SGS QUALIFOR RAPPORT SUR LA CERTIFICATION DE L AMÉNAGEMENT FORESTIER

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1 SGS QUALIFOR (Associated Documents) Doc. Number: AD 36-A-01 Doc. Version date: 1 February 2005 Page: 1 of 147 FOREST MANAGEMENT CERTIFICATION REPORT RAPPORT SUR LA CERTIFICATION DE L AMÉNAGEMENT FORESTIER SECTION A: PUBLIC SUMMARY / RÉSUMÉ PUBLIC Project Nr.: Projet no.: Client: Web Page: Page web : Address: Adresse: Country: Pays: Certificate Nr. Certificat no. Date of Issue Date d émission Evaluation Standard Forest Zone: Total Certified Area Scope: Portée: Location of the FMUs included in the scope Company Contact Person: Personne contact: Address: Adresse : 0514-CG Congolaise Industrielle des Bois (CIB) Olam International Ltd 9 Temasek Boulevard #11-02 Suntec Tower Two Singapore Republic of Congo République du Congo (Brazzaville) SGS-FM/COC May 2008 Certificate Type: Type de certificat: Date of expiry: Date d expiration: Forest Management Gestion forestière 18 May 2013 SGS Generic Forest Stewardship Standard adapted for the Republic of the Republic of Congo version AD 33-CG-05: 7 July 2011 Norme générique de gestion forestière adaptée à la République du Congo, version AD 33- CG-05 du 7 juillet 2011 Tropical ha Forest Management of hectares of tropical forest in the Republic of Congo for the production of logs Gestion forestière de hectares de forêt tropicale en République du Congo pour la production de grumes Pokola Hugues Ekani CIB BP 41 Ouesso Republic of Congo SGS South Africa (Qualifor Programme) 58 Melville Road, Booysens - PO Box 82582, Southdale South Africa Systems and Services Certification Division t f

2 AD 36-A-01 Page 2 of 147 Tel: Fax [email protected] [email protected] Main Evaluation / Évaluation principale Surveillance October 2008 Evaluation dates: Date de l évaluation: June 2007 and closing of findings : 4 to 9 February Juin 2007 et clôture des DACS: 4 et 9 Février 2008 Surveillance to Surveillance Surveillance September Septembre 2011 Copyright: 2011 SGS South Africa (Pty) Ltd All rights reserved

3 AD 36-A-01 Page 3 of 147 TABLE OF CONTENTS / TABLE DES MATIÈRES 1. SCOPE OF CERTIFICATE / Portée du certificat COMPANY BACKGROUND / Information sur l entreprise Company Key Objectives / Objectifs de l entreprise Company History and ownership / Historique de l entreprise et propriété Organisational Structure / Structure hiérarchique Ownership and Use Rights / Propriété et droits d usage Other Land Uses / Autre utilisation de la terre Non-certified Forests / Forêts non certifiées FOREST MANAGEMENT SYSTEM / Système d aménagement forestier Bio-physical setting / Contexte bio-physique History of use / Historique de l utilisation Planning process / Processus de planification Monitoring processes / Systèmes de suivi SOCIO-ECONOMIC AND ENVIRONMENTAL / Contexte socio-econoimique et environemental Social aspects / Aspects sociaux Environmental aspects / Aspects environnementaux Administration, Legislation and Guidelines / Administration, légistations et guides CHANGES IN MANAGEMENT, HARVESTING, SILVICULTURE AND MONITORING / Changements dans le mode de gestion, de récolte, de sylviculture et de suivi PREPARATION FOR THE EVALUATION / Préparation de l évaluation Schedule / Plan de travail Team / L équipe Checklist Preparation / Préparation de la liste de vérification Stakeholder notification / Information des parties intéressées THE EVALUATION / EVALUATION Opening meeting / Réunion d ouverture Document review / Révision de la documentation Sampling and Evaluation Approach / Échantillonnage et approche utilisée pour l audit Field assessments / Évaluation de terrain Stakeholder interviews Entrevues avec des parties intéressées Summing up and closing meeting / Synthèse et réunion de fermeture EVALUATION RESULTS / Résultats de l évaluation PRINCIPLE 1: Compliance with law and FSC Principles / Respects des lois et règlements...37 PRINCIPLE 2: Tenure and use rights and responsibilities / Sécurité foncière, droits d usage et responsabilité...40 PRINCIPLE 3: Indigenous peoples rights / Droits des peoples autochtones...43 PRINCIPLE 4: Community relations and workers rights / Relations avec les communautés et les droits des travailleurs...47 PRINCIPLE 5: Benefits from the forest / Bénéfices de la forêt...54 PRINCIPLE 6: Environmental impact / Impact environnemental...59 PRINCIPLE 7: Management plan / Plan d aménagement...66

4 AD 36-A-01 Page 4 of 147 PRINCIPLE 8: Monitoring and evaluation / Suivi et évaluation...69 PRINCIPLE 9: High Conservation Value Forests / Forêts de haute valeur pour la conservation...72 PRINCIPLE 10: Plantations CERTIFICATION DECISION (main audit) / Décision concernant la certification (audit initial) MAINTENANCE OF CERTIFICATION / Maintien de la certification RECORD OF CORRECTIVE ACTION REQUESTS (CARs) / DEMANDES D ACTIONS CORRECTIVES (DACS) RECORD OF STAKEHOLDER COMMENTS AND INTERVIEWS/ Commentaires des parties intéressées et résultats des entrevues RECORD OF COMPLAINTS/ Plaintes ASSOCIATED DOCUMENTS (not part of the Public Summary) DOCUMENTS ASSOCIÉS (NE FONT PAS PARTIS DU RESUME PUBLIC) AD 20: AD 21: AD 26: AD 36-B: AD 36-C: AD 38: AD 40: Evaluation Itinerary Itinéraire Attendance Record Enregistrement des participants Corrective Action Requests Demande d Actions Correctives Evaluation - Observations and Information on Logistics Evaluation Observations et Informations concernant la logistique Evaluation Information on Group Members Evaluation Information concernant les members du groupe Peer Review Report Rapport de revision par des tiers indépendants Stakeholder Reports Rapport concernant les personnes tiers Evaluation team CVs CVs de l équipe d évaluation List of stakeholders contacted Liste de personnes tierce contactées

5 AD 36-A-01 Page 5 of 147 LIST OF ACRONYMS / LISTE DES ACCRONYMES ATO/OAB Organisation africaine du bois/african Timber Organization CAR/DAC : Corrective action request/demande d action corrective CIB : Congolaise Industrielle des Bois FFEM : French Global Environment Facility/Fonds français pour l environnement mondial FMU/UFA : Forest management unit Unité de gestion forestière GTZ : Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit ILO/BIT : International Labour Organisation / Bureau international du travail ITTO/OIBT: International Timber Trade Organization MEFE : Ministère de l économie forestière et de l environnement NTFP/PFNL : Non-timber forest product/produit forestier non ligneux OCDH : Observatoire congolais des droits de l homme PNNN : Parc National Nouabalé Ndoki PROGEPP : Projet de Gestion des Ecosystèmes Périphériques au Parc National Nouabalé-Ndoki RIL/EFIR Reduce Impact Logging / Exploitation Forestière à impact réduit SGS : Société générale de surveillance WCS : Wildlife Conservation Society COMPLAINTS AND DISPUTES / COMPLAINTES ET DISPUTES Procedures for submitting complaints, appeals and disputes, and the SGS processing of such are published on This information is also available on request refer contact details on the first page. Les procédures de soumission concernant les complaintes, recours et disputes ainsi que la procédure SGS qui s y rattache sont publiés sur le site suivant: Cette information est également disponible sur demande se référer au contact mentionné sur la première page.

6 AD 36-A-01 Page 6 of 147 INTRODUCTION The purpose of the evaluation was to evaluate the operations of CIB against the requirements of the QUALIFOR Programme, the SGS Group s forest certification programme accredited by Forest Stewardship Council. L objectif de cette évaluation est d évaluer les opérations de la CIB selon les exigences du programme QUALIFOR, le programme de certification des forêts du Groupe SGS qui a été accrédité par le Forest Stewardship Council. 1. SCOPE OF CERTIFICATE / PORTEE DU CERTIFICAT The scope of the certificate falls within the Tropical Forest Zone and includes hectares (administrative data) of a single Forest Management Unit (FMU) as described below. La portée du certificat couvre hectares (donnée adminstrative) de forêt tropicale et aménagée au sein d une Unité d Aménagement Forestier (UFA) comme décrit ci-dessous : Description of FMUs: Description des UFA Description Public forest Forêt publique Ownership Propriété Government of Congo Gouvernement du Congo Area (ha) Longitude E Latitude N Superficie (ha) Size of FMUs: Taille des UFA Nr of FMUs Area (ha) Less than 100ha Moins de 100 ha 100 to ha in area 100 à ha to ha in area à ha More than ha in area Plus de ha Total Total Area in the Scope of the Certificate that is: Superficie totale de la portée couverte par le certificat : Area (ha) Superficie (ha) Privately managed Gérée par des intérêts privés (dont 461 ha de terrains CIB inclus) State Managed 0

7 AD 36-A-01 Page 7 of 147 Total Area in the Scope of the Certificate that is: Superficie totale de la portée couverte par le certificat : Area (ha) Superficie (ha) Gérée par l État Community Managed Gérée par les Communautés (excluding 461 ha from CIB community development zone) (dont 461 ha de terrains CIB en serie communautaire exclus) Composition of the Certified Forest(s) Composition de(s) la forêt(s) certifiée(s) Area (ha) Superficie (ha) Area of forest protected from commercial harvesting of timber and managed primarily for conservation objectives Superficie forestière protégée de toute récolte commerciale et aménagée à des fins de conservation Area of forest protected from commercial harvesting of timber and managed primarily for production of NTFPs or services 0 Superficie forestière protégée de toute récolte commerciale et aménagée pour la production de services ou de produits forestiers non-ligneux Area of forest classified as high conservation value forest Superficie forestière classée comme forêt de haute valeur pour la conservation Total area of production forest (i.e. forest from which timber may be harvested) Superficie forestière totale (sur laquelle une récolte de bois est possible) Area of production forest classified as plantation Superficie forestière classifiée comme plantation Area of production forest regenerated primarily by replanting Superficie de forêt de production régénérée par reboisement Area of production forest regenerate primarily by natural regeneration Superficie de forêt de production régénérée par régénération naturelle List of High Conservation Values Liste de forêts de haute valeur pour la conservation (FHVC) Description The entire Forest Management Unit is considered as High Conservation Value Forest L ensemble des UFA est classé en FHVC, à l exception de la série de développement communautaire Notes Values identified include : - high biodiversity of plants and wildlife; - rare, threatened and protected wildlife and - indigenous people groups (forest dependant). Les valeurs de conservation identifiées : - grande biodiversité végétale et faunique - faune rare, menacée et vulnérable - peuples autochtones dépendants de la forêt.

8 AD 36-A-01 Page 8 of 147 List of Timber Product Categories Liste de catégories de produits de bois Product Class Product Type Trade Name Category Species Classe de produit Wood in the rough Grumes Type de produit Logs of non-coniferous wood Billes de bois non conifère Nom commercial Logs Billes Catégorie Deciduous (Hardwood) Décidu (Bois dur) Essences Khaya anthotheca Aningeria robusta Triplochiton scleroxylon Lophira alata Nauclea diderrichii Guarea cedrata Afzelia bipindensis Milicia excelsa Pterygota spp. Autranella congolensis Bobgunnia fistuloides Entandrophragma cylindricum Entandrophragma utile Entandrophragma angolense Millettia laurentii Antiaris toxicaria Drypetes gossweileri Albizia spp. sauf A. ferruginea Aphanocalyx spp Ongokea gore Turreanthus africanus Angylocalyx pynaertii Anopyxis klaineana Guiburtia demeusei Piptadeniastrum africanum Celtis adolfi-frideric Celtis tessmannii Lovoa trichilioides Morus mesozygia Berlinia spp. Ricinodendron heudelotii Copaifera mildbraedii Klainedoxa spp. Eribroma oblongum Daniella spp. Terminalia superba Ceiba pentandra Albizia ferruginea Pycnanthus angolensis Beilschmiedia spp Bombax buonopozense Entandrophragma candollei Nesogordonia papaverifera Lannea welwitchii Amphimas ferrugineus, A. pterocarpoides Gilbertiodendron dewevrei Gambeya lacourtiana Gambeya beguei Gambeya perpulchra Detarium macrocarpum Pachyelasma tessmannii Pentaclethra macrophylla Staudtia stipitata Mammea africana Celtis mildbraedii, C. zenkeri Irvingia grandifolia

9 AD 36-A-01 Page 9 of 147 List of Timber Product Categories Liste de catégories de produits de bois Product Class Product Type Trade Name Category Species Classe de produit Type de produit Nom commercial Catégorie Essences Zanthoxylum spp Manilkara spp. Pterocarpus soyauxii Irvingia excelsa Erythrophleum ivorense, E. suaveolens Prioria oxyphylla Blighia spp. Diospyros crassiflora Available Timber Volumes Volume de bois disponible Species (common name) Essences (nom commun) Species (botanical name) Essences (nom botanique) Volume (m3) per hectare Volume (m3) par hectare Available total volume (m 3 ) Volume total disponible (m3) Projected Actual Projeté Actuel Objective species Essences objectif Acajou Khaya anthotheca 0, Aniégré Aningeria robusta 0, Ayous Triplochiton scleroxylon 8, Azobé Lophira alata 1, Bilinga Nauclea diderrichii 0, Bossé Clair Guarea cedrata 0, Doussié Afzelia bipindensis 0, Iroko Milicia excelsa 0, Koto Pterygota spp. 0, Mukulungu Autranella congolensis 0, Pao Rosa Bobgunnia fistuloides 0, Sapelli Sipo Tiama Entandrophragma cylindricum 5, Entandrophragma utile 0, Entandrophragma angolense 0, Wengué Millettia laurentii 1, Promotional specie:s Note CIB is persuing market opportunities to sell these lessor known species. Essence de promotion: La CIB recherche des opportunités de marché afin de commercialiser ces essences de promotion. Ako Antiaris toxicaria 0,

10 AD 36-A-01 Page 10 of 147 Available Timber Volumes Volume de bois disponible Species (common name) Essences (nom commun) Species (botanical name) Essences (nom botanique) Volume (m3) per hectare Volume (m3) par hectare Available total volume (m 3 ) Volume total disponible (m3) Projected Projeté Actual Actuel Akot Drypetes gossweileri 0, Albizia Albizia spp. sauf A. ferruginea 0, Andoung Aphanocalyx spp 0, Angueuk Ongokea gore 0, Avodiré Turreanthus africanus 0, Bekoabezombo Angylocalyx pynaertii 0, Bodioa Anopyxis klaineana 0, Bubinga Guibourtia demeusei 0, Dabéma Piptadeniastrum africanum 3, Diania GF Celtis adolfi-frideric 1, Diania PF Celtis tessmannii 0, Dibétou Lovoa trichilioides 0, Difou Morus mesozygia 0, Ebiara Berlinia spp. 0, Essessang Ricinodendron heudelotii 2, Etimoé Copaifera mildbraedii 0, Eveuss Klainedoxa spp. 1, Eyong Eribroma oblongum 1, Faro Daniella spp. 0, Fraké Terminalia superba 5, Fromager Ceiba pentandra 1, Iatandza Albizia ferruginea 0, Ilomba Pycnanthus angolensis 1, Kanda Beilschmiedia spp 0, Kapokier Kosipo Kotibé Bombax buonopozense 0, Entandrophragma candollei 1, Nesogordonia papaverifera 1, Kumbi Lannea welwitchii 0, Lati Amphimas 1,

11 AD 36-A-01 Page 11 of 147 Available Timber Volumes Volume de bois disponible Species (common name) Essences (nom commun) Limbali Species (botanical name) Essences (nom botanique) ferrugineus, A. pterocarpoides Volume (m3) per hectare Volume (m3) par hectare Available total volume (m 3 ) Volume total disponible (m3) Projected Projeté Actual Actuel Gilbertiodendron dewevrei 2, Longhi abam Gambeya lacourtiana 1, Longhi beg Gambeya beguei 0, Longhi perp Gambeya perpulchra 0, Mambodé Mekogho Mubala Detarium macrocarpum 0, Pachyelasma tessmannii 0, Pentaclethra macrophylla 0, Niové Staudtia stipitata 1, Oboto Mammea africana 0, Ohia Celtis mildbraedii, C. zenkeri 4, Olène Irvingia grandifolia 0, Olon Zanthoxylum spp 0, Owom Manilkara spp. 0, Padouk Pterocarpus soyauxii 0, Payo Irvingia excelsa 0, Tali Erythrophleum ivorense, E. suaveolens 3, Tchitola Prioria oxyphylla 0, Toko Blighia spp. 0, Ebene d Afrique Diospyros crassiflora Totals 69, List of Timber Product Categories Liste des produits Product Produits Notes Logs / Grumes Totals

12 AD 36-A-01 Page 12 of 147 Approximate Annual Commercial Production of Non-Timber-Forest-Products Production annuelle approximative de produits forestiers non ligneux Products and use Produits et utilisation N/A no commercial use of NTFPs N/A aucune utilisation commerciale des PFNL Botanical name Nom botanique Species / Essences Common name Nom vernaculaire Occurrence on sampling plots Fréquence de présence sur les placettes d inventaire Lists of Pesticides / Listes de pesticides Product Name / Désignation Quantity Used (litres) / Quantité utilisée (litres) Area of application / Champ d application MA SA1 SA2 SA3 SA4 MA SA1 SA2 SA3 SA4 Koatgrume, Sarpagrum n/a n/a Koatsciage n/a n/a Imidaclopride 12 - n/a n/a Parafin n/a n/a 2. COMPANY BACKGROUND / INFORMATION SUR L ENTREPRISE 2.1 Company Key Objectives / Objectifs de l entreprise Objective Objectif Commercial The management plan must ensure a sustainable timber production of quality and quantity. Le plan d aménagement doit assurer une production pérenne de bois d œuvre, en quantité et en qualité. The management plan needs to ensure medium to long term supply to the forest industry that had been adapted to the sustainable forest potential as well as market requirements. Le plan d aménagement doit assurer l approvisionnement à moyen et à long terme d une industrie forestière adaptée aux potentialités de la forêt et aux exigences des marchés. Social The management plan needs to ensure multiple resource management by taking into account the various usage of forest resources whilst contributing to local and national development. Le plan d aménagement doit assurer la coexistence durable des différents usages des ressources forestières, et contribuer au développement local et national. Environmental Forest management shall take into account biological diversity and its associated values, water resources, soils and sensitive ecosystems in order to protect ecological functions that guarantee the forest integrity. La gestion forestière doit maintenir la diversité biologique et les valeurs qui y sont associées, les ressources hydriques, les sols Notes

13 AD 36-A-01 Page 13 of 147 Objective Objectif ainsi que les écosystèmes fragiles, de manière à protéger les fonctions écologiques garantissant l intégrité de la forêt. Notes Research An applied research programme should be set in partnership with national and international research institutes with the objective to maintain long-term production capacities of the FMU through appropriate management methods. Un programme de recherche appliquée doit être mis en place en partenariat avec des instituts de recherche nationaux et internationaux, dans l objectif de maintenir sur le long terme et par des mesures de gestion adaptées, les capacités de production et la biodiversité au sein de l UFA. 2.2 Company History and ownership / Historique de l entreprise et propriété Forest harvesting commenced in 1949 in Pokola with the establishment of the Emile Chambault company. This company was replaced from 1959 to 1968 by the Société Forestière de la Sangha (SFS) Congolaise Industrielle des Bois (CIB) was created in 1968 by the merger and restructuring of the companies SFS (Société Forestière de la Sanga active in north Congo since 1953) and IBOCO (Industrie des Bois du Congo created in 1961 with a sawmill in Brazzaville). In 1974 a ministerial decree set the forest management units for the Ouesso zone and initiated the creation of Kabo and Pokola FMU. Pokola FMU has been attributed to CIB. CIB obtained the Kabo FMU in CIB is a limited company based mainly in Pokola; its registered office is in Ouesso and it belongs to the DLH Group whose head office is in Copenaguen ( CIB s operational objective covers the exploitation, the transformation, transport and the marketing of wood and the derived products. Olam International Limited acquired 100% of tt Timber International AG from Dalhoff Larsen Horneman A/S Group (DLH) in L exploitation forestière a démarrée à Pokola en 1949, avec l implantation de la société Emile Chambault. Cette société a été remplacée de 1959 à 1968 par la Société Forestière de la Sangha (SFS). La Congolaise Industrielle des Bois (CIB) a été créée en 1968 par la fusion et la restructuration des sociétés SFS (Société Forestière de la Sangha installée depuis 1953 dans le nord du Congo) et IBOCO (Industrie des Bois du Congo créée en 1961 avec une scierie à Brazzaville). En 1974, l arrêté ministériel 3085 définit les unités forestières d aménagement de la zone de Ouesso et crée notamment les UFA de Kabo et de Pokola. L UFA de Pokola est attribuée à la CIB. CIB a acquis l UFA Kabo en La CIB est une société anonyme installée principalement à Pokola ; son siège social est à Ouesso et elle fait partie du groupe DLH dont le siège est à Copenague ( La CIB a pour objet l exploitation, la transformation, le transport et la commercialisation des bois et des produits dérivés. Olam International Limited a été acquis tt Timber International AG à 100% de Dalhoff Larsen Horneman A/S Group (DLH) en Organisational Structure / Structure hiérarchique CIB hierarchichal structure comprises a General Director (GD) reporting to the Board. The GD supervises a logistical director, a technical director and a financial and administratrative director. Production is under the reponsibility of a exploitation director and of an industrial director. The forest management office is directly under the supervision of the GD. About 900 permanent workers are employed by CIB. Among them 750 work within Pokola and Kabo FMU where the headquaters, general services and most of the forest industries are situated. La CIB comporte un Directeur Général (DG) qui se rapporte au conseil d administration. Le DG supervise un Directeur Responsabilités Environnementales et Sociales, un directeur technique, un directeur des opérations et un directeur administratif et financier. La production est ensuite sous la responsabilité d un directeur d exploitation et d un directeur des industries. Le DG supervise aussi directement la cellule d aménagement.

14 AD 36-A-01 Page 14 of 147 L entreprise emploie environ 900 travailleurs permanents, dont 750 sur l UFA de Pokola où sont installés, outre les chantiers forestiers, le siège, les services généraux, et les principales industries de la CIB. 2.4 Ownership and Use Rights / Propriété et droits d usage The Pokola and Kabo FMU are considered to fall under the state s sphere of influence and represents one of the dozen FMUs in the northern part of Congo where the management was entrusted to private companies by the Congolese government. A number of local communities are indigenous to the area such as the semi-nomadic populations (Pygmee) and the Bantus. Les UFA Pokola et Kabo appartiennent au domaine de l État et fait partie de la douzaine d UFA de cette partie du nord Congo dont l aménagement a été confié aux entreprises privées. Plusieurs communautés locales sont indigènes comme les communautés semi-nomades (Pygmées) et les Bantous. 2.5 Other Land Uses / Autre utilisation de la terre Forestry is the main economic activity in this remote region of Congo. There are little agricultural activities due to various reasons such as the lack of local expertise. Agro-forestry is encouraged by CIB and a project to promote this activity is underway. L activité forestière et industrielle associée est la principale activité de développement économique de cette partie éloignée du Congo. Il y a peu d activité agricole notamment à cause du manque d expertise locale. La CIB encourage l agroforesterie et un projet est en cours de développement. 2.6 Non-certified Forests / Forêts non certifiées Other CIB FMUs (CIB concessions) in the Congo are outside the scope of this assessment. CIB is currently developing management plans with the view to get all the FMUs certified : UFE (Forest Exploitation Unit) Pikouda Nord ( ha)) FMU Loundougou-Toukoulaka ( ha) The forest management system is consistent on all CIB concessions. These concessions are already assessed to supply controlled wood. Les autres UFA de la CIB sont en dehors du champ d application de cette évaluation. Des plans d aménagement sont prévus car la CIB envisage d étendre la certification à l ensemble des UFA : UFE (Forêt d exploitation) Pikouda Nord ( ha)) FMU Loundougou-Toukoulaka ( ha) L aménagement est cohérent sur l ensemble des UFA. Ces concessions ont déjà été evaluée pour le contrôle des bois. 3. FOREST MANAGEMENT SYSTEM / SYSTÈME D AMÉNAGEMENT FORESTIER 3.1 Bio-physical setting / Contexte bio-physique Climate Northern Congo climate is equatorial. The average rainfall in Ouesso is 1686 mm ( ). Rainfall pattern shows two peaks, one in May (187 mm) and one in October (238 mm), a drier period from December to February (45 mm) and in July (117 mm). Average monthly temperatures vary slightly around 25 C, with a minimum in August (24 C) and a maximum in March (25,7 C). Small variations between days and night are observed (less than 10 C). The average annual hygrometry is 85%. Geography Pokola and Kabo UFA are generally flat, with hills in the north east sector. Altitude varies between 350 to 400 meters. This flat landscape explains the abundance of wetlands and areas subject to floods. Vegetation Mixed tropical forest

15 AD 36-A-01 Page 15 of 147 This forest is classified as semi-evergreen which is a transition between evergreen and semideciduous. This is a very heterogenous forest. Under storey is normally dense and consists of lianas type vegetation (Haumania spp.) and large grass generally from Marantaceae, Zingiberaceae and Commelinaceae families. Trees are over 50 meters high and the stand composition is very diverse. These dry forests contain most of the commercial species. Flooded forests and wetlands This forest type can be flooded all year round or part of the year only and are located along water bodies. Trees height varies between 15 and 30 metres. These stands are composed of a few key species such bahia (Hallea ciliata), water padouk (Pterocarpus osun), water bubinga (Guibourtia demeusei), water ilomba (Pycnanthus marchalianus), limbali (Gilbertiodendron dewevrei), rikio (Uapaca spp.), eyoum (Dialium sp), ayinda (Anthocleista sp), ossol (Symphonia globulifera), Sterculia suaviolacea, etc. Limbali forests This forest type is characterized by the presence of Gilbertiodendron dewevrei (Caesalpiniaceae) in almost pure forest stands. They can be located in easily flooded zones or on drier land. Limbali forest canopy is closed with a fairly open under storey. Limbali forests are common in the Nouabalé- Ndoki national park. Secondary forests These forests develop along abandoned roads and agriculture fields in the village areas close to the Sangha river. These zones are colonized by pioneer species like the African corkwood (Musanga cecropioides) which can grow as pure stands in some cases, essessang (Ricinodendron heudelotii), assas (Macaranga spp), mengama (Myrianthus arboreus), azobé (Lophira alata), kapok tree (Ceiba pentandra) or smaller trees like Harungana madagascariensis, Zanthoxylum spp, Calancoba welwitschii, etc. A few large trees still remain, as a reminder of the original primary forest before clearing. Wet forest clearings The forest contains a number of wet forest clearings locally called baïs and éyangas. Baïs are part of a water body while éyangas are wetland depressions not connected with a stream. Vegetation in these clearings are essentially made of Cyperaceae and Poaceae species. UFA Pokola and Kabo contain more than 900 of these clearings, although they do not cover large areas, they represent a critical resource for large-mammals populations for salts, water and social contacts. Wildlife Pokola and Kabo FMU area is particularly diverse in wildlife and is characterized by its protected large-mammal populations such as the western lowland gorillas (Gorilla gorilla), chimpanzees (Pan troglodytes), and forest elephants (Loxodonta africana). Leopards (Panthera pardus) has also a protected status, is the largest carnivorous predator in the area. Recent reports on birds identify more than 300 species. Hippopotamus and suidae, large reptiles (crocodiles) are also present in the area and were observed in Nouabalé Ndoki national park. Soils Pokola and Kabo UFA soils are ferralitic and hydromorphic type. These can be composed of a mixture clay and loam or loam and sand, depending of the nature of the alluvium. These are acid and have poor fertility. Lateritic soils are found at the bottom of slopes and are used for road construction. La géographie Le relief des UFA de Pokola et de Kabo est pratiquement plat, avec une altitude variant de 350 à 400 mètres. L UFA est entièrement située sur le bassin hydrographique de la Sangha (Figure 1). Le Nord-Ouest et le Sud de l UFA sont drainés par de petits affluents de la rivière Sangha; la partie centrale de l'ufa est drainée par la rivière Ndoki. Le faible relief explique l abondance des marécages et des zones inondables. Le climat Le climat du nord du Congo est de type équatorial. La pluviométrie moyenne annuelle à Ouesso est de 1686 mm ( ). Le régime des pluies présente deux pics de précipitations en mai (187

16 AD 36-A-01 Page 16 of 147 mm) et en octobre (238 mm), une nette diminution des pluies de décembre à février (45 mm) et un léger creux de précipitations en juillet (117 mm). Les températures moyennes mensuelles varient faiblement autour de 25 C, avec un minimum en août (24,0 C) et un maximum en mars (25,7 C). Les écarts thermiques diurnes sont faibles (inférieurs à 10 C). L hygrométrie moyenne annuelle est de 85 % La végétation La forêt mixte de terre ferme Cette forêt se classe parmi les forêts semi-sempervirentes qui sont des formations de transition entre la forêt sempervirente et la forêt semi-décidue. La physionomie de cette forêt est très hétérogène. Le sous-bois est habituellement dense, constitué d herbacées lianescentes (Haumania ) et de grandes herbes appartenant principalement aux familles des Marantaceae (Megaphrynium ), Zingiberaceae (Aframomum, Costus, ) et Commelinaceae (Palisota ). Les grands arbres dépassent 50 mètres de hauteur et la diversité du peuplement forestier est élevée. Ces forêts renferment la plupart des essences commerciales. Les forêts inondables et les forêts marécageuses Ces forêts édaphiques inondées tout ou partie de l année occupent des superficies importantes en bordure des cours d eau. La hauteur des arbres varie entre 15 et 30 mètres. Ces formations sont dominées par quelques essences, notamment le bahia (Hallea ciliata), le padouk d'eau (Pterocarpus osun), le bubinga d'eau (Guibourtia demeusei), l ilomba d'eau (Pycnanthus marchalianus), le limbali (Gilbertiodendron dewevrei), le rikio (Uapaca spp.), l eyoum (Dialium sp), l ayinda (Anthocleista sp), l'ossol (Symphonia globulifera), Sterculia suaviolacea, etc. Les forêts de limbali Ce sont des forêts monodominantes, composées de Gilbertiodendron dewevrei (Caesalpiniaceae) en peuplements presque purs. Ces forêts se rencontrent en zones inondables le long des cours d'eau (forêts ripicoles de limbali) et parfois sur les terres fermes des plateaux (forêts de limbali sur terre ferme). Dans ce type de forêt, la canopée est très fermée et le sous-bois est généralement ouvert. Les forêts de limbali sont très répandues dans le parc national Nouabalé-Ndoki. Les forêts secondaires Ces formations occupent les bordures d anciennes routes d exploitations et les cultures abandonnées près des villages le long de la rivière Sangha. Ces zones sont colonisées par les espèces pionnières comme le parasolier (Musanga cecropioides), qui forme par endroit des peuplements quasiment purs, l'essessang (Ricinodendron heudelotii), l'assas (Macaranga spp), le mengama (Myrianthus arboreus), l azobé (Lophira alata), le fromager (Ceiba pentandra) ou des petits arbres comme Harungana madagascariensis, Zanthoxylum spp, Calancoba welwitschii, etc. Quelques grands arbres conservés lors du défrichement témoignent de l ancienne forêt «primaire». Les clairières humides Le massif forestier inclut des espaces ouverts plus ou moins marécageux : les baïs et les éyangas. Les baïs sont traversés et alimentés par un cours d eau saisonnier ou permanent ; les éyangas sont des dépressions marécageuses, sans relations directes avec le réseau hydrographique. La végétation au centre des clairières est essentiellement composée de Cyperaceae et de Poaceae. Les clairières humides sont fréquentes sur les UFA de Pokola et Kabo (plus de 900), et, bien qu elles n occupent pas de grandes superficies, ces clairières constituent des milieux très importants pour les grands mammifères qui les utilisent pour leur alimentation (eau et minéraux) et les contacts sociaux. La faune La région dans laquelle se situe l UFA de Pokola et Kabo est particulièrement riche en faune, elle est notamment remarquable pour la présence de populations de grands mammifères au statut protégés tels que le gorille de plaine de l ouest (Gorilla gorilla) le chimpanzé (Pan troglodytes), et l éléphant de forêt (Loxodonda africana). Le léopard (Panthera pardus), également protégé est le plus grand prédateur carnivore observé dans la région. Des rapports récents sur le recensement d oiseaux listent plus de 300 espèces. Des ongulés (Hippopotames, Suidés), de grands reptiles (crocodiles) sont aussi présents dans la région et ont été observés dans le parc national Nouabalé Ndoki situé à proximité de l UFA.

17 AD 36-A-01 Page 17 of 147 Sols Les sols de terres fermes sont de type ferralitique, argilo-limoneux ou limono-sableux selon la nature de la roche mère, très acides et peu fertiles. Des cuirasses latéritiques («la latérite») se trouvent en bas de pente près des cours d eau et sont utilisées pour le revêtement des routes. Des sols de type hydromorphe occupent les bordures des cours d eau et les dépressions marécageuses. 3.2 History of use / Historique de l utilisation History of the industrial activity Commercial forest harvesting started after the end of the second world war. At the end of the 40 s, a number of forestry companies had settled down in the area. 1949: Entreprise Générale Industrielle et Commerciale en Afrique à Mbirou (EGICA) 1949 : Entreprise Emile Chambault à Pokola 1955: Bois-Sangha (Mbirou) and transfered in 1975 to Kabo :Emile Chambault is replaced by the Société Forestière de la Sangha (SFS) 1968 : SFS is bought by CIB 1990: Société Bois-Sangha is restructured and becomes Société Nouvelle des Bois de la Sangha (SNBS). From 1993, SNBS activities are slowing down and the company went bankrupt in In 1997, Kabo FMU forest concession is allocated to CIB, which was harvesting Pokola Pokola FMU at that time. Historique de l activité industrielle L exploitation commerciale des bois a commencé après la seconde guère mondiale. A la fin des années 40 plusieurs companies forestières se sont installées dans la région : Entreprise Générale Industrielle et Commerciale en Afrique à Mbirou (EGICA) 1949 : Entreprise Emile Chambault à Pokola 1955 : Bois-Sangha (Mbirou). Transféré à Kabo en : Emile Chambault est remplacée par la Société Forestière de la Sangha (SFS) 1968 : CIB rachète la SFS 1990 : La société Bois-Sangha ets restructurée et devient la Société Nouvelle des Bois de la Sangha (SNBS) A partir de 1993 les activités de la SNBS diminuent et la société fait faillite en En 1997 l UFA Kabo est attribuée à la CIB qui exploitait déjà l UFA Pokola. Forest harvesting Forest harvesting in the FMU is very selective. Four species (sapelli, sipo, ayous, iroko) represent the bulk of the total harvested volume.. Since 1997, the number of species harvested have significantly increased and continue to do so as CIB develops and finds markets for lessor known species Sapelli harvest levels have therefore dropped from 1998 levels to current levels.. CIB employs a treelength harvesting system, using a chainsaws to fell, delimb and top the trees and then extracting them to roadside landings, using skiddeers and crawler tractors. Trees are scaled crosscut and then marked on the roadside landing. Exploitation du bois L exploitation forestière sur l UFA a été orientée sur quatre essences (sapelli, sipo, bossé clair, ayous) qui représentent la majorité du volume total exploité.. Depuis 1997 le nombre d essences exploitées a augmenté de manière significative et continue au fur et à mesure que la CIB parvient à trouver des marchés pour les essences secondaires. Cette augmentation du nombre d essence exploitée s est accompagnée d une nette diminution de la part de production du sapelli depuis 1998.

18 AD 36-A-01 Page 18 of 147 La CIB emploi un system d abattage d arbres entiers. La tronçonneuse est employée pour l abattage, l éhoupage et l ébranchage. Les arbres sont débusqués bord de route à l aide de skidders et de câbles. Les arbres sont mesurés, débités et marqués bord de route. Wood transportation The forest area managed by CIB is very isolated and transportation facilities are not well developed. The wood and log export can be done through 2 main deep water commercial ports: Pointe Noire in Congo after a 950km by river to Brazzaville then by rail with Congo Océan (CFCO) to Noire for 500 km. From the beginning of the activities, wood export was done only through this route. However, this solution is penalized by the low water level of the river from 4 to 6 months a year and by the poor reliability of the rail company. Douala, in Cameroon, represents 1250 km by road or partially by rail. The Cameroon option is more expensive but is more reliable and much quicker (a few days compared to a few months). Higher transportation costs are covered by a number of advantages such as a faster payment, less loss and damages to the products. Currently most of the wood production is shipped through Cameroon. CIB export the maximum possible volume through Brazzaville, wood is no longer floated on the river but stored in containers and shipped to Brazzaville. Évacuation des bois La zone forestière exploitée par la CIB est très enclavée et les moyens de communication sur l extérieur sont peu développés. L exportation des bois vers les marchés internationaux peut être réalisée via deux ports en eau profonde : Pointe Noire, au Congo, après un transport par voie d eau de 950 km vers Brazzaville, puis le chemin de fer Congo Océan (CFCO) jusqu à Pointe Noire sur une distance de 500 km. Au démarrage de l exploitation dans le Nord Congo,et jusqu en 1993, la sortie des bois était uniquement réalisée par cette voie. Cette voie d évacuation est pénalisée par la période d étiage de la rivière Sangha bloquant la navigation pendant 4 à 6 mois et par le mauvais fonctionnement du CFCO. Douala, au Cameroun, distant de Pokola de km par la route ou partiellement par train. La voie camerounaise est plus coûteuse, mais beaucoup plus fiable et rapide (quelques jours selon les saisons, contre plusieurs mois par la voie congolaise). Les coûts de transport plus élevés sont compensés par les économies en besoins de trésorerie, les bois étant payés chargés sur bateau, et par la limitation des pertes et des dépréciations liées aux transbordements et à la durée du transport et du stockage. Actuellement, l essentiel des produits de la CIB est évacué par le Cameroun, mais l entreprise exporte le maximum possible via Brazzaville. Les grumes exportées par cette voie ne sont plus flottées mais chargées sur des barges pour éviter les vols sur le fleuve. 3.3 Planning process / Processus de planification Management documents The management plan is a long term strategic document, which follows policy requirements and outlines the main FMU management objectives. It is complimented by two other management documents: the five year plan and the annual plan of operations. The annual plan of operation represents a tool upon which the day to day activities are based on to implement the strategic management plan. The year before a specific harvest, CIB realizes a detailed inventory (full harvesting inventory and mapping), the roads and defines the harvesting prescriptions. Rotation length Rotation length is determined by both ecological and economical needs. The optimum length from an ecological point of view is set when the best rate of reconstitution is obtained for the species that was harvested. Reconstitution rate is a complex variable which is calculated taking into account damage levels after harvesting, growth data, natural mortality, minimum exploitable diameters. From an economical point of view, the average area covered and the annual volume of wood need to be adjusted and sufficient to allow a profitable business. This rotation length is set at 30 years. Documents de gestion

19 AD 36-A-01 Page 19 of 147 Le plan d aménagement est un document stratégique à long terme, qui entérine la politique forestière et prescrit les grandes lignes de la gestion de l unité forestière d aménagement. Il est complété par deux documents de gestion à moyen et court terme : le plan de gestion (quinquennal) et le plan annuel d exploitation. Le plan annuel d exploitation est l outil de gestion quotidien qui permet la programmation et le suivi annuel de la mise en œuvre du plan d aménagement. Pendant l année précédant l exécution de la coupe annuelle, la CIB procédera à l inventaire en détail de la ressource (inventaire d exploitation en plein et cartographie), à la planification du réseau routier et précisera les règles d exploitation. Durée de rotation La durée de la rotation est déterminée par des considérations écologiques et des impératifs économiques. Sur le plan biologique, la durée optimale de la rotation serait celle pour laquelle on obtient le meilleur taux de reconstitution du nombre de tiges prélevées. Ce taux est fonction de la structure diamétrique, des caractéristiques dynamiques des essences (accroissement, mortalité) et des diamètres minima d exploitabilité. Sur le plan économique, la surface moyenne parcourue et le volume de bois d œuvre annuellement exploité doivent être suffisants pour assurer la rentabilité de l exploitation (infrastructures, matériel, ) et un approvisionnement économiquement viable des industries. Cette rotation est fixée à 30 ans.

20 AD 36-A-01 Page 20 of 147 CIB Forest management units in Northern Congo Figure 1 : Les L UFA de Pokola et de Kabo

21 AD 36-A-01 Page 21 of 147 Harvest and regeneration / Récolte et régénération Forest management basis Forest management consists of harvesting mature trees at several harvesting rotations. Mature trees have reached a minimum harvesting diameter (DME). Key management parameters are: rotation length, target species, minimum harvesting diameters and harvesting rules. The production (commercial) area within Pokola UFA is divided in blocks of the same volume, Forestry Production Units (UFP). Each UFP represents 5 years of harvest and is designed according to the exploitable volume of target species in order to guarantee a steady wood supply from the commercial species. Each UFP contains an equivalent volume of target species and therefore their areas vary according to the forest composition. At this stage, forest management is based on volume management. Each UFP has a 5 year management plan and is divided into 5 annual harvesting units (Annual Harvesting Plate). Each of these units represent 1/5 of the UFP (±20 %) and are about the same area. Volume of commercial species in each unit can vary according to the forest composition. The management at this stage is based on the structure and composition of the unit. An annual plan of operation is prepared in compliance with the management regulations developed for each unit. The division of the production area in UFP and in annual units, allows the harvesting of commercial species over the rotation length. Main inventories Management inventory is based on a systematic sampling done along straight and parallels lines. Distance between the lines is 2.5 km and they are generally oriented east-west. Sampling unit is represented by the compartment. Compartments are contiguous and located on dry land only (commercial forests). A compartment is 25m wide and 200m long and their locations are captured by GPS. Regeneration For most of the target species, including sapelli and sipo, regeneration (according to the available data) appears to be relatively abundant and sufficient to ensure population renewal. However, for afrormosia, ayous and iroko, regeneration has been found to be weak and not sufficient to ensure the renewal of the population. Other species seem to show similar regeneration problems: mahogany, etimoe, limba and tali. In certain circumstances, forest harvesting seems to have a positive impact on light tolerant species regeneration. According to Paget & Desmet, (2004), ayous presents a better regeneration in areas previously harvested. Bases de l aménagement forestier L aménagement repose sur un système de coupes polycycliques où l exploitation prélève à chaque passage les arbres considérés comme mûrs, c est à dire ceux dont le diamètre est supérieur au diamètre minimum d exploitabilité (DME). Les principaux paramètres d aménagement, sont la durée de la rotation, la liste des essences objectif, les diamètres minima d exploitabilité, ainsi que les règles d exploitation.la série de production est découpée en blocs équivolumes appelés Unités Forestières de Production(UFP). Les UFP correspondent à cinq années d exploitation (bloc quinquennaux) et sont déterminées en fonction du volume exploitable des essences objectif, de manière à garantir à l entreprise un approvisionnement régulier en essences commercialisables. Les UFP offrent un volume à peu près constant en essences objectif (bloc isovolume) et sont donc de superficie variable selon la richesse de la forêt. A ce niveau, la méthode d aménagement retenue est un aménagement par volume. Chaque UFP doit faire l objet d un plan de gestion quinquennal. Chaque UFP est découpée en unités annuelles d exploitation, appelées Assiettes Annuelles de Coupe (AAC). Chaque AAC représente le cinquième (±20 %) de la superficie de l UFP. Les AAC étant à peu près de même superficie, le volume en essences objectif de chaque AAC peut varier en fonction de la richesse de la forêt. A ce niveau, la méthode d aménagement retenue est un aménagement par contenance. Chaque AAC doit faire l objet d un plan annuel d opération en conformité avec les règles d aménagement. Le découpage de la série de production en UFP, puis en AAC, permet de planifier et de garantir l exploitation des essences commercialisables sur la durée de la rotation. Les principaux inventaires

22 AD 36-A-01 Page 22 of 147 L inventaire d aménagement est basé sur un échantillonnage systématique, effectué le long de layons parallèles et équidistants. Les layons sont espacés de 2,5 km et sont généralement orientés estouest. L unité d échantillonnage est la parcelle. Les parcelles sont contiguës et implantées uniquement en forêts mixtes de terre ferme qui constituent les forêts de production de bois d œuvre. Une parcelle mesure 25 m de large centrée sur le layon (12,5 m de part et d autre du layon) et généralement 200 m de long. Les parcelles sont géo-référencées à partir de relevés GPS La présence des principaux produits forestiers secondaires a été notée dans chaque parcelle, sur une bande de 5 m de large à droite du layon Régénération Pour la plupart des essences principales, dont le sapelli et le sipo, la régénération apparaît relativement abondante et apparemment suffisante pour assurer le renouvellement des populations (selon les données disponibles). En revanche, pour l'afrormosia, l ayous et l iroko, la régénération apparaît très faible, insuffisante pour assurer le maintien des populations sur le long terme. Dans une moindre mesure, l acajou, l étimoé, le limba et le tali présentent également des problèmes de régénération. Dans certains cas l exploitation forestière semble avoir un effet positif sur la régénération des essences héliophiles. D après une étude de Paget & Desmet, (2004) l ayous présente une régénération plus abondante dans les zones anciennement exploitées. 3.4 Monitoring processes / Systèmes de suivi CIB has implemented a comprehensive monitoring system for its operations. Forest management will be monitored at different levels to ensure that management rules, management documents are adequately implemented. Monitoring is currently done for the following activities: - harvesting inventory; - road building; - felling and cross-cutting; - log extraction. - relevant aspects related to social issues (i.t.o. local communities and indigenous peoples) are constantly mointored - relevant environmental monitoring procedures are establised within CIB and applied accordingly. CIB Senior executives can also perform audits in addition to the planned monitoring and ensure the adequate implementation of the management plan requirement. La CIB a mis en place un système de suivi de ses opérations. L exploitation forestière sera contrôlée à plusieurs niveaux afin de s assurer que les mesures et règles définies par le plan d aménagement, les documents de gestion et les procédures de l entreprise sont correctement appliquées. Ainsi des contrôles sont déjà réalisés au niveau : - de l inventaire d exploitation ; - de la construction des routes ; - de l abattage et du tronçonnage ; - du débardage. - Les aspects relatifs aux problèmes sociaux (communautés locales et populations indigènes) sont vérifiés de façon continue. - Le suivi des procédures environnementales est mise en place au sein de la CIB et est mise en application en conséquence. Aussi, il est prévu que des cadres de la compagnie puissent effectuer des audits de contrôle, en plus des vérifications officielles sur la bonne mise en œuvre des éléments du plan d aménagement. 4. SOCIO-ECONOMIC AND ENVIRONMENTAL / CONTEXTE SOCIO-ECONOIMIQUE ET ENVIRONEMENTAL 4.1 Social aspects / Aspects sociaux

23 AD 36-A-01 Page 23 of 147 Number of own workers Nombre d employés Number of contract workers Nombre d employés sous-traitants Minimum daily wage for agricultural/forestry workers Salaire journalier minimum pour les travailleurs agricoles et forestiers Infant mortality rates (under 5 years) Taux de mortalité infantile (moins de 5 ans) Proportion of workers employed from the local population (%) Proportion d employés issus de la population locale FCFA 2% (source: CIB hospital 2009) Approx 36 % The area hosts over 10 different linguistic groups, which are an indicator of populations of multiple origins and identities. La région regroupe une dizaine de groupes linguistiques différents qui supportent autant d histoires et d identités différentes. Tableau des différentes ethnies rencontrées dans les Camp CIB, villages et campements de l'ufa Pokola Language families Famille de langue Language / Langue Comments/Remarques Bantoue Semi-nomades Ngbaka Bandza Bomitaba Bondongo Bondjo Enyélé Mondjombo Ikenga Kaka Yambé Bakolo Pomo Bokiba Bomouali Lino Sangha-sangha Ngondji Yassua Mbémo Kwel Djem Ngbaya Bonguili Bomassa Ngombé Balouma Présents dans l UFA Pokola exlusivement aux niveaux des sites CIB (Pokola, Kabo & Ndoki 1) pour des raisons socioculturelles (scolarité, commerce santé, travail ). Ils sont originaires de la Likouala Présent dans les villages riverains du nord Sangha de l UFA Pokola - sédentaires Sous groupe de Sangha sangha, présents sur les rives de la Sangha au nord de l UFA Pokola - sédentaires Très nombreux, présents sur les rives de la Sangha au nord de l UFA Pokola - sédentaires Peu nombreux, présents dans le nord de l UFA Pokola - sédentaires Présent dans la Sangha - Likouala, dans la concession : villages : Minganga, Ngandzikolo et Ngatongo - sédentaires Peu nombreux, présents au nord ouest de l UFA Pokola dans la département de la Sangha - sédentaires Présents sur les rives de la Sangha, au sud de l UFA Pokola et dans la Likouala (Minganga) - sédentaires Présents dans le site de Kabo, originaire du village Bomassa - sédentaires o Présents dans la Sangha Communauté seminomade originaire respectivement de Bomassa, o Présents dans la Sangha communautés semi nomades -sedentaires

24 AD 36-A-01 Page 24 of 147 Bantoue autres régions Etrangers Mikaya Mbendjélé Baâka Ngaré Bangala Kota Mboko Likouala Likouba Akoua Ngando Mbamba Kouyou Koukouya Mbochi Mbéti Moye Ngangoulou Ngatsié Foufou Mbon Dondo Kugni Bembé Yaka Pounou Tsangui Nzabi Kamba Téké Soundi Kongo Lari Vili Loumbou Guinéenne Gabonaise Ivoirienne Ougandaise Vietnamienne Nigérienne Sénégalaise Tchadienne Angolaise Béninoise Burundaise Burkinabé Mauritanienne Rwandaise Camerounaise Malienne RCA o Présents dans la Sangha et Likouala : Communauté semi-nomade o Peu nombreux dans l UFA Kabo, communautés seminomades, originaire de Bangui-motaba. - Assez représentés dans les concessions CIB, ils sont originaires des départements de la Cuvette -Ouest et Centrale, situés au sud des concessions CIB. - Présents dans la concession pour les raisons : d emplois, commerce, mariage et parents. - Très peu représentés dans la concession ils sont originaires des différents départements au sud du pays (Plateaux, Pool et Kouilou). - Présents dans la concession pour les raisons : d emplois, commerce, mariage et parents. - Très peu nombreux, présents pour le petit commerce et mariage. D origines étrangères.

25 AD 36-A-01 Page 25 of 147 RDC During the past 2 centuries, migrations in the area was motivated by a number of factors such as tribal wars, sorcery, national policy of village grouping and more recently the civil war in the Congo sub-region and the forest industrial activity. Au cours des deux derniers siècles, les guerres tribales, la sorcellerie, la colonisation, la politique nationale de regroupement des villages, et plus récemment, les conflits armés au Congo et dans la sous-région et le développement de l exploitation forestière industrielle, ont entraîné des migrations plus ou moins importantes de populations. Population distribution in Pokola FMU Répartition des populations dans l UFA Pokola Based on the 2010 census carried out as part of the PROGEPP programme, the FMU Pokola includes 21 campments, 12 villages, 2 CIB sites (Pokola and Ndoki 1). The total population for Pokola FMU is 14,573 inhabitants. The Pokola and Ndoki 1 sites account for 13,096 inhabitants with respectively 12,530 and 566 inhabitants, that is 90% of the total FMU population. The population density for the FMU is low with about 3.2 inhabitants per Km². Most of the population lives along the Sangha River with the exception of the CIB camp -Ndoki1- which is situated along the Ndoki River. D après le recensement effectué en 2010 dans le cadre du PROGEPP, l UFA Pokola compte 21 campements, 12 villages, 2 sites CIB (Pokola et Ndoki 1). La population totale de l UFA Pokola est de habitants. Les sites de la CIB, Pokola, et Ndoki 1, comptent à eux seuls habitants avec respectivement et 566 habitants, soit 90% de la population de toute l UFA. La densité humaine pour l UFA est faible, de l'ordre de 3,2 habitants au km². A l'exception du campement forestier de la CIB, Ndoki I, situé sur le bord de la rivière Ndoki, l essentiel des populations est concentré le long de la rivière Sangha. CIB Forest Camps /Les bases de vie de la CIB Pokola history is closely linked to the extension of CIB activities. In fact, Pokola, that was first of all a hunting and fishing camp (Moukassa, 2001), became a big village with the growth of logging activities in the 1970s. When the first CIB sawmill was built in 1986, Pokola became a small industrial town, then an economic growth pole in the 2000s. Finally, Pokola was erected a council in Since 1999 when the first census took place in CIB workers' camps within PROGEPP framework, Pokola demography increased by 86% to reach 12,530 inhabitants in The town harbours more than 70 different ethnic groups. Neverthless, the 10 major ethnic groups of Congo account for two thirds (66%) of the population. Native ethnies, Sangha-Sangha and Mbendjéle, account only for 8% of Pokola demography. There is a significant number of foreigners who account for 17% of Pokola population. Citizens from the Democratic Republic of Congo, Cameroon, Chad, and Rwanda are the most numerous. The number of Ndoki 1 inhabitants has not varied much between 1999 and 2008, from 900 to Now, this site harbours only 566 inhabitants because of CIB restructuring. L histoire de Pokola est fortement liée au développement des activités de la CIB. En effet, Pokola, qui était à l origine un campement de pêche et de chasse (Moukassa, 2001), est devenu un grand village avec la croissance des activités d exploitation forestière dans les années 70. Avec la construction de la première scierie CIB en 1986, Pokola est devenu une petite cité industrielle, puis un pôle de développement économique dans les années Enfin, Pokola a été érigée en Commune en Depuis 1999, date du premier recensement de la population des bases vie CIB réalisés par le PROGEPP, la population de Pokola a augmenté de 86% pour atteindre habitants en La ville rassemble plus de 70 groupes ethniques différents ; les 10 principaux groupes ethniques congolais représentent néanmoins les deux tiers (66%) de la population. Les ethnies strictement autochtones, Sangha-Sangha et Mbenjélé, ne représentent que 8% des habitants de Pokola. La communauté étrangère est importante et représente près de 17% de la population de Pokola. Les

26 AD 36-A-01 Page 26 of 147 ressortissants de la République Démocratique du Congo, du Cameroun, du Tchad et du Rwanda sont les plus nombreux. Le nombre d habitants de Ndoki 1 a peu varié depuis1999 et 2008, oscillant entre 900 et Actuellement le site ne compte plus que 566 habitants suite a la restructuration de la CIB. Village and Camp Demography / Les habitants des villages et campements Villages within Pokola FMU are small in size with a population that varies from 35 to 200 inhabitants. Most villages were created 60 years ago, except Matoto (1968) and Matali (1984). All camps within Pokola FMU are fishing camps located on the left bank of the Sangha River, except Mongandjo camp, located on the roadside at the boundary of the Loundoungou Toukoulaka FMU, which is an extension camp of the main camp of Ibamba semi-nomadics living within Loundoungou Toukoulaka FMU. About half (48%) of the population of the FMU villages and camps is made up of Mbendjele (44%), Molouma (3%), and Mikaya (1%) semi-nomadics. Native ethnies of the FMU Mbendjele (44%), Kwel (10%), Bonguili (7%), Pomo (6%), Yassoua (4%), Sangha-Sangha (3%), and Ngondji (2%) account for 76% of the population. Les villages de l UFA Pokola sont de petite taille avec une population qui oscille entre 35 et 200 habitants. La majorité des villages a été créée il y a plus de 60 ans, en dehors de Matoto (1968) et Matali (1984). Les campements de l UFA Pokola sont tous des campements de pêche situés sur la rive gauche de la rivière Sangha, à l exception du campement de Mongandjo, situé en bordure de route en limite de l UFA Loundoungou -Toukoulaka, qui est un campement annexe du campement principal des seminomades d Ibamba situé dans l UFA Loundoungou -Toukoulaka. Près de la moitié (48%) de la population des villages et campements de l UFA est composée de semi-nomades Mbendjélé (44%), Molouma (3%) et Mikaya (1%). Les ethnies strictement autochtones de l UFA les Mbendjélé (44%), Sangha-Sangha (3%), Bonguili (7%), Yassoua (4%), Pomo (6%), Kwel (10%) et Ngondji (2%) représentent 76 % de la population. Population distribution in Kabo FMU Répartition des populations dans l UFA Kabo Based on the 2010 PROGEPP census, Kabo FMU harbours 8 camps, 5 villages, and 1 CIB workers site (Kabo). Kabo FMU harbours a total of 2419 inhabitants. The Kabo CIB site accounts for 1788 inhabitants, i.e 74% if the whole FMU population. Population density is low, about 1 inhabitant per km². Most of the population live alon the Sangha River. D après le recensement effectué en 2010 dans le cadre du PROGEPP, l UFA Kabo compte 8 campements, 5 villages, 1 site CIB (Kabo). La population totale de l UFA Kabo est de 2419 habitants. Le site de la CIB, Kabo compte à lui seul 1788 habitants. soit 74% de la population de toute l UFA. La densité humaine pour l UFA est faible, de l'ordre de 1 habitant au km². L essentiel des populations est concentré le long de la rivière Sangha. Kabo CIB Workers Camps / Les bases de vie de la CIB About 70% of Kabo FMU inhabitants come from the Sangha Division, mainly from Ouesso (40%), 10% from the Likouala Division, and 8% from Brazzaville (Moukassa & Mavath, 2005). Within the Kabo FMU, more than 50 ethnies were recorded with Mbochi (8%), Bomitaba (10%), Bonguili (7%), Kwel (7%), and Makoua (3%) identified as the major ethnies. Native ethnies are Mbendjele (19%), Pomo (6%), Bomassa (3%), Ngombe (2%), and Ngodji (1%). The semi-nomadics, Mbendjele and Ngombe, account for 20% of Kabo inhabitants. Foreigners represent about 4% of the population. Citizens from the Democratic Republic of Congo, CAR, Cameroon, Chad, and Rwanda are the most numerous.

