuits dans la Facture : 2 solutions sont retenues ère Solution ème Solution Les mentions obligatoires de la Directive européenne 2001/115/E Divers Points de vigilances de la facture chez BRIO DEPOT La Facture L avoir ontrainte technique Brico Dépôt La règle de l arrondi La règle de calcul de la TVA Segment RFF+ON : numéro de commande initiale Segment NAD+BY Nom et adresse de l acheteur : Segment LIN ode de lecture du document : colonne Brico Depot Type de Factures Dématérialisation Monnaies Rappel de format et syntaxe dans les messages EDI 21 2 hapitre II : Diagramme De Branchement 22 3 hapitre III : Recommandations 23 4 hapitre III : ontenu des segments DESRIPTION DU SEGMENT UNA UNB - M DESRIPTION DU SEGMENT UNZ 27 5 hapitre V : Description des segments 28 2 / 108

3 6 hapitre VI : ontenu des segments UNH - M BGM - M DTM - M PAI FTX RFF - M DTM NAD - M FII RFF - M TAX - M UX - M DTM PAT - M DTM PD MOA TOD - M LO AL - M PD - M MOA - M TAX - M LIN - M PIA IMD MEA QTY DTM FTX MOA - M PRI - M RFF DTM PA - M TAX - M AL -M / 108

4 6.38 PD - M MOA - M TAX - M UNS - M NT MOA - M RFF - M DTM TAX - M MOA AL - M MOA UNT - M Annexes : Exemples de message Brico Dépôt 100 Facture unique simple avec factor (non EDI) 100 Facture avec frais de port 101 Facture avec remises a la ligne 102 Facture avec gratuit 103 Facture avec taxes parafiscale (DEEE dans l exemple ci-dessous) 104 Avoir (avec identification de la facture initiale) 105 Facture multi-commandes 106 Facture étranger : / 108

5 1 hapitre I : Introduction 1.1 Statut Type de message : INVOI Répertoire de référence : D.96A Sous ensemble EANOM : 008 Version : V2 1.2 Définition La facture est un message demandant le paiement pour des biens ou des services fournis dans les conditions acceptées par le vendeur et l acheteur. La référence à la «facture» doit être interprétée plus largement comme «facture / Note de rédit / Avoir». Les factures dématérialisées fiscalement échangées entre deux partenaires commerciaux correspondent à la télétransmission de «factures» sous forme électronique, sans que la facture soit échangée sous forme de document papier. La dématérialisation fiscale des factures supprime, de ce fait, un rapprochement manuel entre la facture télétransmise et son équivalent papier. Ne sont acceptés par EDI que les factures d achat, les factures de frais généraux doivent être envoyées au siège sous format papier. 1.3 Signe des zones Tout montant négatif doit être signé (généralement pour les consignes). Le signe "-" est placé devant le montant. Dans tous les cas, le produit algébrique "quantité x PU = montant" doit être respecté. Pour déterminer le signe d'un montant, on considérera que le total d'une Facture "normale" (c'est-à-dire qui donnera lieu à un transfert financier du destinataire au profit de l'émetteur) et que le total d'un Avoir "normal" (mouvement financier inverse) sont l'un et l'autre positifs. 1.4 Evolutions Version La qualifiant NAD O est obligatoire (correction du commentaire dans le tableau $1.5.2) Détail du cas d un factor ($1.6.1 et $6.8) Précision sur les filières d approvisionnement ($1.6.7 et $6.8) Version La valeur numérique du RFF+ON $6.3 passe de 8 à 10 caractères o Les commandes possèdent 8 ou 10 caractères Mise à jour des entités BRIO DEPOT SASU et BRIO DEPOT Version La format du segment RFF +GN doit contenir une valeur spécifique pour les fournisseurs étrangers ($1.6.11) Version orrection des exemples de messages en annexe du document (Annexe) Intégration de la nouvelle mention obligatoire sur les factures au 1er janvier 2013 : l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement Précision sur les avoirs ($1.6.2) Régularisation des valeurs de colonnes Brico Dépôt dans les contenus des segments 5 / 108

6 Version Rajout de la taxe ontribution pour le traitement des déchets d'ameublement $1.5.4 Version Rajout sur l envoi des factures complémentaires 1.5 Règles générales Veuillez associer scrupuleusement BGM+380 pour une facture et BGM+381 pour un avoir BRIO DEPOT SASU ne voulant pas diverger des standards EANOM, les règles générales sont celles définies par le groupe de travail EANOM pour la facture et l avoir. BRIO DEPOT est une entité qui possède 2 GLN Un GLN correspondant à BRIO DEPOT SASU (filière directe BD2) Un GLN correspondant à BRIO DEPOT (ex BRIO STOK) (filière ROSS DOK ONTROLE- BD3) BRIO DEPOT SASU et BRIO DEPOT ne forment fiscalement et juridiquement qu une seule société. Le message facture doit comporter au minimum les mentions prévues par les textes en vigueur et notamment : Mentions obligatoires générales : Les noms ou dénominations sociales de l assujetti et du client ainsi que leurs adresses respectives ; Le numéro individuel d identification attribué à l assujetti ; Une numérotation des factures séquentielle, unique et continue ; La date de la facture : sa date de délivrance ou d émission. Mentions relatives aux opérations réalisées : La date de l opération : date de réalisation de la livraison de biens, de la prestation de services ou du versement de l acompte si elle diffère de la date de facture ; pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA ; Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l opération et directement liés à cette opération. Mentions relatives à l ensemble des opérations facturées : Le total hors taxe et la taxe correspondante par taux d imposition ; Le montant total de la TVA à payer ; Les renseignements nécessaires à l établissement d'une liste récapitulative Analyse des données Les numéros de référence L'indication du numéro de ommande et du numéro de l'avis d'expédition (ou du Bon de livraison) est obligatoire dans la Facture de biens. L'indication du numéro de Facture est obligatoire dans l'avoir si la Facture est identifiable. 6 / 108

7 Les seuls éléments de traçabilité de la chaîne sont le numéro de ommande, le numéro de Bon de livraison ou le numéro d'avis d'expédition. 7 / 108

