D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda MODULE OUTLOOK MANUEL DE L UTILISATEUR

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1 D.S.A. Dossier-Suivi/Agenda MODULE OUTLOOK MANUEL DE L UTILISATEUR TOUS DROITS RÉSERVÉS MICRONOMIE INC. Micronomie inc 1

2 TABLE DES MATIERES 1 SOMMAIRE SYNCHRONISATION MOBILE-OUTLOOK-DSA-MODULE Mobile Outlook ActiveSync DSA Modules sur mesure ÉCRAN DSA-OUTLOOK Export vers Outlook Import d Outlook Critères de Sélection Champs Sujets COPIER-GLISSER COURRIELS ET FICHIERS Dans Outlook Logiciel Click Yes IMPORT DES PAGES JAUNES À PARTIR DU DSA MODULE OUTLOOK ANNEXE 1 STRUCTURE DSA2OUT.DBF ANNEXE 2 LISTE DES CHAMPS D OUTLOOK CONTACTS ANNEXE DESCRIPTION DÉTAILLÉE STRATÉGIE DE DÉVELOPPEMENT Menu Fichier Ouvrir, VfxFOpen.dbf Menu Rapport N-Export, Exp2DB3.prg Menu Outils, Administration, Importation Micronomie inc 2

3 1 SOMMAIRE Ce document décrit comment le logiciel DSAV (Dossier-Suivi/Agenda) travaille avec le logiciel Outlook de Microsoft. Il présente les sections suivantes : Synchronisation Mobile-Outlook-DSA-Module Écran Outlook dans le DSA Export vers Outlook Import d Outlook Copier-Glisser des Courriels, Attachements et Fichiers à partir du DSA 2 SYNCHRONISATION MOBILE-OUTLOOK-DSA-MODULE Voici un scénario idéal de synchronisation : A. MOBILES (Téléphone) B. POSTES (Portable) C. SERVEUR JYT Outlook (1) (ActiveSync) RL Outlook (ActiveSync) 01 Outlook (ActiveSync) 02 Outlook (ActiveSync) Poste 01-JYT Outlook (ActiveSync) (2) DSAV (raccourci) Avantage (raccourci) Global (raccourci) RL Outlook (ActiveSync) DSAV (raccourci) Avantage (raccourci) Global (raccourci) 01 Outlook (ActiveSync) DSAV Avantage Global 02 Outlook (ActiveSync) DSAV Avantage Global DSAV Avantage (Comptabilité) Global (Comptabilité) 1. L utilisateur ajoute un Contact dans son appareil Mobile. 2. ActiveSync synchronise le Mobile avec Outlook. 3. DSAV se synchronise avec Outlook. 4. DSAV synchronise le Module de comptabilité Mais ce scénario est impossible à réaliser complètement pour les raisons suivantes : 1. DSA est un logiciel de «Gestion de Dossiers» qui inclut un CRM (Customer Relation Management) ou GRC (Gestion de Relation à la Clientèle). Il utilise des champs qui ne sont pas dans Outlook ni dans les ordinateurs Mobiles : Source, Facturé, Émetteur, Destinataire, Document, etc. Micronomie inc 3

4 2. Outlook est un logiciel de «Gestion de Contacts». Il utilise des champs qui ne sont pas nécessaires dans DSA : Planification de Réunions, Gestion des Courriels, etc. 3. DSA gère tous les Documents et Fichiers par Dossiers. Il n est pas souhaitable ni possible de copier tous ces fichiers sur un Mobile. 4. DSA fonctionne à partir des «Suivis» de Dossiers. Ces Suivis sont présentés par «Destinataires» ou «Émetteurs» dans les Agendas. Outlook utilise un «Calendrier» qui n est pas directement relié aux Contacts. 5. DSA se synchronise avec les logiciels comptables. Il est risqué de permettre une synchronisation à partir des Mobiles des employés avec les dossiers de catégories «Clients (CL)», «Employés (EM)», «Fournisseurs (FO)» et «Produits (PD)» qui sont gérés par le système de comptabilité. Mais DSA facilite l échange de données avec Outlook avec ses fonctions décrites dans ce document: Écran Outlook, Export des Contacts, Import des Contacts, Glisser-Coller, Courriel. 2.1 Mobile Les ordinateurs mobiles et téléphones intelligents (Mobiles) sont de plus en plus populaires. Heureusement il existe un standard de synchronisation avec Outlook qui nous permet de travailler avec plusieurs marques. 2.2 Outlook Le logiciel «Outlook» est un standard du domaine informatique. Il permet la gestion des types d informations suivants : Contacts Calendrier (Courrier) Tâches Notes Dossiers Favoris Fichiers 2.3 ActiveSync Le logiciel «ActiveSync» de Microsoft est une option fournie avec tous les ordinateurs mobiles. DSA se concentre donc à travailler avec Outlook. Micronomie inc 4

