1 OBJET DE LA CONSULTATION

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1 CONSULTATION DANS LE CADRE DE L ACQUISITION D UNE BADGEUSE ET D UNE SOLUTION DE GESTION DES CONGES AU CTIG (INRA DE JOUY EN JOSAS) 1 OBJET DE LA CONSULTATION 1.1 Configuration initiale / contexte Le CTIG possède actuellement une badgeuse qui sert à enregistrer les entrées et sorties du personnel. Cette Badgeuse est installée à l entrée du bâtiment. Le personnel du CTIG badge le matin et le soir avec la carte qui est également utilisée pour rentrer dans le centre de Jouy et pour la cantine. Il peut également consulter ses pointages par une interface Web. 1.2 Configuration / prestation souhaitées Le CTIG souhaite acquérir une nouvelle badgeuse et un logiciel de gestion des congés avec les fonctionnalités suivantes : - La badgeuse servira à enregistrer les entrées et sorties du personnel à l aide du badge INRA ; - Le logiciel de gestion des absences / congés fonctionnera avec la badgeuse et permettra de gérer de façon automatisée les demandes de congés de l ensemble du personnel, leur validation, les décomptes ainsi que les soldes de congés correspondants ; - Chaque personne pourra consulter ses propres données, c est-à-dire ses pointages et ses congés ; - Avoir la possibilité de générer un planning des absences / congés du personnel et pouvoir l imprimer ; - Offrir une grande souplesse dans la gestion de l organisation des différentes équipes - Avoir la possibilité de gérer différentes configurations horaires et durées de travail. Nous souhaitons pouvoir tester le logiciel pendant une durée déterminée afin de vérifier qu il correspond bien à nos attentes. 1.3 Contraintes La solution proposée devra fonctionner avec la carte INRA que nous utilisons actuellement. 1.4 Livraison et garantie La livraison et la mise en service doivent intervenir rapidement et, en tout état de cause, dans un délai maximum de deux mois. INRA CTIG - 1 / 7-11/03/2011

2 La consistance de la garantie sera précisée par le candidat dans sa proposition technique et financière. 2 REMISE ET CONTENU DES OFFRES 2.1 Contenu des offres Le candidat doit présenter une offre entièrement conforme à la configuration / prestation souhaitée (solution de base). Mais il peut également présenter une offre comportant des variantes. Le candidat doit produire un dossier complet comportant les pièces suivantes : La déclaration du candidat (DC5) avec des références similaires, et un RIB original. Une proposition financière détaillée concernant la badgeuse et le logiciel correspondant, incluant l installation et la maintenance. Les fiches techniques détaillées, La configuration matérielle que nous devons mettre à disposition pour le fonctionnement de la badgeuse et du logiciel associé en utilisant le tableau de l annexe 1. Les délais de livraison et d installation en utilisant le tableau de l annexe 2. Les conditions de garantie et de maintenance ainsi que leur durée et le coût correspondant en utilisant le tableau de l annexe 3. Les conditions de formation du ou des utilisateurs. 2.2 Date limite de remise des offres Les offres devront parvenir avant le 25/3/2011 inclus. Le candidat transmet son offre sous pli cacheté à l adresse suivante : INRA- CTIG Domaine de Vilvert JOUY EN JOSAS CEDEX La transmission électronique est autorisée pour cette consultation. Les offres sont à adresser à ctig.achat@jouy.inra.fr INRA CTIG - 2 / 7-11/03/2011

