CAHIER DES NORMES ET RECOMMANDATIONS À L'USAGE DU DECLARANT SERVICE DE TÉLÉDÉCLARATION FILIERE EDI

Transcription

1 MINISTERE DE L'EMPLOI ET DE LA SOLIDARITE MINISTERE DE L ECONOMIE, DES FINANCES ET DE L'INDUSTRIE SECRETARIAT D ETAT AUX PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES, AU COMMERCE ET A L ARTISANAT CAHIER DES NORMES ET RECOMMANDATIONS À L'USAGE DU DECLARANT SERVICE DE TÉLÉDÉCLARATION FILIERE EDI VERSION Mars 1999 (intégrant notamment les messageries X-400 et Internet) AGENCE CENTRALE DES ORGANISMES DE SECURITE SOCIALE UNION NATIONALE POUR L'EMPLOI DANS L'INDUSTRIE ET LE COMMERCE ASSOCIATION GENERALE DES INSTITUTIONS DE RETRAITE DES CADRES ASSOCIATION POUR LE REGIME DE RETRAITE COMPLEMENTAIRE DES SALARIES

2 SOMMAIRE 1. PRESENTATION 1.1. La DUCS (présentation de la DUCS et des différents supports) La DUCS-EDI (fonctionnement, équipement nécessaire, organismes concernés) Normes et recommandations (plan du document) LES FORMATS DE DONNEES Introduction : 2 formats autorisés Format EDIFACT : message COPAYM version Origine et principes Description du format générique Description des informations spécifiques à l URSSAF Description des informations spécifiques à l ASSEDIC Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO 2.2. Format fichier COPLAT version Principes Description des informations spécifiques à l URSSAF Description des informations spécifiques à l ASSEDIC Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO 2.3. Aide à la mise en oeuvre Diffusion officielle Evolution des formats Demande d information complémentaire LES OPERATIONS AVANT L ECHANGE (recommandations fonctionnelles) 3.1. Introduction Les fonctions à proposer LES MODALITES DE L ECHANGE 4.1. Introduction Echange par messagerie X Profils d'accès, passerelles Profils d accès Passerelles d'interconnexion Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Messages applicatifs Les messages à recevoir par le déclarant Messages de service Services supplémentaires DUCS-EDI version Mars 1999 page 2

3 Message de contrôle EDIFACT Retour applicatif Les réponses proposées par les OPS Réponse de l URSSAF Réponse de l ASSEDIC Réponse de l institution AGIRC ou ARRCO L adresse X400 de destination Suivi des échanges Relevé des émissions Relevé des retours de service Gestion des retours applicatifs Gestion de la boîte aux lettres Visualisation des retours applicatifs Archivage des messages déclaratifs Message modificatif Echange par la messagerie Internet Profils d accès, modalités de l envoi Profils d accès Modalités de l envoi Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Messages applicatifs Les messages à recevoir par le déclarant Retours applicatifs Modalités d envoi Les réponses de l URSSAF Les réponses de l ASSEDIC Les réponses de l institution AGIRC ou ARRCO L adresse Internet de destination Suivi des échanges et archivage des messages déclaratifs Message modificatif PAIEMENT Introduction Les moyens de paiement dématérialisés proposés Les virements magnétiques Les avis de prélèvement automatisés Les télérèglements La référence sociale Structure de la référence sociale Utilisation de la référence sociale Restitution de la référence sociale Les moyens de paiements acceptés par les différents OPS Paiements acceptés par l URSSAF Paiements acceptés par l ASSEDIC Paiements acceptés par les institutions AGIRC ou ARRCO Les modalités pratiques du paiement dématérialisé Intégration d informations sur le paiement dans la déclaration DUCS-EDI version Mars 1999 page 3

4 5.4.2.Le Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement (CPOP) Codes et contraintes des différents moyens de paiement DUCS-EDI version Mars 1999 page 4

5 6. CONDITIONS D'UTILISATION Introduction Champ de la DUCS-EDI Intervenants de la DUCS-EDI Tests et qualifications Tests des logiciels Qualification des intermédiaires Qualification des relais de communication Qualification des tiers-rédacteurs Tests pour les entreprises Procédures d adhésion Adhésion directe Adhésion indirecte par l intermédiaire d un relais de communication Adhésion indirecte par l intermédiaire d un tiers-rédacteur Réalisation des déclarations Définition des échéances Cas où la déclaration ne sert pas à déclencher le paiement Cas où la déclaration sert à déclencher le paiement Contrôle du respect des échéances Information des entreprises Procédures de secours Traitement des déclarations en double Authentification des déclarations GLOSSAIRE ANNEXES Annexes générales 1 - Annexes relatives à l'adhésion et à l'utilisation du service DUCS-EDI 2 - Annexes relatives à X Annexes relatives à Internet 4 - Annexe relative au passage à l euro 5 - Annexe relative au paiement Annexes séparées A - B - C - Guides COPAYM Guides COPLAT Tables de codes et correspondants DUCS par famille d'organismes DUCS-EDI version Mars 1999 page 5

6

7 1. PRESENTATION 1.1. LA DUCS (PRESENTATION DE LA DUCS ET DES DIFFERENTS SUPPORTS) Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les Pouvoirs Publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales. L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but. La déclaration unifiée de cotisations sociales est ainsi progressivement substituée à diverses déclarations périodiques obligatoires. Pour répondre aux situations diversifiées de l'ensemble des entreprises, la DUCS est proposée sous plusieurs formes, utilisant soit un support écrit, soit des méthodes de télétransmission, et permettant soit une saisie manuelle des données, soit une alimentation automatique par le logiciel de paie. Un premier système de DUCS a été proposé aux entreprises en 1996 : il s'agit de la DUCS sur support écrit, ou "DUCS papier", qui permet l'édition automatique de déclarations, à partir du logiciel de paie, dans un format commun aux différents organismes de protection sociale. Deux autres services de DUCS ont été ouverts en 1998 : - la DUCS par Minitel, - la DUCS par échange de données informatisé (EDI) qui fait l'objet du présent document. En outre, est actuellement à l'étude la mise en place d'un service plus élaboré qui effectuerait le calcul des cotisations de chaque salarié et utiliserait les protocoles Internet. Plus globalement, un projet en cours de définition vise à présenter une offre cohérente de téléprocédures sur Internet couvrant l ensemble du champ des relations entre les entreprises et les organismes sociaux. Les services de DUCS utilisant Internet y contribueront. DUCS-EDI version Mars 1999 page 7

8 Une première version du Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI a été publiée au printemps 1998 sous la référence 1.0. Cette nouvelle version, référencée 1.2, comprend quelques compléments par rapport à la précédente : - alors que la version 1.0 ne traitait que l envoi par messagerie X-400, cette nouvelle version précise les modalités d utilisation de messageries Internet; à cette occasion, quelques précisions ont été apportées également sur les aspects pratiques de l envoi de DUCS par messages X-400; - les chapitres sur les modalités de paiement et sur les procédures d adhésion à la DUCS-EDI et les scénarios d utilisation ont été complétés; des modifications ont été apportées sur certains codes (référence pour le paiement, identification du mode de paiement), mais les anciens codes restent utilisables dans les conditions qui avaient été fixées dans la version 1.0; - une annexe a été ajoutée sur les conditions d utilisation de l euro; - les guides d utilisation et d implantation des messages électroniques, annexés au présent document, ont également subi quelques modifications; il s agit essentiellement de changements de présentation visant à les rendre plus faciles à utiliser; quelques codes ou références ont aussi été adaptés (là encore, les versions publiées au printemps 1998 restent acceptées) LA DUCS-EDI (FONCTIONNEMENT, EQUIPEMENT NECESSAIRE, ORGANISMES CONCERNES) La DUCS-EDI concerne actuellement les URSSAF, les ASSEDIC et le GARP, et les institutions de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO. Le principe de fonctionnement de la DUCS-EDI est le suivant : - un fichier au format normalisé contient les éléments de la déclaration, ceux-ci étant soit préparés automatiquement par le système de paie, soit intégralement saisis sur un second dispositif, - le fichier peut être visualisé, contrôlé et complété, - le fichier en sortie est ensuite envoyé à son destinataire par télétransmission, selon un mode d'échange fixé, DUCS-EDI version Mars 1999 page 8

9 - le déclarant reçoit des avis de réception de sa déclaration par les organismes destinataires ; ces avis peuvent avoir différents niveaux de signification (simple constat de la remise ou de l'ouverture d'un message, ou résultat de contrôles plus ou moins étendus de la déclaration) ; certains de ces avis, qui sont standardisés, sont proposés par tous les organismes ; d'autres, standardisés ou non, peuvent être émis seulement par certains d'entre eux. Pour faciliter l'utilisation de la DUCS-EDI, les organismes de protection sociale acceptent plusieurs formats. Pour utiliser la DUCS-EDI, un déclarant doit disposer d'un équipement lui permettant : - soit de récupérer directement le fichier des données issues de la paie, soit de saisir et constituer le fichier à partir des données issues de la paie, - d'émettre la déclaration "normalisée" selon un mode d'échange autorisé, c est-à-dire, actuellement, soit par messagerie X-400, soit par messagerie Internet. Toutefois, l utilisation de la messagerie Internet n est actuellement proposée que de manière progressive. Sa généralisation à tous les organismes est prévue pour janvier NORMES ET RECOMMANDATIONS (PLAN DU DOCUMENT) Le présent document est destiné aux entreprises et à leurs prestataires éventuels (sociétés éditrices de logiciels de paie, cabinets d'expertise comptable, centres de gestion agréés, façonniers...) qui souhaitent utiliser la DUCS-EDI. Il comprend un fascicule et des annexes séparées. Le chapitre 2 définit les formats de données acceptés. Le chapitre 3 fixe les modes d'échange autorisés ; il en décrit les conditions d'utilisation et en précise certaines modalités de fonctionnement. Le chapitre 4 contient des recommandations sur les fonctionnalités qu'il parait utile d'intégrer dans un logiciel assurant ou permettant la production et l'envoi d'une DUCS- DUCS-EDI version Mars 1999 page 9

10 EDI pour garantir une bonne qualité de la déclaration et apporter un service optimal au déclarant. Le chapitre 5 traite des modalités de paiement qui peuvent être associées à la DUCS- EDI. Le chapitre 6 définit les procédures à suivre par un déclarant pour utiliser la DUCS-EDI. Le chapitre 7 contient un glossaire. Ce fascicule comprend également diverses annexes : - des modèles de conditions d utilisation de la DUCS-EDI et de formulaires d adhésion ainsi que des descriptions de divers scénarios d utilisation, - des compléments sur les messageries X-400 (table d interconnexion,...) - des compléments sur les messageries Internet, - des informations sur les conditions du passage à l euro - des compléments sur les procédures liées au paiement (mode de calcul de la clé de contrôle de la référence sociale). Des annexes séparées complètent ce fascicule : - guides COPAYM, - guides COPLAT, - tables des codes et listes des correspondants DUCS par famille d'organismes. DUCS-EDI version Mars 1999 page 10

11 SCHÉMA-CIBLE DE TÉLÉDÉCLARATION DUCS - EFI Saisie manuelle par le déclarant Données issues de la paie Elaboration DUCS Saisie assistée sur Ordinateur Saisie Assistée sur Minitel Visualisation ou correction du fichier en sortie Traducteur EDIFACT Sortie fichier COPLAT 3614 DUCS Accès au réseau Teletel Sortie message COPAYM Préparation de l envoi par X400 Préparation de l envoi par Internet Accès Messagerie X400 Accès Messagerie Internet Réseau X400 Réseau Internet Serveur Minitel ONPS/OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS BAL ONPS/ OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS DUCS-EDI version Mars 1999 page 11

12 SCHÉMA-CIBLE DE TÉLÉDÉCLARATION DUCS-EDI Elaboration automatique par le logiciel de paie Logiciel de paie Elaboration DUCS Visualisation et correction du fichier en sortie Traducteur EDIFACT Sortie fichier COPLAT Sortie message COPAYM Préparation de l envoi par X400 Préparation de l envoi par Internet Accès Messagerie X400 Accès Messagerie Internet Réseau X400 Réseau INTERNET B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L X400 ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS B.A.L ONPS/ OPS OPS OPS OPS OPS OPS OPS DUCS-EDI version Mars 1999 page 12

13 Le présent fascicule ainsi que les guides COPAYM et COPLAT pourront faire l'objet de révisions officialisées par les Pouvoirs Publics. Sauf impératif majeur, les modifications nécessaires seront regroupées de manière à ce qu'il y ait au maximum une révision par an, applicable en principe au 1er janvier suivant sa publication. Chaque révision précisera si la version antérieure reste valide et jusqu à quelle date. Les tables de codes et les listes de correspondants seront mises à jour en tant que de besoin. Ce cahier des normes et recommandations peut être obtenu, sous forme écrite ou sur disquette, auprès des ministères et des organismes nationaux de protection sociale concernés. Il est également accessible sur les sites Internet des organismes nationaux de protection sociale ( et DUCS-EDI version Mars 1999 page 13

14

15 2. LES FORMATS DE DONNEES Introduction : 2 formats autorisés Deux formats normés de données sont présentés afin d'offrir aux entreprises un choix raisonné en fonction de leur capacité ou pas à utiliser le langage EDIFACT. Aussi, à l'instar de pratiques similaires sur le marché (cf. domaine EDIFICAS), le présent fascicule propose un format COPAYM de type message EDIFACT et un format équivalent COPLAT de type fichier classique. A l aide d un des formats normés, l adhérent au service DUCS-EDI transmet les informations nécessaires et utiles à l identification des parties à l échange, à la déclaration en masse de cotisations sociales, à l information sur le paiement FORMAT EDIFACT : message COPAYM version Origine et principes En conformité avec la circulaire du Premier Ministre du 16 janvier 1997 référencée sous le numéro 4.449/SG, les organismes sociaux sont en situation d'accepter les échanges de données informatisés utilisant la norme EDIFACT. La procédure DUCS s'appuie sur l'existant EDIFACT en matière de déclaration des cotisations sociales : le message COPAYM pour les déclarations de masses. Ce message est le fruit d'une concertation entre les principaux organismes collecteurs de cotisations sociales, réunis au sein des communautés EDISOCIAL et EDSI. Ces deux structures ont permis respectivement la conception du message et sa validation auprès des instances internationales de normalisation. Selon le schéma EDIFACT, le message COPAYM propose : * un format générique, qui décrit la structure et la sémantique communes s'appliquant à l'ensemble des organismes promoteurs du message, * un format spécifique ou subset, qui est un sous-ensemble d'informations à transmettre à l'organisme collecteur, dont les spécifications sont applicables par DUCS-EDI version Mars 1999 page 15

16 catégorie d organismes collecteurs (URSSAF, ASSEDIC, Institution de Retraite Complémentaire). Le format générique est identifié par un numéro de version (la version actuellement utilisée est la version 4). Pour une même version de ce format générique, les formats spécifiques peuvent connaître des évolutions ; c est pourquoi leur référence comprend deux nombres : le numéro de version du format générique correspondant, et le numéro propre de la variante du format spécifique : par exemple, les formats spécifiques correspondant à la version 4 du format générique porteront successivement les numéros 4.0, 4.1, 4.2 Par rapport aux versions (référencées 4.0) annexées au précédent cahier des normes et recommandations, les versions (référencées 4.1) de ces formats spécifiques qui sont annexées à ce présent document ont fait l objet de quelques légères adaptations portant notamment sur certains codes ou références. Toutefois, l utilisation de logiciels conformes aux guides portant la référence 4.0 reste admise Description du format générique La structure du format générique est décrite dans un guide (cf. annexes séparées) dont la mise à jour est confiée à la garde de l'acoss. Ce format générique représente la référence commune et la source unique des différents formats spécifiques. Ceux-ci sont donc cohérents et compatibles avec le format générique Description des informations spécifiques à l'urssaf La structure du format COPAYM spécifique aux organismes URSSAF est décrite dans un guide d utilisation et d implantation ACOSS (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'acoss, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique. DUCS-EDI version Mars 1999 page 16

17 2.1.4.Description des informations spécifiques à l'assedic La structure du format COPAYM spécifique aux organismes ASSEDIC est décrite dans un guide d utilisation et d implantation UNEDIC (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'unedic, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO La structure du format COPAYM spécifique aux institutions de retraite complémentaire est décrite dans un guide d utilisation et d implantation AGIRC-ARRCO (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité conjointe de l'agirc et de l'arrco, qui veilleront à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique FORMAT FICHIER COPLAT version Principes Dans la procédure DUCS, le format COPLAT est l'équivalent classique - dit "à plat" - du message COPAYM. Afin d'obtenir une conjugaison pérenne des deux formats "normés", des règles de gestion ont été retenues ci-après : a- Le format commun COPLAT est issu du format générique COPAYM (cf. annexes séparées). b- Pour initialiser le processus de jumelage avec le message COPAYM, la première version disponible de COPLAT a été la version 4. c- Le format COPLAT fait l objet de contenus spécifiques par famille d organismes collecteurs (URSSAF, ASSEDIC, institutions de retraite complémentaire). Ces contenus sont compatibles et cohérents avec les formats spécifiques de COPAYM dont ils sont issus. Ils portent les mêmes numéros de version (4.1 actuellement). DUCS-EDI version Mars 1999 page 17

18 DUCS-EDI version Mars 1999 page 18

19 d- En conséquence, la cohérence COPAYM-COPLAT est confortée * sur le fond par : - une structure générique identique, - des contenus spécifiques similaires par famille d OPS, - des tables de codification identiques pour une famille d OPS donnée, * sur la forme par : - une gestion synchronisée des numéros de version, - une présentation harmonisée des guides d utilisation et d implantation, - un dossier unique pour l'ensemble des documents techniques détaillés. Comme pour les guides COPAYM, les guides COPLAT annexés à ce présent document ont fait l objet de quelques légères adaptations. Ils portent la référence 4.1. L utilisation des guides portant la référence 4.0 reste admise dans les conditions définies au paragraphe et sous réserve de l erratum figurant dans les annexes B Description des informations spécifiques à l'urssaf La structure du format COPLAT spécifique aux organismes URSSAF est décrite dans un guide d utilisation et d implantation ACOSS (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'acoss, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM Description des informations spécifiques à l'assedic La structure du format COPLAT spécifique aux organismes ASSEDIC est décrite dans un guide d utilisation et d implantation UNEDIC (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité de l'unedic, qui veillera à sa compatibilité et à sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM. DUCS-EDI version Mars 1999 page 19

20 Description des informations spécifiques à l institution de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO La structure du format COPLAT spécifique aux institutions de retraite complémentaire est décrite dans un guide d utilisation et d implantation AGIRC-ARRCO (cf. annexes séparées). Ce guide est sous la responsabilité conjointe de l'agirc et de l'arrco, qui veilleront à sa compatibilité et sa cohérence avec le guide du format générique COPAYM AIDE À LA MISE EN OEUVRE Diffusion officielle Dans le cadre de la téléprocédure DUCS, les Pouvoirs publics ont la charge de diffuser officiellement les formats normés COPAYM et COPLAT, en utilisant les modes et les media qu'ils jugent les plus appropriés : arrêté ministériel, circulaire ministérielle, journal officiel, revues professionnelles ou spécialisées, autres. Sont concernés par cette diffusion les acteurs du marché en général, plus particulièrement les entreprises, leurs mandataires, les éditeurs de logiciels de paie/gestion du personnel, les éditeurs de traducteurs EDIFACT (voir la liste disponible chez AFNOR-EDIFRANCE). Certains types d'acteurs pourront être l'objet d'un envoi ciblé en fonction des besoins. Les guides COPAYM et COPLAT, annexés à ce document, sont accessibles sur les sites Internet mentionnés au paragraphe 1.3. Pour faciliter l implantation et l utilisation des formats COPAYM et COPLAT, un guide unique a été établi pour chacun d entre eux; ces guides rassemblent et mettent en parallèle les spécifications des guides particuliers à chaque organisme. Ces guides uniques sont également annexés à ce document et accessibles sur les mêmes sites Internet. DUCS-EDI version Mars 1999 page 20

21 DUCS-EDI version Mars 1999 page 21

22 2.3.2.Evolution des formats Toute évolution structurelle du format générique, indiquée obligatoirement par un changement de version, déclenchera une évolution à l'identique des formats spécifiques. Des modifications des formats spécifiques pourront aussi être faites dans le cadre d un format générique inchangé, en respectant évidemment les dispositions de ce format. La mise à jour des guides spécifiques incombe à chaque organisme national respectivement en charge de ses formats spécifiques COPAYM/COPLAT. Les guides uniques COPAYM et COPLAT seront modifiés en conséquence. Tout changement significatif dans un guide spécifique entraînera une modification du numéro de version de tous les guides spécifiques et des guides uniques, afin de maintenir l unicité de ces numéros. Pour assurer la stabilité d'une version et limiter les investissements nécessaires à sa prise en compte, toute version nouvelle sera, sauf impératif majeur, décidée et diffusée dans la limite d une fois par an maximum. Elle sera en principe applicable au 1 er janvier suivant. Les Pouvoirs publics ont la charge d'officialiser et de diffuser ces évolutions. Lors de cette officialisation, sera précisée la durée pendant laquelle les anciennes versions resteront admises Demande d'information complémentaire Selon les cas, une demande d information complémentaire sur un format spécifique sera à formuler auprès de l'organisme national ou de l'organisme local chargé de l'assistance et du support technique aux utilisateurs des formats COPAYM-COPLAT. * organismes nationaux : ACOSS, UNEDIC, AGIRC-ARRCO. * organismes locaux : URSSAF, ASSEDIC, Institutions de retraite complémentaire. DUCS-EDI version Mars 1999 page 22

23 Par famille d'organismes, sont proposées dans les annexes séparées une liste des correspondants nationaux et locaux et les tables de codes nécessaires au paramétrage du format spécifique correspondant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 23

24

25 3. LES OPERATIONS AVANT L ECHANGE (recommandations fonctionnelles) 3.1. INTRODUCTION Le présent chapitre aborde les fonctionnalités jugées utiles pour faciliter la tâche du déclarant dans la préparation et l'émission des différents messages déclaratifs dans le cadre de la DUCS-EDI. En effet, dans un processus alliant l automatisation des tâches et la dématérialisation des échanges, le déclarant doit pouvoir vérifier et contrôler les informations communiquées à l extérieur. Aussi, même si l applicatif de paie lui fournit un fichier déclaratif conforme, un additif logiciel devrait lui permettre des actions en tout ou partie sur les données du fichier, avant sa conversion éventuelle et sa transmission. L'intégration de ces fonctionnalités dans les logiciels produisant une DUCS-EDI est très souhaitable pour garantir une bonne qualité de la déclaration et assurer une simplification optimale pour l'utilisateur. Mais elle n'est pas obligatoire LES FONCTIONS A PROPOSER Sont énoncés ci-après des besoins susceptibles d'être pris en compte par le marché : - Visualiser à l écran les données. - Imprimer tout ou partie des données, notamment la référence sociale et sa clé de contrôle. - Editer des données (ajout, modification, suppression). Par exemple, pouvoir compléter ou constituer intégralement le fichier issu de la paie avec des paramètres exogènes, notamment quand ceux-ci semblent dépendre de l'échange proprement dit avec un organisme destinataire. Nota Bene : toute déclaration, qu elle soit élaborée automatiquement ou constituée manuellement, reste sous la responsabilité entière du déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 25

26

27 4. LES MODALITES DE L ECHANGE 4.1. INTRODUCTION Le présent chapitre décrit les modalités à respecter pour l'échange de messages dans le cadre de la DUCS-EDI. Pour permettre une bonne adaptation à la diversité d'équipement des entreprises, il est prévu que les organismes de protection sociale acceptent plusieurs protocoles d'échange. Deux protocoles d échanges sont mis à dispositions des entreprises : - le protocole X400 dont les conditions d accès sont définies dans le paragraphe 4.2, ouvert depuis juillet le protocole Internet dont les conditions d accès sont définies dans le paragraphe 4.3, expérimenté en ECHANGE PAR MESSAGERIE X400 Le présent sous-chapitre décrit les conditions d'utilisation techniques de la DUCS-EDI sous X400. Il définit les profils d'accès et précise les possibilités d'interconnexion avec le réseau X400 actuellement retenu pour la réception des DUCS. Il présente les différents messages qui peuvent être émis ou reçus par le déclarant. Les boîtes aux lettres (BAL) de réception des déclarations appartiennent au réseau ATLAS 400 de FRANCE TELECOM. Chaque message de déclaration est envoyé dans la BAL de l'organisme destinataire. Certaines catégories d'organismes proposent des BAL communes pour simplifier les envois des multidéclarants (cf ) Profils d accès, passerelles Profils d accès Un utilisateur est soit connecté au réseau X400 comme abonné individuel soit connecté à un serveur privé accédant au réseau X400. DUCS-EDI version Mars 1999 page 27

28 Tout abonné individuel à un service réseau X400 peut accéder techniquement à la filière DUCS-EDI par X400. Par contre, tout dispositif fonctionnant en mode serveur privé doit se renseigner auprès d un opérateur réseau X400 pour régler les aspects d interconnexion entre réseaux. Par ailleurs, le protocole TEDECO est admis par l'ensemble des organismes destinataires. Le format des données à échanger par défaut est du texte en caractères majuscules (ASCII-IA5) Passerelles d'interconnexion La notion d'interopérabilité pour les réseaux connectés à ATLAS doit être vérifiée concernant l'émission et la réception des messages DUCS. L'interconnexion ou pas entre deux réseaux fixe le niveau de retour qui pourra être proposé à l'émetteur initial. Attention, le choix d'un réseau autre qu'atlas peut avoir des répercussions sur le scénario d'échanges : fonction de TEDECO, accusé de réception systématique,... Deux valeurs d'un statut d'interconnexion DUCS peuvent qualifier une passerelle dans le cadre de la téléprocédure DUCS X400 : 1- Actif = le service DUCS est assuré correctement entre les 2 réseaux connectés. 2- Inactif = le service DUCS ne peut être assuré entre les 2 réseaux. Etant donné le nombre et l'évolution du marché des opérateurs de réseaux privés en France, une liste des serveurs privés connectables à ATLAS 400 ne peut être exhaustive et est susceptible d'évoluer. Avec ces réserves liminaires, il est proposé dans les annexes générales relatives à X400 une table des produits réseau qualifiés actif par l'opérateur ATLAS Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Il n est pas émis de message de service par le déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 28

29 Messages applicatifs La messagerie X400 peut être utilisée de deux façons : de façon inter-applicative, de façon interpersonnelle. En fonction du mode d utilisation de la messagerie, l envoi du message applicatif s effectue de deux façons. L usage inter-applicatif implique la constitution et la mise à disposition d un fichier contenant la ou les déclarations au format COPAYM ou COPLAT. Le logiciel de messagerie se charge d émettre ce fichier vers le destinataire en fonction des paramétrages effectués, sans gestion de pièce jointe. Cette échange correspond à un message applicatif. L usage inter-personnel implique un seul envoi de fichier, sous forme d une seule pièce jointe associée au courrier électronique, et contenant la ou les déclarations en fonction de la qualité du déclarant. Dans tous les cas, le message ne contient aucun commentaire. Pour faciliter l exploitation des messages, tant pour le déclarant que pour l organisme, la mention DUCS doit figurer, dans l objet du message (4 premières positions). Dans un même message, un seul format est accepté : COPAYM ou COPLAT. Cet ensemble (message X400 contenant la ou les pièce jointe) constitue ce qui est appelé dans les paragraphes suivants le message applicatif. Quel que soit l utilisation, l'architecture offerte est la suivante : une seule BAL commune est proposée pour l'ensemble des URSSAF, une seule BAL commune est proposée pour l'ensemble des ASSEDIC, une BAL spécifique est proposée par chaque institution ou chaque groupe d'institutions de retraite complémentaire AGIRC / ARRCO ; des institutions ou des groupes d institutions proposent éventuellement une BAL commune pour simplifier l envoi des déclarations par le déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 29

30 DUCS-EDI version Mars 1999 page 30

31 Selon convenance entre les deux parties impliquées dans un échange, l'émission peut comprendre un ou plusieurs messages applicatifs pour un même destinataire. Application à la DUCS-EDI X400 en fonction de la situation du déclarant : Mono-déclarant : une entreprise transmet elle-même ses télédéclarations DUCS. La procédure inter-applicative prévoit un message applicatif COPAYM/COPLAT par OPS (URSSAF, ASSEDIC, institution de retraite AGIRC-ARRCO) destinataire de la déclaration. Ceci se traduit par la formule : pour chaque OPS destinataire, un échange comprend un seul message applicatif. La procédure inter-personnelle prévoit un seul message applicatif X400 contenant une seule pièce jointe correspondant à la DUCS, pour chaque organisme destinataire (URSSAF, ASSEDIC, Institution de retraite AGIRC/ARCCO). Multi-déclarant : les professionnels de la télédéclaration (cabinet comptable, centre de gestion agréé, prestataire à façon,...) ont des besoins spécifiques compte tenu des volumes prévisibles en télétransmission. La procédure inter-applicative prévoit un message COPAYM/COPLAT par entité déclarée et par OPS. Les différents messages envoyés à un même destinataire physique peuvent être regroupés dans un même échange. La procédure inter-personnelle prévoit un ou plusieurs message(s) applicatif(s) X400, contenant une pièce jointe. Une pièce jointe peut contenir une ou plusieurs déclarations, pour un ensemble d entreprises, pour un même organisme destinataire. Cas particuliers : versement en lieu unique (VLU) en URSSAF ou paiement groupé en ASSEDIC. Le format COPAYM/COPLAT est parfaitement adapté aux déclarations multiétablissements effectuées en mode VLU ou paiement groupé. DUCS-EDI version Mars 1999 page 31

