Projet Storebox. Livre blanc Swisscom (Suisse) SA

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1 Projet Storebox Livre blanc Swisscom (Suisse) SA

2 Sommaire Sommaire... 2 Introduction... 3 Différence entre synchronisation et sauvegarde... 3 Quelle méthode utiliser?... 3 Situation initiale... 4 Enjeux... 4 Besoins... 5 Exemples de solutions avec Storebox... 6 Configuration initiale Storebox... 6 Utilisateurs et groupes... 6 Concept de données Storebox... 7 Solution 1: uniquement Storebox... 7 Solution 2: serveur de fichiers avec Storebox... 9 Solution 3: passerelle NAS... 9 Conclusion

3 Introduction Ce livre blanc décrit une situation fictive. Il montre comment Storebox permet aux collaborateurs d'une entreprise répartis sur plusieurs sites de travailler sur des projets avec des partenaires externes et de sauvegarder les données. Différence entre synchronisation et sauvegarde La synchronisation vise à s'assurer que deux emplacements ou plus contiennent exactement la même information. Par exemple, lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez des données dans un emplacement, l'outil de synchronisation procédera de même aux autres emplacements. La synchronisation conserve toujours deux copies de vos dernières modifications: une en local et une dans un autre emplacement. La sauvegarde est le fait de copier des données d'un emplacement à un autre. La sauvegarde copie les données selon un calendrier ("Backup-Schedule") et tient compte uniquement des modifications depuis la dernière sauvegarde. Quelle méthode utiliser? Dans la plupart des cas, il faudrait recourir aux deux méthodes. Il est recommandé d'utiliser la sauvegarde si vous souhaitez restaurer des données perdues ou des versions antérieures d'un fichier parce que les modifications doivent être annulées. La synchronisation, quant à elle, vous permet d'accéder aux mêmes données sur divers appareils (p. ex. ordinateur, serveur et appareils mobiles). Si vous êtes certain de ne plus modifier aucune donnée, vous pouvez aussi utiliser la synchronisation pour sauvegarder vos données. Il est donc recommandé de commencer par se demander quelles sont les données encore en traitement (données actives) et quelles sont les données qu'il s'agit simplement de sauvegarder pour pouvoir les restaurer en tout temps (données passives). Avec Storebox, même les données actives (tous les fichiers dans votre Storebox qui sont p. ex. aussi synchronisés) sont conservées jusqu'à 30 jours. Ainsi, une fois que vos données se trouvent dans Storebox, vous pouvez toujours y télécharger à nouveau vos fichiers à un certain stade (timbre horaire). L'espace de stockage supplémentaire nécessaire ne vous est pas facturé: vous en bénéficiez gratuitement. Par conséquent, vous devriez utiliser la fonction de sauvegarde Storebox si vous souhaitez simplement conserver vos données locales sans les partager. Cela optimise votre espace de stockage Storebox et la rapidité d'exécution, car seules les modifications sont enregistrées dans Storebox. Dans le cadre de la synchronisation, les modifications dans Storebox sont automatiquement répercutées sur vos données locales, ce qui n'est pas forcément souhaitable. 3

4 Situation initiale L'entreprise que nous prenons en exemple emploie 15 personnes, réparties sur trois sites. Elle travaille principalement sur la base de projets (p. ex. bureau d'ingénieurs ou d'architectes). Huit collaborateurs travaillent sur le site principal A, cinq sur le site B et deux sur le site C. Enjeux Jusqu'à présent, l'entreprise utilise au site principal un système de stockage des données sous la forme d'un serveur de fichiers. Les collaborateurs du site principal A accèdent directement aux données par un lecteur réseau (CIFS/NFS). Les collaborateurs des deux autres sites accèdent aussi directement aux documents par une connexion sécurisée (VPN). Avec ses partenaires externes (fournisseurs, clients, etc.), l'entreprise échange normalement les données par , sous forme de pièces jointes. Dans de rares cas (p. ex. fichiers volumineux), les collaborateurs configurent un accès FTP aux documents pour les partenaires externes. Les données figurant dans le système de stockage centralisé sont hierarchisées en fonction des projets. Le dossier principal "Projets" contient un sous-dossier par projet, p. ex. "Projet01", "Projet02", etc. Actuellement, l'entreprise travaille uniquement sur les projets "09" et "10". Les autres projets sont clos, et leurs données ne sont utilisées que de façon sporadique. Il existe aussi des dossiers pour la vente et le marketing ainsi qu'un dossier interne contenant les données spécifiquement internes, comme les calendriers, budgets, etc. La situation initiale est illustrée de la façon suivante: 4

