Déclaration Sociale Nominative (DSN) 11/05/2015. Allianz Courtage

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1 Déclaration Sociale Nominative (DSN) 11/05/2015 Allianz Courtage

2 Sommaire 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN 2

3 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Les grands principes de la Déclaration Sociale Nominative (1/2) La DSN consiste en une transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues du logiciel de paie des entreprises et adressée aux organismes de protection sociale dans le cadre des déclarations sociales. Grace à la DSN, les déclarations sociales sont désormais regroupées dans une seule transmission, effectuée automatiquement et tous les mois depuis une solution (un logiciel ou une solution en ligne) de paie compatible. Les données prises pour réaliser la DSN sont ainsi issues directement de la paie. Sont éligibles à la DSN : Les employeurs et salariés du régime général de la sécurité sociale et du régime agricole (MSA) et également les salariés des entreprises mixtes. Les entreprises dont les salariés relèvent du régime Alsace / Moselle. Les entreprises dont les salariés dépendent des caisses spécifiques de congés payés (ex. BTP). Les entreprises ayant des salariés à temps partiel. Les entreprises pratiquant le décalage de paie avant le 10 du mois. Ne sont pas éligibles à la DSN les entreprises du secteur public. 3

4 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Les grands principes de la Déclaration Sociale Nominative (2/2) Fonctionnement général et simplifié de l envoi d une DSN Entreprise ou Tiers déclarant équipé d un logiciel de paie compatible Portail sécurisé de télédéclaration Concentrateur de la FFSA Répartition des flux DSN entre le porteur de risque ou le délégataire de gestion qui gère les cotisations Assureur gestionnaire collective Réception des flux DSN Délégataire gestionnaire d assurance collective Réception des flux DSN Envoi de la DSN mensuelle Dépôt et contrôle de la DSN Progiciel de paie CNAV Organismes publics Stockage et distribution Répartition des flux DSN par organisme public 4

5 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Le contexte réglementaire La loi de simplification du 22 mars 2012 institue la DSN avec 3 jalons clés : Janvier 2013 : ouverture au volontariat des entreprises et premier périmètre déclaratif. Avril 2015 : mise en place de la DSN pour une partie des entreprises : Le décret n du 24 septembre 2014 (décret intermédiaire) fixe les seuils de l obligation d effectuer la DSN à partir de la paye d avril 2015 pour les plus grandes entreprises de France (représentant 8 millions de salariés). Il s agit des entreprises : Payant plus de 2 millions d'euros de cotisations et contributions sociales dues au titre de l'année Ou les entreprises ayant plus d'un million d'euros de cotisations sociales qui ont recours à un tiers déclarant dont la somme totale des cotisations et contributions sociales dues pour l'ensemble de ses clients et supérieure à 10 millions d'euros au titre de l'année Janvier 2016 : généralisation obligatoire pour les entreprises et OPS sur un périmètre élargi. Toutes les entreprises de France devront alors produire une DSN complète intégrant les données des DUCS retraite, DUCS prévoyance et de la DADS-U. 5

6 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Le calendrier réglementaire de déploiement 01/05/2015 Seuil d obligation intermédiaire Avril 2013 Octobre 2014 Décembre 2015 Janvier 2016 Source : dsn-info.fr : 6

7 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Les informations portées par la DSN Phase 1 Phase 2 La DSN mensuelle portera les informations concernant les événements connus dans le mois et des informations issues de la paye (filtrées par type de destinataires) Le signalement d événement ne concerne que les organismes visés par l événement (ex : un signalement de fin de contrat de travail concerne Pôle Emploi et les organismes complémentaires de prévoyance, assurance, mutuelle). Il est au seul usage des organismes pour lesquels les déclarations actuelles seront obligatoirement remplacées par la DSN. Plus spécifiquement pour les phases 1 et 2 : L événement «fin de contrat de travail», véhiculé par le flux DSN sera reçu : Par les organismes complémentaires de prévoyance, assurance, mutuelle en remplacement du formulaire de radiation Par Pôle emploi en remplacement de l Attestation Employeur Les événements «arrêt de travail» et «reprise suite à arrêt de travail» sont uniquement destinés à la CNAMTS ou la MSA selon la nature de l entreprise (remplacement de la DSIJ) Phase 3 Le message DSN mensuel de l entreprise serait découpé par établissement en indiquant salarié par salarié Son rattachement à un contrat d assurance collective/code population/option Ses éléments de rémunérations Ses éléments de cotisations nominatifs par contrat Le message DSN mensuel devrait aussi contenir des éléments d information facilitant le rapprochement des cotisations et leur(s) paiement(s). Les informations portées concernent la Santé, la Prévoyance et la Retraite 7

