Lignes directrices concernant les demandes de remboursement des dépenses pour les ministres, les chefs d'un parti d'opposition et leur personnel

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1 Lignes directrices concernant les demandes de remboursement des dépenses pour les ministres, les chefs d'un parti d'opposition et leur personnel Le Bureau du commissaire à l'intégrité examine les frais de repas, d accueil, de déplacement et d'hôtel (ou d'hébergement semblable) qu'ont engagés les ministres, les adjoints parlementaires, les chefs d un parti de l opposition et leur personnel respectif dans l'exercice de leurs fonctions. L'examen vise à s'assurer que les dépenses sont conformes aux Règles régissant le remboursement des dépenses engagées par les ministres, les chefs de l opposition et autres personnes (les «Règles»). La commissaire à l'intégrité continuera également à utiliser différentes sources comme points de référence pour déterminer si une dépense est raisonnable. Le présent document a pour objet de préciser les Règles en expliquant les éléments dont la commissaire à l'intégrité tient compte lorsqu'elle examine les dépenses; il n'est pas destiné à remplacer les Règles. En cas de doute concernant le caractère admissible d'une dépense, veuillez communiquer avec le Bureau du commissaire à l'intégrité pour obtenir une orientation et des conseils. PRINCIPE DIRECTEUR Lorsqu'elle examine les dépenses, la commissaire à l'intégrité tient compte en tout temps du principe directeur des Règles (règle 5) : les dépenses doivent être «raisonnables et appropriées», compte tenu des circonstances dans lesquelles elles ont été engagées. EXCE CEPTIONS Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire et approprié de faire une exception concernant une dépense ou le montant d'une dépense. Si la personne qui approuve la dépense estime qu'il convient de faire une exception en raison de circonstances particulières, celles-ci doivent être mentionnées dans la demande de remboursement et être bien documentées. La commissaire à l'intégrité examinera les circonstances et les motifs de l'exception avant de déterminer s'il est permis de faire une exception. Toutes les exceptions doivent être justes, équitables et appropriées compte tenu des circonstances. Veuillez noter que certaines règles sont obligatoires et ne peuvent faire l'objet d'une exception (p. ex., aucune dépense relative à des boissons alcoolisées ne peut être incluse dans une demande de remboursement de frais de repas une telle dépense peut toutefois être incluse dans une demande de remboursement de frais d accueil). 1

2 REPAS - Règles 7 et 8 Travail effectué à l'intérieur des périodes normales de repas ou jusqu'au repas - Règle 15 Déplacements à l'intérieur ou à l'extérieur de l'ontario - Règle 24 Reçus détaillés et identification des employés Il existe deux types de frais de repas admissibles ceux engagés à l'intérieur des périodes normales de repas ou jusqu'au repas à l'administration centrale, et ceux engagés durant un déplacement à l'extérieur de l'administration centrale (à une distance d'au moins 24 km de celle-ci). En général, les repas pris au bureau pendant le travail doivent provenir de l'interne. Frais de repas Les Règles ne mentionnent pas de montant précis pour les frais de repas lorsqu'on travaille durant les périodes de repas ou qu'on est en déplacement, mais elles précisent que ces frais doivent être «modestes et constituer un usage judicieux des fonds publics». À des fins d'uniformité, la commissaire à l'intégrité considère que les taux indiqués ci-après respectent ce principe : Frais de repas engagés au Canada Petit déjeuner 8,75 $ Déjeuner 11,25 $ Dîner 20,00 $ Ces taux correspondent à ceux indiqués dans la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil : Ces taux incluent les taxes et le pourboire. Les frais de repas peuvent dépasser ces taux, mais seul le taux maximal peut faire l'objet d'une demande de remboursement. Frais de repas engagés à l'extérieur du Canada ada Pour déterminer les frais de repas qui s'appliquent durant un déplacement à l'extérieur du Canada, veuillez utiliser les taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor du Canada, qui sont indiqués aux annexes C et D. Vous pouvez accéder à la Directive du Conseil du Trésor à l'adresse suivante : Pourboires et taxes payés relativement à l'achat de boissons alcoolisées Les pourboires versés pour les repas ne doivent pas dépasser 15 % du montant de la facture avant les taxes. On peut ordonner la restitution des montants de pourboires en sus du taux de 15 % qui ont été remboursés. Lorsque des dépenses relatives à des boissons alcoolisées figurent sur un reçu de repas, assurez-vous de supprimer du reçu le coût des boissons ainsi que les taxes et le montant du pourboire versés pour ces boissons. Reçus détaillés Toute demande de remboursement doit s'accompagner d'un reçu détaillé. En l'absence d'un tel reçu, il faut soumettre une justification écrite expliquant pourquoi le reçu n'a pu 2

