TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI108

Transcription

1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI108 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Subventions FM concernées Mission d appui au développement de la note conceptuelle intégrée VIH/TB Montant de la subvention Période de la subvention HTI-102-G09-H $ Janv déc HTI-911-G08-T $ Avr Mars Durée totale des jours prévus 130 jours VIH-TB Gouvernance CCM - Haïti Note de performance A2 Juin 2013 A2 Juin 2013 Contact FEI Personne référente Coordonnées Thierry RAMOS Date de la note de performance thierry.ramos@diplomatie.gouv.fr +33 (0) II. Justification de la mission Depuis 2003, le Fonds mondial a approuvé plus 289 million de dollars pour la lutte contre le VIH/sida, la Tuberculose et le Paludisme en Haïti. Actuellement, trois subventions, toutes à leur deuxième phase de financement, sont en cours de mise en œuvre dans le pays. La série 9 Tuberculose et le RCC VIH sont gérées par le PNUD en tant que récipiendaire principal, la série 8 Paludisme est gérée par PSI. Dans le cadre du nouveau modèle de financement, Haïti figure sur la liste des candidats ordinaires qui pourront prétendre à un financement pour la période et qui doivent présenter une note conceptuelle unique pour les programmes conjoints de lutte contre le VIH et la tuberculose, le pays faisant face à un taux élevé de coïnfection tuberculose/vih. Les subventions VIH et Tuberculose prennent fin respectivement en décembre 2014 et mars Les plans stratégiques nationaux VIH et Tuberculose sont en cours de révision et identifient déjà un déficit de financement pour faire face aux besoins existants. Compte tenu des délais fixés par le Fonds mondial aussi bien pour la soumission des notes conceptuelles au cours des trois prochaines années que pour les réunions du Comité technique d'examen des propositions (CTEP), le CCM-Haïti envisage de soumettre cette note conceptuelle Termes de références 14INI108 1

2 unique au mois de mai La démarche du CCM-Haïti vise à une appropriation de toutes les parties prenantes nationales ainsi qu une élaboration collective qui prenne en considération les enjeux d une note conceptuelle unique dans la lutte contre le VIH/SIDA et la Tuberculose, ainsi que les besoins des populations touchées et affectées. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission La mission d expertise a pour objectif d appuyer le CCM d Haïti dans la coordination et la facilitation du processus de dialogue pays et ce jusqu à la présentation de la note conceptuelle unique. 2) Objectifs spécifiques 1. Accompagner le CCM-Haïti et sa commission de développement des propositions (CDP) dans la conduite du Dialogue pays en facilitant la participation de l ensemble des parties prenantes nationales ainsi que les partenaires techniques et financiers au choix des priorités nationales ; 2. Appuyer le CCM-Haïti dans les différentes étapes du processus d élaboration de la note conceptuelle ; 3. Appuyer le CCM et le récipiendaire principal dans l élaboration des documents de projet après la validation de la note conceptuelle. 3) Résultats attendus 1. Les priorités nationales sont discutées et validées par toutes les parties prenantes ; 2. La note conceptuelle est élaborée, et les commentaires du panel d experts techniques sont pris en compte ; 3. Le CCM-Haïti est accompagné dans le processus d élaboration des documents de projet après la validation de la note conceptuelle par le Comité technique d examen des propositions. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de sa mission, les consultants auront à conduire les activités suivantes : 1. Les priorités nationales sont discutées et validées par toutes les parties prenantes ; - Proposer à la CDP une méthodologie participative du processus et un plan de travail ; - Travailler avec la Coordination Technique du PNLS et du PNLT sur un calendrier de rencontre avec les autorités publiques, les donateurs, les partenaires techniques, la société civile et les principales populations touchées et les plus exposées au risque, afin que le processus soit le plus participatif que possible ; - Réaliser l inventaire des documents et outils nécessaires au développement la demande de subvention intégrée VIH/TB ; Termes de références 14INI108 2

