Comment rendre les réunions plus productives

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1 Comment rendre les réunions plus productives

2 Comment rendre les réunions plus productives La majorité des employés de bureau ont le sentiment que les réunions sont parmi les éléments les plus grugetemps et inefficaces de leur semaine. L objectif de ce guide est de vous aider à réduire le nombre de réunions à laquelle vous assistez et de vous permettre d être plus productif pour faire le reste. Table des matières Les bases d une réunion 3 Pourquoi se réunir? Considérez les alternatives Qui devrait participer? Limité Qui devrait participer? Illimité Fixez des objectifs Commencez avec les bases Les réunions virtuelles 4 Productivité de la réunion 5/6 Planifiez la réussite Encouragez les meilleures pratiques Désactivation de réponse Gérez le temps Commencez à l heure Établissez des règles de base Déléguez Remplissez votre rôle 7 L animateur Le chronométreur Le secrétaire Le participant Liste de contrôle de la réunion 8

3 Les bases d une réunion Pourquoi se réunir? Avant de planifier une réunion, posez-vous deux questions : Est-ce qu une réunion est une utilisation 1. efficace du temps des participants? 2. Est-ce qu une réunion est le meilleur moyen pour faire avancer le projet ou un défi? Considérez les alternatives Est-ce qu une série de courtes réunions, en face à face avec les intervenants concernés seraient plus productives et rentables qu une rencontre d une heure avec tout le monde? Est-ce que le sujet pourrait être traité par courriel, messagerie instantanée ou messagerie vocale? Qui devrait participer? Limité Quand une réunion est clairement la meilleure alternative, invitez ceux qui sont directement impliqués et les principaux décideurs. Plus le groupe est petit, plus la réunion sera productive. Si un contributeur clé ne peut participer, demandez un délégué ou reportez la réunion. Distribuez un résumé des résultats de la réunion à un public plus large. Qui devrait participer? Illimité L inclusion varie selon les cultures différentes d entreprise. Si les réunions dans votre bureau soulignent l inclusion, divisez les participants en deux catégories : obligatoires et facultatives.les participants obligatoires devraient participer, les participants facultatifs sont principalement présents pour écouter. Si possible, organisez la disposition des places en conséquence. Fixez des objectifs Les animateurs doivent définir des objectifs spécifiques pour chaque réunion, mais il y a un plus grand ensemble d objectifs que les facilitateurs de réunion et les participants devraient s efforcer de faire avancer: Contribuer à l échange d information (pertinente pour le sujet en cours) Renforcer les liens interpersonnels Améliorer la communication et le travail d équipe Augmenter le moral de l équipe et la satisfaction Accroître la productivité Commencer avec les bases Il est facile de tenir les bases pour acquis lors de la planification d une réunion, mais assurez-vous au préalable que la salle de conférence que vous avez réservée est de la bonne taille et dotée de tout le matériel (fonctionnel) dont vous aurez besoin pour animer votre réunion de façon efficace. Si quelqu un participe par téléconférence, assurez-vous de tenir compte des différences de fuseau horaire et ayez un téléphone mains libres de bonne qualité disponible. Comment rendre les réunions plus productives 3

4 Les réunions virtuelles Économisez de l argent en vous réunissant virtuellement Les réunions à distance ou virtuelles offrent de grandes économies par rapport aux frais et temps de déplacements. Lors de l utilisation des services de réunion pour le partage du téléphone ou du bureau, testez le service bien avant le temps de la rencontre pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Utilisez du matériel de bonne qualité, branché par câble, si possible. Pour les participants d une conférence téléphonique, utilisez des combinés ou des casques d écoute branchés par câble pour maximiser la qualité sonore. Afin de minimiser le bruit de fond, utilisez la fonction de sourdine à moins que vous ne parliez. Et connectez-vous tôt pour aider à assurer que la réunion peut commencer à temps. Les animateurs de la réunion peuvent aider à garder les participants distants engagés en s assurant que les connexions sont de bonne qualité et en leur demandant directement leurs commentaires. Lors de l utilisation d une vidéoconférence, envisagez de déléguer le fonctionnement de la caméra à quelqu un d autre que l animateur de la réunion. Un plan fixe d une table de conférence ajoute peu de valeur à la conférence, tandis que les gros plans qui captent les expressions et les gestes sont un ajout à la participation et à la communication.

