Guide de développement de «workflow» avec SharePointDesigner 2013

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1 Guide de développement de «workflow» avec SharePointDesigner

2 Sommaire I Ouverture du site sous SharePoint Designer page 6 II Création du workflow page 9 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) page 12 IV Enregistrement et publication du workflow page 16 2

3 Guide de développement des «workflow» Les «workflow» avec SharePoint Designer 2013 A l UPMC, l usage essentiel de SharePoint Designer est l implémentation de flux de travail appelés aussi workflow. Qu est-ce qu un workflow? (Source Wikipédia) «De façon pratique, le workflow sert à décrire le circuit de validation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l'exécution de sa tâche. Le workflow permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux. Qu est-ce que SharePoint Designer 2013? SharePoint Designer 2013 est un outil gratuit pour le développement rapide d'applications SharePoint sans ou avec peu de code. 3

4 Remarques : Un Workflow sous SharePoint est une suite d actions qui se déclenche sous certaines conditions Une condition peut déclencher plusieurs actions Les conditions peuvent être combinées entre elles Exemples de condition s : Comparaison d un champ et d une valeur Date de modification dans un intervalle de dates donné Création ou modification d une ligne par une personne spécifique Etc Exemples d actions : Copier un élément d une liste à une autre Envoyer un courrier électronique Supprimer un élément Etc 4

5 Exemple décrit dans ce guide : nous allons travailler sur un site possédant deux listes (Liste 1 et Liste 2), ayant exactement les mêmes colonnes (Nom, Prénom, Age). nous allons implémenter le workflow suivant : quand un utilisateur crée un élément dans la liste 1, si le champ «Age» est supérieur à 10, cet élément sera copié dans la liste 2. 5

6 I Ouverture du site sous SharePoint Designer 1) Copier l URL de la page d accueil du site SharePoint contenant les listes/bibliothèques sur lesquelles vous voulez créer un workflow. 2) Exécuter l application SharePoint Designer à partir du menu «Démarrer» 6

7 I Ouverture du site sous SharePoint Designer 3) Cliquer sur «Ouvrir le site» 7

8 I Ouverture du site sous SharePoint Designer 4) Coller l URL du site dans la barre de recherche en bas puis cliquez sur «Ouvrir». Pour des raisons de sécurité, vous serez invités à vous authentifier pour vérifier que vous êtes bien habilité à modifier le site sur lequel vous voulez travailler. 8

9 II Création du workflow 1) Une fois l interface SharePoint Designer ouverte, cliquer sur «Flux de travail», à gauche. 9

10 II Création du workflow 2) Cliquer sur «Flux de travail de liste» en haut à gauche et sélectionnez la liste/bibliothèque pour laquelle vous voulez implémenter le workflow. 10

11 II Création du workflow 3) Nommer le flux de travail, décrire sa finalité dans la zone «Description», puis cliquez sur «OK» 11

12 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 1) Cliquer sur l étape pour laquelle la condition doit être définie 2) Cliquer sur le bouton «Condition» 3) Choisir la condition convenant au but recherché : «Si le champ de l élément actif est égal à la valeur»

13 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 4) Condition «champ «Age» est supérieur à 10» : Remplacer : «champ» par «Age», «est égale à» par «est supérieur à» «valeur» par 10 13

14 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 5) Cliquer sur le bouton «Action» 6) Choisir l action convenant au but recherché : «Copier un élément de la liste» 14

15 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 7) Remplacer Le premier «cette liste» par «Elément en cours» Le deuxième «cette liste» par «Liste 2» 15

16 IV Enregistrement et publication du workflow 1) Il est obligatoire de : Vérifier les erreurs (les corriger s il y en a) Enregistrer Vérifier les erreurs (une nouvelle fois) Le message suivant doit apparaitre si votre workflow ne contient pas d erreur : Attention : Ne pas respecter cette étape peut causer des problèmes à l application SharePoint qui empêchera la publication de tout flux de travail pour l ensemble de sites (redémarrage du service nécessaire) 16

17 IV Enregistrement et publication du workflow 2) Cliquer sur «Publier» pour activer le Workflow et permettre son utilisation 17

18 V Annexe Cette annexe contient quelques exemples de workflows qui pourront vous aider à développer vos propres workflows Condition : On teste la valeur d un champ d un élément d une liste Action 1: On copie cet élément dans une autre liste Action 2 : On envoie ensuite un courriel aux personnes composant le groupe «COPIL catalogue» 18

19 V Annexe On peut déclarer une action qui ne s enclenchera si plusieurs conditions sont vérifiées 19

20 V Annexe Plusieurs actions peuvent être enchainées à la suite La modification de l élément en cours peut se répercuter à toutes les autres listes contenant ces éléments à l aide de l action «mettre à jour» 20

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