8 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Les avantages liés à la mise en place de la DSN Pour les entreprises et tiers déclarants Simplification de la communication des données sociales aux organismes. Sécurisation dans la transmission des données sociales liées à la fiche de paie et à la gestion des RH. Pour les salariés Actualisation des données de façon régulière : arrêté mensuel qui conduit à enregistrer les données au plus près de l événement. Actualisation plus rapide de la situation des salariés et fiabilisation facilitée de leurs droits. Limitation du nombre de justificatifs à produire auprès des organismes pour accéder plus facilement à certaines prestations sociales. Collecte des données «à la source», gage de qualité et de fiabilité pour les informations traitées. L employeur et le salarié sont identifiés de la même manière par tous les organismes, ce qui permet : De faciliter les régularisations, De limiter les fraudes et les procédures de précontentieux, Pour les organismes de protection sociale D offrir des opportunités de contrôles et de sécurisation juridiques nouvelles. Limitation des indus Amélioration du suivi des affiliations : détection de la non réception de certains dossiers d affiliations / amélioration de la qualité des données grâce à la comparaison entre les données connues Détection des mouvements de personnels au plus tôt (mensuellement) Automatisation plus forte du calcul des cotisations et de sa vérification (acte de régularisation) à partir de données fiables en sortie de paie Information systématique et nominative de la population assurée. Etc. 8

9 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation Le positionnement d Allianz vis-à-vis de la DSN La mise en place de la DSN s impose aux entreprises pour les déclarations émises et destinées aux organismes publics (Pôle Emploi, ACCOSS, Assurance Maladie, CNAV, etc.) La DSN n est pas obligatoire pour les organismes d assurance Pour autant, Allianz a fait le choix de se positionner aux côtés de ses clients et de les accompagner dans cette démarche de simplification administrative 9

10 Sommaire 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN 10

11 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN Principes généraux Si une entreprise ou un tiers déclarant vous contacte pour connaître les modalités opératoires liées à la télétransmission de la DSN, voici la liste des pré requis à communiquer : L entreprise doit être équipée d un logiciel gérant la paie et permettant de produire un fichier DSN conforme au cahier technique de la norme de référence NEODeS (norme DSN) (la liste des éditeurs est disponible sur le site ) L entreprise doit s inscrire à la DSN sur le site net-entreprises.fr (ou sur le site msa.fr si les salariés relèvent du régime agricole) Elle doit s assurer que le numéro Siret est reconnu par le système DSN en utilisant le service "DSN contrôle Siret" mis à disposition sur net-entreprises.fr Elle doit ensuite envoyer une première DSN en mode test pour s assurer que les éléments transmis respectent bien les contrôles prévus. Dès que la DSN de test est validée, elle peut adresser la première DSN en mode "réel", après avoir informé ses salariés (Modèle de fiche d information disponible en annexe). Pour pouvoir envoyer une DSN en mode test puis réel, Allianz ou le délégataire de gestion doit communiquer au préalable à l entreprise sa fiche de paramétrage (le fonctionnement général de la fiche de paramétrage vous est décrit ci-après puis décliné opérationnellement au sein d Allianz dans le chapitre 3 : «Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN») 11

12 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN Focus sur l émission de la fiche de paramétrage (1/3) Les principes déclinés ci-dessous relatifs à l émission de la fiche de paramétrage sont communs à l ensemble des entreprises et organismes d assurance Pré requis à l envoi de la DSN : l établissement de la fiche de paramétrage Préparation du logiciel de paye avant l envoi de la DSN Le client (ou son tiers déclarant) effectue une demande de fiche de paramétrage Le gestionnaire d assurances constitue la fiche de paramétrage à partir de son référentiel contrat La fiche de paramétrage est un document standardisé qui contient les codes organismes destinataires et les références des contrats à renseigner dans le logiciel de paye émetteur du fichier DSN Contenu de la fiche de paramétrage Toutes les rubriques obligatoires pour le déclarant : Code organisme Code délégataire de gestion Référence contrat Code population Code option Toutes les rubriques utiles à l aide au paramétrage Assiette Taux ou montant Désignation Schéma général d émission d une fiche de paramétrage Entreprise ou Tiers déclarant équipé d un logiciel de paie compatible Demande de fiche de paramétrage Paramétrage SI paie Organisme d assurance ou son représentant Constitution de la fiche de paramétrage à partir du référentiel contrat et envoi à l entreprise ou tiers déclarant Envoi de la DSN mensuelle au point de dépôt pour répartition des flux : Porteur de Risque / Délégataire de Gestion par Déclar Assur Réception du flux DSN 12