27 AD 36-A-01 Page 27 of 147 Près de 70% des habitants de Kabo sont originaires du département de la sangha, essentiellement (40%) de ouesso, 10% sont originaires du département de la Likouala et 8% de Brazzaville (Moukassa et Mavath, 2005). Kabo compte plus de 50 ethnies différentes dont les perincipales sont les Mbochi (8%), les bomitaba (10%), les bonguili (7%), les kwel (7%), les Makoua (3%). Les ethnies strictement autochtones, c'està-dire les Pomo (6%), les Ngodji (1%), les bomassa (3%), les Mbendjélés (19%) et les Ngombé (2%), La population semi-nomade, Mbendjele et Ngombé, represente 20% des habitants de Kabo. La communauté étrangère représente près de 4% de la population de Kabo. Les ressortissants de la République démocratique du Congo, du RCA, du Cameroun, du Tchad et du Rwanda sont les plus nombreux. Village and Camp Inhabitants / Les habitants des villages et campements Villages within Kabo FMU are small in size with a population that varies from 40 to 300 inhabitants. Most villages were founded more than 60 years ago. All camps within Kabo FMU are fishing camps located along the left bank of the Sangha River. About half (42%) of the population of the FMU villages and camps is made up of Mbendjele (22%) and Ngombe (20%) semi-nomadics. Native ethnies of the FMU Bomassa (25%), Mbendjele (22%), Pomo (20%), Yassoua (8%), Bonguili (4%), Sangha-Sangha (3%), and Ngondji (2%) account for 84 % of the population. Les villages de l UFA Kabo sont de petite taille avec une population qui oscille entre 40 et 300 habitants. La majorité des villages a été créée il y a plus de 60 ans. Les campements de l UFA Kabo sont tous des campements de pêche situés sur la rive gauche de la rivière Sangha, Près de la moitié (42%) de la population des villages et campements de l UFA est composée de semi-nomades Mbendjélé (22%), et Ngombé (20%). Les ethnies strictement autochtones de l UFA les Mbendjélé (22%), Sangha-Sangha (3%), Bonguili (4%), Yassoua (8%), Pomo (20%), Bomassa (25%) et Ngondji (2%) représentent 84 % de la population. Industrial Accidents / Accidents du travail In 2009, CIB medical service recorded 175 industrial accidents, with 65 having led to work stop, 4 having requested a medical evacuation, and 1 having caused death. The number of accidents has been constantly decreasing since En 2009, le service médical de la CIB a enregistré 175 accidents du travail, dont 65 ont nécessité un arrêt de travail, 4 ayant entraînés une évacuation et un ayant entraîné de décès. The number of accidents is constantly decreasing since Environmental aspects / Aspects environnementaux The CIB identifies zones within FMU that are particularly sensitive or representative of the FMU ecosystems. Those areas are protected from harvesting during the course of the management period. In general the harvesting impacts on the forest structure, the biodiversity and its associated habitat are minimised through operational measures such as the EFIR procedure, hunting control, waste management and anti-pollution measures. Very limited areas for farm clearing are recorded in the management plan. This is by local communities, mostly in and around Pokola town. However, their extension is controlled. La CIB distingue dans l UFA des zones forestières particulièrement sensibles ou représentatives des écosystèmes de l UFA sont mises en réserve, et ne feront l objet d aucune exploitation durant toute la durée du plan d aménagement. De manière plus générale, les impacts des activités d exploitation sur la structure forestière, la biodiversité (faune et flore) et le milieu seront atténués par des mesures appliquées sur le terrain telles que les procédures EFIR, le contrôle de la chasse, la gestion des déchets et des mesures antipollution.

28 AD 36-A-01 Page 28 of 147 Les zones de défrichements agricoles sont très limitées et sont précisées dans le plan d aménagement et leur extension contrôlée. Ces défrichements sont le fait des populations locales, essentiellement aux abords de la ville de Pokola. Cependant leur extension est contrôlée. There is a number of conservation initiatives in the area of FMU. Most of these projects are managed by international protection and conservation organizations. This section summarizes the objectives of these initiatives. Il existe également plusieurs initiatives de conservation aux alentours de l UFA. Ces initiatives sont pour la plupart pilotées par des organismes internationaux de développement ou de conservation. Cette section résume les objectifs de ces différentes initiatives. GTZ GTZ, the German Office for Technical Cooperation was involved in the region from 1992 to 1997 in PROECO project in partnership with WCS (Northern Congo Ecosystem Protection and Conservation). GTZ main contribution to the project was the realization of socio-economic studies. Following the civil war in 1997, GTZ has suspended its activities in Congo. In 2000, GTZ and CIB concluded a private-public partnership for the sustainable forest management in northern Congo. La GTZ (Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit - Office allemand de la coopération technique) a été directement impliquée dans la région entre 1992 et 1997 dans le cadre du projet Protection et Conservation des Ecosystèmes dans le Nord Congo (PROECO) en partenariat avec WCS. La principale contribution de la GTZ dans le cadre de ce projet a été la réalisation d études socio-économiques. Suite à la guerre civile en 1997, la GTZ a suspendu ses activités au Congo. En 2000, la GTZ a conclu avec la CIB un contrat de partenariat «public-privé» (PPP) pour l aménagement durable des forêts du Nord Congo. WCS WCS (Wildlife Conservation Society) is an international NGO involved in the conservation of nature. In 1991, WCS signed an agreement with the Congolese government to formalise its activities. WCS has contributed to the creation of Nouabalé-Ndoki national park and is involved in research, wildlife management, poaching control, training, population education. WCS is one of the 3 partners involved in the PROGEPP (an integrated ecosystem management project covering areas surrounding the national park) ( WCS (Wildlife Conservation Society) est une ONG internationale travaillant dans le domaine de la conservation de la nature. En 1991, WCS a signé un protocole d accord avec le gouvernement congolais, formalisant ses conditions de travail au Congo. WCS a notamment contribué à la création, en 1993, du Parc National de Nouabalé-Ndoki. WCS a déployé ses efforts et développé des compétences dans les domaines de la recherche, de la gestion de la faune et de la lutte antibraconnage, de la formation, de l éducation/sensibilisation des populations. WCS est aussi un des partenaires, avec la CIB et le gouvernement dans le projet PROGEPP, le Projet de gestion des écosystèmes périphériques au parc national Nouabalé-Ndoki ( Le Parc National Nouabalé-Ndoki (PNNN) Located north of Kabo FMU, Nouabalé-Ndoki National Park (PNNN), is contiguous Dzanga-Ndoki conservation areas in Central African Republic and Lobéké National Park in Cameroon. These 3 protected areas constitute the tri-national Sangha zone. PNNN was created in 1993 by the Government of Congo and covers and area of ha of pristine primary forest where no permanent human settlements exist. The objectives of this parc include the conservation of water resources and biological diversity, the protection of the natural forest ecosystem, scientific research and the development of tourism for observation, environmental education, an ongoing environmental monitoring, the sustainable use of the contiguous areas (PROGEPP) and the protection of historical and archaeological sites. MEFE and WCS are jointly responsible for the Park management. WCS is responsible for performing research activities and ecological monitoring. Surveillance and fight against poaching is done by MEFE. Situé au nord de l UFA de Kabo, le Parc National de Nouabalé-Ndoki (PNNN) est adjacent aux aires protégées de Dzanga-Ndoki en République Centrafricaine et au parc national de Lobéké au Cameroun. Ces trois aires protégées constituent la zone tri-nationale de la Sangha.

29 AD 36-A-01 Page 29 of 147 Le PNNN a été par créé en 1993 par le gouvernement du Congo et couvre une superficie de ha en forêt primaire inhabitée. Les objectifs du Parc incluent la conservation des ressources en eau et de la biodiversité, la préservation de l'écosystème forestier dans son état naturel, la promotion de la recherche scientifique et le développement du tourisme de vision, l'éducation à l'environnement, le suivi environnemental continu, l'utilisation rationnelle et durable des zones périphériques du Parc et la protection des sites historiques et archéologiques. La gestion du Parc est assurée conjointement par un conservateur du MEFE et un directeur WCS. La recherche et le suivi écologique sont pris en charge par WCS. Les activités de surveillance et de lutte anti-braconnage sont sous la responsabilité du MEFE. Télé lake community reserve / Réserve communautaire du lac Télé Télé Lake Community Reserve, the only RAMSAR site in the Congo basin, is located in the southeastern part outside CIB concessions. Il faut aussi signaler la présence remarquable de la réserve communautaire du lac Télé (zone RAMSAR, seul site dans le bassin du Congo) au sud-est des concessions de la CIB. 4.3 Administration, Legislation and Guidelines / Administration, légistations et guides The following table lists the key national legislation, regulations, guidelines and codes of best practice that are relevant to forestry in the commercial, environmental and social sectors. This list does not purport to be comprehensive, but indicates information that is key to the forestry sector. Le tableau ci-dessous liste les principales législations nationales, régulations et codes de bonne pratique qui s applique à la forêt d un point de vue commercial, environnemental et social. Cette liste ne prétend pas être exhaustive mais donne des informations importantes pour le secteur forestier. Legislation and regulation Législation et règlements Forest regulation - Loi n du 4 janvier 1974 portant code forestier; - Loi n 16/2000 du 20 novembre 2000 portant sur le Code forestier ; - Loi n du 4 janvier 1974 fixant les redevances dues au titre de l'exploitation des ressources forestières; - Loi n du 7 juillet 1982 portant modification de la loi n du 4 janvier 1974 portant code forestier; - Loi n du 27 janvier 1983 portant modification de la loi n du 4 janvier 1974 fixant les redevances dues au titre de l'exploitation des ressources forestières; Environmental regulation - Loi n du 3 avril 1991 sur la protection de l environnement ; - Décret n 99/142 du 23 août 1999 portant organisation et fonctionnement du fonds pour la protection de l environnement ; - Arrêté n 835/MIME/DGE du 6 septembre 1999 fixant les conditions d agrément pour la réalisation des études ou des évaluations d impacts sur l environnement. - Arrêté n 1450/MIME/DGE du 18 novembre 1999 relatif à la mise en application de certaines dispositions sur les installations classées. - Loi n 49/83 du 21 avril 1983 fixant les différentes taxes prévues par la loi 48/83 ; - Décret n 86/775 du 7 juin 1986 rendant obligatoires les études d'impact ; - Arrêté n 3772/MAEF/DERFN du 12 août 1972 fixant les périodes de fermeture et d'ouverture de chasse ; - Décret n du 23 août 1999 portant organisation et fonctionnement du fonds pour la protection de l environnement. Il est institué pour le suivi, le contrôle et l évaluation des programmes de protection de l environnement ; il est alimenté par les taxes et redevances résultant du contrôle des établissements classés. Guidelines and Codes of Best Practice Notes Notes

30 AD 36-A-01 Page 30 of 147 Normes nationales sur l aménagement forestier (2005) 5. CHANGES IN MANAGEMENT, HARVESTING, SILVICULTURE AND MONITORING / CHANGEMENTS DANS LE MODE DE GESTION, DE RECOLTE, DE SYLVICULTURE ET DE SUIVI The following table shows significant changes that took place in the management, monitoring, harvesting and regeneration practices of the certificate holder over the certificate period. Le tableau ci-dessous montre les changements significatifs concernant les pratiques liées à l aménagement, le contrôle, l exploitation et la régénération durant la période du présent certificat. Description of Change Notes SURVEILLANCE 1 No significant changes have taken place. Monitoring practices have been improved for reduced impact logging. Pas de changements significatifs. Les pratiques de suivi concernant l exploitation à impacts réduits ont été amélorées. SURVEILLANCE 2 The company has appointed a new Managing Director for CIB and there has been some retructuring of the company, after this change. La compagnie a nomé un nouveau Directeur pour la CIB et des restructurations au sein de la conpagnie ont fait suite a ce changement. Due to the global economic meltdown, the following changes have been made: SURVEILLANCE 3 Work force has been reduced from about 1700 to about 920 for the whole of CIB. This included the retrenchments of many ex-patriates and these postions are now filled by local Congolese citizens. Kabo sawmill has been closed down. Most of the processing capacity is running on a single shift. Annual volume of logs produced has been reduced from m3 to m3 DLH is also restructuring its business focus and CIB is up for sale. En raison de la fusion économique globale, les modifications suivantes ont été apportées:. Force de travail a été réduit d'environ 1700 à environ 920 pour l'toute la CIB. Cela comprenait les retranchements de nombreuses expatriés et ces postions est désormais comblé par locaux les citoyens Congolais. De scierie Kabo a été fermé. La plupart de la capacité de traitement est fonctionnement sur un seul quart de travail. Le volume annuel des grumes produites a été réduit de m3 à 153 m DLH est également la restructuration de son activité se concentre et CIB est en vente.

31 AD 36-A-01 Page 31 of 147 Description of Change Notes SURVEILLANCE 4 No significant changes took place in the management, harvesting, silviculture and monitoring of the company. However, the ownership of the company changed with 100% of the shares in CIB being sold to Olam International Ltd. This has had no significant impact on operational aspects at this point. Aucun changement majeur n a eu lieu au niveau de la gestion, de l exploitation, de la silviculture et du suivi de la compagnie. Cependant, la compagnie a changé de prorpiétaire avec 100% des parts de la CIB revendues à Olam International Ltd. À ce stade, ceci n a pas encore d impact majeur sur les aspects opérationnels. 6. PREPARATION FOR THE EVALUATION / PRÉPARATION DE L ÉVALUATION 6.1 Schedule / Plan de travail The evaluation of Pokola FMU was preceded in 2007 with the evaluation of the adjacent Kabo FMU which applies the same management principles. The legal compliance of the CIB operations within Pokola FMU has been evaluated in 2007 by SGS against SGS-TLTV checklist. Those audits allowed to examine management systems and identified any gaps that might preclude certification. Information gathered was used to plan the main evaluation. Key stakeholders were identified. L évaluation de l UFA Pokola a été précédée en 2007 par l évaluation de l UFA limitrophe de Kabo qui applique les mêmes principes de gestion à toutes ses unités forestières et industrielles. La conformité légale des opérations de la CIB sur l UFA de Pokola a été évaluée en 2007 par SGS et attestée selon le référentiel SGS-TLTV. Ces audits ont permis d examiner le système d aménagement et d identifier d éventuels écarts pouvant être un obstacle à la certification. L information recueillie a été utilisée pour préparer l évaluation principale. Les parties intéressées essentielles ont aussi été identifiées. 6.2 Team / L équipe The table below shows the team that conducted the main evaluation and the independent specialist(s) that were selected to review the main evaluation report before certification is considered. Evaluation Team L équipe d audit Team Leader Chef d équipe Trainer Formateur Notes The team leader holds a diploma of engineer from the école nationale d agronomie de Montpellier in France and an M.Sc. He has over 15 years experience in forestry and related fields (ie. management, ecologie, sociology, tax system) in Central Africa. He has more than 10 years experience with SGS in monotoring of production control and forest management using local and international norms including FSC. Le chef d équipe est détenteur d un diplôme d ingénieur de l école nationale d agronomie de Montpellier en France, d un master of science. Il possède plus de 15 ans d expérience en foresterie en Afrique Centrale et autres domaines connexes (aménagement, écologie, enjeux sociaux, fiscalité, conseil aux gourvernements). Il possède plus de 10 ans d expérience avec la SGS dans des projets de contrôle des productions et des systèmes de gestion forestière selon des normes locales ou internationales dont FSC. The trainer is a forest engineer. He was in charge of the SGS-Qualifor programme during 4 years and has a comprehensive experience of audit processes and of the requirements of the FSC norm. He assists and evaluates the the team leader in his functions. Le formateur est un ingenieur forestier. Il a été dirigeant du programme SGS-Qualifor pendant 4 années et possède une expérience très approfondie des procédures d audit et

32 AD 36-A-01 Page 32 of 147 des exigences de la norme FSC. Il assiste et évalue le chef d audit dans ses fonctions Local Specialist (Forester and ecologist) Spécialiste local (forestier et expert en écologie) Local Specialist (social) Spécialiste local (social) Peer Reviewers Réviseurs pairs Peer Reviewer 1 Peer Reviewer 2 The forester has graduated form the French National Forestry school in He has a thorough expertise in tropical forest management and related ecological issues. He is currently involved with a forest management consulting company in Gabon. L expert forestier est détenteur d un diplôme de l école nationale du génie rural des eaux et forêts obtenu en 1995, il Membre de la Compagnie Nationale des Ingénieurs et Experts Forestiers et des Experts Bois. Il possède une solide expérience en aménagement forestier tropical et enjeux écologiques associés aux écosystèmes forestiers tropicaux. Il est consultant indépendant spécialisé dans le conseil aux entreprises forestières en matière d aménagement forestier. The social expert is an associate at the Law and economic sciences faculty at Yaoundé University. Currently finalizing his PhD at Yaoundé university on Pygmy communities he is recognized as a prominent expert in the participation of local communities to forest resources management. Until recently he was the head of an international Pygmy capacity building project. He was also involved as an expert at FAO. Cet expert social est associé à la faculté de droit et de sciences économiques de l université de Yaoundé, Cameroun. Il est actuellement en train de finaliser un doctorat sur les communautés pygmées dans la même université et il est un expert reconnu dans le domaine de la participation des communautés locales à la gestion des ressources forestières. Il a récemment dirigé un projet international de développement des capacités dans une communauté Pygmée. Il a aussi été impliqué comme expert à la FAO. Notes Ph.D. in Environmental Economics at the Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS) of Paris. Doctorat en Economie de l Environnement à l Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS) à Paris. Master Degree in Social Science from Cenral African Catholic University. Bachelors Degree in Social Debelopment University of Yaounde. Master en Sciences Sociales, Université Catholique d Afrique Centrale. Licence en Sociologie du Déveleloppement, Université de Yaoundé. 6.3 Checklist Preparation / Préparation de la liste de vérification In absence of FSC endorsed standard for the Congo bassin forests, SGS has adapted its generic SGS QUALIFOR checklist by adding criteria and indicators developed by African recognized initiatives. This document is used as a reference for the audit against the FSC Principles and Criteria by SGS in Congo. The following documents were used: Generic SGS QUALIFOR checklist, based on the FSC P&Cs; Principles, Criteria and Indicators of Sustainable Management of Africa Natural Forests from ATO-ITTO; Principles, Criteria and Indicators of Sustainable Management of Cameroon Forests from the African Forests Sustainable Management Promotion project (PD 124/01 Rev.2 (M). The same standard has been used to assess UFA Pokola En l absence d une norme approuvée par FSC pour le bassin du Congo, SGS a adapté sa norme générique SGS-qualifor en y intégrant des Critères et Indicateurs développés par des initiatives africaines crédibles et reconnues. Ce document sert de référence à l audit de selon les Principes et Critères du Forest Stewardship Council (FSC) réalisé en République du Congo par la SGS. Plus précisément, il a été élaboré en tenant compte des documents suivants: La norme générique SGS QUALIFOR basée sur les Principes et Critères du FSC; Les Principes, Critères et Indicateurs de l OAB-OIBT de la gestion durable des forêts tropicales naturelles d Afrique;

33 AD 36-A-01 Page 33 of 147 Les Principes, Critères et Indicateurs de gestion durable des forêts au Cameroun, du Projet Promotion de l Aménagement Durable des Forêts Africaines (PD 124/01 Rev.2 (M). Cette même norme adaptée à été utilisée pour l évaluation de l UFA de Pokola. This adaptation included canvassing comments from stakeholders 4 weeks before the field evaluation. A copy of this checklist is available on the SGS Qualifor website, Cette adaptation inclue les commentaires des parties intéressées contactées 4 semaines avant l évaluation. Une copie de cette norme est disponible sur le site de SGS-Qualifor : Standard Used in Evaluation Effective Date Version Nr Changes to Standard SGS Qualifor: Generic Forest Management Standard (AD33) adapted for Congo Surveillance 1 Surveillance 2 November 2005 November 2005 September New standard 1 No changes to the standard 2 Standard has been changed to make it more applicable to the local conditions in Congo. Le référentiel a été modifié afin de le rendre plus applicable aux conditions locales rencontrées au Congo. Surveillance 3 July Standard has been changed to include changes that hav e occurred to the Generic SGS standard. La norme a été modifiée en vue d intégrer les changements survenus dans la norme générique de SGS. SGS Qualifor: Generic Forest Management Standard (AD33) adapted for Congo SGS Qualifor: Norme Générique pour la Gestion Forestière adaptée à la République du Congo 07/07/ SA2011: Changes made throughout the standard Les modifications apportées à travers la norme 6.4 Stakeholder notification / Information des parties intéressées A wide range of stakeholders were contacted 4 weeks before the planned evaluation to inform them of the evaluation and ask for their views on relevant forest management issues, These included environmental interest groups, local government agencies and forestry authorities, forest user groups, and workers unions. The full list of stakeholders that were contacted is available from SGS. Responses received and comments from interviews are recorded under paragraph 12 of this Public Summary. Une grande variété de parties intéressées ont été contactées 4 semaines avant le début de l évaluation afin de les informer sur le processus et de solliciter leurs commentaires sur l aménagement forestier. Ces parties intéressées comprennent des organismes de protection de la nature, des agences gouvernementales locales, les autorités forestières, les utilisateurs de la forêt et les syndicats. La liste complète des parties contactées est disponible sur demande à SGS. Les réponses significatives reçues et les commentaires des personnes interrogées sont reproduites sous le paragraphe 12 de ce résumé. 7. THE EVALUATION / EVALUATION The Main Evaluation was conducted in the steps outlined below. L évaluation principale a été réalisée selon les étapes suivantes.

34 AD 36-A-01 Page 34 of Opening meeting / Réunion d ouverture An opening meeting was held at Pokola. The scope of the evaluation was explained and schedules were determined. Record was kept of all persons that attended this meeting. Une réunion d ouverture s est tenue à Pokola. La portée de la certification à été expliquée et l itinéraire confirmé. Le nom des personnes participantes a été enregistré. 7.2 Document review / Révision de la documentation A review of the main forest management documentation was conducted to evaluate the adequacy of coverage of the QUALIFOR Programme requirements. This involved examination of policies, management plan, systems, procedures, instructions and controls. Une révision de la documentation relative à l aménagement de la forêt à été effectué afin d évaluer la conformité avec les exigences du programme Qualifor. Cette étape a consisté à étudier les politiques, le plan d aménagement, les procédures, instructions, moyens de contrôle. 7.3 Sampling and Evaluation Approach / Échantillonnage et approche utilisée pour l audit A detailed record of the following is available in section B of the evaluation report. This section does not form part of the public summary, but includes information on: Sampling methodology and rationale; FMUs included in the sample; Sites visited during the field evaluation; and Man-day allocation. A preliminary audit was performed from 27 November to 2 December 2004, and the following sites were visited : Nursery (UPARA) Active logging sites in the Pokola FMU (Ndoki-VMA 2004), Road construction (Sangha Likuala) Ikélémba village During the main audit the following sites were visted : UPARA nursery in Pokola Saw mills in Pokola and Kabo Active logging sites on Pokola Forest Management Unit (2006 permit). The following compartments were randomly selected among active logging sites and were visited : 360, 365, 378, 361. Two tree felling teams out of 4 active were met and questioned on the reduced impact logging system. Recently harvested sites and logs extraction routes were visited (compartments 229 and 302). 12 recently harvested trees were checked to ensure marking, and if felling was done according to the prescribed procedures harvesting site Meeting with chemical application operator (Koatgrume). Visit of Pokola village (new school, new hospital, new fuel storage tanks) A number of villages located within Pokola FMU were visited and meetings with local population organized Des données plus détaillées de l information qui suit est disponible dans la section B du rapport d audit. Ce rapport ne fait pas partie de l information publique mais contient de l information sur : La justification de l échantillonnage; Les unités forestières d aménagement inclues dans l échantillon; Les différents sites visités lors de l audit; Le nombre de jour d audit.

35 AD 36-A-01 Page 35 of 147 Au cours de l audit principal, les sites suivants ont été visités : Pépinière UPARA à Pokola Scieries à Pokola Sites d abattage actifs sur l UFA de Pokola (Permis de coupe 2006). Des parcelles ont été sélectionnées au hasard parmi les chantiers actifs et ont été visitées. Les employés rencontrés ont été questionnées sur les techniques d abattage à impact réduit. Sites d abattage et débardage 2005 et Des chemins de débardage ont été visités. Des souches coupées anciennement et récemment ont été vérifiées afin de tester le système d identification et s assurer que l abattage a été effectue selon les plans. Rencontres avec un opérateur de traitement chimique des bois (Koatgrume). Visite de la ville de Pokola (école, hôpital, marché, décharge d ordure ménagère ). Village Ikélémba Camp Ndoki I Rencontres avec les principaux représentants administratifs, locaux et coutumiers de Pokola et Ikelemba. 7.4 Field assessments / Évaluation de terrain Field assessments aimed to determine how closely activities in the field complied with documented management systems and QUALIFOR Programme requirements. Interviews with staff, operators and contractors were conducted to determine their familiarity with and their application of policies, procedures and practices that are relevant to their activities. A carefully selected sample of sites was visited to evaluate whether practices met the required performance levels. L évaluation de terrain vise à déterminer la conformité des opérations de terrain avec le système de gestion et avec les exigences du programme Qualifor. Des entretiens avec les employés, les opérateurs et les sous traitants ont été effectués afin de déterminer leur connaissance des politiques, procédures et instructions relatives à leur travail et si celles-ci étaient bien mises en œuvre. Des sites sélectionnés selon des critères précis ont été visités afin d évaluer si les activités de terrain étaient conformes aux niveaux de performance requis. 7.5 Stakeholder interviews Entrevues avec des parties intéressées Meetings or telephone interviews were held with stakeholders as determined by the responses to notification letters and SGS discretion as to key stakeholders that should be interviewed. These aimed to: clarify any issues raised and the company s responses to them; obtain additional information where necessary; and obtain the views of key stakeholders that did not respond to the written invitation sent out before the evaluation. A meeting was organised in Brazzaville (NGOs representatives and international organisations). Des rencontres ou des entrevues téléphoniques ont été effectuées avec certaines des parties intéressées identifiées de par leurs réponses à la lettre d information de SGS ou encore à la discrétion de SGS. Ces rencontres on pour objectif de : clarifier les enjeux identifiés et de chercher une réponse auprès de la compagnie forestière; obtenir de l information complémentaire si besoin; obtenir l opinion de parties intéressées essentielles mais qui n on pas répondu au questionnaire expédié par SGS avant l audit. Une réunion publique a été organisée à Brazzaville (représentants des ONGs et institutions internationales).

36 AD 36-A-01 Page 36 of 147 Nr of Stakeholders contacted Nombre de Parties contactées Nr of Interviews with Nombre d entretiens avec NGOs ONG Government Gouvernement Other Autres MAIN EVALUATION / ÉVALUATION PRINCIPALE Plus 39 (Pokola, Ikelemba meeting) Plus 39 (Réunion Pokola, Ikelemba) Plus 20 (Brazzaville meetings) Plus 20 (Réunion Brazzaville) SURVEILLANCE SURVEILLANCE SURVEILLANCE SURVEILLANCE Key responses received and comments from interviews are recorded under paragraph 13 of this Public Summary. Les principales réponses et les commentaires sont rapportés dans la section 13 de ce résumé public. 7.6 Summing up and closing meeting / Synthèse et réunion de fermeture At the conclusion of the field evaluation, findings were presented to company management at a closing meeting. Any areas of non-conformance with the QUALIFOR Programme were raised as one of two types of Corrective Action Request (CAR): Major CARs - which must be addressed and re-assessed before certification can proceed Minor CARs - which do not preclude certification, but must be addressed within an agreed time frame, and will be checked at the first surveillance visit A record was kept of persons that attended this meeting. Suite à l évaluation de terrain, les résultats ont été présentés à la direction de la compagnie lors de la réunion de fermeture. Toutes les non-conformités avec le programme Qualifor identifiées ont été traduites en deux types de demande d action correctives (DAC): DACs majeures celles-ci doivent être résolues et ré-évaluées avant qu une certification puisse être délivrée. DACs mineures celles-ci n empêchent pas la certification d avoir lieu mais elles doivent être traitées dans un délai prescrit et doivent être vérifiées lors de la première visite de surveillance. Un registre des participants à la réunion a été tenu. 8. EVALUATION RESULTS / RÉSULTATS DE L ÉVALUATION Detailed evaluation findings are included in Section B of the evaluation report. This does not form part of the public summary. For each QUALIFOR requirement, these show the related findings, and any observations or corrective actions raised. The main issues are discussed below.

37 AD 36-A-01 Page 37 of 147 Les résultats détaillés de l évaluation sont rapportés dans la section B du rapport d évaluation. Ce rapport ne fait cependant pas partie du résumé public. Pour chacun des exigences QUALIFOR, le tableau ci-dessous rapporte les résultats principaux et les observations et actions correctives associées. 8.1 Findings related to the general QUALIFOR Programme / Résultats reliés au programme général QUALIFOR Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère PRINCIPLLE 11: : Coomppl liaannccee withh laaw l aanndd FFSC Prri inncci ippl leess / Reessppeecct tss ddeess looi l iss eet t rrèèggl leemeennt tss Criterion 1.1 Respect for national and local laws and administrative requirements / Respects des exigences réglementaires nationales et locales The company realises periodic verifications on its legal compliance by a third party. L entreprise réalise périodiquement des vérifications de conformité légale par une tierce partie Plans described in the management plan are not officially authorised and will have to be formally approved through the official endorsement of the management plan (Ref. Observation 5). This forms part of the management plan approval process and is addressed elsewere in the report. Des dispositions prévues dans de plan d aménagement ne sont pas offciellement autorisées par la réglementation et devront être formellement approuvées lors de la validation officielle du plan d aménagement (voir Obs 5). Ceci fait parti du plan d aménagement et est abordé ailleurs Surveillance October 2008: CIB has done everything that it could possibly do in order to obtain the MP agreement by Ministerial decree as planned by law. Despite its efforts so far the MP has not yet been approved by the Council of Ministers. The consequence of this is that the clauses included in the MP have been approved by the Minister in charge but have not been formally approved by the Council of Ministers. Those clauses have however been approved by the Ministry in charge. Observation 5 is closed. The internal monitoring report of CIB sub-contractors from the Management Controller shows that an important part of the legal requirements with regards to law labour are not respected by the sub-contractors. These are mainly concerned with the establishment of employment contracts to staff (11 subcontractors on 30 not yet done), the registration of staff to the CNSS, safety equipment, etc.. The legal documents requested have all been provided (Ref below). and to our knowledge do not present a breach of the national or local laws. Les documents réglementaires demandés ont tous été présentés (voir ci-dessous) et, à notre connaissance, ne présentent pas de transgression notoire de lois ou dispositions officielles à l échelon national ou local. Surveillance October 2008: The requested law documentation was presented and didn t show any transgression of laws and regulations at national or local level. Surveillance Octobre 2008 : Les documents réglementaires requis ont tous été présentés et ne présentent pas de transgression notoire de lois ou dispositions officielles à l échelon national ou local. Interviews with the Controller, internal control documentation of CIB subcontractors. See CAR 31. Surveillance Octobre 2008 :

38 AD 36-A-01 Page 38 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère L entreprise a fait toutes les démarches nécessaires et en son pouvoir pour obtenir l approbation du Plan d Aménagement par décrêt pris en Conseil des Ministres comme la loi le prévoit. En dépis des efforts déployés, à ce jour le Plan d Aménagement n a pas encore été approuvé en Conseil des Ministres Ceci a pour conséquence que les dispositions prévues dans le Plan d Aménagement ne font pas l objet d une approbation formelle par le Conseil des Ministres. Elles sont néanmoins approuvées par le ministère de tutelle. Observation 5 fermée. Le rapport de contrôle interne des sous-traitants de la CIB établi par le Contrôleur de Gestion montre qu une frange importante des obligations légales en matière de droit du travail ne sont pas respectées par les soustraitants. Il s agit principalement de l établissement des contrats de travail au personnel (11 sous-traitants sur 30 ne l ont pas encore fait), l immatriculation du personnel à la CNSS, équipements de sécurité, etc. Entretiens avec Monsieur le Contrôleur de Gestion, documentation du contrôle interne des sous-traitants de la CIB. Voir DAC 31. Criterion 1.2 Payment of legally prescribed fees, royalties, taxes and other charges / Paiement d honoraires, de droits d auteur, de taxes et d autres redevances prévus par la loi Criterion 1.3 Respect for provisions of international agreements / Respects des accords internationaux Fees and other verified elements are compliant. This compliance has been confirmed by local authorities. 07/02/08: It has been checked that all due fees and taxes have been paid since the certification evaluation date. In addition CIB obligations regarding the payment of taxes have been evaluated for the period 2003 to CIB is complying with tax payment over this period. Les taxes et éléments vérifiés ont été reconnus conformes. Cette conformité a été confirmée par les autorités administratives rencontrées. Le 07/02/08 : Il a été vérifié que toutes les taxes ont été payées depuis la date de la cerrtification FSC. De plus les obligations de CIB concernant le paiement des taxes a été évalué pour la période 2003 à CIB est en conformité avec le payment de ses taxes sur cette période. International agreements are generally respected by the Congoleese Government and are imlemented through decrees. CIB is aware of all relevant treaties that they need to comply with and are in compliance with these requirements D une façon globale les accords internationaux signés par le gouvernement du Congo sont

39 AD 36-A-01 Page 39 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Criterion 1.4 Conflicts between laws and regulations, and the FSC P&C / Conflits entre la règlementation et les P&C du FSC traduits sur le terrain par des décrets d application et sont respectés. La CIB est informée de tous les traités qui la concerne et est conforme à ceux-ci. Although some responses have been given by administrations on identified conflicts, their practical application remains problematic (damages to cultures and ritual slaughter of elephants for example). Bien que quelques réponses ont été apportées par les administrations aux conflits identifiés, leur application pratique demeure problèmatique (cas des dégats aux cultures et de l abattage rituel des éléphants par exemple) The main conflicts, in general in this region of te Congo are : trade of NTFPs, elephant hunting, hunting of partially protected species, gun loans, elephant damages to agriculture, landclaims, etc. have been reported to the authorities. However, CIB is not allowing activies which are in conflict with FSC laws on their FMU. It is managing land claims through the formal channels that have been established with local communities. CIB works closely with international conservation bodies to establish good practices on the FMU with regard to the elephant prolem and issues related to hunting. Les principaux secteurs conflictuels : Commerce des produits forestiers autres que le bois d œuvre, Chasse à l éléphant, Chasse des espèces partiellement protégées, Prêts des fusils, Dégâts des éléphants sur les cultures agricoles, Revendication de territoire ont été signalés officiellement aux autorités La CIB n autorise pas d activités qui seraient en contradiction avec les règles FSC. Les revendications liées au territoire sont réglées de façon formelle aves les communautés locales. La CIB travaille en collaboration étroite avec les organismes de conservation internationaux afin d établir de bonnes pratiques de gestion dans l UFA notamment pour le problème des éléphants et de la chasse. Criterion 1.5 Protection of forests from illegal activities / Protection de la forêt contre les activités illicites Illegal activities; mainly related to poaching are controlled by eco-guards under the supervision of WCS/MEFE. Those guards control the main forest acces and check trucks and vehicles. CIB systematically reports illegal activities in the FMU. Les activités illégales, principalement reliées au braconnage sont contrôlées par des éco-gardes sous la direction du WCS/MEFE. Ces gardes contrôlent les principaux accès à la forêt et vérifient les camions et les différents véhicules. La CIB signale systèmatiquement les activités illégales dont elle a connaissance dans l UFA. Criterion 1.6 Demonstration of a long-term commitment to the FSC P&C / Démonstration de l engagement à long terme vis-à-vis des P&C du FSC Surveillance October 2008: Interviews that were held at various hierarchical levels within the comany have demonstrated a variable understanding of certification. See CAR 24. Surveillance octobre 2008 Les interviews menées à différents niveaux hierarchiques de la société montrent une connaissance très inégale de la certification. Voir DAC CIB has developped a policy which complies with FSC P&C. This policy is applied to all the FMUs. CIB is also commited to certify all its activities in accordance with the FSC P&C. La CIB a développé une politique en conformité avec les P&C du FSC. Cette politique s applique à l ensemble des UFAs sous son contrôle. CIB a aussi pris l engagement de certifier

40 AD 36-A-01 Page 40 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère 24 l ensemble de ses activités selon les P&C du FSC. PRINCIPLLE 22: : TT eennuurree aanndd uussee rri igghht tss aanndd rreessppoonnssi ibbi ilitieess / Sééccuurri itéé foonncci f ièèrree,, ddrrooi itss dd uussaaggee eet t rreessppoonnssaabbi ilitéé Criterion 2.1 Demonstration of land tenure and forest use rights / Preuve de titres fonciers et droits d usage de la forêt CIB has produced maps of the hunting zones of the Bantu and seminomadic populations on Pokola FMU. These maps have been produced in close collaboration with local populations and serve as an effective tool to ensure that important trees and cultural sites are protected during harvesting operations. CIB a réalisé la cartographie des zones de chasse des populations Bantu et semi-nomades de l UFA Pokola. Ces cartes ont été poduites en collaboration étroite avec les populations locales et serve de mesure de contrôle afin d assurer la protection des arbres et sites d importance culturelle durant les opérations d exploitation. Long-term harvesting rights of CIB in Pokola FMU are set by a convention between the Congolese government and CIB for valorisation of the Pokola FMU (n 12 /MEFPRH/CAB/DGEF/DF-SGF du 13/11/2002 approved by n 5856/MEFE/CAB/DGEF/DF-SGF du 13/11/2002). The division of Pokola FMU different management units have been aproved by the administration. Long-term harvesting rights in FMU Pokola are approved. Les droits d exploitation à long terme de l UFA Pokola par la CIB sont établis dans La Convention entre le Gouvernement de la République du Congo et la Congolaise Industrielle du Bois (CIB), pour la mise en valeur de l Unité Forestière d Aménagement de Pokola (Convention d aménagement n 12 /MEFPRH/CAB/DGEF/DF-SGF du 13/11/2002 approuvée par n 5856/MEFE/CAB/DGEF/DF-SGF du 13/11/2002). La définition de l UFA Pokola en différentes séries d aménagement a été approuvée par l administration dans les travaux préalables à l aménagement. Les droits d exploitation à long terme de l UFA Pokola ont été approuvé. Criterion 2.2 Local communities legal or customary tenure or use rights / La sécurité foncière ou les droits d usage coutumiers ou légaux des communautés locales CIB has identified resource rights for local and pygmy populations during the participative mapping exercise. Mainly for the identification of hunting zones within the Community development zone. Preventative measures are included in the management plan and sites to be protected are communicated to site workers. La CIB a identifié les droits des populations locales et autochtones au moment de la réalisation de la cartographie participative, notamment pour la définition des zones de chasse et de la serie de développement communautaire. Des mesures de précaution sont incrites au plan d aménagement et les sites à protéger sont identifiés et communiqués aux travailleurs Although it has been considered in the MP project, the rapid development of Pokola could create use right conflicts within the area (Ref. Observation 1). Bien que cela ait été considéré dans le projet de plan d aménagement, le développement rapide de la ville de Pokola pourrait créer des conflits d usage àl intérieur de l agglomération (voir Obs n 1). Surveillance October 2008 The CIB General Director has committed to ensure land security for populations present in Pokola sites where CIB possess title deeds. Any potential occupation of land by the company for its activities which could lead to an expropriation of these populations will be done in a concerted manner with them, and they will be relocated in other areas. Regarding other areas occupied by populations and where CIB has no title deeds: those are falling under the responsibility of the Congo state through the local authority being put in Local population enjoying use rights are maintaining control without delegating it. Les collectivités locales disposant de droits d usage conservent le contrôle sur ceux-ci sans le déléguer.

41 AD 36-A-01 Page 41 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère place ( municipalisation ). CIB is currently documenting these cases in the context of conflicts between FSC principles and national law. Observation 01 closed. Surveillance octobre 2008 La Direction Générale de la CIB a pris l engagement d assurer la sécurisation des espaces fonciers occupés par les populations dans le site de Pokola et qui se trouvent sur des terrains où elle dispose des titres fonciers. Toute occupation éventuelle de ces terrains par l entreprise dans le cadre de ses activités et devant aboutir, éventuellement, à une expropriation de ces populations, se fera de manière concertée avec elles, et elles seront rérétablies dans d autres espaces qui leur seront affectés. En ce qui concerne les autres espaces fonciers occupés par les populations et qui sont en dehors des terres sur lesquelles la CIB dispose d un droit de propriété, leur gestion devant relever de la compétence de l Etat du Congo, dans le cadre de la municipalisation qui se met en place, la CIB est en train de documenter ces différents cas dans le cadre des conflits entre les principes du FSC et la loi nationale. Observation 01 fermée. Criterion 2.3 Disputes over tenure claims and use rights / Conflits de propriété ou d usage CIB has set procedures for the involvement of local populations with forest management and to prevent conflicts. The social unit and the consultation organisations play an active role in the identification and collection of social complaints. La CIB a établi des procédures pour l implication des populations locales et «autochtones» à la gestion forestière, pour la prévention et la gestion des conflits. La cellule sociale du service d aménagement et les structures de concertation et/ou d observation jouent un rôle actif dans l identification et la collecte de plaintes. There are recurrent and sometimes violent conflicts between the seminomadic population and the ecoguards. Although this is beyond its control CIB (Eco Guards are under the control of WCS) could try to involve itself more directly in order to resolve those conflicts within its FMU (Ref. CAR 05). Non conformity: Numerous conflicts and requests have not been addressed over the years and have been left unresolved due to the absence of a direct and permanent spoke person (Ref. CAR M02) 07/02/08: CAR M02 closed. CAR m17 opened. Ref. 4.4 Bien qu échappant au contrôle direct de CIB (les éco-gardes sont sous le contrôle de la WCS), il existe des conflits récurrants et quelque fois violents entre les populations seminomade et les écogardes sur le contrôle de la chasse. CIB pourrait rechercher les moyens de s impliquer plus directement afin de resoudre ces conflits sur ses UFAs (voir DAC 05) Non conforme - Des conflits et requêtes diverses enregistrées depuis de nombreuses années n ont pas obtenus de réponse officielle et n ont pas été définitivement résolus faute d interlocuteur direct, permanent et Except for the mentioned weaknesses, CIB is compliant with requirments related to tenure and use rights. En dehors des problèmes mentionnées dans le colonne Faiblesses aucune autre non conformité n a été détectée.

42 AD 36-A-01 Page 42 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère responsable de leur résolution (voir DAC M02). 07/02/08 DAC M02 fermée. Nouvelle DAC mineure 17 ouverte. Voir 4.4 Surveillance October 2008 On the 2 nd January 2008 CIB has sent a letter to the Ministre de l Economie Forestière (MEF) concerning the functionning problems of the USLAB and its consequences for the certification process. Thereafter CIB and its partners ( MEF, USLAB, WCS and IPOS) have carried out actions aimed on the one hand, to establish, jointly, the veracity of eco-guards abuses on local and semi-nomadic populations, the integration of training modules on forest management and certification, the CIB internal rules and human rights in the training program of PROGEPP eco-guards, the preparation and delivery to each ecoguard of a pocket guide on rights and duties with regards to wildlife management and secondly the training of local and semi-nomadic populations on organised hunting and hunting laws in Congo. Impacts of these actions start to be felt since the local and semi-nomadic encountered during the audit have confirmed the downward trend in the abuse of ecoguards. Finally, actions will be consolidated and reinforced through awareness programs that will be broadcast, from January 2009, through the community radio Biso na biso, which CIB is a partner. CAR 5 closed. See Observation 15. The complaints and concerns raised by local and semi-nomadic and sent to IPOS as part of its observation and monitoring role are now integrated into the computer database SOCIALPROG. These requests and concerns are considered in accordance with the procedure for managing social demands submitted to the CIB and joint consultations are organised to establish the veracity of some complaints, and to analyse, clarify and respond to the requests(e.g. Ngatongo meeting, April 2008). CAR 17 closed. Le 02 juin 2008, la CIB a adressé une lettre au Ministre de l Economie Forestière (MEF) sur les dysfonctionnements de l USLAB et les conséquences pour son processus de certification. Par la suite, la CIB et ses partenaires (Ministère de l Economie Forestière (MEF), à travers l USLAB, WCS et IPOS) ont réalisé des actions visant d une part, à établir, de manière conjointe, la véracité des exactions des écogardes sur les populations

43 AD 36-A-01 Page 43 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère locales et semi-nomades, l intégration des modules de formation sur l aménagement forestier et la certification, le règlement intérieur CIB et les droits de l homme dans le programme de formation des écogardes du PROGEPP, l élaboration et la remise à chaque écogarde d une fiche de poche sur les droits et les devoirs en matière de gestion de la faune et, d autre part, l éducation des populations locales et semi-nomades sur la chasse organisée et la réglementation de la chasse au Congo. L impact de ces actions commence à être ressenti sur le terrain, puisque les populations locales et semi-nomades rencontrées lors de l audit ont confirmé la tendance à la baisse des exactions des écogardes. Enfin, les actions menées seront consolidées et renforcées avec les programmes d information et de sensibilisation qui vont être diffusés, à partir de janvier 2009, par la radio communautaire Biso na biso, dont la CIB est partenaire. DAC 5 fermée. Voir Observation 15. Les requêtes et préoccupations formulées par les populations locales et semi-nomades adressées à l IPOS dans le cadre de ses missions d observation et de suivi sont maintenant intégrées dans la base de données informatique SOCIALPROG. Ces requêtes et préoccupations sont étudiées conformément à la procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB et des concertations conjointes pour établir la véracité de certaines plaintes formulées par les populations, analyser, clarifier et répondre aux requêtes formulées (exemple : assises de Ngatongo du mois d avril 2008). DAC mineure 17 fermée. PRINCIPLLE 33: : Innddi I iggeennoouuss ppeeooppl leess rri igghht tss / Drrooi itss ddeess ppeeooppl leess aauut toocchht toonneess Criterion 3.1 Indigenous peoples control of forest management / Contrôle des peuples autochtones sur l aménagement forestier A participative resource mapping has been put into place. Une cartographie participative des ressources a été instaurée. Control of hunting and wildlife by the eco-guards partially deprive Bantu and semi-nomadic populations of their use rights recognised by the law and included in Pokola management plan (Ref. CAR 05). The issues of land use development and population land use rights associated with Pokola development might generate conflicts with the Congolese legislation and mainly with Loi N (Ref. Obs 01). Non-conformity: The setting of permanent negotiation and The setting-up of permanent statutory organisations for engaging and negotiating with local populations - such as the Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (ASNP)- is effective. The familiarisation of and interaction with the local population and IPOS is progressivelly improving. A representative organisation for the seminomadic population of UFA Pokola has been created. Decisions related to the creation of the Concertation Council (Conseil de Concertation) for community development and the Development Fund (Fonds de Développement) for Pokola UFA are yet to be endorsed by

44 AD 36-A-01 Page 44 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère communication organisations with local population -in particular for Bantu and semi-nomadic populations- for their participation in the FMU management is not yet achieved. The understanding of the role and function of IIPOS (organisation established to collaborate with local communities) by the population and its interaction with the organisation are still weak (Ref. CAR M01). Le Contrôle de la chasse et la gestion de la faune par les écogardes prive partiellement les populations locales Bantu et semi-nomades de leurs droits d usage sur la faune reconnus aux par la loi et dans le plan d aménagement de l UFA Pokola (DAC 05). Les enjeux fonciers liés au développement de la ville de Pokola et la question de la prise en compte des droits fonciers coutumiers des populations dans la gestion de l UFA risquent de générer des conflits entre la législation Congolaise, notamment avec la loi n fixant les principes généraux applicables aux régimes domanial et foncier (voir Obs n 1) Non Conforme - La mise en place des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, en particulier, des associations représentatives des populations Bantu et semi-nomades, pour leur participation à la gestion de l UFA, n est pas achevée. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations, de même que les interactions avec elle sont encore très faibles. (DAC M01) 07/02/08: CAR M01 closed. The majority of consultation instances have been put in place with the support of the manager. 07/02/08 DACM01 fermée: La majorité des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales et autochtones sont mises en place, avec la contribution du gestionnaire. 07/02/08: CAR 16 opened. Indigenous communities are not fully included in the Association des Semi- Nomades de l UFA Pokola ASNP structures, eg. IBAMBA. Les communautés indigenes ne sont pas entièrement intégrées dans les structures de l ASNP Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (par ex. IBAMBA) Government but are with the minister for signature (Ministère de l Economie Forestière). CAR M01 closed La mise en place d instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, telles que l Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (ASNP), pour leur participation à la gestion de l UFA, le Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et le Fonds de développement est effective. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations et les interactions avec elle s améliorent de manière progressive. Une association représentative des populations semi-nomades de l UFA Pokola a été mise en place. Les décisions relatives à la création du Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et du Fonds de Développement de l UFA Pokola sont à la signature au cabinet du Ministre de l Economie Forestière. Les réunions de consultation relatives à la mise en place d une instance permanente spécifique de concertation et de négociation avec les populations locales Bantu riveraines de l UFA Pokola ont été organisées. DAC M01 fermée.

45 AD 36-A-01 Page 45 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Criterion 3.2 Maintenance of indigenous peoples resources or tenure rights/ Maintien des droits des peoples autochtones à la resource All sections of indigenous people are not informed in an explicit manner of the impacts of forest management on their resources and use rights as woen and the youth are not informed to the same level as men. See also observation 1 Les femmes et les jeunes ne sont pas informés de leurs droits d usage à un niveau équivalent à celui de la population adulte masculine (DAC 06). Voir également Obs n 1 Surveillance 0ctober 2008 The company initiated an internal and external process to reinforce the capacity of the facilitators and communicators of the socio-economic program in order to improve their conceptual and operational capacity to intervene in social communication activities (training in social communication, facilitation, mediation, negotiation, conflict management, external training on social aspect of forest management, etc.).. The audit team felt an improvement in the level of design and work from the facilitators and communicators of the program. They are gradually better equipped to carry out the tasks entrusted to them. Forest management impacts have been investigated and communicated by CIB to the local populations (Ref. CAR 6). Populations have confirmed to auditors their agreement for the proposed management, in particular for hunting zoning and community development. Les impacts de l aménangement forestiers ont été recherchés et/ou communiqués par la CIB auprès des populations locales qui en sont généralement (voir DAC n 6) bien informées et ont confirmé aux auditeurs leur consentement à l aménagement proposé, notamment pour la délimitation des zones de chasse et de développement communautaire. La boîte à images, a teaching tool for the training and awareness of local and semi-nomadic communities on forest management and certification, has been developed, tested and used to strengthen the process of information and awareness in general and to youth and women in particular on CIB forest management activities and the impact it can have on their resources and use rights. This tool is very much appreciated by the communities and has contributed to improving the level of knowledge of the people on CIB forest management. This tool will be complemented by Pokola Canal programmes, the CIB communication tool, by the community radio Biso na Biso and by the activities of the theatre troup "Maison mère" to be effective in CAR 06 closed. See Observation 15. Surveillance Octobre 2008 L entreprise a engagé un processus interne et externe de renforcement des capacités des animateurs et des communicateurs du programme socioéconomique, pour améliorer leurs capacités conceptuelles et opérationnelles d intervention dans les

46 AD 36-A-01 Page 46 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère activités de communication sociale (formation interne à la communication sociale, la facilitation, la médiation, la négociation, la gestion alternative des conflits et formation externe sur le volet social de l aménagement forestier, le genre, etc.). L équipe d audit a ressenti une amélioration du niveau de conception et de travail des animateurs et communicateurs du programme. Ils sont progressivement mieux outillés pour assumer les tâches qui leur sont confiées. La boîte à images, un outil pédagogique d information et de sensibilisation des populations locales et semi-nomades sur l aménagement forestier et la certification, a été développé, testé et utilisé pour renforcer le processus d information et de sensibilisation des populations en général et les jeunes et les femmes en particulier sur les activités de gestion forestière de la CIB, les impacts qu elle peut avoir sur leurs ressources et leurs droits d usage. Cet outil est très apprécie des communautés et il a contribué à une amélioration du niveau des connaissances des populations sur la gestion forestière de CIB. Cet outil va être complété par les programmes Canal Pokola, l outil de communication de la CIB, ceux de la radio communautaire Biso na biso et les activités de la troupe théâtrale «Maison mère» qui seront effectives en DAC 06 fermée. Voir Observation 15. Criterion 3.3 Protection of sites of special cultural, ecological, economic or religious significance to indigenous peoples / La protection des sites revêtant une signification culturelle, écologique, économique ou religieuse particulière pour les Peuples autochtones. Numerous socio-economic studies (Bantu and semi-nomadic populations) and involvement of populations in identifying important sites Nombreuses études socioéconomiques (populations bantoues et semi-nomades) et implication des populations dans l identification des sites d importance. Identification and delimitation of significant cultural, ecological, economical or religious sites has been done. These are mapped and included in the management plan. Specific measures have been taken prior to harvesting operations and with the participation of population to confirm and record protected areas. L identification, et la matérialisation des sites ayant une signification culturelle, écologique, économique ou religieuse particulière pour les populations ont été entreprises, sont cartographiées et inserées au projet de plan d aménagement. Des mesures particulières sont également prises avant exploitation, avec la participation des populations, pour confirmer et éventuellement recencer les zones à protéger. Surveillance 1 October 2008 : During the field visit to harvesting operations it was verified that trees of special significance to indigenous people are protected. Workers and supervisors understood the importance of such trees to indigenous peoples and knew how they were

47 AD 36-A-01 Page 47 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère marked (red paint). Surveillance October 2008: Durant la visite de terrain des opérations d exploitation il a été vérifié que les arbres d importance significative pour les peuples autochtones sont protégés. Les ouvriers et les chefs de chantiers comprennent l importance de ecs arbres et savent comment ceux-ci sont marqués (peinture rouge). Criterion 3.4 Compensation of indigenous peoples for the application of their traditional knowledge / Indemnisation des Peuples autochtones pour l application de leur savoir traditionnel Traditional knowledge of local indigenous populations is used to identify tree species ocurring in the FMU and has been approriately negotiated with them Compliance to this criterion is met. Le savoir traditionnel des représentants des populations «autochtones» est utilisé pour l identification des essences présentes dans l UFA et a été négocié de façon appropriée avec eux... Le critère est satisfait. Surveillance 1 October 2008 : No change since main assessment. The company remains compliant. Surveillance Octobre 2008/ pas de changment depuis l évaluation principale. La compagnie reste conforme. PRINCIPLLE 44: : Coommuunni ityy rreel laat tioonnss aanndd woorrkkeerrss rri igghht tss / Reel laat tioonnss aavveecc leess l ccoommuunnaauut tééss eet t leess l ddrrooi itss ddeess trraavvaai t illeeuurrss Criterion 4.1 Employment, training, and other services for workers and local communities / Emploi, formation et d autres services pour les travailleurs forestiers et les communautés locales Social services to CIB employees and community have been recognised and considered of higher standard than the national ones. Les services sociaux pour les employés CIB et les populations locales sont reconnus et reputés comme étant de qualité supérieure au niveau national The company does not sufficiently support and develop training measures and incentives towards local population and employees to fulfil its long-term needs for human resources (Ref. CAR 07). There is no long-term training plan based on training needs evaluation for specific work task (e.g. no specific training for tree extraction operators, out of date training for chainsaw operators). Insufficient diffusion of technical guides to targeted workers (e.g. wood treatment operators). There is a lack of training for local and neighboured youth community Most of the jobs advertised by CIB are publicised through the national newspapers rather than through internal notice. Ref. CAR 12. La compagnie ne supporte ni ne développe suffisamment de mesures et à la formation envers les populations locales et les employés afin de remplir ses besoins à long- Employment procedure, working contract and staff management procedures, training procedures are all in place and implemented. The recruitment procedure clearly states that at equal competence priority is given to community within or adjacent to the working site. A policy regarding precedence of employment for local youth is in place. CIB maintain social services in the region: primary and secondary education, health services, habitat, communication (radio, TV, phone) and road infrastructures. Staff and contractors remuneration is well above the national average. Discussions to increase perks are under way with the three Union representatives in the company. Les procédures d embauche, d établissement du contrat de travail et de gestion du personnel et la procédure de formation et de sensibilisation des agents CIB existent et ont été mise en place. La procédure d embauche prévoit explicitement qu à compétence égale, la CIB recrute, en priorité, les communautés habitant dans ou près de l aire d exploitation. Une politique d embauche prioritaire des jeunes originaires des villages locaux et riverains de l UFA est en place.