5 Productivité de la réunion Planifiez la réussite Faites vos devoirs quant au sujet, à la raison et aux participants de la réunion et vous serez sur la bonne voie vers une réunion plus productive. Si possible, réservez du temps dans votre calendrier afin que vous puissiez vous préparer adéquatement. La préparation d une réunion peut demander beaucoup de travail, mais le manque de préparation est une des principales raisons pourquoi les réunions sont souvent longues et improductives. Encouragez les meilleures pratiques En plus de l heure et du lieu, votre invitation à la réunion devrait inclure des liens pertinents, les numéros de téléphone et les codes d accès et l ordre du jour. L ordre du jour devrait inclure les objectifs précis de la réunion, le temps alloué pour chaque sujet de discussion et le résultat souhaité. Identifiez un chronométreur qui peut aider à maintenir la réunion sur la bonne voie et un secrétaire pour écrire un résumé des décisions, les mesures à prendre et toutes les questions secondaires qui ont été identifiées. réponse» lorsque vous planifiez une réunion, pour ne pas recevoir de réponse. Plus tard, si vous voulez voir qui a accepté, vous pouvez vérifier l état en tout temps en ouvrant la réunion dans votre calendrier. Si possible, répétez les numéros de téléconférence et les codes d accès dans la ligne Objet et dans le corps de votre invitation. Gérez le temps La plupart des réunions sont planifiées à l heure ou la demi-heure et peuvent durer jusqu à (ou dépasser) la dernière minute. es participants qui ont plusieurs réunions consécutives n ont pas suffisamment de temps pour changer de salle ou se déplacer. Réservez la salle de conférence pour 30 ou 60 minutes, mais prenez 5 minutes avant la réunion pour l installation et planifiez de conclure la réunion 5 minutes plus tôt. Ne planifiez pas une réunion de plus de 60 minutes sauf si c est absolument nécessaire. La qualité de la participation diminue habituellement après une heure. Désactivez la fonction de réponse Si votre boîte de réception Microsoft Outlook est surchargée, vous pouvez décocher la fonction «Demander une Comment rendre les réunions plus productives 5

6 Productivité de la réunion Commencez à l heure Si vous prenez 5 minutes au début de vos réunions pour mettre en place le matériel et pour composer les numéros des conférences téléphoniques, vous devriez être en mesure de commencer à l heure indiquée sur l ordre du jour. Si les participants sont en retard, ne pas attendre leur arrivée. Une fois qu ils apprennent que vous commencez systématiquement à l heure, ils feront un effort supplémentaire pour être prompt. Établissez des règles de base Lorsque vous commencez la réunion, passez brièvement en revue l ordre du jour, présentez le chronométreur et le secrétaire, rappelez aux participants de se concentrer sur la réunion et non pas sur les messages entrants et demandez l aide de chacun pour maintenir la discussion sur le sujet. Si des questions secondaires doivent être traitées, elles seront notées en vue de réunions à venir ou discutées séparément après la réunion en ligne. Déléguez Si vous avez un conflit d horaire à l approche d une importante réunion, envisagez l envoi d un délégué pour être présent à l un de vos rendez-vous. Vérifiez avec l animateur de la réunion en premier, mais un délégué est souvent un meilleur choix que l annulation. La puissance de la couleur Lorsque vos réunions comprennent une présentation ou des informations de base, assurez-vous d imprimer une copie pour chacun des participants. Les employés de bureau d aujourd hui sont tellement occupés, que beaucoup d entre eux ne prennent pas le temps de lire les pièces jointes avant les réunions. La meilleure façon de s assurer qu ils disposent des informations à leur portée, c est de les remettre en mains propres. Xerox propose une large gamme d imprimantes et d imprimantes multifonctions couleur et noir et blanc primées conçues pour pratiquement tous les besoins ou budgets. Pour la gamme complète, visitez