8 EANOM INVOI - Facture / Avoir - Profil Général EAN 008 Seuls les types d'avoir géré en EDI sont renseignés ci-dessous : Type d'avoir Reprise de marchandises après facturation (sur reprise d'invendus, périmés) Accord préalable entre les partenaires (OUI/NON) OUI Quand envoyer l'avoir? - Suite au retour physique des marchandises - Suite à l'avis de retour (GT Disque) Reprise de NON Suite à la réception des marchandises et sur marchandises suite à litige réception (associé la base du message READV ou du Bon de livraison émargé à un document) Erreur de facturation OUI - Suite à la Facture - Suite à la demande de redressement ou note de débit Type de référence indiquée en entête - Numéro de Bon de reprise (émis par le fournisseur) (onditionnel) - Numéro d'avis de retour (émis par le client) (onditionnel) - Numéro d'autorisation de retour (onditionnel) - Numéro de Demande de retour (onditionnel) - Numéro de Bon de destruction (onditionnel) - Numéro de ommande (Requis) - Numéro de Facture (Requis) - Numéro de READV ou BL, ou avis d expédition (onditionnel) - Numéro de Demande de redressement (onditionnel) - Numéro de Bon de livraison / avis d'expédition (onditionnel) - Numéro de ommande (Requis) - Numéro de Demande de Redressement (onditionnel) - Numéro de Note de débit (onditionnel) - Numéro de la Facture (Requis) Déconsignation NON A la réception des consignes - Numéro de ommande (onditionnel) - Numéro de BL (onditionnel) - Numéro d Avis d expédition (onditionnel) - Numéro de Facture (onditionnel) Le règlement des ristournes de fin d'année, la régularisation de TVA et la régularisation sur escompte trop perçu ne seront pas traités en EDI. Le code lieu-fonction du "ommandé par" doit être indiqué dans tous les cas d'avoir y compris ceux qui n'ont pas de référence à la ommande. Légende : Requis (R), onditionnel () 8/108

9 EANOM INVOI - Facture / Avoir - Profil Général EAN Les intervenants Les intervenants dans la Facture Légende : Requis / onditionnel / Non utilisé = R / / N (statut EANOM ) - Légal = L (contraintes légales) Facturer à (IV) / avoir émis à Facturé par (SE) / avoir émis par Siège social du vendeur (O) Statut ode d identification (NAD) Dénomination sociale + adresse Forme juridique et capital social RS / RM N d identification à la TVA R / / N L R / / N L R / / N L R / / N L R / / N L R / / N L R L R L R L L R L (échange intracommunau taire) R L R L R L R L R (si pas de (si pas de siège social siège social sinon N) sinon N) SIREN (RFF) R (échange francofrançais) L R L R (si pas de siège social sinon N) R L R L R L R L R L R L R L L L Régler à (RE) / R R Déduire à ommandé par R R (BY) Lieu de R R livraison primaire (DP) Déclarant de R si différent du R R R TVA «facturé par» (représentant fiscal) (L) Affactureur R si différent du R R (DL) «régler à» Expédier de R (SF) Il est recommandé d utiliser les codes lieux-fonctions EAN pour identifier les partenaires dans la Facture. 9/108

10 Les intervenants dans l'avoir odes Libellé dans la Facture Libellé dans l'avoir SE Facturé par Avoir émis par O Siège social Siège social RE Régler à Déduire à SF Expédié de Expédié de IV Facturer à Avoir émis à BY ommandé par ommandé par DP Lieu de livraison primaire Lieu de livraison primaire L Représentant fiscal Représentant fiscal Les prix et les montants Les prix Les prix figurant dans la Facture sont : Le prix brut (exclues les TPF et assimilées) Le prix net (incluses les TPF et assimilées soumises à TVA) Le prix net ristournable (exclues les TPF et assimilées) TPF = Taxes ParaFiscales Les montants Parmi les montants présents dans la Facture, il y a : Le montant net de la ligne (incluses les TPF et assimilées soumises à TVA) Le montant total net HT (incluses les TPF et assimilées soumises à TVA ) Le montant total net TT (incluses les TPF et assimilées soumises à TVA) Le montant total net ristournable (exclues les TPF et assimilées) Le montant total des taxes du message par taux de TVA Le montant total de la TVA en Euro Le montant total des taxes (toutes taxes cumulées : TVA+TPF). TPF = Taxes ParaFiscales Longueurs de zones pour les prix et montants (valable pour la Facture EDI ou papier) Les règles retenues par le Groupe EURO (cf. document "Mise en œuvre de l'euro dans les relations commerciales") pour les longueurs de zone pour les prix et les montants sont : Partie entière * Partie décimale * Prix catalogue (brut) 12 3 alculs intermédiaires 13 6 dans la cascade (montant unitaire remise, charge ou TPF) Pourcentage 6 4 Taux de taxe 6 4 Taux de change 6 6 Prix net (fait partie des 10 6 calculs intermédiaires) Montant total ligne 16 2 Montant total pied 16 2 * Les longueurs indiquées sont "jusqu'à" 10/108

