e-invoicing Online Billing

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1 e-invoicing Online Billing

2 Pour toutes questions concernant Online Billing, veuillez contacter: Adresse mail: Tél.: Contenu Bienvenue sur Online Billing 3 Enregistrement pour Online Billing 4 einvoicing et epayment 10 Connexion 11 Consulter vos nouvelles factures 13 Chercher et trier 15 Payer vos factures 17 Consulter l état de votre compte 22 Contester une facture 25 Ajouter des numéros de client 29 Modifier votre mot de passe 31 Annuler votre enregistrement 33 Spécifications 34

3 bienvenue sur Online Billing de TNT L administration peut prendre beaucoup de temps. Si vous avez des centaines de choses à faire, la dernière chose que vous voulez faire, c est vous occuper de la paperasserie et de l archivage. Ce dont vous avez besoin par contre, c est la rapidité et la simplicité. En vue de répondre à ce besoin, nous avons conçu une application d administration en ligne qui vous permet de gérer de manière simple, rapide et centralisée vos factures, notes de crédit, aperçus et paiements. Cette solution baptisée Online Billing est plus intelligente, plus rapide, plus écologique et particulièrement conviviale. Dans ce manuel vous trouverez tout ce qu il faut savoir sur le système Online Billing de TNT la façon la plus efficace de gérer votre compte.

4 enregistrement pour Online Billing de TNT Enregistrement simple et rapide pour Online Billing. Surfez sur et sélectionnez Online Billing parmi les Services Électroniques. Vous arriverez sur la page d accueil d Online Billing. Choisissez ici l option S enregistrer et suivez les instructions. 1. Données personnelles Ces informations (nom d utilisateur, mot de passe et adresse mail) seront utilisées pour créer votre compte. Sélectionnez votre langue et saisissez votre numéro de client. Votre pays sera complété automatiquement. Saisissez l adresse mail à laquelle vous voulez être contacté après avoir finalisé votre enregistrement. Cette adresse mail sera utilisée comme adresse standard. Choisissez un nom d utilisateur qui n est pas encore connu dans nos systèmes et qui compte 6 à 50 caractères. Nous vous conseillons de choisir comme nom d utilisateur une adresse mail générique. Le mot de passe doit être alphanumérique et comporter au moins 6 caractères. Une fois tous les champs obligatoires complétés (marqués d un *), cliquez sur Continuer.

5 enregistrement pour Online Billing de TNT 2. Enregistrement Veillez à ce que vous ayez une facture à portée de main âgée de moins de 3 mois. Saisissez ensuite votre numéro de client et vérifiez votre statut client en complétant le numéro de facture et le montant de facture.

6 enregistrement pour Online Billing de TNT 2. Enregistrement Si vous voulez enregistrer plusieurs numéros de client, répétez la même procédure et cliquez sur Confirmer après avoir ajouté tous les numéros de client.

7 enregistrement pour Online Billing de TNT 3. Conditions générales Acceptez les Conditions générales en cochant la case en dessous des conditions. Cliquez sur Confirmer pour finaliser l enregistrement.

8 enregistrement pour Online Billing de TNT 4. Confirmation Vous vous êtes enregistré avec succès pour Online Billing. Cliquez sur Imprimer confirmation pour imprimer vos données d enregistrement. Vous recevrez prochainement un mail avec vos données de connexion.

9 enregistrement pour Online Billing de TNT 5. Bienvenue sur Online Billing Cliquez sur l hyperlien du mail d activation dans les 24 heures après sa réception. Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe pour activer votre enregistrement.

10 einvoicing epayment et Online Billing de TNT rend la gestion et le paiement de vos factures plus conviviaux et permet de gagner du temps. Quelques clics suffisent pour accéder à l information de votre compte sans devoir chercher des factures dans des classeurs, ni de devoir saisir manuellement des données. Recevez vos factures en ligne Soyez informé par mail dès que de nouvelles factures sont disponibles Téléchargez des factures et aperçus aux formats PDF ou Excel Consultez vos factures et aperçus 24/7/365 Payez vos factures en ligne Créez des contestations et faites le suivi de leur traitement

11 connexion à Online Billing de TNT Vous pouvez accéder à Online Billing de plusieurs manières. Surfez sur sélectionnez Online Billing parmi les Services Électroniques et connectez-vous à Online Billing. Vous pouvez accéder directement à Online Billing par le biais du lien suivant: Si vous avez reçu de notre part un mail vous informant d une nouvelle facture, cliquez sur le lien ( contenu dans ce mail. Saisissez ensuite votre mot d utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Connexion. Si vous avez oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié?. Nous vous l enverrons ensuite par mail à votre adresse mail générique (si vous avez choisi celle-ci comme nom d utilisateur) ou à l adresse indiquée pour recevoir des notifications. Si vous n avez pas communiqué d adresse mail, nous enverrons ce message à l adresse mail enregistrée dans nos systèmes pour votre société.