48 AD 36-A-01 Page 48 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère terme en ressources humaines. Voir DA 07. Il n existe pas de plan de formation sur le long terme s appuyant sur une analyse des besoins pour les différents métiers (par exemple : pas de formation des débusqueur/débardeur ; formation ancienne des abatteurs). Faible vulgarisation des fiches techniques et procédures au niveau des ouvriers destinataires (opérateur de traitement des bois). Il existe un manque de formation pour les jeunes appartenant à la population locale La plupart des appels à candidatures et des annonces d ouverture de postes à la CIB ne sont faits que par voie d affichage à l intérieur de l entreprise ; mais pas encore de façon systématique dans les journaux nationaux. Voir DAC 12 Surveillance 01: CAR 12 was not satisfactorily addressed. CAR 12 was closed and major CAR M28 was opened. Surveillance 01: La DAC 12 n a pas été adressée de manière satisfaisante. La DAC 12 a été fermée et la DAC majeure 28 ouverte. La CIB assure la création et le fonctionnement d infrastructures sociales diverses dans la région, dans les domaines variés de l éducation maternelle, primaire et secondaire, de la santé, de l habitat, de la communication sociale (radio, télévision et téléphone), des voies de communication, etc. La rémunération de tous les employés, entrepreneurs et sous-traitants est largement supérieure à la moyenne nationale en vigueur. Des discussions pour l amélioration de certaines primes de travail définies dans la Convention d établissement sont en cours avec les trois syndicats actifs dans l entreprise Major CAR M28 is closed, after receving relevant documentation from CIB to show compliance : Criterion 4.2 Compliance with health and safety regulations / Conformité aux règlements de santé et de sécurité La DAC majeure 28 a été fermée après l envoi par la CIB de la documentation appropriée et après avoir démontré sa conformité. The recent reinforcement regarding personnal protective equipment has brought an important decline in work accidents. Le renforcement récent des mesures et équipements de sécurité a permis une baisse sensible des accidents du travail. Surveillance October 2008 : A truck transporting people between the working site and Pokola was overloaded with people with regard to its maximum capacity. See observation 14. A skidder from Pokola working site didn t have a fire extinguisher. See CAR 27. Surveillance octobre 2008 : Un camion de transport faisant la liaison entre le chantier et le site de POKOLA transportait un nombre de personnes trop important au regard de sa capacité. Voir Observation 14 Un skidder du chantier de Pokola n avait pas d extincteur. Voir DAC 27. Les anciens forages ont été remplacés par de nouveaux plus profonds dans les camps des ouvriers. L eau provenant de ces forages n a pas été testée. Le reservoir qui approvisionne le camp des ouvriers n a non plus été testé. Le camp des cadres dispose aussi d un ancien forage dont l analyse de l eau a montré qu elle n est pas bonne pour la consommation. Le nouveau forage du camp des cadres n a non plus été testé DAC 32. CIB has developed and implemented a general health procedure, a safety procedure for the forest operations and for the mills. All employees have access to the health services implemented by CIB. The Pokola pharmacy keeps medicines. Public awareness campaigns on STD/HIV/AIDS, vaccinations of children and pregnant women are regularly organized. Data on heath and safety, on risk assessment and accidents are also available. Staff working in the forest or in the mills went through a specific health and training and first aid sessions. Congo Red Cross diploma are available as evidence of this training. Safety equipment is provided to staff in accordance with their work assignments. Workers are provided with accomodation in the Pokola villiage. CIB provides good accomodation faclilities to its employees. La CIB dispose d une politique de santé, d une procédure de sécurité en forêt et d une procédure de sécurité en industrie. Les employés et leur famille ont accès au service de santé (consultation, prescriptions médicales, soins, suivi). Les chantiers disposent d une petite pharmacie d urgence. Des campagnes de sensibilisation sur les MST/VIH/SIDA, de vaccination des enfants et des femmes enceintes sont régulièrement organisées. Un économat approvisionné en denrées alimentaires en conserve et une chambre froide

49 AD 36-A-01 Page 49 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Old boreholes have been replaced with new, deeper, boreholes in worker camps. The quality of drinking water of these boreholes has not been tested. The reservoir which supplies the worker camp in Pokola has also not been tested. The water in the senior management compound has one old borehole, which shows that the water quality is unsuitable. The new borehole, for the senior management compound, has not been tested, nor the reservoir - CAR 32 approvisionnée en denrées alimentaires fraîches existent à Pokola. Les informations relatives à la sécurité et à la santé au travail, à l évaluation des risques et aux statistiques sur les accidents sont disponibles. Des employés affectés aux travaux de forêt et d industrie ont reçu une formation en matière de sécurité au travail et de premiers secours. Des attestations de formation par la Croix Rouge Congolaise existent. Les équipements de sécurité sont fournis aux travailleurs en fonction de leur poste. Criterion 4.3 Workers rights to organise and negotiate with employers / Droit des travailleurs à s organiser et à négocier avec leur employeur Criterion 4.4 Social impact evaluations and consultation / Évaluations d impact social et consultations CIB staff can freely join one of the 3 Trade Unions present at CIB (CSC, CATC, CSTC). These Trade Unions negociate on a permanent basis with CIB. Trade Union representatives interviewed did not mention any particular conflict situations. Les employés de la CIB peuvent se joindre librement aux trois syndicats d employés Congolais actifs dans l entreprise : la CSC, la CATC et la CSTC. Ces syndicats conduisent des négociations collectives permanentes avec la CIB. Des cas de pénalisations liées à l exercice des activités syndicales régulières au sein de l entreprise n ont pas été signalés par les syndicalistes rencontrés. Local populations have regular communication with the CIB staff and are free to put forward their requests. Les populations locales sont régulièrement entendues directement par la CIB et peuvent librement soumettre leurs requêtes The setting-up of a permanent statutory organisation for engaging and negotiating with local populations, and more specifically with the Bantu and semi-nomadic populations for their participation in the management of the FMU, is not yet achieved. The familiarisation and interactions of the local population with the role and functions of IPOS is not yet effective (CAR M01). La mise en place des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, en particulier, des associations représentatives des populations Bantu et semi-nomades, pour leur participation à la gestion de l UFA, n est pas achevée. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations, de même que les interactions avec elle sont encore très faibles (DAC M01) CIB has conducted and continues to update information related to social impact assessments with and for all local communities. La CIB maintien et continue de mettre à jour les informations relatives aux impacts sociaux avec et pour les populations locales. 07/02/08 : CAR M01 closed. Ref CAR minor 16 (Ref. 3.1) The setting-up of a permanent statutory organisations for engaging and negotiating with local populations - such as the Association des Semi- Nomades de l UFA Pokola (ASNP)- is

50 AD 36-A-01 Page 50 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère effective. The familiarisation of and interaction with the local population and IPOS is progressivelly improving. A representative organisation for the semi-nomadic population of UFA Pokola has been created. Decisions related to the creation of the Concertation Council (Conseil de Concertation) for community development and the Development Fund (Fonds de Développement) for Pokola UFA are yet to be endorsed but are with the minister for signature (Ministère de l Economie Forestière). 07/02/08 DAC M01 fermée. Nouvelle DAC mineure 16 ouverte. (Voir 3.1.) La mise en place de certaines instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, telles que l Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (ASNP), pour leur participation à la gestion de l UFA, le Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et le Fonds de développement est effective. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations et les interactions avec elle s améliorent de manière progressive. Une association représentative des populations semi-nomades de l UFA Pokola a été mise en place. Les décisions relatives à la création du Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et du Fonds de Développement de l UFA Pokola sont à la signature au cabinet du Ministre de l Economie Forestière. Les réunions de consultation relatives à la mise en place d une instance permanente spécifique de concertation et de négociation avec les populations locales Bantu riveraines de l UFA Pokola ont été organisées. DAC M01 fermée. Voir DAC mineure 16 07/02/08: CAR M02 closed A computerised system for responding to request addressed by interest groups has been put in place. The process of redefining commitments between CIB and the population has started. A process to address social request to CIB has been put in place. This process forms the basis of the computerised data and appoints the Technical Director of CIB as the unique interlocutor concerning social requests. The process to reinforce the communication and management capacity of the facilitators and communicators from the Management Unit (Cellule d Aménagement) is progressively improving, involving the participation of the Socio-economic Programme staff in training workshops inside and outside the

51 AD 36-A-01 Page 51 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère country. CAR M02 closed. Ref. CAR minor 17 07/02/08 : DAC M02 fermée. Un système informatisé de traitement et de réponse aux requêtes formulées par les groupes d intérêts a été mis en place. Le processus de redéfinition des engagements contractuels entre la CIB et les populations locales a été engagé. Une procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB. Elle institue une base de données informatique de gestion des demandes sociales et désigne le Directeur Technique de la CIB comme le référant unique pour la gestion de toutes les demandes sociales soumises à la CIB. Le processus de renforcement des capacités des animateurs et des communicateurs de la Cellule d Aménagement en communication sociale et en gestion du volet social de l aménagement et de la certification forestière se développe progressivement, avec la participation du personnel du Programme socioéconomique à des ateliers de formation et à des séminaires-ateliers à l intérieur et à l extérieur du pays. 07/02/08 : CAR minor 17 opened. A system to respond to group requests and a computerised system complying with CIB procedures have been devised and is functioning. The process of redefining contractual engagements between CIB and local population has been set. The capacity of the socio-economic programme in terms of communication and management of social aspects has been reinforced. However the management procedures related to social requests is not known by the local and semi-nomadic populations. Requests identified in IPOS reports have not been integrated in the company system. The understanding of the redefined contractual engagements between CIB and the local and semi-nomadic populations is not yet effective among all the categories of the neighbouring population of Pokola FMU. 07/02/08 : nouvelle DAC mineure 17 ouverte. Un système de traitement des requêtes des groupes d intérêts basé sur une procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB et une base de données informatique est fonctionnel au sein de l entreprise. Le processus de redéfinition des engagements contractuels de la CIB à l égard des populations a été engagé. Il en est de même du processus de renforcement des capacités du personnel du Programme Socioéconomique en matière de communication sociale et de gestion des aspects relevant du volet social de l aménagement et de la certification

52 AD 36-A-01 Page 52 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère forestière. Mais, la procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB n est pas connue des populations locales et semi-nomades concernées. Les demandes sociales relevées dans les aides-mémoires et les rapports de l IPOS ne sont pas encore intégrées dans le système de traitement des requêtes mis en place par l entreprise. La compréhension du processus de redéfinition des engagements contractuels de la CIB à l égard des populations locales et semi-nomades n est pas effective auprès de toutes les couches des communautés villageoises riveraines de l UFA Pokola. 07/02/08: New Observation 08 opened. The understanding of contractual commitments from CIB with local and semi-nomadic populations is not yet done for all the population categories living within Pokola FMU. CIB meets the requirement of the standard, but it is recommended that CIB continue to reinforce this in the future. 07/02/08 : Nouvelle observation formulée (Voir OBS 08). La compréhension du processus de redéfinition des engagements contractuels de la CIB à l égard des populations locales et semi-nomades n est pas complète auprès de toutes les couches des communautés villageoises riveraines de l UFA Pokola. La CIB est conforme au référentiel, mais il est recommandé que la CIB renforce cet aspect dans le futur. Surveillance October 2008 The organisation «les originaires de la Sangha» has benefited from CIB support to redraft its status and for its legal process. The organisation has been renamed Association Sangha Action Développement (ASAD )» and has obtained its registration certificate from Ouesso Prefecture on 08 th August The organisation is pursuing its restructuration process and is its awareness campains in villages that fall under its mandate and is participating in stakeholders forum meetings (i.e. Conseil de Concertation) that have been implemented by the MEF in the context of the community development areas. Local offices for the organisation Association des Semi-Nomades de Pokola (ASNP) have been put in place in all the areas where indigenous people are present (Ibamba, Ikelemba et Matali). The members of those offices are getting familiar with their mandates and are starting to take an active part in researching solutions to issues related to semi-nomadic people.

53 AD 36-A-01 Page 53 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère CAR 16 closed Issues and concerns addressed by local population to IPOS are now being integrated into the computer database SOCIALPROG. These issues and concerns are addressed in accordance with CIB procedures on social requests and joint consultations are organised to establish the veracity of some complaints, and to analyse, clarify and respond to these requests (e.g. Ngatongo meeting, April 2008). CAR 17 closed Surveillance Octobre 2008 L association des originaires de la Sangha a bénéficié de l appui de la CIB pour la refonte de ses textes et son processus de légalisation. Rebaptisée Association Sangha Action Développement (ASAD), elle a obtenu son récépissé de déclaration le 08 août 2008 du Préfet de Ouesso. Elle poursuit son processus de structuration et de sensibilisation dans tous les villages de sa zone d intervention et participe aux réunions du Conseil de concertation mis en place par le Ministère de l Economie Forestière dans le cadre de la gestion de la série de développement communautaire. Les bureaux locaux de l Association des Semi-Nomades de Pokola (ASNP) ont été mis en place dans l ensemble des communautés autochtones de l UFA Pokola (Ibamba, Ikelemba et Matali). Les membres de ces bureaux commencent à s imprégner de leurs missions et à prendre une part active à la recherche des solutions aux préoccupations des semi-nomades. DAC 16 fermée. Les requêtes et préoccupations formulées par les populations locales et semi-nomades adressées à l IPOS dans le cadre de ses missions d observation et de suivi sont maintenant intégrées dans la base de données informatique SOCIALPROG. Ces requêtes et préoccupations sont étudiées conformément à la procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB et des concertations conjointes pour établir la véracité de certaines plaintes formulées par les populations, analyser, clarifier et répondre aux requêtes formulées (exemple : assises de Ngatongo du mois d avril 2008). DAC 17 fermée. Criterion 4.5 Resolution of grievances and settlement of compensation claims / Résolution des différends et ententes de réclamations d indemnisation Procedures for conflict management are developed. There are mechanisms to communicate with local and indigenous populations where an assessment is made and solutions are offered in cases of conflicts.

54 AD 36-A-01 Page 54 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère PRINCIPLLE 55: : Beenneef fitss frroom f thhee t foorreesst f t / Béénnééf ficceess ddee laa l foorrêêt f t The communication and negociations held through the recently implemented IPOS also makes provision for resolution of conflicts and compensation if applicable. Des procédures pour la prévention et la gestion des conflits existent. Les mécanismes mis en place pour communiquer avec les populations locales et autochtones permettent d évaluer et de proposer des solutions en cas de différents. La communication et la négociation offertes au travers de l IPOS nouvellement mis en place, vont permettre de trouver des solutions aux conflits et de proposer des compensations si applicables. Surveillance 1 October 2008 : No change since main assessment. The company remains compliant. Surveillance October 2008 : Pas de changement depuis l évaluation principale. La compagnie reste en conformité. Criterion 5.1 Economic viability taking full environmental, social, and operational costs into account / Viabilité économique en tenant compte de la totalité des coûts environnementaux, sociaux et opérationnels A first and in certain cases a second processing provides value added to forest products. In 2006, 85% of the wood products originating from CIB FMUs were exported following a local processing. A budget is planned and implemented for all aspects of forest management, including social and environmental actions. Les produits forestiers sont valorisés par une première et deuxième transformation sur place dans certains cas. En 2006, 85% des produits provenant des UFA de CIB étaient exportés après transformation locale. Un budget couvrant l ensemble des activités d aménagement est planifié, y compris les actions de nature sociales et environnementales. Surveillance 1 October 2008 : No change since main assessment. The company remains compliant. Surveillance October 2008 : Pas de changement depuis l évaluation principale. La compagnie reste en conformité. Criterion 5.2 Optimal use and local processing of forest products / Utilisation optimale et transformation locale des produits de la forêt 34 secondary timber species are listed to be processed for value adding, in addition to the 15 main species that are currently being used. CIB sawmills are located in the Kako Area (and in Pokola). Each sawmills is specializing in specific types of woods, such as white woods (Ayous, Longhi rouge, Olon, Fraké ) and a heavy woods sawmill. These sawmills were developed with the aim to process woods that were not yet used. CIB is one of the main

55 AD 36-A-01 Page 55 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère employers in Congo. Local market is limited and uses wood that cannot be exported.. Non-timber forest products are not used or commercialized by CIB. They are used by the local populations. Il existe une liste de 34 essences secondaires à valoriser en plus des 15 essences objectif principales. Les scieries CIB sont toutes situées localement et la CIB figure parmi le principal employeur du Congo. Il existe une ligne de production de sciages de bois blancs (Ayous, Longhi rouge, Olon, Fraké ) et une scierie «bois lourds» créée dans le but de valoriser les bois lourds. Ces scieries ont été développées afin de pouvoir transformer des essences jusque là inutilisées. Le marché local est restreint et absorbe des bois de récupération et ceux qui ne peuvent pas être exportés. Les produits forestiers non-ligneux ne sont ni récoltés ni commercialisés par la CIB. Ils sont cependant utilisés par les populations locales. Surveillance October 2008 The variety of species harvested by CIB is quite large however the current international timber trade situation is constraining CIB to reduce its production and to limit the variety of species harvested. The main market remains the export market. The sawmill is located near the FMU. The local market remains limited and concerns only sawmill by-products. Non-timber forest products are neither collected or sold by CIB. Surveillance octobre La palette des essences exploitées par CIB reste large, cependant la conjoncture internationale actuelle du marché du bois contraint la CIB à réduire sa production et la palette des essences exploitées. Le marché cible reste un marché d exportation, la scierie est située à proximité de l UFA. Le marché local reste restreint et absorbe les bois de récupération et certains bois ne pouvant être exportés. Les produits forestiers non-ligneux ne sont ni récoltés ni commercialisés par la CIB. Criterion 5.3 Waste minimisation and avoidance of damage to forest resources / Minimiser les déchets et éviter les dommages causes aux ressources forestières Sawmill waste could be used by local populations (there is currently a demand for this).felling and harvesting waste left on site could be used and processed by a portable sawmill or by the future co-generation power plant. Extration of long-lenght logs with prominent buttresses causes extraction road (breaking, friction) and soil damages (CAR 8). Les déchets de scierie pourraient être Reduced impact logging instructions were developed according to the FAO regional low impact harvesting code and implemented. Timber from logs is optimized. Sawmill waste is used for charcoal production and will be burnt in the future cogeneration power plant (this plant will produce steam for the kilns by using various types of fuels including wood waste, sawdusts and chips). A proportion of wood waste is already used for heating of the kilns at the sawmills. Wood is transported to the processing facilities

56 AD 36-A-01 Page 56 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère valorisés auprès des populations (demande existante). Les purges abandonnées sur le chantier pourraient être valorisées : scie mobile ou utilisation pour cogénération. Le débardage en grande longueur et la sortie en bord de route de grume avec des contreforts importants afin de valoriser le maximum de bois par récupération de la matière ligneuse dans la culée, entraînent des dégâts le long des pistes de débardage (bris et frottements) et des dégâts au sol. (DAC 08) Surveillance October 2008 The company has modified its log cross-cutting on forest yard procedure in order to conceal extraction of logs with large buttresses along road side. CAR 08 closed. There is an important amount of chainsaw cutting by-products on forest yards. Some of those cuttings could obviously be done in the forest. The issue related to the relevance of harvesting certain trees of mediocre quality need to be demonstrated. See CAR 26. Surveillance octobre 2008 : L entreprise a modifié sa procédure de tronconnage, formé les tronconneurs afin de supprimer la sortie en bord de route de grume avec des contreforts importants. DAC 8 fermée. Il existe un volume important de déchets de tronconnage sur le parc grume forêt. Certaines purges pourraient manifestement être réalisées en forêt. La question de la pertinence de l abattage de certains arbres de qualité relativement médiocre reste à démontrer. Voir DAC 26 Criterion 5.4 Forest management and the local economy / Gestion forestière et l économie locale soon after harvesting to minimize damages on site. Des procédures et des instructions visant à réduire les impacts de l exploitation forestière ont été développées en utilisant le Code régional d exploitation forestière à faible impact de la FAO. Le maximum de matière ligneuse exploitable est utilisé sur les arbres abattus. Les déchets de scierie servent en partie à la fabrication artisanale de charbon et seront à l avenir utilisés dans une centrale de cogénération (cette centrale va produire de la vapeur pour les séchoirs à partir de plusieurs sources d énergie dont les déchets de bois, les sciures et copeaux). Une proportion des déchets est déjà utilisée pour le fonctionnement des séchoirs. Le bois est rapidement sorti de forêt et acheminé aux sites de transformation. Surveillance October 2008 The company aims to maximise the use of timber material. Sawmills by-products are still being used for artisanal charcoal making and for running kilns. The issue of using those by-products for a cogeneration project is still on. This project should start in 2009 and should be operational by Timber is extracted quickly from the forest and transported to processing sites. Surveillance octobre 2008 : L entreprise cherche à optimiser la valorisation de la matière ligneuse. Les déchets de scieries continuent d être valorisés au travers de la fabrication artisanale de charbon de bois et du fonctionnement des séchoirs. Il est également toujours question de les valoriser au travers d un projet de cogénération qui doit débuter en 2009 pour être opérationnel aux environ de Le bois est sorti de forêt et acheminé aux sites de transformation dans des délais convenables. The main NTFPs have been identified and mapped. They have been studied in the Community Development units and partially located within the Production units (annual coupes). An evaluation procedure based on NTFP delivered at Pokola has also been set. Les principaux PFNL ont été identifiés et cartographiés à partir de l inventaire d aménagement. Ils ont été étudiés dans la série de développement communautaire et partiellement localisés dans la série de production (coupes annuelles). Une procédure d évaluation des PFNL livrés à Pokola est également mise en œuvre. Harvesting is done on a small scale by local populations. NTFP commercial use is forbidden by law, however, this is not always respected by local population and legal permits seem not to be requested. In certain cases, there is illegal commercialization of NTFP done by the Pygmies. This situation seems to be tolerated by the authorities. There is no impact study nor monitoring regarding main NTFP including Gnetum (koko). (CAR 9). L exploitation est faite à petite échelle par les villageois et populations locales. Il existe une réglementation visant à contrôler la commercialisation des PFNL, mais celle-ci n est pas toujours respectée par les Non Timber Forest Products (NTFP): there is a list of NTFPs in the management plan with an indication of their usage. CIB is not involved in NTFP harvesting. Produits forestiers non ligneux(pfnl): Le plan d aménagement comporte une liste des PFNL et leurs usages. La CIB n est pas impliquée dans la récolte des PNFL (non autorisée). CIB is virtually soley resposible for creating the local ecomomy and maintaining it. CIB is actively involved in all respects of the local econonmy in and around Pokola and reders subtantial support in this regard. La CIB est seule responsable de la création et du maintien d une économie locale. La CIB est avtivement investie dans tous les aspects de la vie locale de et autour de Pokola et rend de ce fait des services substentilels.

57 AD 36-A-01 Page 57 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère communautés (demande de permis pour pouvoir commercialiser les PFNL). Dans certains cas, il existe une commercialisation illégale des PFNL (notamment par les Pygmées), celle-ci semble être tolérée par les autorités. il n existe pas d étude d impact et de réel suivi des PFNL de première importance dont le gnetum (koko). (DAC 09) Surveillance October 2008 A monitoring based on a sampling of inputs and outputs of forest sites has been developed and a long-term harvesting strategy for the most commonly harvested NTFP has been initiated. This aims to rationalise their harvesting in the long-term. CAR 09. closed. See CAR 30. Surveillance octobre 2008 : Un suivi par échantillonnage des quantitées entrées et sorties des sites forestiers a été développé et l élaboration d une stratégie d exploitation durable des PFNL les plus exploités, dans le but de rationaliser leur exploitation à long terme, entamée. DAC 09 fermée. Voir DAC 30. Surveillance October 2008 CIB has done an impact study on NFTP which is completed by (i) a socio-economic analysis of the different trading markets for main NTFP, (ii) a follow-up of trade flows (markets, harbour, and transport from villages to CIB sites), (iii) seasonal surveys of villagers on abundance of NTFP. Those studies show that forest harvesting impact on NTFP is mainly of two types: - Direct impact on (i) caterpillar production on Sapelli trees, (ii) fruit production from Longhi abam - Indirect impact on Gnetum production that is affected by population influx. Proposals to control potential impacts on NTFP resulting from forest harvesting have emerged from those studies Surveillance octobre 2008 : Criterion 5.5 Maintenance of the value of forest services and resources / Maintien des services et des ressources offerts par la forêt La CIB a réalisé une étude d impact sur les PFNL qui est complétée par (i) une analyse socio économique des filières marchandes de PFNL de première importance, (ii) un suivi des flux commerciaux (marchés, port, transport des villages vers les sites de la CIB), (iii) des enquêtes saisonnières auprès des villageois sur les niveaux d abondance des PFNL. De ces études, il ressort que l exploitation forestière se traduit essentiellement par deux types d impacts sur les PFNL : - un impact direct sur : (i) la production de chenilles par le Sapelli, (ii) la production de fruits du Longhi abam - un impact indirect sur la production de gnetum qui est affectée par les afflux de populations Les travaux ont débouché sur des propositions en vue de maitrisser les impacts potentiels de l exploitation sur ces PFNL. Forestry operation procedures are based on EFIR and tend to minimise negative impacts. Les modalités d intervention en forêts basée sur des procédures EFIR cherchent à limiter au maximum les impacts négatifs sur la forêt. Surveillance October 2008: Although harvesting follows reduced impact logging techniques, timber extraction operations can still be improved. See 6.5. Surveillance octobre 2008 : Bien que l exploitation se pratique selon des techniques à impacts réduits, les opérations de débardage sont encore améliorables. Voir 6.5 A multi resources management plan was developed. This document is based on studies covering ecological, socio-economical, environmental and wildlife aspects. The entire FMU is managed as a High Conservation Value Forest and measures are implemented to protect conservation values. Harvesting is done by using Reduce Impact Logging. A new sawmill development is planned in Loundougou FMU. This is required by the government to develop the economy in the region. The development of new industrial site in this area could change a number of parameters, including harvest levels, poaching, and illegal activities. CIB has informed the auditors that this new sawmill was not part of its development strategy and its position was not to develop this additional industrial site but forced by the administration. Discussions between the Ministry, CIB and an environmental NGO are ongoing about this

58 AD 36-A-01 Page 58 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère project. However Loundougou does not form part of the scope of the certificate. This issue will be fully investigated once CIB decides to proceed with the FSC certification of the Loundoungou- Toukoulaka concession. Un plan d aménagement multi- ressources a été développé par les gestionnaires. Ce document est basé sur des études écologique, environnementale, faunique, socio-économique. La forêt est gérée dans son ensemble comme une Forêt de Haute Valeur pour la Conservation et donc des mesures de protection sont développées et mises en œuvre. L exploitation se fait selon des techniques à impacts réduits. Une nouvelle scierie est prévue dans l UFA de Loundoungou. Cette situation est requise par le gouvernement dans le but d accroître le développement économique de la région. Le développement d un nouveau site industriel dans la région pourrait avoir des impacts sur un certain nombre de paramètres, entre autres les niveaux de récolte, le braconnage et les activités illégales. La CIB a informé les auditeurs que ce nouveau site ne faisait pas parti d un plan de développement stratégique et que sa position était d éviter ce projet mais qu elle y est forcée par l administration. Des discussions ont lieu entre le Ministère, une ONG environnementale et la CIB. Cependant Loundoungou ne fait pas partie du champ d application de ce certificat. Cette problématique sera entièrement étudiée une fois que la CIB aura pris la décision de s engager dans le processus de certification pour la concession Loundoungou-Toukoulaka. Criterion 5.6 Harvest levels / Niveaux de récolte Harvest levels were calculated on the basis of inventory data, damages due to harvesting activities and natural mortality (FFEM). Le volume des récoltes a été calculé sur la base des inventaires et sur des taux de dégâts dus à l exploitation, et des taux de mortalité naturelle (FFEM). Recovery rates are not very high (i.e. % of trees above the minimum harvesting size after a full rotation). These rates are pessimistic as they are based on a complete harvest of the species. In fact not all commercial species are harvested and a maximum is set (only 2.5 trees per ha or a maximum volume of 45 m3) See oservation 2. Les taux de reconstitution indiqués ne sont pas très élevés (% d arbres au dessus du diamètre minimum d exploitabilité après une rotation complète). Ces taux sont cependant pessimistes car basés sur une récolte complète de l essence ; toutes les essences exploitables ne sont pas récoltées (seulement 2,5 tiges par hectare maximum ou 45m3). Ref. Observation 2. Surveillance October 2008 There is a plan for Kabo to carry a comparative study looking at the recovery rate at FMU level by comparing field diameter distributions with theoretical diameter distributions Pemanent monitoring plots have been set to test working hypothesis and evaluate management plan in 5 years time. Harvesting levels do not exceed the sustainable limits that have been determined by the company, through forest inventories. Des placettes permanentes de suivi ont été mises en place pour permettre de tester les hypothèses de travail et réévaluer éventuellement le Plan d Aménagement dans 5 ans. Les taux d exploitation n exède pas les limites viables définies par la compagnie lors des inventaires.

59 AD 36-A-01 Page 59 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère as set in the Management plan. Observation 02 remains open. Surveillance octobre 2008 Il est prévu de mener sur Kabo, une étude comparative des taux de reconstitution à l echelle de l UFP par comparaison des structures diamètriques réelles avec les structures théoriques du Plan d Aménagement. L observation 02 reste ouverte. PRINCIPLLE 66: : Ennvvi irroonnmeennt taal l imppaacct i t / Imppaacct I t eennvvi irroonnnneemeennt taal l Criterion 6.1 Environmental impacts evaluation / Évaluation des impacts environnementaux Pokola waste site and the waste management both have an impact although no impact study has been carried out (Ref. CAR M03) 07/02/08: CAR M03 closed. The environmental impact study concerning Pokola has been achieved and the site has been closed. A new waste site has been opened and is compliant with the impact study. However full compliance will only be achieved when signage and monitoring will be completed. However 07/02/08: CAR m18 opened. The closing of the site is not fully compliant with the impact study. Specific problems regarding surface waste, signage, rehabilitation through plantation and site monitoring still need to be achieved. La décharge ménagère de Pokola et la gestion actuelle des déchets organiques ont un impact certain mais n ont pas fait l objet d évaluation d impact environnemental (voir DAC M03) 07/02/08 : DAC M03 fermée. L étude d impact environnemental concernant la fermeture du site de Pokola a été menée et la décharge fermée. Une nouvelle décharge a été ouverte en conformité avec l étude d impact. Cependant une conformité complète ne sera obtenue que lorsque la signalisation et le suivi du site seront assurés. 07/02/09 : DAC mineure 18 ouverte. La fermeture du site n est pas en conformité complète avec l étude d impact. Des problèmes spécifiques concernant les déchets de surface, la signalisation du site, CIB realised an Environmental Impact Assessment (EIA) in Impacts were identified at the harvesting sites level, at Kabo processing facility and at the forest workers camps. A specific study has also been implemented in 2005 to estimate the average area disturbed by harvesting activities. Mitigations measures were identified. Some of these measures were already taken into account by CIB for a number of years through the implementation of other projects/actions : - Financial contribution to PROGEPP - Development and implementation of company hunting regulation - Supply of external protein sources to reduce dependence on bush meat. Other mitigation measures include the implementation of protection buffer zones around sensitive areas in the FMU. EIAs are available for site disturing operations. CIB a fait réaliser une étude d impact environnemental (EIE) en Les impacts ont été identifiés au niveau des chantiers, au niveau de l unité de transformation de Pokola et au niveau des bases vies des travailleurs. Une étude particulière a également été menée en 2005 pour estimer la surface moyenne perturbée par l exploitation Des recommandations en matière de mesures d atténuation des impacts négatifs et de plan de gestion environnementale ont été proposées par l EIE. Parmi ces mesures, un certain nombre avait déjà été prises en compte et mises en application par la CIB depuis plusieurs années : - Contribution au PROGEPP, chargé de la gestion périphérique des zones autour du PNNN, - Mise en place de la gestion de la chasse dans le cadre du PROGEPP et révision du règlement intérieur de l entreprise, incluant les règles à observer, - Approvisionnement des différents sites en protéines alternatives (bœufs importés vivants et abattus sur place, poulets et poissons congelés importés, ).

60 AD 36-A-01 Page 60 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère la réhabilitation du site par plantation et le suivi du site doivent encore être mise en place. Surveillance October 2008 The old POKOLA waste site has been entirely rehabilitated. The new waste site has signage, is secured, the volume of waste transported is monitored and the site is regularly maintained. CAR 18 closed Surveillance octobre 2008 : L ancien site de la décharge de POKOLA a été entièrement réhabilité. La nouvelle décharge est signalée, elle fait l objet d un gardiennage, d un suivi des volumes de déchets transportés et d un entretien régulier. DAC 18 close. Les autres mesures d atténuation concernant la définition et la gestion des zones tampons autour des différentes zones sensibles ont été intégrées dans le plan d aménagement. Des EIE sont disponibles concernant les opérations perturbatrices. Surveillance October 2008 : No new significant harvesting impacts have been reported. Surveillance octobre 2008 : Aucun nouvel impact significatif de l exploitation n a été signalé. Criterion 6.2 Protection of rare, threatened and endangered species / Protection des espèces rares menaces et vulnérables Control procedures regarding ammunitions kept by hunters before and after hunting control operations are not sufficient. Ammunitions have been found in Pokola working site dissimulated in a CIB vehicle, and inside a bag following the cancellation of a hunting control session (Ref. Obs.3). Les procédures de contrôle des munitions détenues par les chasseurs avant, et après les opérations de chasse contrôlée ne sont pas suffisantes. Des cartouches, sans arme, ont été retrouvées sur le chantier de Pokola dissimulées dans un véhicule de transport de la société et dans un sac personnel, suite à une chasse contrôlée programmée puis annulée le matin même. (voir Obs 3) Surveillance October 2008 Trees to be protected are marked with white a paint which fades away with time. According to the company it is the quality of the route opening operations that will allow protecting Aformosia and ebony species. Actions to improve the quality of route opening are currently being put in place. See Observation 10. The PROGEP has reinforced the eco-guards training concerning the organisation of controlled hunting: the issue of cartridge counts before and after hunting sessions has been stressed. Observation 3 closed. Surveillance Octobre 2008 : Threatened, rare or endangered plants species such as l afrormosia (Pericopsis elata), listed in CITES annex II and black ebony (Diospyros crasssiflora) were inventoried. COB has decided not to harvest these species. Threatened, rare or endangered wildlife were identified, most of them are large mammals such as : gorilla, elephant, Chimpanzee, buffalo, panther. These species were inventoried. Spatial distribution in the FMU is also documented. Protection of threatened, rare or endangered wildlife is ensured by an anti-poaching unit (USLAB) financed by CIB. A procedure for wildlife protection monitoring is developed and implemented by PROGEPP, in partnership with the Ministry of the Forest Economy and the Environment and WCS. Conservation and protection areas for the protection of threatened, rare or endangered species was done by CIB management office in collaboration with the Ministry and WCS. Zones are mapped and classified as conservation areas in the management plan. Les espèces végétales rares, menacées telles l afrormosia (Pericopsis elata) figurant à l annexe II de la CITES et l ébène noir (Diospyros crasssiflora) ont été inventoriées au cours de l inventaire d aménagement. CIB a décidé de ne pas les exploiter. Les espèces animales rares et menacées ont été identifiées. Il s agit des grands mammifères (gorille, éléphant, chimpanzé, buffle, panthère,..). Ces espèces ont fait l objet d un inventaire faune sur les layons d inventaire d aménagement. La répartition spatiale de ces espèces sur l UFA est documentée. La protection des espèces animales rares, menacées ou en voie de disparition est assurée par une unité de surveillance et de lutte anti-braconnage (USLAB) financée par la CIB. Une procédure de suivi pour la protection de la faune a été rédigée et mise en œuvre. L identification des zones de conservation et de protection des espèces rares, menacées ou en voie d extinction a été faite par la cellule aménagement

61 AD 36-A-01 Page 61 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Les arbres à protéger sont marqués à la peinture blanche qui s estompe peu à peu avec le temps. Selon l entreprise, c est la qualité du pistage qui doit permettre de protéger les afrormosias et les ébènes. Des actions visant à améliorer le pistage sont en cours. Voir observation 10 Le PROGEP a renforcé la formation des écogardes au sujet de l organisation des chasses controlées : L accens a été mis sur la problèmatique du comptage des cartouches avant et après la chasse. Observation 3 close Criterion 6.3 Maintenance of ecological functions and values / Maintien des fonctions écologiques et des valeurs CIB en collaboration avec le MEFE et l ONG WCS. Les zones sont cartographiées et classées en série de conservation dans le plan d aménagement. Surveillance Octber 2008 : No change. See above. Surveillance Octobre 2008 : Inchangé, voir ci-dessus The prospect of big scale quarries has been avoided. Road opening operations are done in a way that minimise deforestation, obstruction to water flow, erosion, damage to trees and vegetation (Ref. CIB, Normes de Construction et d Utilisation des Routes, October 2004). No log yards are created in the forest. Logs are stored along road side following extraction. This type of extraction allows for the maintenance of ecological functions. L ouverture de carrières de grande taille est évitée. L ouverture des routes est faite de manière à minimiser la déforestation, à ne pas gêner la circulation de l eau, à éviter l érosion, et à ne pas endommager dans la mesure du possible les arbres d avenir et les espèces végétales à protéger. (CIB, Normes de construction et d utilisation des routes, octobre 2004). Il n y a de parc à grume créé en forêt. Les bois sont entreposés simplement en bordure de piste après le débardage Ce type d exploitation permet le maintient les fonctions écologiques. Inventory rack maps are not correctly positioned (discrepancy between GIS and mapping position) which brings interpretation problems and could present risk for the protection of trees and sites identified with GPS. This also causes difficulties for postharvesting monitoring (Ref. Obs.4). Les cartes de layons d inventaires ne sont pas correctement géo référencées (décalage entre localisation GPS et représentation cartographique) ce qui entraine des difficultés d interprétation, et présentent ainsi des risques pour la protection des arbres et sites identifiés par GPS. (voir obs 4) Surveillance October 2008 :The company has put in place and implemented a new mapping procedure to gauge and produce more accurate maps. However geographical references have not been tested in the field. Observation 4 closed and a new observation is opened. See Observation 12. Surveillance octobre L entreprise a mis en place et applique une nouvelle procédure de cartographie permettant de caler les fonds de plan et disposer de cartes plus fiables. La précision du géoréférencement n a cependant pas pu être vérifiée sur le terrain. L observation 4 est fermée et une nouvelle observation est faite, voir observation 12 CIB has developed and implemented a monitoring of the phenology of the main commercial species, with a focus on species showing weak potential for the renewal of population. This monitoring will also help to better understand the dispersion mechanism. Although CIB has set a limit of removing a maximum of 2.5 stems per ha, actual harvest levels are currently only averaging 1 stem per ha, at an average of 12m3/ha. Generally, artificial canopy openings do not exceed the natural openings. The diameter range (structure) of the remaining stand is comparable to that of a natural forest. Forest harvesting does not lead to permanent deforestation, apart from roads and borrow-pits. Large borrow-pits are avoided. Roads are designed to avoid deforestation, without compromising the natural water drainage and to prevent erosion. Road planning also takes into account future trees. Natural regeneration is promoted. Artificial regeneration using local seeds and seedlings is done on an experimental basis in areas recently harvested. This involves the use of local seeds or seedlings obtained from shady areas and trasplanted in glades. La CIB a mis en place des parcours de suivi phénologiques des principales espèces commerciales en se focalisant sur les espèces présentant des structures diamétriques plutôt défavorables pour le renouvellement des populations pour mieux étudier les rythmes phénologiques et les mécanismes de dissémination. Malgré le fait que la CIB ai fixé une limite maximale de 2,5 tiges/ha les niveaux actuels d exploitation sont de 1 tige /ha avec une moyenne de 12m³/ha. D une façon générale l ouverture artificielle de la canopée n excède pas la surface des trouées naturelles. La répartition des diamètres (structure) après exploitation, est comparable à celle d une forêt naturelle. L exploitation forestière pratiquée n entraîne pas de déforestation permanente mise à part l ouverture de routes et de carrières de latérite. L ouverture de carrières de grande taille est évitée. L ouverture des routes est faite de manière à minimiser la déforestation, à ne pas

62 AD 36-A-01 Page 62 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère gêner la circulation de l eau, à éviter l érosion, et à ne pas endommager dans la mesure du possible les arbres d avenir et les espèces végétales à protéger. La régénération naturelle est le mode de régénération de la forêt. Des plantations complémentaires d espèces commerciales sont réalisées à titre expérimental dans certaines trouées d abattage, mais il s agit dans ce cas de plants soit issus de graines récoltées localement, soit de «sauvageons» arrachés en sous-bois et replantés à la lumière. Criterion 6.4 Protection of representative samples of existing ecosystems / Protection d écosystèmes représentatifs Conservation areas, where representative Pokola FMU forests stands are present and where no forest harvesting is permitted are set aside. These areas were identified and materialised in consultation with various stakeholders such as MEFE, PNNN, WCS, Mondika research centre ha of a total of ha has been set aside as conservation areas. These areas represent all ecosstems in the FMU Conservation areas are surrounded by natural barriers, where possible (rivers, wet lands ) to help the access control and therefore protection. Conservation areas can also include elements of cultural interest. Une série de conservation, soustraite à l exploitation forestière pour constituer des zones témoins, représentatives des écosystèmes forestiers de l UFA, a été matérialisée. Cette série est constituée de zones forestières soustraites à l exploitation du bois d œuvre pour la conservation des écosystèmes et de la biodiversité. Ces zones ont été identifiées et délimitées selon des critères concertés avec les parties prenantes : MEFE, WCS Ha sur un total de Ha ont été en défens en tant que surface de conservation. Ces surfaces représentent tous les écosysteèmes présents dans l UFA. Les zones de conservation sont délimitées en s appuyant autant que possible sur des limites naturelles (rivières, marécages ) qui facilitent le contrôle et la protection. La série de conservation peut éventuellement inclure des zones d intérêt culturel.. Criterion 6.5 Protection against damage to soils, residual forest and water resources during operations / Protection contre les dommages aux sols, à la forêt et aux ressources hydriques lors de l exploitation Surveillance October 2008 : Trees situated in the buffer zones are cut. There is no specific procedure concerning management operations within the buffer zone. See CAR 21. Timber extraction operations still generate significant impacts on the forest: impact and future trees, etc. See CAR 23. The efficiency of the new sorting/tracking procedure has not yet A protection zone (20% of the FMU area) is identified. This area includes all types of wetlands such as flooded forest, riparian forests, wetlands opening in the forests (baïs and éyangas) etc. In the production area, buffer zones are also designed along water bodies which are more than 2 meters wide. Large buffer zones are also present around the different forest clearings. The buffers width can vary from 30 to 250 meters. Openings and buffer zones were

63 AD 36-A-01 Page 63 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère been demonstrated. See Observation 11. Surveillance octobre 2008 : Des arbres situés dans la zone tampon sont abattus. Hors il n existe aucune procédure spécifique à la gestion des travaux dans la zone tampon. Voir DAC 21 Les opérations de débuscages générent encore des impacts significatifs sur la forêt : impact sur les tiges d avenir, fausse piste, etc. Voir DAC 23 L efficacité de la nouvelle procédure du triage-pistage n a pas été démontrée. Voir Observation 11 Criterion 6.6 Chemical pest management / Gestion chimiques des maladies mapped during the exploitation inventory. Reduce Impact Logging practices as described by FAO Regional Code (FAO, 2003) is implemented. Une série de protection a été identifiée. La série de protection est constituée de l ensemble des zones humides : cours d eau, marécages, forêts marécageuses, forêts inondables, forêts riveraines, etc. Les clairières marécageuses ou inondables (baïs et éyangas) sont incluses dans cette série. Les berges, les limites de marécages ou de zones inondables constituent les limites de cette série. Ces zones humides constituent des écosystèmes fragiles et sont soustraites à l exploitation de manière à protéger les sols, les cours d eau, la biodiversité et les ressources naturelles et culturelles qui y sont associées. Dans la série de production, des zones tampons ont également été établies en bordure des cours d eau de plus de 2m de largeur et autour des différents types de clairières. Les largeurs retenues sont données dans le plan d aménagement et varient de 30 à 250 m. Les clairières ont été cartographiées et les autres zones tampons sont cartographiées au moment des inventaires d exploitation. Les techniques de récolte à impact réduit telles que définies par le Code Régional FAO d exploitation forestière à faible impact dans les forêts denses tropicales humides d Afrique centrale et de l Ouest (FAO, 2003) sont mises en œuvre. The chemical procedure provides advice but there is no definition nor any clear chemical use strategy with the following minimum requirements : - long term chemical reduction ; - assessment of chemical pest management and alternatives to chemicals; - procedures to optimize the use of chemicals (application, monitoring, equipment etc.); - long term reduction objectives. (See CAR 10) La procédure donne des conseils techniques, mais il n y a pas de définition ni stratégie claire d utilisation des produits chimiques comprenant au minimum : - Réduction de l emploi de ces produits à long terme ; - l évaluation des méthodes de lutte (évaluation d alternatives) justifie l option d utiliser ces produits ; - procédures encourageant l utilisation optimale de ces produits (moment de l application, suivi, équipement, etc.) - objectifs à long terme mesurables en ce qui concerne l emploi de Chemical used conforms to the FSC requirements. There is a wood treatment procedure. Handling and use of chemicals conform to the requirements (Pokola log yard). Les produits actuellement utilisés sont conformes aux spécifications du FSC. Il existe une procédure pour le traitement des bois. La manipulation et l utilisation des produits sont conformes sur le parc à bois à Pokola. Surveillance 1 October 2008 : No change since main assessment. The company remains compliant. Surveillance October 2008 : Pas de changement depuis l évaluation pincipale. La companie reste en conformité.

64 AD 36-A-01 Page 64 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère produits phytosanitaires; objectif de réduction. (DAC 10) Surveillance October The document entitled intitulé «Stratégie de réduction d utilisation des produits chimiques et hydrocarbures» lists the 3 type of group products used by CIB (i.e. carburant, lubricants, wood product treatment and other chemical products), their current use and reduction strategies. Procedures concerning the use of those products are developed in a document entitled Procédure traitement des bois, Septembre 2007 the review of which is planned annually. The document has been reviewed 100/10/2008. CAR 10 closed. Surveillance Octobre Le document intitulé «Stratégie de réduction d utilisation des produits chimiques et hydrocarbures» liste les 3 groupes de produits utilisés par CIB (ie. Carburants & Lubrifiants, Produits de traitement des bois et Autres produits chimiques), leur utilisation actuelle, les stratégies de réduction d utilisation. Les procédures concernant l utilisation de ces produits sont développées dans le document intitulé «Procédure traitement des bois, Septembre 2007» dont la révision est prévue annuellement. Il a été constaté que ce document avait été révisé le 10/10/08 DAC 10 close Criterion 6.7 Use and disposal of chemicals, containers, liquid and solid non-organic wastes / Utilisation et élimination des produits chimiques, de leurs contenants, des déchets non organiques, solides ou liquides There are drums and pans to collect used oil. CIB has constructed a storage yard for tyres and scrap metal near Pokala. L entreprise a construit des cuves et bacs de récupération des huiles usagées. La société a construit un parc de stockage industriel des déchets métalliques et des vieux pneus à proximité de Pokola. The prospect for selling iron scrap to Brazaville should be investigated. Tyres should be stored horizontally to avoid water accumulation and proliferation of mosquitoes (malaria). Soiled water contained in trailers used for stocking wood treatment products are drained in the forest (CAR 11) Des options de vente de la ferraille sur Brazzaville devraient être évaluées. Les pneus doivent être stockés de manière horizontale pour éviter des accumulations d eau et la prolifération des moustiques (lutte contre le paludisme) Les eaux souillées contenues dans la remorque de stockage des produits de traitement de bois sont vidangées en forêt. (DAC 11). Surveillance October Soiled water are evacuated and recycled according to the current Waste is collected in the forest and brought back to Pokola where it is stored in a secured 4 Ha waste land (a wall runs around the perimeter and a guard is present on site. The disused oils are sent to Douala. Les déchets sont collectés en forêt et rapatriés sur Pokola où ils sont entreposés dans une décharge sécurisée de 4 ha (présence d un mur sur tout le périmètre et d un gardien en permanence à l entrée). Cette décharge est suffisamment grande pour permettre l entreposage des déchets pendant plusieurs années.. La totalité des huiles de vidanges sont évacuées sur Douala. Surveillance October 2008 Unchanged. See above. Surveillance Octobre Inchangé, voir ci-dessus

65 AD 36-A-01 Page 65 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère procedure. CAR 11 closed. Tyres are stored horizontally but drums filled with water soiled by disused oil and some engines are stored inappropriately. See CAR 22. Surveillance Octobre Les eaux souillées sont évacuées et recyclées selon la procédure en vigueur. DAC 11 levée Les pneus sont stockés de manière horizontale mais des fûts remplis d eau souillée par de l huile et certains engins sont stockés de manière inapropriée sur le parc de stockage. Voir DAC 22 Criterion 6.8 Use of biological control agents and genetically modified organisms / Utilisation d agents de contrôle biologiques et d organismes génétiquement modifiés Criterion 6.9 The use of exotic species / Utilisation d espèces exotiques CIB does not use biological control agents or any genetically modified organisms. La CIB n utilise pas d agent de contrôle biologique ni d organismes génétiquement modifiés. There are no plans to use exotic species. Il n est pas prévu de plantation d espèces exotiques. Criterion 6.10 Forest conversion to plantations or non-forest land uses / Conversion des forêts en plantation ou pour d autres usages du sol Conversion of forest land into agriculture land is done on a limited surface within the community development area around villages in Pokola FMU. The community development area, consists of a forest areas close to villages in the FMU where the main management objective is community development and where activities such as hunting, agriculture, NTFP collection and wood products production are allowed by the local populations for their needs. The main purpose of this area is to fulfill the needs of actual and future populations in agriculture lands with the aim to improve significantly the food availability for Pokola FMU residents. However, this is very limited and well controlled within the FMU by CIB. CIB is compliant with criterion 6.10 La conversion de forêt en zone agricole occupe des surfaces réduites autour des villages de l UFA Pokola, dans la série de développement communautaire. La série de développement communautaire est réservée aux cultures agricoles et aux activités de proximité des villages, notamment la chasse, la pêche et la collecte des produits forestiers qui sont utilisés de façon constante par les habitants, pour l alimentation, les soins médicaux, les constructions ou la fabrication d objets divers. La principale fonction de cette série est d assurer les besoins présents et futurs des populations en terres agricoles, avec comme principal

66 AD 36-A-01 Page 66 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère PRINCIPLLE 77: : Maannaaggeemeennt t ppl laann / Plaann dd aaméénnaaggeemeennt t Criterion 7.1 Management plan requirements / Exigences reliées au plan d aménagement objectif d améliorer durablement la situation alimentaire des résidents de l UFA Pokola. Cependant ceci est très limité et bien contrôlé par la CIB à l intérieur de l UFA. La CIB est en conformité avec le critère Surveillance 1 October 2008 : No change since main assessment. The company remains compliant. Surveillance October 2008 : Pas de changement depuis l évaluation pincipale. La companie reste en conformité. A management plan was developed for the 30 years period. This document covers the following : -legal, administrative and institutional context. -presentation of the FMU (natural, human and economic context). -Description of various studies and data available : maps, socioeconomical, ethnologic, ecological, environmental impact, -Management objectives, -Management prescriptions for the commercial forest, protection and conservation areas, - Management prescriptions for the community development forest area, -Local and indigenous use rights ; -Wildlife management, -Pollution prevention measures -Implementation, description of the management documents, monitoring, -Maps and associated documents. A revision is planned at the end the 5 th year. Un plan d aménagement a été développé et couvre une période de 30 ans. Ce plan couvre les éléments suivants : -Cadre juridique, administratif et institutionnel; -Présentation de l UFA et son environnement naturel, humain, économique; -Description des études effectuées : cartographique, socio-économique, ethnologique, écologique, étude d impact environnementale; -Objectifs d aménagement; -Description des mesures de gestion de la série d aménagement; -Description des mesures de gestion des séries de conservation et de protection; -Description des mesures de gestion de la série de développement communautaire; -Droit d usage de la ressource par les populations locales et autochtones; -Gestion de la faune; -Mesures antipollution; -Mise en œuvre, documents de gestion, suivi; Although implementation has begun, the management plan is not yet approved and still needs to be presented to the public for consultation. See major CAR 04. Inventory rack maps are not correctly positioned (discrepancy between GIS and mapping position) which brings interpretation problems and could present risk for the protection of trees and sites identified with GPS. This also causes difficulties for postharvesting monitoring (Ref. Obs.4)... Bien que sa mise en oeuvre soit effective, le plan d aménagement n est pas encore approuvé par les autorités et le document doit être soumis à une consultation publique. Voir DAC majeure M4. Les cartes de layons d inventaires ne sont pas correctement géo référencées (décalage entre localisation GPS et représentation cartographique) ce qui entraine des difficultés d interprétation, et présentent ainsi des risques pour la protection des arbres et sites identifiés par GPS. Ceci complique également la conduite des contrôles post exploitation. (Voir obs 04) 07/02/08: CAR M04 closed. Pokola Management Plan has followed the same process than Kabo Management Plan: - Technical validation of the management report (Ref. minutes of 18 th December 2007 meeting) - Presentation of the Management Plan and approbation during public meeting at District level (Ref. minutes of 20 th December 2007 meeting). - Validation of the Management Plan by the Council of Ministers and decree. The first 2 steps have been achieved regarding Pokola Management Plan. CIB is now compliant with the requirements of the FSC standard regarding the management plan. However, a new minor CAR is opened A major CAR was raised as the management plan is not yet approved by the authorities. See major CAR 04 and minor CAR 11. A formal public consultation still needs to be held at the council district office (Ouesso). Une DAC majeure à été formulée dans la mesure où le plan d aménagement n a pas encore été approuvé par les autorités compétentes (voir DAC M04). Une consutation publique formelle reste également à tenir à la préfecture du département (Ouesso)

67 AD 36-A-01 Page 67 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère -Cartographie et documents annexes. Il est prévu que le plan soit révisé au terme d une première période de 5 ans. Le plan d aménagent est complet. in order to ensure that CIB actively engages with the minister to expidite the final approveal of the plan. Ref. CARm19 07/02/08 : DAC M04 fermée. Le Plan d aménagement de l UFA Pokola a suivi la même procédure de validation technique que le plan d aménagement de l UFA de Kabo, à savoir : - La validation technique du rapport d aménagement (Ref. compte-rendu du 18 Décembre 2007) -Présentation du plan d aménagement et approbation lors d une réunion publique au niveau départemental (Ref. compte-rendu du 20 Décembre 2007) - La validation par le conseil des Ministres et le décret d application. Les 2 premières phases ont été achevées concernant Pokola UFA. La CIB est en conformité avec les exigences du référentiel FSC en ce qui concerne le plan d aménagement. Cependant une nouvelle CAR a été ouverte afin que la CIB s engage activement auprès du Ministère afin d essayer d obtenir l approbation rapide du plan. Voir CAR m19 07/02/08: CAR minor 19 opened. The validation procedure for Pokola management plan needs to be followed up and finalised. 07/02/08 : DAC mineure 19 ouverte. Le processus d approbation du document d aménagement de l UFA Pokola doit être suivi et finalisé. Surveillance October 2008: CIB has done everything that it could possibly do in order to obtain the MP agreement by Ministerial decree as planned by law. Despite its efforts so far the MP has not yet been approved by the Council of Ministers. The consequence of this is that the clauses included in the MP have been approved by the Minister in charge but have not been formally approved by the Council of Ministers. CAR 19 is closed. The company has put in place and implemented a new mapping procedure to gauge maps. However geographical references accuracy has not been tested.see Observation 12. Surveillance octobre L entreprise a fait toutes les démarches nécessaires et en son pouvoir pour obtenir l approbation du Plan d Aménagement par décrêt pris en Conseil des Ministres comme la loi le prévoit. En dépis des efforts déployés, à ce jour le Plan d Aménagement n a pas encore été approuvé en Conseil des Ministres Ceci a pour conséquence que les dispositions prévues dans le Plan d Aménagement ne font pas l objet d une approbation formelle par le Conseil des Ministres. Elles sont

68 AD 36-A-01 Page 68 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère néanmoins approuvées par le ministère de tutelle. DAC 19 close La cellule d aménagement applique une nouvelle procédure de cartographie permettant de caler les fonds de plan La précision du géoréférencement n a cependant pas pu être vérifiée. Voir observation 12 Criterion 7.2 Management plan revision / Révision du plan d aménagement Criterion 7.3 Training and supervision of forest workers / Formation et supervision des travailleurs forestiers Forest management plan is being finalized. A first revision is due at the 5 th year or earlier if required. Le plan d aménagement est en cours de finalisation. Une première révision est prévue au terme d une période de 5 ans ou avant si le contexte l exige. Surveillance October 2008 : Only eleven (11) training sessions out of the twenty three (23) planned for 2008 have been done. The programme developed and implemented by the HR service does not offer a clear enough projection on the long-term. The monitoring system is yet to succinct and doesn t allow to anticipate for potential future evolutions in the company activities. See CAR M28. Surveillance Octobre Onze (11) formations seulement sur les vingt et trois (23) planifiées en 2008 ont été réalisées. Le dispositif développé dans ce cadre et mis en œuvre par le service des ressources humaines ne dispose pas d une projection claire et suffisamment lisible sur le long terme. Le système de monitoring reste encore assez sommaire et léger et ne permet pas d anticiper sur les évolutions futures probables des activités et des besoins de l entreprise. Voir DAC M28 Supervisors are responsible for the training and for supervising forest workers. Written and illustrated instructions have been developed to improve implementation of Reduced Impact Logging procedures. There is no long-term training plan based on specific needs for each professional category (e.g. no specific training for log extraction staff; out of date training for woodcutters). Incomplete understanding of certification process from field staff. Inadequate dissemination of some technical guidelines (wood treatment operators). Ref. CAR 12. La formation et le suivi des ouvriers sont assurés par les superviseurs. Des instructions écrites et illustrées ont été développées pour permettre une meilleure mise en oeuvre des procédures et éléments relatifs aux impacts réduits. Il n existe pas de plan de formation sur le long terme s appuyant sur une analyse des besoins pour les différents métiers (par exemple : pas de formation des débusqueur/débardeur ; formation ancienne des abatteurs ;. Appropriation incomplète des principes de la certification au niveau des ouvriers ; faible vulgarisation de certaines fiches techniques et procédures au niveau des ouvriers destinataires (opérateur de traitement des bois) voir DAC n : Long term training plan has been submitted to SGS for verification. Plan is compliant with the requirements of clause CAR M28 is closed : Un programme de formation sur le long-terme a été présenté à SGS. Le programme est e conformité avec les exigences de la clause DAC M28 fermée.