32 Par conséquent, sauf modalités contraires à spécifier dans une convention d'échange avec l'ops concerné, l'entreprise est assimilée à un mono-déclarant. Emission d'un message COPAYM : dans le cas où l'expéditeur souhaite bénéficier d'un environnement d'échange EDIFACT, il est indispensable qu'il soit équipé d'un traducteur lui permettant de convertir un fichier applicatif en message COPAYM. En pratique, un fichier en format "à plat" issu de l'application interne est traduit en un message COPAYM en fonction d'un paramétrage donné (dépendant du subset lié à une famille d'organismes). Ce paramétrage doit être préalablement intégré dans le traducteur suivant les indications du guide d'utilisation correspondant. Certains fournisseurs de traducteurs (ou de logiciels de communication) pourront proposer un pré-paramétrage dans le cas où le fichier issu du logiciel de paie serait au format COPLAT. Une fois traduit, le message est déposé dans la boîte aux lettres de l'expéditeur Les messages à recevoir par le déclarant Messages de service Les messages de service permettent au destinataire d'informer l'émetteur de la bonne ou de la mauvaise réception d'un message applicatif. Avis de dépôt : ATLAS indique les date et heure de dépôt du courrier, ainsi que l'identification du message attribuée par ATLAS, après que le dépôt du message applicatif soit effectué dans la boîte aux lettres de l'expéditeur. L'identifiant du message servira pour le suivi de la remise. Avis de remise : ATLAS fournit des indications à l'expéditeur lors de la remise du courrier à certains ou à tous les destinataires, sur demande explicite de l'expéditeur. Attention, le choix d'un réseau autre qu'atlas peut avoir des répercussions sur le scénario d'échanges : vérifier les avis de remise selon le RVA (Réseau à Valeur Ajoutée) en cas d'interconnexion. DUCS-EDI version Mars 1999 page 32

33 Si l avis de remise est demandé, il est alors fourni, pour un destinataire donné : - Un avis de remise si la remise a été effectuée, indiquant :. la référence locale du courrier chez l'expéditeur,. les date et heure d'émission de l'avis de remise par ATLAS,. l'identification unique attribuée au message par ATLAS lors de l'expédition,. les date et heure de remise auxquelles le courrier a été remis au destinataire,. la nature de la conversion éventuellement effectuée,. l'adresse du destinataire concerné. - Un avis de non-remise si la remise est impossible, indiquant notamment :. les raisons et diagnostic de l'échec de la remise,. l'adresse du destinataire concerné. Si l'avis de remise n'est pas demandé explicitement, l'expéditeur reçoit un avis de non-remise en cas d'échec (contenu indiqué ci-dessus) Services supplémentaires Le réseau propose éventuellement des services complémentaires au choix de l'utilisateur abonné. Le choix TEDECO augmente l'offre d'atlas 400 en permettant à l'abonné, moyennant un logiciel adéquat, de pouvoir notamment : - segmenter les fichiers pour limiter l'envoi des messages applicatifs volumineux, - compresser les données avant envoi, - obtenir un avis d'ouverture d'un message applicatif, - faire cohabiter des formats EDIFACT, fichiers et courriers ( ). Demande d'avis d'ouverture : un déclarant abonné à TEDECO peut paramétrer une "demande d'avis d'ouverture" dans le cadre d'un échange applicatif avec des destinataires sensibles. Dans ce cas seulement, un avis d'ouverture indique à l'émetteur les date et heure auxquelles le courrier a été ouvert dans le système applicatif du destinataire concerné. Codes applicatifs d'échanges : le GIE TEDECO attribue les codes applicatifs d'échange permettant aux utilisateurs de logiciels TEDECO de préparer et de gérer DUCS-EDI version Mars 1999 page 33

34 les envois vers les OPS par nature de flux et de destinataires OPS, en associant chaque code applicatif à l'adresse X400 de l'ops destinataire concerné. COPAYM = 127 ; COPLAT = Message de contrôle EDIFACT Certains OPS ou familles d'ops proposent éventuellement un avis de contrôle d'un niveau sémantique supérieur à l'avis d'ouverture. Dans ce cas, l'avis de contrôle signifie que le message applicatif reçu est bien passé - ou mal passé - par les points de contrôle syntaxique et de conformité spécifiés dans le guide d'utilisation et d'implantation correspondant. Cet avis de contrôle est un message en langage EDIFACT, de type CONTRL ou APERAK, reconnu et normalisé au niveau des instances internationales. Nota Bene : La pratique d'un tel message doit être précisée dans l'avenant spécifique à l'ops ou famille d'ops de la convention d'échange DUCS. Nota Bene : Certains traducteurs traitent le message CONTRL pour l'intégrer dans les outils de suivi. Dans les autres cas, le message est transmis à l'application qui fait alors le rapprochement avec le message émis Retour applicatif Compte tenu de l aspect financier découlant des déclarations de cotisations sociales, la procédure DUCS préconise une réponse applicative dans un délai raisonnable de l organisme destinataire vers l expéditeur d un message COPAYM/COPLAT. Le retour applicatif consiste en un acquittement définitif de la déclaration reçue, après contrôle et intégration des informations COPAYM/COPLAT dans l application de gestion du destinataire. A ce jour, il n existe pas de format commun disponible. Le mode de communication, la structure syntaxique et le contenu sémantique du retour applicatif restent à la discrétion de l organisme. DUCS-EDI version Mars 1999 page 34

35 Les réponses proposées par les OPS Il est prévu que chaque organisme destinataire (physique) puisse traiter des messages en réception et en émission à partir d une plate-forme technique la plus évoluée possible, c est-à-dire une station TEDECO. Chaque famille d OPS reste autonome dans la restitution de la réponse à fournir Réponse de l URSSAF Il est prévu de délivrer systématiquement pour chaque envoi de fichier de déclaration et d'informations relatives au paiement un message retour applicatif. L'envoi de déclarations et d'informations de paiement groupées est également accepté, moyennant autorisation préalable. Seul le message retour applicatif indiquant explicitement une acceptation du fichier libère le déclarant de son obligation. Le délai d'émission du retour applicatif dépend du protocole de transmission choisi par le déclarant ; ce délai est quasi-instantané lorsque le fichier de déclaration et d'informations de paiement est émis en COPLAT (COPAYM à plat) et directement sur un serveur du recouvrement de la sécurité sociale. En revanche, l'usage de COPAYM EDIFACT via un système de messagerie par le déclarant peut nécessiter jusqu'à 24 heures de délais globaux de traitement. Ce retour est effectué normalement par messagerie électronique. A la demande du déclarant, il peut aussi être envoyé par télécopie Réponse de l ASSEDIC Il est prévu de délivrer : - les différents avis relevant des standards X400, par un serveur privé de nature P1, - un message issu d'un contrôle syntaxique du message déclaratif, sous forme texte ; sa transmission se fera sous deux jours ouvrés, normalement par messagerie électronique, éventuellement par télécopie à la demande du déclarant, - à terme, un message applicatif structuré. DUCS-EDI version Mars 1999 page 35

36 Réponse de l institution AGIRC ou ARRCO Une institution ou un groupe d institutions AGIRC/ARRCO doit pouvoir au minimum : - retourner un avis d ouverture dans les 24 heures suivant l horodatage de l envoi de la télédéclaration, - adresser un retour applicatif dans les 4 jours calendaires suivant la date d envoi de la télédéclaration, par télécopie (un retour par messagerie électronique pourra être proposé ultérieurement) L adresse X400 de destination En conformité avec le schéma-cible de télédéclaration (cf. chapitre 1), il est possible de : - proposer une adresse physique (boîte aux lettres) par OPS destinataire, - retenir une nomenclature pour spécifier l'adresse X400 du destinataire. La notion d'adresse X 400 réduite prévoit d indiquer : - le nom de l'organisation (obligatoire) = DUCS, - l'unité organisationnelle (facultative) = nom de l'onps ou famille d'ops, - le nom de personne (obligatoire) = nom de l'ops destinataire intermédiaire ou final du message. La procédure pour obtenir les adresses X400 des organismes destinataires est décrite dans l annexe Suivi des échanges Relevé des émissions Un journal d'envoi ou de départ est proposé en solution standard (basique) au niveau de la couche de communication X400 : il affiche un chrono ligne à ligne des différents messages applicatifs émis par l expéditeur, avec leur identifiant local chez l expéditeur. La liste de toutes les opérations présentes ou passées sont visualisables dans une et même fenêtre. DUCS-EDI version Mars 1999 page 36

37 Relevé des retours de service Un compte rendu de service peut être proposé, au choix du constructeur de la station émettrice, vers la couche applicative du déclarant. Celui-ci accède aux données affichées après reconnexion à sa boîte aux lettres X400, ce qui lui économise des coûts de communication. Exemple de compte-rendu N lot Date de création Code appli. Etat Horodatage Envoyé Remis Ouvert Gestion des retours applicatifs Gestion de la boîte aux lettres En mode remise directe, le réseau remet les courriers et les retours de service sur le terminal déclaré à l abonnement. En mode remise à la demande, le réseau assure le stockage des messages reçus. Une commande peut être proposée dans ce cas : Vidage de la boîte aux lettres : le réseau restitue séquentiellement sur le terminal les messages présents dans sa boîte aux lettres et auxquels il a accès. Les messages retirés sont ensuite détruits Visualisation des retours applicatifs Dans le cas où un organisme destinataire est en mesure de proposer un retour applicatif par message X400, certaines conditions sont nécessaires pour que le déclarant puisse l exploiter dans son environnement applicatif. Le message retour applicatif peut être un message de contrôle EDIFACT. DUCS-EDI version Mars 1999 page 37

38 Adresse de la boîte aux lettres : le déclarant doit avoir préalablement donné l adresse X400 qui servira de réception aux retours applicatifs, par exemple lors de l adhésion DUCS. Accès au message : l'application doit pouvoir récupérer les informations antérieures dans les messages présents. Les paramètres suivants : - la référence locale de l expéditeur, - l auteur ou l expéditeur du message, devraient aider à la sélection du message sur son numéro de séquence. Conversion du message : si le retour applicatif prend la forme d un message EDIFACT, le traducteur du déclarant doit être paramétré de manière à effectuer correctement la conversion en format classique (détraduction à plat). A cet effet, l organisme émetteur du retour applicatif doit fournir au préalable le guide d utilisation. Visualisation du message : en sortie du traducteur, le fichier converti doit pouvoir être lu par l utilisateur, avec l aide d outils permettant de le visualiser et/ou de l imprimer Archivage des messages déclaratifs Du point de vue du déclarant, une dématérialisation ne doit pas constituer un handicap pour résoudre des litiges éventuellement liés au contenu des télédéclarations. Aussi est-il recommandé qu un archivage des messages déclaratifs puisse s opérer en amont de la traduction (format COPAYM) ou de l émission (format COPLAT). Un message déclaratif en clair, restituable sur papier, pourrait constituer un élément de preuve du déclarant vis-à-vis de l organisme concerné. Pour garantir l intégrité de la procédure, la fonction d archivage devrait notamment : - s assurer de l'émission effective du message avant son enregistrement définitif (par exemple, réception d'un avis de dépôt par ATLAS dans le cas de la DUCS-EDI sous X400), - gérer les différentes générations de messages déclaratifs enregistrés, - les conserver pour le délai fixé par chaque famille d OPS. DUCS-EDI version Mars 1999 page 38

39 4.2.9.Message modificatif Les flux COPAYM / COPLAT peuvent faire l'objet d'une modification de la part du déclarant émetteur jusqu'à la date limite d envoi de la déclaration. Toutefois, si la déclaration est accompagnée d un télérèglement, les modifications ne sont plus recevables à compter de 24 heures avant la date d échéance de ce télérèglement (cf ). Un délai spécifique est également fixé en cas d utilisation du prélèvement. Un flux COPAYM / COPLAT modificatif annule et remplace le précédent flux reçu par l'ops destinataire. Certains organismes offrent en outre la possibilité d effectuer des modifications partielles par d autres moyens tels que le Minitel ECHANGE PAR LA MESSAGERIE INTERNET Le présent sous-chapitre décrit les conditions d'utilisation techniques de la DUCS-EDI sous Internet. Il définit les profils d'accès et les modalités d échanges retenus pour la DUCS, dans le cadre de ce protocole. Il présente les différents messages qui peuvent être émis ou reçus par le déclarant. Les boîtes aux lettres (BAL) de réception des déclarations appartiennent à chaque organisme national ou famille d organismes ou organismes. Chaque message contenant la ou les déclaration(s) est envoyé dans la BAL de l'organisme destinataire. Certaines catégories d'organismes proposent des BAL communes pour simplifier les envois des multidéclarants (cf ) Profils d accès, modalités d envois Profils d accès Pour pouvoir envoyer sa déclaration via Internet, l utilisateur dispose d un accès standard à la messagerie Internet par réseau téléphonique commuté, ou par RNIS... DUCS-EDI version Mars 1999 page 39

40 Il appartient aux utilisateurs de veiller à disposer d un accès d une capacité, d une disponibilité et d une qualité suffisantes. L utilisateur dispose d une ou plusieurs adresse(s) électronique(s), pouvant servir pour la réception et l émission des messages Modalités de l envoi L envoi des déclarations s effectue par le protocole de messagerie Internet. Le déclarant doit utiliser l adresse électronique de chaque organisme destinataire. La déclaration est envoyée en pièce-jointe au message ou courrier Internet. Cette déclaration correspond au fichier au format COPAYM ou COPLAT selon le cas. Le corps du message ne constitue pas la déclaration. Le message doit toujours contenir au moins une pièce jointe. Toute mention sur le corps du message ne sera pas exploitée par l organisme. Pour faciliter l exploitation des messages, tant pour le déclarant que pour l organisme, il est recommandé d indiquer la mention DUCS dans l objet du message (4 premières positions). D autres mentions utiles peuvent être ajoutées au choix du déclarant telles que : nom d organisme, numéro SIRET, mais ne seront pas exploitées par l organisme. Cette mention peut ensuite être utilisée par le déclarant, comme mot clé, ou comme critère de tri Les messages à émettre par le déclarant Messages de service Il n est pas émis de messages de services par le déclarant Messages applicatifs L émission correspond à un message ou courrier Internet, comprenant une ou plusieurs pièce(s) jointe(s) pour un même destinataire. DUCS-EDI version Mars 1999 page 40

41 Cet ensemble (message Internet contenant la ou les pièce jointe) constitue ce qui est appelé dans les paragraphes suivants le message applicatif. En fonction de la qualité du déclarant (mono-déclarant ou multi-déclarant ), le message Internet peut se présenter de différentes façons. Une pièce jointe correspond à une ou plusieurs DUCS au format COPAYM ou COPLAT, version 4.1. Dans un même message, un seul format est accepté : COPAYM ou COPLAT. Mono-déclarant Pour chaque organisme destinataire (URSSAF, ASSEDIC, Institution de retraite AGIRC/ARCCO), le déclarant transmet un seul message applicatif Internet contenant une seule pièce jointe correspondant à la DUCS. Multi-déclarant (cabinet comptable, expert comptable, centre de gestion agrée, prestataire ) Le déclarant envoie un ou plusieurs message(s) applicatif(s) Internet, contenant une ou plusieurs pièces jointes. Une pièce jointe peut contenir une ou plusieurs déclarations, pour un ensemble d entreprises, pour un même organisme destinataire Les messages à recevoir par le déclarant Internet ne délivre pas de messages de services permettant aux destinataires d'informer l'émetteur de la bonne réception d'un message applicatif. Dans certains cas d échec d acheminement, un accusé de réception négatif est produit. Cet accusé de réception n est pas formalisé Retours applicatifs Les organismes ont mis en place des retours applicatifs de différents niveaux. DUCS-EDI version Mars 1999 page 41

42 Niveau 1 Le retour applicatif de niveau 1 assure les fonctions d accusé de réception à l adresse d émission contenue dans le message ou à une autre adresse spécifiée par l entreprise. Il atteste que l organisme destinataire a reçu un message ou courrier Internet, provenant de l émetteur du message. Cet accusé de réception n est pas envoyé par tous les organismes. Niveau 2 Le retour applicatif de niveau 2 assure les fonctions de contrôle syntaxique. Ce compte-rendu applicatif atteste que l organisme destinataire a bien reçu la déclaration et a pu la lire. Il permet de vérifier la syntaxe et la conformité du fichier par rapport aux normes COPAYM / COPLAT. Ce retour est envoyé à l adresse déclarée lors de l adhésion, pour l identifiant SIRET contenu dans le fichier. Cette adresse peut être différente de l adresse d émission. Niveau 3 Le retour applicatif de niveau 3 assure les fonctions de contrôle de contenu de la déclaration. Il consiste en un acquittement définitif de la déclaration reçue, après contrôle et intégration des informations COPAYM/COPLAT dans l application de gestion du destinataire. A ce jour, il n existe pas de format commun disponible. Ce retour est envoyé à l adresse déclarée lors de l adhésion, pour l identifiant SIRET contenu dans le fichier. Cette adresse peut être différente de l adresse d émission Modalités d envoi Ces trois types de retours peuvent être regroupés et ne sont pas forcément successifs. DUCS-EDI version Mars 1999 page 42

43 Compte tenu de l aspect financier découlant des déclarations de cotisations sociales, la procédure DUCS préconise une réponse applicative dans un délai raisonnable de l organisme destinataire vers l expéditeur d un message COPAYM/COPLAT. Tout organisme fournit au minimum un de ces retour dans un délai de 48 heures. L absence de retour dans ce délai peut signifier que le message n a pu être traité ou reçu Les réponses de l URSSAF Les URSSAF proposent un délai maximal de 24 à 48 heures, pour l un de ces deux retours. Retour applicatif de niveau 1 L Urssaf envoie systématiquement un accusé de réception, à l adresse d émission contenue dans le message initial. Retour applicatif de niveau 3 Il est prévu de délivrer systématiquement, pour chaque envoi de fichier de déclaration et d'informations relatives au paiement, un retour applicatif de niveau 3. Ce retour correspond à un certificat de gestion. Ce certificat de gestion vaut acquittement et est délivré au déclarant via l adresse de réception ou par un autre moyen spécifié lors de l adhésion, et à l URSSAF, selon le mode utilisé par le déclarant Les réponses de l ASSEDIC Dans le cas de l utilisation de la messagerie Internet, et pour suppléer l absence de sécurité, il sera transmis systématiquement un retour, dans un format non structuré (sous forme de texte), concernant le traitement applicatif du message. Il est de niveau 3. Cette réponse sera fournie au maximum sous 48 heures. Le retour se fait par messagerie électronique. Un retour par télécopie est à l étude. DUCS-EDI version Mars 1999 page 43

44 Le message indiquera : - soit l acceptation, - soit l erreur (ou les erreurs) détectée(s) (rejets ou anomalies). Dans le cas d un rejet, une nouvelle transmission sera systématiquement nécessaire; dans le cas d anomalies, suivant la proximité de la date limite d envoi de la déclaration, il sera possible ou non de transmettre des corrections. En cas de besoin, les corrections seront transmises directement sur papier à l ASSEDIC Les réponses de l institution AGIRC ou ARRCO Une institution ou un groupe d institutions AGIRC/ARRCO doit pouvoir au minimum : retourner un retour applicatif de niveau 1 - équivalent à l avis d ouverture de TEDECO envoyé dans les échanges par la messagerie X dans les 48 heures suivant l horodatage de l envoi de la télédéclaration; adresser un retour applicatif de niveau 3 - équivalent au retour transmis dans les échanges par la messagerie X dans les 4 jours calendaires suivant la date d envoi de la télédéclaration. Ces retours sont envoyés par télécopie au numéro communiqué par l adhérent lors de son adhésion Un retour par messagerie électronique pourra être proposé ultérieurement L adresse Internet de destination En conformité avec le schéma-cible de télédéclaration (cf. chapitre 1), les organismes proposent une ou plusieurs adresses physiques (boîte aux lettres) par famille d OPS destinataire. Chaque organisme communiquera son adresse électronique lors de l adhésion du déclarant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 44

45 4.3.5.Suivi des échanges et archivage des messages déclaratifs Les messageries Internet offrent en général un journal d envoi ou de départ : il affiche un chrono ligne à ligne des différents messages émis par l expéditeur avec leur identifiant local. Il est demandé à chaque émetteur de DUCS-EDI d effectuer un archivage des messages déclaratifs émis, au minimum pendant le délai de conservation fixé pour les déclarations sur support traditionnel. Du point de vue du déclarant, une dématérialisation ne doit pas constituer un handicap pour résoudre des litiges éventuellement liés au contenu des télédéclarations. Aussi est-il recommandé qu un archivage des messages déclaratifs puisse s opérer en amont de la traduction (format COPAYM) ou de l émission (format COPLAT). Un message déclaratif en clair, restituable sur papier, pourrait constituer un élément de preuve du déclarant vis-à-vis de l organisme concerné. Pour garantir l intégrité de la procédure, la fonction d archivage devrait notamment : - s assurer de l'émission effective du message avant son enregistrement définitif (par exemple, réception d'un compte-rendu de premier niveau, - gérer les différentes générations de messages déclaratifs enregistrés, - les conserver pour le délai fixé par chaque famille d OPS Message modificatif Les flux COPAYM / COPLAT peuvent faire l'objet d'une modification de la part du déclarant émetteur jusqu'à l'échéance fixée par l'ops destinataire. Toutefois, si la déclaration est accompagnée d un télérèglement, les modifications ne sont plus recevables à compter de 24 heures avant l échéance de ce télérèglement (cf ). Un délai spécifique est également fixé en cas d utilisation du prélèvement. DUCS-EDI version Mars 1999 page 45

46 Un flux COPAYM / COPLAT modificatif annule et remplace le précédent flux reçu par l'ops destinataire. Certains organismes offrent en outre la possibilité d effectuer des modifications partielles par d autres moyens tels que le Minitel (cas de l URSSAF et de l ASSEDIC). DUCS-EDI version Mars 1999 page 46

47 5. PAIEMENT Introduction Le présent chapitre aborde la partie Paiement qui complète la Déclaration des cotisations sociales. Le paiement peut être effectué par des moyens traditionnels ou mieux par des voies dématérialisées. L'utilisation d'une référence sociale permet à l'organisme destinataire de rapprocher la déclaration dématérialisée et le paiement initialisé par l'entreprise (cas du chèque ou du virement) puisque cette référence sociale sera reportée par la banque sur l extrait de compte de l organisme. L'utilisation d'un CPOP permet au déclarant de relier la déclaration EDI et le paiement déclenché par l'organisme destinataire (cas du télérèglement) puisque ce CPOP sera reporté par la banque sur l'extrait de compte du déclarant LES MOYENS DE PAIEMENT DÉMATÉRIALISÉS PROPOSES Une description sommaire des moyens et circuits de paiement dématérialisés peut aider le déclarant à mieux comprendre les conséquences de son choix. Sont abordés successivement les virements magnétiques, les avis de prélèvement automatisés, les télérèglements. Dans chaque catégorie, un ou plusieurs codes opération sont indiqués pour information; le code opération, nécessaire à l échange informatisé avec une banque, est distinct du code Mode de paiement utilisé dans les formats COPAYM / COPLAT. Dans le cas d un virement, l indication du code opération est à la charge du déclarant débiteur. Dans les autres cas (prélèvement, télérèglement), le code opération est renseigné par l organisme créancier Les virements magnétiques Description technique du moyen de paiement DUCS-EDI version Mars 1999 page 47

48 Parmi les différents types de virements pouvant être émis par la clientèle, certains apparaissent plus appropriés : - le virement ordinaire (code opération 02), avec une date demandée pour le règlement interbancaire sous la forme JJMMA ; - le virement à échéance E-3 (code opération 27), à échanger 3 jours ouvrés bancaires avant la date d échéance demandée sous la forme JJMMA ; - le virement à échéance E-2 (code opération 28), à échanger 2 jours ouvrés bancaires avant la date d échéance demandée sous la forme JJMMA. Ces types de virements sont transmissibles dans un fichier dont la structure et la description des enregistrements sont disponibles dans une notice CFONB auprès de l AFB. Toutefois, une banque peut être conduite à ne pas accepter d acheminer toutes ou certaines natures de virements. Avant toute émission de virements magnétiques, la banque du donneur d ordre devra être consultée par le client, afin de convenir des conditions générales du service, de sa mise en place, ainsi que des types et caractéristiques de supports de transmission à utiliser : - supports magnétiques (bandes, cartouches, disquettes,...), - télétransmission (protocoles ETEBAC I, ETEBAC III, ETEBAC V,...). Description du circuit de paiement à créer En termes de flux, l'entreprise génère : - le message de déclaration sociale COPAYM/COPLAT, - le virement clientèle AFB (d un format fixe de 160 caractères, libellé 31 caractères). La banque du débiteur présente l opération dans le Système Interbancaire de Télécompensation (SIT) sous forme de virement ordinaire. La banque du créancier peut restituer : - un avis d opération de type Retour compensation (d un format fixe de 240 caractères, libellé de 2x32 caractères), - un extrait de compte (d un format fixe de 120 caractères, libellé de 31 caractères dont référence sur 12). DUCS-EDI version Mars 1999 page 48

49 L OPS effectue un rapprochement entre une déclaration et le(s) règlement(s) à l aide d une référence se trouvant d un côté dans le message COPAYM/COPLAT et de l autre, dans l avis d opération de crédit en banque. Seul l avis d opération de type retour compensation permet de restituer la référence sociale (libellé de 2x32 caractères à rapporter aux 30 caractères de la référence sociale) Les avis de prélèvement automatisés Description technique du moyen de paiement L avis de prélèvement est un moyen de paiement automatisé, adapté aux règlements répétitifs, dispensant le débiteur de l envoi d un titre de paiement lors de chaque règlement. Les différents types d avis de prélèvement pouvant être émis par la clientèle bancaire sont : - l avis de prélèvement ordinaire (code opération 08), - l avis de prélèvement accéléré (code opération 85). L avis de prélèvement comporte une date de prélèvement, ou date d échéance, identique ou postérieure à celle de l exigibilité de la créance. La structure du fichier et des enregistrements est disponible dans une notice CFONB - AFB. Toutefois, une banque peut être conduite à ne pas accepter d acheminer toutes ou certaines natures de prélèvements. Avant toute émission de prélèvements automatisés, la banque du créancier devra être consultée par le client, afin de convenir des conditions générales du service, de sa mise en place, ainsi que des types et caractéristiques de supports de transmission à utiliser : - supports magnétiques (bandes, cartouches, disquettes,...), - télétransmission (protocoles ETEBAC I, ETEBAC III, ETEBAC V,...). Description du circuit de paiement à créer Pour initialiser le circuit, l entreprise adresse à chaque OPS une demande de prélèvement et une autorisation permanente de prélèvement signées, autant de fois que de comptes susceptibles d être débités. L entreprise remet une copie de ces documents : DUCS-EDI version Mars 1999 page 49

50 - à sa(ses) banque(s) de domiciliation, - à son mandataire le cas échéant. L OPS reçoit les demandes de prélèvement et autorisations permanentes de prélèvement, dont il mémorise les données dans son système d information. Il réadresse les autorisations permanentes de prélèvement vers la banque du débiteur. En règle générale, l OPS remet copie de ces documents à sa propre banque. Description des relations entre le créancier et le débiteur Le débiteur qui accepte le paiement par avis de prélèvement, signe un double contrat autorisant de façon permanente jusqu à dénonciation de sa part, ou extinction du contrat principal : - son créancier à émettre des avis de prélèvement sur son compte (contrat de format libre), - sa banque à débiter son compte du montant de ces avis de prélèvement (contrat formalisé d autorisation de prélèvement). Dans la mesure où le débiteur ne dispose pas d un échéancier des prélèvements, son créancier doit, quelques jours avant leur mise en circulation, l informer du montant et de la date d échéance du prélèvement qui sera effectué sur son compte, en couverture de sa dette. Ainsi, en cas de désaccord, le débiteur a le temps de réagir auprès de son créancier ou de sa banque avant que le prélèvement ne soit effectué sur son compte. Les banques, refusant d intervenir dans les litiges pouvant naître entre les deux parties, sont fondées à rejeter, sur instructions de leurs clients, les prélèvements contestés. Les dates d échéance des prélèvements sont fixées comme pour les télérèglements (voir ci-dessous) Les télérèglements Le télérèglement est un moyen de télépaiement. Il permet le règlement à distance (par des moyens télématiques tels que Minitel, téléphone, micro-ordinateur...) de biens et de services et contribue à diminuer l'envoi de chèques. DUCS-EDI version Mars 1999 page 50

51 Il s'adresse à des clients ne souhaitant pas utiliser l'autorisation de prélèvement en raison de l'accord tacite sur le montant débité qu'elle implique ; le télérèglement permet un accord explicite du débiteur. Le créancier doit avoir reçu l'accord du débiteur sur le montant avant d'émettre le télérèglement; la procédure nécessite un accord au coup par coup par le débiteur au créancier par voie télématique. Le débiteur signe une adhésion au télérèglement, conservée, selon le mode d'utilisation retenu (A ou B) par le créancier, chez la banque du débiteur ou chez le façonnier TIP (Titre Interbancaire de Paiement) agréé. télérèglement A : le serveur télématique est géré sous la responsabilité entière du créancier ; ce dernier adresse l'adhésion à la banque du débiteur qui en assure la conservation. télérèglement B : le serveur télématique est géré chez un façonnier et sous la responsabilité du Centre Bancaire TIP agréés, destinataire de l'adhésion qui en assure la conservation par délégation de la banque du débiteur. Pour le créancier, la mise en oeuvre du télérèglement nécessite de prévoir: - un code opération 86, - un délai de règlement interbancaire d un jour. La notice descriptive des procédures et des informations nécessaires au télérèglement est disponible auprès des instances CFONB/AFB (Télérèglement : Disposition destinée à la clientèle, AFB diffusion, juin 1997). Le télérèglement peut être utilisé de trois manières dans la DUCS-EDI: 1) Télérèglement EDI (tous organismes) : le message de déclaration transmis contient obligatoirement tous les éléments permettant à l'organisme de déclencher le paiement. 2) Correction par Minitel du télérèglement EDI (ASSEDIC et URSSAF) : le message de déclaration transmis par EDI contient obligatoirement tous les éléments permettant à l'organisme de déclencher le paiement. Cependant le déclarant peut, dans des conditions exceptionnelles, modifier par Minitel les éléments relatifs au paiement. 3) Télérèglement mixte EDI/Minitel (URSSAF seules) : les éléments nécessaires à la mise en oeuvre du télérèglement ne sont pas inscrits dans le message de déclaration par EDI mais sont saisis par l entreprise sur un serveur Minitel, après la transmission de ce message de déclaration. DUCS-EDI version Mars 1999 page 51