3 2.3 Critère de choix du titulaire retenu La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux du code des marchés publics. Une présélection sera opérée sur la base des caractéristiques et du prix. Une démonstration sur site sera demandée pour les trois fournisseurs sélectionnés. Les critères intervenant pour la sélection des candidatures sont (par ordre de priorité décroissant) : 1. Qualité technique du matériel / de la solution proposée 2. Simplicité de mise en œuvre et d utilisation 3. Prix 3 CONDITIONS PARTICULIERES Le contrat qui sera signé, devra impérativement comporter les éléments suivants : 3.1 Caractéristique des prix proposés Les prix proposés seront unitaires. Ils seront fermes pendant toute la durée de validité du contrat. 3.2 Conditions de règlement Le paiement ne peut s effectuer qu après l installation et la mise en ordre de marche du matériel sur présentation d une facture unique. Les prestations, objet de la présente consultation, seront rémunérées dans les conditions fixées par les règles de comptabilité publique. Par application de l article 98-1 du Code des Marché Publics modifié, les sommes dues au titre de l exécution du présent marché sont réglées dans un délai maximum de 30 jours à compter de la réception de la facture dans les formes prescrites et constatée par l ordonnateur. En cas de dépassement du délai de paiement imputable à la personne publique, le taux des intérêts moratoires est égal au taux d intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. Si le montant total du contrat est supérieur à HT, le titulaire peut bénéficier d une avance forfaitaire égale à 5% du montant du marché, sauf s il y renonce explicitement dans le marché. 3.3 Litiges Tous les différents pouvant survenir entre les parties à l occasion de l interprétation ou de l exécution du contrat et qui n auraient pu être réglés à l amiable seront soumis aux tribunaux dans la compétence territoriale du centre INRA de Jouy. INRA CTIG - 3 / 7-11/03/2011

4 3.4 Pénalités Si les périodes d intervention, ou les délais d exécution fixés par le planning signé des deux parties ne sont pas respectés, celui-ci encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité égale à 100 EHT par jour de retard. 3.5 Date de démarrage et durée du contrat A préciser si besoin particulier, si non, le contrat entrera en vigueur le jour de sa notification. Préciser la durée souhaitée dans le cas d une maintenance matérielle ou logicielle ou autre. 4 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Des informations complémentaires nécessaires à l élaboration de l offre, pourront êtres obtenues auprès de : Renseignements administratifs : Renseignements techniques : Laurence Claeyssen Alain Boyer Tél : Tél : Fax : Fax : laurence.claeyssen@jouy.inra.fr alain.boyer@jouy.inra.fr INRA CTIG - 4 / 7-11/03/2011

5 ANNEXE 1 : FICHE TECHNIQUE DETAILLEE Le candidat doit compléter obligatoirement le tableau ci-dessous pour chaque solution proposée. Les réponses peuvent être précisées par des documents techniques si nécessaire. Prix de la badgeuse (*) A COMPLETER Par le candidat Prix du logiciel de gestion des congés (*) Fiche technique de la badgeuse fournie Fiche technique du logiciel de gestion des congés fournie Configuration matérielle que nous devons prévoir pour le fonctionnement de la badgeuse et du logiciel associé Conservation du badge utilisé actuellement au CTIG Modalités de consultation de nos données personnelles Préciser le mode de gestion automatisée des congés (demande, validation et solde) Avoir la possibilité de générer un planning du personnel avec leurs congés Les éditions sont elles paramétrables? Avoir la possibilité de gérer différentes configurations horaires et durées de travail Préciser les modalités et conditions de prêt du logiciel (*) comprenant l installation et la maintenance. INRA CTIG - 5 / 7-11/03/2011

6 ANNEXE 2 : CONDITIONS DE LIVRAISON Le candidat doit compléter obligatoirement le tableau ci-dessous pour chaque solution proposée. A COMPLETER Par le candidat Délai de livraison Délai d installation ou de réalisation de la prestation (Si nécessaire joindre un calendrier prévisionnel) Conditions particulières d installation Un pré-requis est-il nécessaire? INRA CTIG - 6 / 7-11/03/2011

7 ANNEXE 3 : CONDITIONS DE GARANTIE Le candidat doit compléter obligatoirement le tableau ci-dessous pour chaque solution proposée. Durée de base de la garantie de la badgeuse et du logiciel de gestion des congés Modalités de la garantie de la badgeuse et du logiciel de gestion des congés : - pièces, main d œuvre et déplacement inclues? - nombre de visites préventives et consistance - contact et support technique - amplitude horaire pour une période d intervention jours ouvrés (1) - Délai de prise en compte d un incident par rapport à l appel (2) - Délai d intervention après la prise en compte de l incident (3) - Délai d indisponibilité maximum entre la prise en compte de l incident et la remise en ordre de marche (4) Modalités d extension de la garantie. Préciser le coût, la durée et les modalités en reprenant les critères ci-dessus Lister les pièces de rechange inclues dans la maintenance Préciser les modalités de mises à jour du logiciel de gestion des congés A COMPLETER Par le candidat INRA CTIG - 7 / 7-11/03/2011