69 AD 36-A-01 Page 69 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Criterion 7.4 Public availability of the management plan elements / Accès public aux éléments du plan d aménagement PRINCIPLLE 88: : Moonni itoorri inngg aanndd eevvaal luuaat tioonn / Suui ivvi i eet t éévvaal luuaat tioonn Criterion 8.1 Frequency, intensity and consistency of monitoring / Fréquence, intensité et cohérence du suivi The management plan has not yet been approved by the authorities (Ref. CAR M04). The CIB website only shows the general management principles ( However, the management plan is a public document and available upon request. Le plan d aménagement n étant pas encore approuvé par les autorités (voir DAC M 04) seuls les principes généraux d aménagement sont présentés sur le site web de la cib ( Cependant le plan d aménagement est un document public et est disponible sur demande. Surveillance October A summary of the MP exists and is readily available on internet. Surveillance octobre 2008 Le résumé du plan d aménagement existe et est mis en ligne sous internet et facilement accessible The monitoring of activities which are subcontracted can be improved (contract monitoring, legal compliance). See oservation 09 Le suivi des activités sous-traitées peut-être amélioré (suivi des contrats, suivi du respect des obligations légales par les sous-traitants). Voir Observation 09. October 2008 : The company has reviewed and is implementing its sub-contracting procedure which allows to have a clear vision of their situation with regards to legal compliance and respect of contractual commitments. Observation 9 closed. Monitoring procedures have been developed and implemented for the forest management and environmental sectors. Almost all services hold a weekly monitoring meeting on activities and planification. But beside the forestry and environmental sectors, other activities are not formalised through monitoring procedures, with clear performance indicators and valorisation of the results and linked between them within the company management system. See CAR 29. Surveillance octobre 2008 : L entreprise a révisé et applique sa procédure de suivi de sous-traitance qui permet d avoir une vision clair de Short term monitoring (operational monitoring). An environmental management system is implemented and procedures were developed for the monitoring of forest operations that have a possible significant environmental impact: -Monitoring of Annual Harrvesting Coupe -Monitoring on compliance with harvesting norms (prospection, felling, routes, etc.). -Post-harvesting monitoring -Monitoring on implementation of anti-pollution measures - Monitoring on implementation of game management measures -Monotoring on implementation of H&S measures - Monitoring on implementation of social measures Controls are done to ensure the adequate implementation of the RILs, the harvesting inventory, road building, logging and log crosscutting. Provision to monitor work accident is also made. Long term monitoring (strategic monitoring). The monitoring and assessment of wildlife conservation is based on large mammal populations, on wildlife protection activities and on monitoring of hunting activities. A research program on forest dynamics is also developed. Within the FFEM project framework, a monitoring of the commercial species phenology showing poor regeneration is done. Forest regeneration for all species is planned on harvesting sites and on log extraction roads. Suivi à court terme (opérationnel): La mise en place d un système de management

70 AD 36-A-01 Page 70 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère leur situation par rapport au respect de la légalité et à leurs engagements contractuels. Observation 9 close. Des procédures sectorielles de suivi ont été établies et sont mises en œuvre dans le domaine de la gestion de la forêt et de l environnement. Un système de planification et d évaluation interne des actions menées est fonctionnement au Programme socio-économique. Presque tous les services font une réunion hebdomadaire de suivi et d évaluation des activités et de programmation. Mais, en dehors du secteur forêt et environnement, les activités menées dans ce cadre ne sont pas formalisées sous forme de procédures de monitoring pour les secteurs concernés, avec des indicateurs clairs de performance et de valorisation des résultats du suivi et reliés entre eux en système de management de l entreprise. Voir DAC 29. Criterion 8.2 Research and data collection for monitoring / Recherche et récolte de donnée de suivi environnemental prévoit des procédures pour surveiller et mesurer les principales caractéristiques des opérations pouvant avoir un impact environnemental significatif. -contrôle du respect des assiettes annuelles de coupe ; -contrôle du respect des normes d exploitation (prospection, abattage, routes, règles EFIR ) ; -contrôle post exploitation -contrôle de l application des règles antipollution ; -contrôle de l application des mesures de gestion de la chasse ; -contrôle de l application des mesures d hygiène et de sécurité ; -contrôle de l application des mesures sociales. Des contrôles sont réalisés pour suivre la bonne application des principes d exploitation forestière à impact réduit au niveau de l inventaire d exploitation, de la construction des routes, de l abattage et du tronçonnage. Un suivi des accidents du travail est prévu Suivi à long terme (stratégique) : Le suivi et l évaluation du programme de gestion et de conservation de la faune sont basés sur un suivi des populations de grands mammifères, sur un suivi des activités de protection de la faune et sur un suivi de la gestion de la chasse. Un programme de recherche sur la dynamique forestière est engagé. Un dispositif d étude et de suivi de la phénologie des essences commerciales présentant des difficultés de régénération a été mis en place dans le cadre du projet FFEM. L étude de la régénération forestière (toutes essences) est prévue sur les trouées d abattage et sur les pistes de débardage. CIB has a project which monintors the phenology, growth and mortality of commercial species. CIB uses wildlife monitoring methods based on well described standards. To monitor large mammal populations in time, a program is implemented in order to : 1) quantify densities of different species, 2) determine the geographical distribution of the species in the different FMUs, and 3) provide an indication of human activities occurring in the FMUs (frequency and localization). Methodologies are based and are conform to the WCS-Congo monitoring system. La CIB possède un projet de suivi de la phénologie, croissance et mortalité des essences commercialisables. La CIB dispose de normes détaillant les méthodes de suivi de la faune. Dans le but de suivre l évolution des populations des grands mammifères, un programme de suivi est mis en œuvre pour: 1) quantifier les densités des différentes espèces de grands mammifères, 2) déterminer la distribution de ces espèces dans les The financial results and benefits of harvesting operations are not always assessed (wood cutting, road width, optimal extraction distance, etc.). Ref. Obs. 6 Les résultats et bénéfices ne sont pas toujours évalués en terme de coût financier pour les opérations d exploitation (abattage contrôlé, de largeur de route, distance optimale/maximale de débardage ) (voir obs n 6) There are discrepencies between the administrative register and statutory register (Ref. CAR 13). On observe cependant des déclages en saisies informatiques et enregistrements réglementaire (voir DAC 13) Surveillance October 2008: Analysis of harvesting results is planned for Observation 6 remains opened. A procedure has been implemented that compares Gesfor data with field data. The last monitoring controls show that there is no significant Production and monitoring data are kept in an administrative register, internal files and in a computarised system. Les données de production et de suivi sont conservées dans des registres administratifs, des registres internes et des bases de données informatiques.

71 AD 36-A-01 Page 71 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère concessions forestières, et 3) fournir des informations sur les activités humaines (abondance et distribution) dans les concessions. Les méthodologies utilisées sont conformes au système de monitoring du WCS-Congo. Criterion 8.3 Chain of custody / Chaîne de traçabilité differences between both documents. CAR 13 closed. Surveillance octobre 2008 Les analyses des résultats d exploitation sont prévues pour L observation 6 reste ouverte Une procédure a été mise en place qui permet un rapprochement des données Gesfor et des carnets de chantier. Les derniers controles effectués montrent qu il n existe plus d écarts significatifs entre les deux documents. DAC 13 close. Monitoring system allows to trace the origin of each single log at any stage of the harvesting process. Le système de suivi permet de retrouver l origine de chaque grume, quelque soit l étape de l exploitation. Procedures have been developed to conform with FSC CoC rules. Des procédures ont été développées afin de devenir conforme aux normes de traçabilité du FSC/COC. Criterion 8.4 Incorporation of monitoring results into the management plan / Incorporation des résultats du suivi dans le plan d aménagement The format and contents of monitoring post-harvesting reports are devised to improve the system but not to correct immediate problems occurring in the field (CAR 14). Le format et le contenu des rapports de contrôle post exploitation sont pas conçu pour améliorer le système mais pour identifier corriger des défaillances ponctuelles (Dac 14) Surveillance October 2008 : The management team has put in place a notation system which allows for the evaluation of harvesting operations but post harvesting reports don t allow for an objective analysis of harvesting damages. CAR 14 is closed. See CAR 20. Surveillance octobre 2008 : The environmental management system developed, makes a provision to incorporate the results of the monitoring into management practices. Le système de management environnemental mis en place permet l amélioration continue et l incorporation des résultats du suivi dans les pratiques d exploitation. La cellule aménagement a mis au point un dispositif de notation qui permet une évaluation des activités d exploitation mais les rapports des contrôles post exploitation ne permettent pas d analyser de manière objective les dégâts causés par l exploitation. DAC 14 close, voir DAC 20. Criterion 8.5 Publicly available summary of monitoring / Résumé public du plan d aménagement The criteria for dissemination of the annual overview document are not formalised. Les critères de diffusion du document de synthèse annuelle ne sont pas formalisés. The results of internal monitoring are presented in the CIB annual summary document (2006). This report is available on request. Les résultats des contrôles internes sont présentés dans la synthèse annuelle de la CIB (exemplaire 2006). Ce rapport est consultable sur demande Surveillance October The management

72 AD 36-A-01 Page 72 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère PRINCIPLLE 99: : Higghh Coonnsseerrvvaat tioonn Vaal luuee FFoorreesst tss / FFoorrêêt tss ddee hhaauut tee vvaal leeuurr ppoouurr laa l ccoonnsseerrvvaat tioonn plan is available through the TT timber and DLH websites. Observation 18 is closed. Surveillance octobre 2008 Criterion 9.1 Evaluation to determine high conservation value attributes / Évaluation pour déterminer les attributs de conservation Le résumé du Plan d Aménagement a été mis en ligne sous les sites de TT timber et DLH. General HCVF values have been well establised. However, the detailed different types of HCVF as, for example in the Proforest HCVF toolkit, have not yet formally beeninventorised and mapped. As a result monitoring and conservation maintenance measures have not been prescribed in sufficient amount of detail in the MP for each of the HCVF categories (Ref. CAR 15). La valeur globale des FHVC a été éablie. Cependant le détail des différents types de FHVC tel que défini par example dans le toolbox de Proforest- n a pas été formellement recensé et représenté/cartographié. De ce fait, les mesures de suivi et de maintien des valeurs de conservation n ont pas été suffisemment détaillées dans le plan d aménagement pour chacun des types de FHVC (voir DAC 15) Surveillance October CIB has produced a new version of the document entitled «Les forêts à haute valeur pour la conservation: approche CIB» which includes an approach by zone and a description of the management measures for each HCVF. Additional management measures are also included in the management plan. A monitoring plan for those measures has also been presented however this plan can not be considered as an operational monitoring tool. CAR 15 is closed and CAR 25 opened Surveillance octobre 2008 : La CIB a produit une nouvelle version du document «Les forêts à haute valeur pour la conservation : approche CIB» intégrant une approche spatialisée par zone et une description des mesures de gestion spécifique pour chaque FHVC. Les mesures de protection complémentaire sont également précisées au Plan d Aménagement. Un plan de suivi des mesures est présenté cependant le document ne peut être considéré comme un tableau de bord de suivi opérationel. DAC N 15 close DAC 25 ouverte CIB chose to classify all its FMUs as a HCVF. The main landscape conservation value consists of large intact forests areas, habitat for large mammals and its relative low density human population. Les UFAs de CIB sont presque totalement (à l exception des zones de développement communautaire) considérées comme FHVC, notamment en raison de leur appartenance au Paysage Tri-national des forêts de la Sangha et au paysage du lac Telé. La principale valeur de ce Paysage pour la conservation réside dans ses vastes étendues de forêts intactes, son abondance de grande faune et sa faible densité de population humaine.

73 AD 36-A-01 Page 73 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère Criterion 9.2 Consultation process / Processus de consultation An informative and consultation process has been applied. A summary document on the HCVF has been forwarded to partners, NGOs (local, national and international) and to the Congoleese administration. Un processus de consultation et d information a été respecté, le document de synthèse sur les HFVC été officiellement diffusé auprès des partenaires, des ONGs (locales, nationales et internationales) et de l administration congolaise. Criterion 9.3 Measures to maintain and enhance high conservation value attributes / Mesures pour maintenir et améliorer les attributs de haute valeur pour la conservation Those measures are not specified for each HCVF categories (Ref. CAR 15). Ces mesures ne sont pas spécifiées pour chaque type de HFVC (voir DAC 15) Surveillance October 2008: CAR 15 closed. See 9.1. Surveillance octobre DAC 15 close, voir 9.1 Biological and social characteristics of Pokola FMU are identified and described. The management plan describes measures developed to enhance the characteristics identified. A conservation and a protection areas are designed within the FMU. In the commercial production area, reduce impact logging methods are implemented. Les caractéristiques biologiques et sociales des forêts de l UFA Pokola ont été identifiées et décrites. Le plan d aménagement décrit les mesures permettant d améliorer les caractéristiques identifiées. Il existe une série de conservation et une série de protection. Dans la série de productions les techniques d exploitation à impact réduit sont mises en œuvre. Criterion 9.4 Monitoring to assess effectiveness / Suivi pour évaluer l efficacité des mesures CIB has determined management prescriptions for the HCVF, but not to a satisfactory level CIB has produced a mémoire for the HCVF in Pokola FMU in collaboration with various scientific partners and international NGOs. Almost all of Pokola FMU is considered as HCVF mainly due to the fact that it is part of the Tri-national Sangha forests and Telé lake landscape. This document has been circulated by CIB. However all of the HCVF have not been identified and mapped in their particular categories of HCVF. As a result conservation measures have been developed (and described in the management plan) but they have not necessarily been formalised or specifically targeting each of the HCFV categories (map and comparison table missing). (Ref. CAR 15). La CIB a déterminé des mesures d aménagement pour les FHVC mais In order to assess the effectiveness of measures developed in the management plan, indicators and frequencies were defined for the monitoring of large mammals (PROGEPP) in particular, Large mammals are of particular importance because of endangereed species ocurring in the FMU, like the lowland guerrella. Forest managers are well aware of the recent scientific studies which can be used for HCVF management. A number of relevant documents are available at the CIB forest management office. Afin d'évaluer l efficacité des mesures prévues par le plan d aménagement, des indicateurs et la périodicité du suivi ont été définis pour la grande faune (PROGEPP) en particulier. Les grands mamifères d importance particulière du fait de leur statut d espèce menacée dans l UFA tel que le Guerrella. Les gestionnaires se tiennent informés des études scientifiques utiles pour la gestion des forêts à haute valeur de conservation. Une bibliothèque d articles récents et d ouvrages scientifiques est présente à la cellule aménagement CIB.

74 AD 36-A-01 Page 74 of 147 Strengths / Forces Weaknesses / Faiblesses Compliance with criterion / Conformité au critère pas a un niveau suffisant. La CIB a produit un mémoire sur les FHVC de Pokola en collaboration avec différents partenaires scientifiques et ONG internationales. La majeure partie de l UFA Pokola est considérée comme FHVC notamment du fait qu elle fait partie du Parc Tri-national des forêts de la Sangha et du paysage de Téle lake. Ce document a été communiqué par la CIB. Cependant toutes les catégories de FHVC n ont pas été identifiées et cartographiées. En conséquence des mesures de conservation ont été développées (et indiquées dans le plan d aménagement) mais elles n ont pas été nécessairement formalisées ou n ont pas ciblé chaque catégorie de FHVC (carte et tableau comparatif manquants). Voir DAC 15. Surveillance October CAR 15 closed. See 9.1. The document «Les FHVC: vision de la CIB» does not include informations related to monitoring indicators. See CAR 25. Surveillance octobre 2008 DAC 15 close, voir 9.1 Le document «Les FHVC : vision de la CIB» septembre 2008 ne comporte pas d informations relatives aux indicateurs de suivi des FHVC. Voir DAC 25 PRINCIPLLE 1100: : Plaannt taat tioonnss Not applicable to CIB activities Ce principe ne s applique pas au contexte de la CIB 9. CERTIFICATION DECISION (MAIN AUDIT) / DECISION CONCERNANT LA CERTIFICATION (AUDIT INITIAL) Following the June 2005 main evaluation, SGS considers that CIB s forest management of Pokola FMU, can be certified as: i. The outstanding Major Corrective Action Requests have been closed. See report for details. ii. iii. The outstanding Minor Corrective Action Requests do not preclude certification, but CIB is required to take the agreed actions. These will be verified by SGS QUALIFOR at the first surveillance to be carried out about 6 months from the date of the issuance of the certificate. If satisfactory actions have been taken, the CARs will be closed out ; otherwise, Minor CARs will be raised to Major CARs. The management system, if implemented as described, is capable of ensuring that all of the requirements of the applicable standard(s) are met over the whole forest area covered by the scope of the evaluation;

75 AD 36-A-01 Page 75 of 147 iv. The certificate holder has demonstrated, subject to the specified corrective actions, that the described system of management is being implemented consistently over the whole forest area covered by the scope of the certificate. Suite à l'évaluation principale de juin 2006, SGS considère que la gestion forestière de l UFA Pokola par la CIB peut être certifiée dans la mesure où : i. Les demandes d actions correctives majeures ont été fermées. Voir le rapport pour plus de détail. ii. iii. iv. Les demandes d action correctives mineures n empêchent pas la certification d avoir lieu, mais la CIB doit prendre des mesures correctives. Ces mesures en place seront évaluées par SGS Qualifor lors de la première visite de surveillance environ 6 mois après la délivrance du certificat. Si le tout est satisfaisant, les DACs seront fermées, sinon elles seront élevées au rang de DAC majeures. Le système de gestion mis en place est en mesure d assurer que l ensemble des exigences de la norme applicable soit respectée sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de l audit. Le détenteur de certificat à démontré que, sous réserve des DACs, le système de gestion est mis en œuvre de façon systématique sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de l audit. 10. MAINTENANCE OF CERTIFICATION / MAINTIEN DE LA CERTIFICATION During the surveillance evaluation, it is assessed if there is continuing compliance with the requirements of the Qualifor Programme. Any areas of non-conformance with the QUALIFOR Programme are raised as one of two types of Corrective Action Request (CAR):.01 Major CARs - which must be addressed and closed out urgently with an agreed short time frame since the organisation is already a QUALIFOR certified organisation. Failure to close out within the agreed time frame can lead to suspension of the certificate..02 Minor CARs - which must be addressed within an agreed time frame, and will normally be checked at the next surveillance visit The full record of CARs raised over the certification period is listed under section 11 below. The table below provides a progressive summary of findings for each surveillance. A complete record of observations demonstrating compliance or non-compliance with each criterion of the Forest Stewardship Standard is contained in a separate document that does not form part of the public summary. Une évaluation de la conformité aux exigences du programme QUALIFOR est effectuée lors des visites de surveillance. Toute non-conformité est signalée par deux sortes de Demande d Action Correctives (DAC) :.01 DAC majeures - celles-ci doivent être traitées et fermées rapidement et accompagnées d un plan d action aux échéances serrées dans la mesure ou l entreprise est déjà certifiée. Le fait de ne pas fermer la DAC dans les délais prescris peut entraîner une suspension du certificat..02 DAC mineures - celles-ci doivent être traitées au travers d un plan d action en accord avec SGS. La résolution est normalement vérifiée lors de la prochaine visite de surveillance.les actions correctives formulées lors de l ensemble du cycle de certification sont disponible à la section 11 de ce rapport. Le tableau ci-dessous présente un résumé des résultats de chacune des surveillances. Le détail des observations permettant de démontrer la conformité ou la non-conformité pour chacun des critères du Forest Stewardship Council est présenté dans un document séparé qui ne fait pas parti du résumé public. SURVEILLANCE 1 Issues that were hard to assess / Enjeux qui ont été difficiles à évaluer Number of CARs closed / Nombre de DAC fermées No difficult issues to evaluate. Pas d enjeux difficiles à évaluer 15 Outstanding CARs were closed.

76 AD 36-A-01 Page 76 of DAC ouvertes ont été fermées Nr of CARs remaining open / Nombre de DAC qui restent ouvertes 0 Outstanding CARs from previous evaluations were not closed. 0 DAC ouvertes lors des evaluations précédantes n ont pas été fermées New CARs raised / Nouvelles DAC formulées Recommendation 2 New Major CARs and 12 Minor CARs were raised. 2 Nouvelles DAC majeures et 12 mineures ont été formulées. The forest management of the forests of CIB/Pokola remains certified as: The management system is capable of ensuring that all of the requirements of the applicable standard(s) are met over the whole forest area covered by the scope of the evaluation; and The certificate holder has demonstrated, subject to the specified corrective actions, that the described system of management is being implemented consistently over the whole forest area covered by the scope of the certificate. La gestion forestière de CIB/Pokola continue d être certifiée dans la mesure où : Le système de gestion permet le maintien de la conformité aux exigences de la norme applicable sur l ensemble de la forêt couverte par la portée; et Le détenteur du certificat a démontré que, sous réserve des actions correctives, le système de gestion est mis en oeuvre de façon cohérente sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de la certification. SURVEILLANCE 2 Issues that were hard to assess / Enjeux qui ont été difficiles à évaluer Number of CARs closed / Nombre de DAC fermées Nr of CARs remaining open / Nombre de DAC qui restent ouvertes New CARs raised / Nouvelles DAC formulées Recommendation The audit consisted of a large team of 5 people, working across several standards, which did pose a challenge at times, but the audit team is very experienced and also knows the situation on the ground very well. This made the audit quite manageble in the time available. No specific issues were particularly hard to assess. 11 Outstanding CARs were closed. 11 DAC ouvertes ont été fermées 1 Outstanding CARs from previous evaluations were not closed. 1 DAC ouvertes lors des evaluations précédantes n ont pas été fermées 1 New Major CAR and 6 Minor CARs were raised. 1 Nouvelles DAC majeures et 6 mineures ont été formulées. The forest management of the forests of CIB/Pokola remains certified as: The management system is capable of ensuring that all of the requirements of the applicable standard(s) are met over the whole forest area covered by the scope of the evaluation; and The certificate holder has demonstrated, subject to the specified corrective actions, that the described system of management is being implemented consistently over the whole forest area covered by the scope of the certificate. La gestion forestière de CIB/Pokola continue d être certifiée dans la mesure où : Le système de gestion permet le maintien de la conformité aux exigences de la norme applicable sur l ensemble de la forêt couverte par la portée; et Le détenteur du certificat a démontré que, sous réserve des actions correctives, le système de gestion est mis en oeuvre de façon cohérente sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de la certification. SURVEILLANCE 3 Issues that were hard to assess / Enjeux qui ont été The audit consisted of a large team of 5 people, working across several

77 AD 36-A-01 Page 77 of 147 difficiles à évaluer Number of CARs closed / Nombre de DAC fermées Nr of CARs remaining open / Nombre de DAC qui restent ouvertes New CARs raised / Nouvelles DAC formulées Recommendation standards, which did pose a challenge at times, but the audit team is very experienced and also knows the situation on the ground very well. This made the audit quite manageble in the time available. No specific issues were particularly hard to assess. La vérification consistait en une vaste équipe de 5 personnes, travaillant dans différents standards, qui ne posent un défi de au moments, mais l'équipe de vérification est très expérimenté et connaît la situation sur le terrain très bien. Ce fait de la vérification assez manageble dans le temps imparti. Pas de problèmes spécifiques ont été particulièrement difficiles à évaluer. 13 Outstanding CARs were closed from both the old Kabo certificate as well as for this certificate. 13 DAC ouvertes ont été fermées pour l ancien certificat de Kabo et pour celui-ci. 0 Outstanding CARs from previous evaluations were not closed. 0 DAC ouvertes lors des evaluations précédantes n ont pas été fermées 0 New Major CAR and 9 Minor CARs were raised. 0 Nouvelles DAC majeures et 9 mineures ont été formulées. The forest management of the forests of CIB/Pokola remains certified as: The management system is capable of ensuring that all of the requirements of the applicable standard(s) are met over the whole forest area covered by the scope of the evaluation; and The certificate holder has demonstrated, subject to the specified corrective actions, that the described system of management is being implemented consistently over the whole forest area covered by the scope of the certificate. La gestion forestière de CIB/Pokola continue d être certifiée dans la mesure où: Le système de gestion permet le maintien de la conformité aux exigences de la norme applicable sur l ensemble de la forêt couverte par la portée; et Le détenteur du certificat a démontré que, sous réserve des actions correctives, le système de gestion est mis en oeuvre de façon cohérente sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de la certification. SURVEILLANCE 4 Issues that were hard to assess / Enjeux qui ont été difficiles à évaluer Number of CARs closed / Nombre de DAC fermées Nr of CARs remaining open / Nombre de DAC qui restent ouvertes New CARs raised / Nouvelles DAC formulées Certification Recommendation Recommendation pour la certification No specific issues were particularly hard to assess. Pas de problèmes spécifiques ont été particulièrement difficiles à évaluer. 9 Outstanding minor CARs were closed. 9 DAC ouvertes ont été fermées. 0 Outstanding CARs from previous evaluations were not closed. 0 DAC ouvertes lors des evaluations précédantes n ont pas été fermées 3 New Major CARs and 2 Minor CARs were raised. The 3 Major CARs were closed subsequent to the audit. 3 Nouvelles DAC majeures et 2 DAC mineures ont été formulées. The forest management of the forests of Congolaise Industrielle des Bois (CIB) at Kabo-Pokola FMU to remain certified as: The management system is capable of ensuring that all of the requirements of the applicable standard(s) are met over the whole forest area covered by the scope of the evaluation; and The certificate holder has demonstrated, subject to the specified corrective actions, that the described system of management is being implemented consistently over the whole forest area covered by the scope of the certificate. La gestion forestière de CIB/Pokola continue d être certifiée dans la mesure

78 AD 36-A-01 Page 78 of 147 où: Le système de gestion permet le maintien de la conformité aux exigences de la norme applicable sur l ensemble de la forêt couverte par la portée; et Le détenteur du certificat a démontré que, sous réserve des actions correctives, le système de gestion est mis en oeuvre de façon cohérente sur l ensemble de la forêt couverte par la portée de la certification.

79 AD 36-A-01 Page 79 of RECORD OF CORRECTIVE ACTION REQUESTS (CARS) / DEMANDES D ACTIONS CORRECTIVES (DACS) Open CARs and observations from Kabo that have been addressed during this audit, with the extension of scope DAC et observations ouvertes dans le cadre du certificat de Kabo et qui ont été évaluées dans le cadre du présent audit incluant l extension de la portée du certificat Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: CIB does not have all the adequate resources to ensure the monitoring, control and identification of certain illegal activities (poaching). La CIB ne dispose pas de tous les moyens adéquats lui permettant de surveiller, contrôler et identifier certaines activités non autorisées (braconnage). Objective Evidence Éléments de preuve : PROGEPP : does not always operate smoothly, for example absence of communication between USLAB and CIB (notably regarding communication linked to the eco guards activities) and lack of alternative projects that could reduce the pressure on wildlife. Nombreux dysfonctionnements au sein du PROGEPP : absence de communications entre USLAB et la CIB (notamment concernant la transmission des différents PV liés aux activités des écogardes) et manque de projet alternatifs qui permettraient de réduire la pression sur la faune. Close-out evidence Preuve de résolution: Interview with PROGEPP national coordinator (also CIB USLAB coordinator) and WCS main technical advisor : The two CIB partners stated that CIB employees are not involved in illegal activities that may lead to report forwarding. After the change of WCS coordinator, communication with CIB was strengthened (e.g. provision of data necessary to feed indicators for HCVF monitoring). PROGEPP has entered its final stage (December 2010) and will be assessed soon by an external consultant. The local development component was acknowledged as having been inadequately implemented: CIB has developed a new project wherein the development component will receive significant emphasis. Rencontre avec le coordinateur national du PROGEPP (également coordinateur de l USLAB CIB) et le conseiller technique principal WCS. Les deux partenaires de la CIB affirment que les employés ne sont pas impliqués dans des actions illégales qui pourraient être à l origine de l établissement de PV. Suite au changement du coordinateur du WCS la communication avec la CIB s est renforcée (e.g. fourniture de l ensemble des donnés permetant de nourrir les indicateurs de suivi des FHVC). Le PROGEPP est dans sa phase finale (Décembre 2010) et va etre évalué prochainement par un consultant externe. Il a été identifié que la composante dévelopement local n a pas été correctement mise en œuvre : la CIB a défini un nouveau projet dont la partie développement sera nettement renforcée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: CIB has not effectively evaluated the opportunity to open a staff store in Kabo. Le gestionnaire doit évaluer l opportunité d ouvrir un économat à Kabo et en cas de réponse positive d en assurer le bon fonctionnement. Objective Evidence Éléments de preuve : There is a small shop in Kabo that is irregularly supplied. The cold room that is managed by a private operator with support from CIB does not function in a satisfactory manner. Il existe un petit commerce à Kabo qui est irrégulièrement approvisonné. La chambre froide tenue par un opérateur économique privé avec l appui de la CIB fonctionne de manière insatisfaisante. Close-out evidence Preuve de résolution: A company store is being constructed. Private business people receive subventions for the supply of workers sites in basic commodities. Prices are set up basing on Pokola price list. Supply irregularity is recorded in CIB supply analysis report (June 2010). CIB workers and social constituencies interviewed during our field visit in Kabo did not raise issues about supply irregularity. La construction d un économat est en cours. Des acteurs économiques privés sont subventionnés pour l approvisionnement des camps des travailleurs en produits de première nécessité. Les prix sont fixés sur la mercuriale de Pokola. L irrégularité de l approvisionnment est constatée dans le rapport d analyse d approvisionnement de la CIB (Juin 2010). Les ouvriers et partenaires sociaux rencontrés lors de lavisite de terrain sur Kabo n ont pas fait mention de problèmes d approvisionnement.

80 AD 36-A-01 Page 80 of Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: There is evidence of breach of local and national laws. Il existe des indices de transgression de lois ou de dispositions officielles à l échelon national ou local. Objective Evidence Éléments de preuve : Procedure regarding the relation between sub-contractors and Kabo has been revised 07/09. The evaluation of all the documents provided by sub-contractors is now centralised and coordinated by the administrative assistant. Currently 8 out of 20 sub-contractors are having active contracts with CIB. Despite an obvious improvement regarding this situation (coordination of contracts by one service, increase number of documents provided by subcontractors, etc.) none of the sub-contractors have provided all the documentation that could ensure that their obligation with respect to labour law are fulfilled. CAR 45 is raised. La procédure régissant les relations avec les sous-traitants a été révisée en 07/09. Une réunion avec l ensemble des sous traitants a eu lieu le 11/05/09. Le suivi de l ensemble des documents administratifs concernant les soustraitants est maintenant centralisé et coordonné par l assistant administratif. Actuellement 8 sous-traitants sur un total de 20 sont en contrat actifs avec la CIB. Malgré une amélioration évidente de la situation (coordination des contrats par un seul service et une personne, nombre de pièces justificatives apportées au dossier des soustraitants, etc.) aucun de ces sous-traitants n a fourni à ce jour à la CIB l ensemble des pièces qui permettent de s assurer que leurs obligations en matière de droit du travail sont respectées. Une DAC est formulée Close-out evidence Preuve de résolution: The Accounting Office manages all sub-contractors documents. In September 2010, a total of 15 subcontracting companies obtained all administrative and legal documents, as well as paid the various required charges and taxes. A table for monitoring sub-contractors legal compliance summarizes all these data. It is only these companies that are entitled to work with CIB. In order to facilitate the sub-contractors administrative procedures, CIB pays for their social and taxation charges. The equivalent amount is directly deducted upon payment of sub-contractors' invoices. The procedure for contract allocation was reviewed to meet these new requirements (May 2010). Payments made by CIB to sub-contractors are validated on a monthly basis. Le Bureau de Gestion centralise tous les documents relatifs aux contractuels. En Septembre 2010 la totalité des 15 compagnies contractuelles est à jour pour l ensemble des documents administratifs et légaux ainsi que pour le paiement des cotisations et impôts divers. Un tableau de suivi de conformité donne le récapitulatif de ces données. Seules ces compagnies sont habilitées à travailler pour la CIB. Afin de faciliter les démarches administratives de ses contractuels la CIB s aquite du paiement des cotisations fiscales & sociales de ses sous-traitants. Celles-ci sont déduites par la CIB lors du paiement des factures au sous-traitant. La procédure d octroie des marchés aux sous-traitants a été modifiée en ce sens (mai 2010). La validation des paiements entre la CIB et les contractuels se fait de façon mensuelle Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: Monitoring results are not used to adapt future management and to ensure that HCVF values are maintained or improved. Les résultats du suivi ne sont pas exploités dans le but d adapter la gestion et de s assurer que les valeurs des FHVC sont maintenues ou améliorées. Objective Evidence Éléments de preuve : The company has defined indicators and information is available. However the analysis of the pertinence/efficiency of the measures taken to comply with is not systematically done nor documented. Analysis over time (comparison over time of different indicators) is not systematic. There is no protocol indicating when, whom and how the analysis should be done. L entreprise a défini des indicateurs et dispose des sources d information. Néanmoins, l analyse synthétique de l éfficacité/pertinence des mesures prises au titre de n est pas réalisée sytèmatiquement ni documentée. L analyse dans temps (comparaison avec des résulats d indicateurs sur plusieurs années n est pas sytèmatique). Il n est pas précisé quand, par qui et comment l analyse synthètique doit être réalisée. Close-out evidence Preuve de résolution:

81 AD 36-A-01 Page 81 of 147 The company made a summary of the follow-up of main HCVF monitoring indicators as per the following broad themes: Monitoring of harvesting activities Monitoring of wildlife management measures Monitoring of social indicators Monitoring of the use of chemicals All these indicators cover all the various HCVFs and potential threats, previously identified by CIB. The indicators are handled in every FMU as per available data (tracing back up to 2002 for some wildlife indicators). Analyses and conclusions (conditional in some instances) were made. Based on this study, HCVFs are currently maintained. The forest management department is charge of carrying out HCVF monitoring. The other units (social units, RIL Programme, Consultants.) are involved in providing data and making analyses. L entreprise a réalisé une synthèse du suivi des principaux indicateurs de monitoring des FHVC selon 4 grands thèmes Suivi des mesures d exploitation Suivi des mesures de gestion de la faune Suivi des indicateurs sociaux Suivi de l utilisation des produits chimiques. L ensemble des indicateurs couvrent de manières exhaustives les différentes FHVC et les éventuelles menaces identifiées au préalable par la CIB. Les indicateurs sont traités dans chaque UFA en fonction des séries statistiques disponibles (depuis 2002 pour certains indiacteurs de faune). Des analyses et des conclusions (sous réserve dans certains cas) ont été réalisées. Il ressort de l étude que les FHVC sont maintenues actuellement. La cellule aménagement est responsable de ce monitoring. Les autres services (cellules sociales, bureau EFIR, consultants ) sont mis à contribution pour la fourniture des données et les analyses Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: Measures that are planned to maintain or improve the HCVF are not presented in the public summary. Les mesures prévues pour maintenir ou améliorer les FHVC ne sont pas présentées dans la synthèse publique du plan de gestion. Objective Evidence Éléments de preuve : Some measures are described in the summary but no direct link is made with HCVF. In fact no reference is ever made to HCVF (definition, location, etc.) in the public summary of the management plan. Those documents have been finalised before the analysis of the HCVF took place and have not been totally updated. Certaines mesures sont décrites dans le résumé mais ne sont pas directement mise en lien avec le concept des FHVc. Du reste, il n est jamais fait référence au FHVC (définition, localisation, enjeux ) dans le résumé public du plan de gestion ou du plan d aménagement. Ces documents ont été réalisés avant l analyse des FHVC et leur résumé n ont pas été totalement mis à jour. Close-out evidence Preuve de résolution: A paper for HCVF identification and management is available on CIB website ( as well as the summaries of the 3 management plans. All management measures clearly feature in this paper. They are also presented as per HCVF type (table 3). The public summary of the management plan of Loundoungou Toukoulaka FMU contains a brief overview of HCVF issues (P.18). Le document d identification et de gestion des FHVC est disponible sur le site internet de l entreprise ( au même niveau que les 3 résumés des plans d aménagement. Toutes les mesures de gestion y sont très clairement et très logiquement présentées par différents types de FHVC (tableau 3). Le résumé public du PA de l UFA Loundoungou-Toukoulaka aborde de manière succincte les FHVC (p 18) Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: Field evaluation of potential effects/impacts on the environment doesn t systematically precede the impacting activity. L évaluation sur terrain des éventuelles effets / impact sur l environnement ne précède pas systématiquement l activité perturbatrice

82 AD 36-A-01 Page 82 of 147 Objective Evidence Éléments de preuve : There are no specific protocols regarding the study/analysis of impacts linked to dykes construction although the FMU is located in an area where marshlands and wetlands are abundant. The analysis for the crossing of streams that is included in the road procedure has not yet been implemented (test phase). Il n existe pas de protocole spécifique concernant les études /analyses d impacts lié à la création de digues alors même que les UFA sont situées dans des zones géographiques avec de nombreux marécages et zones humides. La processus d analyse des franchissements des cours d eau prévu dans la procédure de contrôle route n a pas été mise en œuvre (simple phase de test). Close-out evidence Preuve de résolution: A detailed impact assessment document of bridges and dykes has been compiled by a consultant in This resulted in a new procedure document CA/EFIR/EIF/01 dated on the assessment and monitoring of bridges, dykes and borrow pits. The procedures also assign responsibilities. The document provides for an EIA to be undertaken and avoiding of fragile ecosystems. The increased focus on this subject resulted in no bridges or dykes being built in The construction of road infrastructure is thus now formalised with the new procedure and supported by a map indicating the position of roads and bridges. CAR 48 is closed. Une étude d impact spécifique sur les ouvrages d art (pont, digue) a été réalisée en 2010 et a donné lieu à une nouvelle procédure CA/EFIR/EIF/01, version du 25/08/2010 qui traite de «l évaluation et du suivi, des ponts, digues et carrières». La procédure définit les éléments techniques, les moyens et les responsabilités du monitoring et propose aussi les règles de gestion/construction afin de limiter/compenser les impacts. Il n y a pas eu de digues ou de ponts construits en 2010 (principe de précaution et principe d évitement à travers la programmation routière). La construction des routes et des ponts suit des règles normalisées. Chaque ouvrage d art et chaque route est positionné sur le SIG. La DAC 48 est fermée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: The company does not have maps that are systematically updated for use during planning and monitoring of activities. L entreprise ne dispose pas systématiquement de carte forestière mise à jour au moment de leur utilisation permettant la planification et le suivi des activités. Objective Evidence Éléments de preuve : In the field, extraction maps are not systematically updated (discrepancies have been observed between sorting/tracking in the field and GIS maps, roads on maps reflect the road project rather than the actual final road lay out. There are no indicators to ensure the monitoring of mapping quality during field controls. There is no proper mapping procedure to describe the mapping process. The only existing procedure is the one referring to the use of LOGIEF software. Sur le terrain, les cartes de débardage ne sont pas systématiquement à jour (il a été observé des écarts entre le triage effectué sur le terrain et les cartes SIG, les routes positionnées sur la carte sont parfois le projet routier et non le tracé définitif). Il n existe pas d élément / indicateur permettant d évaluer la qualité de la cartographie lors des contrôles de terrain. Il n existe pas à proprement parler une procédure «cartographie» qui décrirait l ensemble du processus mais simplement une procédure «utilisation du LOGIEF». (NB : ce manque ponctuel de mise à jour de certaines cartographies ne se traduit pas, a priori, par des écarts dans la qualité du travail effectué sur le terrain. Close-out evidence Preuve de résolution: Maps have been updated to reflect both the position of planned road alignment in blue, as well as the actual georeferenced position of the actual road in red. Deviations from the planned alignment can thus be easily seen. It is part of the IFIR quality control team s duty to verify the accuracy of the position of roads. Road mapping is updated on a weekly basis. These new mapping procedures have been formalised into a procedure document CA/CAR dated CAR 49 is closed. Les cartes ont été mises à jour pour refléter le tracé des routes planifiées en bleu et la position géo-référencée des routes sur le terrain en rouge. Ainsi, il est facile de constater les déviations survenues par rapport au tracé prévu. L équipe Suivi qualité du programme EFIR est chargée de vérifier l exactitude des positions des routes. La cartographie routière est actualisée de manière hebdomadaire. Ces nouvelles procédures de cartographie ont été compilées dans le document de procédure CA/CAR, version du 01/06/2010. La DAC 49 est donc résolue.

83 AD 36-A-01 Page 83 of 147 Original CAR list for Pokola, incuding new CARs raised in surveillance 3 Liste des DAC pour l UFA de Pokola, y compris les nouvelles DAC formulées pendant l audit de surveillance 3 M Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> 6 months Date Closed> 07/02/2008 Permanent statutory organisation for engaging and negotiating with local populations is not completely finalised. Des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales et autochtones ne sont pas complètement mises en place, avec la contribution du gestionnaire. Objective Evidence: The setting-up of a permanent statutory organisation for concerting and negotiating with local populations, and more specifically with the Bantu and semi-nomadic populations for their participation in the management of the FMU, is not yet achieved. The familiarisation and interactions of the local population with the role and functions of IPOS is not yet effective. La mise en place des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, en particulier, des associations représentatives des populations Bantu et semi-nomades, pour leur participation à la gestion de l UFA, n est pas achevée. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations, de même que les interactions avec elle sont encore très faibles. Entretiens avec la Cellule d Aménagement, les communautés villageoises et semi-nomades et 02 ONGs membres de l IPOS, rapports de l IPOS février 2007 et mai The setting-up of permanent statutory organisations for engaging and negotiating with local populations - such as the Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (ASNP)- is effective. The familiarisation of and interaction with the local population and IPOS is progressivelly improving. A representative organisation for the semi-nomadic population of UFA Pokola has been created. Decisions related to the creation of the Concertation Council (Conseil de Concertation) for community development and the Development Fund (Fonds de Développement) for Pokola UFA are yet to be endorsed by the Congolese Government, but are with the minister for signature (Ministère de l Economie Forestière). CAR M01 closed. Ref CAR minor 16 La mise en place de certaines instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, telles que l Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (ASNP), pour leur participation à la gestion de l UFA, le Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et le Fonds de développement est effective. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations et les interactions avec elle s améliorent de manière progressive. Une association représentative des populations semi-nomades de l UFA Pokola a été mise en place. Les décisions relatives à la création du Conseil de Concertation de la série de développement communautaire et du Fonds de Développement de l UFA Pokola doivent encore être approuvées mais sont à la signature au cabinet du Ministre de l Economie Forestière. Les réunions de consultation relatives à la mise en place d une instance permanente spécifique de concertation et de négociation avec les populations locales Bantu riveraines de l UFA Pokola ont été organisées. DAC M01 fermée. Voir DAC mineure 16 M Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> 6 months Date Closed> 07 February 08 Request from interest groups are not adressed in a constructive and objective manner. Les requêtes formulées par les groupes d'intérêts ne sont pas traitées de manière constructive et objective. Les mesures prises pour parvenir à un accord ne sont pas documentées. Objective Evidence:

84 AD 36-A-01 Page 84 of 147 The current communication system with local Bantu populations still relies essentially on systematic documentation of requests, disputes and conflicts. This sytem does not allow for formalisation and communication of responses to those requests. There is an issue concerning the spokes person that needs to be recognised by the local population and mandated by the company to engage with local populations. Local populations base their request on documents they signed in the past documents that they consider as a commitment from the company- but those requests were left unaswered. The communication, facilitation, negotiation, etc. capacity of the community workers within the Management Section is still weak. Interviews with the Management Section and local populations. Meeting reports and minutes, IPOS reports, field visits. Le système actuel de communication avec les populations locales Bantu et semi-nomades repose encore essentiellement sur la documentation systématique des requêtes, des litiges ou des conflits. Ce système ne formalise pas, ni ne communique les réponses qui pourraient être données à ces requêtes. Il se pose un problème d interlocuteur reconnu comme responsable vis-à-vis des populations locales, habilité à engager l entreprise auprès des populations locales. Dans le passé, diverses personnes ont signé des documents perçus par les populations locales comme étant des engagements de l entreprise et sur lesquels elles fondent leurs revendications et n ont pas reçu de réponse définitive. Les capacités des animateurs et des communicateurs de la Cellule d Aménagement en communication sociale, facilitation, médiation, négociation, gestion alternative des conflits, etc. sont encore faibles. Entretiens avec la Cellule d Aménagement et les populations locales, rapports et comptes-rendus de mission, rapports de l IPOS, visites de terrain. A computerised system for responding to request presented by interest groups has been put in place. The process of redefining commitments between CIB and the population has started. A process to address social request to CIB has been put in place. This process forms the basis of the computerised data and appoints the Technical Director of CIB as the unique interlocutor concerning social requests. The computerised database, serves as the single capture and management point of all issues raised by local communities and the relevant levels of authority regarding response to such stakeholder comments/complaints have been put in place - including that related to the spokesperson, given in the objective evidence above. The process to reinforce the communication and management capacity of the facilitators and communicators from the Management Unit (Cellule d Aménagement) is progressively improving, involving the participation of the Socioeconomic Programme staff in training workshops inside and outside the country. CAR M02 closed. Ref. CAR minor 17 Un système informatisé de traitement et de réponse aux requêtes formulées par les groupes d intérêts a été mis en place. Le processus de redéfinition des engagements contractuels entre la CIB et les populations locales a été engagé. Une procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB. Elle institue une base de données informatique de gestion des demandes sociales et désigne le Directeur Technique de la CIB comme le référant unique pour la gestion de toutes les demandes sociales soumises à la CIB. La base de données informatique permet la capture de tous les problèmes soulevés par les populations locales et l autorité responsable de la réponse aux requêtes/complaintes des personnes tiers a été mise en place. Elle inclus la question de l interlocuteur tel qu évoqué dans la section ci-dessus. Le processus de renforcement des capacités des animateurs et des communicateurs de la Cellule d Aménagement en communication sociale et en gestion du volet social de l aménagement et de la certification forestière se développe progressivement, avec la participation du personnel du Programme socio-économique à des ateliers de formation et à des séminaires-ateliers à l intérieur et à l extérieur du pays. DAC M02 fermée. Voir DAC mineure 17. M Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> 6 months Date Closed> 07 February 2008 Site-specific assessments of the potential environmental impacts of all forest operations are not carried out prior to commencement of site disturbing operations, in a manner appropriate to the scale of the operations and the sensitivity of the site. All potential environmental impacts identified during assessments are not considered during operations and planning and do not ensure that adverse impacts are avoided or mitigated L évaluation de l impact environnemental de toutes les opérations forestières n est pas menée avant le démarrage des opérations n est pas menée d une façon adaptée à l échelle des opérations et à la sensibilité du site. Tous les impacts environnementaux identifiés durant les évaluations ne sont pas considérés lors des opérations, et ne permettent pas de contrecarrer et de mitiger les effets indésirables. Objective Evidence:

85 AD 36-A-01 Page 85 of 147 The environmental impacts of Pokola rubbish dump and the management of the organic waste have not been assessed. La décharge ménagère de Pokola et la gestion actuelle des déchets organiques n ont pas fait l objet d évaluation d impact environnemental. The environmental impact study concerning the closing of Pokola waste dump has been done and the site has been closed. A new site has been opened in compliance with the EIA, however full compliance will only be obtained when a complete signposting and monitoring of the site will be achieved. CAR M03 closed. Ref. CAR minor 18. L étude d impact environnemental concernant la fermeture du site de Pokola a été menée et la décharge fermée. Un nouveau site de décharge a été ouvert en conformité avec l étude d impact, cependant une conformité complète ne sera obtenue que lorsque la signalisation et le suivi du site seront assurés. DAC M03 fermée. Voir nouvelle DAC mineure 18. M Date Recorded> 12 June 07 Due Date> 6 months Date Closed> 07 February 08 Non-Conformance: The management document is not formally approved by the competent authorities Le document d aménagement n est pas formellement approuvé par les autorités compétentes. Objective Evidence: The final version of the management plan and its associated studies has not yet been transmitted for approbation and review to the minister in charge. La version définitive du plan d Aménagement, et des études amendées n ont pas encore été transmises au ministère de tutelle pour leur analyse et approbation. A meeting has taken place with the Minister (Ministère de l Economie Forestière) regarding the approbation by the Council of Ministers of Pokola Management Plan. The Minister has given the assurance that the process was ongoing. - Technical validation of the management report (Ref. minutes of 18 th December 2007 meeting), after submission to the Ministry for approval - Presentation of the Management Plan and approbation during public meeting at District level (Ref. minutes of 20 th December 2007 meeting). - Validation of the Management Plan by the Council of Ministers and decree. The first 2 steps have been achieved regarding Pokola Management Plan. New minor CAR opened in order to ensure the follow up of the approbation process by the Minister. Ref. CAR minor 19 Une rencontre a eu lieu avec le Ministère de l Economie Forestière concernant l approbabtion par le Conseil des Ministres du plan d aménagement de Pokola. Le Ministère nous a assuré que le processus était en cours. - La validation technique du rapport d aménagement (Ref. compte-rendu du 18 Décembre 2007), après soumission au Ministère pour approbation. -Présentation du plan d aménagement et approbation lors d une réunion publique au niveau départemental (Ref. compte-rendu du 20 Décembre 2007) - La validation par le conseil des Ministres et le décret d application. Les 2 premières phases ont été achevées concernant Pokola UFA. Nouvelle DAC mineure 19 ouverte afin d assurer le suivi du processus d approbabtion par le Ministère. Voir DAC mineure Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Customary and use rights of indigenous people with regards to land and natural resources are not always entirely respected. Les droits coutumiers ou légaux sur la terre ou les ressources des peuples autochtones ne sont pas toujours totalement respectés. Objective Evidence:

86 AD 36-A-01 Page 86 of 147 The work of eco-guards regarding hunting control and wildlife management doesn t fully acknowledge the use rights of local Bantu populations and semi-nomadic populations as defined in the law and as identified in Pokola Management Plan. Eco Guards are controlled by the WCS. However, the training curriculum of the eco-guards in charge of the control and management of wildlife within the FMU is still weak. Repression aspect predominates while there is a need to consolidate their knowledge of population s rights and duties with regards to wildlife management. L action des écogardes dans le contrôle de la chasse et la gestion de la faune ne respecte pas de manière satisfaisante les droits d usage sur la faune reconnus aux populations locales Bantu et semi-nomades par la loi et dans le plan d aménagement de l UFA Pokola. Les écogardes sont contrôlés par le WCS, le contenu de la formation des écogardes affectés au contrôle et au suivi de la gestion de la faune dans l UFA est encore faible. La dimension répressive est prédominante dans le travail des écogardes, alors qu ils pourraient consolider la connaissance effective des droits et des devoirs des populations en matière de gestion de la faune. On the 2 nd January 2008 CIB has sent a letter to the Ministre de l Economie Forestière (MEF) concerning the functionning problems of the USLAB and its consequences for the certification process. Thereafter CIB and its partners ( MEF, USLAB, WCS and IPOS) have carried out actions aimed on the one hand, to establish, jointly, the veracity of eco-guards abuses on local and semi-nomadic populations, the integration of training modules on forest management and certification, the CIB internal rules and human rights in the training program of PROGEPP eco-guards, the preparation and delivery to each eco-guard of a pocket guide on rights and duties with regards to wildlife management and secondly the training of local and semi-nomadic populations on organised hunting and hunting laws in Congo. Impacts of these actions start to be felt since the local and semi-nomadic encountered during the audit have confirmed the downward trend in the abuse of eco-guards. Finally, actions will be consolidated and reinforced through awareness programs that will be broadcast, from January 2009, through the community radio Biso na biso, which CIB is a partner. CAR 05 closed. See Observation 15. Le 02 juin 2008, la CIB a adressé une lettre au Ministre de l Economie Forestière (MEF) sur les dysfonctionnements de l USLAB et les conséquences pour son processus de certification. Par la suite, la CIB et ses partenaires (Ministère de l Economie Forestière (MEF), à travers l USLAB, WCS et IPOS) ont réalisé des actions visant d une part, à établir, de manière conjointe, la véracité des exactions des écogardes sur les populations locales et semi-nomades, l intégration des modules de formation sur l aménagement forestier et la certification, le règlement intérieur CIB et les droits de l homme dans le programme de formation des écogardes du PROGEPP, l élaboration et la remise à chaque écogarde d une fiche de poche sur les droits et les devoirs en matière de gestion de la faune et, d autre part, l éducation des populations locales et semi-nomades sur la chasse organisée et la réglementation de la chasse au Congo. L impact de ces actions commence à être ressenti sur le terrain, puisque les populations locales et semi-nomades rencontrées lors de l audit ont confirmé la tendance à la baisse des exactions des écogardes. Enfin, les actions menées seront consolidées et renforcées par les programmes d information et de sensibilisation qui vont être diffusés, à partir de janvier 2009, par la radio communautaire Biso na biso, dont CIB est partenaire. La DAC 05 est fermée. Voir Observation Date Recorded> 12 June 2007 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: All sections of indigenous people are not informed in an explicit manner of the impacts of forest management on their resources and use rights. Toutes les composantes des peuples «autochtones» ne sont pas informées de manière explicite de tous les impacts que la gestion forestière peut avoir sur leurs ressources et leurs droits d usage. Objective Evidence: Women and youths are not informed to the same level as men. Les femmes et les jeunes ne sont pas informés à un niveau équivalent à celui de la population adulte masculine.