3 - Planifier et gérer les réunions pour le développement de la demande de subvention de concert avec la coordination de la CDP (les matériels requis, élaborer les agendas, préparer les documents pour les réunions) ; - Réaliser des entrevues et visites quand nécessaire avec les parties prenantes pour leur informer du processus et recueillir les informations souhaitées ; 2. La note conceptuelle est élaborée, et les commentaires du panel d experts techniques sont pris en compte ; - Travailler de concert avec le Récipiendaire Principal des subventions actuelles, les programmes nationaux de lutte contre le VIH/sida et la Tuberculose, la société civile, les populations touchées et les plus exposées au risque et l équipe d experts techniques identifiés par le CCM-Haïti pour appuyer le processus, rechercher le consensus sur les éléments devant figurer dans la proposition et incorporer les décisions prises par l équipe et approuvées par le CCM-Haïti dans la proposition ; - Élaborer les sections de la proposition comme assigné dans la division des tâches avec l équipe d experts techniques, préparer les annexes et incorporer les changements souhaités par le CCM et la Commission de Développement des Propositions ; - Revoir les sections de la proposition préparées par les différentes parties prenantes et faire des recommandations au CDP/CCM ; - Elaborer le document de la note conceptuelle intégrée VIH/TB en respectant le calendrier d'activités du CDP ; - Participer activement dans les échanges entre le Secrétariat et/ou du Comité technique d examen des propositions et l équipe pays après soumission de la note conceptuelle. 3. Le CCM-Haïti est accompagné dans le processus d élaboration des documents de projet après la validation de la note conceptuelle par le Comité technique d examen des propositions. - Accompagner le PR dans l élaboration des documents de projet après la validation de la note conceptuelle par le TRP ; - Conduire les débats lors des présentations sur l'état d'avancement du processus pour l assemblée générale du CCM- Haïti, les hautes autorités du MSPP, les partenaires techniques, les bailleurs de fonds sur demande du CDPHR ; - Préparer les comptes rendus des réunions tenues dans le cadre de cette demande de financement ; - Assurer la complétude des documents à soumettre avant leur acheminement au Fonds mondial. 2) Livrables attendus - Calendrier de mise en œuvre de la mission et méthodologie du processus. - Inventaire des documents et outils nécessaires au développement de la demande de subvention intégrée VIH/TB - Dialogue Pays : o Calendrier détaillé o Outils de coordination et synthèses des orientations stratégiques o Copies des feuilles de présence et documents de synthèse des discussions o Rapport de synthèse des négociations entre le Fonds mondial et l équipe pays Termes de références 14INI108 3

4 - Notes conceptuelles : o Constitution de l équipe de rédaction o Calendrier de rédaction o Note conceptuelle (qui sera rédigée par les experts en appui aux partenaires nationaux) o Et toute autre tâche demandée par le CCM 3) Coordination L expert 1 sera chargé de coordonner l équipe. Une coordination étroite avec l équipe pays du Fonds mondial, le Bureau du CCM et le SE/CCM devra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation. En outre, des échanges réguliers avec le Bureau du CCM et le SE/CCM seront à prévoir sur l état d avancement de la mission et éventuellement les difficultés rencontrées. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : mars 2014-octobre ) Date de démarrage : 17 mars ) Date de fin : octobre ) Durée effective : 130 jours prestés 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Résultats Activités Calendrier Expert 1 Expert 2 Expert 3- Local Une procédure transparente identifie les parties prenantes (non membres et populations clés) et définit leur participation à la rédaction de la note conceptuelle Elaboration d une feuille de route - calendrier Fin Mars (Mission 1 : 17 au 28 mars 2014) 5 h/j 5h/j L ensemble des documents et outils nécessaires sont mis à disposition de l ensemble des parties prenantes Réaliser l inventaire des documents et outils nécessaires au développement la demande de subvention intégrée VIH/TB Fin Mars (Mission 1) 2 h/j 2 h/j Termes de références 14INI108 4

5 Les priorités nationales sont discutées et validées par toutes les parties prenantes La note de concept est rédigée par un groupe de travail La note de concept est finalisée en vue de sa présentation au TRP Les commentaires du TRP sont pris en compte en vue de l approbation finale Le Plan de travail, et budgets détaillés, système d approvisionnement et de distribution, plan de Suivi-Evaluation sont finalisés Atelier d identification des gaps en matière d accès universel et de définition/validation et de choix des priorités nationales Suivi sur place des activités de coordination Conception de la note de concept élaboration du cadre de performance- plan GAS et consolidation si nécessaire. Suivi sur place des activités de coordination Appui complémentaire suite à l examen de la note de concept par le TRP Accompagner le PR dans l élaboration des documents de projet après la validation de la note conceptuelle par le TRP Fin Mars (Mission 1) Début Avril : 31 mars au 11 avril 2014 Fin Avril (Mission 2 : 14 avril au 2 mai 2014) Mai (Mission 2 ) Début mai : 5 au 16 mai h/j (dont 2 jours d atelier) 3 h/j (dont 2 jours d atelier) 10 h/j 10 h/j 10 h/j 10 h/j 5 h/j 5 h/j 5 h/j 5 h/j (distance) 5 h/j (distance) 10h/j 5 h/j 10 h/j 10 h/j 10 h/j Total h/j Cumulé : 130 h/j 40 h/j 30 h/j 60 h/j L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec l Attachée de coopération. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 3 2) Profil d expert Les experts 1 et 3 doivent impérativement être disponibles à partir du 17 mars Termes de références 14INI108 5