52 Ces deux derniers systèmes peuvent notamment être utilisés pour permettre à une entreprise d'intervenir sur les informations relatives au paiement transmises par son mandataire avec sa DUCS-EDI. L opération sur Minitel (facultative dans le système n 2, obligatoire dans le système n 3) doit toujours être effectuée avant la date limite fixée pour l envoi de la déclaration avec télérèglement. Tous les organismes ne proposent pas l ensemble de ces modes. Mais une adhésion au télérèglement pour la DUCS-EDI couvre automatiquement l ensemble des modes de télérèglement offerts par l organisme. Ainsi, si une entreprise adhère au télérèglement vis-à-vis de l URSSAF ou de l ASSEDIC, lui seront communiquées en retour les modalités d accès au serveur Minitel. Selon les OPS, la date d échéance du télérèglement peut être définie de deux manières différentes : soit l opération est systématiquement présentée au système de télécompensation à la date limite de paiement; dans ce cas, il n est pas demandé au déclarant de préciser une date d échéance dans les données relatives au télérèglement; s il le fait quand même, cette date n est pas exploitée; toutefois, la mention d une date postérieure à la date limite de paiement peut entraîner un rejet de l opération (en général, les organismes qui adoptent cette solution refusent l utilisation du télérèglement pour payer des cotisations en retard); soit le déclarant doit préciser, parmi les données relatives au télérèglement, la date à partir de laquelle l opération peut être présentée au système interbancaire de télécompensation et l OPS transmet en conséquence les éléments au circuit bancaire; la date indiquée doit être inférieure ou égale à la date limite de paiement, faute de quoi les procédures de majoration ou pénalité en cas de retard peuvent être mises en oeuvre LA REFERENCE SOCIALE Structure de la référence sociale DUCS-EDI version Mars 1999 page 52

53 L'organisme destinataire d'une DUCS-EDI doit être à même de rapprocher cette déclaration du ou des paiements qui s'y rattachent et qui lui parviennent distinctement, le cas échéant. La référence sociale qui, d une part, est portée sur la déclaration et, d autre part, accompagne le paiement, sert à ce rapprochement. Une première définition de la référence sociale figurait dans la version 1.0 du présent Cahier des normes et recommandations. Comme il est apparu que, à court terme, certains utilisateurs de la DUCS-EDI continueraient à employer des moyens de paiement nécessitant une saisie manuelle de cette référence, une définition simplifiée, limitant les erreurs de recopie, a été mise au point. Dans le même but, la clé de contrôle a été intégrée à la référence. Les déclarants gardent la possibilité d utiliser l une ou l autre de ces définitions (la définition nouvelle étant toutefois recommandée). Ils doivent préciser celle qu ils ont retenu par le choix du qualifiant accompagnant cette référence dans le message de déclaration (AEK pour l ancienne, PQ pour la nouvelle). Evidemment, la même définition doit être utilisée pour la référence inscrite dans la déclaration et pour celle accompagnant le paiement. La référence sociale permet d identifier l entreprise, la période faisant l objet de la déclaration, et la catégorie d organisme destinataire de celle-ci (le créancier ). Elle a une structure unique, de longueur 30 caractères. Sa composition est précisée dans les deux pages suivantes (ancienne, puis nouvelle définitions). DUCS-EDI version Mars 1999 page 53

54 Ancienne définition (qualifiant AEK) Position Zone O/F Format Lg Observations 1-2 Type de créancier O AN 2 Table 3-21 Référence interne O AN 19 cadrée à gauche* Période couverte par la déclaration O N 8 30 Zone à zéro O N 1 * complétée par des zéros. O = Obligatoire ; F = Facultatif ; AN = Alphanumérique ; N = Numérique. - Le type de créancier est l organisme de base. Il prend les valeurs suivantes : URSSAF ASSEDIC Institution de retraite AGIRC ou ARRCO S1 S2 S3 - La référence interne (format AN, lg 19, pos.3-21) est le numéro interne attribué par un organisme de gestion au sein du régime auquel l'entreprise est adhérente, affiliée ou assujettie. Aussi une entreprise peut avoir des numéros internes différents selon les organismes. Toutefois, sauf indication contraire de l organisme, il s agit du SIRET. - La période (format N, lg 8, pos.22-29) est celle couverte par la déclaration. Elle se présente suivant la périodicité de déclaration retenue : annuelle : format 00SSAA00 où SSAA est le millésime = 1998 trimestrielle : format 00SSAAT0 où T est le n du trimestre dans le millésime = 1er trimestre 1998 mensuelle : format 00SSAATM où M est le numéro du mois dans le trimestre = 2e mois du 1er trimestre 1998 DUCS-EDI version Mars 1999 page 54

55 Nouvelle définition (qualifiant PQ) Position Zone O/F Format Lg Observations 1-2 Clé de contrôle O N 2 Norme EBS 204 IBAN 3-4 Type de créancier O AN 2 Voir table 5-10 Période couverte par la déclaration O N Référence interne O AN 19 cadrée à gauche* 30 Filer O N 1 * sans zéros de complément. O = Obligatoire ; F = Facultatif ; AN = Alphanumérique ; N = Numérique. - La clé (format N, lg 2, pos 1-2) est déterminée selon la norme internationale IBAN (EBS 204); pour déterminer la clé, seules les valeurs des positions 3 à 29 sont à prendre en considération (voir annexe 5). - Le type de créancier est l organisme de base. Il prend les valeurs suivantes : URSSAF ASSEDIC Institution de retraite AGIRC ou ARRCO S1 S2 S3 - La période (format N, lg 6, pos.5-10) est celle couverte par la déclaration. Elle se présente suivant la périodicité de déclaration retenue : annuelle : format SSAA00 où SSAA est le millésime = 1998 trimestrielle : format SSAAT0 où T est le n du trimestre dans le millésime = 1er trimestre 1998 mensuelle : format SSAATM où M est le numéro du mois dans le trimestre = 2e mois du 1er trimestre La référence interne (format AN, lg 19, pos.11-29) est le numéro interne attribué par un organisme de gestion au sein du régime auquel l'entreprise est adhérente, affiliée ou assujettie. Aussi une entreprise peut avoir des numéros internes différents selon DUCS-EDI version Mars 1999 page 55

56 les organismes. Toutefois, sauf indication contraire de l organisme, il s agit du SIRET Utilisation de la référence sociale Les formats COPAYM/COPLAT prévoient un groupe de données décrivant le mode de paiement qui sera effectué pour la déclaration. Une zone "référence" permet de rapprocher ultérieurement cette déclaration avec son/ses paiement(s) Restitution de la référence sociale En règle générale, la restitution au bénéficiaire d un virement des informations figurant dans la zone de référence n est pas garantie par la banque domiciliataire. Cependant la profession bancaire s'engage, sous certaines conditions, à assurer le transport et la restitution de la référence sociale figurant sur les virements magnétiques. En revanche, la validité de la référence sociale est du ressort de l'expéditeur qui doit prévoir dans son système la clé de contrôle pour la constitution des ordres de virement ou le paiement par chèque. Cette clé de contrôle, calculée selon le modulo 97 IBAN (cf. annexe 5), fiabilise la référence sociale en cas de rupture dans un traitement automatisé (saisie, recopie). Nota Bene : il est recommandé que la référence sociale et la clé de contrôle soient imprimées à la demande par le logiciel afin de permettre une saisie manuelle ultérieure LES MOYENS DE PAIEMENTS ACCEPTES PAR LES DIFFERENTS OPS Chaque famille d'ops destinataires reste autonome pour définir ses moyens de paiement appropriés à la téléprocédure DUCS Paiements acceptés par l URSSAF DUCS-EDI version Mars 1999 page 56

57 Les différents moyens de paiement dématérialisés acceptés par l URSSAF sont : le télérèglement (type A) par EDI, sa correction par Minitel et le télérèglement mixte Minitel/EDI (type A), le virement (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant dans la zone de référence prévue à cet effet), à défaut le chèque (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant au dos du chèque) Paiements acceptés par l ASSEDIC Les différents moyens de paiement acceptés par l'assedic dans le cadre de DUCS-EDI sont: le télérèglement (type A) EDI ( et sa correction exceptionnelle par Minitel) le virement (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant dans la zone de référence prévue à cet effet), à défaut le chèque (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant au dos du chèque) Paiements acceptés par les institutions AGIRC ou ARRCO Les différents moyens de paiement dématérialisés acceptés par les institutions de retraite complémentaire AGIRC ou ARRCO sont : - le télérèglement par EDI (type A ), - le prélèvement automatique, - le virement (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant dans la zone de référence prévue à cet effet), - à défaut le chèque (la référence sociale avec la clé de contrôle sont des mentions indispensables à reporter par le déclarant au dos du chèque). DUCS-EDI version Mars 1999 page 57

58 5.4. LES MODALITES PRATIQUES DU PAIEMENT DÉMATÉRIALISÉ Intégration d informations sur le paiement dans la déclaration Les informations concernant le mode de paiement sont décrites dans le groupe 6 pour le message COPAYM et dans les enregistrements de type PAI pour le format COPLAT. Ce groupe 6 (ou cet enregistrement PAI) est indispensable pour un fonctionnement optimal de la procédure quel que soit le mode de paiement retenu : dans tous les cas, il facilite les opérations de rapprochement entre déclaration et paiement (pour l entreprise et pour l organisme); il permet également dans certains cas de limiter les risques d erreur dans l opération de paiement (par exemple, en cas de virement, certains organismes vérifient l exactitude du numéro de compte mentionné comme destinataire du virement); enfin, il sert de base au déclenchement du paiement en cas d utilisation du télérèglement par EDI ou du prélèvement. Le groupe 6 (ou l enregistrement PAI) doit respecter impérativement les codes et contraintes définis au paragraphe ci-dessous Le Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement (CPOP) Le Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement (CPOP) est utilisé pour le télérèglement, mode de paiement dans lequel l opération de paiement est engagée, vis-àvis des circuits bancaires, par le créancier et non par le débiteur. Transporté tout au long de la procédure bancaire, il est restitué au débiteur sur son extrait de compte et lui permet donc d identifier l opération. Dans le cas d un mode de paiement interactif (télérèglement par Minitel, par exemple), le CPOP, émis par le créancier, constitue un certificat de bonne prise en compte de l opération par ce créancier (les informations transmises par le débiteur pour initier le paiement ont bien été reçues et sont exploitables). DUCS-EDI version Mars 1999 page 58

59 Par contre, dans le cas où la transmission d informations du débiteur vers le créancier est faite de manière asynchrone (cas de l EDI par messagerie), le CPOP ne peut pas nécessairement remplir ce rôle puisqu il n y a pas d échange bidirectionnel entre les deux interlocuteurs. Il ne lui reste que la fonction d identification de l opération pour le débiteur. Dans le cas de la DUCS-EDI, il est donc proposé au déclarant de constituer lui-même ce CPOP et de le mentionner dans sa déclaration. L OPS transmettra alors ce CPOP au circuit bancaire, afin que celui-ci figure en définitive sur l extrait de compte de l entreprise en regard du débit correspondant au paiement de ses cotisations (par prélèvement ou télérèglement). La composition de ce CPOP est libre, dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Une structure est toutefois proposée (son utilisation est facultative) : - 8 premiers caractères : identification de l OPS (complétée le cas échéant par des blancs à droite); par exemple : URSSAF, ASSEDIC, ), - 4 derniers caractères : période couverte par la déclaration, au format AATM ainsi défini (définition utilisée pour la DUCS papier ) : AA = 2 derniers chiffres de l année T = selon la périodicité de la déclaration : si périodicité annuelle, T = 0 si périodicité trimestrielle ou mensuelle, T = numéro du trimestre dans lequel s inscrit la période de la déclaration (de 1 à 4) M = selon la périodicité de la déclaration : si périodicité annuelle ou trimestrielle, M = 0 si périodicité mensuelle, M = numéro d ordre du mois dans le trimestre (de 1 à 3). Si le déclarant n indique aucun CPOP dans sa déclaration, l OPS en constitue un sur la base de la structure définie ci-dessus et le transmet au circuit bancaire. Par ailleurs, la fonction de certificat de bonne prise en compte par l OPS des informations relatives au paiement est assurée, dans le cas de la DUCS-EDI, dans le cadre des retours applicatifs (cf. chapitre 4). DUCS-EDI version Mars 1999 page 59

60 DUCS-EDI version Mars 1999 page 60

61 5.4.3.Codes et contraintes des différents moyens de paiement MOYEN DE PAIEMENT CHEQUE (a) VIREMENT (a) CODIFICATIONS DANS SEGMENTS COPAYM PAI = 20 (le code 23 est encore accepté) F I I = absent (b) RFF = référence sociale (ancienne structure - qualifiant AEK - ou nouvelle structure - qualifiant PQ ) DTM = date du jour pour institutions AGIRC/ARRCO (présence impérative), non exploité (c) pour autres collecteurs. PAI = 30 F I I = RIB, RICE ou RIP du compte bénéficiaire, qualifiant BF RFF = référence sociale (ancienne structure - qualifiant AEK - ou nouvelle structure - qualifiant PQ ) DTM = date d ordonnancement de l ordre de paiement, par défaut, date du jour pour institutions AGIRC/ARRCO (présence impérative), non exploité (c) pour autres collecteurs. CONTRAINTES POUR L'ADHERENT Constitution de la référence sociale, en particulier l algorithme de calcul de clé par modulo 97 IBAN 204 et les 19 positions de l identifiant interne communiqué par l organisme collecteur, Inscrire au dos du chèque cette référence sociale et sa clé de contrôle. Constitution de la référence sociale, en particulier le calcul de clé par modulo 97 IBAN 204 et les 19 positions de l identifiant interne communiqué par l organisme collecteur, Indiquer cette référence sociale et sa clé de contrôle dans la partie référence commerciale du virement. DUCS-EDI version Mars 1999 page 61

62 PRELEVEMENT (d)(e) PAI = 31 F I I = RIB, RICE ou RIP du compte à prélever, qualifiant OR RFF = absent (b) DTM = renseigné (f) Il n est pas prévu de système normalisé de rapprochement pour le déclarant entre sa déclaration et la mention du prélèvement qui figurera sur son relevé de compte. TÉLÉRÈGLEMENT VOIE A par : - EDI - ou EDI avec correction par Minitel (g) (d) TELEREGLEMENT MIXTE EDI/MINITEL (a) (i) PAI = Z10 (le code TLA est encore accepté F I I = RIB, RICE ou RIP du compte à prélever, qualifiant OR RFF = CPOP, qualifiant CR DTM = non exploité (c) pour URSSAF (h), renseigné pour autres collecteurs(f) PAI = Z11 (le code TLM est aussi accepté) F I I = absent (b) RFF = absent (b) CPOP : Certificat de Prise en compte de l Ordre de Paiement. Le CPOP figure en référence du montant téléréglé sur l'extrait de compte bancaire. Trois possibilités pour le déclarant lors de l envoi du message EDI : absence du RFF présence du RFF et utilisation du CPOP sous la forme décrite au présence du RFF et utilisation d'un CPOP sous une forme libre - en respectant cependant la limite des 12 caractères et le qualifiant CR En cas de correction par Minitel, un nouveau CPOP est donné par le serveur. Ce CPOP vaut certificat de prise en compte. C est lui qui figurera sur l extrait de compte. Le CPOP est donné par le serveur Minitel à la fin de la connexion pour le télérèglement. Ce CPOP vaut certificat de prise en compte par l organisme. DTM = absent (b) DUCS-EDI version Mars 1999 page 62

63 (a) Les données sont fournies pour information pour faciliter le rapprochement entre déclaration et paiement et permettre éventuellement la correction de certaines erreurs (numéro de compte bénéficiaire dans le cas du virement). (b) Si un segment est marqué absent pour le message COPAYM, alors, dans le cas du format COPLAT, l article correspondant doit être à blanc. (c) On qualifie de non exploité un segment qui peut être présent ou absent au choix du déclarant et qui, s il est présent, ne donnera lieu à aucune exploitation par le destinataire. (d) Les données fournies dans la déclaration servent de base au déclenchement de l opération de paiement. (e) Proposé uniquement par les institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO. (f) Pour les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO, en cas d utilisation d un mode de paiement déclenché par l organisme (télérèglement ou prélèvement), le segment DTM doit impérativement être renseigné avec la date à partir de laquelle l opération peut être présentée dans le système interbancaire de télécompensation. Cette date doit être au plus égale à la date limite de paiement sous peine des majorations de retard prévues par les règles spécifiques de chaque organisme. (g) Proposé uniquement par les URSSAF et les ASSEDIC (cf ) (h) Pour les URSSAF, les télérèglements sont systématiquement présentés dans le système interbancaire de télécompensation à la date limite de paiement. Le segment DTM n est donc pas exploité. Toutefois, s il est renseigné, la date qu il contient doit impérativement être inférieure ou égale à cette date limite de paiement. Un télérèglement reçu par une URSSAF après la date limite fixée pour la réception du message EDI (voir ci-dessous et chapitre 6) sera rejeté. (i) Proposé uniquement par les URSSAF (cf ). DUCS-EDI version Mars 1999 page 63

64 Nota Bene : Dans tous les cas, la date d envoi du message doit tenir compte du délai technique de remise en banque (DTR) pour permettre à l organisme destinataire d appliquer la date limite de paiement ou la date d échange interbancaire demandée. Pour le télérèglement de type A, la DTR est égale à 1 jour ouvré bancaire. Pour le prélèvement, la DTR est de 2 à 4 jours ouvrés bancaires selon l organisme (heure limite précisée par ce dernier). Les modalités de détermination des dates limites de transmission des DUCS-EDI en fonction des échéances des déclarations sur support traditionnels sont précisées dans les conditions d utilisation de la DUCS-EDI (cf. chapitre 6). DUCS-EDI version Mars 1999 page 64

65 6. CONDITIONS D'UTILISATION Introduction L utilisation de l échange de données informatisé dans le domaine des déclarations de cotisations sociales est récente. Il en résulte, d une part, que certaines précautions préalables doivent être prises pour vérifier que les déclarations qui seront émises par ce moyen seront effectivement exploitables, et, d autre part, que les procédures mises en place seront très probablement aménagées au fur et à mesure de l accumulation d expériences et de l évolution des techniques. Dans l intérêt même des déclarants, l accent est mis sur la garantie de fiabilité de la procédure. Cela n a donc pas permis d alléger dès maintenant, autant que cela aurait été souhaitable, les opérations à effectuer pour utiliser la DUCS-EDI. Les évolutions ultérieures permettront d y remédier CHAMP DE LA DUCS-EDI Dans la configuration actuelle, la DUCS-EDI couvre une partie du domaine des déclarations sociales : celui des déclarations de masse, par groupes de salariés homogènes au regard des assiettes et des taux de cotisations. Ces déclarations ne détaillent pas les individus. Sont actuellement susceptibles de recevoir des DUCS-EDI : les organismes du recouvrement du régime général des salariés (ACOSS, URSSAF), les organismes du régime d assurance-chômage (UNEDIC, ASSEDIC et GARP), les institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO. Pour ces organismes, la procédure DUCS-EDI remplace les déclarations suivantes : Recouvrement du régime général des salariés : la DUCS-EDI se substitue aux Bordereaux Récapitulatifs de Cotisations (BRC), y compris en cas de versement en lieu unique (VLU); la prise en compte des Tableaux Récapitulatifs annuels (TR) est à l étude. DUCS-EDI version Mars 1999 page 65

66 Régime d assurance-chômage : la DUCS-EDI remplace l Avis de Versement (ADV), l Avis de Versement Annuel (AVA) et le Bordereau Statistique de Paiement Groupé (BSPG). La prise en compte des Bordereaux de Déclaration Annuelle (BDA) et des Bordereaux de Déclaration Intermédiaire (BDI) est à l étude. Institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO : la DUCS-EDI se substitue à toutes les déclarations de masse périodiques et à leurs récapitulatifs annuels INTERVENANTS DE LA DUCS-EDI La DUCS-EDI repose d abord sur une relation entre l entreprise, ou l établissement, qui fait l objet de la déclaration, et ses organismes de protection sociale. Cette relation est matérialisée par une adhésion de l entreprise au service de DUCS-EDI. L entreprise peut établir ses relations en direct avec les organismes de protection sociale; elle peut aussi utiliser des intermédiaires. Dans le cadre de la DUCS-EDI, deux catégories d intermédiaires sont prises en compte : 1. Les tiers-rédacteurs : il s agit de personnes physiques ou morales qui, pour le compte d entreprises, établissent leurs déclarations et prennent en charge leur transmission. 2. Les relais de communication : il s agit de personnes physiques ou morales qui n interviennent pas dans l élaboration du contenu de la déclaration mais qui participent à sa transmission électronique en assurant des fonctions telles que : constitution du message électronique de déclaration selon l un des formats prescrits (à partir d une déclaration écrite ou d un message établi selon un autre format), émission du message, routage Un tiers-rédacteur peut utiliser directement la procédure DUCS-EDI pour transmettre ses déclarations. Il peut aussi avoir recours à un relais de communication distinct. L utilisation de l échange de données informatisé peut nécessiter des mises au point techniques. C est pourquoi, lorsqu une entreprise demande à adhérer à la DUCS-EDI, DUCS-EDI version Mars 1999 page 66

67 des tests sont effectués pour vérifier la qualité des messages reçus d elle, avant de lui donner l accord pour son passage opérationnel à la DUCS-EDI en lieu et place des systèmes traditionnels de déclaration. Pour faciliter l adhésion à la DUCS-EDI d entreprises souhaitant avoir recours à des intermédiaires, un dispositif de qualification de ceux-ci est mis en place. Ainsi, l entreprise qui veut utiliser la DUCS-EDI en s appuyant sur un intermédiaire qualifié sera dispensée de tout ou partie des tests préalables, dans les conditions précisées cidessous. Une entreprise peut également avoir recours à un intermédiaire qui n est pas qualifié. Mais elle devra alors assurer elle-même l ensemble des relations avec les organismes de protection sociale pour la mise au point technique des échanges. Dans le même esprit, afin de faciliter l utilisation de la DUCS-EDI, une procédure de test des logiciels produisant des messages de DUCS-EDI est mise en place. Le recours à des logiciels testés n est pas obligatoire, mais il peut faciliter la mise au point des échanges puisque les difficultés susceptibles d être rencontrées ne portent alors, normalement, que sur le paramétrage et l adressage. Dans tous les cas, l entreprise reste elle-même responsable du respect de ses obligations réglementaires TESTS ET QUALIFICATIONS Test des logiciels Pour les éditeurs de logiciels de paie, il est utile de vérifier la conformité de leurs produits pour augmenter l'efficacité du dispositif et la qualité de la DUCS-EDI. Cette mesure s'effectue à la demande des éditeurs intéressés et en fonction de la possibilité offerte par les organismes nationaux de protection sociale. DUCS-EDI version Mars 1999 page 67

68 L ACOSS, l UNEDIC et l AGIRC proposent d assurer des tests de logiciels produisant la DUCS-EDI. Ces tests portent sur la forme technique des fichiers et ne concernent pas l aspect communication. L éditeur qui souhaite tester un logiciel doit prendre contact avec chacun de ces organismes nationaux (cf. listes des correspondants figurant dans les annexes séparées). Les tests consistent en l envoi d exemples de déclaration. Les cas à traiter sont les exemples mentionnés dans les guides COPAYM et COPLAT. Certains organismes peuvent aussi proposer des jeux d essais particuliers. Les organismes nationaux se communiquent mutuellement les résultats des tests effectués. Les déclarants souhaitant utiliser la DUCS-EDI peuvent demander à leurs organismes de protection sociale la liste des logiciels ayant réussi ces tests Qualification des intermédiaires Qualification des relais de communication Pour obtenir une qualification DUCS-EDI, un relais de communication doit assurer les fonctions suivantes : 1. Contrôle de l origine des déclarations qu il transmet. 2. Contrôle de la conformité de structure des messages qu il émet par rapport aux formats définis dans le présent document. 3. Transmission des messages aux organismes destinataires en utilisant les adresses électroniques communiquées par ceux-ci. 4. Renouvellement d une transmission en cas d incident rendant un premier envoi inexploitable. 5. Transmission aux déclarants des messages envoyés à ceux-ci par les organismes par l intermédiaire du relais de communication. 6. Transmission aux organismes des demandes d adhésion à la DUCS-EDI émanant directement d entreprises, y compris les éventuelles adhésions au télérèglement. Le relais de communication s assure que les informations nécessaires au traitement des demandes sont bien fournies et contrôle l absence d erreur de retranscription (par DUCS-EDI version Mars 1999 page 68

69 exemple, il vérifie que les informations d identification des domiciliations bancaires sont conformes aux RIB). Le relais de communication informe également les organismes en cas de retrait d une entreprise utilisant précédemment ses services pour la transmission de ses DUCS-EDI. Un relais de communication ne peut transmettre une DUCS-EDI, en dehors des tests, que si elle émane : soit directement d une entreprise ayant demandé à utiliser la DUCS-EDI par son intermédiaire, dont il a transmis la demande d adhésion aux organismes concernés, et pour laquelle il a reçu de ces organismes la notification de leur accord pour qu elle adhère à la DUCS-EDI, soit d un tiers-rédacteur ayant demandé à utiliser la DUCS-EDI en ayant recours à ce relais de communication et ayant obtenu sa qualification dans ce cadre. Dans tous les cas, le contenu des déclarations transmises doit correspondre exactement, sur le fond, aux éléments communiqués au relais de communication par les entreprises ou les tiers-rédacteurs. Le relais de communication doit être en mesure de produire, à la demande des organismes, un accord de chaque entreprise émettant la DUCS par son intermédiaire. Les modalités selon lesquelles un relais de communication doit remplir ses fonctions sont précisées dans le document Conditions d utilisation de la DUCS-EDI figurant en annexe. Un relais de communication souhaitant obtenir la qualification DUCS-EDI doit prendre contact avec les correspondants des organismes nationaux de protection sociale (ACOSS, UNEDIC et AGIRC/ARRCO). Après la réalisation de tests (envoi d exemples de déclaration comme pour les tests de logiciels), chacun de ces organismes attribue une qualification DUCS-EDI valable pour l ensemble des organismes qu il fédère. Ces qualifications font l objet des mêmes communications que les réussites de tests de logiciels. DUCS-EDI version Mars 1999 page 69

70 Dès sa qualification, un relais de communication peut recueillir des adhésions et transmettre des déclarations aux organismes entrant dans le champ de cette qualification Qualification des tiers-rédacteurs Un tiers-rédacteur souhaitant utiliser la DUCS-EDI peut soit le faire directement, soit avoir recours à un relais de communication qualifié. Un tiers-rédacteur qualifié DUCS-EDI doit remplir les fonctions suivantes : 1. Recueil des demandes d adhésion à la DUCS-EDI des entreprises dont il élabore les déclarations et transmission aux organismes de protection sociale concernés y compris les éventuelles adhésions au télérèglement. Le tiers-rédacteur s assure que les informations nécessaires au traitement des demandes sont bien fournies et contrôle l absence d erreur de retranscription (par exemple, il vérifie que les informations d identification des domiciliations bancaires sont conformes aux RIB). 2. Etablissement des déclarations sur la base des informations transmises par les entreprises. 3. Pour un tiers-rédacteur assurant directement la transmission : a) Transmission des déclarations sous forme de message électronique en respectant les formats prescrits et en utilisant les adresses qui lui ont été fournies. b) Renouvellement d une transmission en cas d incident rendant un premier envoi inexploitable. 4. Pour un tiers-rédacteur ayant recours à un relais de communication qualifié DUCS- EDI, fourniture des déclarations sous la forme permettant à celui-ci de les transmettre aux organismes destinataires. 5. Pour tous les tiers-rédacteurs, correction d une déclaration en cas d anomalie bloquante signalée par un organisme. 6. Transmission aux entreprises des messages émis à leur intention par les organismes et transmis par l intermédiaire du tiers-rédacteur. 7. Information des organismes si une entreprise met fin à l autorisation qu elle a donnée au tiers-rédacteur pour la transmission de DUCS-EDI la concernant. DUCS-EDI version Mars 1999 page 70

71 Un tiers-rédacteur ne peut transmettre une DUCS-EDI, en dehors des tests, que si elle concerne une entreprise qui l a autorisé à établir et transmettre une DUCS-EDI pour son compte, pour laquelle il a transmis aux organismes intéressés une demande d adhésion à la DUCS-EDI et reçu un accord de ces organismes. Le tiers-rédacteur doit en outre respecter les dispositions prévues dans l accord qui le lie à chaque entreprise (mandat, contrat de prestation de service, ) qui définissent la procédure de validation de chaque déclaration (demande d accord explicite de l entreprise avant transmission aux organismes, envoi préalable à l entreprise avec délai d accord implicite, simple information ). Pour ce qui concerne les éléments liés au paiement, cette procédure doit être cohérente avec les délégations confiées, ou non, au tiers-rédacteur par l entreprise vis-à-vis de ses banques. Le tiers-rédacteur doit être en mesure de produire cet accord aux organismes de protection sociale concernés, sur leur demande. Les modalités selon lesquelles un tiers-rédacteur doit remplir ses fonctions sont précisées dans le document Conditions d utilisation de la DUCS-EDI figurant en annexe. Un tiers-rédacteur qui souhaite utiliser la DUCS-EDI doit s adresser aux organismes de protection sociale dont il relève au titre de son lieu d établissement (URSSAF, ASSEDIC et, au choix du tiers-rédacteur, soit le correspondant local DUCS AGIRC/ARRCO, soit une ou plusieurs institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO). Il leur communique simultanément, à chacun, une liste de cas réels qu il considère comme représentatifs de sa clientèle et qui seront utilisés pour la réalisation de tests. La demande de qualification comprend une identification du tiersrédacteur, la liste des régimes concernés par la demande et certaines informations techniques. Le cas échéant, elle mentionne le relais de communication auquel le tiersrédacteur aura recours. Chaque organisme met le tiers-rédacteur en relation avec un correspondant chargé d organiser les tests pour son régime. Ceux-ci consistent en l envoi des déclarations relatives aux cas mentionnés ci-dessus et portant soit sur la dernière période d exigibilité, soit sur la prochaine, selon l organisation du tiers-rédacteur. DUCS-EDI version Mars 1999 page 71

72 Dès que les tests ont été réussis avec un organisme, le tiers-rédacteur peut utiliser la DUCS-EDI vis-à-vis de tous les organismes du même régime sous réserve de la prise en compte par ceux-ci des demandes d adhésion d entreprises qu il leur transmettra. Le tiers-rédacteur peut commencer à transmettre des listes de demande d adhésion dès qu il a réussi des tests. Il peut aussi transmettre une première liste en appui de sa demande de qualification, mais celle-ci n est prise en compte qu après la réussite des tests. Un tiers-rédacteur qualifié peut demander à des organismes l organisation de nouveaux tests s il modifie les conditions dans lesquelles il émet des DUCS-EDI (par exemple, changement de logiciel, premier envoi d une DUCS à une institution de retraite complémentaire, adhésion à la DUCS-EDI d entreprises relevant d un nouveau plan de paie, ) Tests pour les entreprises Lorsqu une entreprise doit effectuer des tests pour confirmer son adhésion à la DUCS- EDI, ces tests consistent en l envoi d une déclaration réelle correspondant soit à la période d exigibilité précédente, soit à la prochaine. Les cas dans lesquels ces tests sont requis sont précisés au 6.4. ci-dessous. Une entreprise déjà adhérente du service DUCS-EDI peut demander à des organismes l organisation de nouveaux tests si elle modifie les conditions dans lesquelles elle émet des DUCS-EDI (par exemple, changement de logiciel) PROCEDURES D ADHESION Adhésion directe Une entreprise souhaitant adhérer à la DUCS-EDI adresse une demande sur le formulaire prévu à cet effet à l un quelconque de ses organismes de protection sociale. DUCS-EDI version Mars 1999 page 72