13 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN Focus sur l émission de la fiche de paramétrage (2/3) La fiche de paramétrage est à transmettre à l entreprise cliente. Il convient d en établir une par établissement (numéro Siret*). Les rubriques et le format sont identiques et standardisé quel que soit l organisme d assurance et l entreprise. La fiche de paramétrage contient les éléments obligatoires à paramétrer par l entreprise (ou le déclarant) dans le logiciel de paie. Mode opératoire : Les informations contenues dans les cases vertes sont obligatoires et doivent être impérativement reportées dans le logiciel : Le code organisme (identifie l assureur) La référence du contrat Le code population et le code option Les informations contenues dans les cases jaunes sont des données informatives aidant à identifier les bonnes rubriques de paie. * : Pour mémoire, le numéro Siret est composé du numéro Siren + le code Nic 13

14 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN Focus sur l émission de la fiche de paramétrage (3/3) La fiche de paramétrage est établie par Allianz lorsque nous gérons les cotisations ou par le délégataire de gestion qui gère les cotisations et qui dispose des informations contrat dans son système d information lui permettant : De calculer le montant des cotisations à appeler D appeler les cotisations De procéder aux régularisations De reverser à Allianz les cotisations appelées 14

15 Sommaire 1. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) : présentation 2. Les pré requis à mettre en place par l entreprise pour télétransmettre une DSN 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN 15

16 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Le formulaire de demande de fiche de paramétrage Vous pourrez être sollicités par des entreprises concernées par le jalon du 1 er mai 2015 et qui souhaitent mettre en place la DSN. Il est donc nécessaire de leur communiquer leur fiche de paramétrage. Vous devez vous assurer au préalable qu Allianz gère bien les cotisations. Dans le cas contraire, il appartient au délégataire de gestion gérant les cotisations d émettre la fiche de paramétrage. Afin de traiter les demandes de fiches de paramétrage dans les meilleurs délais, Allianz a mis en place un formulaire de demande de paramétrage qui vise à accélérer les réponses apportées aux entreprises et à fiabiliser leurs données pour éviter tout rejet du flux transmis par l entreprise. Pour les contrats gérés par Allianz, vous trouverez ci-dessous les données à nous communiquer via la BAL DSN dédiée : infodsn@allianz.fr. Une fois le formulaire réceptionné, la Direction des Opérations Collectives établira la fiche de paramétrage. Elle est le point d émission unique. Une fiche de paramétrage sera établie par établissement (N de Siret) comprenant N référence(s) contrats et pour l ensemble des risques pour lesquels Allianz est assureur de l entreprise (Santé et / ou Prévoyance et / ou Retraite). 16

17 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Les circuits d émission de la fiche de paramétrage (1/5) 17

18 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Les circuits d émission de la fiche de paramétrage (2/5) 19

19 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Les circuits d émission de la fiche de paramétrage (3/5) La fiche de paramétrage est adressée à l entreprise ou au tiers déclarant exclusivement sur demande ou bien s ils souhaitent obtenir des informations sur la DSN. Dans ce dernier cas, la réponse doit être accompagnée par l envoi de sa fiche de paramétrage Une demande de fiche de paramétrage peut être reçue par plusieurs canaux : 1. Le courtier 2. La Direction des Opérations collectives Etape 1 : transmission de la demande de fiche de paramétrage ou de questions portant sur la DSN Pour le cas 1, si une demande de fiche de paramétrage est adressée au courtier par l entreprise et le tiers déclarant, celui-ci complète un formulaire de demande de fiche de paramétrage lorsque l entreprise est en gestion directe. Il envoie le formulaire via une BAL mise à sa disposition : infodsn@allianz.fr Pour le cas 2, une demande de fiche de paramétrage pourra être adressée par l entreprise ou tiers déclarant auprès de la Direction des Opérations via : Une BAL dédiée mise à sa disposition : infodsn@allianz.fr NB : en cas de demande de fiche de paramétrage reçue hors circuit notamment via la BALL collective du Prisme, celle-ci doit être transmise à la BAL DSN (information à communiquer au réseau) Etape 2 : renseignement de la fiche de paramétrage ou de questions portant sur la DSN La fiche de paramétrage est établie par Allianz lorsque nous gérons les cotisations de l entreprise. Dans le cas contraire, il appartient au délégataire de gestion des cotisations de réaliser cette opération La Direction des Opérations collectives est le point d entrée unique pour l entreprise ou le réseau commercial : elle réceptionne les demandes issues de la BAL DSN et en assure le traitement. Elle peut être amenée à vérifier si les contrats, quel que soit le risque couvert, sont en gestion directe ou gestion déléguée au niveau des cotisations (le réseau commercial ou l entreprise / tiers déclarant n ayant pas connaissance de l information ou bien n ayant pas transmis le formulaire de demande de fiche de paramétrage en amont). Elle s appuie, si besoin, sur la Direction Gestion Déléguée 19

