Adhérez et déclarez vos salariés

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1 Adhérez et déclarez vos salariés sur Mode d emploi

2 Sommaire Page d accueil 3 Accès à la demande d adhésion 3 L adhésion 4 Coordonnées de votre entreprise 4 Mode de paiement 5 Questions pour orientation de votre adhésion 5 Service de santé au travail 6 Retraite complémentaire 6 Prévoyance 7 Renseignements complémentaires 8 Déclaration sur l honneur 9 Espace employeur 10 Accès à votre espace sécurisé pour déclarer vos salariés 10 Le contrat 11 Liste de vos salariés 11 Liste des contrats 11 Créer un contrat 12 Établir un contrat 12 Volets sociaux 16 Établir un volet social 16 Liste des volets sociaux 21 Éditions 22 Liste des documents 22 2

3 Page d accueil Accès à la demande d adhésion Vous accédez à l adhésion depuis la page d accueil. Cliquez sur «se connecter» puis saisissez votre n Siret. 3

4 L adhésion Coordonnées de votre entreprise Le centre Tese dont vous dépendez s affiche automatiquement. Vos coordonnées sont pré-renseignées. Sélectionnez votre convention collective nationale (CCN) dans le menu déroulant. Pour connaître votre CCN : (onglet «travail»), ou contacter la Direccte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l emploi) ou votre centre Tese. Si aucune convention collective n est obligatoire dans votre secteur d activité, cochez «aucune convention - droit du travail». 4

5 L adhésion Mode de paiement Choisissez votre mode de paiement. Optez pour le prélèvement automatique pour plus de simplicité. Complétez vos coordonnées bancaires. Le mandat de prélèvement est pré-rempli. Vous pouvez l imprimer et l enregistrer. Questions d orientation de votre adhésion Modifiez, le cas échéant, les réponses positionnées par défaut. 5

6 L adhésion Service de santé au travail Retraite complémentaire Vous devez obligatoirement être immatriculé auprès d un organisme de retraite complémentaire. Il peut être désigné par votre convention collective nationale en fonction de votre activité ou déterminé selon votre implantation géographique. Si vous ne connaissez pas cet organisme et les taux applicables, consultez ou contactez votre centre Tese. Le choix d un service de santé au travail est obligatoire. Vous devez prendre en compte les critères suivants : - proximité géographique, - compétences sectorielles de l organisme, - taux/montant forfaitaire. Pour en savoir plus : Sélectionnez votre organisme de retraite et complétez obligatoirement les taux tranche 1 (T1) et tranche 2 (T2). Ces informations figurent sur les documents transmis par votre organisme. 6

7 L adhésion Prévoyance Cette rubrique apparaît uniquement si vous avez coché «oui» à la question portant sur une prévoyance obligatoire dans la zone «questions d orientation de votre adhésion». Vous devez contacter l organisme qui gère votre prévoyance, qu il soit désigné ou non par votre CCN, afin de vous immatriculer et d obtenir les taux et la répartition (parts salarié et employeur). Vous pouvez également contacter votre centre Tese. Indiquez les n de contrats transmis par votre organisme pour faciliter la gestion de votre dossier. Si vous ne les avez pas encore reçus, vous devrez les transmettre à votre centre Tese dans les plus brefs délais. Si une complémentaire «soins santé» est appliquée obligatoi re ment dans votre entreprise, vous devez pren dre contact avec votre organisme à l instar de la prévoyance. 7

8 L adhésion Renseignements complémentaires Ces informations sont nécessaires pour l établissement de la déclaration annuelle des données sociales effectuée (DADS) par votre centre Tese. Pour information, sont assujetties : - à la taxe d apprentissage, principalement les entreprises employant des salariés et exerçant une activité commerciale, industrielle ou artisanale, - à la formation professionnelle, toutes les entreprises en faveur de leurs salariés, - à la taxe sur les salaires, exclusivement les entreprises non soumises ou soumises partiellement à la TVA. Indiquez l horaire collectif mensuel en heures et en minutes (et non en centièmes). Par exemple, si votre entreprise applique les 35 h par semaine, saisissez 151 h 40. Certains accords d entreprise prévoient un horaire collectif mensuel spécifique au secteur d activité de l entreprise. Il convient de nous indiquer cet horaire. La convention collective nationale des HCR, par exemple, fixe la semaine de travail à 39 h soit 169 h 00 mensuelle. 8

