PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT. Pour une nouvelle optimisation stratégique des espaces de travail

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1 PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT Pour une nouvelle optimisation stratégique des espaces de travail

2 Planon Space & Workplace Management inclut notamment : Gestion multidirectionnelle de l environnement de travail Gestion des postes de travail Intégration CAO Gestion des réservations de salles de réunion Solutions en self-service et applications mobiles Le monde des affaires est en constante évolution et seules les entreprises les plus flexibles ont une chance de réussir sur le long terme. Les fusions et acquisitions, les redéfinitions de portefeuille d activité ainsi que l évolution fulgurante des technologies de l information et de la communication ont un impact important sur le devenir et la performance des entreprises. Les employés ne passent que 30 % de leur temps en moyenne devant un poste de travail fixe. Résultat : les surfaces de bureaux de nombreuses entreprises sont en réalité deux fois trop importantes. Quand on sait qu un poste de travail coûte environ par an, l économie potentielle est évidente. La solution Space & Workplace Management de Planon Universe facilite la mise en œuvre rapide et efficace de processus innovants de gestion de l espace. Elle déploie des concepts innovants en matière d espace de travail, adaptés aux besoins présents et futurs multiples des entreprises. Gestion des déménagements 2 PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

3 GESTION MULTIDIRECTIONNELLE DE L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : OPTIMISEZ L UTILISATION DES ESPACES Une étude de CoreNet Global démontre qu en moyenne les espaces de bureaux ne sont utilisés qu à 45%. De substantielles économies sont donc à réaliser facilement avec une utilisation plus efficace des espaces. La solution Space Management de Planon permet aux entreprises de réaliser rapidement ces économies en gérant, contrôlant et même en prédisant l utilisation des espaces au sein de leur portefeuille immobilier. Analysez l utilisation actuelle et prévisionnelle des espaces et évitez de coûteux postes vacants ou partiellement inutilisés. Adaptez les espaces disponibles aux besoins des services et occupants. Imputez avec précision les coûts au bon centre de coûts, service ou occupant. Intégrez les plans AutoCAD existants dans le processus d aménagement. Réalisez des analyses de surface basées sur les normes propres à l industrie. Indiquez les espaces de travail disponibles pour une réservation à court terme ou un usage partagé. Permettez aux employés de réserver facilement un espace de travail depuis leur smartphone. Analysez le taux d occupation actuel des espaces de travail et planifiez en conséquence les services de support tels que le nettoyage et la maintenance. Réalisez des économies importantes avec une utilisation et une gestion plus efficaces. Fournissez à l organisation des espaces de travail répondant à ses besoins. INTÉGRATION CAO : INTÉGREZ LES PLANS NUMÉRIQUES DANS LA GESTION OPTIMISÉE DES ESPACES Des données fiables sur la consommation actuelle des espaces sont indispensables pour planifier et gérer efficacement leurs occupations et les transferts internes. Ces informations étant souvent conservées à différents endroits et sous différents formats, il n est pas évident d avoir une vue d ensemble. La solution Intégration CAO de Planon permet d intégrer des plans CAO existants dans la solution de Planon. Résultat : disponibilité immédiate des données à la fois graphiques et alphanumériques pour l utilisation des espaces, les projets de transfert et les processus d aménagement. Visualisez clairement les plans, l utilisation des espaces, les postes vacants, les espaces de travail flexibles, les voies de secours, les informations techniques, les inventaires et les dimensions. Importez vos plans CAO dans la base de données de Planon, au début du projet ou périodiquement (dès qu ils sont modifiés) sans nécessiter de licence AutoCAD ni aucune formation AutoCAD. Planifiez, analysez et évaluez plusieurs scénarios d aménagement dans AutoCAD et importez le scénario retenu dans la solution Planon. Mettez les plans CAO à disposition de vos employés via votre Intranet. Utilisez les plans CAO en combinaison avec l appli Planon pour trouver et réserver un bureau ou une salle de réunion libre. GESTION DES POSTES DE TRAVAIL : RÉALISEZ DE SUBSTANTIELLES ÉCONOMIES GRÂCE À DES CONCEPTS INNOVANTS D ESPACE DE TRAVAIL Une récente étude a démontré que les consultants ne passent en moyenne pas plus de 30 % de leur temps à un poste fixe. La solution Workplace Management de Planon permet aux entreprises d exploiter toutes les potentialités de leurs environnements de travail grâce à des processus contrôlés et d offrir une flexibilité maîtrisée. Occupation des salles de réunion - septembre Salle de direction (20 places) Salle de conférence (30 places) Salles de conférence (80 places) Auditorium Salle de projet A (8 places) Salle de projet B (8 places) Salle de projet C (18 places) Salle de projet D (20 places) Videoconférence juridique (8 places ) Videoconférence commerce (8 places) Occupation des salles de réunion septembre planonsoftware.com PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT 3