73 Elle y joint, le cas échéant, ses documents d adhésion au télérèglement (1 formulaire par compte et par organisme bénéficiaire, un RIB, RIP ou RICE par compte). Le formulaire de demande d adhésion comprend des informations d identification de l entreprise, la liste des organismes concernés, et des renseignements techniques. L organisme recevant ces demandes est dénommé organisme de protection sociale de contact (OPS-c). Cet organisme transmet la demande d adhésion aux autres organismes concernés et organise des tests avec l entreprise. Dès qu ils sont réussis, il en informe les autres organismes afin que ceux-ci organisent à leur tour les tests les concernant. L entreprise peut effectuer ses déclarations par DUCS-EDI vis-à-vis d un organisme dès lors qu elle a réussi les tests avec lui Adhésion indirecte par l intermédiaire d un relais de communication L entreprise qui souhaite utiliser la DUCS-EDI par l intermédiaire d un relais de communication lui adresse une demande d adhésion à la DUCS accompagnée, le cas échéant, des mêmes documents d adhésion au télérèglement que dans le cas d une adhésion directe. La demande d adhésion comprend l identification de l entreprise et la liste des organismes de protection sociale concernés. Elle précise si l entreprise souhaite recevoir les retours applicatifs émis par les organismes par l intermédiaire du relais de communication, ou directement à une adresse (télécopie ou adresse électronique) qu elle indique. La demande d adhésion contient également une formule par laquelle l entreprise donne explicitement son accord pour que le relais de communication transmette ses déclarations et, le cas échéant, les informations relatives à ses paiements, et, éventuellement, pour qu il reçoive les retours applicatifs qui la concernent. La demande d adhésion peut être faite sur le formulaire proposé à cet effet, ou sur un autre DUCS-EDI version Mars 1999 page 73

74 document mis au point par le relais de communication dès lors que ce document comprend les éléments mentionnés ci-dessus. Le relais de communication, ayant reçu la demande d adhésion, vérifie le cas échéant, avec le RIB, l exactitude de l identification bancaire figurant sur les demandes d adhésion au télérèglement. Il informe directement tous les organismes concernés de la demande d adhésion, en précisant l identification de l entreprise et l adresse qu elle a choisie pour la réception des retours applicatifs, et en y joignant les éventuels formulaires d adhésion au télérèglement. Les modalités de cette transmission sont précisées en annexe. Chaque organisme accuse réception de la demande d adhésion au relais de communication; il fixe, par l intermédiaire du relais de communication, les modalités pratiques de réalisation de tests avec l entreprise, dans le cadre défini au Dès que les tests sont réussis avec un organisme, l entreprise peut utiliser la DUCS-EDI visà-vis de cet organisme par l intermédiaire du relais de communication. Les organismes peuvent décider, compte tenu de la nature des prestations assurées par un relais de communication, de dispenser de tests préalables les entreprises adhérant à la DUCS-EDI par son intermédiaire. Chaque organisme veille à ce que, avant la première transmission opérationnelle d une DUCS-EDI concernant une entreprise, celle-ci ait été directement avisée par ses soins du fait que le relais de communication s apprête à transmettre des déclarations pour son compte Adhésion indirecte par l intermédiaire d un tiers-rédacteur Un tiers-rédacteur souhaitant utiliser la DUCS-EDI pour l un de ses mandants ou clients doit recueillir un accord de sa part. Le cas échéant, il recueille également les formulaires d adhésion au télérèglement dont il vérifie la conformité au RIB, RIP ou RICE. L accord de l entreprise doit alors explicitement mentionner la procédure retenue pour la transmission des informations relatives au paiement. DUCS-EDI version Mars 1999 page 74

75 Le tiers-rédacteur informe directement les organismes de protection sociale concernés des demandes d adhésion de ses clients à la DUCS-EDI. Les modalités de cette information sont les mêmes que celles définies ci-dessus pour les transmissions de demandes d adhésion par les relais de communication. Chaque organisme accuse réception au tiers-rédacteur des demandes d adhésion reçues en précisant l échéance à partir de laquelle l adhésion sera effective. Il avise les entreprises du fait que leurs déclarations seront normalement faites désormais par EDI. Si le tiers-rédacteur a recours à un relais de communication pour la transmission des déclarations, il peut transmettre également ses demandes d adhésion par son intermédiaire. Dans ce cas, les accusés de réception transitent aussi par le relais. Si le tiers-rédacteur n a pas encore obtenu la qualification DUCS-EDI, les adhésions sont suspendues dans l attente de cette qualification REALISATION DES DECLARATIONS Définition des échéances Les échéances peuvent être différentes selon que la déclaration contient ou non des informations servant à déclencher le paiement (cas d un paiement par télérèglement ou par prélèvement) Cas où la déclaration ne sert pas à déclencher le paiement Si la déclaration ne sert pas à déclencher le paiement, c est-à-dire si le mode de paiement n est ni le télérèglement ni le prélèvement, la DUCS-EDI doit parvenir aux organismes destinataires au plus tard à minuit à la date limite fixée pour les déclarations sur support traditionnel Cas où la déclaration sert à déclencher le paiement DUCS-EDI version Mars 1999 page 75

76 Si la déclaration sert à déclencher le paiement, c est-à-dire si le mode de paiement retenu est le télérèglement ou le prélèvement, la date limite de réception de la DUCS- EDI tient compte des délais techniques de traitement par les banques des informations qui leur sont transmises. Selon le mode de paiement, un délai d anticipation est fixé qui permet de définir la date et l heure limites de réception de la DUCS-EDI par rapport à l échéance fixée pour les déclarations sur support traditionnel. Ces délais d anticipation sont précisés dans les Conditions d utilisation de la DUCS- EDI figurant en annexe Contrôle du respect des échéances La règle de base est la suivante : la déclaration doit être parvenue dans la boîte aux lettres électroniques de l organisme au plus tard à l échéance fixée. Toutefois, dans le cas de la DUCS-EDI par messagerie X-400, la déclaration est réputée être parvenue à la bonne date dès lors que l avis de dépôt mentionne un horodatage antérieur à l échéance fixée. Cette règle est appliquée sous réserve du contenu du message et de la bonne fin du paiement. En outre, elle peut être remise en cause vis-àvis d un déclarant pour lequel le délai entre dépôt et remise de la déclaration serait régulièrement anormalement élevé. Des modalités particulières pourront également être définies ultérieurement pour la DUCS-EDI par messagerie Internet Information des entreprises Les bordereaux traditionnels envoyés aux entreprises pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux déclarants. L adhésion d une entreprise à la DUCS-EDI peut conduire à la suppression de l envoi de ces bordereaux. Toutefois, l entreprise doit toujours, si elle le souhaite, pouvoir DUCS-EDI version Mars 1999 page 76

77 recevoir une aide à l élaboration de la déclaration d un niveau au moins équivalent à celui de l aide contenue dans ces bordereaux. Ces dispositions sont précisées dans les Conditions d utilisation de la DUCS-EDI figurant en annexe Procédures de secours Il appartient normalement à l entreprise de veiller à ce que ses déclarations et ses paiements parviennent aux organismes concernés avant l échéance fixée. Toutefois, des dispositions sont prises afin de permettre aux entreprises adhérant à la DUCS-EDI de respecter plus facilement leurs obligations en cas d incident technique. Ces dispositions sont précisées dans les Conditions d utilisation de la DUCS-EDI Traitement des déclarations en double L entreprise utilisant la DUCS-EDI de manière opérationnelle ne doit pas employer simultanément les bordereaux traditionnels de déclaration (ni la DUCS-papier) vis-à-vis des mêmes organismes. Si un organisme reçoit pour la même échéance et la même entité une DUCS-EDI et une déclaration sur support écrit, la déclaration prise en compte est la première déclaration traitée (qui n est pas nécessairement la première déclaration reçue, compte tenu des modalités de traitement différentes selon les supports). Si l autre déclaration diffère de la première, elle donnera lieu à un signalement d anomalie. Dans tous les cas, les éventuels paiements accompagnant les deux déclarations sont susceptibles d être traités. 6.6 Authentification des déclarations En l absence de dispositifs élaborés d authentification (dispositifs logiciels, cartes, ), l authentification est assurée par l envoi des retours applicatifs à une adresse (numéro de DUCS-EDI version Mars 1999 page 77

78 télécopie ou adresse électronique) communiquée par le déclarant par un circuit distinct de celui utilisé pour l envoi de la déclaration. En cas d adhésion directe, l entreprise mentionne cette adresse de retour sur son formulaire d adhésion. Un changement de cette adresse peut être fait en envoyant une modification d adhésion sur le même modèle de formulaire et par le même circuit que pour la demande d adhésion. En cas d adhésion indirecte, l adresse de retour figure sur la liste des demandes d adhésion envoyée par l intermédiaire aux organismes de protection sociale, qu il s agisse d une adresse de l intermédiaire ou d une adresse particulière de l entreprise. Les mises à jour de l adresse de retour sont transmises de la même manière. Pour éviter tout risque d inscription d une entreprise par un intermédiaire sans son accord, chaque organisme concerné avise lui-même l entreprise de son adhésion à la DUCS-EDI. Cette information peut être faite de diverses manières (lettre spécifique, mention sur le bordereau de déclaration personnalisé, envoi d un avis à télédéclarer ). En outre, chaque organisme peut à tout moment demander à un intermédiaire de lui produire l accord écrit d une entreprise dont il a demandé l adhésion à la DUCS-EDI. Dans la situation actuelle, certains organismes ne peuvent proposer l envoi des retours applicatifs par messagerie électronique. C est pourquoi chaque adhérent à la DUCS-EDI doit obligatoirement communiquer une adresse de retour sous la forme d un numéro de télécopie. S il ajoute en complément une adresse électronique, il recevra à cette dernière les retours émis par les organismes proposant un retour par messagerie électronique. DUCS-EDI version Mars 1999 page 78

79 7. GLOSSAIRE Adhérent Adhérent direct Adhérent indirect ATLAS 400 BAL X400 COPAYM COPLAT Entreprise ou établissement qui s est inscrit au service DUCS-EDI. L adhésion peut être faite directement ou indirectement. Entreprise ou établissement qui s est inscrit lui-même à la DUCS-EDI auprès de l un de ses OPS et qui a réussi les tests préalables. Entreprise ou établissement qui a été inscrit par un intermédiaire (tiersrédacteur ou relais de communication) à la DUCS-EDI. Service X400 de Transpac (messagerie, diffusion d information, échange de fichiers). Les messageries X400 sont les supports fréquemment utilisés pour la mise en oeuvre d opérations en EDI. Côté organismes, support du service DUCS-EDI X400. Boîte aux lettres personnelle, attribuée par le service de messagerie X400 à une entreprise ou à un organisme ayant souscrit un abonnement, servant à émettre ou à recevoir des messages X400 sur le réseau. Message de déclaration de cotisations sociales de masses (par opposition à une déclaration nominative) transmis sous la norme EDIFACT. Structure générique déposée et validée auprès des instances de normalisation EDIFRANCE/AFNOR (France). Se décline aussi en un format dit à plat (COPLAT). Pour la DUCS, utiliser la version 4.1 de COPAYM : - présentée en un format spécifique pour l ACOSS, - présentée en un format spécifique pour l AGIRC/ARRCO, - présentée en un format spécifique pour l UNEDIC. Format spécifique en discussion pour la prévoyance collective. Message de déclaration de cotisations sociales de masses (par opposition à une déclaration nominative) transmis sous format de fichier classique. Format dérivé directement du format EDIFACT (COPAYM). Format standard accepté par l ensemble des OPS (France) impliqués dans le service DUCS-EDI. Pour la DUCS, utiliser la version 4.1 de COPLAT : - présentée en un format spécifique pour l ACOSS, - présentée en un format spécifique pour l AGIRC/ARRCO, - présentée en un format spécifique pour l UNEDIC. DUCS-EDI version Mars 1999 page 79

80 EDI EDI-Internet EDI-X400 EDIFACT Echange de Données Informatisé. Méthode de transfert d informations normalisées d ordinateur à ordinateur. La structuration des données s effectue selon un accord préalable conclu entre les parties intéressées. Le format des données peut être : - soit propriétaire, c.a.d. conçu et imposé par une des deux parties de l échange, - soit standard, c.a.d. appliqué par un grand nombre d acteurs dans un secteur, - soit normé, c.a.d. recommandé à un niveau international (ONU-EDIFACT). L accord d échange peut également comporter le cas échéant des prescriptions en matière de protocoles de transmission et de choix de réseaux. Le service DUCS-EDI comprend 2 filières : EDI-X400 et EDI-Internet avec des possibilités de passerelles entre les deux. Echange de données informatisé utilisant les protocoles du réseau Internet reconnus sur un plan international. Le protocole de communication TCP/IP est commun (couche transport) aux différentes possibilités offertes. L utilisateur a le choix entre : - un protocole de transfert de fichier FTP/TCP/IP, - des protocoles de gestion de messages SMTP et POP3. Options dans le service DUCS-EDI, au choix de l adhérent dans des conditions à préciser. Echange de données informatisé utilisant le protocole de gestion de messages X400 reconnu dans le contexte OSI. Le protocole de gestion de messages définit : - les règles de dépôt de message auprès du gestionnaire qui les accepte, - les règles de remise de message par le gestionnaire, - les règles de communication entre deux gestionnaires de message, le cas échéant. Il peut être utilisé pour : - accéder à un service de communication, - interopérer deux services de communication. Langage normalisé à l échelle internationale (ONU). Consiste en un ensemble cohérent de principes et de définitions pour permettre la communication de données commerciales, financières, administratives, quel que soit l équipement informatique des partenaires et à travers tous les réseaux. (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) DUCS-EDI version Mars 1999 page 80

81 FTP Protocole normalisé de transfert de fichiers, basé sur le protocole TCP/IP, permettant l échange de fichiers entre deux ordinateurs connectés au réseau Internet. (File Transfer Protocol) Intermédiaire Intermédiaire qualifié Mél (ou ) Monodéclarant Multidéclarant ou Tiers-rédacteur ONPS Dans le cadre de la DUCS-EDI, personne physique ou morale intervenant dans le processus de déclaration entre l entreprise et les organismes destinataires. Il peut s agir soit d un tiers-rédacteur, soit d un relais de communication (voir ces mots), soit d une personne assurant ces deux fonctions. Intermédiaire tel que défini ci-dessus et ayant réussi les tests techniques de qualification de la DUCS-EDI Adresse électronique d une boîte aux lettres Entreprise adhérant à titre individuel au service DUCS-EDI. Par extension, terme s appliquant à une entreprise ayant 1 ou plusieurs établissements géographiques, 1 ou plusieurs n contrats retraite-prévoyance. Identification du monodéclarant par un n SIRET, éventuellement le n SIRET principal dans le cas d une déclaration pluri-établissements. Tiers professionnel de la déclaration de cotisations (cabinet d expertise comptable, façonnier, centre de gestion agréé,... ) utilisant le service DUCS- EDI, pour compte de ses mandants clients. Bénéficie d une procédure dite multi-déclarant, lui permettant d optimiser l accès et la pratique du service DUCS-EDI vis-à-vis des différents organismes collecteurs. Par extension, terme s appliquant à tout intermédiaire ayant mandat à émettre une DUCS-EDI en lieu et place de l entreprise à déclarer. Identification du multidéclarant et des entreprises déclarées par leur n SIRET respectif. Organisme National de Protection Sociale. Sont rangés dans cette catégorie les organismes ayant un rôle fédérateur ou de tutelle sur le plan national vis-à-vis d organismes de gestion locaux. Dans le périmètre DUCS-EDI, les ONPS sont : ACOSS, fédérant l ensemble des URSSAF pour la branche recouvrement du régime général de la sécurité sociale, AGIRC/ARRCO, fédérant l ensemble des institutions de retraite complémentaire des cadres et des non-cadres, UNEDIC, fédérant l ensemble des ASSEDIC (GARP en région parisienne) pour le régime d assurance chômage. DUCS-EDI version Mars 1999 page 81

82 OPS Organisme de Protection Sociale. Sont rangés dans cette catégorie les organismes de gestion directement en contact avec les entreprises effectuant les déclarations de cotisations. Dans le périmètre DUCS-EDI, les OPS sont : - les URSSAF pour la branche recouvrement du régime général de la sécurité sociale, - les institutions de retraite complémentaire des cadres et des non-cadres, - les ASSEDIC (GARP en région parisienne) pour le régime d assurance chômage. Par extension, les groupes de gestion composés d institutions de retraite complémentaire et/ou d institutions de prévoyance. Qualification Vérification de la capacité technique à transmettre une DUCS par EDI. Relais de communication Personne physique ou morale, autre que l entreprise et l organisme destinataire, intervenant dans le processus de transmission électronique de la DUCS-EDI, d une manière spécifique à cette procédure. Il peut assurer des fonctions telles que l émission, le relais, le routage, la conversion de format RNIS Réseau permettant l intégration et la transmission sur une même liaison de la voix, de données et d images fixes. (Réseau Numérique à Intégration de Services) SMTP Protocole de transmission de messages, conforme aux normes internationales et définissant les formats de commandes entre deux serveurs Internet. (Simple Mail Transfer Protocol) TEDECO Messagerie électronique de fichiers, sur protocole X400. Service défini par GIE TEDECO (France), permettant à l abonné équipé d une station : - de segmenter les fichiers (raccourcir le volume des messages), - de compresser l envoi des messages, - de disposer d un avis d ouverture, - de faire cohabiter des formats EDIFACT et des fichiers et courriers E- MAIL. Pour information, l administration française accepte TEDECO dans ses échanges EDI avec les entreprises (usagers). Il en est de même pour les organismes impliqués dans le service DUCS-EDI. Tiers-rédacteur Voir Multidéclarant DUCS-EDI version Mars 1999 page 82

83 ANNEXES GENERALES 1 - Annexes relatives à l'adhésion et à l'utilisation du service DUCS-EDI Description de la procédure d adhésion et de la procédure de test : Scénario avec employeur émetteur direct (adhérent direct) Scénario avec tiers-rédacteur émetteur direct Scénario avec employeur adhérant par l intermédiaire d un relais de communication qualifié Scénario avec tiers-rédacteur ayant recours à un relais de communication qualifié Conditions d utilisation de la DUCS-EDI Documents types : Formulaire de demande d'adhésion Formulaire de demande de qualification Formulaire de transmission d adhésions indirectes Formulaire d adhésion au télérèglement 2 - Annexes relatives à X Tables d'interconnexion X Adresses X400 URSSAF / ASSEDIC / AGIRC / ARRCO 3 - Annexes relatives à Internet Adresses Internet URSSAF / ASSEDIC / AGIRC / ARRCO 4 - Annexe relative au passage à l euro 5 - Annexe relative au paiement Calcul de la clé de contrôle de la référence sociale DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 1

84

85 ANNEXE 1.1 DESCRIPTION DE LA PROCEDURE D ADHESION ET DE LA PROCEDURE DE TEST - Employeur émetteur direct (adhérent direct) - Tiers-rédacteur émetteur direct - Employeur adhérant par l intermédiaire d un relais de communication qualifié - Tiers-rédacteur ayant recours à un relais de communication qualifié DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 3

86 DUCS-EDI Scénario avec employeur émetteur direct Le scénario, avec employeur émetteur direct, de télédéclaration sociale décrit ci-après : a) le cadre juridique des relations entre les partenaires : employeur, organismes de protection sociale (OPS) et banques de l employeur (le débiteur) et de l organisme (le créancier); b) le mode de télétransmission des informations entre l'employeur et les organismes de protection sociale; c) le mode de communication fonctionnelle entre les acteurs de la procédure de télédéclaration; d) le mode de télétransmission des informations de paiement. Le scénario répond à plusieurs impératifs : a) décrire la procédure d'adhésion b) décrire la procédure de tests c) décrire la procédure de télédéclaration et paiement. Le "Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI", auquel sont annexés un document détaillant les conditions d'utilisation de la DUCS par EDI (annexe 1.2), des modèles de formulaires (annexe 1.3) et les guides techniques d'utilisation du message COPAYM ou du fichier COPLAT, est implanté sur les sites Internet suivants : DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 4

87 I. Adhésion de l'employeur à la téléprocédure La relation contractuelle qui lie les acteurs de la procédure de télédéclaration comprend trois phases (dont les deux premières sont, normalement, engagées simultanément) : a) Une phase d'adhésion de l'employeur à la téléprocédure. b) Une phase d'adhésion au télérèglement option A (norme CFONB) ou d autorisation de prélèvement. Le paiement par virement est aussi possible. Le chèque est admis. Les déclarants doivent cependant tenir compte des textes imposant un mode de paiement dématérialisé à partir d un certain montant annuel. c) Une phase de qualification de l'employeur pour l'utilisation de la DUCS-EDI. (les n renvoient au schéma) 1. Pour mémoire, l'organisme de protection sociale (OPS) signe une charte avec sa banque (cf. norme CFONB). 2. La demande d adhésion (voir modèle en annexe 1.3 du Cahier des normes DUCS-EDI), avec la liste des établissements concernés, accompagnée éventuellement des documents nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, est adressée à l un des organismes de protection sociale dont l employeur relève. Cet organisme de 1er contact (OPS-c) la transmet aux autres organismes concernés. La demande d'adhésion vaut demande de qualification pour l'utilisation de la DUCS-EDI. BANQUE EMPLOYEUR O P S-c BANQUE 1 AUTRES OPS 4 Scénario des documents initiaux échangés Une adhésion progressive de l'employeur, d'abord avec un OPS puis avec d'autres, peut aussi être envisagée pour la mise en œuvre par étape de la DUCS-EDI. Si l employeur a choisi l un des modes de paiement qui suivent, des documents soit d'adhésion au télérèglement option A (TLRA), soit d autorisation et de demande de prélèvement sont établis par compte (maximum 3 comptes par OPS et 2 pour l'assedic) et par OPS, et signés par l'employeur conformément à la norme CFONB. Ces documents doivent être joints à la demande d'adhésion à la DUCS-EDI. L'OPS-c les ventilera entre les OPS. Il est conseillé que l'employeur avise parallèlement sa propre banque. Une copie des documents est conservée par l'employeur. L'employeur doit joindre à ces documents un relevé d'identité financier - RIB, RIP ou RICE par compte. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 5

88 3. Date d'effet de l'adhésion de l'employeur à la DUCS-EDI : l'ops-c retourne un AR à l'employeur précisant notamment, l'accord (ou le désaccord) de l'ops-c, la date de mise en œuvre de la procédure de télédéclaration, et les informations suivantes : pour l'employeur d éventuelles références complémentaires à mentionner dans les messages (n d'inscription ou de contrat), et pour l'ops-c, son n SIRET, le nom et les coordonnées du correspondant DUCS-EDI et toute autre information nécessaire à l'engagement des tests, la déclaration et le paiement (par exemple, n de compte de l'ops si paiement par virement...). 4. L'OPS-c reventile les documents qui les concernent vers les autres OPS. 5. Les autres OPS enverront un AR similaire à l'employeur une fois reçus les documents reventilés par l'ops-c. 6. Les OPS transmettent directement à la banque de l'employeur les documents d'adhésion au TLRA ou d autorisation et de demande de prélèvement. II. Tests préalables à l'utilisation de la DUCS-EDI Les tests permettent de s'assurer : de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), du respect des formats de messages électroniques prescrits (COPAYM et COPLAT), de la bonne identification de l'employeur ou de son mandataire. Lors de son adhésion, l'employeur peut s'assurer d'abord auprès de son éditeur de logiciel de paie ou des OPS que les logiciels qu'il utilise ont déjà subi des tests pour la DUCS-EDI. Ce premier niveau de tests concerne la capacité du logiciel à produire des fichiers conformes aux cahiers des normes DUCS-EDI (voir ci-après le A). Si l'employeur utilise un logiciel de paie testé par un ONPS pour la DUCS-EDI, les seules difficultés qui peuvent être rencontrées lors de ses propres tests devraient se limiter à des erreurs de transmission ou de paramétrage dont la correction est en principe plus aisée. L employeur, ensuite, effectue des tests personnalisés à l'aide de cas réels. Ce second niveau de test permet de s'assurer que de bout en bout, toute la "chaîne d'informations" est opérationnelle : paramètres, protocole de transmission, etc. (voir ci-après le B). A. Tests à la charge des éditeurs de logiciels Les organismes nationaux de protection sociale (ONPS) comme l'acoss, l'unedic, l'agirc et l'arrco proposent d'assurer des tests de logiciels produisant la DUCS par EDI. Ces tests portent sur la forme technique des fichiers. Ils ne concernent pas l'aspect "communication". Les ONPS se communiquent mutuellement les résultats des validations techniques effectuées et les communiquent aux utilisateurs. Un employeur qui développe son propre logiciel n est pas concerné par cette procédure. Tous ses tests sont effectués dans le cadre défini au B ci-dessous. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 6

89 B. Tests à la charge de l'employeur Lors de l'adhésion, la qualification de l'employeur se déroule de la façon suivante : a) Après réception de l'accusé de réception de l'ops-c, l'employeur et le correspondant indiqué par l OPS prennent contact pour convenir des tests. Lorsqu'ils sont réussis, l employeur peut faire les tests avec les autres OPS avec de bonnes chances de succès rapide. b) Si l'employeur adresse des déclarations à plusieurs organismes d une même famille, il dispose d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour toutes les URSSAF et il en est de même pour les ASSEDIC; c'est avec eux qu'il réalise ses tests. c) En ce qui concerne les caisses de retraite et de prévoyance qui peuvent ne pas proposer un point d'accès et un correspondant uniques, l'employeur ne réalise en principe qu'une seule série de tests auprès d'un seul organisme, valable pour toutes les institutions de retraite. Il est toutefois fortement conseillé de tester au moins son identification et la communication (test des identifiants et des numéros d'appel) avec chaque institution. d) Les tests portent sur des cas réels et sur des périodes complètes (mois ou trimestre). Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et l'employeur, l'exploitation proprement dite peut débuter. Les bordereaux traditionnels envoyés par les OPS pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux employeurs. L adhésion d un employeur à la DUCS-EDI peut permettre la suppression de ces bordereaux. Toutefois, l employeur doit toujours, s il le souhaite, pouvoir recevoir une aide à l élaboration de la déclaration au moins équivalente à l aide qu apportent les bordereaux. Pour le moment, l envoi du bordereau est supprimé avec l accord de l employeur. Un employeur déjà adhérent à la DUCS-EDI peut demander de nouveaux tests (changement de logiciel, de format d échange, nouveaux cas de rémunération...). III. Scénario d'établissement de la paie et des déclarations sociales 1. Avec son logiciel de paie, l'employeur établit sa paie et prépare ses messages de déclaration (1 message par organisme destinataire). Il précise dans chaque message le mode de paiement qu il utilise pour la déclaration en cause (télérèglement, virement, chèque ou prélèvement). En cas de paiement par télérèglement ou prélèvement, il mentionne le numéro de RIB, RIP ou RICE du ou des comptes à débiter pour le montant calculé (en précisant la répartition de ce montant en cas de pluralité des comptes). Ces comptes doivent avoir fait l objet des formalités d adhésion préalable décrites au 2 du I. Adhésion. 2. L employeur peut éditer sa déclaration. S il utilise le télérèglement, il prend note en particulier de la référence du paiement (CPOP) qui identifiera l opération sur son relevé de compte. S il utilise le chèque ou le virement, il doit prendre note de la référence de la DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 7

90 déclaration (référence sociale) qu il devra reporter au dos de son chèque ou sur son ordre de virement (voir ci-dessous). IV. Scénario de télétransmission périodique des déclarations sociales (les n renvoient au schéma) 1. L'employeur télétransmet à l'ops la DUCS-EDI qui comprend toutes les informations sociales périodiques et les informations relatives au paiement. Une DUCS-EDI doit parvenir dans la boîte aux lettres électronique de l organisme destinataire au plus tard à minuit la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. Dans le cas d utilisation de la messagerie X-400, une déclaration est réputée arrivée à bonne date si l avis de dépôt délivré par l opérateur comporte un horodatage antérieur aux dates et heures limites fixées pour sa réception. Lorsque la DUCS-EDI est aussi utilisée pour transmettre les informations permettant à l organisme de déclencher le paiement : - dans le cas du prélèvement, elle doit parvenir à l organisme au plus tard 24 à 72 heures avant la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. L organisme créancier indiquera le délai d anticipation exact ; - dans le cas du télérèglement EDI, elle doit parvenir à l organisme au plus tard à 12 heures la veille de la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels ; - dans le cas du télérèglement Minitel, le délai d anticipation vaut uniquement pour le paiement et non la déclaration. Ces délais correspondent aux délais de traitement de la communauté bancaire. Pour permettre le rapprochement de la déclaration et du paiement, dans le cas d un paiement par télérèglement, un certificat de prise en compte de l ordre de paiement (CPOP) est inscrit dans la déclaration afin qu il soit reporté sur l extrait de compte; dans le cas d un paiement par virement ou chèque, une référence sociale est inscrite dans la déclaration et jointe au paiement. Le prélèvement ne fait l objet d aucune référence : le paiement est déclenché à l initiative du créancier, qui n a donc pas besoin de référence sociale, et ne peut faire l objet d un CPOP puisque la prise en compte de l ordre de paiement est certaine dans le cas d un paiement déclenché par le créancier. Dans la DUCS-EDI, la composition du CPOP est laissée au libre choix du déclarant dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Toutefois, la structure suivante est conseillée : 8 caractères indiquant le nom de l'ops, 4 caractères indiquant la période couverte par la déclaration selon la définition du cahier des charges de la DUCS papier (AATM pour Année sur 2 caractères, n de Trimestre dans l'année, n de Mois dans le trimestre). Par exemple, 9922 signifie mai 1999, 9910 signifie 1 er trimestre 1999 aucune indication de mois n'étant fournie, 9900 signifie année 1999 aucune indication de mois et de trimestre n'étant fournie. Selon le logiciel de paie, la composition du CPOP peut être automatique ou laissée au choix du déclarant. Lorsque le CPOP n'est pas mentionné dans une DUCS-EDI, l'ops renseigne la zone comme ci-dessus dans sa transmission aux banques. Si la DUCS-EDI prévoit le paiement par chèque ou par virement, la référence de paiement devra indiquer un n à 30 caractères alphanumériques, dénommé référence sociale (voir Cahier des normes et recommandations DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 8