9 L adhésion Déclaration sur l honneur Indiquez si l ensemble de vos salariés seront gérés dans le dispositif Tese. En cliquant sur «suivant», vous obtenez un récapitulatif des éléments saisis. En cas d erreur, vous pouvez revenir sur les écrans précédents pour modification. Après vérification des éléments, cliquez sur «enregistrer». Vous obtenez immédiatement la confirmation de la prise en compte de votre adhésion. Un accusé de réception d adhésion avec un mot de passe pour accéder à votre espace employeur sécurisé vous sera adressé par voie postale. Dès réception, vous pourrez, le cas échéant, dans votre espace employeur : - visualiser votre adhésion, modifier votre mot de passe, vos coordonnées bancaires, votre adresse mail, - déclarer vos salariés, - éditer les documents transmis par votre centre Tese. 9

10 Espace employeur Accès à votre espace sécurisé pour déclarer vos salariés Pour entrer dans votre espace sécurisé et déclarer votre salarié, saisissez votre Siret et le mot de passe mentionné sur votre accusé de réception d adhésion. 10

11 Le contrat Liste de vos salariés Vous accédez à la liste et aux données de vos salariés, aux contrats établis ainsi qu aux déclarations effectuées. Vous créez un contrat pour tout nouveau salarié entrant dans le dispositif. Vous pouvez éditer un certificat de travail pré-renseigné. Vous avez la possibilité de modifier les informations administratives de votre salarié. Liste des contrats Cliquez ici pour visualiser ou modifier les informations administratives de votre salarié (nom, date de naissance, adresse ). Pour toute autre modification du contrat de travail, contactez votre centre Tese. Cliquez ici pour établir le certificat de travail. Cliquez ici pour obtenir le certificat d enregistrement du contrat. 11

12 Le contrat Créer un contrat Établir un contrat Seuls les salariés dont le contrat est en cours s affichent automati quement. Créer un nouveau contrat pour un salarié déjà employé dans l entreprise ou créer un contrat pour un nouveau salarié. Cliquez sur «Rechercher» pour créer un nouveau contrat pour un salarié déjà employé précédemment dans l entreprise et dont le contrat n est plus en court. Sélectionnez «tous les salariés de l entreprise», ou faites une recherche par nom ou prénom. Vous devez sélectionner le motif du contrat à durée déterminée (CDD). Celui-ci est toujours lié à une activité spécifique : surcroît d activité, emploi saisonnier, remplace - ment d un salarié absent, usage. Le CDD est par ailleurs soumis à des règles précises de durée, de limite de renouvelle ment et de délais de carence. Cochez cette case si le mandataire social de l entreprise est assimilé à un salarié pour la Sécurité sociale bien que ne relevant pas de l assurance chômage. Il peut s agir notamment d un gérant minori taire ou égalitaire d une SARL ou d un président de SAS. Pour un contrat d apprentissage ou de professionnalisation, sélectionnez dans le motif du CDD «Autre», puis indiquez par exemple «Apprenti» dans la rubrique «contrat particulier» et «Apprentissage» dans la rubrique «Précisez le motif». 12

13 Le contrat Établir un contrat Le CDI ou le CDD peut être à temps plein ou à temps partiel. S il s agit d un contrat à temps partiel, prévoyez un document signé par vous-même et votre salarié indiquant la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans lesquelles peuvent être effectuées les heures complémentaires. Cas particulier : si la durée du contrat de travail est inférieure à une semaine, cochez «temps plein». Cette rubrique est principalement réservée aux salariés «cadres». Retrouvez ces données dans votre convention collective consultable sur À défaut de CCN, cochez niveau 1, échelon 1. 13

14 Le contrat Établir un contrat Sélectionnez ZFU (zone franche urbaine), ZRU (zone de revitalisation urbaine), ZRR (zone de redynamisation rurale) ou ZRD (zone de restructuration de la défense), si vous bénéficiez pour vos salariés de l une de ces exonérations. Pour l obtention des exonérations ZFU, ZRU, ZRR, vous devez adresser une déclaration d'embauche spécifique à la Direccte et à l Urssaf. Les organismes mentionnés lors de votre adhésion sont indiqués et cochés automatiquement. Dans le cas de la mise en place de plusieurs retraite et prévoyance en fonction des catégories de vos salariés, vérifiez l exactitude des cases cochées pour chacun d entre-eux et modifiez les le cas échéant. 14

