Comptabilité générale

Transcription

1 L'agenda Agenda personnel de l' utilisateur Comptabilité générale Paramètres Imprimante Choix de l'imprimante système par défaut. Etats Personnalisation des états. Société Gestion des paramètres généraux de la comptabilité: dates de début et de fin d'exercice. Nombre d' exercices ouverts. Gestion analytique ou non. Gestion de trésorerie ou non Utilisateur Gestion des utilisateurs du logiciel Verrouiller période Date en dessous de laquelle les saisies ou modifications sont impossibles. Fichiers Gestion Comptes Possibilité de créer, modifier, supprimer ou éditer un compte comptable. Définition du type de compte( Général, Client ou Fournisseur) Nom du compte, Abrégé, Type de TVA, si tiers(normal, exonéré, intra-communautaire ou extra-communautaire). Possibilité de centraliser le compte, de lettrer le compte. Compte intégré dans la simulation de trésorerie. Possibilité de ventilation analytique, d'affecter une clé de répartition analytique par défaut. Journaux Possibilité de créer, modifier supprimer ou imprimer les caractéristiques d'un journal. Code journal sur 5 positions, libellé du journal, compte de contrepartie automatique si journal de banque, compte de TVA si achats ou ventes. Bilan Affectation des tranches de comptes pour l'édition du bilan( 4 premières pages). Possibilité de 4 cases en solde, 4 cases si solde débiteur, 4 cases si solde créditeur. Il est fortement conseillé de ne pas modifier ce fichier sans l'avis d'un expert comptable. Formules Morceau de texte RTF avec code et intitulé pouvant être appeler automatiquement dans certains programmes de saisie ( relances clients). Edition Comptes Sélection du type de compte à éditer, de quel compte à quel compte. Importation Plan comptable Csv A partir d'un fichier CSV, possibilité d'injecter un plan comptable contenant code et libellé. Il est possible de faire une injection plus fine grâce aux outils que nous mettons à la disposition de nos revendeurs. Ecritures CSV A partir d'un fichier CSV structuré selon le manuel, on défini le code du journal, on visualise les éléments et on confirme l'importation du journal.

2 Saisies Achats Sélection du journal des achats à mouvementer et de la période de saisie : un tableau avec les achats déjà saisis est proposé. Possibilité de modifier, supprimer, créer un nouvel achat. Possibilité d'un aperçu du journal papier ou de faire une liste des achats. Au niveau de la saisie : composition du code fournisseur ( possibilité de recherches multiples, numéro de facture pouvant être chronologique ou non, libellé de la facture, saisie du jour de la facture, calcul automatique de la date d'échéance en fonction des codifications de la fiche du fournisseur. Saisie du TTC de la facture, calcul automatique de la TVA et affectation proposée sur le compte défini dans le paramétrage du journal d'achat. Contrôle du reste à ventiler lors de la saisie des hors taxes. Possibilité de rajouter une nomenclature pour l'édition de la DEB. Possibilité de voir le compte du fournisseur en cours de saisie. Si l'option analytique est retenue et si les critères sont réunis une ventilation analytique est proposée (soit manuellement, soit par clé de répartition) Ventes Exactement le même principe que le journal des achats mais pour des ventes qui ne passent pas par la gestion. Ce programme sert uniquement aux utilisateurs de la comptabilité générale qui ne disposent pas de la gestion commerciale. Si l'option analytique est retenue et si les critères sont réunis une ventilation analytique est proposée (soit manuellement soit par clé de répartition) Banque Sélection du journal de banque à mouvementer, de la période de saisie, du numéro d'extrait et du premier jour de l'extrait. Possibilité de voir le compte de banque. Possibilité de voir le journal déjà saisi. On confirme les choix : le solde du compte est visualisé pour vérifier avec l'ancien solde de l'extrait. Possibilité de saisir sur les comptes généraux ou les comptes tiers. Sur les comptes tiers : visualisation des écritures non encore lettrées. Possibilité de lettrage immédiat. Possibilité de mettre de l'escompte et de la TVA sur escompte avant de lettrer. La contrepartie ne se saisie pas, elle sera automatiquement affectée lors de la validation de la saisie. Le solde progressif de la banque est continuellement visualisé ce qui permet de vérifier la vraisemblance des saisies. Si l'option analytique est retenue et si les critères sont réunis une ventilation analytique est proposée (soit manuellement soit par clé de répartition). Opérations diverses Après sélection du journal d'opérations diverses et de la période de saisie : une saisie en «navette» est proposée. Le contrôle des débits et des crédits est constant et la validation