Recueil des règles de conservation des documents des établissements universitaires québécois LISTE DES RÈGLES
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- Monique Savard
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1 LISTE DES RÈGLES
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3 01 - ADMINISTRATION ADMINISTRATION - GÉNÉRALITÉS Document définitif - Fichier informatique Document mis à jour - Fichier informatique Document préparatoire, document de travail Dossier de référence Dossier sujet, dossier ad hoc Documents de liaison Liste et inventaire Cahier chronologique de correspondance Cahier des nominations Dossier d'élection Participation à des activités d'organismes externes Calendrier d'activités Demande de renseignements COMITÉS Procès-verbaux et résolutions - Fichier informatique Comité Nomination des membres d'un comité HISTORIQUE, DOCUMENTS CONSTITUTIFS ET RÉGLEMENTAIRES Historique Charte, statuts, lettres patentes Règlement Distinction honorifique PLANIFICATION, ORGANISATION ET RÉGIE INTERNE Planification administrative Politique, procédure Délégation de pouvoirs Organisation administrative Services aux clientèles Évaluation des unités RAPPORTS ET STATISTIQUES Rapport d'activités Étude et analyse Statistiques Enquête et sondage GESTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Gestion des documents administratifs - Fichier informatique Classification des documents administratifs Gestion des documents essentiels Gestion des procès-verbaux LISTE DES RÈGLES Page 3
4 01.35 Gestion des formulaires Calendrier de conservation des documents Gestion des documents semi-actifs Micrographie et numérisation des documents Élimination des documents administratifs AFFAIRES JURIDIQUES Loi, décret et réglementation gouvernementale Propriété intellectuelle - Fichier informatique Droit d'auteur Dépôt légal Brevet d'invention Marque de commerce Enregistrement de dessin industriel Avis juridique Action judiciaire Assurances responsabilité civile Réclamation mineure Réclamation majeure Contrat mineur Contrat majeur Licence et permis Demande d'accès à des documents publics Demande relative à des renseignements personnels Gestion des fichiers de renseignements personnels 02 - RESSOURCES HUMAINES DOTATION EN PERSONNEL Gestion des postes - Fichier informatique Gestion des effectifs et des postes Fonctions du personnel Recrutement du personnel - Fichier informatique Recrutement du personnel Embauche du personnel DOSSIER DU PERSONNEL Dossier de l'employé - Fichier informatique Dossier de l'employé : professeur et chargé de cours Dossier de l'employé : personnel enseignant auxiliaire Dossier de l'employé : personnel cadre, administratif et de soutien Dossier de l'employé : personnel étudiant, stagiaire CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX Horaire de travail Caractérisation des masses salariales - Fichier informatique Caractérisation des masses salariales Échelles de salaire - Fichier informatique LISTE DES RÈGLES Page 4
5 02.16 Échelles de salaire et base de rémunération Gestion des avantages sociaux - Fichier informatique Gestion des avantages sociaux Absences et congés Assurances collectives Assurance-salaire - Fichier informatique Assurance-salaire - Dossier du participant Assurance-vie - Dossier du participant Assurance-accident, maladie, médicaments - Dossier du participant Retraités - Fichier informatique Régime de retraite Régime de retraite - Dossier du participant SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL Santé et sécurité au travail Dossier des accidentés du travail Dossier médical de l'employé ÉVALUATION, DÉVELOPPEMENT ET MOUVEMENT DU PERSONNEL Évaluation du personnel Perfectionnement du personnel Perfectionnement - Dossier du participant Activités sociales du personnel Programme d'aide au personnel Mouvement du personnel RELATIONS DE TRAVAIL Syndicats et associations d'employés Contrat ou protocole de travail Relations de travail 03 - RESSOURCES FINANCIÈRES FINANCEMENT Règles budgétaires et calcul des subventions de fonctionnement Campagne de souscription - Fichier informatique Campagne de souscription Fondation, dotation BUDGETS Budget - Fichier informatique Budget COMPTABILITÉ Comptabilité - Fichier informatique Comptabilité Comptes à recevoir - Fichier informatique Comptes à recevoir LISTE DES RÈGLES Page 5
