Subventions en vertu du Programme canadien de sécurité et de santé en agriculture (PCSSA)

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1 ASSOCIATION CANADIENNE DE SÉCURITÉ AGRICOLE (ACSA) Subventions en vertu du Programme canadien de sécurité et de santé en agriculture (PCSSA) LIGNES DIRECTRICES pour la préparation du rapport final du projet 3325-C, route Pembina Winnipeg MB R3V 0A2 Téléphone: (204) Télécopieur : (204) Site Web : Courriel : info@casa-acsa.ca

2 RAPPORTS/ LIVRAISON On doit faire état de la contribution de l ACSA et d AAC dans tous les produits finaux (médias électroniques ou imprimés). Voir l annexe (Annexe D) pour les signatures du ministère. Les principaux rapports et les documents d information pour les projets de portée nationale doivent être rédigés dans les deux langues officielles. Les frais de traduction pertinents peuvent être inclus dans le budget du projet. Les bénéficiaires d un financement doivent soumettre à l ACSA, s il y a lieu, deux copies du document présentant le produit fini, pour que tous les Canadiens puissent consulter l information concernant le projet. La propriété intellectuelle résultant du projet sera celle du demandeur. Celui-ci doit, à la demande de l ACSA, accorder une licence libre de redevances et non exclusive. Les demandeurs qui obtiennent un financement doivent consentir que le gouvernement fédéral ait le droit d effectuer une vérification, même si cela ne se produira pas dans tous les cas. Des modifications à ces modalités peuvent être envisagées selon les circonstances particulières à certains cas. Évaluation Le demandeur doit fournir un rapport évaluatif de l efficacité du projet à atteindre le(s) objectif(s) énoncé(s) du projet avant le 18 mars Ce rapport doit également inclure des détails portant sur la portée et l acceptation par le public cible. Des formulaires d évaluation prescrits pour le public cible et pour l évaluation globale du projet accompagneront le contrat. Rapport financier Le demandeur doit fournir un rapport financier avant le 18 mars 2011 indiquant : - Un aperçu du nombre d heures en nature consacré à la réalisation du projet - les dépenses réelles engagées pour la durée du projet (étayées par l accès aux originaux des reçus, factures et chèques annulés), - Une ventilation totale des coûts de la TPS ainsi que la partie recouvrable de la TPS de l Agence de Revenu Canada, et - le total des montants actuels que le demandeur a reçu de partenaires, commanditaires ou bienfaiteurs (les contributions en nature doivent être étayées par des documents justificatifs) L ACSA fournira aux auteurs des demandes reçues une feuille de calcul Excel pour ce processus de production de rapport.

3 ANNEXE : DIRECTIVES CONCERNANT LES CONTRIBUTIONS NON FINANCIÈRES ET LES COÛTS ADMISSIBLES Les contributions non financières sont les éléments fournis dans le cadre du projet, entièrement ou en partie, «qui n ont pas été achetés en fonction du projet», mais qui sont considérés «non-remboursables». Autrement dit, en l absence de ces ressources, il aurait fallu débourser de l argent pour les acquérir. Des exemples de contributions non financières sont la terre, les édifices, l équipement, l utilisation d installations, la main-d œuvre et les biens. La valeur et la qualité des ressources non financières doivent être établies au début du projet. Elles seront décrites suffisamment pour en indiquer la source, la juste valeur ainsi que la catégorie des coûts admissibles. Les contributions de contrepartie du financement peuvent être financières ou non financières. ESTIMATION DE LA VALEUR DE LA MAIN-D ŒUVRE Établir le nombre d heures nécessaires à la réalisation du projet requiert le calcul de la valeur de la «main-d œuvre nécessaire à la réalisation du projet». Le poste qu occupent les personnes qui travaillent sur le projet ainsi que leur salaire doivent être précisés. Pour établir le coût de la main-d œuvre de quelqu un, on doit établir le salaire aux taux horaire et le multiplier par le nombre d heures que cette personne consacrera au projet. Exemple : Si le projet requiert 100 heures de travail de la part d un agent de programme au taux horaire de 30 $, $ seront alloués au projet. On doit assigner une valeur à chaque individu œuvrant au projet. Le total de toutes ces valeurs correspondrait alors à la valeur totale de la main-d œuvre liée au projet. ESTIMATION DES AUTRES COÛTS Les frais d exploitation, tels les matériaux ou les fournitures, les services téléphoniques, d imprimerie de documents, de traduction, les services professionnels et techniques peuvent être estimés «selon les frais antérieurs». Exemple : Si les services téléphoniques coûtent 50 $ par mois, après quatre mois, le coût serait établi à 200 $. 2