4 GESTION DES RÉSERVATIONS DE SALLES DE RÉUNIONS : AMÉLIOREZ LE TAUX D OCCUPATION DES SALLES DE RÉUNION ET DES ESPACES COLLABORATIFS En exploitant pleinement la capacité des salles de réunion, des espaces collaboratifs et des installations «réservables», l entreprise atteindra un retour sur investissement optimal. La solution Meeting Room Management de Planon améliore les taux d occupation et offre aux employés une utilisation optimisée des salles de réunion et de leurs installations auxiliaires. Permettez à vos employés de réserver des salles de réunion (et les services de restauration ou l équipement audiovisuel) via le portail Web Self- Service de Planon ou via l application mobile Planon. Profitez d une intégration standard avec Microsoft Outlook, pour que les employés puissent accéder à l ensemble des outils de réunion et de réservation. Optimisez l utilisation des salles de réunion et espaces collaboratifs grâce à des analyses et rapports détaillés. Intégrez cette solution dans votre système de gestion des bâtiments pour contrôler automatiquement l éclairage et la climatisation dans les salles de réunion, et donc réduire votre facture d énergie. Imputez automatiquement les coûts d utilisation des salles de réunion et services (y compris lorsque la personne ayant réservé ne s est pas présentée) au service ou centre de coût correspondant. SOLUTIONS EN SELF-SERVICE ET APPLICATIONS MOBILES : INNOVEZ! L introduction des postes de travail flexibles exige un système de réservation facile à utiliser. Les solutions en self-service de Planon intègrent des applications mobiles très intuitives qui permettent aux employés de localiser et réserver tout espace de travail adapté à leurs exigences. L application mobile Planon permet aux employés d utiliser leur smartphone pour localiser des espaces de réunion ou de travail disponibles et les réserver. Les solutions de Planon augmentent l efficacité opérationnelle. Elles permettent une utilisation ultra-flexible des espaces de travail et salles de réunion. Permettez à vos employés de scanner un code QR ou une étiquette d identification par radiofréquence (RFID) pour utiliser un espace de travail ou une salle de réunion. Accédez aux informations administratives dans le logiciel Planon pour imputer les coûts, réaliser des analyses et des rapports. Profitez des options d intégration avec les systèmes de gestion des bâtiments, systèmes de sécurité et technologies de capteurs. Visualisez les plans CAO et trouvez vos collègues grâce à l application mobile Planon. Vos collaborateurs déclarent en toute simplicité des incidents ou déclenchent des demandes de maintenance depuis leur smartphone. Analyse d'espaces : cumul des surfaces par départements London, Columbus Square 4ème étage m m m 2 3ème étage 2ème étage 1er étage RDC 800 m m m m m m m m m m m m m 2 Commerce (3.750 m 2 ) Services (3.050 m 2 ) Finance (2.200 m 2 ) Equipements (2.950 m 2 ) Salles de travail flexibe (1.500 m 2 ) Espace vacant (1.550 m 2 ) Analyse d espaces : cumul des surfaces par départements planonsoftware.com PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT 4

5 GESTION DES DÉMÉNAGEMENTS : MAÎTRISEZ TOUS VOS TRANSFERTS Les transferts et déménagements sont coûteux et peuvent perturber l activité d une entreprise. Qu il s agisse de transférer une personne, un service ou l ensemble de l entreprise, la solution Move and Change Management de Planon structure et planifie le projet de A à Z, et garantit la continuité des opérations quotidiennes. Gérez l ensemble du processus de transfert à partir d une plate-forme centrale unique, pour une approche planifiée et intégrée. Enregistrez les équipements des nouveaux employés et assurez-vous qu ils soient restitués lors de leur départ. Suivez les coûts estimés, les tâches à exécuter, le nombre d employés et les échéanciers pour prévoir les moyens requis. Gérez vos transferts internes ou externes, coordonnez et surveillez tous les composantes opérationnelles. À l issue du projet, générez une synthèse des coûts, détaillée et à jour, afin de les imputer ou de réaliser des analyses comparatives. Occupation des postes de travail flexibles en fonction des jours lundi mardi mercredi jeudi vendredi samedi dimanche Réservé Utilisé Disponible Occupation des postes de travail flexibles par jour 5 PLANON SPACE & WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

6 La solution Space & Workplace Management de Planon est une des cinq solutions de la plateforme de gestion intégrée de l environnement de travail : Planon Universe. Les solutions logicielles de Planon s appuient sur plus de 30 ans d expérience et intègrent les meilleures pratiques du marché. Planon développe ainsi des solutions innovantes et éprouvées, caractérisées par : Un système d information partageant le même design de contenu, avec une unique base de données Des solutions pérennes qui évoluent avec votre organisation Un système d information aux normes internationales qui intègre les particularités locales Des processus «prêt à l emploi» qui fournissent des informations de gestion de qualité Toute l expérience, la connaissance et l ensemble des standards du marché réunis dans une solution complète planonsoftware.com Fort de plus de 30 ans d expérience, Planon est le leader européen de l édition de solutions de gestion de l immobilier et du facility management. Planon s adresse aux entreprises qui recherchent la performance optimale de l environnement de travail, des services associés et des immeubles. Ses solutions logicielles intégrées, ses «bonnes pratiques» ayant fait leurs preuves et ses services professionnels permettent d augmenter la productivité et la rentabilité. Gartner, l organisation de référence dans les études technologiques, a de façon constante positionné la solution Planon en tant que leader de son Magic Quadrant pour les Solutions de Gestion Intégrée de l Environnement de travail (IWMS). Planon compte plus de entreprises clientes dans le monde. Pour en savoir plus sur les solutions de gestion de l immobilier et du facility management de Planon, visitez notre site web planonsoftware.com ou suivez nous sur INTERNATIONAL Tel.: info-int@planonsoftware.com BELGIQUE Tel.: info-be@planonsoftware.com FRANCE Tel.: info-fr@planonsoftware.com PAYS-BAS Tel.: info-nl@planonsoftware.com ALLEMAGNE Tel.: info-de@planonsoftware.com CANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com HONG KONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com ROYAUME-UNI Tel.: info-uk@planonsoftware.com AUTRICHE Tel.: info-at@planonsoftware.com ÉTATS-UNIS Tel.: info-us@planonsoftware.com INDE Tel.: info-in@planonsoftware.com SINGAPOUR Tel.: info-sg@planonsoftware.com