d'une saisie ne peut se faire que s' il y a équilibre. Si l'option analytique est retenue et si les critères sont réunis une ventilation analytique est proposée (soit manuellement soit par clé de répartition). Opérations diverses assistée Permet de rappeler un journal d'opérations diverses déjà saisi pour un mois précédent. Il est présenté sans les montants. Il suffit de le compléter et de valider. Permet de saisir facilement les journaux répétitifs. Abonnements Saisie Permet de saisir des écritures dans un journal spécial pour des charges répétitives ou prévisibles afin de les imputer dans la simulation de trésorerie. Annuler Annulation des abonnements, une fois que les charges réelles auront été saisies. Etats Visualisation de compte Choix du type de compte(général Client ou Fournisseur). Possibilité de recherches multiples par affichage d'une table. Choix de la période. Uniquement les écritures lettrées ou non. Affichage du détail du compte. Balances Choix de la période, de la tranche de compte, de l'incorporation des écritures «novices» ou non., des écritures «novices» uniquement, si on désire la centralisation des tiers ou le détail. Choix du niveau de rupture en cas d'édition papier(jusqu'à trois niveaux) On valide son choix : un tableau à onglets multiples affiche la balance générale, la balance clients, la balance fournisseurs. La balance des comptes 1 à 5, la balance des comptes 6et 7. La sélection d'une ligne permet la visualisation du compte sélectionné. Dans la balance clients possibilité de n'éditer que les non soldés. Journaux Choix de la période. Un tableau à onglets multiples affiche les journaux mouvementés et leur masse. Les onglets permettent de voir le détail des clients, des fournisseurs et des comptes généraux mouvementés pour le journal sélectionné. L'édition du journal peut se faire sous forme d'aperçu écran et centralisé par pièce ou non. Grands Livres Possibilité de choix du grand livre : général, clients ou fournisseurs. Choix de la période. Choix de la tranche des comptes. Possibilité de centraliser certains comptes. Possibilité de n'éditer que les écritures ouvertes pour les tiers. Tableau de bord

3 Tableau de bord donnant à un instant précis la situation de l'entreprise. Affichage du disponible résultant des soldes bancaires, clients, fournisseurs et autres tiers. Ventilation de ces éléments par échéance : à ce jour, à fin de mois, à 30 jours fin de mois, à 60 jours fin de mois et à 90 jours fin de mois. Affichage du résultat résultant des recettes et des dépenses. Affichage de la marge commerciale résultant des ventes et des achats. Affichage du chiffre d'affaire du mois en cours. Accès à l'histogramme des ventes sur l'ensemble de l'exercice. Accès aux balances clients, fournisseurs, banques, autres tiers, recettes, dépenses. Clients Balance agée A une date de référence, positionne les créances clients en fonction de leur retard > 90 jours, entre 90 et 60 jours, entre 60 et 30 jours, 30 jours, à la période de référence, échéance normale à 30,60,90 et + de 90 jours. Possibilité de voir le détail du compte dont on a sélectionné la ligne. Echéancier Jusqu'à une date, en résumé ou en détail édite par date et par client les sommes restant dues. Facture relevé A une date donnée, choix de l'état imprimé, choix du texte du haut et du texte du bas. Visualisation des clients qui ont des factures non réglées sur relevé. Par relevé possibilité de changer le texte Possibilité de sélectionner tous les clients ou non. Possibilité de visualiser le compte d'un client. Possibilité de d'un aperçu écran avant l'édition. Possibilité de lancer l'édition papier de tous les relevés. Possibilité par client de mettre une traite en pied de relevé. Traite + relevé A une date donnée, choix de l'état imprimé, choix du texte du haut et du texte du bas. Visualisation des clients qui ont des factures non réglées sur relevé. Par relevé possibilité de changer le texte. Possibilité de sélectionner tous les clients ou non. Possibilité de visualiser le compte d'un client. Possibilité de d'un aperçu écran avant l'édition Possibilité de lancer l'édition papier de tous les relevés. Une traite est systématiquement mise en pied de relevé. Lettre traite On sélectionne le mode de paiement (permet éventuellement d'éditer une traite pour un client qui à l'habitude de régler par chèque), le texte de haut de page. Un tableau propose les éléments à éditer. On confirme les traites à éditer ainsi que le texte d'accompagnement. Possibilité de sélectionner l'ensemble ou rien. La présentation du document en trois parties permet d'envoyer la traite sous enveloppe à fenêtre. Vos coordonnées étant en pied de lettre, votre client signe la traite, plie le document en sens inverse le remet dans une