11 Remarque : le nombre de décimales dépend aussi de l'utilisation ou non de la base du prix. Les montants ne peuvent excéder 2 décimales, car l unité au-delà n existe pas.. Si une Facture papier est envoyée en même temps que la Facture EDI, les longueurs de zones retenues doivent être identiques pour les deux supports Les taxes parafiscales et assimilées, les droits et les contributions Une taxe est un impôt ou une contribution frappant certaines fournitures ou prestations de service en fonction de leur importance. Elle est payable à un tiers à la relation commerciale. Il existe deux types de taxes parafiscales et assimilées et de droits: les taxes parafiscales soumises à TVA les taxes parafiscales non soumises à TVA. omme les taxes parafiscales et assimilées, ou les droits, ne sont ni collectées ni déclarées par le client, elles sont indiquées pour information dans la Facture, dans un groupe de segments AL. Le segment TAX de ce groupe permet d'indiquer la TVA qui s'applique sur certaines de ces taxes ou sur ces droits. Les taxes parafiscales et assimilées et les droits sont transmis dans la Facture pour montrer qu'il s'agit d'éléments non négociables du prix et que les remises ne s'appliquent pas sur ces taxes ou ces droits. Lorsqu'une taxe parafiscale est indiquée, elle est exclue du prix brut et du prix net ristournable (qui va servir à calculer la collaboration commerciale). Par contre, elle est incluse dans le prix net facturé Les types de taxes parafiscales et assimilées et de droits dans la Facture Les taxes parafiscales et assimilées suivantes figurent dans la Facture : Taxe sur les allumettes et les briquets : cette taxe est répercutée sur la Facture et correspond à un montant fixe par boîte ou par briquet. Taxe éco-emballage : peut être indiquée dans la Facture (pour indiquer que l'augmentation du prix de l'article est liée à une augmentation de la taxe éco-emballage). ette taxe est payée par l'emballeur. Il s'agit d'un montant. Taxe Générale sur les activités polluantes. Taxe parafiscale sur les piles Récapitulatif de taxes parafiscales et assimilées et de droits Les taxes parafiscales et assimilées et de droits sont récapitulés en pied de Facture dans un groupe de segments AL. ode EAN Libellé officiel Droit spécifique sur les eaux et les boissons non-alcoolisées Droit spécifique sur les ouvrages d'or ou contenant de l'or, d'argent ou de platine Taxe forestière sur les sciages, éléments de charpente, menuiseries industrielles du bâtiment, parquets, lambris, moulures, baguettes, bois de placage, bois contreplaqués, panneaux, palettes, emballages en bois, papiers et cartons fabriqués, faisant l'ob 11/108

12 Taxe pour le développement des industries de l'ameublement Taxe pour le développement des industries de l'habillement Redevance sur l'édition des ouvrages de librairie Taxe pour le développement des industries de l'horlogerie, bijouterie, joaillerie et orfévrerie et des arts de la table Surtaxe sur les eaux minérales Taxe pour le financement social des organismes agricoles Redevance sanitaire d'abattage Redevance sanitaire de découpage otisation Interprofessionnelle pour le financement d'interbev Taxe au profit du entre technique interprofessionnel des fruits et légumes Taxe octroi de mer Taxe Intérieure de onsommation sur le Gaz Naturel otisations percues au profit de l'union Nationale Interprofessionnelle idricole (UNIID) et l'institut Français des Productions idricoles (IFP) ontribution Volontaire Rendue Obligatoire sur les mélanges de semences de gazon Droits et taxes perçus par le centre national de la cinématographie omité interprofessionnel des palmipèdes à foie gras ontribution Eco-emballages Taxe intérieure sur les produits pétroliers Taxe générale sur les activités polluantes Droits d'accises sur les alcools otisation sécurité sociale sur les boissons alcooliques ayant un titre alcoométrique volumique acquis supérieur à 25% vol ontribution pour l'élimination des piles et accumulateur usagés (OREPILE) otisation INTERFEL otisation label viande Taxe affectée au centre technique des industries mécaniques otisation volontaire obligatoire interprofessionnelle Taxe d'abattage ontribution tarifaire d'acheminement gaz ontribution au service public de l'électricité ontribution pour le traitement des déchets d'équipements électriques et électroniques ontribution tarifaire d'acheminement électricité Rémunération pour copie privée ontribution pour une pêche durable 12/108

13 Redevance pour pollutions diffuses Taxe pour le développement des industries des matériaux de construction ompensation des charges de service public portant sur la fourniture de gaz naturel au tarif spécial de solidarité ontribution Eco TL Taxe sur les ventes et les locations de vidéogrammes destinés à l'usage privé du public Taxe sur les prémix ontribution Spécifique Equarissage Porc Taxe Intérieure sur la onsommation Finale d Electricité Taxe Départementale sur la onsommation Finale d Electricité Taxe ommunale sur la onsommation Finale d Electricité ontribution pour le traitement des déchets d'ameublement L'escompte L'escompte négocié L'escompte négocié (ou acquis) s'applique sur l'intégralité de la Facture ou à la ligne. Il ne peut y Avoir, dans une même Facture, de l'escompte négocié appliqué à la ligne et au global. L'escompte négocié s'applique sous forme de taux sur le montant total HT (ou sur le montant HT de la ligne) pour déterminer un montant d'escompte. La base de calcul de l'escompte négocié sera toujours indiquée dans le segment MOA sous AL. et escompte négocié est traité comme une remise dans la Facture (groupe de segments AL). Simplement l'escompte est financier alors que la remise est commerciale, ce qui implique des traitements comptables différents : en effet, l'escompte ne vient pas en déduction du chiffre d'affaires. Lorsque l'escompte est négocié avec plusieurs taux de TVA, il est recommandé de le préciser à la ligne. En revanche, si l'escompte est négocié de façon globale, il est autorisé de l'indiquer en-tête en utilisant le groupe SG15 (répété autant de fois qu'il y a de taux de TVA) L escompte conditionnel L escompte conditionnel est déduit du montant de la Facture en fonction de la date à laquelle le règlement intervient. Il est calculé sur le montant TT total (ou sur le montant TT de la ligne). La base de calcul de l escompte conditionnel sera toujours indiquée dans le segment MOA sous PAT ou FTX. Le groupe indique que le groupe de segment SG8 doit toujours être utilisé pour exprimer le fait que des conditions d escompte existent (segment PAT, DE 4279 = 22) et pour indiquer la date d échéance de la Facture (segment DTM, DE 2005 = 13). La description de ces conditions d escompte et leur pourcentage ou montant doivent être indiqués, si possible, dans les segments PAT, PD et MOA du SG8. Sinon, cette description et le montant ou le pourcentage associé peuvent être transmis dans le segment FTX d en-tête (avec DE 4451 = AAB). 13/108