12 connexion à Online Billing de TNT Une fois connecté, vous arrivez à la page d accueil d Online Billing. Cliquez sur epayment pour payer vos factures en ligne, pour consulter l état de votre compte ou pour créer des contestations et faire le suivi de leur traitement. Cliquez sur einvoicing pour consulter toutes vos factures et notes de crédit des 26 dernières semaines (dans plusieurs formats).

13 consulter de nouvelles factures Consulter Une fois connecté et sélectionné einvoicing, vous obtiendrez automatiquement un aperçu de toutes les nouvelles factures et notes de crédit, disponibles dans plusieurs formats : PDF. Cette version électronique de la facture originale contient exactement l information reprise sur la facture originale. Ce fichier PDF peut ensuite être imprimé et envoyé par mail ou fax. CSV, XLS of XML. Les fichiers dans ces formats peuvent être importés directement dans votre logiciel de comptabilité. Pour consulter une facture dans un format spécifique, cliquez sur l icône correspondant à côté de la facture concernée. Pour télécharger plusieurs factures à la fois (maximum 10), sélectionnez les formats souhaités et cliquez sur Télécharger. Un fichier ZIP sera créé. Après avoir consulté ou téléchargé une facture, celle-ci sera déplacée à la section Tous les documents.

14 consulter de nouvelles factures Supprimer Pour supprimer des factures ou des notes de crédit de la section Nouveaux documents, sélectionnez la facture/note de crédit concernée et cliquez sur Supprimer des nouveaux documents. La facture/note de crédit sélectionnée sera ensuite déplacée vers la section Tous les documents.

15 chercher et trier Chercher Pour repérer un document que vous avez consulté préalablement, cliquez sur Tous les documents. Vous pouvez ensuite chercher sur: Numéro de client Numéro de facture Date de facture Type de document

16 chercher et trier Trier Les factures peuvent être triées par ordre ascendant ou descendant, selon les catégories suivantes: Numéro de client Numéro de facture Date de facture Type de document Montant Date de paiement Cliquez une fois sur le titre de la colonne souhaitée pour trier les factures par ordre ascendant et deux fois pour trier les factures par ordre descendant. Archiver einvoicing vous permet de sauvegarder des factures des 26 dernières semaines à partir de la date d enregistrement. Une fois ces 26 semaines dépassées, votre facture la plus ancienne sera supprimée. Nous vous conseillons donc de télécharger vos factures et de les sauvegarder.

17 payer vos factures epayment Sélectionnez epayment sur la page d accueil d Online Billing pour payer vos factures en ligne, pour consulter et télécharger l état de votre compte et pour créer des contestations et faire le suivi de leur traitement. Sélectionner des factures Sélectionnez les factures et toutes les notes de crédit y associées que vous voulez payer. Si vous ne voulez payer une facture que partiellement, changez le montant à payer de la (des) facture(s) sélectionnée(s). Cliquez sur Continuer.

18 payer vos factures Méthode de paiement Sélectionnez votre méthode de paiement de la liste déroulante. Choisissez ensuite le produit de paiement. Cliquez sur Continuer.

19 payer vos factures Détails de paiement Saisissez vos détails de paiement pour la méthode de paiement sélectionnée. Cliquez sur Continuer.

20 payer vos factures Validation Patientez pendant que votre paiement est en cours de validation.

21 payer vos factures Confirmation Une confirmation de paiement (avec la référence de votre paiement) sera affichée une fois votre paiement validé. Imprimez cette confirmation de paiement pour vos archives. Cliquez sur Retour aux factures pour aller aux factures ouvertes.

22 afficher les factures payées Factures payées Télécharger Détails de paiement Pour afficher les factures payées, sélectionnez le statut Processed et la période. Cliquez ensuite sur Recherche. Pour télécharger la liste des factures payées, cliquez sur Télécharger. Vous serez ensuite demandé de télécharger cette liste au format CSV. Pour afficher les détails de paiement d une facture partiellement payée, cliquez sur le montant déjà payé de la facture que vous voulez afficher.