91 DUCS-EDI). Cette référence est normalement composée automatiquement par le logiciel. Elle sera portée par l employeur sur son chèque ou mentionnée dans son ordre de virement. BANQUE 6 EMPLOYEUR BANQUE 4 O P S 2. L'employeur reçoit en retour : Scénario de télétransmission périodique a) L accusé de réception prévu par le protocole de messagerie employé (avis de dépôt si X ). En cas d utilisation d une messagerie Internet, pour laquelle il n y a pas d accusé de réception, certains OPS envoient eux-mêmes un accusé de réception sous forme électronique ou par télécopie. b) Un compte rendu des contrôles d'application émis par l OPS comprenant : la prise en compte technique des informations sociales périodiques, la prise en compte des informations nécessaires à l'initialisation d'un paiement (CPOP). Selon l OPS, ce compte-rendu est transmis par télécopie ou, au choix de l employeur, par télécopie ou message électronique. L'employeur peut archiver ces comptes rendus avec : le double du CPOP éventuel la copie papier des déclarations sociales (au format DUCS papier par exemple) mentionnant en outre les informations concernant le paiement etc L'employeur peut envoyer autant de DUCS-EDI de substitution que nécessaire jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration (toute modification doit être faite par annule et remplace ). Toutefois, si, à l initiative de l employeur, la déclaration prévoit un télérèglement anticipé par rapport à la date limite (possibilité offerte par les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire), elle ne peut faire l objet de modifications qu au plus tard la veille de la date fixée pour l opération financière. Un délai spécifique est prévu en cas d utilisation du prélèvement. Les URSSAF et les ASSEDIC / GARP prévoient aussi la possibilité pour l'employeur, en cas d utilisation du télérèglement, d'intervenir exceptionnellement pour modifier par Minitel les éléments de paiement transmis et ce, jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration, compte tenu du mode de paiement retenu. Les URSSAF prévoient également la possibilité pour l employeur d effectuer directement sur Minitel, avec le même délai, l ensemble des formalités du télérèglement. Enfin, l'employeur conserve toujours, dans des cas exceptionnels, la possibilité d'arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) en donnant un ordre de rejet à sa banque en temps utile, sans préjudice des pénalités en cas d un éventuel retard de paiement. 4. L'OPS transmet le télérèglement à sa banque (remise bancaire avec mention du CPOP). Cette référence est transmise par l'ops à sa banque, DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 9

92 5. puis elle entre dans le circuit bancaire (système interbancaire de télécompensation ou Sit), 6. et elle figure en identification du montant téléréglé sur l'extrait de compte bancaire. 4, 5 et 6 idem pour le prélèvement mais sans CPOP. 4, 5 et 6 pour le virement : l ordre a été transmis par le déclarant à sa banque en dehors de la DUCS-EDI, entre dans le Sit puis l OPS est crédité. Fin DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 10

93 DUCS-EDI Scénario avec tiers-rédacteur émetteur direct Le tiers-rédacteur peut être aussi bien un expert-comptable ou une société de services (paie à façon). Le mot mandat désigne ici indifféremment un mandat ou un simple contrat de prestation de service. Les experts-comptables peuvent consulter les notes explicatives élaborées par le Conseil supérieur de l ordre (CSOEC), et qui seront disponibles sur les sites : Le scénario, avec tiers-rédacteur émetteur direct, de télédéclaration sociale décrit ci-après : a) le cadre juridique des relations entre les partenaires : employeur, tiers-rédacteur, organismes de protection sociale (OPS) et banques du créancier et du débiteur; b) le mode de télétransmission des informations entre l'employeur, son tiers-rédacteur et l'organisme de protection sociale; c) le mode de communication fonctionnelle entre les acteurs de la procédure de télédéclaration; d) le mode de télétransmission des informations de paiement dont la responsabilité reste du ressort de l'employeur. Le scénario, sans déplacer les responsabilités des acteurs de la procédure, répond à plusieurs impératifs : a) alléger la procédure d adhésion en laissant la gestion physique des mandats au tiersrédacteur et non aux organismes ; b) alléger la procédure de test par la qualification technique du tiers-rédacteur pour tous les employeurs passant par lui. Le "Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI", auquel sont annexés un document détaillant les conditions d'utilisation de la DUCS par EDI (annexe 1.2), des modèles de formulaires (annexe 1.3) et les guides techniques d'utilisation du message COPAYM ou du fichier COPLAT, est implanté sur les sites Internet suivants : DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 11

94 La relation contractuelle qui lie les acteurs de la procédure de télédéclaration comprend trois phases (dont les deux dernières sont, normalement, engagées simultanément) : a) Une phase de qualification du tiers-rédacteur pour l'utilisation de la DUCS-EDI. b) Une phase d'adhésion de l'employeur à la téléprocédure par l'intermédiaire de son tiersrédacteur. c) Une phase d'adhésion de l employeur au télérèglement option A (norme CFONB) ou d autorisation de prélèvement. Le paiement par virement est aussi possible. Le chèque est admis. Les déclarants doivent cependant tenir compte des textes imposant un mode de paiement automatisé à partir d un certain montant annuel. I. Tests préalables à l'utilisation de la DUCS-EDI Les tests permettent de s'assurer : de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), du respect des formats COPAYM et COPLAT, de la bonne identification de l'employeur ou de son tiers-rédacteur. Le tiers-rédacteur demande sa qualification (voir modèle en annexe 1.3 du Cahier des normes DUCS-EDI) pour l utilisation de la DUCS-EDI auprès de chaque famille d organismes concernée (ensemble des URSSAF, ensemble des ASSEDIC, ensemble des institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO). Il s adresse à l URSSAF et à l ASSEDIC de son lieu d établissement et, pour les institutions de retraite complémentaire, au correspondant local DUCS AGIRC/ARRCO ou à une ou plusieurs institutions, selon son choix. La demande de qualification peut être accompagnée d une première transmission de demandes d adhésion d employeurs. Lors de sa demande de qualification, le tiers-rédacteur peut s'assurer d'abord auprès de son éditeur de logiciel de paie ou des OPS que les logiciels qu'il utilise ont déjà subi des tests pour la DUCS-EDI. Ce premier niveau de tests concerne la capacité du logiciel à produire des fichiers conformes aux cahiers des normes DUCS-EDI (voir ci-après le A). Si le tiers-rédacteur utilise un logiciel de paie testé par un ONPS pour la DUCS-EDI, les seules difficultés qui peuvent être rencontrées lors de ses propres tests devraient se limiter à des erreurs de transmission ou de paramétrage dont la correction est en principe plus aisée. Le tiers-rédacteur, ensuite, effectue des tests personnalisés à l'aide de cas réels. Ce second niveau de test permet de s'assurer que de bout en bout, toute la "chaîne d'informations" est opérationnelle : paramètres, protocole de transmission, etc. (voir ci-après le B). DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 12

95 A. Tests à la charge des éditeurs de logiciels Les organismes nationaux de protection sociale (ONPS) comme l'acoss, l'unedic, l'agirc et l'arrco proposent d'assurer des tests de logiciels produisant la DUCS par EDI. Ces tests portent sur la forme technique des fichiers. Ils ne concernent pas l'aspect "communication". Les ONPS se communiquent mutuellement les résultats des validations techniques effectuées et les communiquent aux utilisateurs. Un tiers-rédacteur qui développe son propre logiciel n est pas concerné par cette procédure. Tous ses tests sont effectués dans le cacre défini au B ci-dessous. B. Tests à la charge du tiers-rédacteur Lors de la qualification du tiers-rédacteur, ils se déroulent de la façon suivante : a) Après réception de la demande de qualification, les OPS prennent contact avec le tiersrédacteur pour convenir de l'importance du test. Suivant les indications données, le tiersrédacteur détermine un échantillon dit significatif couvrant au mieux l'ensemble de la clientèle. Il peut commencer par faire des tests avec un seul OPS (ou une famille d'ops). Lorsqu'ils sont réussis, il peut faire les tests avec les autres OPS (ou familles d'ops) avec de bonnes chances de succès rapide. b) Le tiers-rédacteur dispose d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour toutes les URSSAF; c'est avec eux qu'il réalise ses tests. Il en est de même pour les ASSEDIC. c) En ce qui concerne les caisses de retraite et de prévoyance qui peuvent ne pas proposer un point d'accès et un correspondant uniques, le tiers-rédacteur ne réalise en principe qu'une seule série de tests auprès d'un seul organisme, valable pour toutes les institutions de retraite. Il est toutefois fortement conseillé de tester au moins, pour chacun des employeurs inscrits, son identification et la communication (test des identifiants et des numéros d'appel) avec chaque caisse. d) Les tests portent sur des cas réels d'employeurs et sur des périodes complètes (mois ou trimestre). Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et le tiers-rédacteur, l'exploitation proprement dite peut débuter, sous réserve des procédures d adhésion des employeurs. Un tiers-rédacteur déjà qualifié peut demander à des organismes l organisation de nouveaux tests s il modifie les conditions dans lesquelles il émet des DUCS-EDI (par exemple, changement de logiciel, adhésion à la DUCS-EDI d employeurs relevant d un plan de paie particulier, au sens de paramétrage différent du logiciel de paie...). Dans le cas des institutions de retraite complémentaire, il est fortement conseillé également d'effectuer des tests d'identification et de communication pour tout nouveau client et toute nouvelle institution. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 13

96 II. Adhésion d'employeurs à la téléprocédure par l'intermédiaire du tiers-rédacteur (les n renvoient au schéma) 1. Pour mémoire, l'organisme de protection sociale (OPS) signe une charte avec sa banque (cf. norme CFONB). 2. L'employeur mandate (sous forme papier dans un premier temps) le tiers-rédacteur pour télétransmettre les informations aux OPS (incluant l'adhésion à la procédure). Le tiersrédacteur ainsi désigné conserve un des deux originaux du mandat, l'employeur le second. Sur demande d'un OPS, le tiers-rédacteur peut être amené à mettre à sa disposition son mandat. 3. Le tiers-rédacteur demande l adhésion de l employeur à la DUCS-EDI au nom de celui-ci. Cette demande (voir modèle en annexe 1.3 du Cahier des normes DUCS-EDI) est envoyée, sous la forme de listes, directement à chaque OPS concerné (éventuellement aux correspondants locaux DUCS),. Le tiers-rédacteur en conserve une copie. Des mises à jour de ces listes sont envoyées en tant que de besoin. Les listes d employeurs demandant à adhérer à la DUCS-EDI sont établies pour chaque URSSAF, chaque ASSEDIC et chaque institution ou groupe d'institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Chaque liste ne comporte que les employeurs intéressant l'ops destinataire. BANQUE 4 EMPLOYEUR 4 2 BANQUE O P S TIERS-REDACTEUR Scénario des documents initiaux échangés Une adhésion progressive de l'employeur, d'abord avec une famille d'ops puis avec d'autres, peut aussi être envisagée pour la mise en œuvre par étape de la DUCS-EDI. 4. Si l employeur a choisi l un des modes de paiement qui suivent, des documents soit d'adhésion au télérèglement option A (TLRA), soit d autorisation et de demande de prélèvement sont établis par compte (maximum 3 comptes par OPS et 2 pour l'assedic) et par OPS, et signés par l'employeur conformément à la norme CFONB. Ces documents doivent être joints à la liste des mandats reçus mentionnée au 3, et envoyés à chaque OPS concerné par le tiers-rédacteur. Il est conseillé que l'employeur (ou son tiers-rédacteur) avise parallèlement sa propre banque. Une copie des documents est conservée par l'employeur et le tiersrédacteur. Le tiers-rédacteur est dispensé de joindre à ce document un relevé d'identité financier - RIB, RIP ou RICE dès lors qu'il garantit au créancier l'exactitude des numéros de compte qu'il lui transmet. 5. Date d'effet de l'adhésion des employeurs à la DUCS-EDI : l'ops retourne un AR au tiersrédacteur précisant notamment, employeur par employeur, l'accord (ou le désaccord) de l'ops, la date de mise en œuvre de la procédure de télédéclaration, et les informations suivantes : pour chaque employeur le n SIRET, le n d'inscription ou de contrat (le cas DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 14

97 échéant), et pour l'ops, son n SIRET, le nom et les coordonnées du correspondant DUCS- EDI et toute autre information nécessaire à la déclaration et le paiement (par exemple, n de compte de l'ops en cas de paiement par virement). 6. Chaque OPS avise directement l employeur de son adhésion à la DUCS-EDI. Les bordereaux traditionnels envoyés par les OPS pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux employeurs. L adhésion d un employeur à la DUCS-EDI peut permettre la suppression de ces bordereaux. Toutefois, l employeur doit toujours, s il le souhaite, pouvoir recevoir une aide à l élaboration de la déclaration au moins équivalente à l aide qu apportent les bordereaux qui lui étaient adressés. Pour le moment, l envoi du bordereau est supprimé avec l accord de l employeur ou du tiers-rédacteur agissant pour son compte. 7. L'OPS transmet directement à la banque de l'employeur les documents d'adhésion au TLRA ou la demande de prélèvement. III. Scénario d'établissement de la paie et des déclarations sociales Dans le cadre de la mission d'établissement des paies et déclarations sociales : (les n renvoient au schéma) 1. L'employeur transmet au tiers-rédacteur les informations mensuelles concernant sa paie. 2. Le tiers-rédacteur établit la paie et un relevé des charges sociales à payer. Ce relevé transmis à l'employeur peut indiquer, par OPS : le numéro de RIB, RIP ou RICE des comptes à débiter pour le montant calculé, et la date d'échéance à respecter la "référence sociale" (voir cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI) en cas de règlement par chèque ou virement, ou le CPOP dans le cas du télérèglement (voir IV). En cas de paiement par télérèglement ou par prélèvement, les comptes utilisés doivent avoir fait l objet de la procédure d adhésion préalable décrite au point 4 du II. Adhésion. BANQUE EMPLOYEUR TIERS-REDACTEUR BANQUE O P S Scénario d'établissement de la paie 3. L'employeur transmet son accord ou son désaccord au tiers-rédacteur selon les formes prévues par le mandat qui lie les deux parties (accord explicite, implicite...). En ce qui DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 15

98 concerne les informations relatives au paiement, cette procédure doit être cohérente avec les délégations confiées ou non au tiers-rédacteur par l employeur vis-à-vis des banques. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 16

99 Dans le cadre du mandat : IV. Scénario de télétransmission périodique des déclarations sociales (les n renvoient au schéma) 4. Le tiers-rédacteur télétransmet à l'ops la DUCS-EDI qui comprend toutes les informations sociales périodiques et les informations relatives au paiement. Une DUCS-EDI doit parvenir dans la boîte aux lettres électronique de l organisme destinataire au plus tard à minuit la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. Dans le cas d utilisation de la messagerie X-400, une déclaration est réputée arrivée à bonne date si l avis de dépôt délivré par l opérateur comporte un horodatage antérieur aux dates et heures limites fixées pour sa réception. Lorsque la DUCS-EDI est aussi utilisée pour transmettre les informations permettant à l organisme de déclencher le paiement : - dans le cas du prélèvement, elle doit parvenir à l organisme au plus tard 24 à 72 heures avant la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. L organisme créancier indiquera le délai d anticipation exact ; - dans le cas du télérèglement EDI, elle doit parvenir à l organisme au plus tard à 12 heures la veille de la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels ; - dans le cas du télérèglement Minitel, le délai d anticipation vaut uniquement pour le paiement et non la déclaration. Ces délais correspondent aux délais de traitement de la communauté bancaire. Pour permettre le rapprochement de la déclaration et du paiement, dans le cas d un paiement par télérèglement, un certificat de prise en compte de l ordre de paiement (CPOP) est inscrit dans la déclaration afin qu il soit reporté sur l extrait de compte; dans le cas d un paiement par virement ou chèque, une référence sociale est inscrite dans la déclaration et jointe au paiement. Le prélèvement ne fait l objet d aucune référence : le paiement est déclenché à l initiative du créancier, qui n a donc pas besoin de référence sociale, et ne peut faire l objet d un CPOP puisque la prise en compte de l ordre de paiement est certaine dans le cas d un paiement déclenché par le créancier. Dans la DUCS-EDI, la composition du CPOP est laissée au libre choix du déclarant dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Toutefois, la structure suivante est conseillée : 8 caractères indiquant le nom de l'ops, 4 caractères indiquant la période couverte par la déclaration selon la définition du cahier des charges de la DUCS papier (AATM pour Année sur 2 caractères, n de Trimestre dans l'année, n de Mois dans le trimestre). Par exemple, 9922 signifie mai 1999, 9910 signifie 1 er trimestre 1999 aucune indication de mois n'étant fournie, 9900 signifie année 1999 aucune indication de mois et de trimestre n'étant fournie. Selon le logiciel de paie, la composition du CPOP peut être automatique ou laissée au choix du déclarant. Lorsque le CPOP n'est pas mentionné dans une DUCS-EDI, l'ops renseigne la zone comme ci-dessus dans sa transmission aux banques. Si la DUCS-EDI prévoit le paiement par chèque ou par virement, la référence de paiement devra indiquer un n à 30 caractères alphanumériques, dénommé référence sociale (voir Cahier des normes et recommandations DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 17

100 DUCS-EDI). Cette référence est normalement composée automatiquement par le logiciel. Elle sera portée par l employeur sur son chèque ou mentionnée dans son ordre de virement. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 18

101 BANQUE 10 EMPLOYEUR TIERS-REDACTEUR BANQUE 8 O P S Le tiers-rédacteur reçoit en retour : Scénario de télétransmission périodique a) L accusé de réception prévu par le protocole de messagerie employé (avis de dépôt si X ). En cas d utilisation d une messagerie Internet, pour laquelle il n y a pas d accusé de réception protocolaire, certains OPS envoient eux-mêmes un accusé de réception sous forme électronique ou par télécopie. b) Un compte rendu des contrôles d'application émis par l OPS comprenant : la prise en compte technique des informations sociales périodiques, la prise en compte des informations nécessaires à l'initialisation d'un paiement (CPOP). Selon l OPS, ce compte-rendu est transmis par télécopie ou, au choix du destinataire, par télécopie ou message électronique. L employeur peut demander à ce que les retours le concernant lui soit directement adressés par l OPS. Cette disposition ne s applique pas à certains accusés de réception mentionnés au a) ci-dessus qui sont systématiquement envoyés à l adresse électronique d émission. 6. Le tiers-rédacteur peut retourner à son client un compte rendu de fin de mandat qui peut prendre l'une des formes suivantes : double du ou des certificat(s), copie papier des déclarations sociales (au format DUCS papier par exemple) mentionnant en outre les informations concernant le télérèglement y compris le CPOP, lettre personnalisée, etc. 7. Les URSSAF et les ASSEDIC / GARP prévoient la possibilité pour l'employeur, dans le cas d un paiement par télérèglement, d'intervenir exceptionnellement pour modifier par Minitel les éléments de paiement transmis par le tiers-rédacteur et ce, jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration, compte tenu du mode de paiement retenu. Les URSSAF prévoient également la possibilité pour l employeur d effectuer directement sur Minitel, avec le même délai, l ensemble des formalités du télérèglement. L'employeur peut également arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) par l'intermédiaire de son tiers-rédacteur, lequel peut envoyer autant de DUCS-EDI de substitution que nécessaire jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration (toute modification doit être faite par annule et remplace ). Toutefois, si, à l initiative de l employeur, la déclaration prévoit un télérèglement anticipé par rapport à la date limite (possibilité offerte par les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire), elle ne peut faire l objet de modifications qu au plus tard la veille de la date fixée pour l opération financière. Un délai spécifique est prévu en cas d utilisation du prélèvement. Enfin, l'employeur conserve toujours dans des cas exceptionnels, la possibilité d'arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) en donnant un ordre de rejet à sa banque en temps utile, sans préjudice des pénalités en cas d un éventuel retard de paiement. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 19

102 8. L OPS transmet le télérèglement à sa banque (remise bancaire avec mention du CPOP). Cette référence est transmise par l'ops à sa banque, 9. puis elle entre dans le circuit bancaire (système interbancaire de télécompensation ou Sit), 10. et elle figure en identification du montant téléréglé sur l'extrait de compte bancaire. 8, 9 et 10 idem pour le prélèvement mais sans CPOP. Pour le virement : l ordre a été transmis par le déclarant à sa banque en dehors de la DUCS-EDI, entre dans le Sit puis l OPS est crédité. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 20

103 DUCS-EDI Scénario avec employeur adhérant par l intermédiaire d un relais de communication qualifié Au sens du présent document, on entend par relais de communication une personne physique ou morale qui n intervient pas dans l élaboration du contenu de la déclaration mais qui participe à sa transmission électronique en assurant des fonctions telles que constitution du message électronique selon l un des formats prescrits (par saisie d un document écrit ou conversion d un message établi selon un autre format), émission du message ou routage. Le scénario de télédéclaration sociale, avec employeur adhérant par l intermédiaire d un relais de communication qualifié, décrit ci-après : a) le cadre juridique des relations entre les partenaires : employeur, relais de communication qualifié, organismes de protection sociale (OPS) et banques de l employeur (le débiteur) et de l organisme (le créancier); b) le mode de télétransmission des informations entre l'employeur, le relais de communication et les organismes de protection sociale; c) le mode de communication fonctionnelle entre les acteurs de la procédure de télédéclaration; d) le mode de télétransmission des informations de paiement. Le scénario répond à plusieurs impératifs : a) décrire la procédure d'adhésion b) décrire la procédure de tests c) décrire la procédure de télédéclaration et paiement. Le "Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI", auquel sont annexés un document détaillant les conditions d'utilisation de la DUCS par EDI (annexe 1.2), des modèles de formulaires (annexe 1.3) et les guides techniques d'utilisation du message COPAYM ou du fichier COPLAT, est implanté sur les sites Internet suivants : DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 21

104 I. Adhésion de l'employeur à la téléprocédure La relation contractuelle qui lie les acteurs de la procédure de télédéclaration comprend trois phases (dont les deux premières peuvent être engagées simultanément) : a) Une phase d'adhésion de l'employeur à la téléprocédure, par l intermédiaire du relais de communication. b) Une phase d'adhésion au télérèglement option A (norme CFONB) ou d autorisation de prélèvement, par l intermédiaire du relais de communication. Le paiement par virement est aussi possible. Le chèque est admis. Les déclarants doivent cependant tenir compte des textes imposant un mode de paiement dématérialisé à partir d un certain montant annuel. c) Une phase de qualification de l'employeur pour l'utilisation de la DUCS-EDI. (les n renvoient au schéma) 1. Pour mémoire, l'organisme de protection sociale (OPS) signe une charte avec sa banque (cf. norme CFONB). 2. La demande d adhésion, avec la liste des établissements concernés, accompagnée éventuellement des documents nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, est adressée au relais de communication. Cette demande est établie soit sur le formulaire prévu à cet effet (voir annexe 1.3 du Cahier des normes DUCS-EDI), soit sur un document spécifique mis au point par le relais; ce document doit alors comprendre au minimum les éléments mentionnés sur le formulaire-type, notamment l accord explicite de l employeur pour transmettre ses déclarations par l intermédiaire du relais, y compris, le cas échéant, les éléments financiers; ce document peut prendre la forme d un contrat de prestation de service entre l employeur et le relais. La demande d'adhésion vaut demande de qualification pour l'utilisation de la DUCS-EDI. BANQUE EMPLOYEUR 4 2 BANQUE OPS 4 3 RELAIS DE COMMUNICATION Scénario des documents initiaux échangés Une adhésion progressive de l'employeur, d'abord avec un OPS puis avec d'autres, peut aussi être envisagée pour la mise en œuvre par étape de la DUCS-EDI. Si l employeur a choisi l un des modes de paiement qui suivent, des documents soit d'adhésion au télérèglement option A (TLRA), soit d autorisation et de demande de prélèvement sont établis par compte (maximum 3 comptes par OPS et 2 pour l'assedic) et par OPS, et signés par l'employeur conformément à la norme CFONB. Un RIB, RIP ou RICE par compte doit être fourni. Ces documents doivent être joints à la DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 22

105 demande d'adhésion à la DUCS-EDI. Il est conseillé que l'employeur avise parallèlement sa propre banque. Une copie des documents est conservée par l'employeur. 3. Le relais de communication, après vérification des éventuels documents relatifs au télérèglement (contrôle de la recopie des RIB), informe directement chaque OPS de la demande d adhésion et lui transmet l éventuelle demande d adhésion au télérèglement. Cette transmission peut être faite de manière groupée, comme pour l adhésion par l intermédiaire d un tiers-rédacteur. 4. Date d'effet de l'adhésion de l'employeur à la DUCS-EDI : chaque OPS retourne au relais un AR précisant notamment, pour chaque employeur, l'accord (ou le désaccord) de l'ops, la date de mise en œ uvre de la procédure de télédéclaration, et les informations suivantes : pour l'employeur d éventuelles références complémentaires à mentionner dans les messages (n d'inscription ou de contrat), et pour l'ops, son n SIRET, le nom et les coordonnées du correspondant DUCS-EDI et toute autre information nécessaire à l'engagement des tests, la déclaration et le paiement (par exemple, n de compte de l'ops si paiement par virement...). Le relais informe l employeur du contenu de la réponse de chaque OPS. Il lui précise à cette occasion, s il ne l a déjà fait, l étendue de ses prestations et les dispositions que doit respecter l employeur dans ses transmissions au relais. 5. Chaque OPS avise également directement l employeur de son adhésion à la DUCS-EDI. 6. Les OPS transmettent directement à la banque de l'employeur les documents d'adhésion au TLRA ou d autorisation et de demande de prélèvement. II. Tests préalables à l'utilisation de la DUCS-EDI Les tests permettent de s'assurer : de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), du respect des formats de messages électroniques prescrits (COPAYM et COPLAT), de la bonne identification de l'employeur ou de son mandataire. Si l employeur doit produire lui-même ses messages électroniques de déclaration, il peut s'assurer d'abord auprès de son éditeur de logiciel de paie ou des OPS ou du relais que les logiciels qu'il utilise ont déjà subi des tests pour la DUCS-EDI. Ce premier niveau de tests concerne la capacité du logiciel à produire des fichiers conformes aux cahiers des normes DUCS-EDI (voir ci-après le A). Si l'employeur utilise un logiciel de paie testé par un ONPS pour la DUCS-EDI, les seules difficultés qui peuvent être rencontrées lors de ses propres tests devraient se limiter à des erreurs de transmission ou de paramétrage dont la correction est en principe plus aisée. Dans tous les cas, l employeur doit s assurer auprès du relais de communication que celui-ci est qualifié pour la DUCS-EDI vis-à-vis de tous les OPS auxquels il souhaite déclarer ses cotisations par EDI. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 23

106 Cette qualification est attribuée par les ONPS sur la base de tests. Ce deuxième niveau de test permet de vérifier la fiabilité de la communication et la capacité du relais à ne transmettre que des fichiers conformes au cahier des normes DUCS-EDI (voir ci-après le B). L employeur, ensuite, effectue des tests personnalisés à l'aide de cas réels. Ce troisième niveau de test permet de s'assurer que de bout en bout, toute la "chaîne d'informations" est opérationnelle : paramètres, protocole de transmission, etc. (voir ci-après le C). A. Tests à la charge des éditeurs de logiciels Les organismes nationaux de protection sociale (ONPS) comme l'acoss, l'unedic, l'agirc et l'arrco proposent d'assurer des tests de logiciels produisant la DUCS par EDI. Ces tests portent sur la forme technique des fichiers. Ils ne concernent pas l'aspect "communication". Les ONPS se communiquent mutuellement les résultats des validations techniques effectuées et les communiquent aux utilisateurs. Un employeur qui développe son propre logiciel n est pas concerné par cette procédure. Tous ses tests sont effectués dans le cadre défini au C ci-dessous. B. Tests préalables de qualification du relais de communication Un relais de communication peut demander sa qualification DUCS-EDI pour chacune des familles d OPS (ensemble des URSSAF, ensemble des ASSEDIC et ensemble des Institutions de Retraite Complémentaire AGIRC/ARRCO). Cette qualification est assurée par chaque ONPS sur la base notamment de tests effectués à la demande du relais. Ces tests permettent de vérifier, d une part, que les messages émis ou transmis par le relais respectent bien les prescriptions définies par le Cahier des normes DUCS-EDI (si le relais ne remplit qu une fonction de routage, il doit néanmoins contrôler le format des messages qui transitent par lui) et, d autre part, que le relais maîtrise les techniques de communication utilisées pour la DUCS-EDI. Les ONPS se tiennent informés des qualifications de relais de communication. Un relais peut demander de nouveaux tests s il juge que ses conditions d exploitation sont substantiellement changées. C. Tests à réaliser lors de l adhésion de l'employeur Lors de l'adhésion, la qualification de l'employeur se déroule de la façon suivante : a) Après réception de l'accusé de réception d un OPS, le relais de communication convient avec l employeur et le correspondant désigné par l OPS de la date et des modalités du test. b) Les tests portent sur des cas réels et sur des périodes complètes (mois ou trimestre). c) Dès que les tests sont réussis avec un OPS, l employeur peut utiliser la DUCS-EDI vis-àvis de celui-ci. d) Si la transmission entre l employeur et le relais est faite sous forme électronique par réseau ou par envoi d un support magnétique, le relais peut, préalablement, organiser des premiers tests entre l employeur et lui afin de vérifier notamment le respect des formats prescrits. Dans DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 24