5 Besoins Comme les employés sont toujours plus nombreux à utiliser un nombre croissant d'appareils mobiles (p. ex. smartphones et tablettes) pour leur travail, il est devenu nécessaire de disposer d'une solution intégrale. La solution actuelle ne permet pas d'accéder directement aux données stockées sur d'autres appareils ("Any-Device") et dans d'autres emplacements que les sites A, B et C ("Anywhere"). Résultat: il arrive encore souvent que les données soient transmises par et que diverses solutions Cloud privées soient exploitées. Il n'est donc plus possible de garantir l intégrité et la sécurité des données. Par ailleurs, la forte hausse du volume des données est en train de surcharger la connexion Internet au siège principal. En effet, les collaborateurs des autres sites et les partenaires externes accèdent toujours plus fréquemment à des fichiers toujours plus volumineux. La disponibilité du système de stockage des données sur le serveur de fichiers commence à poser problème, car les pannes deviennent toujours plus fréquentes en raison de la surcharge. La recherche d'erreurs qui s'ensuit entraîne des charges supplémentaires, qu'il s'agit de réduire. Enfin, les données du système de stockage ne sont pas suffisamment protégées en cas de catastrophe, comme un incendie ou des dégâts d'eau. Elles sont seulement copiées manuellement de temps à autre sur un disque dur externe. L'entreprise aimerait une solution plus sûre, qui procède plus souvent à la sauvegarde. 5

6 Exemples de solutions avec Storebox Sur la base de cette situation initiale et des besoins de notre entreprise fictive, trois solutions Storebox sont envisageables. Il est important de noter qu'il n'existe pas une solution idéale dans l'absolu, mais que chaque solution a sa raison d'être. Une comparaison des avantages et inconvénients est disponible à la fin de ce document, dans la conclusion. Configuration initiale Storebox Avant d'entamer la migration des données dans Storebox et d'installer les appareils, l'entreprise doit procéder à la configuration initiale de Storebox (indépendamment de la solution souhaitée). Utilisateurs et groupes Dans un premier temps, un administrateur nommé par l'entreprise définit tous les collaborateurs de l'entreprise comme des utilisateurs Storebox. Il est recommandé de créer des groupes d'utilisateurs pour faciliter l'établissement de paramètres communs ultérieurs. Il n'y a donc pas besoin de saisir séparément les utilisateurs pour chaque projet; les autorisations sont attribuées directement en fonction du groupe. Il est aussi possible d'entrer les modifications consécutives à un changement de personnel au niveau de l'utilisateur (appartenance au groupe), sans les répercuter dans chaque projet. Dans notre entreprise fictive, il serait possible de créer les groupes suivants: > Direction La direction doit pouvoir accéder librement à tous les dossiers. Cependant, elle travaille principalement dans les dossiers "Interne" et "Vente". > Administration L'administration travaille principalement dans les dossiers "Interne" et "Marketing". Elle ne collabore pas sur les projets. > Vente La section vente travaille principalement dans les dossiers de projets et le dossier "Vente". Elle n'a besoin que d'un accès en lecture au dossier "Marketing". > Groupe de projet Les collaborateurs à un projet travaillent principalement dans le dossier du projet en question. > Partenaires externes Il n'y a pas besoin de créer de compte utilisateur ni de groupe Storebox pour les partenaires externes. Ces derniers peuvent accéder aux fichiers et dossiers de projets par le biais de la fonction d'invitation ("Invitations") de Storebox. Les données sont accessibles au moyen du navigateur (Web) conformément à l'autorisation définie (heure et droits d'accès). 6