87 AD 36-A-01 Page 87 of 147 The company has initiated an internal and external process to reinforce the capacity of the facilitators and communicators of the socio-economic program in order to improve their conceptual and operational capacity to intervene in social communication activities (training in social communication, facilitation, mediation, negotiation, conflict management, external training on social aspect of forest management, etc.).. The audit team felt an improvement in the level of design and work from the facilitators and communicators of the program. They are gradually better equipped to carry out the tasks entrusted to them. La boîte à images, a teaching tool for the training and awareness of local and semi-nomadic communities on forest management and certification, has been developed, tested and used to strengthen the process of information and awareness in general and to youth and women in particular on CIB forest management activities and the impact it can have on their resources and use rights. This tool is very much appreciated by the communities and has contributed to improving the level of knowledge of the people on CIB forest management. This tool will be complemented by Pokola Canal programmes, the CIB communication tool, by the community radio Biso na Biso and by the activities of the theatre troup "Maison mère" to be effective in CAR 06 closed. See Observation 15. L entreprise a engagé un processus interne et externe de renforcement des capacités des animateurs et des communicateurs du programme socioéconomique, pour améliorer leurs capacités conceptuelles et opérationnelles d intervention dans les activités de communication sociale (formation interne à la communication sociale, la facilitation, la médiation, la négociation, la gestion alternative des conflits et formation externe sur le volet social de l aménagement forestier, le genre, etc.). L équipe d audit a ressenti une amélioration du niveau de conception et de travail des animateurs et communicateurs du programme. Ils sont progressivement mieux outillés pour assumer les tâches qui leur sont confiées. La boîte à images, un outil pédagogique d information et de sensibilisation des populations locales et semi-nomades sur l aménagement forestier et la certification, a été développé, testé et utilisé pour renforcer le processus d information et de sensibilisation des populations en général et les jeunes et les femmes en particulier sur les activités de gestion forestière de la CIB, les impacts qu elle peut avoir sur leurs ressources et leurs droits d usage. Cet outil est très apprécie des communautés et il a contribué à une amélioration du niveau des connaissances des populations sur la gestion forestière de CIB. Cet outil va être complété par les programmes Canal Pokola, l outil de communication de la CIB, ceux de la radio communautaire Biso na biso et les activités de la troupe théâtrale «Maison mère» qui seront effectives en La DAC 06 est fermée. Voir Observation Date Recorded> 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: The company does not sufficiently support and develop training measures and incentives towards local population and employees to fulfil its long-term needs for human resources L entreprise développe et soutient insuffisamment des mesures de formation et d encouragement destinées aux employés et à la population locale, afin que ses besoins en ressources humaines à long terme soient couverts. Objective Evidence: The social communications, facilitation, mediation, conflict management, etc. capacities of the facilitators are still weak and insufficient to ensure long-term autonomy. Les capacités des animateurs et des communicateurs de la Cellule d Aménagement en communication sociale, facilitation, médiation, négociation, gestion alternative des conflits, etc. sont encore faibles et insuffisantes pour assurer son autonomie sur le long terme

88 AD 36-A-01 Page 88 of 147 The company initiated an internal and external process to reinforce the capacity of the facilitators and communicators of the socio-economic program in order to improve their conceptual and operational capacity to intervene in social communication activities (training in social communication, facilitation, mediation, negotiation, conflict management, external training on social aspect of forest management, etc.).. Staff from the socio-economic programme also benefited from training opportunities through workshops (social component of the forest management, MARP) and seminars (reinforcement of indigenous leaders capacities, forest management control, independent monitoring of social measures). The team has been reinforced by the recruitment of a rural development officer who is in charge of supporting the negotiation and communication organisations with local and semi-nomadic populations in order to identify and implement projects that are proposed to the Concertation Council (Conseil de Concertation). The audit team felt an improvement in the level of design and work from the facilitators and communicators of the program. They are gradually better equipped to carry out the tasks entrusted to them. CAR 07 closed L entreprise a engagé une dynamique interne et externe de renforcement des capacités des animateurs et des communicateurs du programme socioéconomique, pour améliorer leurs capacités conceptuelles et opérationnelles d intervention dans les activités de communication sociale (formation interne à la communication sociale, la facilitation, la médiation, la négociation, la gestion alternative des conflits et formation externe sur le volet social de l aménagement forestier, le genre, etc.). Le personnel du Programme socio-économique a aussi bénéficié des opportunités de formation externe dans le cadre des stages (genre, volet social de l aménagement, MARP), des séminaires et des ateliers (renforcement des capacités des leaders autochtones, le contrôle de la gestion forestière, suivi indépendant des mesures sociales, etc.). L équipe du Programme a été renforcée par le recrutement d un responsable du développement rural qui appuie les instances de concertation et de dialogue avec les populations locales et semi-nomades dans l identification et le montage des projets soumis au Conseil de concertation. La DAC 07 est fermée Date Recorded> 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 october 2008 Non-Conformance: Extraction methods do not allow to minimise harvesting damages: devaluation and damage to the stand and to standing trees. Les méthodes de récolte ne minimisent pas totalement les bris de tiges, la dévalorisation et les dégâts au peuplement sur pied. Objective Evidence: Removal of long-length logs with prominent buttresses to maximise timber extraction causes extraction road (breaking, friction) and soil damages. Le débardage en grande longueur et la sortie en bord de route de grume avec des contreforts importants afin de valoriser le maximum de bois par récupération de la matière ligneuse dans la culée, entraînent des dégâts le long des pistes de débardage (bris et frottements) et des dégâts au sol. - Log cross-cutting procedure modified December 2007, - Log cross-cutting teams have been trained to the new procedure in May 2008, - No timber extraction that involved timber with prominent buttresses has been observed in the field. - CAR 08 is closed - Procédure de tronconnage modifiée en décembre 2007, - Equipes de tronçonnage formées à la nouvelle procédure en mai 2008, - Aucun débardage de grume evec des contreforts important n a été observé sur le chantier. - La DAC 08 est fermée Date Recorded> 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 october 2008 Non-Conformance: Harvesting of NTFP is not justified. L exploitation des PFNL n est pas rationalisée. Objective Evidence:

89 AD 36-A-01 Page 89 of 147 The main NTFP s have been identified and mapped during the forest management inventory. They have been studied in the Community Development category and partially located within the Production category (annual coupe). An evaluation process of the NTFP delivered at Pokola has also been put in place. However there is neither impact study nor follow-up on the main NTFP s including gnetum (koko). Les principaux PFNL ont été identifiés et cartographiés à partir de l inventaire d aménagement. Ils ont été étudiés dans la série de développement communautaire et partiellement localisés dans la série de production (coupes annuelles). Une procédure d évaluation des PFNL livrés à Pokola est également mise en œuvre. Néanmoins, il n existe pas d étude d impact et de réel suivi des PFNL de première importance dont le gnetum (koko). CIB has done an impact study on NTFP which is completed by (i) a socio-economic analysis of the different trading markets for main NTFP, (ii) a follow-up of trade flows (markets, harbour, and transport from villages to CIB sites), (iii) seasonal surveys of villagers on abundance of NTFP. Most of those information are included in the report entitled «Gestion des filières de commercialisation des PFNL dans le cadre de la certification FSC dans la région de POKOLA», Agro Paris Tech, Octobre 2008» and the information gives the justification for the harvesting of key NTFPs CAR 09 is closed La CIB a réalisé une étude d impact sur les PFNL qui comprend (i) une analyse socio économique des filières marchandes des PFNL de première importance, (ii) un suivi des flux commerciaux, (iii) des enquêtes saisonnières auprès des villageois sur les niveaux d abondance des PFNL. L essentiel des éléments figurent dans le rapport, «Gestion des filières de commercialisation des PFNL dans le cadre de la certification FSC dans la région de POKOLA», Agro Paris Tech, Octobre La DAC 09 est fermée Date Recorded> 12 June 2007 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: The manager has not established a strategy concerning the use of regularly used chemicals. Le gestionnaire n a pas mis en œuvre une stratégie pour les produits chimiques qui sont utilisés régulièrement Objective Evidence: No strategy regarding the monitoring of chemicals and their reduction has been transmitted. Aucune stratégie visant à mesurer et limiter l usage de produits chimiques n a été communiquée. The document entitled intitulé «Stratégie de réduction d utilisation des produits chimiques et hydrocarbures» lists the 3 type of group products used by CIB (i.e. carburant, lubricants, wood product treatment and other chemical products), their current use and reduction strategies. Procedures concerning the use of those products are developed in a document entitled Procédure traitement des bois, Septembre 2007 the review of which is planned annually. The document has been reviewed 10/10/2008. Le document intitulé «Stratégie de réduction d utilisation des produits chimiques et hydrocarbures» liste les groupes de produits utilisés par CIB, leur utilisation actuelle, les stratégies de réduction d utilisation. Les procédures concernant l utilisation de ces produits sont développées dans le document intitulé «Procédure traitement des bois, Septembre 2007» dont la révision est prévue annuellement. Il a été constaté que ce document avait été révisé le 10/10/ Date Recorded> 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: Disposal of chemicals doesn t always comply with the IWO requirements. L évacuation des produits chimiques n est pas toujours conforme aux exigences formulées dans les publications du BIT. Objective Evidence: Discharge of contaminated water in the forest. Vidange en forêt des eaux souillées contenues dans la remorque du cryptogyleur.

90 AD 36-A-01 Page 90 of 147 Tyres are stored horizontally but drums filled with water soiled by disused oil and some engines are stored inappropriately. See CAR 22. A bucket for the disposal of soiled water is stored in the wood treatment trailer. Waters are collected and recycled either along with disused or burnt oil or are burnt with waste wood. (see procedure for industrial waste management 21/10/05) Un seau destiné à l évacuation des eaux souillées est entreposé dans la remorque de traitement des bois. Les eaux récoltées sont évacuées et recyclées soit avec les huiles de vidanges ou brulées avec les déchets bois. (voir procédure de gestion des déchets industriels 21/10/05) Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> CIB does not have an adequate long-term training curriculum. CIB ne dispose pas d un programme de formation adéquat à long terme Objective Evidence: There is no long-term training plan based on specific needs for each professional category (e.g. no specific training for log extraction staff; out of date training for woodcutters). Incomplete understanding of certification process from field staff. Inadequate dissemination of some technical guidelines (wood treatment operators Il n existe pas de plan de formation sur le long terme s appuyant sur une analyse des besoins pour les différents métiers (par exemple : pas de formation des débusqueur/débardeur ; formation ancienne des abatteurs ; Appropriation incomplète des principes de la certification au niveau des ouvriers ; faible vulgarisation de certaines fiches techniques et procédures au niveau des ouvriers destinataires (opérateur de traitement des bois ) In 2008, the CIB has continued its training process. The company has formalised a training plan for 2008 to be implemented from June to December Eleven (11) out of the twenty-three (23) trainings planned have already been implemented (export control, sawing, log classification, labour relations, social welfare, harvesting assistant, timber extraction, EFIR, etc.). The process of identifying training needs for the year 2009 has begun. CIB supports various initiatives aimed at furthering the education of the local population: Pokola library, Internet cafe, schools, literacy for semi-nomadic children (Foyer Frédéric) and activities from The NGO Gref, etc. CIB is involved in the creation of a technical wood technology/forestry school in the North of Congo. This will provide for the training and redeployment of its employees and for the training of nationals. This will in turn cover CIB longterm human resources needs. But all these activities put in place do not satisfactorily address the issue of a coherent, formalised and monitored strategy that could meet the standard requirements. CAR 12 is closed and upgraded to CAR M28. En 2008, la CIB a poursuivi la démarche de formation interne de ses agents. Elle a formalisé un plan de formation pour l année 2008 à mettre en œuvre de juin à décembre Onze (11) formations sur les vingt et trois (23) prévues ont déjà été réalisées (contrôle export, scieur, scie de tête, scie de reprise, ébouteur, classement sciage, relations de travail, prestations sociales, commis d abattage, tronçonneurs brousse, débardeurs, opérations en forêt, EFIR, etc.). Le processus d identification des besoins de formation des agents pour l année 2009 est engagé. La CIB appuie différentes initiatives concourant à l éducation de la population locale : bibliothèque de Pokola, cybercafé, écoles publiques, alphabétisation des enfants semi-nomades dans le cadre du Foyer Frédéric et des actions du projet de l ONG GREF, etc. La CIB est engagé dans le processus de création d une école de formation technique forêt/bois au nord Congo, appelé à assurer la formation et au recyclage des employés CIB et des nationaux qui lui permettront de couvrir ses besoins à long terme en ressources humaines. Mais, toutes les actions menées ne répondent pas de manière satisfaisante à une stratégie cohérente, formalisée et bien établie, avec un système de suivi et d évaluation, permettant de répondre aux exigences du standard en la matière. DAC 12 fermée et remplacée par la DAC Date Recorded> 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: There is an insufficient collection of production data Les données de production ne sont pas récoltées de façon satisfaisante Objective Evidence: There are discrepencies between collected data for the calculation of timber volumes between the internal system (ie. Gesfor system) and field collection registers from Government officials. This can have an impact on harvesting monitoring, on the calculation of the transformation rate and on the evaluation of the harvesting taxes. D après les autorités officielles il existe un décalage de saisie dans le calcul du volume entre le système interne de l entreprise (Base de données informatique Gesfor) et le Carnets de Chantier. Cela peut avoir un impact sur le suivi de l exploitation, le calcul du taux de transformation, et l évaluation des taxes d abattage.

91 AD 36-A-01 Page 91 of 147 A procedure has been implemented that compares Gesfor data with field data. Coherence between those two documents. Positive results of those controls. CAR 13 is closed Mise en place d une procédure qui permet un rapprochement des données Gesfor et des carnet de chantier. Contrôle de cohérence entre les deux documents Résultats positifs de ces contrôles. La DAC 13 est fermée Date Recorded> 12 June 2007 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: The monitoring results are not always used to improve forest management. Les résultats des contrôles ne servent pas toujours à améliorer la gestion forestière. Objective Evidence: Post-harvesting monitoring reports are not user-friendly as there are no comments inserted in them that allow for proper follow up on field observations to improve the system. They are used to correct mistakes but not to improve the system. Les rapports des contrôles post exploitation ne sont pas facilement utilisables dans la mesure où ils ne se traduisent pas par une quotation. Ils sont utilisés pour corriger des erreurs mais non pour améliorer le système. The management team has put in place a notation system which allows for the evaluation of harvesting operations. This qualitative monitoring system has been integrated in monitoring reports and in the annual 2007summary. CAR 14 is closed La cellule aménagement a mis au point un dispositif de notation qui permet une évaluation des activités d exploitation. Cette évaluation qualitative est intégrée dans les rapports de contrôle et dans la synthèse de l année La DAC 14 est fermée & Date Recorded> Non-Conformance: 12 June 07 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 The owner/manager has determined management prescriptions for the HCVF, but not to a satisfactory level Le propriétaire/gestionaire a mise en place des directives d aménagement concernant les FHVC mais pas d une manière suffisante. Objective Evidence: CIB has produced a mémoire for the HCVF in Pokola FMU in collaboration with various scientific partners and international NGOs. Almost all of Pokola FMU is considered as HCVF mainly due to the fact that it is part of the Trinational Sangha forests and Telé lake landscape. This document has been circulated by CIB. However all of the HCVF have not been identified and mapped in their particular categories of HCVF. As a result conservation measures have been developed (and described in the management plan) but they are not necessarily been formalised or specifically targeting each of the HCVF categories (map and comparison table missing). La CIB a rédigé un mémoire sur les FHVC au sein de l UFA Pokola en collaboration avec divers partenaires scientifiques et ONG internationales. L UFA de Pokola est considérée en quasi-totalité comme FHVC, notamment en raison de son appartenance au Paysage Tri-national des forêts de la Sangha et au paysage du lac Telé Ce document a été diffusé pour avis en 2007 par la CIB. Néanmoins, tous les différents types de FHVC n ont pas été formellement recensés et représentés/cartographiés pour chaque type de FHVC. De ce fait, des mesures de suivi et de maintien des valeurs de conservation ont été prises (et décrite dans le plan d aménagement) mais elles ne sont pas forcément formalisées ni spécifiquement ciblées sur chacun des types de FHVC (absence de carte et tableau synthétique de comparaison).

92 AD 36-A-01 Page 92 of 147 The document entitled «Les forêts à haute valeur pour la conservation: approche CIB. Septembre 2008» includes an approach by HCVF zone, a comparative evaluation and a description of the management measures for each HCVF. CAR 15 is closed Le document Les Forêts à Haute Valeur de Conservation : «Approche de la CIB Septembre 2008» présente une cartographie des FHVC, une évaluation comparative et leurs mesures de gestion spécifiques. La DAC 15 est fermée Date Recorded> 07/02/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: The creation of permanent consultation and negotiation instances with local population is not fully achieved. La mise en place des instances permenantes de concertation et de négociation avec les populations locales n est pas entièrement complète. Objective Evidence: Indigenous communities are not fully included in the Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola ASNP structures, eg. IBAMBA. Les communautés indigenes ne sont pas entièrement intégrées dans les structures de l ASNP Association des Semi-Nomades de l UFA Pokola (par ex. IBAMBA) The organisation «les originaires de la Sangha» has benefited from CIB support to redraft its status and for its legal process. The organisation has been renamed Association Sangha Action Développement (ASAD )» and has obtained its registration certificate from Ouesso Prefecture on 08 th August The organisation is pursuing its restructuration process and is its awareness campaigns in villages that fall under its mandate and is participating in stakeholders forum meetings (i.e. Conseil de Concertation) that have been implemented by the MEF in the context of the community development areas. Local offices for the organisation Association des Semi-Nomades de Pokola (ASNP) have been put in place in all the areas where indigenous people are present (Ibamba, Ikelemba et Matali). The members of those offices are getting familiar with their mandates and are starting to take an active part in researching solutions to issues related to semi-nomadic people. CAR 16 is closed L association des originaires de la Sangha a bénéficié de l appui de la CIB pour la refonte de ses textes et son processus de légalisation. Rebaptisée Association Sangha Action Développement (ASAD), elle a obtenu son récépissé de déclaration le 08 août 2008 du Préfet de Ouesso. Elle poursuit son processus de structuration et de sensibilisation dans tous les villages de sa zone d intervention et participe aux réunions du Conseil de concertation mis en place par le Ministère de l Economie Forestière dans le cadre de la gestion de la série de développement communautaire. Les bureaux locaux de l Association des Semi-Nomades de Pokola (ASNP) ont été mis en place dans l ensemble des communautés autochtones de l UFA Pokola (Ibamba, Ikelemba et Matali). Les membres de ces bureaux commencent à s imprégner de leurs missions et à prendre une part active à la recherche des solutions aux préoccupations des semi-nomades. La DAC 16 est fermée Date Recorded> 07/02/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: Requests brought up by interest groups are not always addressed in an objective and constructive manner. Toutes les requêtes formulées par les groupes d intérêt ne sont pas toujours traitées de manière objective et constructive. Objective Evidence: IPOS, one of many structures that have been created by CIB, views as one of its roles, the necessity to convey concerns raised by local communities to CIB. Such concerns are not dealt with effectively by CIB through SOCIALPROG. IPOS, l une des nombreuses structures crée par la CIB, considère comme l un de ses rôles, la nécessité de relayer les préocupations des populations locales auprès de la CIB. Ces préocupations ne sont pas adressées de manière effective par la CIB au travers de son programme SOCIALPROG.

93 AD 36-A-01 Page 93 of 147 Issues and concerns addressed by local population to IPOS are now being integrated into the computer database SOCIALPROG. These issues and concerns are addressed in accordance with CIB procedures on social requests and joint consultations are organised to establish the veracity of some complaints, and to analyse, clarify and respond to these requests (e.g. Ngatongo meeting, April 2008). CAR 17 is closed Les requêtes et préoccupations formulées par les populations locales et semi-nomades adressées à l IPOS dans le cadre de ses missions d observation et de suivi sont maintenant intégrées dans la base de données informatique SOCIALPROG. Ces requêtes et préoccupations sont étudiées conformément à la procédure de gestion des demandes sociales soumises à la CIB et des concertations conjointes pour établir la véracité de certaines plaintes formulées par les populations, analyser, clarifier et répondre aux requêtes formulées (exemple : assises de Ngatongo du mois d avril 2008). La DAC 17 est fermée Date Recorded> 07/02/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 Non-Conformance: All potential environmental impacts identified during assessments are not adequately considered during operations and planning to ensure that adverse impacts are avoided or mitigated Tous les impacts environnementaux identifiés durant les évaluations ne sont pas considérés lors des opérations, et ne permettent pas de contrecarrer et de mitiger les effets inverses. Objective Evidence: The environmental impact study concerning Pokola waste site has been achieved and the site has been closed. However the closing of the site is not compliant with the impact study. Specific problems regarding surface waste, signage, rehabilitation through plantation and site monitoring still need to be achieved. A new waste site has been opened and is complaint with the impact study. However full compliance will be achieved when signage and monitoring will be completed. CAR 18 is closed L étude d impact environnemental concernant la fermeture de la décharge de Pokola a été menée et la décharge fermée. Cependant la fermeture du site n est pas en conformité complète avec l étude d impact. Des problèmes spécifiques concernant les déchets de surface, la signalisation du site, la réhabilitation du site par plantation et le suivi du site doivent encore être mise en place. Un nouveau site de décharge a été ouvert en conformité avec l étude d impact, cependant une conformité complète ne sera obtenue que lorsque la signalisation et le suivi du site seront assurés. La DAC 18 est fermée. - The old POKOLA waste site has been entirely rehabilitated: waste collection waste being buried on waste site, tree plantation, plantation maintenance. - The new waste site has signage, is secured, the volume of waste transported is monitored and the site is regularly maintained. - L ancien site de la décharge de POKOLA a été entièrement réhabilité : ramassage des déchets de surface, recharge en terre sur la zone de décharge, plantation d arbres, entretien de la plantation. - La nouvelle décharge est signalée, elle fait l objet d un gardiennage, d un suivi des volumes de déchets transportés et d un entretien régulier Date Recorded> Non-Conformance: 07/02/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21 October 2008 The management document has not yet been formally approved by the competent authorities. Le document d aménagement n est pas formellement approuvé par les autorités compétentes. Objective Evidence: The validation procedure for Pokola management plan is in progress. The first two stages have been finalised, i.e. technical and public approval of the management plan. The last stage concerns the endorsement by the Council of Ministers and the application decree. A follow-up is needed to ensure that this last stage is going to be finalised as soon as possible. La procédure de validation du plan d aménagement pour l UFA Pokola est en cours. Les deux premières étapes ont été finalisées, à savoir la validation technique du plan d aménagement et son approbation publique. La dernière étape concerne la validation par le conseil des Ministres et le décret d application. Celle-ci n a pas encore été finalisée. Un suivi doit-être assuré afin que cette dernière étape soit finalisée le plus rapidement possible.

94 AD 36-A-01 Page 94 of 147 CIB has done everything that it could possibly do in order to obtain the MP agreement by Ministerial decree as planed by law: - Aprobation of the MP by the Ministre de l Economie Forestière (11/03/06) - All information requested sent to the Secrétraire Général Gouvernement ((06/12/06) - Mail reminder sent to the minister in charge (08/09/08) - Numerous discussions with the Directeur Général de l Economie Forestière between March 2007 and October To date the MP has been agreed by the ministry in charge but has not yet been validated by the Council of Ministers. The company has however demonstrated that it did everything within its power to obtain this approbation and is in compliance with legal requirements. CAR 19 is closed L entreprise a fait toutes les démarches nécessaires et en son pouvoir pour obtenir l approbation legale du Plan d Aménagement par décrêt pris en Conseil des Ministres comme la loi le prévoit. : - validation du Plan d Aménagement par le ministre de l Economie forestière (20/12/07), - envoi de tous les éléments requis au secrétaire général du gouvernement (30/06/08) - courrier de relance au ministère de tutelle (8/09/08) - Multiples discussions avec le Directeur Général de l Economie Forestière entre décembre 2007 et octobre 2008 A ce jour le Plan d Aménagement a été validé par le ministre de tutelle mais n a pas encore été approuvé en Conseil des Ministres. L entreprise a néanmoins montré qu elle avait mis en œuvre tout ce qui était en son pouvoir afin d obtenir l approbation legale de son Plan d Aménagement. L entreprise est en conformité avec les exigences légales. La DAC 19 est fermée Date Recorded> 21 October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Monitoring results are not used effectively to improve forest management Il peut être démontré que les résultats des contrôles servent à améliorer la gestion forestière. Objective Evidence: Monitoring results of post harvesting activities are not used in an objective manner to assess damage caused by harvesting. For instance, concerning the tally of future trees damaged by extraction, the report summary includes all damaged trees, irrespective of the level of impacts which results in adverse effects of this operation on the forest. Les rapports des contrôles post exploitation ne permettent pas d analyser de manière objective les dégâts causés par l exploitation. Par exemple, concernant le comptage des arbres d avenir endommagés par le débardage, le rapport de synthèse prend en compte la totalité des arbres endommagés quelque soit le niveau d impact, ce qui tend à donner une image très pessimiste des impacts de cette opération sur les peuplements The post-harvesting procedure has been modified (April 2009). Instructions and training have also been provided. Future and protected trees are being counted as well as trees that have been potentially damaged. Types of damage are differentiated (top removal, uprooted tree, various degree of debarking). The last monitoring report (Number 12) demonstrates a clear improvement of the situation (figure has shift from 9.5 damaged trees for every 100 harvested trees to 1.9 damaged trees for every 100 trees harvested). Notation system remains very strict (and can therefore gives a negative perception when going through the internal company documents) but this is however the company strategy to strongly highlight dysfunctions and bad results. CAR closed. La procédure de contrôle post exploitation a été modifiée (avril 2009) et des consignes et formation ont été données. Les tiges d avenir ou les espèces protégées sont comptabilisées ainsi que celles endommagées éventuellement. Les types de dégâts sont différenciés (étêtage, chablis, écorçage avec différents degrés). Le dernier rapport de monitoring (rapport 12) démontre une amélioration sensible de la situation (la statistique de 9,5 arbres d avenir endommagés/100 pieds abattus est passée à 1,9 arbres d avenir endommagées / 100 pieds abattus). Le système de notation reste volontairement très sévère (et peut de fait donner une image pessimiste dans des documents interne à l entreprise) mais cela reste de la volonté/stratégie de l entreprise de vouloir très fortement souligner les discordances ou les mauvais résultats. DAC fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance:

95 AD 36-A-01 Page 95 of 147 All environmentally sensitive forest operations that are identified do not have written guidelines defining acceptable practice available to forest managers and supervisors; operational guidelines must meet or exceed national or regional best practice requirements Toutes les activités forestières sensibles au plan environnemental sont identifiées (voir 6.1.1). Des directives écrites définissant les pratiques acceptables sont à disposition des gestionnaires forestiers et des contremaîtres. Les directives doivent égaler ou dépasser les standards de bonne pratique au niveau national ou régional (best practice). Objective Evidence: - There is no specific procedure in place for the management of work in the buffer zones - Trees are cut into the buffer zones. - Pas de procédure spécifique pour la gestion des travaux dans les zones tampon - Des arbres situées dans la zone tampon sont abattus. A procedure regarding protection zones and sensitive resources within the production area has been developed in April This procedure defines the buffer zone widths depending on the different types of habitats. The procedure also sets «precautionary zone» around the buffer zone areas where harvesting rules are tighten (harvesting towards the buffer and precautionary zone prohibited). Harvesting and extraction prohibited within the buffer and precautionary zones. CAR closed. Une procédure de protection des zones et ressources sensibles dans la série de production a été réalisée en avril Cette procédure définie les différentes largeurs de zones tampon en fonction des types de milieux. Elle établie également le concept de «zone de précaution»installées autours de la zone tampon et dans laquelle les règles d abattage sont strict (interdiction d abattage en direction de la zone sensible et de la zone tampon). L abattage et le passage d engin sont interdits dans la zone tampon et dans la zone sensible. DAC fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Waste that cannot be re-cycled, is not always disposed of in environmentally appropriate ways. Le propriétaire / gestionnaire doit s'assurer que les déchets anorganiques utilisés en forêt, ceux produits par des contractuels aussi, sont éliminés d une façon respectueuse de l environnement. Objective Evidence: The procedure of management of industrial waste of has not been updated. Evidence of Drums full of water polluted by oil stored on the yard. Evidence of an old Crane parked on the yard without the oil monitoring system La procédure «gestion des déchets industriels n a pas été actualisée. Présence de fûts remplis d eau souillée par de l huile stockés sur le parc de stockage matériel Présence de la Grue PH réformée, stockée sur le parc sans vidange des circuits d huile et du carter. Industrial waste procedure has been revised in August A press has been bought and installed at Pokola site. It is operational (around 1000 drums have been compressed and stored in containers). Environmental and security instructions are applied. The old crane has been partially drained. Leakages have been stopped. A retention area has been created around the crane. No evidence of oil pollution. CAR closed. La procédure de gestion des déchets industriels a été révisée en Août Une presse à fût a été achetée en mise en place sur le site de Pokola. Elle est opérationnelle (près de 1000 fût ont été écrasé et mis en conteneur). Les consignes et règles de sécurités / environnement sont suivies. La grue PH a été partiellement vidangée. Les fuites ont été stoppées. Un bac de rétention a été installé autour de la grue. Il n y a pas de trace de pollution évidente. Dac fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Guidelines developed in terms of indicator are not fully implemented during operations and planning. Les directives écrites formulées dans le sens de l indicateur sont mises en œuvre au cours de la planification et des opérations. Objective Evidence:

96 AD 36-A-01 Page 96 of The audit report of June 2007 shows evidence of damage during harvesting operations (due to significant wood waste from extracted trees), - Post harvesting reports written since 2007 revealed that there were discrepancies during extraction operations - Steps were progressively taken without significant improvement on the ground, - Field visits revealed many discrepancies - Le rapport d audit de juin 2007 soulignait l existant de dégâts lors des opérations d exploitation (du aux culées trop importantes des arbres débardés), - Les rapports post exploitation ont montré dès 2007 que les opérations de débardage présentaient des dysfonctionnements. - De mesures ont été progressivement mises en œuvre sans pour autant que la situation ce soit significativement améliorée, - Les observations de terrain ont montré plusieurs dysfonctionnements Operators in charge of sorting/tracking have been given more responsibilities. Tracking preparation is not anymore done by using GIS (which was leading to approximation). Mapping references of stands has been improved (systematic use of GIS references to improve maps accuracy, use of new and more efficient GIS material). Marking of future and protected trees. Procedure to refresh marking prior to harvesting (at tracking stage). Post harvesting reports show improvement. Instructions have been given so that most of crosscutting waste (in case of log default) are done in the forest rather than on the log yard so as to reduce extraction damages. CAR closed. Les opérateurs en charge du triage/pistage ont été responsabilisés. La préparation du pistage ne se fait plus au préalable par SIG (ce qui induisait des approximations) Le géo référencement des parcelles a été amélioré (prise de point GPS systématiques permettant le recalage des cartes, utilisation de nouveaux matériel GPS + efficace). Marquage des arbres d avenir et rafraîchissement du marquage avant l exploitation (lors du pistage) Consignes données afin de réaliser la majorité des purges en forêts (en cas de défaut de la grume) et non sur parc pour limiter l impact du débardage. Dac fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: The policy explicitly stating long term commitment to forest management practices consistent with the FSC Principles and Criteria has not been well communicated throughout the organisation (including to contractors) and to external stakeholders La politique d entreprise et d exploitation est publiquement accessible et soutenue par le propriétaire forestier, qui s engage notamment à suivre une gestion à long terme conforme aux principes et aux critères du FSC. L organisation a communiqué sa politique à ses publics internes (y compris aux mandataires), ainsi qu aux groupes d intérêt externes Objective Evidence: Meetings that were conducted with all level of staff (Management, executives, supervisors, workers, helpers) of the company showed that the staff did not have the same awareness of certification and of FSC with regard to the objectives and contents. Les interviews menés à différents niveaux hiérarchiques (Direction, maitrise, chef d équipe, ouvriers, aides) de la société ont montré une connaissance très inégale de la certification, de FSC tant en matière d objectifs que de contenu et ce quelque soit le niveau hiérarchique. Interviews that were held at various hierarchical levels have demonstrated a good knowledge of FSC certification. This change is explained by the numerous training and awareness programmes implemented by the company: four modules presentation (power point), 30 mn film in Lingala dedicated to FSC broadcasted via canal Pokola, broadcast through the local radio Bison a Biso, CIB website and information sheet. Partners such as PROGEPP have also been trained. The last eco-guards training (September 2009) has included an FSC awareness session CAR closed Les entretiens menés à différents niveaux hiérarchiques ont montré une bonne connaissance de la certification FSC (entretien du chef de site à Kabo, ouvrier, entretien avec DRH, délégués du personnel et représentants syndicats). Ce changement de situation s explique par les nombreuses actions mise en œuvre par l entreprise : présentation en 4 modules (power point), la diffusion d un film de 30 mn dédié au FSC sur canal Pokola et réalisé en Lingala par le personnel, diffusion sur la radio Biso na Biso, création du site web et de la brochure CIB. Les partenaires de la CIB tels que le PROGEPP ont été également formés : la dernière formation du 29/08-31/10/09 des éco gardes a sensibilisé ces derniers sur les objectifs du FSC. DAC fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance:

97 AD 36-A-01 Page 97 of 147 Monitoring indicators and frequency are not adequately defined in consultation with acknowledged experts, local and national stakeholders to monitor effectiveness of each measure described in the plan. Afin d'évaluer l efficacité des mesures prévues par le plan de gestion, des indicateurs et la périodicité du suivi ont été définis après consultation d experts reconnus et des groupes d intérêts locaux et nationaux. Objective Evidence: Monitoring table of HCVF (table 4 page 31 and 32 of FHVC document: CIB vision consists of a column entitled «indicators» but this passage only focuses on sources of indicators. Le tableau de suivi des FHVC (tableau 4 page 31 et 32 du document FHVC : vision de la CIB) comporte une colonne intitulée «indicateurs» mais son contenu porte uniquement sur des sources d indicateurs. Updated monitoring of HCVF document was sent to SGS for review and document meets monitoring requirements. CAR 25 closed. La mise à jour du document portant sur le suivi des FHVC a été envoyée à SGS pour revu. Le document est en conformité avec les exigences de l indicateur. CAR 25 fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Waste generated through harvesting operations, is not minimised, whilst leaving adequate organic material on the forest floor for soil conservation. Les déchets produits par les opérations forestières ne sont pas minimisés tout en laissant une quantité adéquate de matière organique sur le sol pour sa conservation. Objective Evidence: Important volume of wood waste in wood yards in the forest. Crosscutting is not optimised Présence de volume important et inutile de déchets bois sur les parcs bois forêt Le tronçonnage forêt n est pas optimisé Update of the procedure in order to ensure that quality crosscutting waste is essentially done in the forest. Update of the extraction procedure to specify that in case of doubt the extraction should be suspended and that the site manager is the referent person. A module within the GESFOR programme has been created in order to follow up the timber volume left over in the forest, the forest log yard or in the sawmill. The first monthly reports are available. CAR closed. Modification de la procédure d abattage tronçonnage et consignes afin de réalisée les purges de qualité en priorité en forêt. Modification de la procédure de débardage précisant de faire appel au chef de parc ou chef de chantier ou de surseoir au débardage en cas de doute. Création d un module dans le logiciel GESFOR afin de suivre les volumes de bois abandonnés en forêt, sur parc forêt ou en scierie. Le module est fonctionnel et les formation en cours. Des premiers états mensuels sont disponibles. DAC fermée Date Recorded> 21October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: Forestry operations do not fully comply with the ILO Code of Practice on Safety and Health in Forestry Les conditions de travail correspondent au minimum aux dispositions de l Organisation Internationale du Travail (OIT) Code of Practice on Safety and Health in Forestry Objective Evidence: Absence d extincteur dans un des skidder Absence of fire extinguisher on skidder Evidence of purchase and installation of fire extinguishers was sent to SGS for verification. CAR 27 is closed. La preuve de l achat et de l installation d un extincteur a été envoyé à SGS pour vérification. CAR 27 fermée. M Date Recorded> 21 October 2008 Due Date> 3 months Date Closed>

98 AD 36-A-01 Page 98 of 147 Non-Conformance: No long term training plan exists Il n existe pas de programme de formation sur le long-terme. Objective Evidence: Only Eleven (11) courses out of twenty - three (23) scheduled in 2008 were offered. The system developed and its implementation by the Human Resources Department does not have a clear and appropriate long-term curriculum. There is a basic monitoring system that does not provide for any posibble future improvements of the company and its needs. Onze (11) formations seulement sur les vingt et trois (23) planifiées en 2008 ont été réalisées. Le dispositif développé dans ce cadre et mis en œuvre par le service des ressources humaines ne dispose pas d une projection claire et suffisamment lisible sur le long terme. Le système de monitoring reste encore assez sommaire et léger et ne permet pas d anticiper sur les évolutions futures probables des activités et des besoins de l entreprise. Long term training plan has been submitted to SGS for verification. Plan is compliant with the requirements of clause CAR M28 is closed. Un programme de formation sur le long-terme a été présenté à SGS. Le programme est e conformité avec les exigences de la clause DAC M28 fermée Date Recorded> 21/10/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Consistent and replicable monitoring procedures are not documented for all activities in the programme and implemented, allowing for comparison and change over time. Des procédures de contrôle reproductibles ne sont pas documentées pour chaque activité, afin de permettre la comparaison des résultats et l analyse de l évolution. Objective Evidence: Some sectoral procedures of monitoring were developed and implemented for Management of the forest and of the envrironment. As part of the socio-economic Programme, a system of planning and internal assessment of activities performed is developed. Nearly every Department holds a weekly meeting of monitoring, assessment of activities and planning of future work. A yearly summary of work carried out is documented. However, apart from forestry and the environment, applicable procedures are not formalised in writing as monitoring procedures for the social department, including clear and legible indicators of performance and integrated in the overall management system of the Company. Certaines procédures sectorielles de suivi ont été établies et sont mises en œuvre. C est le cas notamment dans le domaine de la gestion de la forêt et de l environnement. Un système de planification et d évaluation interne des actions menées fonctionne au sein du Programme socio-économique. Presque tous les services font une réunion hebdomadaire de suivi et d évaluation des activités et de programmation des activités futures. Une synthèse annuelle des actions réalisées est élaborée. Mais, en dehors du secteur forêt et environnement, les procédures appliquées ne sont pas formalisées par écrit, sous forme de procédures de monitoring pour les secteurs concernés, avec des indicateurs clairs et lisibles de performance et intégrés dans le système de management général de l entreprise. CIB has put in place a monitoring procedure for its socio-economic programme. Indicators have been developed for each activity (e.g. work, health, accommodation, social request management, use rights respect, etc.). Quarterly reports are planned. Monthly and weekly programmes have been derived from those monitoring results. The procedure also includes an independent evaluation by IPOS. This independent observer is currently being reorganised. A contract between CIB and TFT has been signed. The latest will provide 3 independent consultants that will perform the evaluation. Their training by CIB on CIB procedures, FSC objectives, internal policy enterprise, etc. will be done in September A first evaluation of the indicators has been done by CIB (First quarter, Year 2009). However this evaluation has not yet been monitored by IPOS and therefore the report has not been finalised. CAR 29 closed and Observation 17 opened. La CIB a mise en place une procédure de suivi et d évaluation des mesures menées par le programme socioéconomique. Des indicateurs ont été développés pour chaque secteur d activité (emploi, santé, habitat, gestion des demandes sociales, respect des droits d usage, etc.). Il est prévu la publication d un rapport trimestriel. Des programmes prévisionnels mensuels ainsi que des calendriers hebdomadaires ont été développés à partir de ces résultats. La procédure prévoit également une évaluation indépendante par l IPOS. Cet observatoire indépendant est actuellement en cours de réorganisation. Un contrat entre la CIB et le TFT a été signé. Ce dernier mettra a disposition 3 consultants indépendants qui assureront l évaluation. L information de ces consultants par la CIB à la procédure, aux principes et objectifs du FSC, à la politique de l entreprise aura lieu en Septembre Une première évaluation des indicateurs a été faite en interne par la CIB (Semestre 1, année 2009). Cependant cette évaluation n a pas encore été évaluée par l IPOS de ce fait le rapport n a pas été finalisé. La DAC 29 est fermée. L Observation 17 est ouverte.

99 AD 36-A-01 Page 99 of Date Recorded> 21/10/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 11/09/09 Non-Conformance: Procedures are not fully in place for monitoring and evaluating the impact of harvesting of NTFPs Des procédures de suivi et d évaluation de l impact de la récolte ne sont pas complètement en place. Objective Evidence: A socio-economic survey of trade of the most harvested NFTPs (koko, honey, caterpillars, etc.) and a commercial mapping of these products were done. These results are documented in the report of Mr CONCHE Sofian, a TFT- CIB trainee. The 60-page report is entitled management and commerce of Non Timber Forest Products within the framework of certification FSC in Pokola (September 2008). Monitoring by sampling of numbers of inputs and outputs of forest sites was developed, as well as the setting up of a sustainable strategy of harvesting of the most harvested Non Timber Forest Products. The aim is to start rationalizing the harvesting of overexploited Non Timber Forest Products in the long term. However, the sequence of monitoring of harvesting and the development a sustainable strategy of exploitation of Non Timber Forest Products in FMUs of Pokola are yet not finalized. Une analyse socio-économique des filières marchandes des PFNL les plus exploités (koko, miel, chenilles, etc.) et une cartographie des flux commerciaux de ces produits ont été établis. Ces résultats sont présentés dans le rapport de Monsieur CONCHE Sofian, stagiaire TFT-CIB intitulé «gestion et filières de commercialisation des produits forestiers non ligneux dans le cadre de la certification FSC dans la région de Pokola» (septembre 2008, 60 pages). Un suivi par échantillonnage des quantitées entrées et sorties des sites forestiers a été développé et l élaboration d une stratégie d exploitation durable des PFNL les plus exploités, dans le but de rationaliser leur exploitation à long terme, entamée. Mais, la définition de la fréquence du monitoring de l exploitation des PFNL et l élaboration de la stratégie d exploitation durable des PFNL dans les UFA de Pokola ne sont pas finalisées. A procedure based on the study done by the TFT-CIB trainee has been prepared for the monitoring of the NTFP for all the FMUs. The procedure indicates the frequency and content of the monitoring. The procedure also includes provision for annual review to ensure continuous performance. A data base has also been developed regarding the monitoring of the main commercial NTFP. However indicators related to the monitoring of NTFP have not been incorporated into monitoring of the socioeconomic programme. CAR closed. Observation 19 opened. Une procédure de suivi des PFNL de première importance issue de l étude du stagiaire TFT a été élaborée pour l ensemble des UFA du gestionnaire. Elle précise la fréquence et les modalités de suivi. La procédure prévoie une révision annuelle en fonction des résultats obtenus pour la rendre toujours plus performante. Par ailleurs, une base des données de suivi des PFNL de produits de première importance a été mise en place. Cependant les indicateurs concernant le suivi des PFNL n ont pas été incorporés dans l évaluation du programme socio-économique. DAC fermée. L Observation 19 ouverte Date Recorded> 21/10/2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> Non-Conformance: There is evidence of breach of local and national laws. Il n existe aucun indice de transgression importante de lois ou de dispositions officielles à l échelon national ou local. Objective Evidence: Report of internal audit of CIB subcontractors performed by the Management Controller shows that subcontractors do not respect an important section of legal requirements regarding labour laws. It is the case of work contracts of personnel (11 subcontractors out of 30 have not done it yet), the registration of personnel with the CNSS (Social Security Company), safety equipment etc. Le rapport de contrôle interne des sous-traitants de la CIB établi par le Contrôleur de Gestion montre qu une frange importante des obligations légales en matière de droit du travail ne sont pas respectées par les sous-traitants. Il s agit principalement de l établissement des contrats de travail au personnel (11 sous-traitants sur 30 ne l ont pas encore fait), l immatriculation du personnel à la CNSS, équipements de sécurité, etc.

100 AD 36-A-01 Page 100 of 147 Follow up (11/09/09) Procedure regarding the relation between sub-contractors and IFO has been revised 07/09. The evaluation of all the documents provided by sub-contractors is now centralised and coordinated by the administrative assistant. Currently 8 out of 20 sub-contractors are having active contracts with CIB. Despite an obvious improvement regarding this situation (coordination of contracts by one service, increase number of documents provided by sub-contractors, etc.) none of the sub-contractors have provided all the documentation that could ensure that their obligation with respect to labour law are fulfilled. CAR 31 is closed and raised as Major CAR M Suivi (11/09/09) : La procédure régissant les relations avec les sous-traitants a été révisée en 07/09. Une réunion avec l ensemble des sous traitants a eu lieu le 11/05/09. Le contrôle de l ensemble des documents administratifs concernant les soustraitants est maintenant centralisé et coordonné par l assistant administratif. Actuellement 8 sous-traitants sur un total de 20 sont en contrat actifs avec la CIB. Malgré une amélioration évidente de la situation (coordination des contrats par un seul service et une personne, nombre de pièces justificatives apportées au dossier des sous-traitants, etc.) aucun de ces sous-traitants n a fourni à ce jour à la CIB l ensemble des pièces qui permettent de s assurer que leurs obligations en matière de droit du travail sont remplies. LA DAC 31 ferme est élevée en DAC Majeure M40. Date Recorded> 21 October 2008 Due Date> Next surveillance Date Closed> 2 Dec 2009 Non-Conformance: Inadequate measures are taken to ensure adequate public hygiene and health (e.g. provision of safe drinking water. Des mesures d hygiène et de salubrité publique (eau potable, latrines, ordures ménagères ) sont prises par le gestionnaire forestier. Objective Evidence Éléments de preuve : Old boreholes have been replaced with new, deeper, boreholes in worker camps. The quality of drinking water of these boreholes has not been tested. The reservoir which supplies the worker camp in Pokola has also not been tested. The water in the senior management compound has one old borehole, which shows that the water quality is unsuitable. The new borehole, for the senior management compound, has not been tested, nor the reservoir. Les anciens forages ont été remplacés par de nouveaux plus profonds dans les camps des ouvriers. L eau provenant de ces forages n a pas été testée. Le reservoir qui approvisionne le camp des ouvriers n a non plus été testé. Le camp des cadres dispose aussi d un ancien forage dont l analyse de l eau a montré qu elle n est pas bonne pour la consommation. Le nouveau forage du camp des cadres n a non plus été testé. Follow up (11/09/09) Seven boreholes depths 12/80 m have been created on Pokola and Kabo sites in order to provide good drinking water quality. Water tanks have also been put in place. A laboratory has been installed on Pokala site in April 2009 and will be operational by end of September Discussions with women and the doctor in Pokola hospital didn t allow identifying high rates of pathologies that could be linked to water quality. However water quality testing has not yet been done. The CAR is kept opened for another 3 months. Suivi (11/09/09) : Sept forages de 12/80 m sur les sites de Pokola et de Kabo ont été crée afin de fournir a priori une eau de qualité. Installations de cuves. Achat d un laboratoire de contrôle d analyse qui a été installé sur le site en Avril 2009 et sera opérationnel d ici à la fin Septembre Les discussions avec les femmes du camp de Kabo et l entretien avec le médecin de l hôpital de Pokola n ont pas permis de détecter de pathologies anormalement élevées qui seraient liées à la qualité des eaux de consommation. Cependant des tests de qualité n ont pas été réalisé. La DAC est maintenue ouverte pour une durée de 3 mois. La DAC est conservé ouverte pour une période de 3 mois. Close-out evidence Preuve de résolution: On , correspondence was received from CIB with the following information : 1. A procedure used for monitoring of potable water sources, dated The results of the water testing, dated The procedure and the water testing results are satisfactory. The Car is closed. - 1 Une procédure concernant le suivi des sources d eau potable, datée du 01/11/09-2 Les résultats du contrôle de l eau, datés du 13/11/09 La procédure ainsi que les résultats sont satisfaisants. La DAC est fermée. M33 Date Recorded> Due Date> 4 months Date Closed> Non-Conformance: General non conformity with the standard Non-conformité généralisée avec du standard FSC Objective Evidence: More than 10 minor CARs raised during the surveillance visit Plus de 10 DACs mineures ouvertes Durant l audit de surveillance.

101 AD 36-A-01 Page 101 of 147 CAR 25 and CAR 27 closed. CIB no longer have more than 10 CARs open. CAR 33 is closed. DAC 25 et DAC 27 fermées. La CIB a maintenant moins de 10 DACs ouvertes. DAC 33 fermée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance: CIB does not have all the adequate resources to ensure the monitoring, control and identification of certain illegal activities (poaching). La CIB ne dispose pas de tous les moyens adéquats lui permettant de surveiller, contrôler et identifier certaines activités non autorisées (braconnage). Objective Evidence: Many dysfunctions within PROGEPP : absence of communication between USLAB and CIB (notably regarding the transmission of PV linked to the eco guards activities) and lack of alternative projects that could reduce the pressure on wildlife. Nombreux dysfonctionnements au sein du PROGEPP : absence de communications entre USLAB et la CIB (notamment concernant la transmission des différents PV liés aux activités des éco gardes) et manque de projet alternatifs qui permettraient de réduire la pression sur la faune. Interview with PROGEPP national coordinator (also CIB USLAB coordinator) and WCS main technical advisor: The two CIB partners stated that CIB employees are not involved in illegal activities that may lead to report forwarding. After the change of WCS coordinator, communication with CIB was strengthened (e.g. provision of data necessary to feed indicators for HCVF monitoring). PROGEPP has entered its final stage (December 2010) and will be assessed soon by an external consultant. The local development component was acknowledged as having been inadequately implemented: CIB has developed a new project (See Project proposal wherein the development component will be significant emphasis. Rencontre avec le coordinateur national du PROGEPP (également coordinateur de l USLAB CIB) et le conseiller technique principal WCS. Les deux partenaires de la CIB affirment que les employés ne sont pas impliqués dans des actions illégales qui pourraient être à l origine de l établissement de PV. Suite au changement du coordinateur du WCS la communication avec la CIB s est renforcée (e.g. fourniture de l ensemble des donnés permettant de nourrir les indicateurs de suivi des FHVC). Le PROGEPP est dans sa phase finale (Décembre 2010) et va être évalué prochainement par un consultant externe. Il a été identifié que la composante dévelopement local n a pas été correctement mise en œuvre : la CIB a défini un nouveau projet (voir concept note dont la partie développement sera nettement renforcée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance: Monitoring results are not used to adapt future management and to ensure that HCVF values are maintained or improved. Les résultats du suivi ne sont pas exploités dans le but d adapter la gestion et de s assurer que les valeurs des FHVC sont maintenues ou améliorées. Objective Evidence: The company has defined indicators and information is available. However the analysis of the pertinence/efficiency of the measures taken to comply with is not systematically done nor documented. Analysis over time (comparison over time of different indicators) is not systematic. There is no protocol indicating when, whom and how the analysis should be done. L entreprise a défini des indicateurs et dispose des sources d information. Néanmoins, l analyse synthétique de l éfficacité/pertinence des mesures prises au titre de n est pas réalisée sytèmatiquement ni documentée. L analyse dans le temps (comparaison avec des résulats d indicateurs sur plusieurs années) n est pas sytèmatique. Il n existe pas un protocole précisant quand, par qui et comment l analyse synthètique doit être réalisée.