107 ce cas, les mises au point restant à effectuer lors des tests avec les OPS sont normalement limitées. Les tests organisés par le relais relèvent du seul accord entre celui-ci et l employeur. Les mises au point sont également réduites si le relais effectue lui-même la saisie de la déclaration à partir d un document écrit fourni par l employeur. e) Au vu des garanties de qualité offertes par le relais (étendue de son intervention dans la procédure, tests préalables effectués avec les employeurs), les OPS peuvent alléger, voire supprimer, les tests à réaliser par l employeur après transmission de sa demande d adhésion. Il est toutefois fortement conseillé que le relais teste au moins une fois la communication (test des numéros d'appel) lorsqu il doit servir d intermédiaire entre un employeur et une institution de retraite complémentaire avec laquelle il n était pas précédemment en relation. De même, il est toujours utile de tester l identification de l employeur. Les bordereaux traditionnels envoyés par les OPS pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux employeurs. L adhésion d un employeur à la DUCS-EDI peut permettre la suppression de ces bordereaux. Toutefois, l employeur doit toujours, s il le souhaite, pouvoir recevoir une aide à l élaboration de la déclaration au moins équivalente à l aide qu apportent les bordereaux. Pour le moment, l envoi du bordereau est suspendu avec l accord de l employeur. Un employeur déjà adhérent à la DUCS-EDI peut demander de nouveaux tests (changement de logiciel, de format d échange, nouveaux cas de rémunération...). III. Scénario d'établissement de la paie et des déclarations sociales 1. L'employeur établit sa paie et prépare le contenu de ses déclarations (1 déclaration par organisme destinataire). Il précise pour chaque déclaration le mode de paiement qu il utilise (télérèglement, virement, chèque ou prélèvement). En cas de paiement par télérèglement ou prélèvement, il mentionne le numéro de RIB, RIP ou RICE du ou des comptes à débiter pour le montant calculé (en précisant la répartition de ce montant en cas de pluralité des comptes). Ces comptes doivent avoir fait l objet des formalités d adhésion préalable décrites aux 2 et 3 du I. Adhésion. Selon l équipement de l employeur et les services proposés par le relais, ces déclarations sont établies sur un document écrit, ou sous la forme d un fichier informatique selon l un des formats acceptés par le relais. 2. L employeur peut éditer ou copier sa déclaration. S il utilise le télérèglement, il prend note en particulier de la référence du paiement (CPOP) qui identifiera l opération sur son relevé de compte. S il utilise le chèque ou le virement, il doit prendre note de la référence de la déclaration (référence sociale) qu il devra reporter au dos de son chèque ou sur son ordre de virement (voir ci-dessous). DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 25

108 Toutefois, en particulier si la saisie de la déclaration est effectuée par le relais, il peut être convenu entre l employeur et le relais que le CPOP ou la référence sociale sont constitués par ce dernier et communiqués par celui-ci à l employeur. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 26

109 IV. Scénario de transmission périodique des déclarations sociales (les n renvoient au schéma) 1. L'employeur transmet sa déclaration au relais, selon le mode convenu entre eux. Cette déclaration comprend toutes les informations sociales périodiques et les informations relatives au paiement. 2. Le relais, après éventuellement saisie ou conversion de format, transmet la déclaration à l OPS selon les modalités définies par le Cahier des normes DUCS-EDI. Une DUCS-EDI doit parvenir dans la boîte aux lettres électronique de l organisme destinataire au plus tard à minuit la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. Dans le cas d utilisation de la messagerie X-400, une déclaration est réputée arrivée à bonne date si l avis de dépôt délivré par l opérateur au relais comporte un horodatage antérieur aux dates et heures limites fixées pour sa réception. Lorsque la DUCS-EDI est aussi utilisée pour transmettre les informations permettant à l organisme de déclencher le paiement : - dans le cas du prélèvement, elle doit parvenir à l organisme au plus tard 24 à 72 heures avant la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. L organisme créancier indiquera le délai d anticipation exact ; - dans le cas du télérèglement EDI, elle doit parvenir à l organisme au plus tard à 12 heures la veille de la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels ; - dans le cas du télérèglement Minitel, le délai d anticipation vaut uniquement pour le paiement et non la déclaration. Ces délais correspondent aux délais de traitement de la communauté bancaire. Pour permettre le rapprochement de la déclaration et du paiement, dans le cas d un paiement par télérèglement, un certificat de prise en compte de l ordre de paiement (CPOP) est inscrit dans la déclaration afin qu il soit reporté sur l extrait de compte; dans le cas d un paiement par virement ou chèque, une référence sociale est inscrite dans la déclaration et jointe au paiement. Le prélèvement ne fait l objet d aucune référence : le paiement est déclenché à l initiative du créancier, qui n a donc pas besoin de référence sociale, et ne peut faire l objet d un CPOP puisque la prise en compte de l ordre de paiement est certaine dans le cas d un paiement déclenché par le créancier. Dans la DUCS-EDI, la composition du CPOP est laissée au libre choix du déclarant dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Toutefois, la structure suivante est conseillée : 8 caractères indiquant le nom de l'ops, 4 caractères indiquant la période couverte par la déclaration selon la définition du cahier des charges de la DUCS papier (AATM pour Année sur 2 caractères, n de Trimestre dans l'année, n de Mois dans le trimestre). Par exemple, 9922 signifie mai 1999, 9910 signifie 1 er trimestre 1999 aucune indication de mois n'étant fournie, 9900 signifie année 1999 aucune indication de mois et de trimestre n'étant fournie. Selon le logiciel de paie, la composition du CPOP peut être automatique ou laissée au choix du déclarant. Lorsque le CPOP n'est pas mentionné dans une DUCS-EDI, l'ops renseigne la zone comme ci-dessus dans sa transmission aux banques. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 27

110 Si la DUCS-EDI prévoit le paiement par chèque ou par virement, la référence de paiement devra indiquer un n à 30 caractères alphanumériques, dénommé référence sociale (voir Cahier des normes et recommandations DUCS-EDI). Cette référence est normalement composée automatiquement par le logiciel. Elle sera portée par l employeur sur son chèque ou mentionnée dans son ordre de virement. BANQUE 9 EMPLOYEUR RELAIS DE COMMUNICATION BANQUE 7 O P S 4 6 Scénario de télétransmission périodique 3. Selon la nature des prestations fournies par le relais, celui-ci transmet à l employeur un compte-rendu de sa mission. Celui-ci peut contenir notamment, le cas échéant, le CPOP ou la référence sociale constitués par le relais. Il peut aussi être constitué d une édition sur papier de la déclaration si le relais effectue une saisie. L envoi de ce compte-rendu peut être lié à la transmission des retours mentionnés au point 4 ci-dessous. Il peut, au contraire, comprendre un envoi préalable, pour contrôle, de l édition de la déclaration, avant transmission à l OPS (notamment dans le cas d une saisie par le relais). 4. Le relais reçoit en retour de l OPS : a) L accusé de réception prévu par le protocole de messagerie employé (avis de dépôt si X ). En cas d utilisation d une messagerie Internet, pour laquelle il n y a pas d accusé de réception protocolaire, certains OPS envoient eux-mêmes un accusé de réception sous forme électronique ou par télécopie. b) Un compte rendu des contrôles d'application émis par l OPS comprenant : la prise en compte technique des informations sociales périodiques, la prise en compte des informations nécessaires à l'initialisation d'un paiement (CPOP). Selon l OPS, ce compte-rendu est transmis par télécopie ou, au choix du destinataire, par télécopie ou message électronique. Le relais transmet ces retours à l employeur selon les modalités convenues entre eux. L'employeur peut notamment les archiver avec : le double du CPOP éventuel la copie papier des déclarations sociales (au format DUCS papier par exemple) mentionnant en outre les informations concernant le paiement etc... DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 28

111 Lors de son adhésion, l employeur peut demander que les retours le concernant lui soient adressés directement par l OPS. Cette disposition ne s applique pas à certains accusés de réception mentionnés au a) ci-dessus qui sont systématiquement envoyés à l adresse électronique d émission. 5 et 6. L'employeur peut envoyer, par l intermédiaire du relais, autant de DUCS-EDI de substitution que nécessaire jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration (toute modification doit être faite par annule et remplace ). Toutefois, si, à l initiative de l employeur, la déclaration prévoit un télérèglement anticipé par rapport à la date limite (possibilité offerte par les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire), elle ne peut faire l objet de modifications qu au plus tard la veille de la date fixée pour l opération financière. Un délai spécifique est prévu en cas d utilisation du prélèvement. Les URSSAF et les ASSEDIC / GARP prévoient aussi la possibilité pour l'employeur, en cas d utilisation du télérèglement, d'intervenir exceptionnellement pour modifier par Minitel les éléments de paiement transmis et ce, jusqu'à la date limite de transmission des déclarations, compte tenu du mode de paiement retenu. Les URSSAF prévoient également la possibilité pour l employeur d effectuer directement sur Minitel, avec le même délai, l ensemble des formalités du télérèglement. Enfin, l'employeur conserve toujours, dans des cas exceptionnels, la possibilité d'arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) en donnant un ordre de rejet à sa banque en temps utile, sans préjudice des pénalités en cas d un éventuel retard de paiement. 7. L'OPS transmet le télérèglement à sa banque (remise bancaire avec mention du CPOP). Cette référence est transmise par l'ops à sa banque, 8. puis elle entre dans le circuit bancaire (système interbancaire de télécompensation ou Sit), 9. et elle figure en identification du montant téléréglé sur l'extrait de compte bancaire. 7, 8 et 9 idem pour le prélèvement mais sans CPOP. 7, 8 et 9 pour le virement : l ordre a été transmis par le déclarant à sa banque en dehors de la DUCS-EDI, entre dans le Sit puis l OPS est crédité. Fin DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 29

112 DUCS-EDI Scénario avec tiers-rédacteur ayant recours à un relais de communication qualifié Au sens du présent document, on entend par relais de communication une personne physique ou morale qui n intervient pas dans l élaboration du contenu de la déclaration mais qui participe à sa transmission électronique en assurant des fonctions telles que constitution du message électronique selon l un des formats prescrits (par saisie d un document écrit ou conversion d un message établi selon un autre format), émission du message ou routage. Le tiers-rédacteur peut être aussi bien un expert-comptable ou une société de services (paie à façon). Le mot mandat désigne ici indifféremment un mandat ou un simple contrat de prestation de service. Les experts-comptables peuvent consulter les notes explicatives élaborées par le Conseil supérieur de l ordre (CSOEC), et qui seront disponibles sur les sites : Le scénario de télédéclaration sociale, avec tiers-rédacteur ayant recours à un relais de communication qualifié, décrit ci-après : a) le cadre juridique des relations entre les partenaires : employeur, tiers-rédacteur, relais de communication, organismes de protection sociale (OPS) et banques du créancier et du débiteur; b) le mode de transmission des informations entre l'employeur, son tiers-rédacteur, le relais de communication et l'organisme de protection sociale; c) le mode de communication fonctionnelle entre les acteurs de la procédure de télédéclaration; d) le mode de télétransmission des informations de paiement. Le scénario, sans déplacer les responsabilités des acteurs de la procédure, répond à plusieurs impératifs : a) alléger la procédure d adhésion en laissant la gestion physique des mandats au tiersrédacteur et non aux organismes ; b) alléger la procédure de test par la qualification technique du tiers-rédacteur et du relais de communication pour toutes les employeurs passant par eux. Le "Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI", auquel sont annexés un document détaillant les conditions d'utilisation de la DUCS par EDI (annexe 1.2), des modèles de formulaires (annexe 1.3) et les guides techniques d'utilisation du message COPAYM ou du fichier COPLAT, est implanté sur les sites Internet suivants : DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 30

113 DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 31

114 La relation contractuelle qui lie les acteurs de la procédure de télédéclaration comprend trois phases (dont les deux dernières peuvent être engagées simultanément) : a) Une phase de qualification du tiers-rédacteur pour l'utilisation de la DUCS-EDI, par l intermédiaire du relais de communication. b) Une phase d'adhésion de l'employeur à la téléprocédure par l'intermédiaire de son tiersrédacteur. c) Une phase d'adhésion au télérèglement option A (norme CFONB) ou d autorisation de prélèvement. Le paiement par virement est aussi possible. Le chèque est admis. Les déclarants doivent cependant tenir compte des textes imposant un mode de paiement automatisé à partir d un certain montant annuel. I. Tests préalables à l'utilisation de la DUCS-EDI Les tests permettent de s'assurer : de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), du respect des formats COPAYM et COPLAT, de la bonne identification de l'employeur ou de son tiers-rédacteur. Par l intermédiaire du relais de communication, le tiers-rédacteur demande sa qualification pour l utilisation de la DUCS-EDI auprès de chaque famille d organismes concernée (ensemble des URSSAF, ensemble des ASSEDIC, ensemble des institutions de retraite complémentaire AGIRC/ARRCO). Le relais de communication transmet la demande à l URSSAF et à l ASSEDIC du lieu d établissement du tiers-rédacteur et, pour les institutions de retraite complémentaire, au correspondant local DUCS AGIRC/ARRCO ou à une ou plusieurs institutions, selon son choix. Chaque organisme accuse réception de la demande au relais de communication. La demande de qualification peut être accompagnée d une première transmission de demandes d adhésion d employeurs. En même temps que sa demande de qualification, le tiers-rédacteur doit remettre au relais de communication un document par lequel il l autorise à transmettre les déclarations qu il établit pour le compte de ses clients, selon les modalités proposées par le relais. Ce document peut prendre la forme d un contrat de prestation de service entre le tiers-rédacteur et le relais. Si le tiers-rédacteur doit produire lui-même ses messages électroniques de déclaration, il peut s'assurer d'abord auprès de son éditeur de logiciel de paie ou des OPS que les logiciels qu'il utilise ont déjà subi des tests pour la DUCS-EDI. Ce premier niveau de tests concerne la capacité du logiciel à produire des fichiers conformes aux cahiers des normes DUCS-EDI (voir ci-après le A) ; Si le tiers-rédacteur utilise un logiciel de paie testé par un ONPS pour la DUCS-EDI, les seules difficultés qui peuvent être rencontrées lors de ses propres tests devraient se limiter à des erreurs de transmission ou de paramétrage dont la correction est en principe plus aisée. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 32

115 Dans tous les cas, le tiers-rédacteur doit s assurer auprès du relais de communication que celui-ci est qualifié pour la DUCS-EDI vis-à-vis de toutes les familles d OPS vis-à-vis desquelles il souhaite utiliser la DUCS-EDI. Cette qualification est attribuée par les ONPS sur la base de tests. Ce deuxième niveau de test permet de vérifier la fiabilité de la communication et la capacité du relais à ne transmettre que des fichiers conformes au cahier des normes DUCS-EDI (voir ci-après le B). Le tiers-rédacteur, ensuite, effectue des tests personnalisés à l'aide de cas réels. Ce troisième niveau de test permet de s'assurer que de bout en bout, toute la "chaîne d'informations" est opérationnelle : paramètres, protocole de transmission, etc. (voir ci-après le C). A. Tests à la charge des éditeurs de logiciels Les organismes nationaux de protection sociale (ONPS) comme l'acoss, l'unedic, l'agirc et l'arrco proposent d'assurer des tests de logiciels produisant la DUCS par EDI. Ces tests portent sur la forme technique des fichiers. Ils ne concernent pas l'aspect "communication". Les ONPS se communiquent mutuellement les résultats des validations techniques effectuées et les communiquent aux utilisateurs. Un tiers-rédacteur qui développe son propre logiciel n est pas concerné par cette procédure. Tous ses tests sont effectués dans le cadre défini au C ci-dessous. B. Tests préalables de qualification du relais de communication Un relais de communication peut demander sa qualification DUCS-EDI pour chacune des familles d OPS (ensemble des URSSAF, ensemble des ASSEDIC et ensemble des Institutions de Retraite Complémentaire AGIRC/ARRCO). Cette qualification est assurée par chaque ONPS sur la base notamment de tests effectués à la demande du relais. Ces tests permettent de vérifier, d une part, que les messages émis ou transmis par le relais respectent bien les prescriptions définies par le Cahier des normes DUCS-EDI (si le relais ne remplit qu une fonction de routage, il doit néanmoins contrôler le format des messages qui transitent par lui) et, d autre part, que le relais maîtrise les techniques de communication utilisées pour la DUCS-EDI. Les ONPS se tiennent informés des qualifications de relais de communication. Un relais peut demander de nouveaux tests s il juge que ses conditions d exploitation sont substantiellement changées. C. Tests à réaliser lors de la qualification du tiers-rédacteur Lors de la qualification du tiers-rédacteur, les tests font intervenir le tiers-rédacteur, le relais de communication et des OPS; ils se déroulent de la façon suivante : a) Après réception des accusés de réception de la demande de qualification, le relais de communication prend contact avec les OPS et le tiers-rédacteur pour convenir de l'importance du test. Suivant les indications données, le tiers-rédacteur détermine un échantillon dit significatif couvrant au mieux l'ensemble de sa clientèle. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 33

116 b) Le tiers-rédacteur peut commencer par faire des tests concernant un seul OPS (ou une famille d'ops). Lorsqu'ils sont réussis, il peut faire les tests concernant les autres OPS (ou familles d'ops) avec de bonnes chances de succès rapide. c) Les tests portent sur des cas réels d'employeurs et sur des périodes complètes (mois ou trimestre). d) Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et le tiers-rédacteur, l'exploitation proprement dite peut débuter, sous réserve des procédures d adhésion des employeurs. e) Le tiers-rédacteur dispose d'un correspondant unique pour toutes les URSSAF; c'est lui qui intervient pour la réalisation des tests. Il en est de même pour les ASSEDIC. f) En ce qui concerne les caisses de retraite et de prévoyance qui peuvent ne pas proposer un point d'accès et un correspondant uniques, le tiers-rédacteur ne réalise en principe qu'une seule série de tests sous la forme d envois, par l intermédiaire du relais, à un seul organisme. Ces tests sont ensuite valables pour toutes les institutions de retraite. Il est toutefois fortement conseillé de tester au moins, pour chacun des employeurs inscrits, son identification et la communication (test des identifiants et des numéros d'appel) avec chaque caisse. g) Un tiers-rédacteur déjà qualifié peut demander à des organismes, par l intermédiaire du relais, l organisation de nouveaux tests s il modifie les conditions dans lesquelles il émet des DUCS-EDI (par exemple, changement de logiciel, adhésion à la DUCS-EDI d employeurs relevant d un plan de paie particulier, au sens de paramétrage différent du logiciel de paie...). Dans le cas des institutions de retraite complémentaire, il est fortement conseillé également d'effectuer des tests d'identification et de communication pour tout nouveau client et toute nouvelle institution. h) Si la transmission entre le tiers-rédacteur et le relais est faite sous forme électronique par réseau ou par envoi d un support magnétique, le relais peut, préalablement, organiser des premiers tests entre l employeur et lui afin de vérifier notamment le respect des formats prescrits. Dans ce cas, les mises au point restant à effectuer lors des tests avec les OPS sont normalement limitées. Les tests organisés par le relais relèvent du seul accord entre celui-ci et le tiers-rédacteur. Les mises au point sont également réduites si le relais effectue lui-même la saisie des déclarations à partir de documents écrits fournis par le tiers-rédacteur. i) Au vu des garanties de qualité offertes par le relais (étendue de son intervention dans la procédure, tests préalables effectués avec les employeurs), les OPS peuvent alléger, voire supprimer, les tests à réaliser par le tiers-rédacteur après transmission de sa demande de qualification. Il est toutefois fortement conseillé que le relais teste au moins une fois la communication (test des numéros d'appel) lorsqu il doit servir d intermédiaire entre un tiers-rédacteur et une institution de retraite complémentaire avec laquelle il n était pas précédemment en relation. De même, il est toujours utile de tester l identification des employeurs. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 34

117 II. Adhésion d'employeurs à la téléprocédure par l'intermédiaire du tiers-rédacteur (les n renvoient au schéma) Les procédures d adhésion font toujours intervenir les employeurs, le tiers-rédacteur et les OPS. Le relais de communication n y est pas obligatoirement associé. Mais, dans le cadre de l accord qu il a conclu avec le tiers-rédacteur, il peut aussi jouer un rôle d intermédiaire pour les transmissions de documents d ahdésion. 1. Pour mémoire, l'organisme de protection sociale (OPS) signe une charte avec sa banque (cf. norme CFONB). 2. L'employeur mandate (sous forme papier dans un premier temps) le tiers-rédacteur pour télétransmettre les informations aux OPS (incluant l'adhésion à la procédure). Le tiersrédacteur ainsi désigné conserve un des deux originaux du mandat, l'employeur le second. Sur demande d'un OPS, le tiers-rédacteur peut être amené à mettre à sa disposition son mandat. 3. Le tiers-rédacteur demande l adhésion de l employeur à la DUCS-EDI au nom de celui-ci. Cette demande (voir modèle en annexe 1.3 du Cahier des normes DUCS-EDI) est envoyée, sous la forme de listes, directement à chaque OPS concerné (éventuellement aux correspondants locaux DUCS). Le tiers-rédacteur en conserve une copie. Des mises à jour de ces listes sont envoyées en tant que de besoin. Selon ce qui est convenu entre le relais et le tiers-rédacteur, ce dernier peut lui adresser une copie de ces listes. Il peut aussi lui envoyer les originaux des listes pour transmission aux OPS. Les listes d employeurs demandant à adhérer à la DUCS-EDI sont établies pour chaque URSSAF, chaque ASSEDIC et chaque institution ou groupe d'institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Chaque liste ne comporte que les employeurs intéressant l'ops destinataire. BANQUE 4 7 EMPLOYEUR 4 2 TIERS-REDACTEUR BANQUE 1 O P S Scénario des documents initiaux échangés RELAIS DE COMMUNICATION Une adhésion progressive de l'employeur, d'abord avec une famille d'ops puis avec d'autres, peut aussi être envisagée pour la mise en œuvre par étape de la DUCS-EDI. 4. Si l employeur a choisi l un des modes de paiement qui suivent, des documents soit d'adhésion au télérèglement option A (TLRA), soit d autorisation et de demande de prélèvement sont établis par compte DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 35

118 (maximum 3 comptes par OPS et 2 pour l'assedic) et par OPS, et signés par l'employeur conformément à la norme CFONB. Ces documents doivent être joints à la liste des mandats reçus mentionnée au 3, et envoyés à chaque OPS concerné par le tiers-rédacteur, éventuellement par l intermédiaire du relais. Il est conseillé que l'employeur (ou son tiers-rédacteur) avise parallèlement sa propre banque. Une copie des documents est conservée par l'employeur et le tiers-rédacteur. Le tiers-rédacteur est dispensé de joindre à ce document un relevé d'identité financier - RIB, RIP ou RICE dès lors qu'il garantit au créancier l'exactitude des numéros de compte qu'il lui transmet. 5. Date d'effet de l'adhésion des employeurs à la DUCS-EDI : l'ops retourne un AR précisant notamment, employeur par employeur, l'accord (ou le désaccord) de l'ops, la date de mise en œuvre de la procédure de télédéclaration, et les informations suivantes : pour chaque employeur le n SIRET, le n d'inscription ou de contrat (le cas échéant), et pour l'ops, son n SIRET, le nom et les coordonnées du correspondant DUCS-EDI et toute autre information nécessaire à la déclaration et le paiement (par exemple, n de compte de l'ops en cas de paiement par virement). Cet accusé de réception est adressé directement au tiers-rédacteur s il a lui-même transmis directement la liste de demandes d adhésion. Il est adressé au tiers-rédacteur par l intermédiaire du relais si la liste de demandes d adhésion est parvenue à l OPS par l intermédiaire du relais. 6. L OPS avise également directement l employeur de son adhésion à la DUCS-EDI. Les bordereaux traditionnels envoyés par les OPS pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux employeurs. L adhésion d un employeur à la DUCS-EDI peut permettre la suppression de ces bordereaux. Toutefois, l employeur doit toujours, s il le souhaite, pouvoir recevoir une aide à l élaboration de la déclaration au moins équivalente à l aide qu apportent les bordereaux qui lui étaient adressés. Pour le moment, l envoi du bordereau est supprimé avec l accord de l employeur ou du tiers-rédacteur agissant pour son compte. 7. L'OPS transmet directement à la banque de l'employeur les documents d'adhésion au TLRA ou la demande de prélèvement. III. Scénario d'établissement de la paie et des déclarations sociales Dans le cadre de la mission d'établissement des paies et déclarations sociales : (les n renvoient au schéma) 1. L'employeur transmet au tiers-rédacteur les informations mensuelles concernant sa paie. 2. Le tiers-rédacteur établit la paie et un relevé des charges sociales à payer. Ce relevé transmis à l'employeur peut indiquer, par OPS : le numéro de RIB, RIP ou RICE des comptes à débiter pour le montant calculé, et la date d'échéance à respecter la "référence sociale" (voir cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI) en cas de règlement par chèque ou virement, ou le CPOP dans le cas du télérèglement (voir IV). Toutefois, en particulier si la saisie de la déclaration est effectuée par le relais, il DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 36

119 peut être convenu entre le tiers-rédacteur et le relais que le CPOP ou la référence sociale sont constitués par ce dernier et communiqués par celui-ci au tiers-rédacteur. En cas de paiement par télérèglement ou par prélèvement, les comptes utilisés doivent avoir fait l objet de la procédure d adhésion préalable décrite au point 4 du II. Adhésion. 1 BANQUE ENTREPRISE 3 2 TIERS-REDACTEUR BANQUE O P S RELAIS DE COMMUNICATION Scénario d'établissement de la paie 3. L'employeur transmet son accord ou son désaccord au tiers-rédacteur selon les formes prévues par le mandat qui lie les deux parties (accord explicite, implicite...). En ce qui concerne les informations relatives au paiement, cette procédure doit être cohérente avec les délégations confiées ou non au tiers-rédacteur par l employeur vis-à-vis des banques. Dans le cadre du mandat : IV. Scénario de télétransmission périodique des déclarations sociales (les n renvoient au schéma) 4. Le tiers-rédacteur transmet la déclaration au relais, selon le mode convenu entre eux. Cette déclaration comprend toutes les informations sociales périodiques et les informations relatives au paiement. 5. Le relais, après éventuellement saisie ou conversion de format, transmet la déclaration à l OPS selon les modalités définies par le Cahier des normes DUCS-EDI. Une DUCS-EDI doit parvenir dans la boîte aux lettres électronique de l organisme destinataire au plus tard à minuit la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. Dans le cas d utilisation de la messagerie X-400, une déclaration est réputée arrivée à bonne date si l avis de dépôt délivré par l opérateur au relais comporte un horodatage antérieur aux dates et heures limites fixées pour sa réception. Lorsque la DUCS-EDI est aussi utilisée pour transmettre les informations permettant à l organisme de déclencher le paiement : - dans le cas du prélèvement, elle doit parvenir à l organisme au plus tard 24 à 72 heures avant la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. L organisme créancier indiquera le délai d anticipation exact ; - dans le cas du télérèglement EDI, elle doit parvenir à l organisme au plus tard à 12 heures la veille de la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels ; - dans le cas du télérèglement Minitel, le délai d anticipation vaut uniquement pour le paiement et non la déclaration. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 37

120 Ces délais correspondent aux délais de traitement de la communauté bancaire. Pour permettre le rapprochement de la déclaration et du paiement, dans le cas d un paiement par télérèglement, un certificat de prise en compte de l ordre de paiement (CPOP) est inscrit dans la déclaration afin qu il soit reporté sur l extrait de compte; dans le cas d un paiement par virement ou chèque, une référence sociale est inscrite dans la déclaration et jointe au paiement. Le prélèvement ne fait l objet d aucune référence : le paiement est déclenché à l initiative du créancier, qui n a donc pas besoin de référence sociale, et ne peut faire l objet d un CPOP puisque la prise en compte de l ordre de paiement est certaine dans le cas d un paiement déclenché par le créancier. Dans la DUCS-EDI, la composition du CPOP est laissée au libre choix du déclarant dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Toutefois, la structure suivante est conseillée : 8 caractères indiquant le nom de l'ops, 4 caractères indiquant la période couverte par la déclaration selon la définition du cahier des charges de la DUCS papier (AATM pour Année sur 2 caractères, n de Trimestre dans l'année, n de Mois dans le trimestre). Par exemple, 9922 signifie mai 1999, 9910 signifie 1 er trimestre 1999 aucune indication de mois n'étant fournie, 9900 signifie année 1999 aucune indication de mois et de trimestre n'étant fournie. Selon le logiciel de paie, la composition du CPOP peut être automatique ou laissée au choix du déclarant. Lorsque le CPOP n'est pas mentionné dans une DUCS-EDI, l'ops renseigne la zone comme ci-dessus dans sa transmission aux banques. Si la DUCS-EDI prévoit le paiement par chèque ou par virement, la référence de paiement devra indiquer un n à 30 caractères alphanumériques, dénommé référence sociale (voir cahier des normes et recommandations DUCS-EDI). Cette référence est normalement composée automatiquement par le logiciel. Elle sera portée par l employeur sur son chèque ou mentionnée dans son ordre de virement. BANQUE 12 EMPLOYEUR 9 8 TIERS-REDACTEUR BANQUE 10 O P S 7 9 RELAIS DE COMMUNICATION Scénario de télétransmission périodique 6. Selon la nature des prestations fournies par le relais, celui-ci transmet au tiers-rédacteur un compte-rendu de sa mission. Celui-ci peut contenir notamment, le cas échéant, le CPOP ou la référence sociale constitués par le relais. Il peut être constitué d une édition sur papier de la déclaration si le relais effectue une saisie. L envoi de ce compte-rendu peut être lié à la transmission des retours mentionnés au point 7 ci-dessous. Il peut, au contraire, comprendre un envoi préalable, pour contrôle, de l édition de la déclaration, avant transmission à l OPS (notamment dans le cas d une saisie par le relais). 7. Le relais reçoit en retour de l OPS : a) L accusé de réception prévu par le protocole de messagerie employé (avis de dépôt si X ). En cas d utilisation d une messagerie Internet, pour laquelle il n y a pas d accusé DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 38