14 Les conditions de l escompte conditionnel doivent être indiquées de façon compréhensible dans la Facture. Doivent figurer : - le taux - la date limite d application de l escompte ou un nombre de jours à compter de la date de la Facture (ou de la date estimée de livraison). Régularisation de la TVA pour l escompte conditionnel, deux cas : - 1 er cas : la déclaration que font les entreprises correspond au montant de la TVA payé. Il n y a généralement pas envoi d un Avoir réajustant le montant de la TVA. - 2 ème cas : les entreprises renoncent à la récupération de la TVA. Lorsqu il n y a pas de régularisation de TVA, la mention «net de taxe» doit apparaître dans la Facture (segment TAX du groupe de segments SG6). Sinon, il doit y avoir un Avoir de régularisation de TVA. Même s il n y a pas d escompte conditionnel dans la Facture, il est obligatoire de l indiquer. Son taux est alors égal à 0 (zéro). Par contre, il est recommandé de ne pas indiquer des conditions d escompte spécifiques à la ligne. Lorsque le cas se présente (conditions différentes en fonction des gammes de produits ou alors dans le cadre de la dernière loi d orientation agricole qui fixe des dates d échéance différentes en fonction des produits), il faut donc faire autant de Factures qu il y a de conditions d escompte différentes. L escompte conditionnel sera mentionné dans l Avoir comme dans la Facture. La régularisation sur escompte trop perçu ne sera pas traitée en EDI. Dans l Avoir, on doit faire référence aux conditions d escompte qui s appliquent pour le client et pour le produit que cet Avoir fasse référence ou non à une Facture. Même s il n y a pas d escompte conditionnel pour ce client et pour ce produit, il est obligatoire d indiquer le néant d escompte. Son taux est alors égal à 0 (zéro) La date d échéance de l Avoir Si la Facture est arrivée à échéance, la date d'échéance de l'avoir est la date d'émission de l'avoir. Si la Facture à laquelle fait référence l'avoir n'est pas arrivée à échéance, la date d'échéance de l'avoir est la date d'échéance de la Facture. Si la Facture à laquelle fait référence l'avoir n'est pas identifiable, la date d'échéance de l'avoir est la date d'émission de l'avoir Les pénalités La Facture doit aussi mentionner les taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la Facture résultant de l application des conditions générales de vente. La description de ces conditions de pénalités, et leur pourcentage ou montant doivent être indiqués, si possible, dans les segments PAT, PD et MOA. Sinon, cette description et le montant ou le pourcentage associé devront être transmis dans le segment FTX d'en-tête avec la DE 4451 = PMD Les remises et charges En ce qui concerne les remises, seules les remises inconditionnelles figurent dans la Facture. Les remises inconditionnelles sont les remises dont le principe est acquis et le montant chiffrable au moment de la vente. Le paiement peut intervenir à une échéance postérieure, par exemple, dans le cas de remises de fin d année. 14/108

15 Par opposition, les remises conditionnelles sont les remises dont l existence est liée à une condition (atteinte d un certain niveau de chiffre d'affaires, respect d assortiment, ). La valeur de cette remise est déterminée en fin de période. Les remises inconditionnelles qui figurent dans la Facture sont les suivantes : Les remises globales inconditionnelles sur Facture Les remises globales inconditionnelles hors Facture Les remises lignes inconditionnelles sur Facture Les remises lignes inconditionnelles hors Facture. Les remises (comme les charges) globales sont déduites ou ajoutées sur le montant total des lignes articles ou dans une étape postérieure dans la cascade. Elles sont indiquées dans l'en-tête du message. Les remises et charges lignes sont toujours indiquées dans la ligne à laquelle elles s'appliquent. Si des remises ou charges s'appliquent à plusieurs articles, il est obligatoire de les indiquer pour chaque article concerné. Les remises hors Facture Les ristournes différées ne sont pas traitées par un message INVOI EANOM, mais elles sont traitées par un Avoir papier envoyé en fin de période. Par contre, elles doivent figurer dans le message pour le calcul du prix de vente à perte si elles sont inconditionnelles. Les cas de remises sur Facture semi-globales Exemple : as des remises logistiques s'appliquant sur des articles ayant des taux de TVA différents. Il est recommandé soit de ventiler ces remises ligne par ligne, soit de faire une Facture par taux de TVA. La solution consistant à ventiler la remise globale par taux de TVA en en-tête, pour pouvoir vérifier les totaux hors taxes, n'est pas recommandée et ne peut être utilisée que lorsque les deux autres solutions ne peuvent pas s'appliquer ou si les remises/charges sont négociées de façon globale. Les remises / charges gérées dans le message Facture (au global et à la ligne) sont : Types» de remise ou de charge Valeur de code pour DE 7161 Remise catalogue (publicité sur tract, télévision) AA = Remise pour publicité Frais de retour AAB = Frais de retour Frais d'emballage (emballages spéciaux) ABL = Supplément emballage Autres services (remises ou charges) ADR = Autres services (remises ou charges) Par exemple : - La remise de service : Remise pour un service rendu par un client (stockage, relivraison, ). Se compose de trois critères. - La remise de redistribution (RDD, lorsqu'un fournisseur livre un entrepôt qui se charge ensuite de livrer les magasins) est une remise de service. ommande palette complète ADS = ommande d'une palette complète Remise / charge d'enlèvement ADT = Enlèvement Remise d'assortiment ASS = Remise d'assortiment Escompte négocié A = Remise pour paiement comptant Frais de transport F = Frais de transport Frais financiers (pour les mauvais payeurs) FI = Frais financier Frais d'étiquetage LA = Etiquetage (code EDIFAT à ajouter dans EANOM ) Remise promotionnelle (fait suite à une PAD = Remise promotionnelle commande promotionnelle) Remise quantitative QD = Remise quantitative RFA (remise de fin de période à prise en compte RAA = Ristourne différée) 15/108