7 Concept de données Storebox Pour permettre aux utilisateurs d'utiliser la synchronisation multi-fichiers de Storebox, il faut établir et définir tous les répertoires et dossiers de projets dans Storebox sous forme de projets Storebox. Il est recommandé de créer les dossiers sous forme de projets dans Storebox pour pouvoir configurer séparément la synchronisation (grâce à la synchronisation multi-fichiers) et les autorisations. Les autorisations pour les groupes d'utilisateurs peuvent être définies directement lors de l'établissement des projets. Le tableau suivant illustre les possibilités d'accès en fonction des besoins de chaque groupe: Projet Direction Administration Section vente Groupe de projet Interne Ecriture Ecriture Ecriture Ecriture Marketing Ecriture Ecriture Lecture seulement Lecture seulement Vente Ecriture Ecriture Ecriture Lecture seulement Projet01-08 Ecriture Lecture seulement Lecture seulement Lecture seulement Projet09-10 Ecriture Lecture seulement Ecriture Ecriture Bien entendu, ces définitions peuvent être modifiées, étoffées ou adaptées à tout moment (aussi ultérieurement) en fonction des besoins individuels. Par exemple, si le projet 09 est terminé, il convient d'adapter les autorisations conformément aux projets Solution 1: uniquement Storebox Dans ce cas de figure, le serveur de fichiers servant à stocker les données de l'entreprise est entièrement supprimé, et toutes les données sont enregistrées dans Storebox. Si possible, pour la migration des données, il convient d'installer le logiciel Storebox au préalable sur le système de stockage des données (c'est-à-dire l'ancien serveur de fichiers). La migration des données s'effectue alors par une synchronisation en arrièreplan avec optimisation pour la bande passante. Le logiciel Storebox (pour Windows, Mac ou Linux) est ensuite installé sur les ordinateurs de tous les collaborateurs. Storebox est aussi intégré comme lecteur réseau (via WebDAV). Le tableau suivant illustre les possibilités d'accès pour chaque groupe d'utilisateurs en fonction des besoins: Dossier Direction Administration Section vente Groupe de projet Interne (logiciel) (logiciel) 7

8 Dossier Direction Administration Section vente Groupe de projet Marketing Vente Projet01-08 Projet09-10 (logiciel) (logiciel) Synchronisatio n (logiciel) Synchronisatio Synchronisatio n n (logiciel) En fonction des besoins, le logiciel Storebox peut être configuré pour chaque utilisateur de façon à ce que les dossiers soient synchronisés afin de permettre aux collaborateurs de travailler aussi en local. Il est recommandé de synchroniser, dans la mesure du possible, uniquement les dossiers auxquels l'utilisateur doit fréquemment accéder. Celuici peut accéder aux autres dossiers en tout temps par le biais du lecteur réseau ou du navigateur (interface Web). Comme toutes les données sont enregistrées dans Storebox, aucune sauvegarde supplémentaire n'est nécessaire. Les données sont stockées dans quatre emplacements chez Swisscom. Il est possible de restaurer les données des 30 derniers jours directement dans Storebox (dossier "Previous Versions"). Au fait: l'administrateur peut configurer les logiciels Storebox de façon centralisée, sur l'interface Web de Storebox, après avoir activé l'option "Remote-Access" sur ces logiciels. Configuration Storebox requise: > Pack de base L (sans sauvegarde) > 5 utilisateurs supplémentaires (sans sauvegarde) > Stockage supplémentaire selon les besoins Cette solution est illustrée de la façon suivante: 8