5 2.4 DSA Le logiciel DSA (Dossier-Suivi/Agenda) gère les Dossiers avec les onglets d information suivants : A-Agenda 1-Dossier 2-Suivi 3-Téléphone 4-Adresse 5-Sujets 6-Document 7-Soumission 8-Facture (Crédit, Soumission, Ouverte, Échantillon)..-Sur Mesure 2.5 Modules sur mesure Le DSA offre des modules sur mesure qui permettent de se synchroniser avec d autres logiciels : Avantage Comptabilité LCM Global Comptabilité Acomba Comptabilité Gestion des Volumes Juridiques Gestion des Membres Etc. Micronomie inc 5

6 3 ÉCRAN DSA-OUTLOOK Pour accéder à l écran Outlook, cliquer sur le bouton Outlook sur l écran DSA DSA offre un écran «DSA-Outlook» qui facilite l utilisation d Outlook directement du DSA. Cet écran offre les choix suivants : Affiche les courriels qui sont dans la «Boîte de Réception» d Outlook Affiche les courriels qui sont dans «Éléments Envoyés» d Outlook Affiche les courriels qui sont dans la «Boîte d Envoie» d Outlook Affiche les courriels qui sont dans «Brouillon» d Outlook Ouvre l écran «Nouveau Courriel» d Outlook Ouvre l écran «Nouveau Contact» d Outlook Ouvre l écran «Nouveau Rendez-vous» d Outlook Ouvre l écran «Calendrier» d Outlook Ouvre l écran «Calendrier d Adresse» d Outlook Micronomie inc 6

7 Ouvre l écran «Notes» d Outlook Ouvre l écran «Tâches» d Outlook Ouvre le présent document Ouvre l écran «Rapport N-Fusion Sources de Données (Export)» du DSA Ouvre l écran» Import Outlook» du DSA Sera utilisé pour la synchronisation future Ouvre l écran Outlook Quitte cet écran 3.1 Export vers Outlook Dans «Fichier d Exportation», on clique sur Outlook pour exporter soit le dossier actif ou on peut établir les Critères de Sélection voulues pour l exportation de fichiers vers Outlook Cet écran est décrit en profondeur dans le Manuel du DSA. Micronomie inc 7

8 3.2 Import d Outlook Critères de Sélection Les critères de sélections sont : Nouveau seulement : Importe tous les dossiers dans «Contacts» qui ne sont pas dans le DSA Date seulement : Importe uniquement les «Contacts» qui ont été créés dans Outlook selon la date de la case date à droite Tous : Importe tous les dossiers qui sont dans «Contact» d Outlook Champs Les trois champs suivants auront les valeurs déterminés ici lors de l importation dans DSA Catégorie Numéro DSA du Responsable Source Sujets On peut définir jusqu à 6 «Groupes/Sujets» qui seront importés en même temps dans le DSA. Micronomie inc 8

9 4 COPIER-GLISSER COURRIELS ET FICHIERS 4.1 Dans Outlook Cette fonction permet de Glisser et Coller un Courriel d Outlook dans un dossier du DSA. Dans DSA, choisissez le dossier sur lequel on veut coller le courriel Allez dans Outlook et cliquez sur le courriel. Maintenez le clic et glissez sur le nom du programme DSAV au bas de l écran Maintenez toujours le clic et glissez sur a barre de titre de l écran DSAV Un + apparaît. Laissez le clic et la fenêtre suivante apparaîtra Cliquez sur «OUI» et un Suivi sera ajouté dans l Onglet «2-Suivi» de ce dossier : l Activité comprendra le titre du et la Note le texte du . Ensuite la fenêtre suivante apparaîtra Micronomie inc 9

