CVO14051 Le 2 septembre 2014 AVIS DE CHANGEMENT D INTERMEDIAIRE D ASSURANCES. Nouveau modèle. Note explicative 1

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1 CVO14051 Le 2 septembre 2014 AVIS DE CHANGEMENT D INTERMEDIAIRE D ASSURANCES Nouveau modèle Note explicative 1 A. Introduction Le remplacement d un intermédiaire d assurances, à l initiative du client, est possible. Si comme tel, pareil changement concerne d abord et essentiellement les rapports entre le client - ou preneur d assurance - et l intermédiaire, il n est cependant pas sans incidence sur les rapports avec l assureur. Il importe dès lors que, dès le départ, les choses soient les plus claires possible. Le remplacement de l intermédiaire pose en effet parfois des problèmes. La plupart de ceux-ci résultent du libellé imparfait de la communication du client à l assureur, relative à ce remplacement. Ces problèmes peuvent en grande partie être évités par l utilisation d un formulairetype commun à tous les intermédiaires d assurances. La présente note a pour but d en expliquer le mode d utilisation. Le document s intitule «Avis de changement d intermédiaire d assurances». Cette nouvelle appellation, qui a le mérite d être claire, rompt avec l ancienne pratique des 1 La présente note remplace la recommandation n 08 du Recueil blanc de la Commission mixte de productivité U.P.E.A. Producteurs relative à l avis de remplacement de producteur d assurances.

2 2 «mandats de placement», qui causait beaucoup de difficultés puisqu elle requérait que le contrat d assurance soit résilié pour pouvoir transférer le droit à la commission à un nouvel intermédiaire. La nouvelle pratique est consacrée par les règles de conduite de l intermédiaire d assurances et par celles de l entreprise d assurances, telles que modifiées par le protocole d accord entre Assuralia et les fédérations d intermédiaires entré en vigueur le 8 octobre Conformément aux règles de conduite de l entreprise d assurances diffusées en 1999 par Assuralia (ex-upea), l assureur doit respecter les derniers souhaits clairs du client en ce qui concerne le choix de l intermédiaire. Par ailleurs, l assureur doit toujours informer le courtier en place du fait que le contrat a fait l objet d un changement d intermédiaire, sans pour autant communiquer les coordonnées du nouvel intermédiaire. 2 L assureur communiquera cependant une copie de l avis de changement d intermédiaire à l ancien intermédiaire à la demande expresse et écrite de ce dernier dans trois cas précis (voir infra, point C.11). B. Portée du document Le présent document n analyse que la problématique du changement d intermédiaire stricto sensu, à l exclusion d autres pratiques existant dans le secteur. Il ne vise pas par exemple le mandat d étude qui consiste à confier à un autre intermédiaire que l intermédiaire tenant le soin d examiner les conditions d assurance (y compris la prime) pour voir si elles répondent encore aux besoins actuels du client. Le document ne couvre pas non plus le mandat dit de négociation, qui donne au nouvel intermédiaire le pouvoir de renégocier avec l assureur les conditions du contrat afin d en obtenir de meilleures. L intermédiaire ne peut toutefois conclure un nouveau contrat. Ce type de mandat pose des problèmes pratiques et déontologiques à l assureur (p.ex. devoir de neutralité et d information vis-à-vis de l intermédiaire tenant ). La meilleure attitude pour l assureur est dès lors de refuser ce type de mandat et d inviter le client à lui communiquer un avis de changement d intermédiaire ou un mandat d étude. 2 A noter que cette règle connait une exception en cas de mandat d étude : en effet, dans le cas d un tel mandat, et uniquement dans ce cas, le preneur d assurance peut demander expressément par écrit qu il reste confidentiel.