4 La liste suivante des sources d évaluation des contributions non financières, par catégorie, n est pas exhaustive. D autres sources peuvent être utilisées, mais elles doivent d abord avoir été autorisées par le chargé de projets de l ACSA. Main-d œuvre il est possible d utiliser les taux salariaux provinciaux ou fédéraux. Fournitures et approvisionnements devraient être évalués à partir des factures véritables. Équipement - l évaluation peut être déterminée à partir des factures véritables ou fondée sur la valeur d un équipement identique ou semblable. Exemple : Pour déterminer la valeur monétaire de l utilisation de l équipement on doit calculer le coût de l amortissement ou la dépréciation plutôt qu un montant basé sur la valeur de l ensemble de l actif. Installations Si les installations sont louées, utiliser la valeur du marché pour déterminer la contribution non financière. Les coûts additionnels, comme ceux des services d électricité et de gaz, devraient être étayés par des factures et répartis selon la portion de l installation consacrée au projet. Exemple : Si la surface utile employée pour le projet est de 100 mètres carrés et que l installation compte au total 300 mètres carrés, la contribution non financière représentée par les frais d électricité devrait être du tiers des frais réels d électricité. Médias La valeur est basée sur le tarif régulier de la presse (journal, radio, télévision) pour la publication d articles ou pour les publicités. Si la presse exige un tarif pour la publication générale d articles ou si l article soumis remplace un espace publicitaire, il s agirait bien d une contribution non financière. Si la presse n exige pas un tarif pour la publication générale d articles ou de publicités, il n y a aucune contribution non financière. Une lettre d intention doit accompagner la demande pour toutes les contributions en nature des médias dépassant $. Lorsque des ressources non financières sont utilisées conjointement pour le projet et vos autres activités, la valeur devrait être répartie proportionnellement en conséquence. Exemple : Si une pièce d équipement est accordée comme contribution non financière, mais est utilisée pour le projet et pour d autres activités, la valeur assignée devrait être multipliée par le pourcentage d utilisation pour le projet dans la détermination de la valeur ultime de la contribution non financière. Si une pièce d équipement est utilisée pour le projet la moitié du temps, sa valeur pour le projet s élèverait à 50 % de sa valeur totale. Conformément à l Accord avec l ACSA, les contributions non financières doivent être étayées par des reçus réels signés par le donateur de la contribution (voir l exemple à la page suivante). Les états concernant les contributions non financières 3

5 doivent être présentés à la fin du projet, accompagnés des factures et d autres documents requis. La valeur estimée d une contribution non financière doit être justifiable à la lumière de la valeur actuelle du marché. La documentation d appui de sa valeur doit être inscrite dans le dossier pour fournir une piste de vérification. Communiquer avec le chargé de projet de l ACSA pour obtenir de l aide sur la détermination d une contribution non financière Date : Le 4 juin 2011 Exemple de reçu d une contribution non financière Jean Latreille a fourni au programme de Prévention en matière de sécurité routière (Nom du projet) les services, les matériaux/les fournitures, l équipement ou l espace indiqué plus bas comme «contribution en nature» - dont la valeur est estimée à : Valeur en dollars Coordination du programme de sécurité à la ferme : 20 heures à 100 $ l heure $ (exemple) $ Signature Nom de l organisme/de l entreprise 4

