Atelier : Le budget de fonctionnement des CE : anticiper les réformes

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1 Atelier : Le budget de fonctionnement des CE : anticiper les réformes Transparence financière et nouvelles prérogatives économiques 20 Septembre 2013 TOULOUSE -6 E ÉDITION

2 Sommaire de l atelier Présentation des intervenants Quelques chiffres sur les CE Les produits et services bancaires pour la gestion du CE Le budget des CE : Droits, Moyens et Obligations

3 Atelier présentation des intervenants Crédit Coopératif Céline FIORENTINO Responsable du secteur des Comités d Entreprise

4 Atelier Présentation des intervenants AUDI CE - Claudine Vergnolle Commissaire aux comptes depuis 1975 Expert comptable depuis 1981 DESS fonctions Humaines et droit social (Panthéon-ASSAS 1999) Vice présidente de l Ordre des Experts Comptables Paris Idfde 2000 à 2008 et présidente fondatrice de la commission CE Membre du comité «comités d entreprises» du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts Comptables

5 Atelier Présentation des intervenants Laurent MILLET - RPDS Docteur en droit Maître de Conférences associé à l Université de Paris XI Rédacteur en chef de la Revue pratique de Droit Social Co-Auteur avec Maurice COHEN de l Ouvrage «Le Droit des Comités d Entreprise et des comités de groupe» depuis ème édition publiée chez LextensoEditions en Septembre

6 Les Comités d Entreprise en quelques chiffres Budget total des CE : 11 milliards Budget de fonctionnement : 600 millions Œuvres sociales Dotations : 2,6 milliards Participation des salariés : 7,8 milliards Budget de fonctionnement * 88.4% disposent de 0.2% de la masse salariale brute 2.2% disposent de moins de 0.2% 9.4% disposent de plus de 0.2% Médiane : 8000 Budget des ASC * Moyenne de 1.05% de la masse salariale brute De 30 à 1500 / an / salarié Médiane : 26667

7 Les produits et les services bancaires pour la gestion du CE Chiffres : nombre de comptes bancaires des CE * Deux comptes : 59.50% Un compte : 31.20% Autres : 9.40% (dont 0 compte pour certains CE) Les produits et services bancaires pour faciliter votre gestion au quotidien: Une banque qui connaît bien les CE et leur fonctionnement Deux comptes à vue (CAV) pour dissocier facilement les budgets : un CAV pour le budget de fonctionnement un CAV pour le budget ASC. Des placements souples et sécurisés : les livrets d épargne Des placements qui donnent du sens à votre épargne : les placements «solidaires». La gestion des prélèvements, par exemple, pour les activités sociauxculturelles (Chèques-vacances, paiement des voyages, etc.) * Enquête CEZAM sur les pratiques sociales des CE, 2010

8 Le budget des CE: Droits, Moyens et Obligations INTERVENANTS Claudine VERGNOLLE AUDI CE Laurent MILLET - RPDS

9 SOMMAIRE 1. Le CE et ses missions 2. Rappel des dispositions légales en vigueur: Rendre compte 3. Les perspectives Loi du 26 janvier 2012 Nouvelles obligations comptables Comptes consolidés Publicité des comptes du CE Commissariat aux comptes Les propositions des partenaires sociaux Les normes comptables en cours auprès de l ANC et les travaux de l ordre des experts-comptables 4. La gestion du CE Ressources: calcul des subventions Dépenses : fonctionnement, ASC, frais mixtes Les interdits et la jurisprudence 5. Conclusion

10 Le CE et ses missions Le CE doit assumer un double rôle CADRE GÉNÉRAL Son rôle Prérogatives économiques Objectif : la défense des salariés Art L du Code du Travail : «Le CE a pour objet d assurer une expression collective des salariés, permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l évolution économique et financière de l entreprise, à l organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production» Gestion des activités sociales et culturelles Objectif : améliorer la vie extraprofessionnelle des salariés Art L du Code du Travail : «Le CE assure ou contrôle la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l entreprise, prioritairement au bénéfice des salariés ou de leur famille» Art R du Code du Travail => liste des activités sociales et culturelles Rendre compte Ses moyens BUDGET DE FONCTIONNEMENT: 0. 2% de la MSB ASC?? X % de la Masse Salariale brute ( MSB)