16 ommande camion complet Remise tête de gondole Remise commerciale TAE = Remise pour camion complet X14 = Emplacement préférentiel pour la vente (nouveau dans EANOM 1997) TD = Remise commerciale Le taux de remise facturé est différent de celui attendu par le client, dans ce cas un Avoir est créé. Il y a annulation de la ligne et re-facturation de la ligne avec remise correcte. Selon la DGI, quand on annule une ligne de la Facture, il faut répéter tous les éléments de calcul de la ligne dans l'avoir. Quand il y a une différence de remise, il faut répéter l'article dans deux documents séparés (un document d'avoir et un document de Facture) et non pas générer une seule ligne avec l'écart La gestion des gratuits dans la Facture : 2 solutions sont retenues La notion des gratuits couvre les quantités livrées gratuites. Elle ne couvre pas les échantillons qui font l objet d un traitement de facturation complètement séparé ère Solution La solution recommandée consiste à : Utiliser un groupe de segments LIN spécifique pour la quantité d'articles gratuits Dans ce groupe, indiquer le prix tarif de l'article Dans ce groupe, indiquer que l'article bénéficie d'une remise dont le taux est de 100 % et/ou dont le montant unitaire est égal au prix tarif. Le message comprend les groupes de segments et segments suivants : LIN ode EAN/UP de l'article QTY Quantité facturée, payant (DE 6063 = 47) PRI Prix tarif LIN ode EAN/UP de l'article QTY Quantité gratuite non incluse dans la quantité facturée (DE 6063 = 192) PRI Prix tarif AL Remise 100 % (PD) ou montant (MOA) ème Solution ette solution consiste à : Utiliser un groupe de segments LIN spécifique pour la quantité d'articles gratuits Dans ce groupe, indiquer le prix tarif égal à 0 (zéro). Le message comprend les groupes de segments et segments suivants : LIN ode EAN/UP de l'article QTY Quantité facturée, payant (DE 6063 = 47) PRI Prix tarif LIN ode EAN/UP de l'article QTY Quantité gratuite PRI Prix tarif = 0 L indication d un prix égal à zéro n est pas toujours possible au niveau des systèmes informatiques, notamment pour le prix de base. 16/108

17 Les mentions obligatoires de la Directive européenne 2001/115/E Le tableau ci-après indique dans quels segments sont portées les mentions obligatoires demandées par la nouvelle législation. 289 bis = législation jusqu au 1 er juillet /115/E : législation à compter du 1 er juillet bis 2001/115/E Segment / DE odes Date de délivrance ou d émission X X DTM Numéro séquentiel X X UNH Numéro d identification à la TVA de l assujetti X X SG3 RFF VA Nom complet et adresse de l assujetti X X SG2 NAD 059, 3164, IV 3251, 3207 Nom complet et adresse du client X X SG2 NAD 059, 3164, SE 3251, 3207 Numéro d identification à la TVA du représentant fiscal X SG3 RFF VA Nom complet et adresse du représentant fiscal X SG2 NAD 059, 3164, L 3251, 3207 Quantité du bien livré X X SG25 QTY Dénomination précise du bien livré X X SG25 IMD E hamp d application de la prestation de service X X Dénomination précise de la prestation de service X X SG25 IMD E Date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens X X DTM , 200, 35, 263 Date à laquelle est effectuée ou achevée la prestation de service X X DTM , 200, 35, 263 Date à laquelle est versé l acompte (si différente de date d émission) X X SG49 DTM 171 Taux de taxe sur la valeur ajoutée ou exonération X X SG6 TAX, SG21 TAX, SG33 TAX, SG43 TAX, SG50 TAX VAT 5153 Prix unitaire hors taxe X X SG28 PRI AAA Taux d imposition X X SG6 TAX, SG21 TAX, SG33 TAX, SG43 TAX, SG50 TAX Montant de la taxe à payer X X SG48 - MOA 5025, SG50 MOA Référence à la disposition pertinente de la Directive 77/388/EE X FTX AAI /108

18 Divers La Facture de pénalité est envoyée au client lorsque le paiement est intervenu à une date située au-delà de la date d'échéance prévue dans la Facture. e n'est pas une Facture commerciale car il n'y a pas de mouvements de biens, mais uniquement mouvements financiers. es Factures de pénalité (comme d'escompte d'ailleurs) ne sont pas traitées par EDI. 1.6 Points de vigilances de la facture chez BRIO DEPOT e chapitre permet d attirer l attention sur des points particuliers du message pour une meilleure compréhension du lecteur. Ils sont de plus précisés dans le chapitre décrivant les segments La Facture Nous préconisons une ancienneté de 6 mois maximum. Une facture de plus de 6 mois devra faire l objet d une approbation ou non de notre comptabilité marchandise. Dans le sens inverse une date de facture supérieure à la date du jour sera rejetée automatiquement En règle générale, nous préconisons fortement : 1 commande 1 bon de livraison 1 facture Dans le cas du cross dock contrôlé il possible : 1 facture X commandes 1 Bon de livraison X commandes Dans le cas où un fournisseur souhaiterait faire de la multi commandes (cas filière cross-dock contrôlée par exemple), alors le DESADV par EDI est obligatoire. Attention les factures de Frais Généraux, d immobilisation, d investissement, de présentoirs, d échantillon ou de Remise de Fin d Année (RFA), ne doivent pas être envoyées par EDI mais par courrier à BRIO DEPOT SIEGE en les séparant des factures EDI «papier» et en indiquant «factures à saisir manuellement» afin qu elles ne soient par archivées mais transmises au service omptabilité des Frais Généraux Magasin pour saisie. Toutes factures complémentaires liées à un flux de marchandises doit être envoyées par EDI, tout comme la facture initiale. Brico Dépôt de gère par les reliquats. as d un FATOR ou de sociétés de règlements non identifiées pas un GLN EDI : SEGMENT NAD+RE Pour tous les factors non identifiés en EDI, veuillez remplir le segment NAD+RE comme suit : NAD+RE+FATOR::9++Nom du factor+adresse+ville++ode postal+pays' Identification du «Réglé à» (Nom de société, adresse, ode postal,ville ) Le GLN EDI sera toujours «FATOR» en toute lettre sans espace