6 C. COÛTS ADMISSIBLES ET NON ADMISSIBLES Coûts admissibles Aux fins du présent accord, les coûts supplémentaires suivants peuvent être remboursés par l ACSA : 1. les coûts pour l acquisition des services d un expert-conseil et/ou d autres services et biens, y compris les frais d expédition et de transport connexes; 2. les coûts pour l acquisition de matériaux et fournitures additionnels; 3. les coûts de main-d œuvre additionnels ou les services de main-d œuvre additionnels et les coûts de main-d œuvre connexes; 4. les coûts supplémentaires pour la location d installations, d équipement ou de machinerie ou pour l acquisition d articles spécialisés nécessaires à l exécution du projet, (préalablement approuvés par écrit par l ACSA); 5. les taxes fédérales et provinciales, y compris la partie non remboursable de la Taxe sur les produits et services (TPS) payées, le cas échéant, par le bénéficiaire; et 6. les frais administratifs et autres coûts approuvés par l ACSA, directement liés à l exécution du projet approuvé. Cela comprend : les coûts des matériaux et fournitures, de la planification, de la consultation, de la rédaction de rapports sur le rendement, de la comptabilité, de la vérification et de l évaluation, de l entretien de l équipement, des voyages et de l hébergement, lorsqu ils sont assumés conformément aux directives du Conseil du Trésor. Coûts non admissibles Aux fins du présent accord, l ACSA ne remboursera pas les coûts suivants : 1. la partie remboursable de la TPS, les taxes sur la valeur ajoutée et autres postes pour lesquels il est possible de demander un remboursement; 2. les frais de voyage et d hébergement qui dépassent les montants imposés par les directives du Conseil du Trésor, ou les cadeaux; 3. les coûts liés à l acquisition de terrains ou d immeubles; 4. les biens immobilisés non spécifiquement nécessaires à l exécution du projet; 5. les coûts normaux de mise sur pied d une entreprise commerciale; 6. les profits; 5

7 7. les coûts de la main-d œuvre agricole ou des mesures pour former les travailleurs agricoles; et 8. les frais généraux institutionnels, les impôts organisationnels et d autres coûts indirects semblables. 6

8 Annexe D : Identification des agences de financement du projet Pour les annonces publiques : Toute communication de tout projet subventionné en vertu du Programme canadien de sécurité et santé en agriculture (PCSSA), administré par l Association canadienne de sécurité agricole et dont les fonds proviennent de l initiative Cultivons l avenir d Agriculture et Agroalimentaire Canada, doit décrire précisément le rôle et du gouvernement et de l ACSA comme source de fonds. La communication en matière de ces projets se définit comme : toute annonce publique; toute invitation au grand public à participer aux activités liées au projet; et/ou toute annonce publique des résultats du projet. Cela comprend les relations médiatiques (conférences de presse, communiqués de presse et autres produits médiatiques), les campagnes d'informations et de publicité, le matériel imprimé/audio/visuel/électronique, le site Web et les expositions. Cela NE comprend PAS les publications ou présentations par les chefs ou récipiendaires du projet. Pour la reconnaissance publique : Tout le matériel de communications peut être publié dans la langue officielle choisie par le responsable du projet, mais il faut aviser l ACSA par écrit (le courriel est permis) de votre intention de publier toute annonce ou communication publique au moins 30 jours à l avance. L ACSA doit par la suite aviser le Ministère de votre intention. Si le Ministère exige la traduction de votre communication, cela se fera aux frais du Ministère. Contactez-nous : info@casa-acsa.ca ou pour de plus amples renseignements et les logos et mots-symboles électroniques comme suit. Tous les trois logos doivent apparaître sur les communications relatives au projet. Logo pour l Association canadienne de sécurité agricole : Version qui doit figurer sur les documents qui sont principalement en anglais. Version qui doit figurer sur les documents principalement en français. Logo d Agriculture et Agroalimentaire Canada : Version qui doit figurer sur les documents principalement en anglais : 7

9 Version qui doit figurer sur les documents principalement en français : On peut aussi utiliser une version bilingue du logo Cultivons l avenir : OU OU Remplacer le logo d AAC avec le mot-symbole du Canada si l on reconnaît d autres agences de financement public (autres pays ou provinces) dans la même communication : Si l on doit utiliser le texte au lieu des logos ou mots-symboles, le libellé suivant est acceptable : Le financement émane de l Association canadienne de sécurité agricole, qui reçoit ses fonds d Agriculture et Agroalimentaire Canada dans le cadre de l initiative fédéraleprovinciale-territoriale Cultivons l avenir. 8