3 3 C. Assurances non-vie (IARD): analyse du document 1. Appellation et objet L appellation «avis de changement d intermédiaire» traduit clairement la volonté du client de changer d intermédiaire. Le document prévoit que : - la gestion du contrat visé est immédiatement transférée au nouvel intermédiaire ; ce transfert immédiat vaut en principe aussi pour la gestion des sinistres en cours, sous réserve d un accord conclu entre le client ainsi que l ancien et le nouvel intermédiaire; cet accord doit être communiqué à l assureur. - si l avis est envoyé à l assureur au moins trois mois avant l échéance principale du contrat, le droit à la commission est transféré au nouvel intermédiaire à partir de la première échéance principale qui suit la notification. 2. Recommandée (ou par fax ou en annexe à un ) Dans un souci de sécurité juridique, il ne peut y avoir de doute sur la volonté exprimée par le client. L assureur doit donc disposer d un écrit signé par le preneur. Par ailleurs, le recommandé présente l avantage d éviter les contestations sur la réalité de l envoi et la date de celui-ci. Des techniques telles que le fax ou l envoi par mail d une copie scannée du mandat présentent aussi cet avantage. Tel n est pas le cas du courrier postal ordinaire. Le document doit être adressé au numéro de fax ou à l adresse spécifiques mis à disposition par l assureur. En cas d utilisation du fax ou du mail, l émetteur veillera à tenir l original du document à la disposition de l assureur, pour le cas où il y aurait une contestation. 3. «A l entreprise d assurances» Il est nécessaire que l information contenue dans l avis de changement d intermédiaire soit adressée à une entreprise d assurances déterminée. S il y a coassurance, la loi sur le contrat d assurance terrestre prévoit qu un avis à l apériteur est suffisant. Il est toutefois recommandé que l intermédiaire fasse parvenir une copie du mandat de placement à chaque coassureur.

4 4 4. «N de police Type de police» La spécification de ces mentions est nécessaire afin d éviter toute contestation ultérieure. 5. «Preneur d assurance» - «Nom, adresse» Le nom et l adresse du preneur d assurance doivent être indiqués. Si le preneur est une société, il y a lieu de mentionner le nom et la fonction du signataire. 6. «Charge par la présente de la gestion» Le preneur confie au nouvel intermédiaire le soin de gérer le contrat existant (p.ex. gestion des sinistres). Cette mission prend effet dès la réception par l assureur de l avis de changement d intermédiaire. 7. Nom, adresse et numéro d agrément FSMA de l intermédiaire désigné 8. Numéro de l intermédiaire Il s agit du numéro sur lequel l intermédiaire souhaite que cette affaire soit placée auprès de l entreprise d assurances. Un intermédiaire pouvant avoir plusieurs numéros auprès d un assureur, cette mention est utile, même en complément du numéro FSMA. Le nouvel intermédiaire doit disposer d une convention d intermédiation et d un numéro auprès de l entreprise d assurances concernée. En l absence d une telle convention, l assureur avertira l intermédiaire concerné qu il ne peut donner suite à l avis. L assureur ne peut en effet être tenu d accepter un avis désignant un intermédiaire avec qui il ne travaille pas ou ne travaille plus. Cette règle s applique également si la convention d intermédiation conclue entre l assureur et l intermédiaire ne s applique pas au type de contrat d assurance faisant l objet du changement d intermédiaire. 9. «A l exclusion de tout autre intermédiaire» Par cet avis, le client confère à un seul autre intermédiaire la gestion de son contrat.

5 5 10. Droit à la commission : le droit à la commission liée au contrat sera transféré à partir de la 1 ère échéance principale qui suit la notification si un avis de changement d intermédiaire signé par le preneur d assurance est envoyé à l assureur au moins trois mois avant l échéance principale du contrat. A défaut, le droit à la commission sera transféré à l échéance principale suivante. Principe : il suffit que l avis soit envoyé à l assureur au moins trois mois avant l échéance principale pour que le droit à la commission liée au contrat soit transféré au nouvel intermédiaire à partir de la première échéance principale qui suit l avis. Ce transfert n est pas soumis à l acceptation de l assureur ; Échéance «principale» - Notion : le document utilise la notion d échéance principale pour éviter des confusions dans le transfert des commissions afférentes à des contrats de plusieurs années. Cette notion vise, en assurance non-vie IARD, l échéance finale du contrat d assurance, à savoir le terme de ce contrat. Succession d avis de changement d intermédiaire : un avis peut toujours faire suite à un précédent. Dans ce cas, la gestion du contrat est immédiatement transférée au nouvel intermédiaire. Le droit à la commission est quant à lui attribué à l échéance principale au dernier intermédiaire désigné par un avis envoyé à l assureur au moins trois mois avant l échéance principale du contrat. Point de départ du délai de trois mois : pour un contrat dont la date d échéance principale est fixée au 1 er janvier, le délai de trois mois sera respecté dès lors que l envoi aura été effectué au plus tard le 30 septembre de l année qui précède (quelle que soit la technique de communication utilisée). 11. Obligation de discrétion : cas dans lesquels il y a communication de l avis à l ancien intermédiaire avec le nom du nouveau : L assureur communiquera une copie non altérée de l avis à l ancien intermédiaire à la demande expresse et écrite de ce dernier en cas: - d existence d une clause de non-concurrence en vigueur; une preuve de l existence de cette clause doit être communiquée à l assureur, - de réception d une déclaration du client aux termes de laquelle ce dernier n aurait pas signé un avis de changement d intermédiaire ou ne serait pas informé de l existence d un tel avis ; - d existence d un conflit relatif au transfert du contrat concerné ou du portefeuille visé. Ce conflit doit être matérialisé par la production d une copie d une mise en demeure (adressée par l une des parties au litige à l autre