102 AD 36-A-01 Page 102 of 147 The company made a summary of the follow-up of main HCVF monitoring indicators as per the following broad themes: Monitoring of harvesting activities Monitoring of wildlife management measures Monitoring of social indicators Monitoring of the use of chemicals All these indicators cover all the various HCVFs and potential threats, previously identified by CIB. The indicators are handled in every FMU as per available data (tracing back up to 2002 for some wildlife indicators). Analyses and conclusions (conditional in some instances) were made. Based on this study, HCVFs are currently maintained. The forest management department is charge of carrying out HCVF monitoring. The other units (social units, RIL Programme, Consultants.) are involved in providing data and making analyses. L entreprise a réalisé une synthès du suivi des principaux indicateurs de monitoring des FHVC selon 4 grands thèmes Suivi des mesures d exploitation Suivi des mesures de gestion de la faune Suivi des indicateurs sociaux Suivi de l utilisation des produits chimiques. L ensemble des indicateurs couvrent de manières exhaustives les différentes FHVC et les éventuelles menaces identifiées au préalables par la CIB. Les indicateurs sont traités dans chaque UFA en fonction des séries statitsiques disponibles (depuis 2002 pour certains indiacteurs de faune). Des analyses et des conclusions (sous réserve dans certains cas) ont été réalisées. Il ressort de l étude que les FHVC sont maintenues actuellement. La cellule aménagement est responsable de ce monitoring. Les autres services (cellules sociales, bureau EFIR, consultants ) sont mis à contribution pour la fourniture des données et les analyses Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance: Measures that are planned to maintain or improve the HCVF are not presented in the public summary. Les mesures prévues pour maintenir ou améliorer les FHVC ne sont pas présentées dans la synthèse publique du plan de gestion. Objective Evidence: Some measures are described in the summary but no direct link is made with HCVF. In fact no reference is ever made to HCVF (definition, location, etc.) in the public summary of the management plan. Those documents have been finalised before the analysis of the HCVF took place and have not been totally updated. Certaines mesures sont décrites das le résumé mais ne sont pas directement mise en lien avec le concept des FHVc. Du reste, il n est jamais fait référence au FHVC (définition, localisation, enjeux ) dans le résumé publique du plan de gestion ou du plan d aménagement. Ces documents ont été réalisés avant l analyses des FHVC et leur résumé n ont pas été totalement mis à jour. A paper for HCVF identification and management is available on CIB website ( as well as the summaries of the 3 management plans. All management measures clearly feature in this paper. They are also presented as per HCVF type (table 3). The public summary of the management plan of Loundoungou Toukoulaka FMU contains a brief overview of HCVF issues (P.18). Le document d identification et de gestion des FHVC est disponible sur le site internet de l entreprise ( au même niveau que les 3 résumés des PA. Toutes les mesures de gestion y sont très clairement et très logiquement présentées par différents types de FHVC (tableau 3). Le résumé public du PA de l UFA Loundoungu-Toukoulaka aborde de manière succincte les FHVC (p 18) Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance:

103 AD 36-A-01 Page 103 of 147 Field evaluation of potential effects/impacts on the environment doesn t systematically precede the impacting activity. L évaluation sur terrain des éventuelles effets / impact sur l environnement ne précède pas systématiquement l activité perturbatrice Objective Evidence: There are no specific protocols regarding the study/analysis of impacts linked to dykes construction although the FMU is located in an area where marshlands and wetlands are abundant. The analysis for the crossing of streams that is included in the road procedure has not yet been implemented (test phase). Il n existe pas de protocole spécifique concernant les études /analyses d impacts lié à la création de digues alors même que les UFA sont situées dans des zones géographiques avec de nombreux marécages et zones humides. La processus d analyse des franchissements des cours d eau prévu dans la procédure de contrôle route n a pas été mise en œuvre (simple phase de test). A detailed impact assessment document of bridges and dykes has been compiled by a consultant in This resulted in a new procedure document CA/EFIR/EIF/01 dated on the assessment and monitoring of bridges, dykes and borrow pits. The procedures also assign responsibilities. The document provides for an EIA to be undertaken and avoiding of fragile ecosystems. The increased focus on this subject resulted in no bridges or dykes being built in The construction of road infrastructure is thus now formalised with the new procedure and supported by a map indicating the position of roads and bridges. CAR 37 is closed. Une étude d impact spécifique sur les ouvrages d art (pont, digue) a été réalisée en 2010 et a donné lieu à une nouvelle procédure CA/EFIR/EIF/01, version du 25/08/2010 qui traite de «l évaluation et du suivi, des ponts, digues et carrières». La procédure définit les éléments techniques, les moyens et les responsabilités du monitoring et propose aussi les règles de gestion/construction afin de limiter/compenser les impacts. Il n y a pas eut de digues ou de ponts construits en 2010 (principe de précaution et principe d évitement à travers la programmation routière). La construction des routes et des ponts suit des règles normalisées. Chaque ouvrage d art et chaque route est positionné sur le SIG. CAR 37 fermée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance: The transport and handling of certain chemicals (gasoline) don t systematically satisfy all the ILO obligations. Le transport et la manipulation de certains produits chimiques (gasoil) ne satisfont pas systématiquement aux exigences de l OIT. Objective Evidence: Breaches in the application of the fuel procedure have been observed in the field. This procedure indicates that a daily control of the fuel tanks should be done in order to minimise spillage risks. A leak was observed on the pump pipe In the forest (fuel tank 771) leading to a small but continuous spillage. Gasoline leaks are also visble by the refuelling tank at the gasoil station. Il a été constaté un défaut de l application de la procédure «gestion des carburant» qui précise qu il y a une vérification quotidienne des citernes visant à limiter les fuites. En forêt, il a été observé sur la citerne mobile 771 une fuite sur le tuyaux de la pompe Japi entrainat une fuite de faible ampleur mais continuelle. Des écoulements de gazoil sont aussi visibles au niveau du bouchon d empotage de la citerne. Inspection of the litre mobile fuel bowser at the harvesting site revealed no fuel leaks. The attendant operator knew the correct procedures for dealing with oil/fuel spills. Mechanics and a mobile workshop are present when fuel is transferred and they have containers available for use in the event of an emergency. 771 fully servicable. CAR 38 is closed. L inspection du réservoir de gasoil mobile d'une contenance de l sur le chantier d'exploitation n'a révélé aucune fuite. La personne chargée de sa manutention a montré qu elle maîtrisait les procédures adéquates permettant la gestion des déversements accidentels d huile/carburant. Des mécaniciens et un camion technique mobile sont présents en permanence sur le site ou à proximité du site d utilisation. Ils disposent de fûts qu ils peuvent utiliser pour gérer les cas d'urgence. 771 entièrement réparable. 771 entièrement servicable.la DAC 38 est donc fermée Date Recorded> 11/09/09 Due Date> Next Surveillance Date Closed> Non-Conformance: The company does not have maps that are systematically updated for use during planning and monitoring of activities. L entreprise ne dispose pas systématiquement de carte forestière mise à jour au moment de leur utilisation permettant la planification et le suivi des activités. Objective Evidence:

104 AD 36-A-01 Page 104 of 147 In the field, extraction maps are not systematically updated (discrepancies have been observed between sorting/tracking in the field and GIS maps, roads on maps reflect the road project rather than the actual final road lay out. There are no indicators to ensure the monitoring of mapping quality during field controls. There is no proper mapping procedure to describe the mapping process. The only existing procedure is the one referring to the use of LOGIEF software. Sur le terrain, les cartes de débardage ne sont pas systématiquement à jour (il a été observé des écarts entre le triage effectué sur le terrain et les cartes SIG, les routes positionnées sur la carte sont parfois le projet routier et non le tracé définitif). Il n existe pas d élément / indicateur permettant d évaluer la qualité de la cartographie lors des contrôles de terrain. Il n existe pas à proprement parler une procédure «cartographie» qui décrirait l ensemble du processus mais simplement une procédure «utilisation du LOGIEF». Maps have been updated to reflect both the position of planned road alignment in blue, as well as the actual georeferenced position of the actual road in red. Deviations from the planned alignment can thus be easily seen. It is part of the IFIR quality control team s duty to verify the accuracy of the position of roads. Road mapping is updated on a weekly basis. These new mapping procedures have been formalised into a procedure document CA/CAR dated CAR 39 is closed. Les cartes ont été mises à jour pour refléter le tracé des routes planifiées (en bleu) et la position géo-référencée des routes effectivement réalisées sur le terrain (en rouge). Ainsi, il est facile de constater les déviations survenues par rapport au tracé prévu. L équipe Suivi qualité du programme EFIR est chargée de vérifier l exactitude des positions des routes. La cartographie routière est actualisée de manière hebdomadaire. Ces nouvelles procédures de cartographie ont été compilées dans le document de procédure CA/CAR, version du 01/06/2010. La DAC 39 est fermée. M Date Recorded> 11/09/09 Due Date> 3 months Date Closed> Non-Conformance: There is evidence of breach of local and national laws. Il n existe aucun indice de transgression importante de lois ou de dispositions officielles à l échelon national ou local. Objective Evidence: Procedure regarding the relation between sub-contractors and IFO has been revised 07/09. The evaluation of all the documents provided by sub-contractors is now centralised and coordinated by the administrative assistant. Currently 8 out of 20 sub-contractors are having active contracts with CIB. Despite an obvious improvement regarding this situation (coordination of contracts by one service, increase number of documents provided by sub-contractors, etc.) none of the sub-contractors have provided all the documentation that could ensure that their obligation with respect to labour law are fulfilled. La procédure régissant les relations avec les sous-traitants a été révisée en 07/09. Une réunion avec l ensemble des sous traitants a eu lieu le 11/05/09. Le contrôle de l ensemble des documents administratifs concernant les soustraitants est maintenant centralisé et coordonné par l assistant administratif. Actuellement 8 sous-traitants sur un total de 20 sont en contrat actifs avec la CIB. Malgré une amélioration évidente de la situation (coordination des contrats par un seul service et une personne, nombre de pièces justificatives apportées au dossier des sous-traitants, etc.) aucun de ces sous-traitants n a fourni à ce jour à la CIB l ensemble des pièces qui permettent de s assurer que leurs obligations en matière de droit du travail sont remplies. CIB has implemented a system to verify legal compliance of its contractors. Reviewed relevant documentation in this regard. CAR is closed. CAR is closed. CIB a mis en place un système permettant de vérifier la conformité légale de ses sous-traitants. Examiné la documentation pertinente à cet égard. CAR est fermé Date Recorded> 09/09/10 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: Mechanisms enabling workers to take part in the decision-making process that would impact on their working conditions are inadequately implemented. Les mécanismes permettant aux employés de participer à la prise des décisions susceptibles d influencer leurs conditions de travail ne sont pas mises en œuvre de manière adéquate Objective Evidence:

105 AD 36-A-01 Page 105 of 147 In Kabo camp, records for workers complaints are not updated by workers representatives. Meeting minutes for workers and trade unions representatives are not available. Workers representatives are not empowered enough to discharge their duties (October 2010?). Sur Kabo les registres de doléances des travailleurs ne sont pas tenus à jour par les délégués du personnel. Les PV de réunion des délégués du personnel et des syndicats ne sont pas disponibles. Les délégués du personnel ne sont pas en totale capacité d exercer leur mission (octobre 2010?) CIB employees are continuously informed by workers representatives. Worker representatives have been trained in the role of worker representatives and how to transmit information, both to workers and back to management. This training was done by an independent trainer and the last training session took place on 26/03/2011. The company has also developed a professional grievance procedure. A complaints register has been established and is functioning. Meetings are properly minuted. Workers representatives and unionists are regarded by the employer as social partners, because no action is taken in the company without their prior consultation. The social partners are accepted and even desired by the company, as they are essential in the company s decision making process. Les employés de la CIB sont en permanence informés par les délégués du personnel. Ceux-ci ont été formés à cette position et sur les techniques de transmission de l information, aussi bien vers les employés que vers l équipe de gestion. Cette formation fut réalisée par un formateur indépendant et les dernières sessions ont eu lieu le 26/03/2011. La compagnie a également élaboré une procédure des réclamations socio-personnelles. Un registre des réclamations a été mis en place et fonctionne. Les rencontres sont proprement rapportées. Les délégués d u personnel et syndicalistes sont vus par l employeur comme des partenaires sociaux, car aucune action n est exécutée sans leur préalable consultation. Selon l employeur, les partenaires sociaux sont acceptés voire même désirés, comme étant essentiel dans le processus de prise de décision de la compagnie Date Recorded> 09/09/10 Due Date> Next surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: The current data recording system is inappropriate to ensure that all forest workers have received safety and emergency training. There are no certificates to testify their skills. Le système d enregistrement actuel des informations ne permet pas de s assurer que tous les employés forestiers ont suivi une formation dans le domaine de la sécurité et des premiers secours. Il n existe pas de certificats attestant de leurs compétences. Objective Evidence: Emergency and healthcare trainings were done in CIB camps (April & August 2009, August 2010). Targeted workers were those who received first aid kits. These workers are mainly team leaders, all (trucks and staff transportation vehicles) drivers, as well as unit heads and department managers involved in forest operations. First aid kits (simpler ones) are also given to other workers. Workers holding these first aid kits seem not to know the contained devices and understand their use (e.g.: pressure wound dressing of a truck driver of a forest operation team Kabo FMU). A record for the distribution of emergency first-aid boxes and first aid kits is updated by the QHSE Unit (in collaboration with head of forest operation sites). The date of the monthly check is also checked. First aid refresher courses are planned to take place on a yearly basis. However, the current system is inappropriate to ensure that all workers needing training (e.g.: 5 workers out of 8 were trained in the Social and Economic Programme team. There are no training certificates, only attendanceheets. Des formations sur les 1 ers secours et soins médicaux dans les camps forestiers ont été dispensées (Avril &, Aout 2009, Aout 2010). Celles-ci ont concerné en priorité les employés à qui ont été distribuées les mallettes de secours. Ces personnes sont essentiellement les chefs d équipe, tous les chauffeurs (bennes et personnel) ainsi que les chefs de service et directeurs concernés par les activités forestières. Des trousses de secours (plus basiques) sont également remises aux autres employés. Le contenu et l utilisation de ces trousses ne semble pas être toujours bien comprise par les détenteurs (e.g pansement de contention de la mallette du chauffeur benne équipe forêt UFA Kabo). Une liste est tenue à jour par le QHSE (en coordination avec le chef de Service Forêt) concernant la distribution des mallettes et trousses de secours ainsi que la date de leur vérification mensuelle. Il est prévu que les formations de secourisme soient renouvelées annuellement. Cependant le système actuel ne permet pas de s assurer que toutes les personnes nécessitant une formation (par exemple 5 personnes sur 8 formées dans l équipe PSE) l ont bien reçu et que ces formations sont mise à jour régulièrement. Il n existe pas d attestations de compétence, seulement des listes d émargement.

106 AD 36-A-01 Page 106 of 147 A 3-year and 1-year training programme for all levesl of employees have been compiled and is in the process of implementation. This includes provision for safety training such as handling of chemicals, safety awareness, road safety. Certificates are issued to attendees upon completion of training. First aid training was specifically addressed, as well as the improvement of safety awareness. First aid training was split into two modules one was done in July 2010 by the Congo Red Cross about 100 people have been trained of which 40 are from the forest operations i.e. ± 33% of all forest workers. All persons who should receive first aid training including all (trucks and staff transportation vehicles) drivers were identified and such training provided to them. The second module will be presented during the second semester of All training is supported by comprehensive training documentation compliant with ILO requirements. Refresher training is provided annually to all first aiders. Seperate training was specifically given on the use of the first aid kits this was done for all people in charge of such kits (normally at least one/team), plus all drivers. Un plan de formation trisannuel et annuel pour toutes les catégories d employés a été compilé et est en phase d application. Celui-ci prévoit des formations sur la sécurité tels que la manipulation de produits chimiques, sensibilisation sur la sécurité, sécurité de la route. Des certificats sont délivrés aux participants après conclusion de la formation. Une formation aux 1 ers secours a spécialement été organisée, de même qu amélioration sur la sensibilisation de la sécurité. La formation de 1 ers secours s est séparée en deux modules le premier réalisé en Juillet 2011 par la Croix Rouge Congolaise environ une centaine de personnes y a participé parmi lesquels 40 viennent des opérations forestières i.e. ± 33% du personnel forestier global. Toutes les personnes qui devraient recevoir une formation de 1 ers secours incluant tous les chauffeurs (grumiers et de véhicule de transport de personnel) ont été identifiées et cette formation leur a été donnée. Le second module sera présenté pendant le deuxième semestre de Toutes les formations sont supportées par de compréhensifs supports conformes avec les exigences de l OIT. Une formation de rafraîchissement est donnée annuellement à tous les secouristes. Des formations spécifiques ont été données séparément sur l utilisation des trousses de 1 ers secours cette formation fut dédiée à tous les responsables de telles trousses (normalement au moins 1 par équipe), plus les chauffeurs Date Recorded> Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: Current budget does not adequately include specific provision for social costs. Le budget actuel n inclut pas de manière claire les coûts de prestations sociales spécifiques. Objective Evidence: The annual training programme for 2009/10/11 includes a section regarding costs for internal and external training, for each training need identified in the plan. However, no provision has been made in the relevant section for budgeting for the relevant costs for each internal and external course. Le programme annuel de formation pour 2009/2010/2011 comprend une section relative aux coûts de formation interne et externe pour chaque besoin identifié dans le plan. Cependant, aucun bilan budget n est indiqué concernant les coûts de chaque session de formation externe et interne. The company has a training plan for 2011 in place. All courses are identified and the costs of each course is identified and budgeted (depending on the type of training, the number and categories of employees, the format and duration, required external resources, etc.). There is monitoring / implementation of the training plan 2011 with the percentage of actual implementation (numbers of workers being controlled as well as a comparison made between expected and actual cost) for each training course. L entreprise a fournie le plan de formation Toutes les formations sont identifiées et les coûts de chaque formation est identifiées (fonction du type de formation, du nombre et catégories de salariés, de la forme et de la durée, des ressources extérieurs nécessaires mobilisées ). Il existe un outil de suivi/réalisation du plan de formation 2011 avec les % de réalisation (nombre d employés étant contrôlé aussi bien qu une comparaison faite entre les coûts budgetés et réel) pour chaque formation prévue Date Recorded> Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: Consistent and replicable monitoring procedures for each activity are not adequately documented and implemented for training, thereby allowing for comparison and change over time. Des procédures de suivi cohérentes et replicables des différentes activités ne sont pas suffisamment documentées et mises en œuvre pour la formation, permettant ainsi la comparaison ou le changement dans le temps. Objective Evidence: In the 6-monthly monitoring report (Rapport semestriel de Suivi & Evaluaton des Mesures sociales : Annee 2009 semetre 1 & 2, Annee 2010 Semestre 1), produced by the social team, the information required under clause 21 related to training is incomplete. This does not make it possible to effectively review and implement of corrective actions. Dans les rapports de suivi semestriel, intitulés «Rapport semestriel de Suivi & Evaluation des Mesures sociales : Année 2009 semestre 1 & 2, Année 2010 Semestre 1», produit par l équipe sociale, les informations requises dans la section 21 concernant la formation sont incomplètes. Ceci par conséquent enlève toute possibilité de vérifier les actions entreprises et de mettre en œuvre des actions correctives.

107 AD 36-A-01 Page 107 of 147 The indicators to monitor social aspects and their required frequency were redefined during a meeting between the social team and HR. Data is collected every six months or annually depending on the indicator. Software has also been developed to analyse the individual data of each employee. This includes all training received and has been implemented. A social report is produced every six months. Les indicateurs permettant de suivre les aspects sociaux et leurs fréquences requises ont été redéfinis au cours d une rencontre entre l équipe social et les ressources humaines. Des données sont collectées tous les six mois ou annuellement selon l indicateur. Un logiciel a également été développé pour analyser les données individuelles de chaque employé. Ceci comporte toutes les formations qu il a suivi et qu il a mis en pratique. Un rapport social est produit tous les six mois Date Recorded> Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: All storage of chemical pesticides do not always comply with the minimum ILO requirements. Le stockage de tous les produits chimiques n est pas toujours conforme aux exigences minimales de l OIT. Objective Evidence Non conformité : The chemical store at Pokola does not have always the ability to deal effectively with a major accidental spillage. At least 1000l of the chemical Koatsciage B2 was stored outside the chemical store, and another 3000l was stored in a cement storage area, adjacent to the store. The saw dust indicated in the procedure is not available on site. Le magasin de produits chimiques de Pokola n'est pas totalement équipé pour répondre efficacement à une situation de déversement accidentel de grande ampleur. Au moins 1000 l du produit chimique Koatsciage B2 étaient stockés à l extérieur du magasin et l étaient stockés dans une zone d entreposage de ciment, à côté du magasin. La sciure de bois prévue par la procédure pour absorber des fuites accidentelles n est pas disponible à proximité. The chemical warehouse at Pokola has been equipped with a 50 cm deep drainage channel on its inside which has the capacity to contain major accidental spillage. No chemical of any kind could be found outside of this channel. An additional retention container has been created specifically for containers of acids. Boxes of sawdust or soil, depending of the type of spillage, were available and easily accessible on site. The chemical warehouse supervisor was involved in all these modifications and is under the permanently supervision of the responsible person for QHSE. Le hangar de produits chimiques de Pokola a été équipé à l intérieur d un canal de rétention de 50cm de profondeur qui a la capacité de contenir une majeure fuite accidentelle. Aucun produit chimque de n importe quel type n a été trouvé à l extérieur de cette tranchée. Un bac de rétention additionnel a été créé spécifiquement pour les récipients d acides. Des conteneurs de sciure et sol, dépendant du type de fuite, étaient disponible et facilement accessible sur site. Le responsable du hangar de produits chimiques participa à ces modifications et est sous permanente supervision du responsable QHSE Date Recorded> Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: Where located and provided on the FMU worker accommodation and nutrition do not always comply, as a minimum, with the ILO Code of Practice on Safety and Health in Forestry. L hébergement et la nutrition des travailleurs, lorsqu ils sont fournis sur l UFA, ne sont pas conformes aux minima fixés par le code général de pratiques de l'oit sur la sécurité et la santé dans les travaux forestiers. Objective Evidence: One of CIB workers at Kabo was evacuated from his house due to a latrine that was not maintained adequately. Latrine is faulty. Some of the doors of the workers houses in Kabo are in disrepair. L un des employés de CIB à Kabo a du changer de logement à cause des toilettes qui n'étaient pas entretenues convenablement. Latrines est défectueux. Certaines portes des logements de travailleurs à Kabo sont en mauvais état. Latrine est défectueux Date Recorded> This CAR 46 is closed and Major CAR M51 is raised. La DAC mineure 46 est fermée et la DAC Majeure M51 est levée Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: The manager does not always ensure that waste that cannot be recycled, is disposed of in environmentally appropriate ways. Le gestionnaire ne s assure pas toujours que les déchets qui ne peuvent être recyclés sont gérés de façon adéquate d un point de vu environnemental. Objective Evidence:

108 AD 36-A-01 Page 108 of 147 There is little evidence of a proper waste management system at the old Kabo sawmill village. Waste is disposed in a random manner throughout the village with an insufficient collection system and dedicated/managed refuse sites. The waste facility at the WCS station on Bomassa is inadequate with no fenced refuse area, no attempts at segregation or recycling, and signs of oils spills / contamination. A drum of lubricant at the old Kabo sawmill is not recycled in an environmentally appropriate manner. Decanter at the Kabo sawmill site was dysfunctional with broken pipes and valves. Très peu de preuves existent démontrant que l'entreprise a mis en place un système adéquat de gestion des déchets dans le village de Kabo et sur le site de l'ancienne scierie. Les déchets sont éparpillés dans le village qui dispose d un système de ramassage de déchets et des décharges inadéquats. La décharge située dans l enceinte de WCS à Bomassa est inappropriée, étant donné qu elle n a pas clôturée ; il n existe aucune tentative de triage ou de recyclage et des signes de déversement d huile / contamination sont visibles. Un fût d huile dans l ancienne scierie de Kabo n est pas recyclé de manière approporiée. Le décanteur de l ancienne scierie ne fonctionne pas avec de la tuyauterie et des vannes endommagées. The job description of the head of Kabo site was changed. It is officially in charge / responsible for processing the waste at the WCS Bomassa camp. All operations are performed at the small mechanical workshop at Kabo. A visit to the WCS campat Bomassa indicated that: The tank of diesel has been provided with a proper retention wall. The safety measures of the oil storage area are not completed. There is no functional decanter. Household waste is collected and treated properly in a landfill. Waste oil, scrap metal and other waste have been disposed of at both Kabo and Pokola (delivery notes were available). A visit to the KABO site indicated that: The decanter was repaired and cleared of vegetation. It is functional. The oil drum was evacuated. Waste treatment provided on Kabo is consistent with the CIB procedure. Confirmation on site by employees and during the meeting session with representative of the proper management of water, latrines and general conditions of life in the camp. This CAR 47 is closed and Major CAR M54 is raised due to incomplete attention to identified non-conformances and additional non-conformance that was identified. Situation de BOMASSA La fiche de poste du responsable de site de Kabo a été modifiée. Il est officiellement en charge/responsable du traitement des déchets sur le camp WCS de BOMASSA. L ensemble des opérations de petites mécaniques sont réalisés à présent dans l atelier de Kabo Visite du camp WCS : Mise en sécurité de la cuve de gasoil La mise en sécurité de la zone de stockage des huiles n est pas finie (CAR ) Il n y a pas de décanteur fonctionnel (CAR) Les ordures ménagères sont collectées et correctement traitées dans une décharge Les huiles usagées, ferrailles et autres déchets ont été évacués sur Kabo et Pokola (vu les bordereaux de livraison) Site de KABO Date Recorded> Le décanteur a été réparé et dégagé de la végétation. Il est fonctionnel Le fût d huile a été évacué Le traitement des déchets ménagés sur Kabo est conforme à la procédure CIB. Confirmation sur le site et par les salariés de la bonne gestion de l eau, des lattrines La DAC Mineure 47 est fermée et la DAC Majeure M54 est levée à cause d une partielle attention donnée aux nonconformités identifiées et d additionnelles non-conformités ont été identifiées. Non-Conformance: Due Date> Next Surveillance Some RTE primate species are not always protected during operations. Date Closed> 21/09/2011 Les primates rares, menacés ou en voie de disparition ne sont pas toujours protégés pendant les opérations. Objective Evidence: Research provided by WCS has shown that an increased parasite load has been detected in the two great ape species that occur on the FMUs. Conservation experts are of the opinion that this is most likely due to human defecation in the forest. There is currently no company protocol on sanitary procedures for workers when in-field to minimise the risk from this source. Des recherches effectuées par WCS ont montré une augmentation de la quantité de parasites détectés sur deux espèces de grands singes dans les UFA. Les experts en protection de la faune estiment que cette augmentation est liée aux déjections humaines dans la forêt. Actuellement, il n existe aucun protocole au sein de l entreprise sur les procédures sanitaires à l intention des travailleurs sur le terrain en vue d'atténuer le risque sus-évoqué.

109 AD 36-A-01 Page 109 of 147 This subject was discussed by the company with WCS and was minuted. An instruction on sanitory procedures infield was compiled and communicated to workers via their supervisors. This instruction provided that all human faeces must be buried cm deep. All workers also undergo medical examination twice per year and are treated if needed. This includes treatment for intestinal worms with some 30% of all workers being dewormed annually. Sick workers are not allowed to go into the forest. Une nouvelle procédure sanitaire a été élaborée pour limiter le risque de propagation de maladies provenant des fèces humains chez les grands primates celle-ci fut discutée avec la WCS. Les superviseurs ont sensibilisés leurs travailleurs de cette exigences d enterrer toutes fèces au moins à 25-30cm de profondeur. Tous les employés participent à une visite médicale deux fois par an et y reçoivent les traitements nécessaires, et un employé malade n est également pas autoriser à venir en forêt. La visite médicale inclus le traitement aux vers intestinaux et environ 30% des travailleurs reçoivent un traitement vermifuge annuellement Date Recorded> Due Date> Next Surveillance Date Closed> 21/09/2011 Non-Conformance: Written guidelines are not available for all environmentally sensitive operations. Des directives écrites n existent pas pour les opérations perturbatrices. Objective Evidence Preuve de fermeture : The evaluation and monitoring procedures in the EFIR guideline documents for bridges dykes and borrow pits do not provide practical prescriptions for the rehabilitation of borrow pits and other degraded sites upon completion of their use. This was reflected in inadequate rehabilitation of the borrow pit along the road SPIE 2010 on Pokola, which was incomplete with sloping of the sides and replacing of previous top soil only partially done. Les procédures d évaluation et de suivi contenues dans le document de procédures EFIR pour les ponts, les digues et les carrières ne formulent pas de prescriptions pratiques pour la réhabilitation des carrières et des autres zones dégradées à la fin de leur utilisation. De fait, il existe un exemple de réhabilitation imparfaite de la carrière de latérite le long de la route SPIE 2010 sur les chantiers de Pokola. (la pente de talus n'a pas été adoucie et la terre végétal de surface n a pas été correctement repositionnée). The procedure CA/EFIR/EIF/02 evaluation / monitoring of the impact of the construction of bridge / dam and gravel pits have been modified which significantly improved their management and monitoring. All the active and closed gravel pits on all FMUs were identified. A total of 61 gravel pits were identified and described in a specific form (CIB- CR mission on gravel pits, February 2011). Data collected include: o The GPS point o The presence and characterization of nearby wetlands o Type of vegetation o State of rehabilitation o Presence of any interesting species. Different methods of rehabilitation have been implemented on the ground. The diagnostic and rehabilitation operations are well documented with numerous photos before / after. Studies and support documentation are available. Modification de la procédure CA/EFIR/EIF/02 d évaluation/suivi de l impact de la création de pont/digues et carrières. Un travail très important a été réalisé en termes d inventaire de la totalité des carrières en activités ou non utilisées sur l ensemble des UFA. Au total 61 carrières ont été identifiées et décrites dans une fiche spécifique (CIB -CR de la mission sur les carrières CIB. Fev 2011). Les données collectées intègrent : La localisation GPS La présence et caractérisation des zones humides à proximité Type de végétation Etat de la recolonisation (reprise végétale) Présence éventuelles d espèces intéressantes. Différentes modalités de réhabilitation ont été mises en œuvre sur le terrain. Constat favorable sur le terrain (carrière route de OUESSO avec étude d impact initiale, carrière entrée Pokola, Carrière NDoki 2). Les diagnostics et les opérations de réhabilitation sont parfaitement documentés avec de nombreuses photos avant/après. M Date Recorded> 21/09/2011 Due Date> Next surveillance Prochaine surveillance Date Closed> 02/12/2011 Non-Conformance: Forestry operations do not fully comply, as a minimum, with the ILO Code of Practice on Safety and Health in Forestry. Les opérations forestières ne correspondent pas toujours au minimum aux dispositions de l Organisation Internationale du Travail (OIT) Code of Practice on Safety and Health in Forestry. Objective Evidence:

110 AD 36-A-01 Page 110 of 147 Minor CAR 27 was raised in SA 2008 and closed. However, the following further non-conformances are identified and as this is therefore a recurrence, a Major CAR is raised: 1. Emergency procedures for drivers working in isolated conditions are not documented. 2. Some 1 st aid kits still contain unauthorised medication. 3. Although a list of prescribed PPE for all categories of workers is available, this list prescribes inappropriate footwear for some workers with for instance non-safety boots being prescribed for workers that are exposed to hazards associated with felling operations such as the log measurer. 4. One chemical operator spraying logs along the roads is working for a longer contract period than prescribed in company procedures. La DAC Mineure 27 fut levée au cours de la SA 2008 et fermée. Cependant, les nouvelles non-conformités ont été identifiées et en conséquense de cette rvcurrence, une DAC majeure est levée : 1. Des procédures d urgence pour les chauffeurs travaillant en conditions d isolement ne sont pas documentées. 2. Certains kits de 1ers secours contiennent encore des médications non autorisées. 3. Bien qu une liste d EPI prescrits pour toutes les catégories de travailleurs soit disponible, cette liste prescrit des chaussures inadaptées pour certains ouvriers comme par exemple des bottes simples non-sécurisées pour des ouvriers exposés à des risques liés aux opérations d abattage tel que le commis d abattage. 4. Un sarpagrumeur de bord de route travaille plus longtemps que la période prévue dans les procédures de la compagnie. M Date Recorded> 1. A new emergency intervention procedure QHSE/PIU/01ver 1 dated October 2011 dated has been developed and implemented to provide more safety for drivers working under isolated circumstances. This includes rules about adequate spacing between trucks to enable the relay of messages by drivers within a reasonable time period, formal registering of each truch upon arrival in Pokola, and the training of all log truck drivers in first aid. Training was given on 19/10/2011 to drivers on awareness, use and management of the first aid kit in their trucks. Evidence of a new register to record the departure and arrival times of all trucks was witnessed. Sensitisation training on safety for drivers working under isolated circumstances has been given to 13 truck drivers on 03/10/2011. Trucks are recorded by the ecoguard posts at various points in the forest. Should a truck not arrive at its next destination within a set time for each situation, an alert procedure is initiated. 2. Staff have again be trained in the responsible use of first aid kits and a monthly control system has been implemented to manage their correct use and to ensure that they are adequately and correctly stocked. 3. Safety boots have now been issued to all workers at harvesting and other hazardous operations. Signed documentation was available to confirm the issueing of such safety boots to staff. Staff have again received sensitisation training about the use of PPE. 4. Operating procedures QHSE/TRB/04 ver 4 of October 2011 have been revised to ensure that chemical operators are not used in that position for longer than the contracted three month period. This aspect has also been captured in a revised contract between the company and subcontractors. A schedule has been compiled clearly indicating how long a specific chemical operator may be used in that capacity. Specialised medical supervision has been arranged to manage the risks that these operators are exposed to. In addition to the regular medical examinations, the company has ordered a medical device (Spiro-Analyzer) for the monitoring of respiratory tissue for the company hospital at Pokola, targeting the chemical operators invoice DP dated 14/10/ Une nouvelle procédure d intervention QHSE/PIU/01 ver 1 datée d Octobre 2011 a été élaborée et mise en pratique afin de fournir plus de sécurité aux chauffeurs travaillant dans des conditions d isolement. Celle-ci comprend des règles sur la distance à respecter entre les véhicules pour permettre le relais des messages radio dans des délais raisonnables, un enregistrement formel de chaque véhicule à son arrivée à Pokola, et la formation de tous les chauffeurs aux premiers secours. Cette formation eut lieu le 19/10/2011 pour tous les chauffeurs, se centralisant sur la sensibilisation, l utilisation et la gestion des trousses de permiers secours présentes dans leur véhilcule. Des preuves de ce nouveau registre marquant l heure de depart et d arrivée de tous les véhicules purent être observées. Le 03/10/2011, 13 chauffeurs ont participé à une formation de sensibilisation sur la sécurité des chauffeurs travaillant dans des conditions d isolement. Les véhicules sont enregistrés au niveau des barrières d écogardes postées à différentes locations en forêt. Si un véhicule n arrive pas au prochain point de contrôle dans un certain laps de temps établi, une procédure d alerte est lancée. 2. Le personnel a de nouveau été formé sur l utilisation adéquate des trousses de secours et un système de contrôle mensuel a été mis en place afin de gérer leur correcte utilisation ainsi que de s assurer qu elles soient remplies de manière correcte et adéquate. 3. Des chaussures de sécurité ont maintenant été distribuées à tous les ouvriers travaillant sur les operations d exploitation et autres présentant un risque. Une documentation signée est disponible et confirme que la distribution de ces chaussures de sécurité a bien été faite au personnel. Le personnel a de nouveau reçu une formation de sensibilisation sur l utilisation de EPI. 4. Une procédure opérationnel QHSE/TRB/04 ver 4 d Octobre 2011 a été revisée afin d assurer que les ourviers manipulant des produits chimiques ne reste pas sur ce poste plus longtemps que pour des périodes de trois mois comme l indique leur contrat. Cet élément a également été ajouté dans une clause de contrat entre l entreprise et les sous-traitants. Un calendrier a été préparé indiquant clairement combien de temps un ouvrier manipulant des produits chimiques peut être employé en tant que tel. Un suivi médical particulier a été mis en place afin de mieux gérer le risqué auquel ces opérateurs sont exposés. En plus de la régulière visite médicale, l entreprise a commandé un appareil médical (Spiro-Analyseur) pour l hôpital de l entreprise à Pokola afin d y suivre les tissus respiratoires, ciblant en particulier les employés manipulant des produits chimiques facture DP datée du 14/10/ /09/2011 Due Date> 20/12/2011 Date Closed> 02/12/2011

111 AD 36-A-01 Page 111 of 147 Non-Conformance: Worker nutrition provided on the FMU does not comply, as a minimum, with the ILO Code of Practice on Safety and Health in Forestry. La nourriture fournis aux ouvriers sur l UFA ne se conforme pas au minimum avec les directives de l OIT suivantes : «Sécurité et Santé dans les Travaux Forestiers». Objective Evidence: The staff stores are not always well stocked with canned and fresh food stuffs. The staff store at Kabo is inadequately stocked. There is an inadequate stock control system in the store with everything controlled from Pokola. This stock control system shows long periods of non supply. Workers complained about inadequate stock levels at times and this was also recorded in the formal worker complaint procedure. A Major CAR is raised as this represents a recurrence under the same indicator (CAR 46). Les magasins ne sont pas toujours bien approvisionnés en conserves et produits frais. Il existe un système de contrôle des stocks inadéquat au magasin centralisant tout à partir de Pokola et n assurant pas un approvisionnement du magasin de Kabo de manière inappropriée. Les ouvriers se sont plaints au sujet de ces niveaux de stock parfois inadaptés et ceci fut également enregistré au niveau du système d enregistrement formel des réclamations d ouvriers. Une DAC Majeure est levée car elle présente une récurrence sous le même indicateur (CAR 46). The company consulted with workers and women to clearly identify their expectations/needs from the company stores; similar interviews were held with the suppliers; and a procurement procedure and inventory tracking system was developed; coupled to regular inventory checks; and the implementation of a buffer stock for fast moving items. A survey was conducted on 26/09/2011 amongst 42 women of workers at Kabo to determine what food stocks are needed in the food store signed attendance list is available for this meeting. The company provides all the infrastructure (building, cold store, etc) and make this available to a subcontractor to manage the food stores. A procedure for monitoring the supply of food at company food stores AM / PSEF ver 3.0 dated October 2011 has been developed and implemented to ensure that this situation is properly managed to ensure continuous supplies of required foodstuffs will be available. The new system has been implemented with documented evidence and photos of deliveries to the stores. A survey conducted on 7/11/2011 amongst women at Kabo indicated that they are satisfied with the supply situation. The CAR is closed based on the steps taken to address the situation, but this situation will be monitored on an on-going basis to determine continued compliance over time. L entreprise s est entretenue avec des employés et des femmes afin de clairement identifier les réels besoins/expectives de la part des économats; des entrevues similaires se sont déroulées avec des fournisseurs et une procédure d approvisionement et des systèmes de suivi d inventaires ont été créés; supportés par des vérifications régulières; et la mise en place d un stock tampon pour les denrées circulant rapidement. Une évaluation fut réalisée le 26/09/2011 au cours daquelle 42 femmes d employés à Kabo ont participé à déterminer quels sont les stocks de nourriture necessaires dans l économat une liste de présence signée de cette rencontre est disponible. L entreprise fournit toutes les installations nécessaires (édifices, chamber froide, etc) et disponibles à un sous-traitant pour la gestion de cet économat. Une procédure de suivi de l approvisionement en nourriture des économats AM/PSEF ver 3.0 datée d Octobre 2011 a été développée et mise en pratique afin de s assurer que cette situation soit proprement gérée et d assurer des stocks en denrées toujours disponibles. Le nouveau système a été mis en place avec des preuves photos de l approvisionement des magasins. Une evaluation conduite le 07/10/2011 auprès de femmes à Kabo indiquent qu elles sont satisfaites de cette situation d approvisionement. La DAC est fermée se basant sur les étapes suivies pour résoudre cette situation, mais celle-ci sera suivie régulièrement afin de confirmer qu elle remplie les exigencies requises sur le long terme Date Recorded> 21/09/2011 Due Date> Next surveillance Prochaine surveillance Date Closed> Non-Conformance: An up-to-date list of stakeholders is not maintained. Une liste actualisée des groupes d'intérêts n est pas tenue à disposition. Objective Evidence: The current list of stakeholders is incomplete and does not for instance contain important stakeholders such as FSC Congo NI as well as some NGOs e.g. Greenpeace. Contact names and details are also not provided. La liste actuelle des groupes d intérêts est incomplète et ne contient pas par exemple d importants groupes d intérêts comme la personne de contact de FSC Congo de même que des ONGs telle que Greenpeace. Les détails et personnes de liaison de ces groupes d intérêt ne sont pas fournis Date Recorded> 21/09/2011 Due Date> Next surveillance Prochaine surveillance Date Closed> Non-Conformance:

112 AD 36-A-01 Page 112 of 147 Ecological functions (regeneration, succession, diversity, natural cycles) are not maintained and where appropriate, there is no programme for restoration of degraded sites. Les fonctions écologiques (régénération, successions, diversité, cycles naturels) ne sont pas maintenues; là où cela s avère judicieux, un programme de restauration des sites dégradés n est pas mis en place. Objective Evidence: Chromalaena odorata infestation occurs along certain parts of access roads and some open areas. Although the company undertook an initial survey of such infestation along some roads and has evidence that the infestation does not spread into the actual forest, no comprehensive monitoring programme to adequately monitor the occurence and spread of this exotic species is in place. Des infestations de Chromalaena odorata existent le long de certaines routes d accès et certaines zones ouvertes. Bien que la compagnie ait réalisé un premier suivi d une telle infestation le long des routes et a mis en évidence le fait que cette infestation ne se propage pas à l actuelle forêt, aucun programme compréhensif de suivi visant à adresser de manière adaptée la présence et la propagation de cette espèce exotique n est mis en place. M Date Recorded> Non-Conformance: 21/09/2011 Due Date> 20/12/2011 Date Closed> 02/12/2011 The owner/manager does not ensure that waste that cannot be re-cycled, including that generated by contractors working on the FMU, is disposed of in environmentally appropriate ways. Le propriétaire / gestionnaire ne s'assure pas que les déchets anorganiques utilisés en forêt, ceux produits par des contractuels aussi, sont éliminés d une façon respectueuse de l environnement. Objective Evidence: Although the majority of the non-conformances identified in terms of Minor CAR 47 were satisfactorily addressed, the decanter and storage area for lubricant at Bomassa WCS camp are not completed. In addition, inorganic wastes such as plastic, cans, batteries were present in the rehabilitation area of the borrow pit in Pokola. Bien que la majorité des non-conformités identifiées sous les termes de la DAC Mineure 47 ont été adressées de manière satisfaisante, le décanteur et l aire de stockage des lubrifiants au camp WCS de Bomassa ne sont pas finalisés. De plus, des déchets anorganiques tels que des plastiques, des cannettes, des piles sont présents sur l aire réhabilitée de la carrière de Pokola. The company provided assistance to WCS to address the outstanding waste management issues at Bomassa. As WCS was not making adequate progress on this non-conformance, the company has taken it over and put steps in place to ensure its implementation. This included technical support to repair the decanter and building of a retention wall around the oil/fuel storage area to conatain any potential spills. Evidence for this was available in the form of e- mails exchanged between WCS and CIB as well as a series of photos and construction contracts providing clear evidence that such work was implemented and completed on 05/11/2011. The procedure document on monitoring of the environmental impact of bridges, dykes and borrow pits was revised to provide for the sorting of soil before it is used for the rehabilitation of any borrow pits. If such soil is contaminated with wastes, it may not be used for such activities and must be deposited in designated waste pits. A cleaning team was contracted to clean up of the borrow pit of all wastes which used three workers to do the cleaning operation over a period of four days. The new procedure document (CA/EFIR/EIF/03 version 3 dated 31/10/2011) and photos showing the cleaned borrow pit were witnessed. The mayor of Pokola has been involved to improve public awareness about general littering. An operation Clean City was launched on 29/10/2011, using also the local radio and television station to promote public awareness about littering. L entreprise a porté assistance à WCS afin de résoudre les problèmes liés à leur gestion des déchets sur le camp de Bomassa. Pour cause d une progression jugée trop lente de la résolution de cette non-conformité, l entreprise a pris en charge les étapes nécessaires afin d assurer leurs mises en pratique. Ceci inclut le support technique nécessaire pour réparer le décanteur et la construction d un mur de rétention autour du réservoir de carburant/huile afin de contenir toutes potentielles fuites. Des preuves de ceci sont disponibles sous la forme d un échange de courriels entre WCS et la CIB, d une série de photos et des contrats de construction. Tout ceci fournit de claires évidences que le travail a été effectué et complété le 05/11/2011. Le document procédurier sur le suivi de l impact environnemental des ponts, digues et carrières a été revisé afin d inclure la démarche à suivre pour l utilisation des boues de curage avant leurs utilisations pour la réhabilitation des carrières. Si ces boues sont contaminées par des déchets, celles-ci ne peuvent être utlisées pour des activités de réhabilitation et doivent être déposées dans les décharges appropriées. Une équipe de nettoyage a été contractée pour recueillir tous les déchets éparpillés dans la carrière en question, utilisant trois employés effectuant ces opérations de nettoyage sur une période de quatre jours. La nouvelle procédure (CA/EFIR/EIF/03 version 3 datée du 31/10/2011) et des photos montrant cette carrière sans detritus ont put être observées. Le maire de Pokola a été impliqué dans l amélioration de la sensibilisation de la population sur la gestion des déchets publics. Une opération ville propre a été lancée le 29/10/2011, par le biais des stations de radio et télévision locales pour promouvoir la sensibilisation du grand public sur cette question de gestion des déchets. 12 RECORD OF OBSERVATIONS / Observations

113 AD 36-A-01 Page 113 of 147 List of observations closed for Kabo during this surveillance 3 with the extension of scope on Pokola certificate Liste d observations fermées pour Kabo pendant l audit de surveillance 3, incluant l extension de la portée du certificat sur l UFA de Pokola Date Recorded> 08 June 2007 Date Closed> Observation: The following associations ACOBAK and COSKA representing local populations are recent and are lead by inexperienced members. The performance and the representativeness of these organisations need to be monitored to ensure a link with CIB Les associations ACOBAK, COSKA représentant les populations locales sont récentes et animées par des membres peu expérimentés dans la gestion de ce type d organisation. Le fonctionnement et la représentativité de ces associations devrait être suivi afin de garantir le lien avec la CIB Surveillance 2008 Although CIB is compliant with the criterion, it is important to continue monitoring such comliance at future surveillance visits. Observation remains open to ensure continued monitoring. Surveillance 2008 Même si la CIB est conformité avec ce critètre il est important d assurer un suivi de cette conformité lors des surveillances futures. L observation reste ouverte afin d assurer un suivi continu. Surveillance 2009 A workshop on capacity building was held in Pokola in July This workshop was followed by a participatory evaluation. A monitoring indicator will be included in the socio-economic programme evaluation. The observation remains opened so as to ensure monitoring by IPOS Surveillance 2009 Un atelier de renforcements des capacités a été tenu en Juillet 2009 à Pokola suivi d une évaluation participative. Il est prévu l élaboration d un indicateur de suivi dans le cadre de l évaluation du PSE. L observation reste ouverte afin de vérifier ce suivi par l IPOS. Follow-up evidence: Training on project financial management was identified as a priority by the staff of the Social and Economic Programme. The training session took place for 4 days in August members from CIB social team were trained. The members of CIB Social and Economic Programme will train association members in order to build their capacities on project management. Observation is closed Une formation portant sur la gestion comptable des projets a été identifiée comme prioritaire par les membres du PSE. La formation s est tenue en Août 2010 et s est déroulée sur 4 jours. 5 personnes de l équipe sociale ont été formées. Les membres du PSE se chargeront par la suite de former les membres des associations afin de renforcer leurs capacités en matière de gestion de projets Date Recorded> 21 october 2008 Date Closed> Observation: The harvesting of the Bounda zone in the 2010 annual harvesting coupe is subjected to specific management measures. Particular attention should be paid to ensure compliance with the clauses and their reinforcement where appropriate. L exploitation de la zone de Bounda prévus dans l AAC 2010 fait l objet de mesure de particulière de gestion. Une attention toute particulière devra être accordée au respect des clauses prévues et à leur renforcement si nécessaire. Harvesting has not yet started (Annual Harvesting Coupe 2010) Observation remains open L exploitation n est pas encore mise en œuvre (AAC 2010) Observation maintenue ouverte. Follow-up evidence:

114 AD 36-A-01 Page 114 of 147 Harvesting in the Bounda area located astride a conservation area (MP zone) took place in July/August 2009 and January/March A control report was made by the RIL Programme Officer and Harvesting Operation Manager. Harvesting and road construction in this area were found compliant with CIB RIL standards and procedures. At the request of WCS, the Bounda bridge was destroyed at the end of harvesting operations. WCS did not make specific remarks or criticisms. L exploitation de la zone de Bounda située de part et d autre d une zone de conservation (série du PA) s est déroulée en juillet /Aout 2009 et janvier /mars Un rapport de contrôle a été réalisé par le responsable programme EFIR et le chef d exploitation. L exploitation et les ouvertures de routes ont été jugés conformes aux procédures et aux normes EFIR de la CIB. A la demande de WCS, le pont de la Bounda a été détruit à la fin de l exploitation. Il n y a pas eu de remarques ou de critiques particulières émises par WCS Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observation: Erosion and soiled water flow have been observed on the charcoal making site in Kabo. Currently those flows are naturally filtered by a vegetated area and are not directly entering the river situated below (swimming area). If no short-term action is taking this situation might deteriorate and might impact on the water quality. Sur la zone de charbonnage de KABO, il existe des phénomènes d érosion en cours et des écoulements d eau souillés par des résidus de charbon. Actuellement, ces écoulements n atteignent pas directement la rivière en contrebas (zone de baignade) compte tenu d un espace enherbé servant de «filtre naturel». En l absence d action à court terme, cette situation pourrait empirer et se traduire par un impact sensible sur la qualité de l eau. Follow-up evidence: Operations at the sawmill and charcoal making site have ceased. The site has been levelled and all unused timber removed as well as all metal scraps. Cross drains have been put in place to divert water flow to the sides and as far as possible from the lower lying stream. There is an effective barrier of natural vegetation to filter run-off from the site. The border of the site has been planted with bamboo to bind the soil and assist in reducing the risk of erosion. Maize and pineapples have been planted on the site itself to similarly bind the soil and reduce erosion risk. Observation is closed La scierie ainsi que le site de production du charbon ont été fermés. Le site a fait l objet d un terrassement et tout le bois non utilisé enlevé, ainsi que la ferraille. Des canaux d'évacuation d eau ont été réalisés en vue de dévier le ruissellement des eaux vers les côtés et autant que possible loin du ruisseau en contrebas. Il existe une barrière de végétation naturelle filtrant les eaux d'écoulement du site. Du bambou a été planté sur les limites du site en vue de stabiliser le sol et réduire autant que possible le risque d'érosion. Du maïs et des ananas ont été plantés sur le site en vue de stabiliser le sol et réduire le risque d'érosion. L observation est fermée Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observation: CIB has defined indicators for HCVF internally. Those indicators could be more precise and could be balanced against each other. Furthermore the reliability and availability of certain sources of information should be analysed (e.g. information provided by WCS). La CIB a identifié en interne des indicateurs de suivi des FHVC. Ces indicateurs pourraient être rédigés de manière plus précise et pondérés les uns par rapport aux autres. Par ailleurs, la fiabilité et la disponibilité de certaines sources de données (en particulier celles qui ne sont pas maitrisées par CIB _ ex info issue de WCS) devraient être analysées. Follow-up evidence:

115 AD 36-A-01 Page 115 of 147 Monitoring indicators for HCVFs were reviewed during various working sessions involving CIB management and consultants. The objective was to retain only relevant and performance indicators. The indicator number was voluntarily reduced. The audit team checked the indicator comprehensiveness (i.e. they cover all identified HCVF types and can be used for monitoring of major identified potential threats). Indicators were balanced : Main/secondary indicators as well as operational/synthetic indicators. Evaluation periods were also defined (six months, yearly, or five years). Regarding WCS data, only reliable and regularly-accessible data were used. Report identification des FHVC dans les concessions de la CIB Version 5 Aout 2010 (HCVF Identification within CIB concessions, Version 5 August 2010 Observation is closed Les indicateurs de suivi des FHVC ont été révisés lors de différentes réunions de travail entre les cadres de la CIB et les consultants. L objectif a été de retenir uniquement des indicateurs pertinents et de performance. Le nombre d indicateurs a volontairement été réduit au minimum. L équipe d audit s est assuré de l exhaustivite des indicateurs (ils couvrent l ensemble des différents types de FHVC identifiés et permettent de statuer sur les principales menaces potentielles identifiées). Les indicateurs ont été pondérés : Indicateurs principaux/secondaires et Indicateurs Opérationnel/synthétique. Les périodes d évaluation ont été définies (semestriel, annuel ou quinquennal). Concernant les données issues de WCS, seuls les données fiables et régulièrement accessibles ont été retenues. Rapport identification des FHVC dans les concessions de la CIB Version 5 Aout 2010 L'observation est fermée Original list of observations for Pokola, including new observations raised during this surveillance 3. Liste d observations pour Pokola, y compris les nouvelles observations formulées pendant l audit de surveillance Observation: Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> CIB has completed a substantial amount of work related to the documentation, mapping and analysing of custumory tenure system for Bantu and semi-nomadic populations. However, it is recommended that this is futher refined for the issues related to tenure management (Pokola natives, semi-nomadic) and the company strategy to address those issues are not yet complete and exhaustive. The issue of customary tenure rights for the population within the FMU which could potentially bring conflict between the Congolese legislation (in particular law 10-24) and the FSC requirements can be more fully integrated in the list of potential conflicts addressed to the Minister in February La CIB a achevé un mené un travail substanciel concernant la documentation, la cartographie et l analyse des formes de propriété foncière coutumière Bantu et semi-nomade. Cependant il est recommandé de poursuivre ce travail concernant les enjeux relatifs à la gestion foncière (natifs de Pokola, semi-nomades) et les stratégies de l entreprise pour y faire face, dans le site de Pokola, ne sont pas complètes et exhaustives. La question de la prise en compte des droits fonciers coutumiers des populations dans la gestion de l UFA qui constitue un sujet potentiel de conflit entre la législation Congolaise, en particulier, la loi n fixant les principes généraux applicables aux régimes domanial et foncier, et les exigences de la certification FSC pourrait être mieux intégrée dans la liste des points éventuels de conflits adressée en février 2007 au Ministère de l Economie Forestière. Rapport d étude socio-économique, plan d aménagement de l UFA Pokola, lettre adressée au Ministère de l Economie Forestière.