11 Les dispositions légales en vigueur: Rendre Compte CADRE GÉNÉRAL LA LOI Jusqu à présent*, les obligations définies par le Code du travail pour les CE sont peu contraignantes. Les textes: La reddition des comptes Article R «A la fin de chaque année, le comité d'entreprise fait un compte rendu détaillé de sa gestion financière. Ce compte rendu est porté à la connaissance des salariés par voie d'affichage sur les tableaux réservés aux communications syndicales. Des obligations certes réduites pour les élus Le compte-rendu annuel (R ) Le compte-rendu de fin de mandat (R ) Le Type d activités visés par l Article R du Code du Travail mais des obligations tout de même La transparence de la gestion La maîtrise de la gestion L information des salariés * Changement prévu en 2013, texte «Petite loi» en navette Sénat

12 Les propositions de loi du 26 janvier 2012: Nouvelles obligations comptables CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES Art. L Le comité d entreprise est soumis aux obligations comptables définies à l article L du code de commerce. Ses comptes annuels sont arrêtés par le ou les membres du comité d'entreprise désignés selon le règlement intérieur prévu à L du code du travail et sont approuvés à l'occasion d'une réunion du comité d'entreprise. Lorsque ses ressources annuelles totales n excèdent pas un seuil fixé par décret, il peut adopter une présentation simplifiée de ses comptes avec la possibilité de n enregistrer ses créances et ses dettes qu à la clôture de l exercice. Si ses ressources annuelles totales n excèdent pas un second seuil fixé par décret, il peut tenir un livre enregistrant chronologiquement des mouvements de son patrimoine.

13 Les propositions de loi du 26 janvier 2012: Nouvelles obligations comptables CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES Article L du Code du Commerce Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. Elle doit, contrôler par inventaire au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.

14 Les propositions de loi du 26 janvier 2012: Nouvelles obligations comptables CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES Les comptes consolidés: Art. L : Un décret fixe un seuil de ressources totales annuelles audelà duquel le comité d entreprise qui contrôle une ou plusieurs personnes morales au sens du II de l article L du code de commerce est tenu d établir des comptes consolidés, dans des conditions fixées par ce décret et selon les prescriptions d un règlement de l Autorité des normes comptables. Publicité des comptes du C.E.: Art. L : Le comité d entreprise dont les ressources totales sont supérieures à un seuil fixé par décret pris après avis de l Autorité des normes comptables assure la publicité de ses comptes dans des conditions déterminées par ce décret.

15 Les propositions des partenaires sociaux CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES L établissement des comptes: Tousles CEserontsoumisàdesrèglessurlatenuedescomptes: La comptabilité portera sur l ensemble des ressources: subventions de fonctionnement et ressources de l article R du Code du Travail ( ASC). Des modalités différentes d établissement des comptes seront prévues en fonction de seuils relatifs à leur taille: comptabilité ultra simplifiée comptabilité avec présentation simplifiée des comptes annuels comptabilité et présentation des comptes annuels de droit commun. Des adaptations du plan comptable général (99-03) liées aux spécificités des CE seront définies dans un règlement de l Autorité des Normes Comptables(ANC) Seuils : Ils s inspireront de ceux retenus pour les associations, soit 50 salariés, 1,55 M de total debilanet3,1 M de ressources totales comptabilité ultra simplifiée, jusqu'à 153 K de ressources comptabilité simplifiée, ressources supérieures à 153 k et moins de 2 des 3 seuils comptabilité de droit commun pour les CE remplissant au moins 2 des 3 critères.

16 Les éléments qui créent le débat CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES Art. L : l obligation des appels d offre Obligation au dessus d un seuil fixé par décret de : «déterminer dans son règlement intérieur les procédures relatives à l engagement et aupaiement deses travauxet achats de biens etservices» «consulter obligatoirement plusieurs cocontractants potentiels» Emettre un «rapport rendant compte de l application des procédures», soumis à la vérification du commissaire aux comptes. Article L : la limitation du champ des activités du CE «Le comité d entreprise exerce exclusivement les attributions qu il tient de la loi». Article L : le double commissariat aux comptes La publicité des comptes consolidés rend actuellement obligatoire la nomination de deux commissaires aux comptes, et pas d un seul (Livre 8 du code de commerce). Article L : l information de l employeur «Toute communication adressée par l autorité administrative au comité et comportant la mention d un manquement à la réglementation ou une mise en demeure est transmise sans délai à l employeur».