15 Le contrat Établir un contrat Vous obtenez un récapitulatif des données du contrat. En cas d erreur, vous pouvez revenir sur les écrans précédents pour modification. Après vérification des éléments, cliquez sur «enregistrer». Imprimez ce récapitulatif, vous obtenez immédiatement le certificat d enregistrement. Il sert de déclaration préalable à l embauche (DPAE) et de contrat de travail, s il est signé par vous-même et par votre salarié. L utilisation du Tese dispense de rédiger un contrat de travail. Toutefois, dans votre intérêt et celui de votre salarié, nous vous recommandons d en établir un, notamment pour prévoir d éventuelles clauses particulières (convention de forfait, primes et indemnités conventionnelles, clause d exclusivité et de nonconcurrence...). 15

16 Volets sociaux Établir un volet social Sélectionnez préalablement le mois pour lequel vous allez établir le volet social. Toute période d emploi antérieure à M-2 doit faire l objet d une demande spécifique auprès de votre centre Tese. Seul le dernier contrat apparaît. Cliquez sur l icône pour établir le volet social pour le mois en cours ou les deux mois précédents. Saisissez la période d emploi souhaitée. Le volet social sera rattaché au contrat correspondant à cette période. 16

17 Volets sociaux Établir un volet social Cliquez sur ce lien et les éléments de rémunération déclarés le mois précédent seront repris automatiquement. Le volet social sera rattaché au contrat correspondant. À défaut, la période d emploi indiquée est d un mois civil complet. Si le contrat de travail est inférieur à un mois, il convient de modifer ces dates. 17

18 Volets sociaux Établir un volet social Les heures rémunérées correspondent au nombre d heures total effectué, y compris les heures majorées et la période de congés payés. cliquez sur «Autres» pour déclarer une prime de licenciement ou de rupture conventionnelle. Il s agit de la rémuné ration totale y compris les heures majorées (hors primes). Indiquez le montant total et non le montant horaire). Sélectionnez la prime ou l indemnité puis indiquez le montant total et non le montant horaire. Cas d un salarié n ayant pas pris ses congés au terme de son CDD de 3 mois, rémunéré 1200 /mois : - calculez au titre de son indemnité de fin de contrat 10% sur la totalité de sa rémunération soit 360 (3 600 x 10 %), - puis calculez à nouveau 10% au titre de l indemnité compensatrice de congés payés sur le résultat obtenu, soit 396 [( ) x 10 %]. Renseignez cette zone lorsque votre salarié prend des congés. 18

19 Volets sociaux Établir un volet social Indiquez le total des frais professionnels versés à votre salarié. Par exemple les sommes dues au titre des indemnités de petits et grands déplacements prévues par la convention collective du BTP. Vous employez un salarié en contrat d apprentissage. Vous devez déclarer le montant de la rémunération et la base forfaitaire qui sert au calcul des cotisations et contributions sociales. Cette base se détermine en fonction de l âge de votre apprenti et de l année d exécution de son contrat. La base forfaitaire peut s appliquer à d autres catégories de salariés (formateurs occasionnels ). Dans ce cas, l accord du salarié est nécessaire. Portez dans cette zone le montant des frais professionnels qui ne sont pas exonérés de cotisations : soit la fraction des allocations forfaitaires excédant les limites d exonération, soit les frais non justifiés, ainsi que l intégralité de l indemnité de trajet (BTP). Bon à savoir Reportez-vous à l annexe au guide pratique ou consultez la documentation spécifique «Avantages en nature et frais professionnels» sur 19

20 Volets sociaux Établir un volet social Vous obtenez un récapitulatif des élé - ments déclarés. En cas d erreur, vous pouvez revenir sur les écrans précédents pour modification. Vous obtenez immédiatement le certificat d enregistrement, que vous pouvez imprimer. Le bulletin de paie sera disponible dans la rubrique «Éditions» dès le premier jour ouvré suivant votre saisie. Cliquez sur cette rubrique pour visuali ser le détail des cotisa tions et le mon tant du salaire net à verser à votre salarié. Ce message apparaît lorsque le montant de la rémunération est inférieur au Smic en vigueur ou lorsqu il n est pas mentionné le montant total mais le taux horaire. Après vérification des éléments, cliquez sur «enregistrer». 20

21 Volets sociaux Liste des volets sociaux Vous pouvez visualiser ou imprimer le bulletin de paie. Vous pouvez également modifier le volet social du mois en cours et ceux des 2 mois précédents. 21

22 Éditions Liste des Cliquez sur l icône pour visualiser le document Vous pouvez consulter et imprimer les documents transmis par votre centre Tese. Encore plus simple avec Réalisation : Acoss/centre national Tese - réf. : NAT/2348/Juillet 2013/Mode d emploi internet Tese