enveloppe à fenêtre et le renvoie: Plus d'excuse pour les retards de traites Relevé de solde A une date donnée, choix de l'état imprimé, choix du texte du haut et du texte du bas. Visualisation des clients qui ont des factures non réglées Par relevé possibilité de changer le texte. Possibilité de sélectionner tous les clients ou non. Possibilité de visualiser le compte du client. Possibilité d'un aperçu écran avant l'édition. Possibilité de lancer l'édition papier de tous les relevés de solde. Edite toutes les écritures non lettrées du compte en distinguant les échues de celles qui ne le sont pas. Relance A une date donnée, choix de l'état imprimé, choix du texte du haut et du texte du bas. Visualisation des clients qui ont des factures non réglées. Par relevé possibilité de changer le texte Possibilité de sélectionner tous les clients ou non. Possibilité de visualiser le compte d'un client. Possibilité d'un aperçu écran avant édition.possibilité de lancer l'édition papier de toutes les relances. Edite uniquement les écritures non lettrées dont la date d'échéance est dépassée. Remise de chèque Sélection de la banque où les chèques ont été saisis. Sélection de la date de saisie. Possibilité de mettre immédiatement les coordonnées de votre banque à jour. Un tableau propose tous les mouvements qui correspondent aux critères de sélection. On valide les lignes. Une remise de chèque papier reprenant tous les éléments est éditée. Fournisseurs Balance agée A une date de référence, positionne les créances fournisseurs en fonction de leur retard > 90 jours, entre 90 et 60 j, entre 60 et 30 jours mois de 30 jours, à la période de référence, échéance normale à 30,60,90 et + de 90 jours. Possibilité de voir le détail du compte. Echéancier Jusqu'à une date, en résumé ou en détail édite par date et par fournisseur les sommes restant dues. Virements Sélection de la banque où les virements ont été saisis. Sélection de la date de saisie. Possibilité de

4 mettre immédiatement les coordonnées de votre banque à jour. Un tableau propose tous les mouvements qui correspondent aux critères de sélection. On valide les lignes. Possibilité de modifier les références bancaires du fournisseur. L'édition permet d'éditer un bordereau de contrôle. La génération permet de générer un fichier aux normes bancaires que vous pourrez transmettre à votre agence. Le libellé de l'écriture d'origine est complété avec les références du fichier transmis à la banque(permet éventuellement de faire des recherches). Divers Eclatements Clients Choix du client. Possibilité de visualiser le compte. Ce programme permet d'éclater un débit client en plusieurs mouvements débiteurs à des échéances différentes. Ceci permet d'avoir une situation de trésorerie cohérente dans le cas où l'on consent à certains clients des paiement en plusieurs fois. L'éclatement peut se faire manuellement ou automatiquement en donnant le nombre d'échéances, l'écart entre deux échéances et l'échéance sur laquelle doit s'appliquer la TVA ainsi que le taux. Sur le compte une écriture créditrice du montant de la facture d'origine lettre la pièce initiale. Les nouveaux débits quant à eux seront lettrés lors des différents règlements. Fournisseurs Choix du fournisseur. Possibilité de visualiser le compte. Ce programme permet d'éclater un crédit fournisseur en plusieurs mouvements créditeurs à des échéances différentes. Ceci permet d'avoir une situation de trésorerie cohérente dans le cas où certains fournisseurs consentent à des règlements en pluseurs fois. L'éclatement peut se faire manuellement ou automatiquement en donnant le nombre d'échéances, l'écart entre deux échéances et l'échéance sur laquelle doit s'appliquer la TVA ainsi que le taux. Sur le compte une écriture débitrice du montant de la facture d' origine lettre la pièce initiale. Les nouveaux crédits quant à eux seront lettrés lors des différents paiements. Lettrage-delettrage Manuel Si le lettrage n'a pas été effectué lors de la saisie des banques, il peut être fait par ce biais. Choix du type de compte( Général, Client, Fournisseur) choix du compte. Les écritures non lettrées sont proposées dans deux tableaux, un pour les débits, un pour les crédits. On donne un code lettrage de 5 caractères et on coche les écritures à rapprochées. Le solde du lettrage doit être nul, il est possible d'affecter directement de l'escompte en cours de saisie. Automatique par pièce Le programme analyse l'ensemble des écritures ouvertes, les tri par client et par pièce. Si par pièce le cumul débit correspond au cumul crédit : les écritures sont lettrées. Automatique par date Le programme analyse l'ensemble des écritures ouvertes, les tri par client et par date. Si à une date donnée le cumul débit correspond au cumul crédit : les écritures sont lettrées. Delettrage Manuel Permet de délettrer un compte, sur certaines écritures. Le solde du délettrage doit être nul. Delettrage automatique Choix du type de compte( Général, Client, Fournisseur). Les comptes sont proposés, on coche les comptes à délettrer, on sélectionne la période des mouvements, on peut sélectionner un code lettrage ou tous les codes. On valide, le délettrage se fait automatiquement. Modification Lot d' écritures Sur une période sélectionnée propose les journaux comptables. On sélectionne le journal à corriger. Les écritures sont visualisées, on sélectionne le lot d'écritures, on corrige et on valide. Attention en cas de lettrage des pièces tiers, il n' est plus possible de modifier sans avoir annuler le lettrage. En cas de ventilations analytiques il faudra les refaire. Ce programme est en principe réservé à des utilisateurs avertis et peut être occulté dans le menu. Echéance Permet de modifier uniquement le libellé ou l'échéance d'une écriture comptable. Rechercher Simple Propose un tableau avec toutes les écritures comptables. Possibilité de trier et de rechercher par : journal date d' écriture, date d' échéance, n de pièce, débit, crédit, libellé, n de compte, date de saisie, utilisateur ayant fait la saisie. Elaborée Même principe que le précédent avec la possibilité de prendre plusieurs zones de sélections et de combiner des critères : (égal à, différent de, supérieur à, inférieur à, compris entre, commence par, ne commence pas par, contient la chaîne, ne contient pas la chaîne ).

5 Remise Traites clients Sélection de la banque où les traites ont été saisies. Sélection de la date de saisie. Possibilité de mettre immédiatement les coordonnées de votre banque à jour. Un tableau propose tous les mouvements qui correspondent aux critères de sélection. On valide les lignes Possibilité de modifier les références bancaires du client. L'édition permet d'éditer un bordereau de contrôle. La génération permet de générer un fichier aux normes bancaires que vous pourrez transmettre à votre agence. Le libellé de l'écriture d'origine est complété avec les références du fichier transmis à la banque(permet éventuellement de faire des recherches). Virements fournisseurs Sélection de la banque où les virements ont été saisis. Sélection de la date de saisie. Possibilité de mettre immédiatement les coordonnées de votre banque à jour. Un tableau propose tous les mouvements qui correspondent aux critères de sélection. On valide les lignes Possibilité de modifier les références bancaires du fournisseur. L'édition permet d'éditer un bordereau de contrôle. La génération permet de générer un fichier aux normes bancaires que vous pourrez transmettre à votre agence. Le libellé de l'écriture d'origine est complété avec les références du fichier transmis à la banque(permet éventuellement de faire des recherches ). Rapprochement bancaire Saisie On sélectionne la banque. On donne le solde de début d'extrait, le solde de fin d'extrait, le solde à rapprocher est proposé ainsi que toutes les écritures non encore rapprochées. On coche les écritures à rapprocher, on peut valider lorsque le solde du montant à rapprocher est nul. Reste à rapprocher Pour une période donnée et une banque sélectionnée, affiche un tableau avec toutes les écritures à rapprocher. Déjà rapprocher Pour une période donnée et une banque sélectionnée, affiche un tableau avec toutes les écritures déjà rapprochées. Fin d' année Bilan Gestion Affectation des tranches de comptes pour l'édition du bilan( 4 premières pages) possibilité de 4 cases en solde, 4 cases si solde débiteurs, 4 cases si solde créditeur. Il est fortement conseillé de ne pas modifier ce fichier sans l'avis d' un expert comptable. Génération Génère un fichier qui servira à l'édition des 4 premières pages du bilan. Edition Edition des quatre premières page du bilan. Clôture Comptable Clôture automatique d'un exercice. Penser à faire une sauvegarde sur un support externe avant de le lancer B.O. Centralisé Programme complémentaire à la clôture qui regroupe les ouvertures bilan détaillées en une ligne centralisée. Saisie ouverture Permet lors de la mise en place du logiciel de saisir les «à nouveaux» Provision Stocks Permet de calculer la dépréciation du stock. Permet de valoriser au prix de revient ou au prix d'achat moyen pondéré. Calcul le ratio entre les quantités vendues sur une période donnée et le stock en fin de période ( s'il est différent de zéro).on peut affecter un coefficient à 5 tranches de ratio. En fonction du ratio trouvé pour un article on appliquera le coefficient à la valeur du stock. Ce qui permet de connaître sa dépréciation. NB : ce programme a été développé suite à une demande particulière d'un des nos clients.