6 Poste : Expert 1 chef d équipe - Expert International en accompagnement à l élaboration de requêtes (spécialisation VIH/SIDA-Tuberculose) A. Qualifications et compétences - Titulaire d un diplôme universitaire (3ème cycle) en Santé / Santé publique - Spécialisation / Compétence dans le(s) secteur(s) Renforcement des systèmes de santé (RSS) - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) et de l anglais B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans Lutte contre le VIH/SIDA et/ou la Tuberculose dans les pays en développement. - Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et du fonctionnement des Instances de coordination nationale (CCM) indispensable. - Expérience confirmée dans l accompagnement des programmes financés par le FM lors des soumissions, revue ou reconduction. - Expérience confirmée en matière de communication notamment auprès des populations clés. C. Expérience professionnelle spécifique - Connaissances des modalités de fonctionnement du Nouveau Modèle de Financement indispensables. - Bonne connaissance des meilleures pratiques de l'oms dans le pilotage des programmes intégrés VIH / TB - Expérience dans la soumission de propositions au Fonds mondial. - Expérience dans l élaboration de budget et de plan de travail - Expérience d animation de réunions et d ateliers de concertation. - Une expérience professionnelle en Haïti est souhaitable. Poste : Expert 2 Spécialiste en gestion des intrants et chaine d approvisionnement A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en pharmacie - Spécialisation dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants de santé - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes Termes de références 14INI108 6

7 de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) et de l anglais B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans le renforcement des systèmes pharmaceutiques/chaine d approvisionnement dans les pays en développement. - Excellentes connaissances du fonctionnement du Fonds Mondial et des procédures en matière de gestion des intrants pharmaceutiques. - Connaissances de la gestion des intrants liés à la prise en charge du VIH/Sida et de la Tuberculose. C. Expérience professionnelle spécifique - Connaissances des modalités de fonctionnement du Nouveau Modèle de Financement indispensables. - Expérience dans la préparation des plans annuels de passation des marchés - Expérience dans la soumission de propositions au Fonds mondial. - Expérience d élaboration de plan GAS dans les propositions du fonds mondial. - Une expérience professionnelle en Haïti est souhaitable. Poste : Expert 3 Local en suivi et évaluation : A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) et de l anglais B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans Lutte contre le VIH/SIDA et la tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) dans les pays en développement. - Expérience professionnelle d au moins 3 ans dans les pays en développement en suivi/évaluation, élaboration de cadre de performance C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience d assistance technique dans l'élaboration de plan de suivi et évaluation. - Connaissances des modalités de fonctionnement du Nouveau Modèle de Financement indispensables. - Expérience dans la soumission de propositions de propositions au Fonds mondial. - Expérience d élaboration d outils et de documents de référence au profit des CCM. - Bonne connaissance du fonctionnement des systèmes d'information - Une expérience professionnelle en Haïti est souhaitable. Termes de références 14INI108 7

8 VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 15 jours après chaque mission (conformément au calendrier) et intégrer un suivi des feuilles de route élaborées en début de mission. Ces comptes rendus, rédigés en français, devront pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Un rapport final global, devra être rédigé à la fin de la mission d appui par le chef d équipe. VIII. Suivi-évaluation Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Feuilles de route du Dialogue Pays Dialogue Pays (calendrier, outils de coordination, feuilles de présence et documents de synthèse) Note conceptuelle (équipe de rédaction, calendrier, note conceptuelle) et documents de la subvention La mission de chaque expert est planifiée en accord avec le CCM et est respectée par les experts. Les principaux points de discussion sont identifiés et les priorités opérationnelles sont délimitées. La participation des différents acteurs est planifiée et les modalités de cette participation sont définies (conformément aux standards attendus du FM [ouverture, transparence, etc ]). L appui à l élaboration des notes de concepts permet la production de celles-ci dans le respect des standards du FM (participation des acteurs et notamment des principales populations affectées, etc ) et dans le respect des délais prévus. Le dialogue pays a été initié par les acteurs concernés avec le FM et son déroulement donne satisfaction à l ensemble des organisations et acteurs impliqués (autorités, société civile dont représentants des communautés des populations clés et des personnes victimes des pandémies, FM) Sources de vérification Compte-rendu de mission Questionnaire satisfaction du bénéficiaire Retour du PFM et des partenaires Termes de références 14INI108 8