23 afficher les factures ouvertes Factures ouvertes Vue détaillée Télécharger Les factures peuvent être triées par ordre ascendant ou descendant, en fonction des catégories suivantes: Référence Date de référence Numéro de document Montant Cliquez une fois sur le titre de la colonne souhaitée pour trier les factures par ordre ascendant, et deux fois pour les trier par ordre descendant. Pour afficher toutes les factures ouvertes dans une liste, cliquez sur Vue détaillée. Pour télécharger toutes les factures ouvertes dans une liste, cliquez sur Vue détaillée. Choisissez ensuite Excel ou CSV. La vue détaillée permet également d imprimer la liste.

24 afficher les soldes & postes Soldes Vue détaillée Cacher/afficher chiffre d affaires Sélectionnez l année pour laquelle vous souhaitez afficher les soldes. Pour afficher un des postes des soldes, cliquez sur le montant dans les colonnes débit, crédit ou solde. Pour afficher le chiffre d affaires dans une colonne supplémentaire, sélectionnez Afficher du menu déroulant.

25 contester une facture et en faire le suivi Sélectionner une facture Sélectionnez Factures ouvertes dans le menu de gauche. Cliquez sur le bouton Action à côté de la facture que vous voulez contester.

26 contester une facture et en faire le suivi Créer une contestation Sélectionnez une raison de la liste déroulante et indiquez vos commentaires dans le champ de saisie libre. Précisez clairement pour quel envoi de la facture vous souhaitez créer une contestation. Cliquez ensuite sur Envoyer.

27 contester une facture et en faire le suivi Confirmation de la contestation Vous recevrez une confirmation après la création de la contestation. Pour faire le suivi de son traitement, cliquez sur Contestations dans le menu de gauche.

28 contester une facture et en faire le suivi Contestations Pour afficher toutes les contestations que vous avez créées, sélectionnez le statut Toutes et la période. Cliquez ensuite sur Recherche. Si vous ne souhaitez afficher que les contestations en cours, sélectionnez le statut Ouvertes et la période. Cliquez ensuite sur Recherche. Vue détaillée Pour afficher les détails d une contestation ou pour envoyer un message à TNT concernant une contestation, cliquez sur le numéro de la contestation dans la première colonne.

29 ajouter des numéros de client Enregistrer des numéros de client Pour ajouter des numéros de client supplémentaires à votre compte Online Billing, sélectionnez Mon profil sur la page d accueil d Online Billing. Choisissez ensuite Ajouter numéro de client. Supprimer un numéro de client Il est également possible de supprimer des numéros de client de votre compte Online Billing. Sélectionnez le numéro de client à supprimer et cliquez sur Supprimer numéro de client. Pour retourner à la page d accueil Online Billing, cliquez sur Retour.

30 ajouter des numéros de client Informations personnelles Veillez à ce que vous ayez une facture à portée de main âgée de moins de 3 mois. Saisissez ensuite votre numéro de client et vérifiez votre statut client en complétant le numéro de facture et le montant de facture. Cliquez sur Ajouter numéro de client.

31 modifier votre mot de passe Modifier mot de passe Pour modifier votre mot de passe, cliquez sur Gestion de mot de passe sur la page d accueil d Online Billing. Cliquez ensuite sur Modifier mot de passe.

32 modifier votre mot de passe Modifier mot de passe Saisissez votre mot de passe existant en ensuite deux fois votre nouveau mot de passe. Cliquez sur Sauvegarder.

33 annuler votre enregistrement Online Billing Annuler enregistrement Pour annuler votre enregistrement Online Billing, sélectionnez Gestion de mot de passe sur la page d accueil d Online Billing. Cliquez ensuite sur Annuler enregistrement.

34 spécifications Spécifications requises pour l utilisation d Online Billing: Réquis: Navigateurs Dernière version de Microsoft Internet Explorer 7 ou version ultérieure, et de Firefox 3 Pour afficher les factures en PDF Adobe Acrobat v9.0 et Adobe Reader v8.0 Pour télécharger les détails des factures Microsoft Excel 97 et versions ultérieures Spécifications du matériel: Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 ou XP Professional Processeur 500 MHz RAM 64 Mo Résolution écran 800x600 et couleur 16 bits