20 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Les circuits d émission de la fiche de paramétrage (4/5) Etape 2 : renseignement de la fiche de paramétrage ou de questions portant sur la DSN (suite) Dans le cas de la gestion directe : Si la demande d émission de fiche de paramétrage émane d un courtier, la Direction des Opérations Collectives transfère la fiche au courtier, via la BAL DSN, qui l envoie à l entreprise Si la demande d émission de fiche de paramétrage émane d un inspecteur, la Direction des Opérations Collectives envoie la fiche à l entreprise via BAL DSN Si la demande d émission de fiche de paramétrage émane de l entreprise directement via la BAL DSN, la Direction des Opérations Collectives envoie la fiche de paramétrage à l entreprise via BAL DSN Le délai estimé pour répondre à une demande de fiche de paramétrage est de l ordre de 5 jours si l ensemble des informations nécessaires à la complétude sont mises à disposition Dans le cas de la gestion déléguée La Direction des Opérations Collectives adresse un mail, via la BAL infodsn@allianz.fr, à l entreprise ou à l intermédiaire à l origine de la demande afin de lui communiquer la référence du gestionnaire des cotisations et de lui indiquer qu il doit se rapprocher de son gestionnaire des cotisations pour obtenir sa fiche de paramétrage. Elle met en copie : La Direction Gestion Déléguée qui centralise les demandes d informations complémentaires éventuelles suite à la communication de l information (BAL DOC DGD). Si le courtier, à l origine de la demande est également délégataire de gestion, la Direction des Opérations Collectives le renseigne sur le processus d émission de la fiche de paramétrage Le délégataire de gestion envoie la fiche de paramétrage à l entreprise en mettant en copie le courtier s ils sont à l origine de la demande. Etape 3 : réception et exploitation des flux DSN L entreprise ou le tiers déclarant pourra paramétrer son SI paie une fois la fiche de paramétrage reçue et télétransmettre son flux DSN Si l entreprise est en gestion directe, Allianz réceptionne et traite les flux DSN. Pour la phase 2, nous recevrons ainsi les fins de contrats de travail 20

21 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Synthèse des actions à réaliser pour permettre à l entreprise de télétransmettre un flux DSN (1/2) Actions à réaliser Responsable Communiquer les pré requis liés à la télétransmission de la DSN à l entreprise ou au tiers déclarant Mettre en place les pré requis liés à la télétransmission de la DSN (hors fiche de paramétrage) Vérifier si l entreprise est en gestion directe Allianz ou déléguée sur les cotisations Courtier Entreprise Courtier ou Direction des Opérations Collectives en cas de questionnement du courtier Si les cotisations de l entreprise sont gérées en direct par Allianz Renseigner le formulaire de demande de fiche de paramétrage d Allianz si l entreprise est gérée en direct par Allianz Compléter la fiche de paramétrage pour l entreprise / tiers déclarant si l entreprise est gérée en direct par Allianz Transmettre la fiche de paramétrage à l entreprise / tiers déclarant si l entreprise est gérée en direct par Allianz Agent ou courtier apporteur d affaire Direction des Opérations Collectives Si l entreprise a émis une demande préalable auprès de son courtier, ce dernier lui transmet sa fiche de paramétrage Si l entreprise a adressé sa demande directement via la BAL DSN, la Direction des Opérations Collectives lui transmet sa fiche de paramétrage 21

22 3. Nos solutions pour accompagner nos clients entreprises dans la télétransmission de la DSN Synthèse des actions à réaliser pour permettre à l entreprise de télétransmettre un flux DSN (2/2) Si les cotisations sont gérées par un délégataire de gestion Actions à réaliser Informer l intermédiaire ou l entreprise qu il doit transférer sa demande auprès du gestionnaire des cotisations et mettre en copie la Direction Gestion Déléguée Responsable Direction des Opérations Collectives Santé / Prévoyance Se rapprocher du délégataire de gestion concerné afin qu il complète et transmette la fiche de paramétrage à l entreprise / tiers déclarant Compléter et transmettre la fiche de paramétrage pour l entreprise / tiers déclarant en mettant en copie l apporteur d affaire (courtier ou agent) Entreprise ou intermédiaire si l entreprise a émis initialement sa demande auprès de son intermédiaire Délégataire de gestion Paramétrer le SI paie Entreprise Télétransmettre le flux DSN Entreprise 22