116 AD 36-A-01 Page 116 of 147 The CIB General Director has committed to ensure land security for populations present in Pokola sites where CIB possess titles deeds. Any potential occupation of land by the company for its activities which could lead to an expropriation of these populations will be done in a concerted manner with them, and they will be relocated in other areas. Regarding other areas occupied by populations and where CIB has no title deeds: those are falling under the responsibility of the Congo state through the local authority being put in place ( municipalisation ). CIB is currently documenting these cases in connexion with conflicts between FSC principles and national law. Observation closed. See Observation 16 La Direction Générale de la CIB a pris l engagement d assurer la sécurisation des espaces fonciers occupés par les populations dans le site de Pokola et qui se trouvent sur des terrains où elle dispose des titres fonciers. Toute occupation éventuelle de ces terrains par l entreprise dans le cadre de ses activités et devant aboutir, éventuellement, à une expropriation de ces populations, se fera de manière concertée avec elles, et elles seront rérétablies dans d autres espaces qui leur seront affectés. En ce qui concerne les autres espaces fonciers occupés par les populations et qui sont en dehors des terres sur lesquelles la CIB dispose d un droit de propriété, leur gestion devant relever de la compétence de l Etat du Congo, dans le cadre de la municipalisation qui se met en place, la CIB est en train de documenter ces différents cas dans le cadre des conflits entre les principes du FSC et la loi nationale. Observation close. Voir Observation Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> Observation: Recovery rates indicated in the Management plan are small, in particular for the sapelli species while respecting legal requirements (i.e. recovery rate of 40% for the main species). Working hypothesis (growth, natural mortality and mortality linked to harvesting) is very cautious. Harvesting doesn t collect the totality of the prescribed yield due to quality problems, protection zones (buffer zones, protected trees) and because of the 2.5 trees/ha threshold for harvesting. A study could be set to compare theoretical recovery rates as indicated in management plan and real recovery rates following harvesting. Les taux de reconstitution indiqués dans le Plan d Aménagement sont faibles, en particulier pour le sapelli, tout en respectant les exigences légales (taux de reconstitution de 40 % pour le groupe d essence objectif). Les hypothèses de travail (accroissement naturel, mortalité naturelle et mortalité liée à l exploitation) sont très prudentes. L exploitation forestière ne prélève pas la totalité de la possibilité compte tenu des problèmes de qualité, des zones de protection (zone tampon, arbres protégés) et du plafond de 2,5 tiges maximum prélevées par ha. Une étude pourrait être mise en place pour comparer les taux de reconstitutions «théorique» indiqués dans le plan d Aménagement et les taux réels après exploitation. Surveillance October 20008: The study is planned but for Kabo. The observation remains open. Surveillance oct 2008 : L étude est prévue mais sur Kabo. L observation reste ouverte. Surveillance September 2009 Stats need to be sufficient in order to do such study. Those should be done during the revision of Kabo management plan in The observation remains open. Surveillance Septembre 2009 : Pour réaliser une telle étude, les séries statistiques doivent être suffisantes. Elle doit être réalisée sur Kabo lors de la révision du PA soit en L observation reste ouverte Surveillance September 2010 CIB continually updates its management objectives as new data on all species become avaialbe. It is not up to SGS to prescribe how this shoul be done the observation is thus closed. Observation is closed CIB continuellement à jour ses objectifs de gestion que de nouvelles données sur toutes les espèces deviennent avaialbe. Il n'est pas à SGS de prescrire la façon dont cette épaule être fait - l'observation est donc fermé L'observation est fermé Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> Observation:

117 AD 36-A-01 Page 117 of 147 Control procedures regarding ammunitions kept by hunters before and after hunting control operations are not sufficient. Ammunitions have been found in Pokola working site kept in CIB vehicle, and inside a bag following the cancellation of a hunting control session. Les procédures de contrôle des munitions détenues par les chasseurs avant, et après les opérations de chasse contrôlée ne sont pas suffisantes. Des cartouches, sans arme, ont été retrouvées sur le chantier de Pokola dissimulées dans un véhicule de transport de la société et dans un sac personnel, suite à une chasse contrôlée programmée puis annulée le matin même. The PROGEP has reinforced the eco-guards training concerning the organisation of controlled hunting: the issue of cartridge counts before and after hunting sessions has been stressed. La procédure de contrôle de la chasse n a pas été revue mais le PROGEP a renforcé la formation des écogardes au sujet de l organisation des chasses contrôlées : L accent a été mis sur la problématique du comptage des cartouches avant et après la chasse Observation: Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> Inventory rack maps are not correctly positioned (discrepancy between GIS and mapping position) which brings interpretation problems and could present risk for the protection of trees and sites identified with GPS. This also causes difficulties for post-harvesting monitoring. Les cartes de layons d inventaires ne sont pas correctement géo référencées (décalage entre localisation GPS et représentation cartographique) ce qui entraine des difficultés d interprétation, et présentent ainsi des risques pour la protection des arbres et sites identifiés par GPS. Ceci complique également la conduite des contrôles post exploitation. The company has put in place and implemented a new mapping procedure to gauge and produce more accurate maps. La cellule aménagement a mis en place et applique une nouvelle procédure de cartographie permettant de caler les fonds de plan et de disposer d un fond de plan plus fiable Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> 21 octobre 2008 Observation: The management plan intends that harvesting coupes could remain open for 2 years (chapter 5631 and 5832) but the Forestry Code (i.e. decree ) only authorises 18 months maximum. Those dispositions will need to be validated in the final management plan endorsed by the Council of Ministers. Le projet de plan d aménagement prévoit que les assiettes de coupe puissent demeurer ouvertes pendant 2 ans (chapitres 5631 et 5632) mais le code forestier et son décret n autorisent qu une durée maximale de 18 mois. Ces dispositions devront être validées dans le plan d aménagement définitif par le ministère de tutelle et le conseil des Ministres. CIB has done everything that it could possibly do in order to obtain the MP agreement by Ministerial decree as planned by law. Despite its efforts so far the MP has not yet been approved by the Council of Ministers. The consequence of this is that the clauses included in the MP have been approved by the Minister in charge but have not been formally approved by the Council of Ministers. Those clauses have however been approved by the Ministry in charge. L entreprise a fait toutes les démarches nécessaires et en son pouvoir pour obtenir l approbation du Plan d Aménagement par décrêt pris en Conseil des Ministres comme la loi le prévoit. En dépits des efforts déployés, à ce jour le Plan d Aménagement n a pas encore été approuvé en Conseil des Ministres Ceci a pour conséquence que les dispositions prévues dans le Plan d Aménagement sont approuvées par le ministère de tutelle mais ne font pas l objet d une approbation formelle par le Conseil des Ministres Date Recorded> 12 June 07 Date Closed> 11/09/09 Observations: The standard requires that the enterprise collects and analyses data in order to improve productivity and efficiency of management operations. The results obtained from harvesting operations can be applied to try and improve the overall harvesting costs of the operations (felling, road width, optimal extraction distance) Le standard demande que l entreprise collecte et analyse des données afin d améliorer la productivité ou l efficience des opérations d aménagement et de gestion forestières. Les résultats obtenus pour les opérations d exploitation peuvent-être utilisé afin d eesayer d améliorer le coût global des opération d exploitation (abattage contrôlé, de largeur de route, distance optimale/maximale de débardage )

118 AD 36-A-01 Page 118 of 147 The programme that will allow for the analysis of harvesting results is progressively being implemented. According to the company the analysis will be available in The observation remains open Le dispositif permettant l analyse des résulats d exploitation se met progressivement en place. D après l entreprise, les analyses seront possibles en L observation reste ouverte. Surveillance September 2009 Cost related to environmental and social programmes are known and asessed since Transport and harvesting costs are known. The company tries to rationalise those cost in the context of the global economic crisis while conserving the means to address FSC certification requirements. Observation closed. Surveillance septembre 2009 : les coûts des programmes et mesures réalisées sur le plan environnemental ou social sont connus et suivi depuis Les coûts d exploitation et du transport son connus. L entreprise, dans un contexte de crise économique mondial cherche à rationaliser ces coûts tout en conservant les moyens de répondre aux exigences du référentiel FSC. Observation fermée Date Recorded> 07/02/08 Date Closed> Observations: The formalisation process for specific engagement and negotiation with Bantu population in Pokola (eg. Association des Originaires de la Sangha, AOS) is not achieved. Le processus de formalisation d une instance spécifique de concertation et de négociation avec les populations Bantou de Pokola (exemple : Association des Originaires de la Sangha, AOS) n est pas achevé. The understanding of contractual commitments with the Bantu population of Pokola is now achieved. In fact the previous organisation has benefited from CIB support to redraft its status and for submitting its registration with the Préfecture. The organisation has been renamed Association Sangha Action Développement (ASAD ) and has obtained its registration certificate from Ouesso Prefecture on 08 th August The organisation is pursuing its restructuring process and is its awareness campaigns in villages that fall under its mandate and is participating in stakeholders forum meetings (i.e. Conseil de Concertation) that have been implemented by the MEF in the context of the community development areas. Observation closed La formalisation d une instance spécifique de concertation et de négociation avec les populations Bantou de Pokola est achevée. En fait, l ancienne association des originaires de la Sangha a bénéficié de l appui de la CIB pour la refonte de ses textes, la soumission de son dossier à la Préfecture et sa légalisation. Rebaptisée Association Sangha Action Développement (ASAD), elle a obtenu son récépissé de déclaration le 08 août 2008 du Préfet de Ouesso. Elle poursuit son processus de structuration et de sensibilisation dans tous les villages de sa zone d intervention et participe aux réunions du Conseil de concertation mis en place par le Ministère de l Economie Forestière dans le cadre de la gestion de la série de développement communautaire. Observation fermée Date Recorded> 07/02/08 Date Closed> Observations: The understanding of contractual commitments from CIB with local and semi-nomadic populations is not yet done for all the population categories living within Pokola FMU. La compréhension du processus de redéfinition des engagements contractuels de la CIB à l égard des populations locales et semi-nomades n est pas complète auprès de toutes les couches des communautés villageoises riveraines de l UFA Pokola. Multiplication and diversification of the information and awareness operations from CIB have improved the understanding of the redefinition of the contractual obligations of the company. The radio programs will complement the work done in this context. Observation closed La multiplication et la diversification des missions d information et de sensibilisation des populations les engagements contractuels de CIB à l égard des populations ont permis d améliorer la compréhension de la redéfinition des engagements contractuels de l entreprise. Les programmes de la radio communautaire compléteront le travail réalisé dans ce cadre. Observation fermée Date Recorded> 20/04/08 Date Closed> Observations:

119 AD 36-A-01 Page 119 of 147 The monitoring of activities which are subcontracted can be improved (contract monitoring, legal compliance). Le suivi des activités sous-traitées peut-être amélioré (suivi des contrats, suivi du respect des obligations légales par les sous-traitants). The company has reviewed and is implementing its sub-contracting procedure: - internal monitoring of sub-contractors (monitoring spreadsheet, monitoring reports and personal mails) -external monitoring from the Direction du Travail and by Brigade de l économie forestière - sub-contractors monitoring programme for H&S Observation closed Révision de la procédure de suivi des sous traitants et mise en place : - d un contrôle interne de ses sous traitants (tableau de suivi, rapport de contrôle et courriers personnalisés) - des contrôles externes par la Direction du travail et par la Brigade de l économie forestière - d un dispositif de contrôle d hygiène et sécurité des ses sous traitants d une sélection entre autre basée sur le respect des clauses contractuelles et des obligations administratives Observation fermée Date Recorded> 21/10/08 Date Closed> 11/09/09 Observations: Trees to be protected (Aformosia and ebony species) are marked with white a paint which fades away with time. The company propose to keep this method and to rather improve the quality of the route opening operations Route opening operations should allow efficient protection of trees. La peinture blanche utilisée pour l identification des arbres à protéger (Afrormosia et ébènes) n est pas durable et s estompe avec le temps. L entreprise propose de la maintenir et préfère renforcer la qualité du pistage afin de protéger ces tiges. Le pistage doit permettre une protection efficace des arbres à protéger. Tracking procedure has been modified. Tracking agents have been made responsible and have been trained to define the best possible tracking method. Paint marks are refreshed during tracking activities to make them more obvious during the harvesting and extraction operations. Observation closed. La procédure de pistage a été modifiée. Les pisteurs ont été responsabilisé et formés à définir le meilleur pistage possible. Les marques de peintures sont réfarichies lors du pistage pour être plus visibles lors de l abattage et du débardage. Observation fermée Date Recorded> 21/10/08 Date Closed> 11/09/09 Observations: The new sorting/tracking procedure has recently been revised in order to limit timber extraction impacts to forest stands: efficient protection of trees to be protected (Afromosia, ebony), control of impacts on future tress, etc. The efficiency of the new sorting/tracking procedure still needs to be demonstrated. La procédure du triage-pistage a été récemment révisée entre autre afin de limiter les impacts du débardage sur les peuplements forestiers : protection efficace des tiges à protéger (Afrormosia, ébène), maitrise des impacts sur les tiges d avenir, réduction des fausses pistes, etc. L efficacité de cette nouvelle procédure reste à démontrer The tracking procedure has been modified. Tracking agents have been made responsible and have been trained to define the best possible tracking method. Post harvesting control show clear improvements regarding the conservation of future and protected trees. Observation closed. La procédure de pistage a été modifiée. Les pisteurs ont été responsabilisé et formé à définir (sans prévision SIG) le meilleur pistage possible. Le contrôle post exploitation atteste d une amélioration sensible de la préservation des tiges d avenir ou des espèces protégées. Observation fermée Date Recorded> 21/10/08 Date Closed> 11/09/09 Observations:

120 AD 36-A-01 Page 120 of 147 The company has put in place and implemented a new mapping procedure to gauge and produce more accurate maps. However geographical references have not been tested in the field. Les cartes utilisées sur le terrain ne sont pas fiables en raison des décalage observés sur le SIG. La cellule aménagement a mis en place et applique une nouvelle procédure afin de remédier à ce problème. L efficacité de ce nouveau dispositif reste à démontrer. Systematic GIS measurements at the intersection points of inventory lines allow for the improvement of the geographical references of the stands and for the general improvement of the maps Des prises de mesures systématiques au GPS aux différentes intersections de layon d inventaire permet d améliorer le géo référencement des placettes et la qualité globale des cartes. Observation fermée Date Recorded> 21 October 2008 Date Closed> 11/09/09 Observations: Some trucks are transporting people beyond their loading capacity, however there was insufficient time during the audit to investigate this properly to be followed up at next surveillance visit. Certains camions de laisons transportent des personnes au-delà de leur capacité. Il n a pas été disposé d assez de temps durant l audit afin de vérifier cela correctement. A suivre au prochain audit de surveillance. Instructions are given regarding transport of staff. Driver of the truck 777 has confirmed that the number of people getting on board is checked before departure from site. Observation closed. Il existe des consignes concernant le transport du personnel. Le chauffeur de la benne 777 a confirmé que le nombre de personnes était vérifié avant le départ sur site. Les éco gardes interrogés ont également reçu la consigne de vérifier les véhicules passant au poste. L observation est fermée Date Recorded> 21 October 2008 Date Closed> 11/09/09 Observation: The formalisation and institutionalisation of the actions taken regarding the problem of eco-guards (i.e. joint missions to check the veracity of abuse, training, etc.) is not yet done. The improvement, multiplication and dissemination of the pocket guide on the rights and duties in the management of wildlife is not yet finalised. Finally the documentation by the socio-economic programme in conjunction with USLAB, with regards to sanctions inflicted by eco-guards within the FMU to be certified still needs to be planed. The monitoring of the impacts of those actions as part of the general monitoring performance of the social component of the forest management is not yet well established. La formalisation et l institutionnalisation des actions réalisées sur le problème des écogardes (missions conjointes de vérification de la véracité des exactions, modules de formation, etc.) n est pas encore faite. L amélioration, la multiplication et la diffusion exhaustive de la fiche de poche sur les droits et les devoirs en matière de gestion de la faune établie pour les écogardes n est pad finalisée. Enfin, la documentation, au sein du Programme socio-économique, en accord avec l USLAB, des cas de sanctions infligées aux écogardes actifs dans les UFA certifiées est à prévoir. L évaluation de l impact de toutes ces actions dans le monitoring général de la performance des activités du volet social de l aménagement forestier et la valorisation des résultats obtenus dans la planification et la mise en œuvre des actions futures n est pas encore bien établie. Observation closed. See CAR 33. Observation fermée. Voir DAC Date Recorded> 21 October 2008 Date Closed> 11/09/09 Observation:

121 AD 36-A-01 Page 121 of 147 The evaluation of the impact of the boîte à images and the use of the conclusions of this evaluation to improve and adjust the content of this tool box to cover all the issues relevant to community awareness have not yet been done (i.e. benefit to local and semi-nomadic population of forest management, mechanisms available to local populations, use rights recognised to local populations in terms of customary hunting and hunting rules, contractual commitment of CIB towards local and semi-nomadic populations). L évaluation de l impact de l utilisation de la boîte à images et la valorisation des enseignements de cette évaluation dans l amélioration et l ajustement du contenu de la boîte à outils pour couvrir tous les domaines dans lesquels les communautés ont besoin d information (en particulier, sur les bénéfices de la gestion de la forêt pour les populations locales et semi-nomades, les mécanismes et institutions mis en place pour permettre aux populations d y accéder, les droits d usage reconnus aux populations en matière de chasse traditionnelle et les modalités légales de sa pratique, les engagements contractuels de la CIB à l égard des populations locales et semi-nomades, etc.) et la précision de tous les points à suivre par le présentateur ne sont pas encore faites. 7 sets of photographic tools and a canvas have been developed. Those include all the information used to address consultation with local communities, especially consultation related to the impacts of forest activities. Observation closed. Développent de 7 boites à images et d un tableau langage pour intégrer tous les éléments répondant à l information préalable des populations, notamment les impacts de l activité forestière. L observation est fermée Observations: Date Recorded> 21 October 2008 Date Closed> 09/09/09 Land security for populations present in Pokola sites where CIB has title deeds is not yet formally granted and the documentation of potential conflicts between FSC principles and national law that could result from the issue of Pokola becoming a local council (i.e. municipality) is not yet achieved La sécurisation des espaces fonciers occupés par les populations dans le site de Pokola et qui se trouvent sur des terrains où la CIB dispose des titres fonciers n est pas encore formellement garantie et la documentation des différents conflits éventuels entre les principes du FSC et la loi nationale qui résulteraient de cette évolution de la question foncière à Pokola liée à la municipalisation n est pas achevée. An agreement has been formalised with semi-nomadic communities in Ngomba regarding the occupancy conditions on new CIB land (life tenancy free of charges). Observation closed. Formalisation d un agrément avec les communautés semi-nomades de Ngomba sur les conditions d occupation d un nouveau terrain CIB (accord d usufruit permanent à titre gratuit). L observation est fermée Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> 21/09/2011 Observations: The socio-economic programme evaluation procedure includes an independant evaluation by IPOS ((instance Permanente d Observation et de Suivi des Mesures Sociales de la CIB). This independent observer is currently being reorganised. A contract between TFT and CIB has been made. TFT will appoint 3 independent consultants who will carry the monitoring of the programme. A first evaluation has been done internally by CIB (1 st Quarter, Year 2009). However this evaluation has not been overseen by IPOS and therefore the report has not yet been finalised. La procédure d évaluation du PSE prévoit une évaluation indépendante par l IPOS (instance Permanente d Observation et de Suivi des Mesures Sociales de la CIB). Cet observatoire indépendant est actuellement en cours de réorganisation. Un contrat entre la CIB et le TFT a été passé. Ce dernier mettra a disposition 3 consultants indépendants qui assureront l évaluation du programme. Une première évaluation des indicateurs a été faite en interne par la CIB (Semestre 1, année 2009). Cependant cette évaluation n a pas encore été évaluée par l IPOS et, de ce fait, le rapport n a pas été finalisé. Surveillance September 2010: The new IPOS organization is now operational. Three missions were carried out between 2009 and These missions are implemented like internal audits with the aim of assessing the six-month reports produced by the Social and Economic Programme on CIB internal and external social activities. The IPOS makes observations and recommendations on the six-month reports and produces a summary report (see Summary Report for 2010). However, these data are still inadequate (e.g.: comparison of performance indicators between two semesters, absence of recommendations, etc.). The observation remains open to ensure follow-up. SA 2010 : La nouvelles structure de l IPOS est maintenant effective.trois missions ont été réalisées entre 2009 et Ces missions prennent la forme d un audit interne et visent à faire une évaluation des bilans semestriels produit par le PSE et qui regroupe les actions sociales internes et externes de la CIB. L IPOS rajoutte ses observations et recommendations aux raport trimestriels et produit un rapport de synthése (Voir rapport de synthèse 2010). Cependant ces informations sont incomplètes (e.g comparaison des niveaux de performance entre deux trimestres, absence de recommendations, etc.). L observation reste ouverte afin d en assurer le suivi.

122 AD 36-A-01 Page 122 of 147 The indicators to monitor social aspects and their required frequency were redefined during a meeting between the social team and HR. Data is collected every six months or annually depending on the indicator. Software has also been developed to analyse and compare the individual data of each employee. This includes all training received and has been implemeted. A social report is produced every six months. Les indicateurs de suivi des aspects sociaux et leur périodicité requise ont été redéfinis au cours d une réunion entre l équipe sociale et les ressources humaines. Les données sont collectées tous les six mois ou annuellement selon l indicateur. Un logiciel a également été développé pour analyser et comparer les données individuelles de chaque employé. Il inclut toutes les formations reçues et mises en pratique. Un rapport social est produit tous les six mois Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observations: There is a procedure for social requests. A database exists that is used to address requests and complaints addressed to CIB (SocialProg). However this programme is limited as it doesn t clearly show the response given by CIB for each case. Also the date at which the case has been finalised is not indicated. Il existe une procédure de gestion des demandes sociales. Une base de données existe concernant le traitement des doléances et demandes sociales soumises à la CIB (SocialProg). Cependant le programme gérant cette base de données, présente des limites car il ne permet pas d établir de facon claire et transparente la réponse apportée par la CIB à chacune de ces demandes et n affiche pas par ailleurs, de date à laquelle cette demande a été classée. Observation fermée. The database is now managed by one administrator (i.e. the Head of CIB Social and Economic Programme) who records all oral or written complaints in SocialProg. The reply given for a complaint is initiated by a "decision-maker" whose name is fed into the database. A summary of the final document (with date, complaint issue, reply with actions to be implemented or rationale for the decision) is generated from the database and is forwarded to the complainant with a receipt slip. Once the complainant has received, the closure date of the complaint is recorded in the database. CIB Social and Economic Programme archive printed versions of all the complaints. The folder, which contains complaints for Kabo, Pokola, and Loundoungou-Toukoulaka FMUs, also includes a sample of CIB decision. The Procedure "Gestion des demandes sociales soumises à la CIB (Management of Social Complaints submitted to CIB) was updated on During this audit, there is no pending complaint for the 3 FMUs. Observation is closed La base de données est à présent gérée par un seul administrateur (i.e. le responsible du PSE) qui enregistre toutes les demandes orales ou écrites dans SocialProg. La réponse donnée à la demande est prise par un décideur dont le nom est reporté dans la base de données. Une synthèse du document final (incluant la date, la demande formulée, la réponse avec actions à entreprendre ou justifications de la décision) est produit à partir de la base de données et est envoyé au demandeur, accompagnée d un accusé de reception. Une fois celui ci signé par le demandeur, la date de cloture de la demande est enregistrée dans la base de données. Toutes les demandes sont conservées (dans leur version papier) par le PSE. Le classeur qui conprend les UFAs de Kabo, Pokola et Loundoungou-Toukoulaka inclus également la copie de la décision de la CIB. La procédure «Gestion des demandes sociales soumises à la CIB» a été mise à jour le 10/05/2010. Il n existe au moment de l audit aucune doléance non traitée et non cloturée sur les 3 UFA. Observation fermée Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observations: A monitoring procedure for the harvesting and marketing of the main NTFP is in place. Annual results have to be incorporated in the global monitoring of the socio-economic programme that will be overseen by TFT. Indicators need to be developed. L exploitation et la commercialisation des PFNL de première importance ont fait l objet d une procédure de suivi de la part du gestionnaire. Les résultats annuels du dispositif doivent être intégrés au mécanisme de suivi global confié à TFT pour en mesurer la performance. Des indicateurs doivent être élaborés. Monitoring indicators were included in the procedure for the monitoring of CIB social activities. The indicators were derived from the recommendations put forward by the Internship Report on socio-economic analysis of NTFPs within CIB. These indicators give information on NTFP quantities, trade numbers, and types, etc. Observation is closed Des indicateurs de suivi ont été intégrés à la procédure d évaluation des activités sociales de la CIB. Les indicateurs sont extraits des recommendations émises dans le rapport de stage et portant sur l analyse socio économique des PFNL au sein de la CIB. Ces indicateurs donnent des informations sur les quantités, nombre de vendeurs, types de produits, etc. L observation est fermée.

123 AD 36-A-01 Page 123 of Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observations: CIB has defined indicators for HCVF internally. Those indicators could be more precise and could be balanced against each other. Furthermore the reliability and availability of certain sources of information should be analysed (e.g. information provided by WCS). La CIB a identifié en interne des indicateurs de suivi des FHVC. Ces indicateurs pourraient être rédigés de manière plus précise et pondérés les uns par rapport aux autres. Par ailleurs, la fiabilité et la disponibilité de certaines sources de données (en particulier celles qui ne sont pas maîtrisées par CIB _ ex info issue de WCS) devraient être analysées. Monitoring indicators for HCVFs were reviewed during various working sessions involving CIB management and consultants. The objective was to retain only relevant and performance indicators. The indicator number was voluntarily reduced. The audit team checked the indicator comprehensiveness (i.e. they cover all identified HCVF types and can be used for monitoring of major identified potential threats). Indicators were balanced: Main/secondary indicators as well as operational/synthetic indicators. Evaluation periods were also defined (six months, yearly, or five years). Regarding WCS data, only reliable and regularly-accessible data were used. Report identification des FHVC dans les concessions de la CIB Version 5 Aout 2010 (HCVF Identification within CIB concessions, Version 5 August 2010 Observation is closed Les indicateurs de suivi des FHVC ont été révisés lors de différentes réunions de travails entre les cadres de la cib et les consultants. L objectif a été de retenir uniquement des indicateurs pertinents et de performance. Le nombre d indicateurs a volontairement été réduit au minimum. L équipe d audit s est assuré de l exhaustivite des indicateurs (ils couvrent l ensemble des différents types de FHVC identifiés et permettent de statuer sur les principales menaces potentielles identifiées). Les indicateurs ont été pondérés : Indicateurs principaux/secondaires et Indicateurs Opérationnel/synthètique. Les périodes d évaluation ont été définies (semestriel, annuel ou quinquennal). Concernant les données issues de WCS, seuls les données fiables et régulièrement accessibles ont été retenues. Rapport identification des FHVC dans les concessions de la CIB Version 5 Aout 2010 L observation est fermée Date Recorded> 11/09/09 Date Closed> Observations: Inorganic waste (drums, metal scrap, batteries, etc.) have been observed in Pokola waste site. Those might be coming from the containers used by the camp villagers but might also come from the various workshops (mechanic, etc). The risk of recurring accumulation of non-degradable and potentially dangerous material exists (batteries, filters, fuel, etc). Des déchets anorganiques (bidons, éléments métalliques, piles) ont été observés dans la décharge ménagère sur le site de Pokola. Ces éléments peuvent provenir des différents containers utilisés par les habitants du camp mais également une partie des habitants du village ou se trouve différents ateliers (petite mécanique, etc.). Il existe un risque récurrent d accumulation de déchets non dégradables et potentiellement dangereux (piles, batteries, filtres, hydrocarbures, etc.). Waste in Pokola is categorised into industrial waste (essentially scrap metal) and general waste from the village. As used oil is the only category with recycling opportunity (and such recycling is in place) the village waste site contains all categories of wastes with no short term prospects for a practical segregation and recycling operation. Access to the refuse site is controlled and full refuse pits are covered with soil. Observation 21 is closed. À Pokola, les déchets ont été classés en deux catégories: déchets industriels (principalement la ferraille) et les déchets domestiques produits par l'agglomération. Étant donné que l huile usagée est la seule catégorie qui offre des opportunités de recyclage (et un tel recyclage est mis en œuvre), la décharge de Pokola recueille toutes les catégories de déchets sans qu il y ait perspectives à court terme pour des opérations de triage et de recyclage. L accès à la décharge est contrôlé et les sites d'enfouissement pleins sont entièrement recouverts. L observation 21 est donc résolue Date Recorded> 09/09/2010 Date Closed> 21/09/2011

124 AD 36-A-01 Page 124 of 147 Observations: RTE species have been identified for tree and mammal species. However, for birds, a list of birds that occur is available, but the information on their conservation status is not clear. Les principales espèces protégées de mammifères et d arbres sont identifiées. Il existe par ailleurs une liste d espèces d oiseaux potentiellement présents dans l UFA (données issue du PN NK) mais leur statut de conservation n est pas clair. The list of endangered bird spp has been updated with the assistance of WCS and a list of RTS bird spp in accordance with the IUCN classification is now available. Some 11 bird spp have thus been identified as listed in the Red data book. This includes one Endangered sp Ptrigogines nightjar (Caprimulgus prigoginei) and one Vulnerable sp lesser kestrel (Falco naumanni). La liste des espèces d oiseaux a été mise à jour avec l aide de WCS et une liste d espèces d oiseaux RTS en relation avec la classification IUCN est maintenant disponible. Quelques 11 espèces d oiseaux ont donc été identifiées comme étant sur la liste Red Data. Elle inclut une espèce En Danger (Caprimulgus prigoginei) et une espèce Vulnérable (Falco naumanni) Date Recorded> 09/09/2010 Date Closed> 21/09/2011 Observations: During the audit, the store at Kabo was sufficiently supplied with required foodstuffs. However, interviews with workers revealed that in the recent past, stock levels of some food stuffs were low. It appears that CIB has rectified the situation prior to the audit. Observation 23 is opened to monitor continued long term compliance with this requirement. Durant l audit le magasin de Kabo était correctement approvisionné en produits alimentaires de première nécessité. Néanmoins les entretiens avec des travailleurs ont révélé qu il y avait récemment des problèmes d approvisionnement pour certains produits alimentaires. Toute évidence, la CIB a résolu ce problème avant l audit. L observation 23 est formulée afin d évaluer le maintien de la conformité avec ce critère sur le long terme. Observation 23 was closed and Major CAR M51 was raised on this subject. L Observation 23 est fermée et la DAC Majeure M51 est levée sur ce sujet Date Recorded> 21/09/2011 Date Closed> Observations: Although the company is actively involved in the financing of various community development projects, the management and monitoring of some projects are not always fully executed resulting in semi-completed projects with uncertain outcomes. Bien que la compagnie soit activement impliquée dans le financement de diverses projets de développement communautaire, la gestion et le suivi de certains projets ne sont pas toujours complètement assurés résultant à d incertaines issues Date Recorded> 21/09/2011 Date Closed> Observations: The management of the training system does not allow the scheduling of all training courses of trainees in a manner that ensure consistency. This results in training needs of some individuals not being fully identified and followed up. La gestion du plan de suivi de formation ne permet pas la planification de toutes les formations de manière à en assurer leur consistance. Ceci résulte au fait que les besoins en formation de certains individus ne sont pas complètement identifiés et suivis Date Recorded> 21/09/2011 Date Closed> Observations: The last training on felling techniques was done in 2008 and the next one is planned to be at the beginning of 2012, a four-year frequency that appears to be too long to avoid skill erosion. This results for instance in one felling operator observed not fully adhering to correct felling techniques. La dernière formation sur les techniques d abattage a été réalisée en 2008 et la prochaine est planifiée pour avoir lieu au début de 2012, une périodicité de quatre ans qui apparaît être trop longue pour éviter l érosion des compétences. Il en résulte par exemple qu un abatteur observé n adhère pas totalement aux correctes techniques d abattage.

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126 AD 36-A-01 Page 126 of RECORD OF STAKEHOLDER COMMENTS AND INTERVIEWS/ COMMENTAIRES DES PARTIES INTERESSEES ET RESULTATS DES ENTREVUES Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 1 CIB approach to indigenous people lacks community information and communication, documentation and dialogue, free, prior and informed consent (FPIC) and undermines high conservation value status. CIB still has no proven and fair method of regular communication with the indigenous peoples. There continues to be a tension between conservation activities, as practised by CIB through investments in government eco guards (who are trained and supported by WCS), and CIB recognition of community forest rights. Without indigenous community information, communication, documentation and dialogue, there can be no meaningful participation by indigenous peoples in line with the FSC standard Le processus de communication et de dialogue entre la CIB et les populations autochtones permettant de garantir leur participation effective et leur consentement libre et éclairé aux activités de gestion forestière n est pas en place. De même que les conflits et tensions entre les activités de conservation, avec l action des écogardes du Gouvernement pris en charge par la CIB, et les populations autochtones persistent. Les activités de gestion forestière de la CIB ne respectent pas aussi les hautes valeurs de conservation. CIB has set up tools to deal with communication and dialogue issues with indigenous people. These tools are experienced in all the concessions, but mostly now at Kabo and Pokola. Among these are: participatory and community mapping, through the HELVETA Programme, the social unit activities within the Management Unit, with indigenous animators, IPOS, which is an independent monitoring body with 04 national Congolese NGOs as members working to monitor the respect of the social requirements of CIB, a permanent open dialogue with populations through visits and meetings, the support of the creation of local and indigenous people associations, a recent computerised programme to collect and respond to the claims of local populations and indigenous people and the radio project which is now progressively implemented. These tools formed a system within which CIB is communicating and discussing with local and indigenous people. Apart from the radio which is not operational, all others tools are in place and functioning. Undoubtedly, there are some difficulties and problems, as often with social issues related to forest management, but a great deal has been done. These deficits have been pointed out during the audit. CARs and observations have been made and they will be assessed during next missions to CIB. CIB has been making progresses to fill the requirements and its engagements in regard to communication and dialogue with local an indigenous people. A letter has been sent to PROGEPP on the question related to the action of eco guards in regard indigenous people and the agreement with the Government and WCS will be assessed and probably renewed, to take into consideration the rights of indigenous people on forest resources. Next missions will follow the question. La CIB a mis en place un système de communication et de dialogue permanent avec les populations locales et autochtones riveraines de ses concessions. Ce système repose sur un ensemble d outils et de mécanismes tels que : la cartographie participative et communautaire de l usage des ressources par les populations au sein des UFA et la sécurisation des droits des populations en matière de gestion forestière, dans le cadre du programme HELVETA, la mise en place d une unité sociale au sein de la Cellule d Aménagement, dans laquelle travaillent des animateurs autochtones, un processus permanent et continu de rencontre et de dialogue avec les populations, au travers des réunions et des visites au bureau et sur le terrain, l Instance Permanente d Observation et de Suivi (IPOS) composée d ONGs nationales chargées de suivre et évaluer le respect par la CIB de ses engagements sociaux, le système informatisé de gestion des doléances des populations, l appui à la création des associations et la réalisation du projet de radio dont le siège est en construction. Ces outils ne marquent pas la fin du travail nécessaire dans ce cadre. Il reste à rendre opérationlnel tout ce dispositif et garantir leur fonctionnalité. Il y a aussi des difficultés de fonctionnement liées aux réalités locales et aux intérêts en jeu. Ces problèmes ont été perçus et pris en compte dans le rapport de l audit, avec des demandes correctives et des recommandations. Il en est de même du problème des rapports entre les écogardes et les populations semi-nomades. Les prochaines missions d audit permettront d évaluer les réponses apportées par la CIB pour satisfaire aux exigences de la certification FSC.

127 AD 36-A-01 Page 127 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 2 Certification should not be granted until CIB management plans receive full approval from the government La certification ne devrait pas être accordée avant que les plans d aménagement ne reçoivent l accord du Gouvernement Although implementation has begun, the management plan is not yet approved and still needs to be presented to the public for consultation. See major CAR 04. Inventory rack maps are not correctly positioned (discrepancy between GIS and mapping position) which brings interpretation problems and could present risk for the protection of trees and sites identified with GPS. This also causes difficulties for postharvesting monitoring (Ref. Obs.4)... Bien que sa mise en oeuvre soit effective, le plan d aménagement n est pas encore approuvé par les autorités et le document doit être soumis à une consultation publique. Voir DAC majeure M4. Les cartes de layons d inventaires ne sont pas correctement géo référencées (décalage entre localisation GPS et représentation cartographique) ce qui entraine des difficultés d interprétation, et présentent ainsi des risques pour la protection des arbres et sites identifiés par GPS. Ceci complique également la conduite des contrôles post exploitation. (Voir obs 04) Pokola Management Plan has followed the following process: - Technical validation of the management report (Ref. minutes of 18 th December 2007 meeting) - Presentation of the Management Plan and approbation during public meeting at District level (Ref. minutes of 20 th December 2007 meeting). Although, CIB is compliant with the standard, a new minor CAR opened in order to ensure the follow up of the approbation process by the Minister. Ref. CARm19 Le Plan d aménagement de l UFA Pokola a suivi la procédure suivante : - La validation technique du rapport d aménagement (Ref. compterendu du 18 Décembre 2007) -Présentation du plan d aménagement et approbation lors d une réunion publique au niveau départemental (Ref. compte-rendu du 20 Décembre 2007) Malgré que la CIB soit en conformité avec le référentiel une DAC mineure a été ouverte afin que soit assuré le suivi de l approbation du plan par le Ministère. Voir CAR m19.

128 AD 36-A-01 Page 128 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 3 Training of field staff conducting inventory might not be sufficient enough. This leads to error in the inventory/mapping process resulting in damages during extraction (e.g. difficulty to locate designated trees resulting in search for other trees to meet volume requirements).cib should provide basic guidelines regarding the training and evaluation of employees at each stage of the extraction process. La formation du personnel de terrain conduisant les inventaires n est probablement pas suffisante. Ceci entraîne des erreurs dans le processus d inventaire/cartographie et il en résulte des dégâts d exploitation (par exemple la difficulté de localiser les arbres désignés résulte en la recherche d autres arbres afin de parvenir au volume requis). There is no long-term training plan based on specific needs for each professional category (e.g. no specific training for log extraction staff; out of date training for woodcutters). Incomplete understanding of certification process from field staff. Inadequate dissemination of some technical guidelines (wood treatment operators). Inventory rack maps are not correctly positioned (discrepancy between GIS and mapping position) which brings interpretation problems and could present risk for the protection of trees and sites identified with GPS. This also causes difficulties for postharvesting monitoring.- Ref. CAR 12. Il n existe pas de plan de formation sur le long terme s appuyant sur une analyse des besoins pour les différents métiers (par exemple : pas de formation des débusqueur/débardeur ; formation ancienne des abatteurs.compréhension incomplète du processus de certification par le personnel de terrain. Faible vulgarisation des fiches techniques (opérateur de traitement des bois). Les cartes de layons d inventaires ne sont pas correctement géo référencées (décalage entre localisation GPS et représentation cartographique) ce qui entraine des difficultés d interprétation, et présente ainsi des risques pour la protection des arbres et sites identifiés par GPS. Ceci pose égalemment un problème au niveau du suivi post-exploitation (DAC 12)

129 AD 36-A-01 Page 129 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 4 Current inventory practices record only trees with diameter over 40 cm leading to lack of protection for smaller diameter species. This does not ensure the long-term sustainability of the management and compromises the planning of future harvesting operation. Les pratiques d inventaire couramment utilisées n enregistrent que les arbres de diamètres supérieur à 40 cm entraînant un manque de protection pour les essences de petites dimensions. Ceci n assure pas la viabilité à long-terme de l aménagement et compromet les futures opérations d exploitation Buffer zone mapping (using GIS) is not accurate enough. This leads to trees being felled in buffer zones, close from forest clearing La cartographie des zones de mise en défens d exploitation n est pas suffisamment précise. Ceci entraîne l abattage d arbres dans les zones de mise en défens, notamment à proximité de clarières forestières. Threatened and endangered species are not recorded during tree inventories (e.g. Autranella congolensis, Sapotaceae). Les espèces menacées ne sont pas considérées durant les inventaires (par exemple Autranella congolensis, Sapotaceae). Forestry practices do protect smaller diameter trees, as only large diamete trees are felled for commercial purposes. A multi resources management plan was developed. This document is based on studies covering ecological, socioeconomical, environmental and wildlife aspects Les pratiques forestières protègent les petits diamétres du fait que seuls les gros bois sont exploités à des fins commerciales. Un plan d aménagement multi- ressources a été développé par les gestionnaires. Ce document est basé sur des études écologique, environnementale, faunique, socio-économique A protection zone (20% of the FMU area) is identified. This area includes all types of wetlands such as flooded forest, riparian forests, wetlands opening in the forests (baïs and éyangas) etc. In the production area, buffer zones are also designed along water bodies which are more than 2 meters wide. Large buffer zones are also present around the different forest clearings. The buffers width can vary from 30 to 250 meters. Openings and buffer zones were mapped during the exploitation inventory. Reduce Impact Logging practices as described by FAO Regional Code (FAO, 2003) is implemented also around buffer zones. Une série de protection a été identifiée. La série de protection est constituée de l ensemble des zones humides : cours d eau, marécages, forêts marécageuses, forêts inondables, forêts riveraines, etc. Les clairières marécageuses ou inondables (baïs et éyangas) sont incluses dans cette série. Dans la série de production, des zones tampons ont également été établies en bordure des cours d eau de plus de 2m de largeur et autour des différents types de clairières. Les largeurs retenues sont données dans le plan d aménagement et varient de 30 à 250 m. Les clairières ont été cartographiées et les autres zones tampons sont cartographiées au moment des inventaires d exploitation. Les techniques de récolte à impact réduit telles que définies par le Code Régional FAO d exploitation forestière à faible impact dans les forêts denses tropicales humides d Afrique centrale et de l Ouest (FAO, 2003) sont mises en œuvre. CIB has a system in place to record RTE species La CIB a mise en place un système pour comptabiliser les espèces menacées. 5 CIB should develop a research programme to monitor the rate of forest regeneration to ensure that the current rotation (i.e. 30 years) is based on sound and scientific data. La CIB devrait développer un programme de recherche afin de contrôler le taux de régénération et de s assurer que la durée de rotation actuellement utilisée (30 ans) est basée sur des données fiables et scientifiques. CIB should work with other organisations and researchers to gain a better understanding of potentially threatened species and adopt management strategies to protect them. La CIB devrait travailler avec d autres organisations et chercheurs afin d acquérir une meilleure compréhension des essences potentiellement menacées et adopter des stratégies de gestion pour les protéger. Knowledge of the ecology in tropical forest and the autoecology of the logged species remain very limited. CIB has to invest in obtaining more data on those areas and develop a process to incorporate those information in the management plan. Recovery rates are not very high (i.e. % of trees above the minimum harvesting size after a full rotation). These rates are conservative as they are based on a complete harvest of the species. Not all commercial species are harvested and a maximum is set (only 2.5 trees per ha or a maximum volume of 45 m 3 ) Les taux de reconstitution indiqués ne sont pas très élevés (% d arbres au dessus du diamètre minimum d exploitabilité après une rotation complète). Ces taux sont cependant pessimistes car basés sur une récolte complète de l essence ; toutes les essences exploitables ne sont pas récoltées (seulement 2,5 tiges par hectare maximum ou 45m3). Pemanent monitoring plots have been set to test working hypothesis and evaluate management plan in 5 years time. CIB has developed and implemented a monitoring of the phenology of the main commercial species, with a focus on species showing weak potential for the renewal of population. This monitoring will also help to better understand the dispersion mechanism. Conservation areas, were representative of Pokola FMU forests stands and where no forest harvesting is permitted. These areas

130 AD 36-A-01 Page 130 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale Les connaissances concernant l écologie forestière tropicale et l autoécologie des essences abattues restent très limitées. La CIB doit investir afin d obtenir plus de données dans ces domaines et développer un processus pour incorporer ces informations dans le plan d aménagement. were identified and implemented in consultation with various stakeholders such as MEFE, PNNN, WCS, Mondika research centre. These stakeholders also collaborate with CIB regarding threatened species that may occur on the FMU ha of a total of ha has been set aside as conservation areas. These areas represent all ecosystems in the FMU Conservation areas are surrounded by natural barriers, where possible (rivers, wet lands ) to help the access control and therefore protection. Conservation areas can also include elements of cultural interest. Des placettes permanentes ont été mise en place afin de tester les hypothèses de travail et d évaluer le plan d aménagement dans 5 ans. La CIB a mis en place des parcours de suivi phénologiques des principales espèces commerciales en se focalisant sur les espèces présentant des structures diamétriques plutôt défavorables pour le renouvellement des populations pour mieux étudier les rythmes phénologiques et les mécanismes de dissémination. Les zones de conservation sont représentatives de l UFA Pokola, l exploitation y est prohibée. Ces zones ont été identifiées et mise en place avec la collaboration des différentes parties intéressées tel que MEFE, PNN, WCS, le Centre de Recherche de Mondika. Ces parties tiers collaborent égalemment avec la CIB en ce qui concerne la prsence d espèces menacées à l intérieur de l UFA ha sur un total de ha ont été classés zone de conservation. Ces zones sont représentatives de tous les écosystèmes de l UFA. Si possible ces zones de conservation sont entourrées de barrières naturelles (rivières, zones humides ) afin d en controller l acces et la protection. Les zones de conservation peuvent parfois également inclure des éléments d inportance culturelle.

131 AD 36-A-01 Page 131 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 6 Secondary road width doesn t always comply with Forestry Code. La largeur des routes secondaires n est pas toujours conforme avec le Code Forestier. Ceci est inquiétant car les densités sont élevées. High density of secondary road and effects on landscape fragmentation are great. La densité des routes secondaires et son impact sur la fragmentation du milieu sont importants. Commitment of CIB to close secondary roads once harvesting is complete is not always implemented or is implemented in way that is not efficient enough (e.g. small log barriers that can easily be moved by a single person or piles of laterite that wash away in the rain). This increases access for hunters, including access to sensitive areas. L engagement de la CIB de fermer les routes secondaires une fois l exploitation terminée n est pas toujours mise en œuvre, ou bien est mise en œuvre d une façon qui n est pas suffisamment efficace (par exemple de petites barrières de bois qui peuvent-être aisément déplacées par une personne seule ou des tas de latérite qui sont lessivés par la pluie). Ceci augmente l accès des chasseurs, y compris l accès à des zones sensibles (par exemple Fouloungou bai). Residual damage caused during road construction by falling trees perpendicular rather than parallel to the road. La pratique actuelle de construction des routes telle que décrite dans les Normes de Construction et d Utilisation des Routes CIB est une infraction au décret # Actual road building practices should be as described in Normes de Construction et d Utilisation des Routes CIB is a breach of décret # Forest harvesting does not lead to permanent deforestation, apart from roads and borrow-pits. Large borrow-pits are avoided. Roads are designed to avoid deforestation, without compromising the natural water drainage and to prevent erosion. Road planning also takes into account future trees. Forest Road density is compliant. Road closure and access is managed appropriately. Road construction techniques were found to be compliant during the audit. L exploitation forestière pratiquée n entraîne pas de déforestation permanente mise à part l ouverture de routes et de carrières de latérite. L ouverture de carrières de grande taille est évitée. L ouverture des routes est faite de manière à minimiser la déforestation, à ne pas gêner la circulation de l eau, à éviter l érosion, et à ne pas endommager dans la mesure du possible les arbres d avenir et les espèces végétales à protéger. La densité des routes forestières est conforme. La fermeture des routes et les accès sont gérés de manière appropriée. La construction des routes a été jugée conforme durant l audit. Des dommages résiduels sont causés par la construction des routes lorsque les arbres sont abattus perpendiculairement plutôt que parallèlement à la route. 7 Logs sometimes fall from trucks during transportation. CIB should ensure that logs are secured during transport. Le transport des bois par rivière est préjudiciable à la santé humaine car les produits chimiques utilisés pour le traitement des bois constituent une source de pollution pour l eau. River log transportation is detrimental to human health as chemicals used for wood treatment lead to water pollution Cas de grumes tombées des camions durant le transport. La CIB doit s assurer que les grumes sont sécurisées durant le trasport. Monitoring system allows to trace the origin of each single log at any stage of the harvesting process. Log inventory is well managed. Due to the exceptional long distances of log transport and the bad quality of public raods, logs may be lost during transport, but no eveidence of this was seen during the audit. No river log transport occurs on the FMU Le système de suivi permet de retrouver l origine de chaque grume, quelque soit l étape de l exploitation. La gestion des grumes est bien faite. Du fait des très longues distances de transport et de la mauvaise qualité des routes publiques, il peut arriver que des grumes soient perdues durant le transport mais ceci n a pas été constaté durant l audit. Il n y a pas de transport par rivière à l intérieur de l UFA.

132 AD 36-A-01 Page 132 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 8 CIB has implemented a 50 m buffer zone along river system but didn t develop any protocol to monitor water quality. Also they are no plans for restoration in case of significant erosion. La CIB a mise en œuvre une zone tampon de 50 m le long des cours d eau mais n a pas développé de protocole pour surveiller la qualité des eaux. Egalement il n y a pas de plan de restauration en cas d érosion intense. CIB should develop anti-erosion measures to protect water bodies and soils. La CIB devrait développer des mesures anti-érosives pour protéger les cours d eau et les sols. Water quality is monitored, but soiled water contained in trailers used for stocking wood treatment products are drained in the forest (CAR 11) La qualité des eaux est mesurée mais des eaux souillées contenues dans la remorque de stockage des produits de traitement de bois sont vidangées en forêt. (DAC 11) No evidence of significant erosion was seen at harvesting operations or water bodies. Il n a pas été constaté d érosion significante sur les sites d exploitation ou le long des cours d eau. 9 They are concerns regarding waste disposal of harmful products (in particular chemicals used in the sawmill) in relation to rivers and fisheries. Il existe des inquiétudes concernant le traitement des déchets toxiques (en particulier les produits chimiques utilisés en scierie) en relation avec les rivières et les pêcheries. Chemicals used by CIB are discharged into rivers without any prior treatment. Les produits chimiques utilisés par la CIB sont déchargés dans les rivières sans traitement préalable Disused oil from forest machinery should be disposed and stocked appropriately. Les huiles usées provenant des machines doivent-être traitées et stockées de manière appropriée Wood waste is burnt rather than been used by local communities for charcoal making, building, etc. Les déchets de bois sont brûlés plutôt que d être utilisés par la population locale pour la fabrication de charbon, la construction, etc. The local population should be allowed to use wood waste La population locale devrait être autorisée à utiliser les déchets de bois Burning of wood waste is detrimental to human health and to the environment. Le brûlage des déchets de bois est préjudiciable à la santé humaine et à l environnement. Management of toxic waste is not compliant with the legislation: toxic waste (e.g. packaging) are left on site or discharged in rivers. The only evidence of chemicals potentially discharged into water courses was related to the Pokola rubbish dump. The environmental impacts of Pokola rubbish dump and the management of the organic waste have not been assessed. The environmental impact study concerning the closing of Pokola waste dump has been done and the site has been closed. A new site has been opened in compliance with the EIA, however full compliance will only be obtained when a complete signposting and monitoring of the site will be achieved. The issue related was fully investigated during the audit Sawmill waste could be better utilised by local populations (there is currently a demand for this).felling and harvesting waste left on site could be used and processed by a portable sawmill or by the future co-generation power plant CAR raised Oil stores were checked and oil management was appropriate. La seule preuve concernant le décharge de produits chimmique dans les rivières, concerne la décharge de Pokola.L étude d impact environnemental concernant la fermeture du site de Pokola a été menée et la décharge fermée. Un nouveau site de décharge a été ouvert en conformité avec l étude d impact, cependant une conformité complète ne sera obtenue que lorsque la signalisation et le suivi du site seront assurés. (DAC M03 fermée. Voir nouvelle DAC mineure 18). Les déchets de scierie pourrainet-être utilisés par les populations locales (il existe une demande dans ce sens). Les déchats d abattage laissés sur place pourraient être transformés par une scierie mobile ou bien utiliser par le futur générateur. Une DAC a éta ouverte. Le stokage des huiles a été verifié et a été jugé conforme. La gestion des produits toxiques n est pas conforme à la législation : les produits toxiques (par exemple les emballages) sont laissés sur place ou déchargés dans les rivières. 10 There is no specific information regarding the use of chemicals by CIB in their management plan (i.e. product, application rate, potential impacts on flora, fauna and human health). Il n y pas d information claire et spécifique concernant l usage des produits chimiques par la CIB dans leur plan d aménagement. (produit, taux d application, impacts potentiels sur la flore, la faune et la santé humaine, etc.). No strategy regarding the monitoring of chemicals and their reduction has been transmitted CAR 10 was raised. Aucune stratégie concernant le suivi et la réduction des produits chimiques n a été transmise. DAC 10 a été ouverte.

133 AD 36-A-01 Page 133 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 11 The rapid increase of human population density in CIB concessions has put a strain on natural resources (especially to meet protein needs). CIB has facilitated the importation of meat into the region but this is not economically sustainable. CIB should explore additional solutions to supply sustainable protein sources (e.g. fisheries). La croissance rapide de la population humaine dans les concessions de la CIB impose une pression sur les ressources naturelles (en particulier pour répondre à la demande en protéines). La CIB a facilité les importations de viande dans la région mais cela n est pas économiquement viable. La CIB devrait explorer d autres sources d approvisionnement viable en protéines (par exemple les pêcheries). 12 The immigration to CIB concessions has increased the demand for bushmeat and has also altered social hierarchies and strained traditional system of natural resource management. CIB, CIB partners, government officials and local communities must work together to mitigate the negative impact of population growth and immigration on indigenous communities. L immigration vers les concessions de la CIB a entraîné une demande pour la viande de brousse, elle a également altéré les hiérarchies sociales et imposé une pression sur le système traditionnel de gestion des ressources naturelles. La CIB, ses partenaires, le gouvernement et les populations locales doivent travailler ensemble afin d atténuer les impacts liés à l accroissement de la population et de l immigration sur les populations indigènes. Only CIB employees can have access to CIB health facilities (ie. pharmacy, hospital). Local population should be allowed the same access as compensation from CIB harvesting their local timber resources. Seuls les employés de la CIB ont accès aux services de santé de la CIB (pharmacie, hôpital). La population locale devrait-être autorisée le même niveau d accès en compensation de l exploitation par la CIB de leurs ressources locales en bois. Employment of local community by CIB is encouraged but mainly concerns low-key positions (i.e. manual worker). L emploi de la population locale par la CIB est encouragé mais concerne essentiellement des postes mineurs (travailleurs manuels). Pygmy population is marginalised and despised. They have no access to CIB health care facilities. La population pygmée est marginalisée et méprisée. Ils n ont pas accès aux services de soin de la CIB. Special attention should go to the employment of the traditional population within the area, mainly of the Mbendjele (Pygmies) and the Bantu people Une attention particulière devrait-être donnée à l emploi de la population traditionnelle du secteur, en particulier les Mbenjele (Pygmées) et les Bantus. Control procedures regarding ammunitions kept by hunters before and after hunting control operations are not sufficient. Ammunition was found in Pokola working site, in a CIB vehicle, and inside a bag following the cancellation of a hunting control session observation 03. Bushmeat is controlled by CIB through local agreements with local communities and the allocation of carefully monitored hunting rights to such communities. CIB s investment is immense, as described in the report. CIB is compliant to the standard regarding investment in local communities. The setting-up of a permanent statutory organisation for engaging and negotiating with local populations, and more specifically with the Bantu and semi-nomadic populations for their participation in the management of the FMU, is not yet achieved. The familiarisation and interactions of the local population with the role and functions of IPOS is not yet effective. Major CAR 01 was raised. La mise en place des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, en particulier, des associations représentatives des populations Bantu et seminomades, pour leur participation à la gestion de l UFA, n est pas encore achevée. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations, de même que les interactions avec elle n est pas encore effective. DAC M01 a été ouverte. CIB has a system to contol the demand for bush meat through controlled hunting that has been agreed with the local communities. Furthermore, CIB monitors population levels of relevant mammals. Issues related to indigenous communities are covered within the report and also given below. La CIB possède un système de contrôle de la chasse en accord avec les populations locales concernant la demande en viande de brousse. De plus la CIB surveille les niveaux de pomulation des mamifères concernés. Les problèmes concernant les populations indigènes sont évoquées dans ce rapport et ci_dessous. The current communication system with local Bantu populations still relies essentially on systematic documentation of requests, disputes and conflicts. This sytem does not allow for formalisation and communication of responses to those requests major CAR.There is an issue concerning the spokesperson that needs to be recognised by the local population and mandated by the company to engage with local populations. Local populations base their request on documents they signed in the past documents that they consider as a commitment from the company- but those requests were left unaswered major CAR. The communication, facilitation, negotiation, etc. capacity of the community workers within the Management Section is still weak major CAR.CIB has all structures in place to agree, with local communities the type of support that is most preferred by such communities. Issues such as health care is addressed through these structures. Where structures fall short of the required standard, CARs have been raised to deal with the shortcomings. La CIB a toutes les structures en place afin de définir, en accord avec les populations locales quelles sont les structures qu elles préfèrent voir mise en oeuvre. Les problèmes, tel que l accès au soin sont abordés dans ces structures. Lorsque ces structures n étaient pas en conformité avec le référentiel des DACs ont été ouvertes afin de pallier à ces manques. Les procédures de contrôle des munitions détenues par les chasseurs avant, et après les opérations de chasse contrôlée ne sont pas suffisantes. Des cartouches, sans arme, ont été retrouvées sur le chantier de Pokola dissimulées dans un véhicule de transport de la société et dans un sac personnel, suite à une chasse contrôlée programmée puis annulée le matin même. (voir Obs 3)

134 AD 36-A-01 Page 134 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale La vande de brousse est contrôlée par la CIB au travers d accords avec les populations locales et au travers de la délivrance de permis de chasse contrôlés scrupuleusement- à ces mêmes populations. Les investissements de la CIB, tel que décrit dans ce rapport sont immenses. La CIB est conforme au référentiel concernant ses investissements vers les populations locales. La mise en place des instances permanentes de concertation et de négociation avec les populations locales, en particulier, des associations représentatives des populations Bantu et seminomades, pour leur participation à la gestion de l UFA, n est pas achevée. La connaissance du rôle et de la fonction de l instance permanente d observation et de suivi (IPOS) par les populations, de même que les interactions avec elle sont encore très faibles. DAC M01 ouverte. Le système actuel de communication avec les populations locales Bantu et semi-nomades repose encore essentiellement sur la documentation systématique des requêtes, des litiges ou des conflits. Ce système ne formalise pas, ni ne communique les réponses qui pourraient être données à ces requêtes. DAC majeure ouverte. Il se pose un problème d interlocuteur reconnu comme responsable vis-à-vis des populations locales, habilité à engager l entreprise auprès des populations locales. Dans le passé, diverses personnes ont signé des documents perçus par les populations locales comme étant des engagements de l entreprise et sur lesquels elles fondent leurs revendications et n ont pas reçu de réponse définitive. CAR majeure ouverte. Les capacités des animateurs et des communicateurs de la Cellule d Aménagement en communication sociale, facilitation, médiation, négociation, gestion alternative des conflits, etc. sont encore faibles. CAR majeure ouverte. 13 Shade tolerant species are regressing. Specific management measures should be developed to ensure that CIB complies with its obligations. Les essences d ombre sont en régression. Des mesures de gestion spécifiques doivent-être développées par la CIB afin qu elle se conforme à ses engagements. Sapelli and Sipo have been overexploited in the past. The MP has to address all problems related to regeneration (e.g. Ayous) and reconstitution within the rotation cycles (Sapelli, Sipo). Le Sapelli et le Sipo ont été surexploités dans le passé. Le plan d aménagement doit adresser les problèmes de régénération (par exemple pour l Ayous) et de reconstitution durant les cycles de rotation (Sapelli, Sipo). Recovery rates indicated in the Management plan are small, in particular for the sapelli species while respecting legal requirements (i.e. recovery rate of 40% for the main species). Working hypothesis (growth, natural mortality and mortality linked to harvesting) is very conservative. Harvesting doesn t collect the totality of the prescribed yield due to quality problems, protection zones (buffer zones, protected trees) and because of the 2.5 trees/ha threshold for harvesting. A further study could be set to compare theoretical recovery rates as indicated in management plan and real recovery rates following harvesting. See observation 02 Les taux de reconstitution indiqués dans le Plan d Aménagement sont faibles, en particulier pour le sapelli, tout en respectant les exigences légales (taux de reconstitution de 40 % pour le groupe d essence objectif). Les hypothèses de travail (accroissement naturel, mortalité naturelle et mortalité liée à l exploitation) sont très prudentes. L exploitation forestière ne prélève pas la totalité de la possibilité compte tenu des problèmes de qualité, des zones de protection (zone tampon, arbres protégés) et du plafond de 2,5 tiges maximum prélevées par ha. Une étude pourrait être mise en place pour comparer les taux de reconstitutions «théorique» indiqués dans le plan d Aménagement et les taux réels après exploitation. Voir Observation 02. Surveillance 1

135 AD 36-A-01 Page 135 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse 1 No stakeholder consultation was conducted prior to the audit. However, elaborate stakeholder consultation took place during the audit. The results of this are contained in the report above. Pas de consultation des personnes tiers au préalable de l audit. Cependant une consultation détaillée a été menée durant l audit. Les résultats de celle ci sont mentioné dans le rapport ci-dessus. Main Evaluation / Évaluation principale Surveillance 2 1 The following issues have been discussed during the interview with the PROGEPP partners: Functioning between the various partners of the PROGEPP No documented monitoring of illegal activities for the past 2 years. PV (report of offence) not passed on to USLAB. Lack of alternative projects regarding bushmeat substitute WCS is perceived by the partner as being essentially a conservation organisation and not a development organisation. Absence of competences/skills within PROGEPP for development activities. Animal/human conflicts (elephants, hyppopotamus). Regular eco gards exactions towards populations. Difficulties of collaboration between partners within the PROGEPP structure. Lack of synergy between the 3 partners: MEFE, CIB and WCS No information regarding the evolution of illegal activities, etc. Disfonctionnements entre les différents partenaires de PROGEPP. pas d évaluation documentée sur les activités illégales depuis 2 ans Procès verbaux établis non distribués aux partenaires par USLAB Manque d activités alternatives à la viande de brousse WCS perçu par les partenaires du projet comme exclusivement un organisme de conservation biologique et non de développement absence au sein de PROGEPP de compétences pour des actions de développement Conflit hommes animaux (éléphants, hippopotames) Exactions souvent évoquées des éco-gardes auprès des populations Difficultés de collaboration entre les partenaires de PROGEPP Absence de synergie entre les 3 partenaires de terrain : MEF, CIB ; WCS Pas d informations sur l évolution des activités illégales, etc. Le chef de Brigade du MEF a déploré que les auditeurs ne passent jamais le consulter lors des différents audits qui se sont déroulés pour l UFA KABO. Il a tenu à ce que cette lacune figure dans le rapport de consultation publique. The development of workable partnerships is in the process of being redesigned by the role players. In the mean time, CIB has established mechanisms to curb illegal actvities in the FMU. Such activities are reported to the MEFE: legally the company does not have the mandate to arrest offenders (this is the prerogative of the state). Le partenariat entre ces structures fera l objet très prochainement d une concertation. Des décisions importantes seront prises. En attendant, il revient au gestionnaire de mettre en place un mécanisme lui permettant de suivre les activités illégales sur les UFA qu il contrôle et en informer le MEFE: légalement il n a pas les moyens d arrêter les contrevenants (prérogatives qui relèvent des structures de l Etat. Functional problems within PROGEPP have been identified during the audit. These problems, which have been acknowledged and confirmed by CIB, relate to lack of communication between the PROGEPP partners. It also concerns the difficulty to establish alternative development projects (through local development fund) due to the lack of capacity of the NGO partner within PROGEPP. CAR 33 has been opened in relation to the monitoring, control and identification of illegal activities and more specifically to poaching. This includes the lack of alternative projects that could help release the pressure regarding bushmeat consumption. Des problèmes de dysfonctionnements au sein du PROGEPP ont été note durant l audit de surveillance. Ces problèmes qui ont été confirmés et reconnus par les responbles de la CIB- touchent à la fois à un manqué de communication entre les partenaires du PROGEPP et à la difficulté de la mise en place de projets de développement alternatifs (au travers diu fond de développement local) du au manque de capacité de l ONG partenaire du PROGEPP. La DAC 33 a été ouverte concernant la surveillance, le contrôle et l identification des activités illégales et plus spcéfiquement le braconnage.ceci inclus le manque de projets alternatifs qui pourraient permettre d aténuer la pression sur la consommation de viande de brousse. Surveillance 3 1 Could you please indicate what the exact amount, breakdown and status of these uncollected taxes was as of 31 December 2009? Pouvez-vous indiquer le montant exact, la faute et le statut des taxes non collectées, à la date du 31 décembre 2009? Taxes for CIB were consistently paid in The last two payments for Felling volume taxes Taxe d abattage for the months of November and December 2010 were confirmed as having been paid on 3 February The final payments for year-end is always somewhat later than usual, as financial figures need to be collated for year-end and the company can only pay once an invoice has been received from the Ministry. La CIB a payé toutes ses taxes en Il a été confirmé que les deux derniers paiements liés à la taxe d abattage des mois de novembre et décembre 2010 ont été effectués le février Les paiements de fin d année sont toujours effectués plus tard que prévu, étant donné qu il faut collecter les données financières au préalable pour la fin d année et l entreprise ne payer que sur la base d une facture soumise par le ministère des forêts.