6 03.11 Comptes étudiants - Fichier informatique Comptes étudiants Subventions Comptes à payer - Fichier informatique Comptes à payer GESTION SALARIALE Gestion salariale - Fichier informatique Gestion salariale OPÉRATIONS BANCAIRES, EMPRUNTS, PLACEMENTS ET GARANTIES Opérations bancaires Emprunts, placements et garanties ÉTATS FINANCIERS Rapports et états financiers IMPÔTS ET TAXES Impôts et taxes 04 - RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES RESSOURCES IMMOBILIÈRES Gestion des ressources immobilières - Fichier informatique Gestion des ressources immobilières Aménagement des espaces - Fichier informatique Aménagement des espaces Utilisation des espaces - Fichier informatique Utilisation des espaces Stationnement - Fichier informatique Stationnement RESSOURCES MOBILIÈRES Gestion des ressources mobilières - Fichier informatique Gestion des ressources mobilières Utilisation des ressources mobilières - Fichier informatique Utilisation des ressources mobilières Véhicules ENTRETIEN ET RÉPARATION DES RESSOURCES MOBILIÈRES ET IMMOBILIÈRES Entretien et réparation des ressources mobilières et immobilières - Fichier informatique Entretien et réparation des ressources mobilières et immobilières Eau, électricité, chauffage LISTE DES RÈGLES Page 6
7 SÉCURITÉ Sécurité - Fichier informatique Activités de prévention et mesures de sécurité Interventions de sécurité Accès aux édifices et locaux Produits dangereux Équipement de sécurité 05 - AFFAIRES ÉTUDIANTES CLIENTÈLE ÉTUDIANTE Prévisions de clientèle Recrutement des étudiants Clientèle étudiante - Fichier informatique Clientèle étudiante ADMISSION, INSCRIPTION, ÉVALUATION Organisation de session (clientèle étudiante) - Fichier informatique Organisation de session (clientèle étudiante) Gestion des admissions - Fichier informatique Gestion des admissions Gestion des inscriptions - Fichier informatique Gestion des inscriptions Gestion des équivalences, exemptions de cours, reconnaissance des acquis et transfert de crédits Dossier de l'étudiant - Fichier informatique Dossier de l'étudiant non admis Dossier de l'étudiant admis non inscrit Dossier de l'étudiant admis et inscrit Gestion de l'évaluation des étudiants - Fichier informatique Gestion de l'évaluation des étudiants Cas de discipline SERVICES AUX ÉTUDIANTS Services aux étudiants - Fichier informatique Accueil et intégration des étudiants Protection des droits de l'étudiant Services d'orientation, d'information scolaire et professionnelle Services d'orientation, d'information scolaire et professionnelle - Dossier de l'étudiant Services d'aide et de soutien à l'apprentissage Services aux étudiants étrangers et programmes d'échanges Services aux étudiants étrangers et programmes d'échanges - Dossier de l'étudiant Services aux étudiants handicapés Services aux étudiants handicapés - Dossier de l'étudiant LISTE DES RÈGLES Page 7
8 05.29 Services de location de vestiaires Services de location de vestiaires - Dossier de l'étudiant Équipes sportives institutionnelles Services d'aide financière Prêts et bourses accordés par l'établissement Prêts et bourses accordés par les gouvernements Prêts et bourses accordés par des organismes externes Services d'aide financière - Dossier de l'étudiant Services d'aide à la recherche d'emploi ACTIVITÉS ET ORGANISATIONS ÉTUDIANTES Activités étudiantes Compétitions interuniversitaires Associations étudiantes DIPLÔMÉS Collation des grades Diplômés - Fichier informatique Diplômés Activités des diplômés 06 - SERVICES COMMUNAUTAIRES SERVICES COMMUNAUTAIRES Services communautaires - Fichier informatique Projets de services communautaires SERVICES D'HÉBERGEMENT Services d'hébergement Services d'hébergement - Dossier de l'usager SERVICES DE SANTÉ Services de santé Services de santé - Dossier de l'usager SERVICES DE CONSULTATION JURIDIQUE Services de consultation juridique Services de consultation juridique - Dossier de l'usager SERVICES SPORTIFS Services sportifs Services sportifs - Dossier de l'usager LISTE DES RÈGLES Page 8