3 être fourni, ainsi qu'une description énumérant et confirmant les éléments de la dépense. Identification des personnes présentes Pour les repas auxquels ont pris part des députés ou des employés du gouvernement ou d'un groupe parlementaire, il faut indiquer le nom de ces personnes. En outre, il faut mentionner les ministères, les organismes gouvernementaux ou les groupes parlementaires concernés. ACCUEIL - Règles 9 à 14 Par accueil, on entend le fait de procurer de la nourriture et des boissons (y compris de l alcool), l hébergement, le transport et d autres commodités similaires. On ne peut exécuter des activités d accueil auprès de personnes qui sont membres du groupe parlementaire du gouvernement ou de groupes parlementaires de l'opposition ou qui sont des employées du gouvernement de l Ontario, y compris toute personne nommée à un organisme, une commission ou un conseil provincial (règle 6). Repas Dans le cadre d'activités d accueil, sont considérées comme raisonnables et appropriées les dépenses qui atteignent un juste équilibre entre le principe d'économie (usage prudent des fonds publics) et la proportionnalité (c'est-à-dire, la prise en compte de ce qui se fait habituellement dans le cadre de telles activités). Boissons alcoolisées Dans le cadre d'activités d accueil auprès de parties externes, le coût des boissons alcoolisées ne peut dépasser le coût total de la nourriture servie. Les dépenses relatives à des activités d accueil durant lesquelles uniquement de l'alcool est servi ne sont pas admissibles à un remboursement. Identification des personnes présentes Pour les repas auxquels ont pris part des députés ou des employés du gouvernement ou d'un parti de l'opposition, il faut indiquer le nom de ces personnes ainsi que mentionner les ministères, les organismes gouvernementaux ou les groupes parlementaires concernés. DÉPLACEMENTS - Règle 15 (g à j) Frais de taxi Il importe de fournir des renseignements détaillés. La demande doit indiquer les lieux d'arrivée et de départ ainsi que la raison du déplacement. Il faut fournir un reçu pour obtenir un remboursement. Le pourboire ne doit pas dépasser 10 % des frais. Le kilométrage k par rapport à la location de voiture Lorsqu'on détermine le mode de déplacement le plus économique, il faut toujours tenir compte des avantages de la location de voiture par rapport à ceux du kilométrage. La plupart des agences de location d'automobiles offrent au gouvernement un tarif allant de 35 $ à 60 $, avec kilométrage illimité. 3

4 Lorsqu'on loue une voiture, il est recommandé de faire une réservation à l'avance pour s'assurer de la disponibilité d'un véhicule approprié. Il n'est pas nécessaire d'acheter une protection additionnelle lorsqu'on utilise une carte de crédit professionnelle pour louer une voiture. S'il y a lieu, faites le plein d'essence avant de remettre le véhicule à l'agence, afin d'éviter d'avoir à payer de frais additionnels. Véhicule personnel Le coût de l'utilisation d'un véhicule personnel aux fins d'un déplacement pour affaires dans la RGT ou à l'extérieur de celle-ci sera remboursé en fonction des kilomètres réellement parcourus, à l'exclusion du kilométrage effectué entre la résidence du demandeur et son lieu de travail normal. Frais de déplacement par avion Lorsqu'on réserve une place sur un vol, il faut s'assurer de choisir le tarif le plus économique (p. ex., les formules Tango/Tango Plus d'air Canada ou Firm/Flexible de Porter). Très souvent, même lorsqu'un changement est nécessaire, les frais de modification imposés pour passer au tarif le plus bas font tout de même en sorte que le coût total demeure inférieur à un tarif plus élevé et plus flexible. Dans le cas d'une annulation, le crédit accordé sur les vols à bas tarif peut être utilisé jusqu'à 12 mois après la date de l'annulation. Modes de transport Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent indiquer le «mode de transport» utilisé, par exemple, «déplacement en compagnie du ministre dans le véhicule du ministre» ou «déplacement en voiture avec un collègue». Documentation Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement en avion, en train ou en autocar doivent inclure une copie du reçu (même si la dépense a été facturée au niveau central) indiquant le coût du déplacement, la classe et la date de la réservation. Les relevés de carte de crédit ne sont pas considérés en soi comme des reçus admissibles. Stationnement à l'aéroport Si un demandeur laisse son véhicule à l'aéroport avant de prendre son vol, il doit envisager les possibilités de stationnement hors site ou à long terme afin de réduire les coûts. HÉBERGEMENT - Règle 15 d. - Règles 21 à 23 Tarifs gouvernementaux Lorsqu'on réserve une chambre d'hôtel, il faut envisager d'utiliser le répertoire en ligne des établissements d'hébergement du gouvernement fédéral, qui donne des renseignements sur les fournisseurs de services qui offrent des tarifs gouvernementaux. Le répertoire est accessible à l'adresse suivante : 4

5 Il faut tenir compte du fait que des économies considérables peuvent être réalisées en choisissant un hôtel qui est situé dans un lieu moins central, même en considérant les frais de taxi plus élevé que cela peut occasionner. Il est toutefois permis et recommandé de s'assurer que l'hôtel se trouve dans un lieu sécuritaire. Frais de repas inclus dans les notes d'hôtel Les demandes de remboursement des frais de repas doivent être présentées séparément des demandes de remboursement des frais d'hôtel. Il est nécessaire de fournir des reçus détaillés pour la partie de la note d'hôtel concernant les repas. PRÉSENTATION DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT EN TEMPS OPPORTUN Toutes les demandes de remboursement doivent être présentées en temps opportun tous les mois ou, à tout le moins, tous les trimestres et à l'intérieur de l'exercice financier durant lequel les dépenses ont été engagées. Des situations exceptionnelles surviendront de temps à autre; cependant, en vertu de l'article 6 de la Loi, de telles exceptions doivent être approuvées par le Bureau du commissaire à l'intégrité à l'avance (dans la mesure du possible). Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le Bureau du commissaire à l'intégrité, au numéro