19 1.6.2 L avoir L avoir correspond en règle générale à une facture litigieuse. L avoir est envoyé suite à : La facture (l émetteur s aperçoit tout de suite de son erreur). Dans ce cas il faudra impérativement faire référence au numéro de la facture concernée dans le segment RFF+IV. La demande d avoir faite par Brico Dépôt (note de débit). Dans ce cas il faudra impérativement faire référence au numéro de la note de débit dans le segment RFF+DL. Les retours de marchandises : un avoir pour casse ou défectueux doit impérativement comporter un numéro de bon de sortie et non pas le numéro de commande d'origine. e numéro est à exiger au dépôt concerné suite à votre accord de destruction ou de retour ontrainte technique Brico Dépôt Limite à 900 lignes par facture La règle de l arrondi Les montants doivent toujours être arrondis selon la règle suivante : Montant ligne (calculé) Montant ligne (segment MOA) 5,563 5,56 5,565 5,57 5,566 5, La règle de calcul de la TVA La TVA devra être calculée de la façon suivante en pied de page : Somme des montants HT de chaque ligne par taux de TVA (19.6, 5.5, ) multiplié par le taux de TVA Et non pas par la somme des montants de TVA de chaque ligne. Ajout de la valeur 124 dans le segment MOA du groupe 49 en obligatoire Segment RFF+ON : numéro de commande initiale as facture mono commande : Le numéro de commande initiale de BRIO DEPOT SASU doit figurer obligatoirement dans le message facture ou avoir dans le segment 6 uniquement c'est-à-dire en en-tête as facture multi commande : Le numéro de commande initiale de BRIO DEPOT SASU doit figurer obligatoirement à la ligne de chaque article dans le message facture ou avoir dans le segment 33 c'est-à-dire à la ligne et remplir de plus le segment 6 avec un RFF+ON égal à Nous attendons strictement le numéro de commande transmis par Brico Dépôt Segment NAD+BY Nom et adresse de l acheteur : Il faut impérativement mettre le code EAN du magasin BRIO DEPOT SASU qui a passé la commande pour les filières directes et mettre BRIO DEPOT (ex BRIOSTOK) pour la filière ross dock contrôlé, la filière éclatement et la filière stockage 19/108

20 Se référer au fichier : EAN_magasins_BRIO+plateformes_VX.X.pdf diffusé par Brico Dépôt NAD BY de la facture = NAD BY de la commande Segment LIN Dans ce segment doit figurer obligatoirement un code EAN à 13 chiffres (norme GS1). Exemple : LIN :EN' ode de lecture du document : colonne Brico Depot R = Requis obligatoire (valeur unique imposée) N = Non utilisé D = Demandé (obligatoire dans une liste de choix) = onditionnel Type de Factures Attention les factures de Frais Généraux, d immobilisation, d investissement, de Remise de Fin d Année (RFA), n ayant pas de n de commande en Gestion Administrative ne doivent pas être envoyées par EDI mais par courrier au Siège de BRIO DEPOT SASU en les séparant des factures EDI «papier» et en indiquant «factures à saisir manuellement» afin qu elles ne soient par archivées mais transmises au service omptabilité des Frais Généraux Magasin pour saisie. Les reliquats de commandes ne sont pas autorisés Toutes factures complémentaires liées à un flux de marchandises doivent être envoyées par EDI, tout comme la facture initiale Dématérialisation Dans le cas de la Dématérialisation fiscale et seulement dans ce cas : Dans le cas d'un arrêt du flux le mode dégradé sera retenu le temps du rétablissement du flux DEMATERIALISATION.Le mode dégradé consiste à recevoir les factures par EDI + PAPIER Tout arrêt d envoi de factures dématérialisation doit faire l objet d un préavis, si possible à la fin d un exercice fiscal. Si vous êtes dans un des cas suivants BRIO DEPOT SASU se réserve le droit d'arrêter le flux DEMATARIALISATION Factures en erreur depuis X semaines (après X relances) Anomalies sur factures qui ne peut être corrigée d'une part et d'autre (accord de BRIO DEPOT SASU)... Dans ce cas nous vous enverrons un avenant de rupture du flux à nous retourner remplie et signée. elleci comportera les motifs de l'arrêt ainsi que les dates d'exécution de la demande Vous ne pouvez arrêter vos flux sans préavis ou sans raisons éligibles. Les cas de coupure brutale doivent être exceptionnels : Systèmes informatiques HS Accidents matériels entraînant l'arrêt de vos flux atastrophe naturelle Notre outil de dématérialisation accepte les doublons. Toute facture envoyée avec une erreur vous sera notifiée par notre service de comptabilité marchandise et pourra donner lieu à un avoir si la facture en erreur a été enregistrée dans notre module de dématérialisation.. 20/108

21 Numéro de SIREN : RFF+GN Seules les sociétés ayant leur facturé à l étranger n ont pas à renseigner leur n SIREN (car n existe pas), dans ce cas le NAD+SE est différent de FR. Pour ces sociétés, le champ peut contenir seulement deux informations, soit : Identification à neuf chiffres RFF+GN : Identification de votre numéro de société sur 9 chiffres obligatoirement (complété par des 0 si nécéssaire ) Monnaies BRIO DEPOT SASU gère les monnaies qui ont été conclues avec le partenaire lors des accords ommerciaux Rappel de format et syntaxe dans les messages EDI Les taxes parafiscales doivent être renseignées uniquement à la ligne et en pied de page pour rappel Les unités de facturation doivent êtres identiques aux unités de commandes L'acompte sur les factures n'est pas géré par BRIO DEPOT SASU Les taux de TVA doivent être inscris sous la forme xx.xx% (point) avec deux décimales exemple: La monnaie est obligatoire dans la facture même si il s'agit de l'euro 21/108

22 2 hapitre II : Diagramme De Branchement UNH BGM UNS UNT M 1 M 1 M 1 M DTM FTX RFF NAD 5 TAX 5 UX 10 PAT 9999 AL LIN NT M MOA TAX AL M M 1 M 1 M 1 M 1 M 1 M 1 M 1 10 M 1 M 1 M DTM FII RFF DTM MOA PD MOA TAX PIA IMD QTY MOA PRI RFF TAX AL MOA 5 5 M M 1 M 1 M M 1 M 1 M 1 M 1 M DTM 1 2 PD MOA 5 TAX 5 M 1 M 1 M 1 22/108