6 6 partie) ou d une demande décrivant le conflit adressée par un avocat à l assureur. D. Assurances santé (branche 2) Les règles développées ci-dessus (point C) pour les assurances non-vie IARD s appliquent mutatis mutandis aux assurances santé. Cette dernière notion vise notamment les produits suivants : - assurance santé individuelle (hospitalisation, revenu garanti ) - assurance hospitalisation collective ; - assurance collective revenu garanti. La question se pose de savoir comment définir la notion d échéance principale en assurance santé. En effet, les contrats santé sont généralement conclus à vie (assurances individuelles) ou pour une durée indéterminée (polices collectives). Ils ne prévoient donc pas de date à laquelle ils sont censés prendre fin. La loi permet par contre au preneur d assurance de résilier annuellement un tel contrat à la date de l échéance annuelle de la prime (art. 30 1, al 4 LCAT). C est dès lors cette dernière date qui doit être considérée comme étant l échéance principale à laquelle le droit à la commission peut être transféré d un intermédiaire à un autre. E. Assurances vie individuelles En ce qui concerne les assurances individuelles sur la vie, les systèmes de commissions liées au contrat pour l intermédiaire sont les suivants : Commission d apport : cette commission comprend à la fois la commission payée à l origine et éventuellement une commission périodique. Cette dernière peut être escomptée à l origine en tout ou en partie. Commission d encaissement : cette dernière rémunère la gestion du contrat. S il y a coexistence des deux systèmes de commission, les conventions d agences et leurs barèmes de commission doivent clairement préciser quelle partie de cette commission se rapporte à l apport et quelle partie se rapporte à l encaissement. Pour le reste, les règles développées ci-dessus au point C relatif à l assurance non-vie (point 1, 1 er tiret, et points 2 à 9 et 11) sont applicables aux assurances vie individuelles.

7 7 1. Produits classiques Commission d apport : la commission d apport est une rémunération pour l apport d un contrat d assurance. Dans le cas d un avis de changement d intermédiaire, cette commission demeure, sous quelque forme que ce soit, acquise au courtier apporteur. Le droit à la commission d apport sur les augmentations, dont celles résultant d une clause de péréquation ou de revalorisation automatique, est réglé par les barèmes individuels des assureurs. Commission d encaissement : le nouveau courtier a droit à l intégralité de la commission d encaissement dès le premier paiement d une prime suivant la réception par l assureur de l avis de changement d intermédiaire. 2. Contrats à primes flexibles En cas d avis de changement d intermédiaire portant sur un contrat à primes flexibles, les mêmes règles que celles pour les produits «classiques» sont d application. 3. Assurances complémentaires (p.ex. assurances accident, invalidité : ACRI/ACRA ) Les assurances complémentaires sont régies par les règles applicables à l assurance principale. F. Assurances vie collectives Le système du mandat de placement n est plus applicable à ces assurances. L utilisation du nouveau modèle d avis de changement d intermédiaire est recommandée. Par ailleurs, il n existe pas de règles sectorielles pour les transferts de commissions afférentes à ce type d assurance. Il convient dès lors de se référer au régime applicable au sein de l entreprise d assurances concernée.

8 8 G. Assurances dirigeants d entreprises Les assurances dirigeants d entreprises sont soumises aux règles applicables aux assurances de groupe ou aux assurances vie individuelles suivant qu il existe ou non un règlement. La ventilation se fait donc sur une base juridique. H. Cas particulier : contrats «non mandatables» Les contrats d assurance stipulant expressément qu ils sont «non mandatables» sortent du champ d application du régime de l avis de changement d intermédiaire. Le client qui souhaite changer d intermédiaire doit dès lors résilier le contrat dans les formes et délais prévus par la LCAT. Cette situation peut par exemple concerner des contrats régis par des conditions générales et/ou spéciales mises au point et élaborées par un intermédiaire (par opposition aux conditions générales et spéciales appliquées par un assureur pour des risques de même nature). Le souci est notamment dans ce cas de protéger les droits intellectuels sur les clauses «courtier»