17 Les propositions des partenaires sociaux CADRE GÉNÉRAL LES PERSPECTIVES L arrêté et l approbation des comptes Seuls les membres élus du CE peuvent arrêter et approuver les comptes selon les modalités prévues par le Règlement Intérieur (RI). Cela rend obligatoire le RI. L employeur ne participe ni à l arrêté, ni à l approbation. La consolidation des comptes Certains CE contrôlent dans le cadre de la gestion des ASC une ou plusieurs entités (associations, SCI..) pour satisfaire l objectif de transparence, les liens avec ces entités devront être retracés dans les documents comptables. La certification des comptes «Rôledel Annexe» L obligation de certification des comptes interviendrait pour les CE dépassant 2 des 3 critères de ressources ci-dessus. Le coût de la certification est pris en charge par le CE. Lerapportdegestion Concomitamment à la présentation des comptes, serait également présenté aux membres élus du CE, un rapport de gestion intégrant des données qualitatives susceptibles d éclairer la gestion. Lapublicitédescomptesetdurapportdegestion, Ils doivent être portés à la connaissance exclusive des salariés de l entreprise

18 La gestion du CE CADRE GÉNÉRAL Respecter la règle de La dualité de budgets du CE Budget fonctionnement Budget activités sociales Ce financement s ajoute aux moyens obligatoirement fournis par l employeur (ex local, ligne téléphonique, heures de délégations, etc..) Le taux de 0,2 % n est qu un minimum fixé par la loi (Code du Travail). Ce budget a pour but de donner au CE les moyens d agir et d assumer pleinement ses attributions économiques. Le code du travail ne prévoit pas de pourcentage de la masse salariale pour financer ce budget. Les CE peuvent bénéficier d une dotation fixe. La subvention ASC doit permettre d assurer la gestion des activités sociales et culturelles mises en place par les élus.

19 La gestion du CE: calcul des subventions GESTION DU CE LES RESSOURCES Les dotations et en particulier le budget de fonctionnement, sont calculées sur la base de la Masse salariale brute de l année en cours. L employeur a l obligation de fournir régulièrement au CE le montant de la masse salariale brute ( en principe compte 641 de la balance générale des comptes). Délit d entrave Quid des fonds Excédentaires du fonctionnement Quid des produits financiers issus du placement des fonds Excédentaires La rigueur veut qu ils restent à disposition du Fonctionnement

20 La subvention de fonctionnement doit être utilisée conformément à la loi (1/2) GESTION DU CE LES DÉPENSES Les dépenses imputables au budget de fonctionnement sont énumérées par le code du travail et précisées par la jurisprudence. Formation des élus Dépenses de formation économique obligatoire des membres titulaires du CE: frais pédagogiques, déplacements, hébergements, à l exclusion du temps passé en formation lequel est payé par l employeur comme temps de travail. Dépenses de formation économique des élus suppléants du CE (éventuellement selon dispositions spécifiques) Recours à des experts libres pour toute étude utile à l action des élus Enquête d opinion Audit de fonctionnement du CE Etude économique sur les marchés de l entreprise. Communication du CE en direction des salariés Réunion sur des thèmes d actualité de l entreprise Journal du CE Site internet Communications diverses

21 La subvention de fonctionnement doit être utilisée conformément à la loi (2/2) GESTION DU CE LES DÉPENSES Documentation et assistance Frais de documentation (documentation sociale et juridique, abonnement divers à des revues spécialisées, etc...). Attention à la jurisprudence de mars 2012 Abonnement à des services d assistance (ex SVP) Frais de conseils juridiques et d avocats Frais d avocats Honoraires contractuels de l expert comptable chargé de l établissement des états financiers (hors mission instaurée par la loi de l expert auprès du comité d entreprise chargé d analyser les comptes de l entreprise) Les frais courants de fonctionnement Matériels et moyens de communication des élus Fournitures et papeterie Déplacements des élus Correspondance du comité et relations avec les tiers Les sommes résultant de la subvention* de 0,2% qui n ont pas été entièrement utilisées une année peuvent être reportées au budget de fonctionnement de l année suivante ou des années suivantes. * Ce calcul fait l objet de précisions dans une annexe (article du Lamy social, avril 2012)