121 de réception protocolaire, certains OPS envoient eux-mêmes un accusé de réception sous forme électronique ou par télécopie. b) Un compte rendu des contrôles d'application émis par l OPS comprenant : la prise en compte technique des informations sociales périodiques, la prise en compte des informations nécessaires à l'initialisation d'un paiement (CPOP). Selon l OPS, ce compte-rendu est transmis par télécopie ou, au choix du destinataire, par télécopie ou message électronique. Le relais transmet ces retours au tiers-rédacteur selon les modalités convenues entre eux. Le tiers-rédacteur peut toutefois demander que les retours lui soient directement adressés. De même, lors de son adhésion, l employeur peut demander à ce que les comptes-rendus le concernant lui soient directement transmis. Ces dispositions ne s appliquent pas à certains accusés de réception mentionnés au a) ci-dessus qui sont systématiquement envoyés à l adresse électronique d émission. 8. Le tiers-rédacteur peut retourner à son client un compte rendu de fin de mandat qui peut prendre l'une des formes suivantes : double du ou des certificat(s), copie papier des déclarations sociales (au format DUCS papier par exemple) mentionnant en outre les informations concernant le télérèglement y compris le CPOP, lettre personnalisée, etc. 9. Les URSSAF et les ASSEDIC / GARP prévoient la possibilité pour l'employeur, en cas d utilisation du télérèglement, d'intervenir exceptionnellement pour modifier par Minitel les éléments de paiement transmis par le tiers-rédacteur et ce, jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration, compte tenu du mode de paiement retenu. Les URSSAF prévoient également la possibilité pour l employeur d effectuer directement sur Minitel, avec le même délai, l ensemble des formalités du télérèglement. L'employeur peut également arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) par l'intermédiaire de son tiers-rédacteur, lequel peut envoyer autant de DUCS-EDI de substitution que nécessaire jusqu'à la date limite de transmission de la déclaration (toute modification doit être faite par annule et remplace ). Toutefois, si, à l initiative de l employeur, la déclaration prévoit un télérèglement anticipé par rapport à la date limite (possibilité offerte par les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire), elle ne peut faire l objet de modifications qu au plus tard la veille de la date fixée pour l opération financière. Un délai spécifique est prévu en cas d utilisation du prélèvement. Enfin, l'employeur conserve toujours dans des cas exceptionnels, la possibilité d'arrêter le processus de télérèglement (ou de prélèvement) en donnant un ordre de rejet à sa banque en temps utile, sans préjudice des pénalités en cas d un éventuel retard de paiement. 10. L'OPS transmet le télérèglement à sa banque (remise bancaire avec mention du CPOP). Cette référence est transmise par l'ops à sa banque, 11. puis elle entre dans le circuit bancaire (système interbancaire de télécompensation ou Sit), 12. et elle figure en identification du montant téléréglé sur l'extrait de compte bancaire. 10, 11 et 12 idem pour le prélèvement mais sans CPOP. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 39

122 Pour le virement : l ordre a été transmis par le déclarant à sa banque en dehors de la DUCS-EDI, entre dans le Sit puis l OPS est crédité. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 40

123 ANNEXE 1.2 CONDITIONS D UTILISATION DE LA DUCS-EDI DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 41

124 CONDITIONS D UTILISATION DE LA DUCS-EDI - un employeur voulant recourir à un intermédiaire pour utiliser la DUCS-EDI peut effectuer ses formalités initiales auprès de cet intermédiaire. L utilisation de la DUCS-EDI est subordonnée à l acceptation des conditions énoncées aux articles 1 à 15. Elle s effectue dans le cadre des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles relatives aux différentes cotisations sociales. L utilisation de la DUCS-EDI ne change pas le champ couvert par les déclarations de chacune des familles d organismes de protection sociale (OPS). Article 1 - Intervenants (employeurs, organismes de protection sociale, tiers-rédacteurs et relais de communication) La DUCS-EDI fait intervenir un employeur qui adhère au service DUCS-EDI pour déclarer ses cotisations sociales; il peut faire ses déclarations directement ou en ayant recours à des intermédiaires, qui sont soit des tiers-rédacteurs, soit des relais de communication. Un tiers-rédacteur est une personne physique ou morale qui, pour le compte d employeurs, établit leurs déclarations et prend en charge leur transmission, directement ou par l intermédiaire d un relais de communication. Un relais de communication est une personne physique ou morale qui n intervient pas dans l élaboration du contenu de la déclaration mais qui participe à sa transmission électronique en assurant des fonctions telles que constitution du message électronique selon l un des formats prescrits (par saisie d un document écrit ou conversion d un message émis selon un autre format), émission du message, ou routage. Pour simplifier les procédures d adhésion, de tests et de déclaration, certaines tâches ou fonctions sont regroupées: - un employeur voulant utiliser directement la DUCS-EDI sans intermédiaire peut adhérer au service en s adressant à un seul OPS de son choix; celui-ci est alors dénommé OPS-c; Un intermédiaire peut ainsi intervenir dans la DUCS-EDI en remplissant certaines des fonctions suivantes : - fonctions liées à l adhésion, - fonctions liées à la rédaction des déclarations, - fonctions liées à la transmission des déclarations. Un tiers-rédacteur est nécessairement à la fois intermédiaire d adhésion et intermédiaire de rédaction. Il peut aussi être intermédiaire de transmission s il n a pas recours à un relais de communication. Un relais de communication est intermédiaire de transmission. Il est aussi intermédiaire d adhésion pour les employeurs qui n ont pas recours à un tiers-rédacteur. L'utilisation de la DUCS-EDI est décrite dans les conditions générales (articles 2 à 13). Dans les conditions générales, la mention l employeur s entend au sens de l employeur et ses intermédiaires. Les opérations entre les parties (employeur, organismes et intermédiaires) sont décrites dans les conditions particulières (articles 14 et 15). Conditions générales Article 2 - Objet du service Pour la branche recouvrement du régime général des salariés (ACOSS, URSSAF), la DUCS-EDI remplace le Bordereau Récapitulatif de Cotisations (BRC) même en cas de Versement Lieu Unique (VLU). La prise en compte des Tableaux Récapitulatifs (TR) est en cours d étude. Pour le régime d assurance-chômage (UNEDIC, ASSEDIC, GARP), la DUCS-EDI remplace l Avis de versement (ADV), l Avis de Versement Annuel (AVA), le Bordereau Statistique de Paiement Groupé (BSPG). La prise en compte des Bordereaux de Déclaration Annuelle (BDA) et DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 42

125 Bordereaux de Déclaration Intermédiaire (BDI) est à l étude. Pour les régimes de retraite complémentaire obligatoire (AGIRC/ARRCO, leurs institutions ou groupes d institutions), la DUCS-EDI remplace toutes les déclarations de masse périodiques et leurs récapitulatifs annuels. La DUCS-EDI ne se substitue pas à la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Si l employeur le souhaite, il peut utiliser la DUCS- EDI pour la transmission d informations relatives au paiement dématérialisé de ses cotisations. Article 3 - Formats Les déclarations doivent être effectuées selon l un des formats définis dans le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI. L utilisation de ces formats est spécifique à chacune des familles d organismes mentionnées à l article 2. Article 4 - Protocoles d échange Les déclarations doivent être transmises selon l une des modalités d échange définies dans le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI. La nature des prestations fournies par les organismes de protection sociale dans le cadre de la DUCS-EDI peut dépendre du protocole d échange. Article 5 - Transmission électronique des déclarations Les données ou messages destinés à chaque organisme sont transmis à l adresse électronique mentionnée par celui-ci. Cette adresse peut différer de celle utilisée pour les tests. Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et l'employeur, l'exploitation proprement dite peut débuter. Les bordereaux traditionnels envoyés aux employeurs pour les déclarations contiennent certaines informations utiles aux employeurs. L adhésion d un employeur à la DUCS-EDI peut conduire à la suppression de ces bordereaux. Toutefois, l employeur doit toujours, s il le souhaite, pouvoir recevoir une aide à l élaboration de la déclaration au moins équivalente à l aide qu apportent les bordereaux. Article 6 - Paiement I) Généralités sur les modes de paiement La DUCS-EDI permet d effectuer le paiement des cotisations de diverses manières, notamment : - le télérèglement de type A, par échange de données informatisé (EDI), éventuellement corrigible par Minitel, ou le télérèglement Minitel sans amorçage EDI - le prélèvement, - le virement, - le chèque. Ces modes de paiement ne sont pas tous proposés par l ensemble des organismes de protection sociale. Le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI précise l offre de chaque famille d organismes, sans préjudice de dispositions spécifiques imposant tel ou tel mode. Quel que soit le mode de paiement, l employeur doit effectuer les opérations nécessaires en temps opportun. II) Le télérèglement a) opérations préalables Le télérèglement fonctionne par débit direct d un ou des comptes de l employeur suite au dépôt d une autorisation de débit par l employeur dans la banque qui tient son compte (télérèglement de type A) ou chez un façonnier extérieur (télérèglement de type B). Un formulaire d adhésion au télérèglement accompagne le formulaire d adhésion à la DUCS- EDI. Un formulaire original doit être rempli par compte et par organisme. Trois domiciliations bancaires différentes sont autorisées pour chaque organisme sauf les ASSEDIC ou le GARP (deux). Si l organisme autorise le télérèglement Minitel sans amorçage EDI, l employeur peut choisir l un de ces supports, EDI ou Minitel, au cas par cas. b) dispositions particulières au télérèglement EDI Un employeur qui a choisi le télérèglement EDI transmet dans chaque déclaration les informations DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 43

126 permettant à l organisme de débiter les sommes dues, selon la répartition entre ses comptes décidée par l employeur et transmise dans la déclaration. Un employeur qui utilise le virement reçoit communication des références bancaires des organismes qui recevront ces virements. Tous les organismes proposent le télérèglement. c) dispositions particulières à la correction par Minitel d un télérèglement EDI Un employeur qui a choisi le télérèglement EDI peut corriger par Minitel ses informations de paiement, s il a adhéré au service 3614 DUCS et reçu son mot de passe. Les URSSAF et les ASSEDIC proposent la correction par Minitel d un télérèglement EDI. d) dispositions particulières au télérèglement Minitel sans amorçage EDI Un employeur qui a choisi la déclaration par DUCS-EDI sans transmission des informations de paiement peut télérègler par Minitel, s il a adhéré au service 3614 DUCS et reçu son mot de passe. Seules les URSSAF proposent le télérèglement par Minitel d une déclaration EDI dépourvue d informations de paiement. III) Le prélèvement : opérations préalables Le prélèvement fonctionne par débit direct d un ou des comptes de l employeur suite au dépôt d une autorisation de prélèvement par l employeur dans la banque qui tient son compte. Un formulaire de demande et d autorisation de prélèvement accompagne le formulaire d adhésion à la DUCS- EDI. Un formulaire original doit être rempli par compte et par organisme. Le nombre de domiciliations différentes autorisées pour chaque organisme est le même que pour le télérèglement. Seules les institutions de retraite complémentaire proposent le prélèvement. IV) Le virement DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 44

127 V) Le chèque Le chèque associé à une télédéclaration présentera une simplicité moindre aussi bien pour le déclarant que pour l organisme destinataire. VI) La référence sociale Tout mode de paiement autre que le télérèglement ou le prélèvement (notamment chèque ou virement) est rapproché de la déclaration à laquelle il se rapporte grâce au report sur la déclaration et le paiement associé de la référence sociale, dont la composition est décrite dans le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI. VII) Le CPOP En cas de paiement par télérèglement, la DUCS contient les informations qui permettent à l'ops d'émettre l'ordre de paiement. Le message peut aussi contenir une référence permettant d'identifier un certificat de prise en compte de l'ordre de paiement appelé CPOP. Le CPOP ne vaut pas pour le prélèvement, mode de paiement déclenché par le créancier. La composition du CPOP est laissée au libre choix du déclarant dans la limite de 12 caractères alphanumériques. Toutefois, la structure suivante est conseillée : 8 caractères indiquant le nom de l'ops, 4 caractères indiquant la période couverte par la déclaration selon la définition du Cahier des normes de la DUCS-EDI (AATM pour année sur 2 caractères, n de trimestre dans l'année, n de mois dans le trimestre). Par exemple, 9922 signifie mai 1999, 9910 signifie 1 er trimestre 1999 aucune indication de mois n'étant fournie, 9900 signifie année 1999 aucune indication de mois et de trimestre n'étant fournie. Lorsque le CPOP n'est pas mentionné dans le message EDI, l'ops renseigne la zone comme cidessus. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 45

128 Article 7 - Retours L émetteur bénéficie selon le protocole de télécommunication choisi lors de l adhésion par l employeur d un accusé de réception de la déclaration. Chaque organisme destinataire d une déclaration envoie selon le mode et à l adresse choisis lors de l adhésion par l employeur un compte rendu des contrôles applicatifs. Ces messages sont décrits dans le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI, ainsi que les délais dans lesquels ils sont envoyés et les modes de réception possibles. I) Dates limites Article 8 - Echéances Le service est ouvert sept jours sur sept, 24 heures sur 24. Les dates limites pour les déclarations et les ordres de paiement fixées par les organismes pour les supports traditionnels restent les mêmes pour la DUCS-EDI sous les réserves détaillées ci-dessous. II) Délai d anticipation Une déclaration émise au moyen du service DUCS- EDI doit parvenir dans la boîte aux lettres électronique de l organisme destinataire au plus tard à minuit la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. Lorsque la déclaration est aussi utilisée pour transmettre les informations permettant à l organisme de déclencher le paiement : - dans le cas du prélèvement, elle doit parvenir à l organisme au plus tard 24 à 72 heures avant la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels. L organisme créancier indiquera le délai d anticipation exact ; - dans le cas du télérèglement EDI, elle doit parvenir à l organisme au plus tard à 12 heures la veille de la date limite fixée pour les déclarations sur des supports traditionnels ; - dans le cas du télérèglement Minitel, le délai d anticipation vaut uniquement pour le paiement et non la déclaration. Si l employeur dispose d un logiciel de communication permettant l envoi des déclarations à tous ses organismes par une seule commande, il doit, pour effectuer un envoi groupé, le faire avant la première des dates limites fixées par ses organismes pour le mois en cause, en tenant compte des délais décrits ci-dessus. III) Période de réception L employeur peut effectuer sa télétransmission au minimum, dès le premier jour du mois au cours duquel sa déclaration est exigée. Certains organismes autorisent la télétransmission avant ce jour, dès que la période de réception des déclarations afférentes à l échéance antérieure est close. La période de déclaration prend fin : - pour les URSSAF à la date limite de déclaration, - pour les autres organismes tant que la période suivante de réception des déclarations n est pas ouverte. Cette disposition s applique dans le cas des autres organismes sans préjudice des sanctions ou pénalités prévues par les lois, règlements ou conventions en vigueur. IV) Modification Une déclaration peut faire l objet d une modification, y compris pour ce qui concerne le paiement, jusqu à la date limite fixée pour sa réception. Cette modification est faite par l envoi d une nouvelle déclaration qui annule et remplace la précédente en totalité. Toutefois, si, à l initiative du déclarant, la déclaration prévoit un télérèglement anticipé par rapport à la date limite fixée (possibilité offerte par les ASSEDIC et les institutions de retraite complémentaire), elle ne peut faire l objet de modifications qu au plus tard la veille de cette date. Un délai spécifique est prévu en cas d utilisation du prélèvement Dans l organisation de leurs relations avec les banques, les OPS prennent toute disposition pour permettre effectivement la modification des DUCS- EDI reçues jusqu à la date limite mentionnée cidessus. Ces délais correspondent aux délais de traitement de la communauté bancaire. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 46

129 Article 9 - Identification et authentification Un employeur utilisant la télétransmission pour ses déclarations s identifie par son numéro SIRET. Les déclarations sont authentifiées par l envoi des comptes-rendus applicatifs à l adresse de retour déclarée à l adhésion. Article 10 - Sécurité, garanties et preuves des opérations I) Transmission des données La conception, l organisation et le fonctionnement du système informatique de télédéclaration garantissent l intégrité, la lisibilité et la fiabilité des données déclarées par un employeur. Les enregistrements des appareils automatiques ou leur reproduction sur un support informatique font foi, jusqu à preuve du contraire, des déclarations opérées par un employeur selon les modalités d authentification définies à l article 9 ci-dessus. En cas de litige, l employeur doit apporter la preuve de sa déclaration. A cette fin, il doit conserver les accusés de réception de sa déclaration. S il a modifié sa déclaration, seuls sont valides les accusés de réception de la dernière modification. Seuls les comptes-rendus des contrôles applicatifs transmis par les organismes peuvent attester de la validité du contenu des messages, dans les conditions définies par ces organismes. II) Horodatage Dans le cas d une transmission X-400, les accusés de réception délivrés automatiquement par les services de messagerie électronique attestent uniquement de l envoi ou de la remise d un message à une date donnée, selon le protocole d échange utilisé, dans les conditions précisées par le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI. La déclaration adressée par messagerie X-400 est réputée avoir été faite dans les délais prescrits si l avis de dépôt délivré par l opérateur comporte un horodatage antérieur à l échéance mentionnée, y compris selon le cas, le délai d anticipation associé au télérèglement. Lorsque l employeur recourt à des intermédiaires pour la transmission de sa déclaration, les dispositions de l alinéa ci-dessus s appliquent au dépôt du message directement adressé à l organisme par le dernier intermédiaire intervenant dans cette transmission. Article 11 - Consultation et conservation des déclarations et paiements Les organismes destinataires conservent les déclarations effectuées au moyen du service de DUCS-EDI pendant les mêmes délais que les déclarations effectuées sur un support écrit. Un employeur peut demander à tout moment pendant cette période que sa déclaration lui soit retournée selon le même mode que celui qu il a utilisé pour la transmettre. Un employeur doit conserver et pouvoir restituer ses déclarations transmises par la DUCS-EDI pendant le délai fixé pour les déclarations transmises par les moyens traditionnels. Article 12 - Indisponibilité Si, pour quelque cause que ce soit, un employeur ne peut transmettre ses déclarations par DUCS-EDI, il doit accomplir ses obligations déclaratives et de paiement pour la date limite fixée par les moyens traditionnels. L employeur peut envoyer une DUCS-papier, utiliser un bordereau, demander le cas échéant à un organisme un bordereau vierge de déclaration. Ce bordereau peut être fourni par télécopie dans un délai de 24 heures à compter de l enregistrement de la demande par l organisme. Article 13 - Modification, suspension ou résiliation de l adhésion I) Mise à jour d adhésion hors extension Un employeur doit informer les organismes de sa volonté : - d adopter un nouveau mode de paiement ; - de changer de domiciliation bancaire (cas du télérèglement ou du prélèvement) ; - de changer le mode et l adresse de réception des accusés de réception et retours applicatifs. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 47

130 La modification de son SIREN (mais pas celle de son SIRET) provoque une résiliation et une nouvelle adhésion car elle reflète l émergence d un nouvel employeur. II) Extension ou restriction d adhésion Un employeur adhérent à la DUCS-EDI pour certains de ses organismes de protection sociale peut demander à étendre son adhésion à ses autres organismes de protection sociale ou à certains d entre eux. Réciproquement, il peut demander à restreindre son adhésion à une partie seulement des organismes avec lesquels il avait initialement contracté. III) Renonciation au service La renonciation au service pour une échéance n est pas une résiliation. L employeur ne bénéficie pas du rétablissement de l envoi par les organismes des bordereaux papier préremplis. La renonciation au service pour une partie seulement des organismes est une restriction d adhésion. La renonciation au service pour le seul paiement est une mise à jour d adhésion. IV) Résiliation à l initiative de l employeur Un employeur peut, pour toute échéance et tous les organismes, renoncer à utiliser la DUCS-EDI et effectuer sa déclaration et son paiement par les moyens traditionnels, dans les conditions fixées pour l utilisation de ces moyens et sous réserve des dispositions du présent article relatives à la suspension ou à la résiliation de l adhésion en cas de non utilisation prolongée du service. L employeur bénéficie du rétablissement de l envoi par les organismes des bordereaux papier préremplis. V) Suspension ou résiliation à l initiative des organismes de protection sociale Une adhésion à la DUCS-EDI est résiliée à l initiative des organismes de protection sociale en cas de cessation d activité ou liquidation judiciaire. Elle peut aussi être suspendue ou résiliée par un organisme, pour ce qui le concerne, dans l un des cas suivants: - non utilisation du service par l employeur pendant une année civile complète; la suspension ou la résiliation fait alors l objet d une information de l employeur au moins trois mois à l avance; - qualité insuffisante, de manière répétée, des télétransmissions effectuées par l employeur ; dans ce cas, l organisme propose à l employeur d effectuer de nouveaux tests qui, s ils réussissent, mettent fin à la mesure de suspension ; - retard répété dans la remise à un organisme des DUCS-EDI d un employeur en raison d un délai de transmission électronique anormal; - difficultés rencontrées avec l employeur sur le contenu de ses déclarations ou dans ses paiements. La résiliation définitive de l adhésion peut être décidée par l organisme en cas de renouvellement des incidents techniques constatés. VI) Modification du service Les organismes de protection sociale se réservent en outre la possibilité de modifier les conditions de fonctionnement de la DUCS-EDI, ou de la suspendre, après notification aux employeurs concernés avec un délai suffisant. Conditions particulières Article 14 - description du cadre juridique dans lequel s inscrit la DUCS-EDI I) Les obligations de l employeur (adhésion) L adhésion garantit l information réciproque des parties sur leurs droits et obligations respectifs. Les parties sont l employeur et l organisme auquel il transmet ses déclarations. Même quand il a recours à un intermédiaire, l adhérent est l employeur. L adhésion à la DUCS-EDI pour un ou tous les organismes peut être refusée pour l un des critères de suspension ou de résiliation mentionnés au V de l article 13. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 48

131 Si l employeur rédige et transmet lui-même ses déclarations, l adhésion de l employeur n est acquise que s il a réussi les tests pour les organismes avec lesquels il utilisera la DUCS-EDI. Il est alors qualifié. Des tests peuvent être également demandés lorsque l employeur émet ses déclarations par l intermédiaire d un relais de communication. Tests Les tests permettent de s'assurer : - de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), - du respect des formats prescrits (COPAYM ou COPLAT), - de la bonne identification de l'employeur ou de son mandataire. Dans le cas d une adhésion directe, l employeur ne passe par aucun intermédiaire. Il doit donc être qualifié comme transmetteur. La qualification de l'employeur se déroule de la façon suivante : a ) Après réception de l'accusé de réception de l'ops-c, l'employeur et le correspondant indiqué prennent contact pour convenir des tests. Lorsqu'ils sont réussis, l employeur peut faire les tests avec les autres OPS (pour les autres familles d'ops). b ) Quand l employeur dispose d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour une famille d OPS, il réalise ses tests avec un seul organisme même s il transmet ensuite des déclarations à plusieurs d entre eux. c ) Quand l employeur ne dispose pas d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour une famille d OPS, il peut aussi ne réaliser qu'une seule série de tests auprès d'un seul organisme. Il est toutefois fortement conseillé de tester au moins, pour chacune des entités faisant l objet d une déclaration, son identification et la communication (test des identifiants et des numéros d'appel) avec chaque organisme destinataire. Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et l employeur, l'exploitation proprement dite peut débuter dans les conditions mentionnées par l article 5. Dans le cas où l employeur établit lui-même ses déclarations mais les transmet par l intermédiaire d un relais de communication, des tests de même nature que ceux décrits ci-dessus sont normalement réalisés avant confirmation de l adhésion. Ils sont organisés par l intermédiaire du relais de communication. Ces tests peuvent toutefois être allégés voire supprimés par les organismes au vu des garanties de qualité offertes par le relais de communication. II) Les obligations du tiers-rédacteur Un tiers-rédacteur déclarant pour des employeurs contribue à alléger pour ceux-ci la procédure d adhésion et la procédure de test avant déclaration. Pour alléger la gestion des adhésions indirectes, les organismes acceptent que le tiers-rédacteur mandaté par les employeurs ne leur transmette qu une liste et non une demande d adhésion à la DUCS-EDI par employeur. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur cette liste sont les suivantes : - statut : A (adhésion) M (modification) R (radiation) - SIRET de l employeur - raison sociale de l employeur - télérèglement oui / non - mode de retour : fax ou messagerie électronique. La liste est transmise par le tiers-rédacteur soit sur le formulaire prévu, soit sur papier libre, soit par fichier directement à chaque organisme concerné. Si le tiers-rédacteur transmet ses déclarations par l intermédiaire d un relais de communication, il peut aussi transmettre ses listes de demandes d adhésion par le même intermédiaire. Dans ce cas, les accusés de réception de ces listes sont retournés au relais. L adhésion d un employeur, par l intermédiaire d un tiers-rédacteur, peut être refusée pour l un des critères de suspension ou de résiliation mentionnés au paragraphe V de l article 13. L organisme qui prononce un tel refus en informe le tiers-rédacteur. Les obligations du tiers-rédacteur sont les suivantes : - Le tiers-rédacteur détient un mandat de chaque employeur pour le compte duquel il agit, ou un contrat conclu avec celui-ci, l autorisant à établir ses déclarations; le tiers-rédacteur peut produire ce mandat à tout moment à la demande des organismes de protection sociale destinataires de la déclaration. Ce mandat ou contrat : - couvre les opérations préalables à certains modes de paiement associés à la DUCS-EDI et la transmission d informations relatives au paiement, DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 49

132 - décrit l information réciproque du mandant et du mandataire sur les déclarations, les informations relatives aux paiements et les retours des organismes associés à chaque déclaration. - Le tiers-rédacteur informe aussi les organismes des modifications de situation ou des retraits du service DUCS-EDI des employeurs qui ont adhéré par son intermédiaire. - Le tiers-rédacteur transmet aux employeurs toute information les concernant qu il recevrait d un organisme, sauf si, sur demande d un employeur, elle est aussi transmise directement à cet employeur. Les obligations complémentaires du tiers-rédacteur qui transmet lui-même directement les déclarations sont les suivantes : - transmettre les déclarations selon les modalités prévues par les documents relatifs à la DUCS-EDI; s assurer notamment de la conformité de structure des messages émis ; - conserver les déclarations au moins jusqu à réception d un accusé de réception informant de la bonne qualité de la transmission. En cas de mauvaise réception ou d absence de réception, réémettre la déclaration. Un tiers-rédacteur ne peut transmettre des adhésions et effectuer des déclarations que s il a préalablement réussi des tests avec chaque famille d organismes concernée. Il est alors qualifié pour la DUCS-EDI. Une première liste d adhésions peut toutefois être transmise en appui d une demande de qualification. Elle ne prend effet qu après la réussite des tests. Tests Les tests avec le tiers-rédacteur permettent de s'assurer : - de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), - du respect des formats prescrits (COPAYM et COPLAT), - de la bonne identification des employeurs et du tiers-rédacteur. Avant de procéder aux premières transmissions de demandes d adhésion, le tiers-rédacteur, désirant transmettre lui-même directement ses déclarations, établit une demande de qualification DUCS-EDI pour chaque famille d organismes concernée, conformément au modèle de demande défini. Il adresse cette demande aux organismes locaux dont il relève au titre de son lieu d établissement (pour les institutions de retraite complémentaire, il s agit, au choix du tiers-rédacteur, soit du correspondant local DUCS AGIRC/ARRCO, soit d une ou plusieurs institutions particulières). Chaque organisme accuse réception et désigne un interlocuteur pour les tests. a) Le tiers-rédacteur et ses interlocuteurs prennent contact pour convenir des tests. Suivant les indications données, le tiers-rédacteur détermine un échantillon dit significatif couvrant au mieux l'ensemble de sa clientèle. Il peut commencer par faire des tests avec un seul OPS (ou une famille d'ops). Lorsqu'ils sont réussis, il peut faire les tests avec les autres OPS (ou familles d'ops) avec de bonnes chances de succès rapide. b) Quand le tiers-rédacteur dispose d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour une famille d OPS, il réalise ses tests avec un seul organisme. c) Quand le tiers-rédacteur ne dispose pas d'un point d'accès et d'un correspondant uniques pour une famille d OPS, il ne réalise en principe qu'une seule série de tests auprès d'un seul organisme. Il est toutefois fortement conseillé de tester au moins, pour chacun des employeurs inscrites, son identification et la communication (test des identifiants et des numéros d'appel) avec chaque caisse. Dès la fin des tests, d'un commun accord entre l'ops et le tiers-rédacteur, l'exploitation proprement dite peut débuter dans les conditions mentionnées par l article 5. Un tiers-rédacteur déjà qualifié peut demander ultérieurement un test complémentaire, notamment pour un plan de paie particulier (au sens de paramétrage d une paie pour une nouvelle catégorie de personnel) ou en cas de changement de logiciel Il est également conseillé au tiers-rédacteur déjà qualifié d'effectuer au moins des tests de communication pour tout nouvel organisme dont la famille ne dispose pas d un point d accès unique. Dans le cas où le tiers-rédacteur transmet ses déclarations par l intermédiaire d un relais de communication, des tests de même nature que ceux décrits ci-dessus sont normalement réalisés. Ils sont organisés par l intermédiaire du relais de communication après réception par les organismes d une demande de qualification du tiers-rédacteur transmise par le relais de communication. Ces tests peuvent toutefois être allégés voire supprimés par DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 50

133 les organismes au vu des garanties de qualité offertes par le relais de communication. III) Les obligations du relais de communication Un relais de communication transmettant les déclarations DUCS-EDI contribue à alléger pour les employeurs la procédure d adhésion et la procédure de test avant déclaration. Les demandes d adhésion à la DUCS-EDI des employeurs établissant eux-mêmes leurs déclarations mais souhaitant les transmettre par l intermédiaire du relais de communication sont reçues par ce relais et adressées par lui aux organismes concernés. Pour alléger la gestion des adhésions indirectes, les organismes acceptent que le relais de communication mandaté par les employeurs ne leur transmette qu une liste et non une demande d adhésion à la DUCS-EDI par employeur. Les mentions obligatoires qui doivent figurer sur cette liste sont les suivantes : - statut : A (adhésion) M (modification) R (radiation) - SIRET de l employeur - raison sociale de l employeur - télérèglement oui / non - mode de retour : fax ou messagerie électronique. La liste est transmise par le relais de communication soit sur le formulaire prévu, soit sur papier libre, soit par fichier directement à chaque organisme concerné. La demande d adhésion indirecte d un employeur peut être refusé pour l un des critères de suspension ou de résiliation mentionnés au paragraphe V de l article 13. L organisme qui prononce un tel refus en informe le relais de communication. Le relais de communication transmet aussi aux organismes les demandes de qualification des tiersrédacteurs souhaitant avoir recours à ses services pour la DUCS-EDI ainsi que, si l un de ces tiersrédacteur le souhaite, les listes de demandes d adhésion qu il a recueillies. Les obligations du relais de communication vis-àvis de la procédure d adhésion sont les suivantes : - Le relais de communication doit détenir un document émanant de chaque employeur adhérant à la DUCS-EDI par son intermédiaire et qui l autorise à transmettre les déclarations de celui-ci; le relais de communication peut produire ce document à tout moment à la demande des organismes de protection sociale destinataires de la déclaration. Il en est de même vis-à-vis des tiers-rédacteurs ayant recours au relais. Ces accords précisent notamment les conditions dans lesquelles les employeurs ou les tiersrédacteurs transmettent au relais les éléments des déclarations qu ils ont établies et les modalités d authentification de ces transmissions. Ils fixent aussi les conditions dans lesquelles certaines informations émanant des organismes sont transmises aux employeurs par l intermédiaire du relais, dans le cadre fixé par le Cahier des normes et recommandations de la DUCS-EDI. - Le relais de communication informe les organismes des modifications de situation ou des retraits du service DUCS-EDI des employeurs qui ont adhéré par son intermédiaire. - Le relais de communication transmet aux employeurs toute information les concernant qu il recevrait d un organisme, sauf si, sur demande d un employeur, elle est aussi transmise directement à cet employeur. Si l employeur a recours à un tiersrédacteur, le relais transmet les informations reçues des organismes par l intermédiaire de celui-ci. Les obligations du relais de communication pour la transmission sont les suivantes : - ne transmettre que des déclarations provenant soit d employeurs ayant adhéré à la DUCS-EDI par son intermédiaire, soit d un tiers-rédacteur ayant obtenu sa qualification DUCS-EDI par son intermédiaire; - ne pas modifier les informations contenues dans les déclarations qu il transmet sans l accord de leur rédacteur; - transmettre les déclarations selon les modalités prévues par les documents relatifs à la DUCS-EDI. S assurer notamment de la conformité de structure des messages émis ; - conserver les déclarations au moins jusqu à réception d un accusé de réception informant de la bonne qualité de la transmission. En cas de mauvaise réception ou d absence de réception, réémettre la déclaration. Un relais de communication ne peut commencer à transmettre des demandes d adhésion, des demandes de qualification ou des déclarations que DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 51