23 3 hapitre III : Recommandations Les spécifications Eancom recommandent l utilisation du jeu de caractères de niveau A (UNOA). ependant cette recommandation repose sur l hypothèse que seuls la langue anglaise ou des nombres sont utilisés dans les messages EDI, ce qui n est pas le cas en France, ni dans la majorité des pays de la planète. ertes les spécifications EANOM reconnaissent la possibilité d utiliser d autres jeux de caractères, dès lors un certain nombre de règles doivent être respectées. Il apparaît que ces règles sont mal connues. Il en résulte des problèmes dans la réalisation des échanges. La difficulté la plus couramment rencontrée est l utilisation de caractères minuscules et accentués dans les messages EDI sans notification préalable dans l entête de l interchange de ce choix de caractères. Les messages sont par conséquent rejetés par les traducteurs ou par les réseaux à valeur ajoutée. L indication du choix de jeux de caractère n était pas apparue jusqu à présent comme un point sensible dans les échanges. ependant avec le développement des échanges de factures et d informations produit, les données textuelles ont fait une entrée massive dans les messages, et nécessite aujourd hui une plus grande rigueur dans le respect du standard EDIFAT concernant le traitement des jeux de caractères. De plus, le recours de plus en fréquent aux interconnexions entre réseaux à valeur ajoutée requière également une plus grande attention à cette question. En effet, un certain nombre d entre eux ne sont pas natifs X400 et effectuent des contrôles sur le contenu des messages à la demande de leurs abonnés. En conséquence, le comité EDI de GENOD EAN FRANE considère que les recommandations suivantes doivent être respectées dans le cadre des échanges EDI en EANOM/EDIFAT : - il est recommandé d utiliser le jeu de caractère dit autorisant les minuscules accentuées - dès lors, il est obligatoire d utiliser le segment UNA en tête des interchanges pour indiquer que les caractères utilisés en tant que séparateurs et indicateurs sont ceux habituellement utilisés dans le jeu A. - dans le cadre des échanges internationaux, en particulier avec des partenaires de langues anglaises, ceux-ci doivent être informés qu ils doivent mettre en place une solution de repli pour l impression et l affichage des caractères accentués.

24 4 hapitre III : ontenu des segments 4.1 DESRIPTION DU SEGMENT UNA UNA Avis de chaîne de caractères de service Fonction : Définir les caractères qui seront utilisés comme séparateurs et indicateurs dans l'interchange qui suit. UNA1 Séparateur d'éléments de données constitutif UNA2 Séparateur d'éléments de données EDIFAT EAN * Statut Description Informations liées au profil M an1 M * Est utilisé pour séparer des éléments de données constitutifs à l'intérieur d'un élément de données composite (la valeur par défaut est :) M an1 M * Est utilisé pour séparer deux éléments de données simples ou composites (la valeur par défaut est +) UNA3 Marque décimale M an1 M * Est utilisé comme marque décimale (la valeur par défaut est.) UNA4 aractère suspensif M an1 M * Est utilisé pour redonner à un séparateur ou à une terminaison de segment sa signification d'origine (la valeur par défaut est?) UNA5 Réservé pour une utilisation future M an1 M * caractère "espace" à insérer UNA6 Terminaison de segment M an1 M * Est utilisé pour indiquer la fin d'un segment (la valeur par défaut est ') Notes : e segment est utilisé pour informer le destinataire de l'interchange que la chaîne de caractères de service utilisée est différente de la chaîne par défaut. Lorsque les caractères de service par défaut sont utilisés, le segment UNA n'a pas besoin d'être envoyé. Lorsqu'il est envoyé, il doit précédé immédiatement le segment UNB et contenir les six caractères de service sélectionnés par l'émetteur de l'interchange. Dès lors que le segment UNA est utilisé, même si certains caractères de services ne sont pas modifiés (utilisation de la valeur par défaut), tous les éléments de données à l'intérieur du segment UNA doivent être renseignés. Les caractères de service sont indiqués dans le segment UNA sans séparateurs. Exemple : UNA*,! ^ Le séparateur d'élément de données constitutif retenu est * Le séparateur d'élément de données est La marque décimale est, Le caractère suspensif est! caractère "espace", sans signification, cette donnée étant réservée pour une utilisation future La terminaison de segment est ^

25 4.2 UNB - M 1 En-tête d'interchange Fonction : Débuter, identifier et spécifier un interchange. EDIFAT GS1 * Informations liées au profil Description S001 Identifiant de syntaxe M M 0001 Identifiant de syntaxe M a4 M * D UNO 0002 Numéro de la version M n1 M * D 3 = Version 3 de la syntaxe S002 Emetteur de l'interchange M M 0004 Identification de l'émetteur M an..35 M R ode lieu-fonction GLN - format n Qualifiant du code d'identification an..4 R * R 14 = GS1 International 0008 Adresse d'acheminement en retour an..14 N S003 Destinataire de l'interchange M M 0010 Identification du destinataire M an..35 M R ode lieu-fonction GLN - format n Qualifiant du code d'identification an..4 R * R 14 = GS1 International 0014 Adresse d'acheminement an..14 N S004 Date/heure de préparation M M 0017 Date de préparation M n6 M R Date de préparation (format AAMMJJ) 0019 Heure de préparation M n4 M R Heure de préparation 0020 Référence de contrôle de l'interchange S005 Référence ou mot de passe du destinataire 0022 Mot de passe / référence du destinataire 0025 Qualifiant du mot de passe / référence du destinataire 0026 Référence d'application an..14 N M an..14 M R Référence unique attribuée pour l'interchange par l'émetteur. DE 0020 dans UNZ doit avoir la même valeur. M an..14 M N Mot de passe/référence du destinataire an2 N Qualifiant du mot de passe/référence du destinataire 0029 ode priorité pour le traitement a1 N A = Haute priorité 0031 Demande d'accusé de réception n1 N 1 = Demandé 0032 Identification de l'accord d'échange an..35 * N EANOM Indicateur d'essai n1 D 1 = L'interchange est un test Notes : «Vide» = interchange de production e segment est utilisé pour débuter l'interchange et également pour identifier l'émetteur et le destinataire de l'interchange. Le principe du segment UNB est le même que celui d'une enveloppe papier qui contient une ou plusieurs lettres et sur laquelle sont indiquées les adresses de l'émetteur et du destinataire. DE 0001 : le jeu de caractères recommandé dans EANOM pour les interchanges internationaux est le jeu de caractères A (UNOA) par GS1 INTERNATIONAL. Si les partenaires ont choisi un autre jeu, ce choix doit être clairement indiqué dans la convention d'interchange. Le comité EDI de GS1 France considère que les recommandations suivantes doivent être respectées dans le cadre des échanges EDI en EANOM/EDIFAT :