22 Subvention de fonctionnement Quelques Exemples (1/3) GESTION DU CE LES DÉPENSES Maintenance informatique : Site intranet Logiciels, matériels, sauf si spécifiques pour gérer les ASC : ex : médiathèques Téléphone : Abonnements pour portables, forfait de base mensuels et refacturation de ligne autocom. Rédaction PV : Débat possible sur l affectation de l intégralité des facturations : une ventilation pourrait être faite entre les 2 budgets. Frais de formation des élus : Transport, hébergement pour stages légaux mais aussi frais de stages de formation économique (enseignement, déplacement, hébergement pertes de salaires ) dans tous les cas où ils ne sont pas légalement à la charge de l employeur & toutes les actions de formation des élus titulaires et suppléants décidées par le CE en séance plénière Frais de déplacements des élus dans le cadre de l exercice de leur mandat, distincts de ceux engagés pour se rendre à des réunions convoquées par l employeur du bien fondé d un règlement intérieur pour éviter les discussions

23 Subvention de fonctionnement Quelques Exemples (2/3) GESTION DU CE LES DÉPENSES Honoraires d Avocat& d assistance juridique: Les honoraires d Avocat liés à l assistance des élus dans l exercice de leurs prérogatives relèvent de ce budget : en particulier en cas de PSE, Restructuration, litiges sur le respect des droits des salariés et des élus Les honoraires d assistance juridique. Toutefois s ils concernent a la fois les élus et le personnel, ils devraient être ventilés entre les 2 budgets fonctionnement et ASC. Honoraires d expertises libres : Enquêtes d opinion Audit du fonctionnement interne Rédaction du règlement intérieur Études économiques sur le marché de l entreprise Assistance sur l étude des documents remis par l employeur :dont plan de formation Rapport sur l égalité Hommes /femmes Aide a la préparation des NAO Ergonomes Economistes

24 Subvention de fonctionnement Quelques Exemples (3/3) GESTION DU CE LES DÉPENSES La communication du CE en direction des salariés: Réunions des salariés sur un thème d actualité dans l entreprise Journal du comité Présentation des budgets

25 Les frais mixtes GESTION DU CE CAS PARTICULIERS Frais de personnel administratif : Le CE peut être «employeur» sous réserve de respecter la législation sociale et sous conditions du respect des règles de ventilation en fonction de destination des tâches accomplies (fonctionnement ou gestion des ASC). Personnel détaché: Si l employeur fait bénéficier le comité de moyens en personnels, il y a lieu d en ventiler la charge entre ASC d une part et Fonctionnement d autre part. Pour opérer cette ventilation, il convient de s attacher non pas à la nature de l activité exercée par le personnel détaché tel qu activité de secrétariat administratif mais à la destination de la tâche qui est accomplie(tgi PARIS 2 février 1988). Par Exemple : un même travail de frappe, photocopie, envoi de convocations avec des documents peut concerner: Les séances du Comité d Entreprise: elles relèvent du financement de l employeur Les séances d une commission sociale ou culturelle : elles sont imputables sur l activité ASC concernée Les séances d une commission économique ou d une formation : elles sont imputables sur le budget de Fonctionnement

26 Les frais mixtes GESTION DU CE CAS PARTICULIERS Commentaire: Un accord de principe doit être recherché entre les différents partenaires (élus, direction et représentants syndicaux). A défaut d accord, le tribunal saisi opérera luimêmelaventilationou désignera un expert pour cefaire(tgi LYON12 juillet1984). Prise de participation et adhésion à une association: Quels sont les objectifs et les buts recherchés? Quel est l objet de l association?..

27 La subvention pour les ASC GESTION DU CE ASC Laloi neprévoit pasdetauxminimaldesubventionasc. Celui-ci résulte des convention collectives ou des accords collectifs. L utilisation de la subvention pour les ASC est libre dans le respect des tolérances administratives et de leurs licités. Sont imputées au budget des ASC, les dépenses relatives aux activités sociales et culturelles quelque soit le mode de gestion: Activités restées sous gestion de l employeur Activités confiées à des associations ou à des comités interentreprises Toutes les sommes correspondant à la mise à disposition de matériels ou de salariés directement affectées à des activités sociales Toute activité extraprofessionnelle destinée à favoriser ou à améliorer le «bien vivre» des salariés et de leur famille : détente, sport et à caractère social ou culturel

28 L utilisation de la subvention pour les ASC: Exemples GESTION DU CE ASC Les principales activités susceptibles d être servies par les CE et non assujetties à cotisations sociales sont : Bons d achat (attention aux conditions URSSAF) Centres de loisirs Chèques-lire, chèques-disques Classes transplantées Evènements (mariage, naissance, décès ) Garde d enfants Noël (arbre de Noël, spectacles) Spectacles Sports Vacances Voyages...