134 s il a lui-même réussi des tests. Il est alors qualifié pour la DUCS-EDI. Tests Les tests avec le relais de communication permettent de s'assurer : - de la fiabilité de la communication (adressage, logiciel de communication), - du respect des formats prescrits (COPAYM et COPLAT) ou de la capacité à vérifier ce respect, selon les fonctions remplies par le relais. Le relais de communication doit réussir les tests pour toutes les familles d organismes utilisant la DUCS-EDI. Pour ce faire, il prend contact avec chacun des organismes nationaux de protection sociale concernés en précisant notamment le contenu de la prestation qu il offre aux déclarants (routage, conversion de formats, saisie ). Les tests consistent notamment en la transmission de jeux d essais ou d exemples de déclarations. En cas de mise à jour d adhésion, une demande peut être adressée soit à l organisme ayant reçu l adhésion (OPS-c) qui la transmet alors aux autres organismes, soit directement à chacun des organismes. Chaque organisme doit accuser réception de cette modification en précisant si sa mise en oeuvre nécessite le renouvellement des tests. En cas d extension d adhésion, une demande est adressée soit à l organisme ayant recueilli la première adhésion, qui le transmet alors aux organismes concernés, soit à l un des organismes visés par la nouvelle demande en précisant alors qu il est déjà adhérent à la DUCS-EDI et en mentionnant l organisme ayant reçu sa première demande d adhésion. Dans ce deuxième cas, l organisme ayant reçu la nouvelle demande la transmet aux autres organismes concernés. En cas de résiliation, une demande écrite doit alors être adressée directement à chaque organisme concerné. Article 15 - Répartition des opérations entre les intervenants selon le circuit emprunté par l employeur I) Etablissement et transmission de la déclaration par l employeur lui-même Un employeur qui n a recours ni à un tiers-rédacteur ni à un relais de communication prend en charge la totalité des opérations d établissement et de transmission de sa déclaration. circuit des documents papier Les procédures d adhésion et de qualification sont applicables à l employeur mais seul le formulaire d adhésion doit être rempli. La demande d adhésion, avec la liste des établissements concernés, accompagnée éventuellement des documents nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, et d un relevé d identité bancaire ou postale ou de caisse d épargne (RIB, RIP ou RICE, un relevé original par compte suffit) est adressée à l un des organismes de protection sociale dont l employeur relève. Cet organisme de 1er contact (OPS-c) la transmet aux autres organismes concernés. Ces organismes traitent la demande pour l ensemble des organismes de leur famille. circuit EDI Une DUCS-EDI est envoyée à chacun des OPS auprès duquel l employeur cotise. Chacun des OPS adresse les retours prévus à l article 7. II) Passage par un tiers ou une chaîne de tiers pour l établissement et la transmission de la déclaration a) passage par un relais de communication seul Un employeur qui établit lui-même sa déclaration peut avoir recours à un relais de communication pour la transmission de sa DUCS-EDI et les travaux associés (dématérialisation, conversion, routage...). circuit des documents papier La procédure d adhésion est applicable à l employeur. Il est réputé avoir autorisé l intervention du relais de communication soit en l indiquant expressément sur son formulaire d adhésion qu il a laissé en dépôt auprès du relais, accompagné éventuellement des documents nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, soit DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 52

135 par un mandat ou contrat conclu avec le relais, et qui comporte les mêmes mentions. Le relais est dispensé de communiquer des relevés d identité financière (RIB, RIP ou RICE) s il certifie aux OPS l exactitude des domiciliations communiquées. La procédure de qualification est applicable au relais de communication et à l employeur; le relais remplit une demande de qualification pour son propre compte s il n a pas été précédemment qualifié pour d autres employeurs. La qualification de l employeur ne porte que sur les points qui ne peuvent être testés globalement avec le relais. Elle est organisée avec chaque organisme par l intermédiaire du relais. Les modalités de réalisation des tests de qualification sont précisées au I) et au III) de l article 14. Chaque organisme accuse réception de la liste d entités communiquée par le relais auprès de celuici, en précisant l échéance à compter de laquelle les déclarations relatives à ces entités peuvent être faites par EDI. Sauf en cas de refus pour une entité, cette échéance est, au plus tard, la première échéance intervenant au moins un mois après la notification. Les organismes peuvent, s ils le souhaitent, accepter des délais plus courts. Les organismes avisent également directement chaque employeur de la prise en compte de son adhésion à la DUCS-EDI par l intermédiaire du relais. circuit EDI Une DUCS-EDI est envoyée à chacun des OPS auprès duquel l employeur cotise. Chacun des OPS adresse les retours prévus à l article 7, soit par l intermédiaire du relais, soit directement à l employeur selon le choix de celui-ci communiqué lors de son adhésion. b) passage par un tiers-rédacteur et un relais de communication identiques Un employeur peut avoir recours à un tiers qui est à la fois un tiers-rédacteur et un relais de communication, qui établit sa déclaration et qui transmet sa DUCS-EDI. circuit des documents papier La procédure d adhésion est applicable à l employeur. Il est réputé avoir mandaté le tiers soit en l indiquant expressément sur son formulaire d adhésion qu il a laissé en dépôt auprès du tiers, accompagné éventuellement des documents nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, soit par un mandat ou contrat que lui a donné à signer le tiers, et qui comporte les mêmes mentions. Le tiers est dispensé de communiquer des relevés d identité financière (RIB, RIP ou RICE) s il certifie aux OPS l exactitude des domiciliations communiquées. La procédure de qualification est applicable au tiers, qui remplit une demande de qualification s il n a pas été précédemment qualifié pour d autres employeurs. Les modalités de réalisation des tests de qualification sont précisées à l article 14 II). Chaque organisme accuse réception de la liste d entités communiquée par le tiers auprès de celuici, en précisant l échéance à compter de laquelle les déclarations relatives à ces entités peuvent être faites par EDI. Sauf en cas de refus pour une entité, cette échéance est, au plus tard, la première échéance intervenant au moins un mois après la notification. Les organismes peuvent, s ils le souhaitent, accepter des délais plus courts. Les organismes avisent également directement chaque employeur de la prise en compte de son adhésion à la DUCS-EDI par l intermédiaire du tiers. circuit EDI Une DUCS-EDI est envoyée à chacun des OPS chez qui l employeur cotise. Chacun des OPS adresse les retours prévus à l article 7, soit par l intermédiaire du relais, soit directement à l employeur selon le choix de celui-ci communiqué lors de son adhésion. c) Passage par un tiers-rédacteur et un relais de communication différents Un employeur peut avoir recours à un tiersrédacteur et un relais de communication différents, le premier qui établit sa déclaration et le second qui transmet sa DUCS-EDI. circuit des documents papier La procédure d adhésion est applicable à l employeur. Il est réputé avoir mandaté le tiersrédacteur soit en l indiquant expressément sur son formulaire d adhésion qu il a laissé en dépôt auprès du tiers, accompagné éventuellement des documents DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 53

136 nécessaires au télérèglement ou au prélèvement, soit par un mandat ou contrat conclu avec le tiers, et qui comporte les mêmes mentions. Le tiers est dispensé de communiquer des relevés d identité financière (RIB, RIP ou RICE) s il certifie aux OPS l exactitude des domiciliations communiquées. Chaque organisme accuse réception de la liste d entités communiquée par le tiers-rédacteur auprès de ce tiers, en précisant l échéance à compter de laquelle les déclarations relatives à ces entités peuvent être faites par EDI. Sauf en cas de refus pour une entité, cette échéance est, au plus tard, la première échéance intervenant au moins un mois après la notification. Les organismes peuvent, s ils le souhaitent, accepter des délais plus courts. Les organismes avisent également directement chaque employeur de la prise en compte de son adhésion à la DUCS-EDI par l intermédiaire du tiers. La procédure de qualification est applicable au tiers-rédacteur et au relais de communication dans les conditions décrites aux II) et III) de l article 14. circuit EDI Une DUCS-EDI est envoyée à chacun des OPS auprès duquel l employeur cotise. Chacun des OPS adresse les retours prévus à l article 7, soit par l intermédiaire du relais, soit directement à l employeur selon le choix de celui-ci communiqué lors de son adhésion. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 54

137 ANNEXE 1.3 FORMULAIRES : - Demande d adhésion - Demande de qualification - Transmission d adhésions indirectes - Adhésion au télérèglement cf fichiers séparés DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 55

138 ANNEXE 2.1 TABLE D'INTERCONNEXION ATLAS 400 Pour information, cette liste récapitule au 5 mars 1998 l'ensemble des équipements X400 ayant une interconnexion réussie avec le service de messagerie ATLAS 400. Ces informations sont diffusées avec l'aimable accord de France Telecom Transpac. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 56

139 LISTE DES EQUIPEMENTS X 400 CONNECTES AU SERVICE DE MESSAGERIE ATLAS mars 1998 Marque Matériel Support Marque Produit X400 Etat ACER ESF ACTIF ACER INFONET SOFTWARE ACTIF ACTIA LOTUS ACTIF ALCATEL ALCATEL ACTIF ALCATEL ALCATEL CIT ACTIF ALCATEL 8300 ALCATEL ACTIF APPLE KOMWAY ACTIF APRICOT NET TEL ACTIF APRICOT RETIX ACTIF BULL ATOS ACTIF BULL BULL ACTIF BULL DOAS ACTIF BULL E3X ACTIF BULL ESF/COMWARE INTS ACTIF BULL ESL ACTIF BULL INFONET ACTIF BULL LIR ACTIF BULL MARBEN ACTIF BULL MICROSOFT ACTIF BULL RETIX ACTIF BULL RETIX MAIL ACTIF BULL SJC 0008 ACTIF BULL STERIA ACTIF BULL TEDECO ACTIF BULL TELIS ACTIF BULL ESCALA BULL ACTIF BULL MICRAL 45 RETIX MAIL ACTIF BULL POWER CLUST MESSENGER 400 ACTIF BULL ZENITH RETIX ACTIF BULL/NEC MARK 400 ACTIF CDL CONTROL DATA ACTIF COMPAQ ICL ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 57

140 COMPAQ ILLICOM ACTIF COMPAQ ISOCOR ACTIF COMPAQ LIR ACTIF COMPAQ LIR RETIX ACTIF COMPAQ MARBEN ACTIF COMPAQ MARBEN PRODUIT ACTIF COMPAQ MAXWARE ACTIF COMPAQ MESSENGER 400 ACTIF COMPAQ MICROSOFT ACTIF COMPAQ MICROSOFT MAIL ACTIF COMPAQ MS MAIL ACTIF COMPAQ MTA RETIX ACTIF COMPAQ NET TEL ACTIF COMPAQ NETWORK ACTIF COMPAQ RETIX ACTIF COMPAQ RETIX MAIL ACTIF COMPAQ 386/S MAIL SERVER ACTIF DASSAULT ELECTR. P400 ACTIF DATA GENERAL DATA GENERAL ACTIF DATA GENERAL EMX ACTIF DATA GENERAL LOTUS ACTIF DATA GENERAL LOTUS/SOFTSWITCH ACTIF DATA GENERAL SOFTSWITCH ACTIF DEC DEC ACTIF DELL NET TEL ACTIF DELL OSIWARE ACTIF DELL 310 SOFTSWITCH ACTIF DELL 433 MICROSOFT ACTIF DIGITAL DIGITAL ACTIF DIGITAL INFONET ACTIF DIGITAL MICROSOFT ACTIF DIGITAL MRX400 ACTIF DIGITAL OSIWARE ACTIF DIGITAL/ALPHA NET TEL ACTIF DPX2 BULL BULL ACTIF DPX20 BULL ACTIF DRS ICL ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 58

141 EICON MICROSOFT ACTIF EICON MICROSOFT MAIL ACTIF EPSON RETIX ACTIF ESCALA TEDECO ACTIF FPX RETIX MAIL ACTIF GETEK MICROSOFT ACTIF GOUPIL EICON ACTIF GOUPIL NETWORK COURRIER ACTIF H P 700MIT ACTIF H P CONTROL DATA ACTIF H P ISOCOR ACTIF H P ISOPLEX ACTIF H P LIR ACTIF H P M S ACTIF H P MARBEN ACTIF H P MICROSOFT ACTIF H P MICROSOFT MAIL ACTIF H P NET TEL ACTIF H P NEXOR ACTIF H P OSI/X400 ACTIF H P RETIX MAIL ACTIF H P STERIA ACTIF H P STERLING COMMERC ACTIF H P 8000/800 AMTRIX ACTIF H P 9000 MAT MAILHUB ACTIF H P 9000 MXMS LOCAL SERVE ACTIF H P 9000 NET TEL ACTIF H P 9000 OPEN MAIL ACTIF H P 9000/E25 H P ACTIF H P 9800 CONTROL DATA ACTIF H P COMPAQ MICROSOFT ACTIF H P VECTRA ISOCORE ACTIF H P VECTRA LIR ACTIF IBM DISOSS X400 ACTIF IBM E3X ACTIF IBM ESF ACTIF IBM FRONTEC ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 59

142 IBM FSF ACTIF IBM IBM ACTIF IBM ISOCOR ACTIF IBM LIR ACTIF IBM MARBEN ACTIF IBM MICROSOFT ACTIF IBM NET TEL ACTIF IBM OSIWARE ACTIF IBM PROFS CONNECTION ACTIF IBM RETIX ACTIF IBM RETIX MAIL ACTIF IBM UCOMIX ACTIF IBM VERIMATION ACTIF IBM VERIMATIONSA ACTIF IBM PS2 LIR OFFICE ACTIF IBM PSUP LIR OFFICE ACTIF ICL FRONTEC ACTIF INDIFFERENT LIR ACTIF LOTUS MICROSOFT ACTIF MESSAVIA MESSAVIA ACTIF MICROSOFT MICROSOFT ACTIF MTA X400 LOTUS NOTES ACTIF NCR ISOCOR ACTIF NCR MICROSOFT ACTIF NCR ON-X ACTIF NORMEREL RETIX MAIL ACTIF NVAX DIGITAL ACTIF OLIVETTI NET TEL ACTIF OLIVETTI RETIX MAIL ACTIF ONYX P400 ACTIF OS RETIX ACTIF PC ESL ACTIF PC RETIX MAIL ACTIF PC TELIAS 400 ACTIF PC COMPAQ FT TELESYSTEMES ACTIF PC LASER ISOCOR ACTIF PC/2 MICROSOFT ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 60

143 PC/COMPATIBLE AMS ACTIF PENTIUM DMS ACTIF PRIME PRIME ACTIF PROGEST COMWARE ACTIF RDI MICROSOFT ACTIF RDI RETIX MAIL ACTIF RETIX MAIL RETIX MAIL ACTIF RS6000 IBM ACTIF RS6000 ISOCOR ACTIF SIEMENS MAILX ACTIF SIEMENS NIXDORF SIEMENS NIXDORF ACTIF SNI MICROSOFT ACTIF SPERRY MARBEN ACTIF STRATUS SYSECA ACTIF SUN CONTROL DATA ACTIF SUN E3X ACTIF SUN FRONTEC ACTIF SUN ISOCOR ACTIF SUN NET TEL ACTIF SUN TELESYSTEME ACTIF SUN TELIS ACTIF SUN UCOM-X ACTIF SUN SPARC CENTER SUNLINK ACTIF SYSTEMPRO MTA/84 OSIWARE ACTIF THOMSON OPEN ACTIF UNISYS OSI MHS ACTIF UNISYS UNISYS ACTIF UNIX ISOPLEX ACTIF VAX DIGITAL ACTIF WINDOWS MARBEN ACTIF X LOTUS ACTIF XEROX MICROSOFT ACTIF XEROX XEROX ACTIF ZENITH MARBEN PRODUIT ACTIF ZENITH MICROSOFT ACTIF ZENITH MICROSOFT MAIL ACTIF ZENITH MS/MAIL ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 61

144 ZENITH RETIX ACTIF ZENITH 486 ISOCOR ACTIF DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 62

145 ANNEXE 2.2 ADRESSES X400 URSSAF : L'adresse sera communiquée au déclarant après réception de la demande d'adhésion au service DUCS. Un même émetteur transmettra à la même adresse l'ensemble des déclarations qu'il établit. ASSEDIC : L'adresse sera communiquée au déclarant après réception de la demande d'adhésion au service DUCS, par les correspondants soit de l'assedic, soit de l'unedic (cf. annexe séparée correspondante). A priori, deux adresses seront proposées, la première pour réaliser la qualification technique, la deuxième pour l'exploitation courante. Un même émetteur transmettra à la même adresse l'ensemble des déclarations qu'il établit. AGIRC/ARRCO : Après réception de la demande d adhésion au service DUCS-EDI, les interlocuteurs des institutions ou groupes d'institutions concernés (cf. annexe séparée correspondante) lui communiqueront les éléments techniques nécessaires à l'échange dont les adresses X400 de réception (phase de test, phase d'exploitation). DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 63

146

147 ANNEXE 3.1 ADRESSES INTERNET URSSAF : L'adresse sera communiquée au déclarant après réception de la demande d'adhésion au service DUCS. Un même émetteur transmettra à la même adresse l'ensemble des déclarations qu'il établit. ASSEDIC : L'adresse sera communiquée au déclarant après réception de la demande d'adhésion au service DUCS, par les correspondants soit de l'assedic, soit de l'unedic (cf. annexe séparée correspondante). A priori, deux adresses seront proposées, la première pour réaliser la qualification technique, la deuxième pour l'exploitation courante. Un même émetteur transmettra à la même adresse l'ensemble des déclarations qu'il établit. AGIRC/ARRCO : Après réception de la demande d adhésion au service DUCS-EDI, les interlocuteurs des institutions ou groupes d'institutions concernés (cf. annexe séparée correspondante) lui communiqueront les éléments techniques nécessaires à l'échange dont les adresses de réception (phase de test, phase d'exploitation). DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 65

148

149 ANNEXE 4 1. Les principes DISPOSITIONS RELATIVES AU PASSAGE A L EURO Pendant la période transitoire s étendant du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001, le principe de l utilisation de l euro est ni obligation, ni interdiction. En application de ce principe, les entreprises peuvent choisir de continuer à déclarer et à payer leurs cotisations sociales en francs, ou de passer à l euro au moment où elles le souhaitent. Pour ce qui concerne les utilisateurs de la DUCS-EDI, les règles sont les suivantes : 1) A compter du 1er janvier 1999, les déclarants qui utilisent la DUCS-EDI et qui souhaitent établir leur déclaration en euros peuvent le faire. 2) Le passage à l euro de la DUCS peut être fait à partir de n importe quelle échéance durant la période transitoire, sans condition ni démarche particulières de la part du déclarant. Il est néanmoins conseillé de coordonner le passage à l euro des déclarations de cotisations sociales et le passage à l euro de la paie. 3) En cas de changement en cours d année de l unité monétaire utilisée dans la DUCS, les récapitulatifs annuels, qu ils soient adressés aux organismes par EDI ou par tout autre moyen, doivent être établis dans la même unité monétaire que celle employée dans la dernière déclaration périodique. 4) Sauf en cas d utilisation d un mode de paiement dématérialisé, la déclaration et le paiement correspondant doivent, en principe, être établis dans la même unité monétaire. 5) Le passage à l euro des déclarations de cotisations sociales est en principe définitif. 2. Les modalités pratiques 1) Homogénéité des déclarations Tous les montants monétaires figurant dans une déclaration, à l exception éventuellement de ceux du groupe ou de l enregistrement Paiement, doivent impérativement être inscrits dans la même unité monétaire. 2) Règles d arrondi et de conversion Les assiettes et les montants de cotisations sont arrondis au franc ou à l euro le plus proche. La fraction de franc ou d euro égale à 0,50 est comptée pour 1. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 67

150 Il est toutefois possible que des cas d exception explicites (par exemple certaines cotisations forfaitaires) exigent des montants arrondis au centime de franc ou au centième d euro le plus proche. Lorsqu il faut déterminer la contre-valeur en francs d un montant exprimé en euros, ou l inverse, la conversion doit être faite conformément aux règles officielles, c est-à-dire en utilisant la valeur de l euro arrêtée le 31 décembre 1998 (1 euro = 6,55957 francs) et en arrondissant le résultat au centième d unité le plus proche. 3) Dispositions relatives au paiement 3.1 Paiement par chèque En cas de paiement par chèque, une seule et même unité monétaire doit être utilisée pour tous les montants monétaires figurant dans la déclaration (qu ils soient relatifs aux cotisations, aux acomptes ou régularisations, au total à payer; ou aux modalités de paiement) et pour les montants figurant sur le ou les chèques. Pour l utilisation de l euro, les banques mettent à la disposition de leurs clients des formules spécifiquement imprimées. 3.2 Prélèvement ou télérèglement En cas de paiement par prélèvement ou télérèglement, l unité monétaire utilisée dans le groupe ou l enregistrement Paiement de la déclaration peut être différente de celle utilisée dans le reste de la déclaration. Des unités différentes (franc ou euro) peuvent même être employées pour le libellé des montants à prélever sur des comptes différents, mais une telle hétérogénéité est déconseillée. 3.3 Virement En cas de paiement par virement à l initiative du débiteur, une diversité d unités monétaires est admise comme pour le prélèvement. Il est demandé, pour chaque virement, d utiliser la même unité monétaire dans l ordre de virement et dans la mention qui en est faite dans le groupe ou l enregistrement Paiement de la déclaration. 3.4 Double affichage et règle de cohérence Comme cela est rappelé ci-dessus, il est admis, sauf en cas de paiement par chèque, d utiliser des unités monétaires différentes (franc ou euro) pour les libellés des montants de cotisations à payer d une part, et pour ceux des opérations de paiement d autre part, ou même parmi les différentes opérations de paiement. Une telle hétérogénéité est toutefois déconseillée. Le déclarant devra veiller à ce que la somme des opérations de paiement libellées dans l unité monétaire de la déclaration et de la contre-valeur dans cette unité des opérations de paiement libellées dans l autre unité soit égale au montant à payer figurant dans la déclaration. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 68

151 Pour faciliter ces comparaisons, il est souhaitable de prévoir un double affichage à l écran, en francs et en euros, du montant total à payer. Ce double affichage n est pas reproduit dans le message COPAYM/COPLAT où chaque montant ne doit figurer qu une fois. 4. Modalités d inscription des montants Dans le message COPAYM/COPLAT, chaque montant monétaire doit être exprimé en francs ou en euros (pour l URSSAF et l ASSEDIC) et en centimes ou en centièmes d euro (pour les institutions de retraite complémentaire), sans virgule ni point décimal, et être accompagné de la mention de l unité monétaire utilisée (FRF pour franc ou centime et EUR pour euro ou centième d euro) dans les conditions précisées dans les annexes relatives aux guides COPAYM et COPLAT. DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 69

152 ANNEXE 5 DISPOSITIONS RELATIVES AU PAIEMENT CALCUL DE LA CLE DE CONTROLE DE LA REFERENCE SOCIALE D APRES LA NORME IBAN (EBS 204) (MODULO 97) CALCUL DE LA CLE 1) Constituer la référence sociale sans sa clé (positions 3 à 29 dans la nouvelle définition, positions 1 à 29 dans l ancienne définition). Compléter éventuellement par des zéros à droite de manière à obtenir effectivement le nombre maximal de caractères (27 dans la nouvelle définition, 29 dans l ancienne définition). 2) Remplacer par des chiffres les éventuelles lettres figurant dans la référence sociale selon le tableau ci-dessous : A = 10 G = 16 M = 22 S = 28 Y = 34 B = 11 H = 17 N = 23 T = 29 Z = 35 C = 12 I = 18 O = 24 U = 30 D = 13 J = 19 P = 25 V = 31 E = 14 K = 20 Q = 26 W = 32 F = 15 L = 21 R = 27 X = 33 La référence sociale comporte toujours la lettre S. Il faut donc la remplacer par 28. Il peut y avoir d autres lettres à remplacer si la référence interne comprend des lettres. 3) Ajouter deux zéros à droite du nombre ainsi obtenu (si la référence sociale comporte n lettres, on a ainsi en définitive un nombre de 27 + n + 2 = 29 + n chiffres avec la nouvelle définition, et un nombre de 29 + n + 2 = 31 + n chiffres avec l ancienne définition). 4) Diviser le résultat obtenu par 97. 5) Prendre le reste de la division, et le retrancher de 98. Le résultat, à exprimer en deux chiffres (en ajoutant donc un zéro à gauche s il est inférieur à 10), constitue la clé. La clé est donc un nombre à deux chiffres compris entre 2 et 98. Exemple : Pour une entreprise dont le SIRET est , effectuant une déclaration à l URSSAF pour le mois de juin Nouvelle définition

153 Type de créancier = S1 Période couverte par la déclaration = Référence interne = ) Référence sociale sans la clé = S Ceci représente = 22 caractères. Après complément par 5 zéros à droite pour obtenir 27 caractères : Référence complétée = S ) Remplacement des lettres par des chiffres. S = 28 Référence numérisée = ) Ajout de deux zéros à droite. Nombre à diviser par 97 = (soit 30 caractères). 4) Division par 97. Le reste est égal à 91. 5) Calcul de la clé : = 7 Donc la clé est 07. La référence sociale avec sa clé (telle qu elle doit figurer sur le chèque ou l ordre de virement) est : 07S (les deux chiffres de la clé sont placés à gauche de la référence sociale, dans sa version avec lettres et non complétée par des zéros à droite) Ancienne définition Type de créancier = S1 Référence interne = (nécessairement complétée par des zéros pour obtenir 19 caractères) Période couverte par la déclaration = ) Référence sociale sans sa clé = S Ceci représente = 29 caractères. 2) Remplacement des lettres par des chiffres. S = 28 Référence numérisée = ) Ajout de deux zéros à droite. Nombre à diviser par 97 = (soit 32 caractères). 4) Division par 97 Le reste est égal à 42. 5) Calcul de la clé : = 56 DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 71

154 Donc la clé est 56. Sur un chèque ou un ordre de virement, il convient de porter la référence sociale telle qu elle figure au 1) ci-dessus ainsi que la clé. Deux méthodes peuvent être utilisées : soit on écrit à la suite la clé puis la référence sociale : Référence : 56S soit on écrit la référence sociale, puis la clé précédée de la mention clé : Référence : S Clé : 56 CONTROLE DE LA CLE 1) Si la référence sociale comporte moins de 29 caractères, la compléter par autant de zéros à droite qu il est nécessaire pour obtenir ce nombre de caractères. Si elle comporte 29 caractères ou plus, la conserver en l état. (Dans la nouvelle définition, la référence sociale, intégrant sa clé, comprend au maximum 29 caractères. Dans l ancienne définition, la référence sociale comprend 29 caractères sans sa clé et 31 si elle est précédée de sa clé.) 2) Si la référence sociale ne commence pas par la lettre S, celle-ci doit alors figurer en troisième position (utilisation de la nouvelle définition, ou de l ancienne si on la fait précéder de la clé). Si toutefois la lettre S est en deuxième position, compléter la référence par un zéro à gauche (cela signifie que la clé commence par un zéro et que celui-ci n a pas été marqué). Enlever alors les deux premiers caractères de gauche (correspondant à la clé) et les positionner à droite de la référence. Si la référence sociale commence par la lettre S (utilisation de l ancienne définition avec mention séparée de la clé), ajouter la clé à la fin de la référence. Dans tous les cas, le résultat obtenu doit commencer par la lettre S et comporter 29 (nouvelle définition) ou 31 (ancienne définition) caractères. 3) Remplacer les lettres par des nombres conformément au tableau figurant ci-dessus. Si la référence comporte n lettres, on obtient ainsi un nombre de 29 + n chiffres avec la nouvelle définition, et un nombre de 31 + n chiffres avec l ancienne définition. 4) Diviser le nombre ainsi obtenu par 97. Le reste doit être égal à 1. pour une clef de référence sociale non calculée saisir 99 au lieu des deux caractères de la clef DUCS-EDI V1.2 Annexes générales page 72

155 ANNEXES SÉPARÉES A - Guides COPAYM A.A -Document de définition de la version de référence COPAYM V 4 A.B - Guide d'utilisation et d'implantation du message de déclaration de cotisations sociales COPAYM V 4.1 ACOSS A.C - Guide d'utilisation et d'implantation du message de déclaration de cotisations sociales COPAYM V 4.1 UNEDIC A.D -Guide d'utilisation et d'implantation du message de déclaration de cotisations sociales COPAYM V 4.1 AGIRC-ARRCO A.E - Guide unique COPAYM V 4.1 ACOSS/UNEDIC/AGIRC/ARRCO B - Guides COPLAT B.A - Guide ACOSS du format COPLAT V 4.1 B.B - Guide UNEDIC du format COPLAT V 4.1 B.C - Guide AGIRC-ARRCO du format COPLAT V 4.1 B.D - Guide commun COPLAT V 4.1 ACOSS/UNEDIC/AGIRC/ARRCO B.E - Erratum des guides COPLAT V 4.0 C - Tables de codes et correspondants DUCS par famille d'organismes C.A - Tables ACOSS C.B - Tables UNEDIC C.C - Tables ARRCO/AGIRC