10 En répondant «Oui», un document sera ajouté dans l onglet 6-Document du dossier sélectionné. La colonne «Fichier» contiendra un lien sur le fichier. Modifiez la Description si requis. 4.2 Logiciel Click Yes Si Outlook vous demande à chaque fois de confirmer le transfert, vous pouvez installer le logiciel gratuit «ClickYes» à partir du Menu Aide, Installer des Outils Complémentaires, Click Yes. 5 IMPORT DES PAGES JAUNES Les Pages Jaunes permettent maintenant de Partager les dossiers dans différents logiciels. Vous pouvez vous en servir pour exporter dans Outlook et Importer dans le DSA : 1. Dans les Pages Jaunes 2. Dans DSAV a. Trouvez le dossier requis b. Cliquez sur Partager, Outlook, Ouvrir c. Complétez l information dans le dossier Outlook : , web, notes, etc. d. Enregistrez et fermez dans Outlook a. Cliquez sur le bouton d action Outlook (en bas à gauche) b. Cliquez sur Importer c. Sélectionner : Date = Aujourd hui seulement d. Compléter les information : Catégorie, Responsable, Sujets, etc. e. Cliquez sur Ok. Micronomie inc 10

11 DSAV se place sur le dossier importé. 6 À PARTIR DU DSA Le DSA offre plusieurs façon d envoyer des courriels à partir d Outlook. Veuillez-vous référer à la procédure Gestion des s et Courriels. 7 MODULE OUTLOOK Pour activer le «Module Outlook» : 1. Cliquez sur Menu Fichier, Ouvrir a. Cliquez sur Variables Système i. Cliquez sur Modules 1. Cochez «Module 10 Outlook b. Cliquez sur Variables Utilisateurs i. Sélectionnez l utilisateur ii. Cliquez sur Module 10-Outlook iii. Cliquez sur les Options décrite ici-bas : Micronomie inc 11

12 ANNEXE 1 STRUCTURE DSA2OUT.DBF Structure for table: C:\DSAV-TRAVAIL\DATA\DSA2OUT.DBF Number of data records: 0 Date of last update: 11/22/2006 Code Page: 1252 Field Field Name Type Width Dec Index Collate Nulls 1 TITRE Character 47 No 2 PRÉNOM Character 47 No 3 NOM Character 47 No 4 SOCIÉTÉ Character 47 No 5 TITRE1 Character 47 No 6 RUEBUREAU Character 47 No 7 VILLEBUREA Character 47 No 8 CODEPOSTAL Character 47 No 9 PAYSBUREAU Character 47 No 10 TÉLÉCOPIEB Character 47 No 11 TÉLÉPHONEB Character 47 No 12 RAPPEL Character 47 No 13 TÉLÉPHONED Character 47 No 14 RNIS Character 47 No 15 TÉLMOBILE Character 47 No 16 NOMCOMPLET Character 47 No 17 ADRESSEDEM Character 50 No 18 ANNIVERSAI Date 8 No 19 CATÉGORIES Character 47 No 20 LANGUE Character 47 No 21 NOTES Character 47 No 22 PAGEWEB Character 47 No 23 PRIVÉ Float 8 14 No 24 PROFESSION Character 47 No 25 RECOMMANDÉ Character 47 No 26 RESPONSABL Character 47 No 27 SEXE Character 47 No 28 UTILISATEU Character 47 No 29 UTILISAT1 Character 47 No 30 UTILISAT2 Character 47 No 31 UTILISAT3 Character 47 No 32 UTILISAT4 Character 47 No 33 UTILISAT5 Character 47 No 34 UTILISAT6 Character 47 No 35 UTILISAT7 Character 47 No 36 UTILISAT8 Character 47 No 37 UTILISAT9 Character 47 No 38 MEMO Character 250 No ** Total ** 1915 Micronomie inc 12

13 DSAV Module Outlook ANNEXE 2 Micronomie inc LISTE DES CHAMPS D OUTLOOK CONTACTS 13

14 ANNEXE DESCRIPTION DÉTAILLÉE 8 STRATÉGIE DE DÉVELOPPEMENT Contacts Export Import Synchro Calendrier Export Import Synchro 8.1 Menu Fichier Ouvrir, VfxFOpen.dbf Ajouter le choix «Outlook» après «DSAV». Exécute l écran «Outlook.scx» qui exécute le programme Outlook2.prg. 8.2 Menu Rapport N-Export, Exp2DB3.prg Ajouter la procédure ApplFunc.pOutlookExportContact après la poutlook Voir Address.scx dans VFX Test.pjx, bouton «Export» Voir structure de dsa2out.dbf (DSA vers Outlook) 8.3 Menu Outils, Administration, Importation Ajouter le choix «F-Outlook» à la fin Appelle la procédure ApplFunc.pOutlookImportContact (à développer) Voir Address.scx, bouton «Import» Voir structure de dsa2out.dbf (DSA vers Outlook) Micronomie inc 14