29 Cas particulier : les associations sportives GESTION DU CE ASC L orientation de la politique sportive dans l entreprise est une prérogative du CE, tandis que l activité sportive doit se dérouler au sein d une association ou club (régis par les lois de 1901, de 1984 et de juillet 2000). Le club fait partie des activités sociales et culturelles contrôlées par le CE. Celui-ci participe de droit pour moitié à ses organes dirigeants. Le contrôle du comité est un droit et un devoir, même si le CE ne subventionne pas l association. L absence de contrôle engage la responsabilité du comité(art. 20 de la loi n du 16 juill modifiée le 6 juill. 2000, alinéas 1 à 6).

30 L affectation des dépenses : synthèse GESTION DU CE EXEMPLES Natures Secours financiers aux salariés Expertises économiques libres Expertises des comptes du CE Déplacements des élus Formations Petits matériels et fournitures de bureau Equipements informatiques et mobilier Abonnements juridiques (documentation...) Assistance juridique Frais de téléphone et abonnements Internet Salaires + charges sociales et fiscales du personnel Intérêts perçus sur placements financiers Achats - frais d'élaboration de supports à usage d'informations pour les salariés (imprimés...) ASC Fonctionnement

31 Démarche à adopter par les C.E : les points à voir Etablissement du règlement Intérieur et du livre des procédures comptables Mise en œuvre des règles comptables Mise en œuvre du contrôle interne Inventaire et valorisation des actifs Engagements hors bilan Rapport de gestion Première application des nouvelles règles

32 Démarche à adopter par les C.E : Le Règlement Intérieur Pour définir les règles de fonctionnement et plus particulièrement: Les pouvoirs et obligations du Bureau, Les modalités d arrêté des comptes, Les modalités et délais de présentation et d approbation en plénière, Les documents à fournir aux élus.

33 Démarche à adopter par les C.E : Le Règlement Intérieur Mise en place des règles comptables : Appliquer le plan comptable général, Définir les règles comptables spécifiques, Rédiger une annexe aux comptes annuels expliquant ces règles. Mise en place du contrôle interne : Ecrire le manuel de procédures, Mettre en place des tests de procédure, Mettre en place des contrôles.

34 Démarche à adopter par les C.E : Le Règlement Intérieur Inventaire et valorisation des actifs : Effectuer un recensement des actifs du Comité, Valoriser ces actifs, Comptabiliser ces actifs selon les règles définies par le Comité. Le Comité bénéficie d avantages en nature non monétaires qui doivent être inventoriés : Pour respecter les règles comptables, ces avantages font partie des actifs du Comité, Pour respecter la séparation des budgets, ces avantages doivent être valorisés en distinguant les A.S.C. du fonctionnement.

35 Démarche à adopter par les C.E : Le Règlement Intérieur Rapport de gestion : Les personnes désignées dans le règlement intérieur doivent présenter un rapport de gestion qui explique les principales évolutions et décisions qui ont ou non une incidence sur les comptes. Première application des nouvelles règles : bilan d ouverture : L application des nouvelles règles la première année peut entraîner des distorsions du fait du changement des principes comptables, Les comptes sont comparatifs avec l année précédente, afin de ne pas fausser le résultat de cette première année, il sera nécessaire de retoucher la situation d ouverture et de présenter un pro-forma sur les comptes de l année n-1.

36 Conclusion Formation et information sont des outils fondamentaux pour agir en connaissance de cause Avec l entrée en vigueur des nouvelles dispositions comptables le contrôle de l utilisation des fonds sera facilité. Le budget de fonctionnement à été créé pour permettre aux élus du CE de se doter des moyens d exercer pleinement leurs prérogatives économiques et sociales. Dans la conjoncture actuelle (PSE, Réorganisations ), bon nombre de CE ne pourraient se défendre et proposer des solutions alternatives à celles des directions s ils ne disposaient pas des moyens nécessaires à s entourer de compétences extérieures. C est pourquoi l utilisation du budget de fonctionnement à d autres fins, prive les élus d une capacité d agir pour la défense des intérêts des salariés et des moyens de communiquer avec eux.

37 Conseil, expertise, et formations dédiés aux comités d entreprises et aux représentants du personnel Claudine Vergnolle Expert-comptable Commissaires aux comptes 12, place des Victoires Paris Tél Tél fixe cvc@audiceconsultant.fr

38 FIN SEPTEMBRE 2013 TOULOUSE -6 E ÉDITION