26 4.2 UNB - M 1 En-tête d'interchange Fonction : Débuter, identifier et spécifier un interchange. Il est recommandé d utiliser le jeu de caractères dit " " autorisant les minuscules accentuées. Dès lors, il est obligatoire d utiliser le segment UNA en tête des interchanges pour indiquer que les caractères utilisés en tant que séparateurs et indicateurs sont ceux habituellement utilisés dans le jeu A. Dans le cadre des échanges internationaux, en particulier avec des partenaires de langues anglaises, ceux-ci doivent être informés qu ils doivent mettre en place une solution de repli pour l impression et l affichage des caractères accentués. DE 0004 et 0010 : dans EANOM, l'utilisation des codes lieu-fonction GLN est recommandée pour l'identification de l'émetteur et du destinataire de l'interchange. DE 0008 : l'adresse d'acheminement en retour est donnée par l'émetteur de l'interchange pour informer le destinataire de l'adresse à laquelle doit être envoyé le message de retour. L'utilisation des codes lieu-fonction GLN est recommandée pour donner cette adresse. DE 0014 : l'adresse d'acheminement, qui a été donnée à l'origine par le destinataire du message, est utilisé par l'émetteur de l'interchange pour transmettre l'adresse à laquelle l'interchange est envoyé. Normalement, le destinataire de l'interchange a préalablement transmis à l'émetteur cette adresse. DE S004 : les dates et heures spécifiées dans cette composite doivent être les dates et heures de préparation de l'interchange par l'émetteur. es dates et heures peuvent être différentes des dates et heures des messages contenus dans l'interchange. DE 0020 : la référence de contrôle de l'interchange est générée par l'émetteur de l'interchange et est utilisée pour identifier de façon unique chaque interchange. Dans le cas où l'émetteur voudrait réutiliser le même numéro, il est recommandé que chaque numéro ne soit pas réutilisé pendant une période de 3 mois. De plus, pour garantir l'unicité de cette référence, chaque numéro doit toujours être lié à l'identification de l'émetteur de l'interchange (DE 0004). DE S005 : l'utilisation d'un mot de passe doit être convenue par les partenaires de l'interchange. DE 0026 : cet élément de données est utilisé pour identifier l'application informatique du destinataire vers laquelle l'interchange est dirigé. et élément de données ne pourra être utilisé que lorsque l'interchange ne contient qu'un seul type de message, par exemple des messages factures. La référence utilisée ici est donnée par l'émetteur de l'interchange. DE 0031 : cet élément de données est utilisé pour indiquer si un accusé de réception de l'interchange est demandé ou non. Le message EANOM ONTRL peut être utilisé pour donner un accusé de réception d'un interchange. Le message EANOM ONTRL peut aussi être utilisé pour indiquer qu'un interchange a été rejeté pour cause d'erreurs de syntaxe. DE 0032 : cet élément de données est utilisé pour identifier les accords de communication qui contrôle l'interchange de données. Dans EANOM, l'identification de tels accords doit commencer par les lettres "EANOM" et finir par des caractères définis par accord mutuel. Exemple : UNB+UNO: : : : EANOMREF52' L'interchange n envoyé le 2 janvier 2001 à 10h30 par une société identifiée par un lieu fonction défini par GS1 International à une société identifiée par le lieu fonction défini par GS1 International et comporte des jeux de caractères de version 3.

27 4.3 DESRIPTION DU SEGMENT UNZ UNZ - M 1 - Fin d'interchange Fonction : Terminer et contrôler l'intégrité d'un interchange. Informations liées au profil 0036 ompteur de contrôle de l'interchange 0020 Référence de contrôle de l'interchange EDIFAT EAN * Statut Description M n..6 M an..14 R R Nombre de messages ou si nécessaire de groupes fonctionnels dans l'interchange Identique à l'élément de données 0020 de UNB Notes : e segment est utilisé pour terminer un interchange. DE 0036 : Si les groupes fonctionnels sont utilisés, il s'agit du nombre de groupes fonctionnels dans l'interchange. Si les groupes fonctionnels ne sont pas utilisés, il s'agit du nombre de messages dans l'interchange. Exemple : UNZ ' L'interchange n est composé de 2 messages.

28 5 hapitre V : Description des segments UNH M 1 En-tête de message e segment est utilisé pour débuter, spécifier et identifier un message. BGM M 1 Début du message Segment utilisé par l'émetteur pour identifier le message de Facture. DTM M 35 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour préciser la date ou la période de la Facture. Il peut également être utilisé pour préciser la date à laquelle les marchandises ont été expédiées, livrées ou enlevées. PAI 1 Instructions de paiement e segment permet à l'émetteur de la Facture de spécifier comment le paiement doit être effectué. FTX 10 Texte en format libre e segment est utilisé pour donner des informations sous forme de texte, en code ou en clair, valables pour l'ensemble du message. SG1 99 RFF-DTM Groupe de segments donnant les références et si nécessaire leur date. es informations s'appliquent à l'ensemble du message, par exemple : un numéro de contrat, un numéro de licence export/import ou un numéro d'avis d'expédition. RFF M 1 Référence e segment est utilisé pour spécifier les références relatives à l'intégralité de la Facture, par exemple, des numéros de commande, de livraison, etc DTM 5 Date ou heure ou période e segment est utilisé pour indiquer les dates du document ou du message identifié dans le segment RFF précédent. SG2 99 NAD-FII-SG3 Groupe de segments utilisé pour identifier les intervenants et les informations les concernant. NAD M 1 Nom et adresse Le segment NAD permet d'identifier les partenaires impliqués dans la Facture. FII 5 Identification financière e segment indique l'institut financier et les numéros de compte du partenaire identifié dans le segment NAD précédent (SG2). SG RFF Groupe de segments donnant des références relatives à l'intervenant identifié dans le segment NAD précédent. RFF M 1 Référence e segment est utilisé pour indiquer les numéros de référence du partenaire identifié dans le segment NAD précédent. SG6 5 TAX Groupe de segments utilisé pour indiquer des informations sur les taxes ou droits. TAX M 1 Précisions sur les droits ou taxes ou redevances e segment est retenu pour indiquer les mentions légales relatives à certains régimes de TVA. Les informations de taxe seront gérées à la ligne, ligne par ligne.