136 AD 36-A-01 Page 136 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 2 Were the uncollected taxes cited by the Independent Observer paid as of that date Est-ce que les taxes non collectées qui ont été citées par l Observateur independent étaient payees à cette date? 3 What is the total amount of overdue forestry and/or other taxes, if any, presently owed by CIB and IFO? Que le montant total des taxes forestières et/ou autres, le cas échéant, non payees actuellement par la CIB et IFO? 4 What special fiscal advantages, moratoria or derogations, if any, do these companies presently enjoy? Existe-t-il des avantages fiscaux, des moratoires ou derogations, le cas échéant, dont bénéficient ces entreprises? 5 The Independent Observer s annual report contains no list of 2008 Ministry field inspection visits. How many infraction reports did the Direction Départementale de l Economie Forestière (DDEF) issue to CIB in 2008? What is the total amount and payment status of the corresponding penalties? Le rapport annuel de l Observateur indépendant ne mentionne pas les visites de contrôle effectuées par le ministère en 2008? Quel est le nombre de rapports d infractions soumis par la Direction Départmentale de l Economie Forestière (DDEF) à l intention de la CIB? Quel le montant total et le statut de paiement des pénalités applicables? 6 Has the Reading Committee convened yet? Est-ce que le Comité de lecture a déjà été convoqué? 7 Administration (Kabo & Pokola FMUs) / Administration (UFA Kabo et Pokola) Kabo Police Station: Kabo police were involved in addressing the case wherein a poacher was shot dead by an eco-guard in July Poste de Police de Kabo : La police de Kabo était impliquée dans le gestion de l affaire liée à la mort d un bracconnier par un écoguarde en juillet Civil Society (Kabo & Pokola FMUs) / Société civile (UFA Kabo et Pokola) 1)- PROGEPP is involved in the CIB forest management activities, specificaly in the control of poaching. 1)- Le PROGEPP intervient dans les activités de gestion forestière de la CIB, notamment pour les activités de lutte antibraconnage. 1)- The parternship between the different parties of PROGEPP (Administration and WCS) is highly appreciated by the two heads (Mr. Dengui: Project Coordinator and Forest Ministry representative, and Mr. Tomo: WCS Main Technical Advisor). Questions were raised about the inadequate number of ecoguards which makes it difficult for the efficient fight against poaching. The latter is caused by unemployment, easy access to bushmeat as compared to cow meat, and the irregular supply of the workers store (Economat). PROGEPP is satisfied with the hunting zoning. 1) Le partenariat entre les différentes parties du PROGEPP (Administration and WCS) est très apprécié par les deux responsables (M. Dengui: Coordonateur du projet et représentant du Ministère de l économie forestière et M. Tomo : Conseiller technique principal de WCS). Par ailleurs, il a été souligné l'insuffisance des effectifs d écogardes qui constitue un handicap dans la lutte adéquate contre le braconnage. Le braconnage s explique par le manqué d emplois, la facilité d accès de la viande de brousse comparée à la viande de bœuf, ainsi que l approvisionnement irrégulier de l économat. All taxes had been paid by Toutes les taxes étaient payées à la date du 26 février All taxes are paid according to Government requirements for 2010 by CIB Concernant la CIB, toutes les taxes de l année 2010 sont payées conformément aux exigences gouvernementales. CIB has a 5-year formal inception agreement with the Ministry of Forestry, which contains fiscal advantages La CIB dispose d un accord d établissement formel, signé par le Ministre de l économie forestière, qui stipule des avantages fiscaux. There were 12 infraction reports issued in 2008, accumulating to CFA All were paid as per Ministerial requirements. En 2008, douze rapports d infractions ont été soumis pour un montant global de FCFA. Ces pénalités furent payées conformément aux exigences ministérielles. SGS does not have the details of convening of the Reading Committee SGS ne dispose pas d informations sur la convocation du Comité de lecture. The police declared that the person killed was a poacher who met unexpectedly a patrol of administration eco-guards, and not PROGEPP eco-guards. It is alleged that the poacher shot first at eco-guards who reacted by firing back, thus killing the poacher. Selon la police de Kabo, la personne tuée était un braconnier surpris par une patrouille d écoguardes de l administration, et non du PROGEPP. Le braconnier aurait été le premier à tirer sur les écoguardes et c est suite à la riposte des écoguardes que le braconnier aurait été touché During the audit the eco guard capacity was checked and it was found that CIB is complaint with all the reuquirements that they are responsible for regarding the eco guards and their management. An observation 23 was opened for the erratic stocking of the Economat in Kabo. No further response is required regarding the radio station. Pendant l audit, la capacité des écogardes a été vérifiée et il s est avéré que la CIB respecte toutes les exigences relevant de sa responsabilité et de leur gestion. Une observation 23 a été formulée pour l approvisionnement irrégulier de l économat de Kabo. Aucune autre réponse n est nécesssaire en ce qui concerne la sation de radio.

137 AD 36-A-01 Page 137 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Selon les responsables du PROGEPP, le zonage de chasse est satisfaisant. 2) Biso na Biso Community radio Biso na Biso radio is CIB local partner. 2)-Radio communautaire bisonabiso La radio bissnabiso est un partenaire local de la CIB 2) The manager of this radio is happy about their partnership with CIB. This radio supports CIB actions in various fields, including awareness-raising in sustainable management, CIB and local populations dialogue, information on CIB activities, and inter-ethnic education. Besides, the radio receives logistical supports from CIB (building, truck, driver, emitter, and security) CIB donated 500 radio sets to semi-nomadic inhabitants to increase the radio audience. 2)-Le responsable de cette radio est satisfait du partenariat avec la CIB. Cette radio apporte son appui à la CIB sur les domaines que sont la sensibilisation à la gestion durable, le dialogue entre la CIB et les populations locales, la couverture des activités de la CIB, la sensibilisation interethnique. Par ailleurs elle bénéficie de l appui logistique de la CIB (batiment, camion, chauffeur, émetteur, gardiennage). Les populations semi-nomades ont reçu de la CIB 500 postes recepteurs pour accroître l auditoire de cette radio. Main Evaluation / Évaluation principale 9 Local Populations (Kabo & Pokola FMUs) / Populations locales (UFA Kabo et Pokola) Local populations are aware and satisfied with social cartography. They expressed their satisfaction with the community projects, but complained about the poor quality of material received (Ngangassa). They complained also about their incapacity to practice agriculture because of the presence of elephants in the area and which are protected by the administration (Kabo). Their expectations were also expressed in terms of schools and clinics (Ikelemba), food provision facilities (Kabo and Ikelemba), road construction (Ikelemba), commoditization of NTFPs (Ikelemba, Ngangassa), jobs opportunities (all), etc. Semi-nomadic populations (Pygmies) complained to not always benefit properly from the community projects, jobs opportunities and other facilities offered by the company (Ngangassa, Pokola). Les populations sociales sont satisfaites de la carte sociale. Elles se réjouissent de la mise en œuvre des projets communautaires, mais se plaignent de la mauvaise qualité du matériel reçu (Ngangassa). Elles se plaignent beaucoup de leur incapacité à pratiquer l agriculture à cause des éléphants destructeurs qui sont protégés par l administration (Kabo). Elles ont exprimé des attentes relatives à la construction d école et centre de santé (Ikelemba), à l approvisionnement en nourriture (Kabo and Ikelemba), à la constrution des routes (Ikelemba), à l utilisation des PFNL (Ikelemba, Ngangassa) et aux offres d emploi (toutes), etc. Les populations seminomades se plaignent de ne pas toujours bénéficier des projets communautaires, des offres d emplois et des autres avantages offerts par l entreprise (Ngangassa et Pokola). All comments received from local communities were investigated during the audit, but no non compliance was found against the FSC Standard. 17 villages are benefiting from community projects implemented by the company (fishing material, agriculture, roads, cattle farming, etc) The elephant problem was discussed with WCS and other important stakeholders and it is evident that CIB is fulfilling all their obligations with regard to responsible forest management, regarding elephant control. Pygmies around Pokola benefit from a pygmy school provided by the company, from community project as well in agriculture and from job opportunities in the company Les commentaires formulés par les communautés locales ont été vérifiés pendant l audit, mais aucune non-conformité n a été trouvée sur la base du référentiel FSC. 17 villages bénéficient des projets communautaires mis en œuvre par l'entreprise (matériels de pêche et agricoles, routes, élevage de bovins, etc.). Les pygmées autour de Pokola bénéficient d une école spéciale offerte par la CIB, des projets communautaires, du matériel agricole et des emplois. Le problème lié aux éléphants a été débattu avec le représentant de WCS et d autres parties prenantes importantes, et il apparaît de manière évidente que la CIB remplit ses engagements liés à la gestion forestière responsable, notamment la surveillance des éléphants. Surveillance 4 01 Environmental NGO Representative: A close long-term collaboration exists between this stakeholder and the company, generally resulting in a positive note with a fairly good relationship always putting joint efforts towards efficient wildlife conservation. No major conflict is reported between them for the last 12 months. Nevertheless some worries exist regarding the actual situation: 1. The number of reported poaching incidents is increasing, sometimes involving anti-poaching units. 2. The support (financial, equipment, human) delivered by the This long-term and positive relationship with this stakeholder is confirmed. 1. to 5. The company is also aware of the current degrading situation in wildlife conservation on its concessions. That is why since last year the company has actively moved forward with a complete reorganisation of the PROGEPP towards a new regional project at landscape level, involving a larger number of serious partners (including two international social NGOs). The design of this new project will be approved following an independent project evaluation and the company will consider accordingly the level of

138 AD 36-A-01 Page 138 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale company may appear insufficient for efficient wildlife conservation. 3. Provisory inventory results indicate a dramatic decline in elephant populations. It may be related to a higher pressure related to the opening of the forest by road networks and higher world demand for ivory amongst others. This issue is of major concern for the stakeholder as it may have reached the level of organised international crime. 4. Wildlife conservation on its concessions shall now be leaded by the company to push all partners towards improving changes in the structure of PROGEPP. Support for a new regional project evaluation should point out openly such needed changes. 5. Social development is facing difficulties due to lack of expertise from the current partners of the PROGEPP. 6. The company is currently having potential legal commercial hunters on its concessions without having scientific evidences of sustainable practices. 7. The situation of other animal populations, other than elephants and great apes, under vulnerable status is not yet addressed even though directly influence by human activities. 8. The stakeholder is comfortable with controlled hunting on the concessions at the moment because it is not considered to be a direct threat to wildlife conservation. Représentant d une ONG environnementale : Une étroite collaboration de long terme exist entre cette partie prenante et la compagnie, aboutissant généralement sur une note positive avec une assez bonne relation se concentrant toujours sur une conservation efficace de la faune. Aucun conflit majeur n existe entre les deux depuis ces 12 derniers mois. Néanmoins, cette partie prenante fait part de certaines préoccupations sur la situation actuelle : 1. Le nombre d incidents de braconnage reporté augmente, impliquant parfois même les propres unités d anti-braconnage. 2. Le support (financier, logistique, humain) fourni par la compagnie peut sembler parfois insuffisant pour une conservation efficace de la faune. 3. Les résultats provisoires d inventaire indique une dramatique baisse des populations d éléphants. Ceci pourrait être corréler à une plus grande pression subie liée à l ouverture de la forêt par le réseau routier et la plus grande demande internationale en ivoire parmi d autres. Ce problème est de très grande importance pour cette partie prenante car peut en fait avoir atteint les niveaux d un crime organisé international. 4. Les aspects de conservation sur les concessions doit maintenant être du ressort de la compagnie qui doit d ellemême pousser tous les partenaires vers une amvlioration de la structure du PROGEPP. Supporter une évaluation poussant vers un nouveau projet régional devrait pointer ouvertement les besoins nécessaires. 5. Le développement social affronte des difficultés à cause du manque d expertise de la part des actuels partenaires du PROGEPP. 6. La compagnie acceuille actuellement des opérateurs de chasse commerciale légaux sur ses concessions sans avoir de preuves scientifiques tangibles de pratiques durables. 7. La situation concernant les populations animales, autres que les éléphants et grands singes, sous le status de vulnérables n est pas encore analysée même si directement influencée par les activités humaines. 8. La partie prenante est satisfaite de la chasse contrôlée exercée en ce moment sur les concessions car elle n est pas considérée comme étant une menace directe pour la support needed from the various partners in this new conservation project. However, before accepting such possible decline in elephant populations the survey methodology used and data analysis must be independently validated. 6. Commercial hunting does not occur on the concessions at the moment. The company has effectively stopped such practices prior to receiving better evidences of its sustainability and denied the use of its infrastructures to any potential commercial hunter. 7. Reports presented publicly are only a summary of the activities but much higher levels of details are available on request, with distinction at species level. 8. For now, controlled hunting will continue under the existing modus operandi as it is assessed to be having a low impact on animal populations. Cette relation de longue date avec cette partie prenante est confirmée et reste positive. 1 à 5. La compagnie est également consciente de la situation concernant la conservation de la faune sur ses concessions qui se dégrade actuellement. C est pourquoi depuis l année dernière la compagnie travaille activement sur une complète réorganisation du PROGEPP, impliquant un large nombre de partenaires sérieux (y compris deux ONG sociales internationales). La conceptualisation de ce nouveau projet sera approuvée après une première évaluation indépendante et la compagnie considérera ensuite son niveau d implication en fonction des nouveaux partenaires intégrés à ce nouveau projet de conservation. Cependant, avant d accepter les résultats d une telle diminution des populations d éléphants la métodologie utilisé et l analyse des résultats doit être validée indépendamment. 6. La chasse commerciale n existe pas en ce moment sur les concessions. La compagnie a arrêté avec succès de telles pratiques jusqu à ce que de meilleures preuves de sa durabilité soient fournies et elle a refusé l utilisation de ses infrastructures à tout opérateur de chasse commerciale. 7. Les rapports présentés de manière publique ne sont que des résumés des activités mais de bien plus détaillées informations sont disponibles, avec une distinction au niveau de l espèce. 8. Pour le moment la chasse contrôlée suivra toujours le même modus operandi qui existe actuellement comme il a été évalué comme n ayant qu un faible impact sur les populations animales.

139 AD 36-A-01 Page 139 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale conservation de la faune. 02 Government Representative: This stakeholder confirms that a good collaboration has always existed with the company, and appreciated the company s role in national awareness on the importance of forest management and certification. The company has played a significant role in empowering Government policies of responsible management in the country and facilitates the Forest Ministry s missions by respecting tax payment schedule and administrative requirements - Government efforts and costs for collection are thus reduced. CIB has been awarded the concessions following a transparent process with permanent independent oversight. Companies application on public offer is evaluated during committee deliberation (gathering numerous local and national actors) for selection of the best candidate upon a wide range of criteria. CIB has not deviated from this rule. The company is recognised as an important player in local employment without signs of discrimination as well as in the close involvement of local populations in the development and implementation of their management plans. A Community Development Fund has been created to support local social long-term development. However reported signs indicate some difficulties in managing the available money properly. Protests that may have happened after massive worker dismissal due to restructuration in 2009 have been monitored and controlled by the police, under Government orders as preventive measures and not at the company s request. The stakeholder confirms that the process is fully compliant with legislation and has been approved by the Government at all stages. Nevertheless they requested a reinforcement of USLAB ecoguards as more pressure will be felt on wildlife from the local population. The company had to build a sawmill on Loundoungou, despite some stakeholder objections, to comply with legal requirements of having a processing unit on each FMU. No relation should be seen between this construction and the signs of increased ivory traffic - probably by organised crime. The stakeholder maintains that solutions to this issue include: 1. Reinforcement of anti-poaching presence with more training and more effective ecoguards. 2. Development of legal commercial hunting to support sustainable practices and increase monitoring presence on the concessions. This explains why a temporary hunting licence has been awarded on the company s concessions with a small quota to initiate the process. This quota has been fixed from previous feasibility studies (old survey data and recent indicators) and under the conditions of providing ecologic and socio-economic studies, management, business and hunting plans before the permit will b extended. UPARA activities on the company s UFAs had some failure in the past due to some Government limitations (reduction of tax incomes). However the stakeholder confirms that since the general economic situation is improving, the Government has included UPARA on its annual budget. Actual payment should be confirmed unless UPARA local official did not request it according to the procedure. The decline in elephant populations should be confirmed prior to public statement as, on the other side, reported human/elephant conflicts are increasing suggesting two possibilities: a. the elephant population is increasing forcing some elephant herds to move closer to populations in search for food, water and protection. b. the elephant population migrates leaving areas with high poaching pressure to get closer to villages as refugees. The company confirms that being certified has been beneficial in legal compliance aspects and respect of tax schedule, this interaction remains now integrated into the company s procedures. Nevertheless being certified remains challenging for the company as it creates sometimes incompatibility between certification requirements and legal ones. Nevertheless CIB confirms that each conflict is dealt with using expert advice to ensure permanent legal compliance, from the allocation of concessions to tax payment. The company has clearly established procedures favouring local employment and a social programme directly responsible to constantly interact with the local communities at all steps of forest management from its planning to its execution. Regarding the Community Development Fund, even if the company fulfils its responsibility, its power in decision-making is limited and the company is aware of its disfunctioning and misuse. This issue is part of the reasons used to develop the new PROGEPP at landscape level, involving social development experts. The company confirms that the dismissals have been done following all legal steps, in collaboration with Government, workers representatives and union. Further protests were calmed down by the police on Government order and not at the company s request. However, increasing the number of ecoguards has been put on hold since the company beliefs that the problems are not the number of ecoguards, but their management and more ecoguards will be useless if not used appropriately. The company supports the fact that, even if public opinion was against the establishment of Loundoungou sawmill and the company does not really benefit from having this infrastructure, the company had to build it upon Government insistence, as a legal requirement. 1. Even if not against an increase in number of ecoguards, it would not change the situation unless significant improvement in their efficiency and professional management are shown. 2. The company is not against the idea of having commercial hunting on their concessions but it must be supported by strong and conclusive analyses that such practices will be sustainable. That is why when the current hunter could not provide sufficient evidence to the company of a sustainable practice the company denied the use of its infrastructures by this hunting company. The company agrees with the stakeholder that before stating such decline in elephant populations the methodology used and data analysis must be independently validated. Contacts with local communities on the concessions also support the trend of increasing human/elephant conflicts. According to these populations elephants are coming closer to the villages but the company could not confirm or explain this. La compagnie confirme que la certification lieu a été bénéfique pour les aspects de conformité légale et de respect de calendrier de taxe, cette interaction est maintenant intégrée dans les procédures de la compagnie. Néanmoins être certifié reste un challenge pour la compagnie car il peut exister parfois des incohérences entre les exigences de la certification et celles du Gouvernement. Cependant, la CIB confirme que chaque conflit est traité en utiisant les conseils d un cabinet juridique afin de s assurer de la conformité légale, allant de l attribution des concessions aux paiements de taxes. La compagnie a clairement établi des prcoédures favorisant l embauche locale et le programme social est directement responsable de la constante interaction avec les communautés à toutes les étapes de la gestion forestière de sa planification jusqu à son exécution. En ce qui concerne le Fond de Développement Communautaire, même si la compagnie rempli ses engagements, son pouvoir de désicion reste limité et la compagnie est consciente de ces

140 AD 36-A-01 Page 140 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale Représentant du Gouvernement : Cette partie prenante confirme qu une bonne collaboration a toujours existé avec la compagnie, et qu il est apprécié le rôle que la compagnie joue dans la sensibilisation nationale de l importance de l aménagement forestier et de la certification. La compagnie a joué un rôle significatif dans le respect des politiques de gestion responsable du Gouvernement dans le pays et facilite les missionsl de l administration de l économie forestière car respecte les échéances dans les paiements de taxes et les exigences administratives les efforts et coûts de collection du Gouvernement sont ainsi réduits. La CIB a acquis ses concessions à travers un processus transparent, étant en permanence surveillé par des instances indépendantes. Les compagnies répondent à un appel d offres public et leurs propositions sont ensuite évaluées par un comité de délibération (regroupant de nombreux acteurs locaux et nationaux) qui sélectionne la meilleure candidature selon un large nombre de critères. La CIB a suivi cette procédure. La compagnie est reconnue comme étant un acteur majeur dans l embauche locale sans marque de discrimination de même que pour l étroite impliquation des populations locales dans le développement et la mise en pratique de leurs plans d aménagement. Un fond de développement communautaire a été créé afin de supporter le développement social local sur le long terme. Cependant des signes montrent que ce fond confronte des difficultés pour assurer une correcte gestion des fonds disponibles. Les manifestations qui ont pu avoir lieu suite au départ massif d employés à cause de la restructuration de la compagnie en 2009 ont été suivies et contrôlées par la police, sous les ordres du Gouvernement comme mesures préventives et non sous la demande de la compagnie. Cette partie prenante confirme que le processus a totalement respecté la législation et a été approuvé à toutes les étapes par le Gouvernement. Néanmois celui-ci a demandé un renforcement des écogardes USLAB car la pression sur la faune de la part des populations locales pourrait se sentir. La compagnie a du construire une scierie sur Loundoungou malgré l objections de certaines parties intéressées afin de respecter les exigences légales visant à avoir une unité de transformation sur chaque UFA. Aucune relation ne devrait être faite entre cet établissement et les signes d'augmentation du trafic d ivoire probablement issue d un crime organisé. Cette partie prenante maintien le fait que les solutions à ce problème comprennent : 1. Une renforcement de la présence anti-braconnage avec plus de formations et des écogardes plus efficaces. 2. Le développement de la chasse commerciale légale supportant des pratiques durables et accroissant la présence sur les concessions. Ceci explique pourquoi un permis provisoire de chasse a été attribué sur les concessions de la compagnie n ayant attribué qu un petit quota pour inicier le processus. Ce quota a été fixé sur la base d études de faisabilité faites antérieurement (anciens inventaires et récents indicateurs) et sous les conditions de fournir rapidement des études écologiques et socio-économiques, une plan de gestion, un plan financier et un plan de tir avant que cette licence soit étendue. Les activités de l UPARA sur les UFA de la compagnie sont confrontées à quelques problèmes dans le passé liés à certaines limitations au niveau du Gouvernement (réduction des revenus de taxes). Cependant cette partie prenante confirme que depuis que la situation économique générale s améliore, le Gouvernement a inclus l UPARA dans son budget annuel. Son propre paiement devrait être confirmé à moins que le responsable local n ait fait la demande selon les procédures. dysfonctionnement et misappropriations. Ce problème est l une des raisons motivant la conceptualisation de ce nouveau PROGEPP à l échelle du paysage, impliquant des experts en développement social. La compagnie confirme que cette réduction d effectifs a suivi toutes les étapes légales, en collaboration avec le Gouvernement, les délégués du personnel et les syndicats. Les manifestations qui suivirent ont été restreintes par la police sous les ordres du Gouvernement et non sous la requête de la compagnie. Cependant, l augmentation du nombre d écogardes est mise en suspens pourle moment car la compagnie ne pense pas que le problème soit lié au nombre d écogardes mais plutôt à leur gestion et avoir plus d écogardes serait inutlie s ils ne sont pas utilisé efficacement. La compagnie supporte le fait que, même si l opinion publique était contre l établissement de cette scierie à Loundoungou et que la compagnie n y gagne pas réellement d avoir cette installation implantée, elle n a fait que suivre les exigences du Gouvernement. 1. Même si pas contre une augmentation du nombre d écogardes, la situation actuelle ne changerait que si il advient une nette amélioration de leur efficacité et de leur professionalisme. 2. La compagnie n est pas contre l idée de chasse commerciale sur les concessions mais elle doit être supportée par d importantes et concluantes analyses montrant une pratique durable. C est pourquoi lorsqu un chasseur professionnel s est récemment présenté sans les preuves suffisantes d une partique durable il lui a été refusé l utilisation des linfrastructures de la compagnie. La compagnie est d accord avec cette partie prenante comme quoi avant d affirmer un tel déclin des populations d éléphants la métodologie utilisée et les données analysées doivent être validées de manière indépendante. Les contacts avec les communautés locales confirment également cette augmentation des conflits homme/éléphant. Selon ces populations, les éléphants viennent plus proche des villages mais la compagnie ne peut confirmer ou expliquer cette observation.

141 AD 36-A-01 Page 141 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Le déclin des populations d éléphants devrait être confirmé avant d être annoncé publiquement car, d un autre côté, le nombre de conflits homme/éléphant rapportés augmente suggérant deux explications : a. la population d éléphant augmente forçant certaines familles d éléphants à se rapprocher des villages à la recherche de nourriture, d eau et de proection. b. les populations d éléphants migrent quittant les aires où la pression de braconnage est la plus forte pour se réfugier près des villages. 03 NGO representative: Main Evaluation / Évaluation principale This person indicated that CIB is amongst the most well recognised companies in the country and most ideas about corruption are usually based on wrong information and impressions because, coming from Congo, he is comfortable with the transparency of procedures. His position on the hunting of bongo on the concessions indicates his doubts of valid quota studies to support such decision from the Government, even if he acknowledges the fact that the Government remains the owner of the land and hence can decide on a multiple land-use. These concerns have been brought to the Government during a debate in August Similar with the change of the status of bongo from fully to partially protected, it is a decision from the Government based on its fauna surveys plus WCS reports. However WCS appears not to cooperate enough with the Government even if they work in Congo under the Government responsibility. Regarding the concerns raised about the dramatic reduction of elephant numbers, the stakeholder share his doubts about the validity of such results because he reports that the human/elephant conflicts are actually increasing due to elephants moving closer to villages. The community development fund based on a fixed tax the company must pay per each sold m3 of timber really exists. However, it is disfunctioning because local communitieis are badly organised and money can be used inappropriately. He suggests that a specialist NGO in social development would lead to better management of this fund. The stories about protests from workers following the company s restructuration in 2009 are not justified as the stakeholder confirms that their dismissal has followed the legislations and has been agreed by all stakeholders at all steps. Finally he confirms that CIB makes big efforts to maintain their certificates and can sometimes have difficulties because certification obligations can be in conflicts with Government obligations. Much effort is required to create a better functioning process that will really show benefits for the Congo and hence being really recognised and demanded from more companies in Congo. Représentant d ONG : Cette personne indique que la CIB est parmi les compagnies les plus reconnues du pays et que la plupart de ces idées de corruption se basent généralement sur des fausses informations et impressions car, originaire du Congo, il est satisfait de la transparence des procvdures. Concernant la chasse du bongo sur les concessions, il partage ses doutes sur la validité des études de quota qui supporteraient une telle dvcision de la part du Gouvernement. Même s il reconnaît le fait que le Gouvernement reste propriétaire de la terre et donc peut décider de son utilisation multiple. Ces préoccupations ont été débattues avec le Gouvernement lors d une rencontre en août De même que pour la déclassification du bongo de totalement à partiellement protégé, c est une dvcision faite par le Gouvernement qui se base sur d un inventaire de la faune supplémentés par des rapports de la WCS. Cepdendant la WCS ne semble pas toujours coopérer suffisamment avec le Gouvernement même s ils ne travaillent au Congo que comme The company is pleased to hear this comment and agrees that, even if corruption may still occur in the country, the company has always been careful not to motivate such practice by being transparent in all processes and regularly receiving legal advice from professionals. The position regarding the hunting of bongo is shared. The company is favourable towardshunting activities but first requests more evidence on animal populations in order to support commercial hunting on the concessions. Until then, the company will not collaborate with the potential hunting companies. Such point of view was not shared publicly during last August debate, the company did not participate. Before stating a decline in elephant populations, the company wants the methodology used and data analysis to be independently validated. The company supports better wildlife conservation by developing a new project at landscape level and bringing in two new social partners which will hopeful solve the issues around social development that the company is aware of. During restructuration due to the economic slump, the company dismissed a large number of employees following all legal steps, in collaboration with Government officials and workers representative. Protests were stopped by the police on Government orders and not because of a request from the company. The company agrees that certification may be challenging as it is sometimes directly in opposition with some government decisions. The company is permanently working with the Government to facilitate the process and find compromises towards better forest management in Congo. La compagnie est enchantée d entendre ces commentaires et accepte que, même si la corruption existe encore dans le pays, la compagnie a toujours été soucieuse de ne pas alimenter ce genre de pratique tout en restant transparente à tous les moments et recevant régulièrement des conseils de la part d un cabinet juridique. Sa position au sujet de la chasse du bongo est partagée avec celle de la partie prenante. La compagnie reste favorable à des activités de chasse sur ses concessions mais celles-ci doivent tout d abord montrer plus de preuves tangibles sur les populations animales existantes sur les concessions. Jusqu à ce que ceci soit atteint la compagnie ne collaborera pas avec de potentiels opérateurs de safari. Une telle position n a pas pu être partagée publiquement durant ce dernier débat d août, car la compagnie n y a pas participé. Avant d affirmer ce réel déclin des populations d éléphants, la compagnie veut que la métodologie et l analyse des résultats soient validées par un tiers indépendant. La compagnie s engage dans une meilleure conservation de la faune grâce au nouveau projet élaboré à l échelle du paysage et intégrant deux nouveaux partenaires sociaux. Tout ceci est espéré de permettre de résoudre ces problèmes autour du développement social dont la compagnie est consciente. Pendant la restructuration liée à la crise économique, la compagnie a réduit ses effectifs de manière importante mais respectant toutes les étapes légales, en collaboration avec le Gouvernement et les délégués du personnel. Les manifestations ont été stoppées par la

142 AD 36-A-01 Page 142 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale conseillé technique du Gouvernement. À propos des préoccupations sur la baisse dramatique du nombre d éléphants, cette partie prenante nous partage ces doutes concernant la validité de ces résultats car il constate également une augmentation des conflits homme/éléphant liée aux éléphants venant plus proche des villages. Le Fond de Développement Communautaire existe et est calculé sur une base fixe sous la forme d une taxe que la compagnie doit payer pour chaque m3 de bois commercialisable. Cependant il existe des dysfonctionnements car les communautés locales sont mal organisées et donc les fonds peuvent être utilisés de manière incorrecte. Il suggère qu une ONG experte dans le dvvelopement social se concentre sur une meilleure utilisation de ce fond. Cette histoire sur les manifestations d anciens travailleurs suite à la restructuration dela compagnie en 2009 n est pas vraie car cette partie prenante confirme que les réductions d effectifs ont suivi les exigences légales et ont été acceptées par toutes les parties prenantes à toutes les étapes. Finalement il confirme que la CIB fait de gos efforts pour maintenir leur certificat et que parfois elle peut avoir des difficultés car se heurte à des possibles incohérences entre les exigences de la certification et celles du Gouvernement. Beaucoup d efforts sont nécessaires pour créer un processus qui fonctionne mieux et qui bénéficiera vraiment le Congo et donc sera réellement reconnu et engendré dans beaucoup plus de compagnies. poice sous les ordres du Gouvernement et non sous requête de la compagnie. La compagnie est d accord avec le fait que la certification reste un challenge car renter parfois en directement opposition avec les exigences du Gouvernement. La compagnie travaille en permanence avec le Gouvernement afin de faciliter le processus et de trouver des compromis avançant vers une meilleure gestion forestière au Congo 04 Village community: Good relationship with the company is confirmed and lots of work has been done in close collaboration such as the demarcation of the community limits and management decisions. The company does regular visits to keep constant close relationship. The company is gratified for being involved in their community development project, breeding goats. However, it appears that goats die frequently. Now to go further the community has informed the company of their request to get their access road upgraded and to get solar panel for their clinic as the building has been completed in 2007 but is completely empty since then, with no nurse or doctor or even furniture. It is stated by the community that elephants come more often than before. Communauté villageoise : Cette communauté villageoise confirme les bonnes relations avec la compagnie et beaucoup de travail a été fait en étroite collaboration telles que les démarcations de limites et les décisions de gestion. La compagnie organise des visites régulières avec eux afin de conserver une relation de proximité en permanence. La compagnie est remerciée pour ces efforts d implication dans leur projet de dévelopement communautaire, l élevage de cabris. Malheureusement, il semble que les cabris meurent fréquemment. Maintenant pour aller de l avant en termes de développement la communauté a fait part de leur requête de latérisation de la route et d installation de panneaux solaires sur le dispensaire qui a été construit en 2007 mais qui jusqu à maintenant reste vide et inutilisé, sans personnel médical ni même mobilier. La communauté infirme que les éléphants viennent plus proche du village et plus souvent. The company confirms that constant interaction is maintained with the various communities of the concessions as it is part of their social action plan. Regarding the lack of follow up of the community development projects, similar to the building of a hospital but still empty and not in use, the company explains that its power in decision-making and responsibilities are really limited. They remain in the hands of the official representatives whose power is delegated in various committees but where the company is represented as a minority. The company take notes of this situation and confirm that work will be done to target a stronger capacity building within the communities in order to ensure a better use of the community fund, a more meaningful long-term development strategy in the communities. La compagnie confirme que cette constante interaction est maintenue avec les diverses communautés de la concession comme faisant partie de leur stratégie sociale. Au sujet du manque de suivi des projets de développement communautaire, de même que pour la construction d un dispensaire qui est jusqu à ce jour encore vide et inutilisé, la compagnie explique que son pouvoir de décision et ses responsabilités restent très limités. Ceux-ci restent dans les mains des différentes administrations qui délèguent leurs pouvoirs dans ces divers comités mais où la compagnie y est représentée minoritairement. La compagnie a pris note de cette situation et confirme que du travail reste à faire sur ce tableau visant à se concentrer sur une réelle construction de capacité au sain des communautés afin d assurer une meilleure utilisation du fond de développement, pour une stratégie de dévelopement communautaire plus sensée sur le long terme. 05 Semi-nomadic community: It is confirmed that the company has directly involved the seminomadic community to establish the boundaries between the logging areas and their community development areas. These are considered to be sufficient and access by the community is The company s social mapping supports the fact that boundaries between different types of areas on the concessions are always demarcated in close collaboration with the affected communities and that various hunting restrictions apply and are respected by the

143 AD 36-A-01 Page 143 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale respected by the company. They confirm that the company maintains regular contacts with them in particular. Hunting rights are respected by the company and they are aware of the hunting restrictions on some animals that the company has been communicating. As a consequence, they also confirm that elephants come closer to the villages. They do not see or hear shotguns and dead animals in the forest from illegal activities. The community confirms that some of their members have left the village to settle closer to a company camp in Loundoungou because it is a good source of some income selling forest products to the workers. The community project of the village is not fully assimilated by them because they did not take part in the decision making about the project with the rest of the village. This concern has not yet been formally raised by them. Communauté semi-nomade : Cette communauté de semi-nomades confirme que la compagnie les a directement impliqués pour l établissement des frontières entre les séries de production et les séries de développement communautaire. Ces aires leurs sont suffisantes et leur droit d accès respecté. Ils confirment également que la compagnie garde un contact permanent avec eux et en particulier. Leurs droits de chasse sont respectés par la compagnie mais ils sont aussi au courant des restrictions de chasse en place sur certains animaux que la compagnie leur a communiqué. Par conséquent, ils confirment aussi que les éléphants s approchent plus des villages. Ils n entendent ni coups de feux ni ne voient de carcasses d animaux dans la forêt du fait d activités illégales. La communauté confirme que certains de leurs membres ont quitté le village sur aller s installer plus proche d un campement de la compagnie à Loundoungou car la vente de produits forestiers aux employés représente en une bonne source de revenus. Le projet communautaire du village n est pas complètement intégré par eux car ils n ont pas entièrement fait partie des prises de décisionsavec le reste du village. Ils n ont pas encore informé formellement la compagnie de cette préoccupation à la compagnie. company. On the other hand the company ensures that harvesting activities are only done in the areas dedicated to it. The company is of the opinion that pressure on ivory is increasing and poaching incidents reported to the company confirm this information. However the company s new regional project, for wildlife conservation at landscape level will be designed specifically to counter this increase in illegal activities. The company has done a social impact assessment to analyse the exact reason why semi-nomadics settled next to the workers camp in order to manage this situation. The social programme of the community ensures that seminomadics were permanently involved in the decision-making of this project, as it is indeed the company s policy to keep regular personal contact with the semi-nomadic community. However, the semi-nomadic representative was absent on the day of the final decision. The company took note of this situation. La cartographie sociale de la compagnie supporte le fait que les limites entre les différentes séries de la concession sont toujours démarquées en étroite collaboration avec les communautés affectées et que différentes restrictions de chasse s y appliquent et sont respectées par la compagnie. D autre part la compagnie s assure que ses activités d exploitation se passent toujours dans les zones dédiées à cet effet. La compagnie est d vis que la pression sur l ivoire est croissante les les incidents de braconnage rapprotés confirment cette informaiton. Cependant le nouveau projet régional de la compagnie, pour la conservation de la faune à l échelle du paysage se concentrera spécialement pour contrer efficacement ces activités illégales. La compagnie a réalisé une étude de l impact social sur les vraies raisons qui ont poussé ces semi-nomades de s installer aux abords du campement de travailleurs afin de pouvoir gérer la situation de manière approrpiée. Le programme social de la compagnie cherche toujours à s assurer que les populations semi-nomades soient toujours impliquées dans les prises de décision du projet, comme il est prévu dans sa politique de conservation d un contact de proximité permanent avec les populations de semi-nomades. Cependant le représentant des semi-nomades était absent au moment de la décision finale de ce projet. La compagnie a pris note de cette remarque. 06 Government representative: Working at this same station since 1996, this stakeholder indicated that since the road has been built by the company, it created an uncontrolled access point to the concessions even if cases of poachers being caught at this point are still pretty rare. For the last few years the village where he is based is not involved anymore in the talks around forest management and is not represented in the community development fund either. Représentant du Gouvernement : Travaillant sur le même site depuis 1996, cette partie prenante indique que depuis que la route a été construite par la compagnie, elle créé un point d accès non contrôlé aux concessions même si les cas de braconneurs capturés à cet endroit restent rare. Ces dernières années le village où il est basé ne fait plus partie des concertations concernant l aménagement forestier et n est pas no plus représenté dans le conseil de concertation du fond de développement communautaire The company confirms that it was an open access point but reinforced the fact that it is not under its responsibility to coordinate the anti-poaching activities but falls directly under its partner responsibilities. This point is no longer uncontrolled because a gate with permanent ecoguards has been installed very recently. Indeed, this village is not part of the community development committee as it has been stated in an arrêté from the Government clearly indicating which villages are included. This village is not included because it is part of another concession, and hence should be part of another committee. La compagnie confirme que ce point d accès restait non contrôlé mais renforce le fait que la coordination des activités d antibraconnage n est pas l une de ces responsabilités mais bien dans celles de son partenaire. Ce point d accès n est plus non contrôlé car une barrière et des écogardes permanents ont été positionnés là très récemment. En effet, ce village ne fait pas partie du conseil de concertation de ca fond de développement communautaire mais la compagnie ne fait que suivre les indications clairement écrite dans l arrêté ministèrielle qui prononce quels villages en font partie et quels villages n en font pas. Ce village n y est pas inclus car il est rattaché à une autre UFA, et donc devrait être membre d un autre conseil de concertaton.

144 AD 36-A-01 Page 144 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale 07 Local labour administration representative: The communication is fine between employer and employees. The staff representatives are trained to have the capabilities to carry out their mission. Représentant de l administration du travail locale : La communication fonctionne bien entre l employeur et les employés. Les Délégués du Personnel sont formés pour avoir les capacités leur permettant d exercer leur mission. The company has developed the procedure for socio-professional demands, and the training of the workers representatives was carried out by an outsider. Registers and forms are available and managed by workers representatives of each site. L entreprise a élaboré la procédure de revendication socioprofessionnelle, et la formation des Délégués de Personnel a été faite par un intervenant extérieur. Les régistres et les fiches sont disponibles au niveau des Délégués de Personnel de chaque site 08 Worker representatives and workers: 09 The worker s store is irregularly supplied. Prices are raised up and there is discrimination as regards to the implementation of prices: the lower categories of workers pay more while the supervisors and managers pay less. Goods are not diversified such as beef-meat. Délégués du personnel et employés : L économat connait un approvisionnement irrégulier. Les prix pratiqués sont élevés et il y a une discrimination au niveau de l application des prix: les ouvriers des catégories inférieures payent plus cher tandis que les agents de maîtrise et les cadres payent moins cher. Il n y a pas diversification des produits comme la viande de boeuf. NGO and government representatives: The financial resources of the Community Development Funds are not used and are even blocked by CIB. Représentants d ONG et du Gouvernement : Les ressources financières du Fond de Développement Communautaire ne sont pas utilisées; elles sont même bloquées par la CIB. Stocks disruptions relate to the operator (owner, which is a subcontractor, not CIB). His difficulties to purchase largely explain the stock shortages observed on sites. Workers also have a problem with their personal finance management. This does not remove the fact that the system still remains flawed and is to be improved. As this is a recurrence under the same Indicator, Major CAR M51 was raised. A procedure and a system of evaluation have been developmed. Presently sites are supplied from Brazzaville and Pokola. The company has developed a core set of mechanisms to make the system operational, but stock shortages refer to non-perishable items which are not the responsibility of the company. The company ensures that the cold chain is not disrupted. There is an operational tracking system, but the employees do not appreciate such products because of their eating culture and stress related to their earnings. For beef meat, Pokola remains the only slaughtering site for purely veterinary reasons. Workers are supplied at a rate of 1800 FCFA / KG. The mercurial is that of Ouesso and Pokola. Local managers (Africans) of the company benefit from facilitations with regarding access to goods, with prices a bit lower than the workers of the lower categories. This practice is a company strategic choice to maintain this class of employees that is locally rare. Les ruptures des stocks sont liées à l opérateur. Les difficultés de l opérateur à s approvisionner expliquent en grande partie les ruptures de stocks observées sur les sites. Il y a aussi que les travailleurs ont un problème de gestion interne. Ceci n enlève pas que le système reste encore imparfait et reste à améliorer. Mais déjà, il ya eu mise en place d une procédure et d un système d évaluation. Actuellement l approvisionnement se fait de Brazzaville à Pokola, et de Pokola pour les différents sites.. L entreprise a mis ur pied un ensemble de mécanismes pour faire fonctionner le système; mais les ruptures de stocks concernent les produits non périssables qui ne sont pas à la charge de l entreprise. L entreprise veille plus à la chaîne de froid qui, elle ne connaît pas de rupture Il y a un système de suivi opérationnel; mais les travailleurs n apprécient pas ces produits de part leur culture alimentaire et la contrainte liée aux prix. Pour la viande de boeuf, Pokola reste l unique site d abattage pour des raisons purement vétérinaires. Les travailleurs viennent s approvisionner surplace à raison de 1800 FCFA/KG. La mercuriale des prix est celle de Ouesso et Pokola. Les cadres locaux (Africains) de l entreprise bénéficient de certaines facilités en matière d accès aux produits, avec des prix un peu plus bas que les ouvriers des categories inférieures. Cette pratique est un choix stratégique de l entreprise visant à maintenir cette catégorie d employés qui est rare sur le plan local. The company strictly follows the Ministry note and terms of agreement. It is just a matter of being cautious in the management of the funds because of the fear of misappropriation or embezzlement. The funds are available in the CIB records, but the current problem has to do with the required signatories. The issue will be difficult to solve before the management of the funds is not improved. L entreprise respecte à la lettre la note ministérielle et tout ce qui y a été convenu. Elle reste seulement prudente quand à la gestion de

145 AD 36-A-01 Page 145 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale ces fonds car elle redoute les malversaversations. Les fonds sont disponibles dans les écritures de la CIB, mais le problème actuel est celui des signataires notamment l instabilité du DAF de la CIB. Le probleme est donc tout simplement conjoncturel Local forestry administration representative: Ecoguard do not have adequate training enabling them to carry out their mission properly. Représentant de l administration forestière locale : Les écogardes n ont pas la formation adéquate leur permettant d exercer leur mission. NGO representative: CIB does not communicate properly enough and is not sufficiently open to the outside. Représentant d ONG : La CIB ne communique pas assez et n est pas assez ouverte à l extérieur. The company is also a supporter of ecoguards training and capacity building. A February 2011 PROGEPP meeting report shows that CIB is ready to assist with training modules to be taught to ecoguards. This would be of assistance to complete their paramilitary training. Unfortunately, training has not yet taken place because of some constraints that are not the company s responsability. The ecoguards are the responsibility of the Ministry of Forestry Economics. L entreprise est également demandeur de la formation et du renforcement des capacitiés des écogardes. Un compte-rendu de réunion du PROGEPP du mois de février 2011 montre que la CIB est prête à dispenser de modules de formation aux écogardes Ceci contribuerait à compléter leur formation paramilitaire. Malheureusement, la formation n a pas encore pu avoir lieu en raison de certains blocages qui ne dependent pas de l entreprise. Les écogardes restent du ressort du Ministère de l Économie Forestière. This impression of closure to the outside is due to safety reasons due to the nature of the site. CIB is an industrial site and protect themselves against some nuisances (spying, recurrent and exorbitant requests, etc.). But its doors remain open. This is for example the case of hospital care that is issued to anyone requesting it. But it is beyond purely social. However the company can not specially advertise so that everyone benefits from the hospital services which, after all, is a private clinic. Priority and preference is given to the CIB workers. In the past, the company experienced some excesses and abuses from local population, but they are still and always welcome. 12 Local communities: Cette impression de fermeture à l extérieur est due à des raisons de sécurité liées à la nature du site. La CIB est un site industriel et se protège contre certaines nuisances (espionage, demandes exhorbitantes et récurentes, etc.) Toutefois ses portes restent ouvertes. C est par exemple le cas de l hôpital qui profère des soins à quiconque le sollicite. Mais ceci reste dans un cadre purement social. Cependant, l entreprise ne peut pas faire une publicité spéciale pour que tout le monde bénéficie de services de l hôpital qui, au-delà de tout, reste une clinique privée. La priorité et la préférence vont aux travailleurs. Dans le passé, l entreprise a été confrontée à des excès et des abus de la part des populations; mais elles continuent d être la bienvenue. Local populations are permanently and continuously Local communities: Local populations are permanently and continuously informed and consulted on issues related to CIB forest management (boundaries identified, identification of community projects, forest management operations, etc. eg: 177 meetings in the first semester of 2011). Communautés Locales : Les populations sont informées et consultées en permanence sur les questions qui concernent la gestion forestière de la CIB (Limites, identification des projets communautaires, opérations de gestions forestière, etc. exemple : 177 réunions au premier semestre 2011). While the CIB socio-economic and fauna program carries out a significant work in terms of awareness meetings and proximity consultation, it can still be noted that this is noticeable in areas of easy access and less noticeable at the periphery. The company explains this by inadequate logistics, and which does not exclude the problem of lack of a PSEF more efficient deployment or more efficient operations. S il est vrai que le Programme Socio-économique et Faune de la CIB abat un travail appréciable en termes de réunions de sensibilisation et de concertation de proximité, on peut quand même relever que ceci est perceptible dans les zones à accès facile et moins perceptible en périphérie. L entreprise justifie ceci par des moyens logistiques insuffisants ; ce qui n enlève pas le problème du manque d une organisation plus efficace un

146 AD 36-A-01 Page 146 of 147 Nr Comment / Commentaire Response / Réponse Main Evaluation / Évaluation principale déploiement plus efficace des activités du PSEF. 13 Local communities: The company does not recruit enough locally. Communautés locales : L entreprise ne recrute pas assez sur le plan local. The company has developed a recruitment procedure for local employment. But the procedure seems not to be sufficiently explained in the field. L entreprise a mis en place une procédure de recrutement pour l emploi des locaux. Mais cette procédure n est pas suffisamment expliquée sur le terrain. 14 Local communities: In general, the relationship between CIB and the local populations is favorable because of many social projects (roads, health care, health and education infrastructures, etc.) and social projects benefiting to the rurals (agriculture, fishery, etc.).. However people are not sufficiently accompanied in the process by CIB, because some projects are not communitybased and others remain uncompleted. In addition, some villages have benefited from a special or selective generosity. This includes the construction of houses for some local chiefs (PRECO) and nothing for others; and community houses in some villages and nothing in others. Communautés locales : De manière générale, les relations entre la CIB et les populations riveraines sont bonnes en raison des multiples réalisations sociales (routes, soins de santé, infrastructures de santé et d éducation, etc.) et des projets sociaux au bénéfice des populations (agriculture, pêche, etc.). Toutefois les populations ne sont pas suffisamment accompagnées dans le processus par la CIB car certains projets n ont pas un caractère communautaire et d autres restent inachevés. Par ailleurs, certain villages ont bénéficié d une générosité particulière ou sélective de la part de la compagnie, notamment avec la construction de cases pour certains chefs de localités (PRECO) et pas pour d autres, et des corps de gardes dans certains villages et pas dans d autres. The company has set up a special fund for local communities (LDF) that is managed by the board of the Concertation Council of Kabo-Pokola and LDG-TKL FMUs. CIB finances the fund with an amount of 200 FCFA per cubic meter of marketable wood. These funds are in the CIB records and some projects have already been implemented, whereas others are in progress or identified and approved as well. However according to the company, it is a matter of local population self determination. It means that the projects reflect choices of the populations and there have spokespeople at the concertation council level who should do their job. Observation 06 was raised on this subject. However, the new regional project involving all the northern Congo forests stakeholders has one of its missions aiming to strengthen the existing Local Development Fund by supporting local populations on issues such as biological conservation. The international and local NGOs will support local populations by helping them to identify and implement projects; and strengthen administration s operational capacities. The selective generosity with respect to specific persons or in specific villages is the practices that prevailed before the company was committed to the certification processs. It was the specific approach of former staff for conflict resolution and for good relationships with the local populations. L entreprise a mis en place un fonds spécial pour les populations locales (Fonds de Développement Communautaire) qui est géré par le bureau du Conseil de Concertation des UFA de Kabo-Pokola et LDG-TKL. La CIB finance ce fond à raison de 200 FCFA par mètre cube de bois commercialisable. Ces fonds sont dans les écritures de la CIB et certains projets ont déjà été realisés, tandis que d autres sont en cours de réalisation ou identifiés et validés. Toutefois selon l entreprise, il appartient aux populations ellesmêmes de s autodéterminer. Autrement dit, les projets reflètent les choix des populations et il y a tous les interlocuteurs nécessaires au niveau du conseil de concertation pour faire ce travail. Toutefois le nouveau projet regional qui implique tous les acteurs du milieu forestier du Nord Congo aura pour une des missions de renforcer le Fond de Développement Communautaire existant en accompagnant les populations locales sur les problématiques telles que la protection biologique; les ONG internationals et locales vont accompagner les populations locales en les aidant à identifier et exécuter les projets, et les administrations à renforcer leur capacitiés opérationnelles. La générosité sélective vis-à-vis de certaines personnes ou de certains villages est le fait des pratiques qui avaient cours avant que l entreprise ne s engage dans la certification. C était une approche choisie pour la résolution des conflits et le relationnel.

147 AD 36-A-01 Page 147 of RECORD OF COMPLAINTS/ PLAINTES Nr Detail / Détails Complaint/ Plainte : No complaints Aucune plainte Objective evidence obtained/ Eléments de preuves obtenus : Date Recorded/ Date de dépôt > dd MMM yy Close-out information / Règlement : Date Closed / Date de règlement > dd MMM yy End of Public Summary / Fin du résumé public