9 Solution 2: serveur de fichiers avec Storebox Dans ce deuxième cas de figure, notre entreprise fictive continue d'exploiter son système de stockage des données. Le logiciel Storebox est installé sur le serveur de fichiers. Il synchronise les dossiers sur le serveur directement avec les projets Storebox. Les collaborateurs du site principal A travaillent directement sur le serveur de fichiers (lecteur réseau du serveur). Il n'y a donc pas besoin d'installer de logiciel Storebox sur leur ordinateur ni de configurer en principe de compte utilisateur Storebox. Exception: si ces collaborateurs doivent accéder en déplacement aux données Storebox, il leur faut une licence. Les collaborateurs des sites B et C sont équipés du logiciel Storebox, par lequel ils accèdent aux données. Cela décharge la bande passante du site principal A, car les sites B et C n'accèdent plus directement au système de stockage des données. Les possibilités d'accès pour les collaborateurs des deux sites secondaires sont les mêmes que dans la solution 1. Comme tous les dossiers du système de stockage sur le serveur de fichiers sont synchronisés avec Storebox, ils sont stockés en sécurité dans Storebox. Il n'y a donc pas besoin de les sauvegarder une nouvelle fois. Les données sont stockées dans quatre emplacements chez Swisscom. Les utilisateurs peuvent restaurer les données des 30 derniers jours à n'importe quel stade directement dans Storebox ("Previous Versions"). Configuration Storebox minimale requise: > Pack de base M (sans sauvegarde) > 2 utilisateurs supplémentaires (sans sauvegarde) > 1 licence serveur > Stockage supplémentaire selon les besoins Cette solution est illustrée de la façon suivante: Solution 3: passerelle NAS Dans ce troisième cas de figure, le système de stockage des données de l'entreprise est remplacé par une passerelle NAS Storebox. Pour la migration des données depuis le serveur de fichiers vers la passerelle NAS, il convient d'utiliser si possible la fonction de synchronisation locale. A cet effet, un disque dur externe peut être connecté à la passerelle NAS via port USB. Il est automatiquement synchronisé en arrière-plan avec l'espace de stockage sur la passerelle NAS, dans lequel il enregistre les données. 9

10 La passerelle NAS est aussi accessible aux utilisateurs Storebox directement par le navigateur (interface Web) ou WebDAV. C'est pourquoi il est possible de renoncer à une synchronisation des projets inactifs (projet01 08) dans Storebox. Ces projets sont sauvegardés seulement dans Storebox, ce qui économise la bande passante. Le tableau suivant illustre la configuration de la passerelle NAS: Dossier Interne Marketing Vente Projet01-08 Projet09-10 Mode Sauvegarde Comme dans la solution 2, les collaborateurs du site principal A travaillent directement sur la passerelle NAS (lecteur réseau). Il n'y a donc pas besoin d'installer de logiciel Storebox sur leur ordinateur ni de configurer en principe de compte utilisateur Storebox. Exception: si ces collaborateurs doivent accéder en déplacement aux données dans Storebox ou sur la passerelle NAS, il leur faut une licence. Les collaborateurs des sites B et C sont équipés du logiciel Storebox. Ils accèdent donc aux données via Storebox. Cela décharge la bande passante du site principal A, car les collaborateurs des sites secondaires n'accèdent plus directement au système de stockage des données. Les possibilités d'accès pour les collaborateurs des deux sites secondaires sont les mêmes que dans la solution 1, si ce n'est que le lecteur réseau des projets terminés (projet01 08) accède directement à la passerelle NAS (et non au Cloud). Comme tous les dossiers du système de stockage des données sont synchronisés ou sauvegardés avec Storebox, ils sont stockés dans Storebox. Il n'y a donc pas besoin de les sauvegarder une nouvelle fois. Les données sont stockées dans quatre emplacements chez Swisscom. Les collaborateurs peuvent restaurer les données des 30 derniers jours à n'importe quel stade, directement dans Storebox (dossier "Previous Versions"). Configuration Storebox minimale requise: > Pack de base M (sans sauvegarde) > 2 utilisateurs supplémentaires (sans sauvegarde) > 1 licence passerelle NAS > Stockage supplémentaire selon les besoins > La passerelle NAS est fournie séparément par une entreprise partenaire de Swisscom (disques durs inclus). Cette solution est illustrée de la façon suivante: 10

11 Conclusion En principe, les trois solutions répondent aux besoins de l'entreprise. Dans tous les cas, l'ensemble des données est sauvegardé en externe dans Storebox. De plus, toutes les solutions permettent de travailler de façon mobile sur des documents communs. Le tableau suivant illustre les différences: 11

12 Votre contact Stefan Lengacher Gestionnaire de produits Cloud Services 12