9 SERVICES ALIMENTAIRES Services alimentaires Services alimentaires - Dossier de l'usager SERVICES SOCIOCULTURELS Services socioculturels Services socioculturels - Dossier de l'usager Expositions CONGRÈS, COLLOQUES, ACTIVITÉS DE BIENFAISANCE Congrès, colloques Activités de bienfaisance 07 - ENSEIGNEMENT ORGANISATION DE L'ENSEIGNEMENT Organisation générale de l'enseignement Programmes - Fichier informatique Programmes : dossier d'opportunité, de planification et de création Programmes : évaluation générale et modification Programmes : évaluation financière Répertoires de programmes Gestion des programmes de premier cycle Gestion des programmes de cycles supérieurs Programmes de formation continue Programmes de formation à distance Gestion des programmes spéciaux Formation hors-programme Enseignement hors-campus Accréditation et agrément des programmes GESTION DE L'ENSEIGNEMENT Calendrier universitaire Organisation des sessions - Fichier informatique Organisation des sessions Contingentement et capacités d'accueil Moyenne-cible Répartition des tâches d'enseignement Attribution des charges de cours Horaire-maître des cours Cours - Fichier informatique Annuaire des cours Gestion des cours Dossier de cours LISTE DES RÈGLES Page 9
10 07.27 Plan de cours Recueils et notes de cours Laboratoires, séminaires, activités de synthèse Stages Dossier du stagiaire Pédagogie universitaire Évaluation des enseignements - Fichier informatique Évaluation des enseignements ÉVALUATION DES ÉTUDES Évaluation des études Bachotage Examens et tests Travaux des étudiants Mémoires et thèses - Fichier informatique Mémoires et thèses Diplômes et attestations COOPÉRATION - ENSEIGNEMENT Coopération - Enseignement Organismes de coopération - Enseignement Professeurs coopérants - Enseignement 08 - RECHERCHE ET CRÉATION ORGANISATION ET GESTION DE LA RECHERCHE ET DE LA CRÉATION Administration de la recherche et de la création - Fichier informatique Administration de la recherche et de la création Déontologie, éthique FINANCEMENT DE LA RECHERCHE ET DE LA CRÉATION Financement de la recherche et de la création - Fichier informatique Programmes institutionnels de financement de la recherche et de la création Programmes externes de financement de la recherche et de la création Demandes de subvention : projets accordés Demandes de subvention : projets refusés Organismes liés à la recherche et à la création RECHERCHE INSTITUTIONNELLE Centres, laboratoires et groupes de recherche Chaires Projets de recherche et de création - Fichier informatique Projets de recherche et de création LISTE DES RÈGLES Page 10
11 08.14 Dossiers de recherche Utilisation des animaux de laboratoire et du matériel biologique - Fichier informatique Utilisation des animaux de laboratoire et du matériel biologique CHERCHEURS Chercheurs - Fichier informatique Chercheurs COOPÉRATION - RECHERCHE ET CRÉATION Coopération - Recherche et création Organismes de coopération - Recherche et création Professeurs coopérants - Recherche et création 09 - INFORMATION ET COMMUNICATIONS COMMUNICATIONS Identification de l'établissement Cérémonies officielles et événements spéciaux Livre d'or Conférences, discours, allocutions INFORMATION Information interne Publicité et marketing Relations de presse Publications - Fichier informatique Publications administratives Publications savantes ou scientifiques Courrier, messagerie, transport Reprographie TÉLÉCOMMUNICATIONS Télécommunications - Fichier informatique Télécommunications Courriel - Fichier informatique Messagerie vocale - Fichier informatique RESSOURCES DOCUMENTAIRES ET MUSÉOLOGIQUES Ressources documentaires et muséologiques - Fichier informatique Acquisition des ressources documentaires et muséologiques Traitement des ressources documentaires et muséologiques Diffusion et exploitation des ressources documentaires et muséologiques Usagers des ressources documentaires et muséologiques LISTE DES RÈGLES Page 11
12 AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE Équipement audiovisuel et photographique - Fichier informatique Équipement audiovisuel et photographique Productions audiovisuelles et photographiques - Fichier informatique Productions audiovisuelles et photographiques Usagers des ressources audiovisuelles et photographiques Équipement informatique - Fichier informatique Équipement informatique Logiciels et progiciels - Fichier informatique Logiciels et progiciels Systèmes informatiques - Fichier informatique Systèmes informatiques Site Web - Fichier informatique Site Web Usagers des ressources informatiques LISTE DES RÈGLES Page 12
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