7 Remplissez votre rôle L animateur Le rôle de l animateur est de faciliter la discussion sur des sujets de l ordre du jour et de guider le groupe vers des plans, des actions ou décisions. Cherchez à comprendre les ambiguïtés et les différences et vérifiez s il y a consensus. Parlez clairement, utilisez le contact visuel et adressez-vous aux personnes par leur nom. Utilisez des questions ouvertes pour engager la participation. Soyez inclusif, mais dissuadez les commentaires négatifs cherchez le positif même dans les remarques décourageantes ou les idées remises en question. Plus le groupe est grand, plus il est facile de changer de sujet. Notez les sujets qui valent la peine d être réexaminés plus tard, puis guidez la discussion sur l ordre du jour actuel. Faites de votre mieux pour dissuader poliment les conversations parallèles. N oubliez pas de remercier les participants de partager leurs idées et de contribuer à la discussion. Le chronométreur Un bon chronométreur peut ajouter une valeur substantielle à une réunion en indiquant, poliment mais fermement, le temps qui reste. Si un chronométreur seul a du mal à s affirmer, essayez d assigner un duo de chronométreurs. réunion, mais de nombreuses réunions sont améliorées par un résumé écrit. Les procèsverbaux sont utiles car ils constituent des rappels et des résumés efficaces pour les équipes élargies et ils contribuent à assurer la reddition de comptes des mesures à prendre et des échéances. C est l outil idéal pour saisir les éléments hors sujet qui ont été soulevés lors de la réunion pour un suivi ultérieur. Les animateurs doivent examiner les procès-verbaux avant la distribution. En les envoyant, demandez aux participants des idées d amélioration pour les réunions futures. Le participant Quel que soit votre rôle dans la rencontre, aidez l animateur à en faire un succès. Si votre rôle est de contribuer à la discussion, suivez les sujets sur l ordre du jour et essayez de concentrer vos commentaires sur ces derniers. Si vous avez des questions ou commentaires secondaires en dehors du cadre de la discussion, résumezles brièvement ou faites un suivi avec l animateur après la réunion. Si votre rôle lors de la réunion est principalement la collecte d informations, concentrez votre énergie sur l écoute et l apprentissage. Le secrétaire Un secrétaire n est pas nécessaire à chaque Comment rendre les réunions plus productives 7

8 Comment rendre les réunions plus productives Liste de contrôle de la réunion La réunion est sera utile Réserver du temps pour préparer la réunion Identifier les participants clés Identifier les participants facultatifs Réserver une salle de réunion Réserver des téléphones mains libres Obtenir numéro de téléphone et code d accès Réserver le matériel audiovisuel Obtenir les URL/liens de connexion Créer l ordre du jour Désigner un chronométreur Désigner un secrétaire Envoyer une invitation Revoir le procès-verbal/résumé Faire le suivi Les modèles de réunion Des modèles gratuits d ordres du jour, de listes de suivi et de procès-verbaux de réunion sont disponibles en format de fichier Word, prêt à télécharger et à personnaliser selon vos besoins. Visitez nos ressources pour petites et moyennes entreprises sur le site Pour obtenir de plus amples renseignements sur la gamme primée de produits et solutions Xerox, composez le ou rendez-vous à Xerox Corporation, Tous droits réservés. XEROX et XEROX et le Dessin sont des marques de commerce de Xerox Corporation aux États-Unis et dans d autres pays, pour lesquelles Xerox Canada détient des permis d utilisation. Microsoft et Outlook sont des marques de commerce de Microsoft Corporation. XOAFL-01QA